Manual 2012

NDICE
Prlogo ............................................................................................................... 7
Programacin del curso de Contaplus ........................................................... 7
Objetivos ............................................................................................................. 7
Requisitos ............................................................................................................ 7
Contenidos del curso ........................................................................................ 8
1.- Introduccin a Contaplus ................................................................................ 8
2.- Primeros pasos con Contaplus. Descripcin de la pantalla de Contaplus ..... 8
3.- Creacin de una empresa .............................................................................. 8
4.- El plan general contable: cuentas, desgloses y subcuentas .......................... 9
5.- Introduccin de asientos ................................................................................. 9
6.- Libros contables ............................................................................................. 9
7.- Tratamiento del Iva ...................................................................................... 10
8.- Cierre y apertura de ejercicios contables ..................................................... 10
9.- Operaciones con asientos............................................................................. 10
10.-Operaciones avanzadas con asientos ......................................................... 11
11.-Gestin de tesorera, vencimientos y cheques ............................................ 11
12.-Gestin del inmovilizado y amortizaciones .................................................. 12
13.-Utilidades de Contaplus .............................................................................. 12
14.-Contabilidad presupuestaria ........................................................................ 12
15.- Contabilidad analtica ................................................................................. 13
Unidad 1: Introduccin a Contaplus .............................................................. 15
1.1 Objetivos de la unidad ................................................................................. 15
1.2 Obtencin del programa .............................................................................. 16
1.3 Instalacin del programa ............................................................................. 16
1.4 Ejecucin del programa ............................................................................... 19
1.5 Salir del programa ....................................................................................... 20
Unidad 2: Elementos de la pantalla principal .............................................. 21
2.2 La barra de ttulo ......................................................................................... 22
2.3 La barra de mens ...................................................................................... 22
2.4 Panel de tareas ........................................................................................... 22
2.5 La barra de botones .................................................................................... 23
2.6 El rea de trabajo ........................................................................................ 25
2.7 Botones de ventanas de opciones .............................................................. 25
2.8 Mens contextuales .................................................................................... 27
2.9 Actividades de profundizacin ..................................................................... 28
Unidad 3: Opciones de empresa: Gestin de empresas ............................. 29
3.2 Aadir una empresa .................................................................................... 29
3.3 Otros datos de empresas ............................................................................ 34
3.4 Datos legales y fiscales de empresas ......................................................... 36

Unidad 4: El P.G.C.: Cuentas, desgloses y subcuentas .............................. 41
4.2 Estructura del Plan General Contable ......................................................... 42
4.2.1 Primer nivel: El Plan General Contable .............................................. 42
4.2.2 Segundo nivel: Desgloses .................................................................. 44
4.2.3 Tercer nivel: Subcuentas .................................................................... 45
4.2.3.1 Aadir subcuentas .................................................................. 47
4.2.3.2 Eliminar subcuentas ............................................................... 48
4.2.3.3 Subcuentas de IVA ................................................................. 48
4.2.3.4 Otras opciones de subcuentas ............................................... 50
Unidad 5: Gestin de asientos ....................................................................... 53
5.2 Introduccin de asientos.............................................................................. 53
5.3 Mejorando la introduccin de asientos ........................................................ 56
5.4 Introduccin de asientos con IVA ................................................................ 59
5.5 Modificacin de asientos ............................................................................. 62
5.6 Sesin de diario (borrador de asientos) ...................................................... 63
5.7 Eliminacin de asientos ............................................................................... 64
5.8 Comentarios en asientos ............................................................................. 64
5.9 Personalizacin del entorno de trabajo en la introduccin de asientos ....... 65
5.10 Actividades de profundizacin ................................................................... 67
Unidad 6: Libros contables y listados peridicos ........................................ 69
6.2 El libro diario ................................................................................................ 69
6.2.1 Principales opciones de diario ............................................................ 70
6.2.2 Obtencin del diario por impresora ..................................................... 72
6.3 Libro Mayor ................................................................................................. 74
6.4 Las cuentas anuales ................................................................................... 76
6.4.1 Balances de Sumas y Saldos ............................................................. 77
6.4.2 Balance de Situacin .......................................................................... 79
6.4.3 Cuenta de Prdidas y Ganancias ....................................................... 81
6.4.4 Memoria ............................................................................................. 82
6.4.5 Estado de Cambios en el Patrimonio Neto ......................................... 86
Unidad 7: Tratamiento del IVA ....................................................................... 89
7.2 Introduccin de datos de IVA ....................................................................... 89
7.2.1 Facturas de proveedores o de clientes ............................................... 89
7.2.2 Uso de diferentes tipos de IVA ........................................................... 91
7.2.3 Abonos y devoluciones ....................................................................... 92
7.2.4 Facturas rectificativas ......................................................................... 93

7.3 Modificacin de datos de IVA ...................................................................... 94
7.4 Utilizacin de series en el registro de facturas ............................................ 94
7.5 Obtencin de libros registro de IVA ............................................................. 95
7.6 Documentos peridicos de IVA ................................................................... 97
7.6.1 Documento 303 ................................................................................. 97
7.6.2 Modelo 340 ......................................................................................... 99
7.6.3 Modelo 347 ....................................................................................... 100
7.6.4 Cartas personalizadas para el modelo 347 ...................................... 101
7.6.5 Modelo 349 ....................................................................................... 103
7.6.6 Liquidacin / Regularizacin de IVA ................................................ 106
Unidad 8: Proceso de cierre del ejercicio contable .................................... 111
8.1 Objetivos de la unidad ............................................................................... 111
8.2 Fases del proceso de cierre de ejercicio ................................................... 111
8.3 Realizacin del cierre de ejercicio ............................................................. 112
8.4 Proceso automtico de cierre y apertura del ejercicio ............................... 113
8.5 Operaciones sobre una empresa ya cerrada ............................................ 115
8.6 Proceso de inversin del cierre ................................................................. 116
Unidad 9: Operaciones con asientos .......................................................... 119
9.1 Objetivos de la unidad ............................................................................... 119
9.2 Eliminacin de asientos ............................................................................. 119
9.3 Renumeracin de asientos ........................................................................ 120
9.4 Mover subcuenta en el diario .................................................................... 121
9.5 Copiar asientos ......................................................................................... 122
9.6 Comprobacin de asientos ........................................................................ 124
9.7 Bsquedas atpicas ................................................................................... 125
Unidad 10: Operaciones avanzadas con asientos ..................................... 129
10.1 Objetivos de la unidad ............................................................................. 129
10.2 Puntear en el diario ................................................................................. 129
10.3 Casar asientos ........................................................................................ 130
10.4 Caja Auxiliar ............................................................................................ 133
10.4.1 Introduccin de movimientos de caja ........................................... 133
10.4.2 Traspaso al diario ......................................................................... 135
10.5 Asientos Predefinidos .............................................................................. 136
10.5.1 Creacin de asientos predefinidos ............................................... 137
10.5.2 Uso de asientos predefinidos en la introduccin de asientos ....... 142
10.5.3 Modificacin de asientos predefinidos .......................................... 144
10.5.4 Encadenar asientos predefinidos ................................................. 144
10.5.5 Copiar asientos predefinidos ........................................................ 145
10.6 Asientos peridicos ................................................................................. 147
10.6.1 Creacin de asientos peridicos ................................................... 147
3
10.6.2 Introduccin de asientos peridicos ............................................. 148

10.6.3 Copiar asientos peridicos de un ejercicio a otro ......................... 150
10.7 Actividades de profundizacin ................................................................. 152
Unidad 11: Gestin de tesorera, vencimientos y cheques ....................... 155
11.2 Gestin de vencimientos ......................................................................... 155
11.3 Gestin de vencimientos desde el diario ................................................. 160
11.4 Gestin de cheques y pagars ................................................................ 161
11.4.1 Aadir cheques ............................................................................. 161
11.4.2 Opciones al aadir cheques ......................................................... 163
11.4.3 Opciones con cheques y pagars ................................................ 163
11.4.4 Emisin de cheques, pagars y cartas de pago ........................... 165
11.4.5 Paso a contabilidad ...................................................................... 166
11.4.6 Configuracin de formatos ........................................................... 167
Unidad 12: Gestin del inmovilizado y amortizaciones ............................. 171
12.2 Ficheros maestros de inventario ............................................................. 171
12.2.1 Grupos de Amortizacin ............................................................... 171
12.2.2 Cuentas de amortizacin .............................................................. 172
12.2.3 Cdigos de ubicacin ................................................................... 173
12.2.4 Cdigos de naturalezas ................................................................ 173
12.2.5 Causas de baja ............................................................................. 173
12.3 Gestin del Inmovilizado ......................................................................... 174
12.4 Clculo automtico de amortizaciones y traspaso al diario ..................... 175
12.5 Finalizacin de amortizaciones. Bajas en el inmovilizado ....................... 179
Unidad 13: Utilidades .................................................................................... 183
13.2 Organizacin de ficheros ......................................................................... 183
13.3 Copias de seguridad ................................................................................ 184
13.4 Restaurar copias de seguridad ................................................................ 186
13.5 Copias de seguridad con el Explorador de Windows .............................. 187
13.5.1 Obtencin de copias de seguridad ............................................... 187
13.5.2 Restaurar copias .......................................................................... 188
13.6 Control y configuracin de usuarios ........................................................ 189
13.7 Alta de nuevos usuarios .......................................................................... 189
13.8 Mapas de acceso .................................................................................... 192
13.9 Instalacin de impresoras ........................................................................ 193
13.9.1 proceso de instalacin de impresoras .......................................... 193
13.9.2 Otras impresoras .......................................................................... 196
13.10 Avisos de inicio ...................................................................................... 197
13.11 Actividades de profundizacin ............................................................... 199
Unidad 14: Contabilidad presupuestaria ..................................................... 201

14.2 Plan presupuestario ................................................................................ 201
14.3 Presupuestos anuales ............................................................................. 203
14.4 Actualizacin de presupuestos ................................................................ 204
14.5 Balances y Prdidas y Ganancias presupuestarios ................................ 205
14.5.1 Sumas y Saldos presupuestario .................................................... 206
14.5.2 Cuenta de Prdidas y Ganancias Presupuestaria ......................... 206
14.5.3 Balance de Situacin Presupuestario ............................................ 208
14.6 Copiar el plan presupuestario .................................................................. 208
Unidad 15: Contabilidad analtica ................................................................ 211
15.2 Departamentos ........................................................................................ 211
15.3 Proyectos ................................................................................................ 212
15.4 Imputacin de gastos a los proyectos ..................................................... 213
15.5 Mover proyecto en el diario ..................................................................... 214
15.6 Mayor analtico ........................................................................................ 215
15.7 Sumas y Saldos analtico ........................................................................ 217
15.8 Balance analtico ..................................................................................... 218
PRLOGO
PROGRAMACIN DEL CURSO DE CONTAPLUS
Objetivos
Este curso tiene por principal objetivo dotar al alumno de la formacin
necesaria que le permita llevar la contabilidad de una pequea y mediana
empresa utilizando el programa Contaplus, adaptada a los cambios del nuevo Plan
General Contable de 2008.
Al finalizar el curso, el alumno ser capaz de realizar las siguientes tareas:
Crear empresas contables con Contaplus.
Introducir, modificar y eliminar subcuentas.
Registrar asientos en el diario.
Gestionar el proceso de cierre y apertura de ejercicios contables.
Obtener los libros de contabilidad.
Obtener y recuperar copias de seguridad.
Controlar el acceso a la informacin contable de los distintos usuarios de la
empresa.
Optimizar la introduccin y gestin de informacin contable.
Controlar los flujos de tesorera de la empresa.
Gestionar el fichero de inmovilizado de una empresa, as como las
amortizaciones.
Gestionar los presupuestos de una empresa.
Gestionar una contabilidad analtica muy bsica.
Requisitos
Para el seguimiento correcto del curso es necesario que el alumno cuente
con el programa Contaplus. Aunque el libro se ha desarrollado con la versin lite
de Contaplus, tambin se puede seguir en la mayor parte de los casos estudiados,
con las versiones profesional y educativa.
El alumno deber contar con los conocimientos mnimos contables, de tal
forma que sea capaz de registrar las operaciones contables ms comunes, tales
como compras, ventas, cobros y pagos, amortizaciones, liquidacin de IVA, etc.,
ya que en este libro no se explican los principios ni la mecnica de la contabilidad,
sino solamente el funcionamiento tcnico del programa informtico.
La versin que se estudia en este libro est adaptada al Plan General
Contable de 2008, por lo que es necesario tener conocimientos mnimos sobre
este plan de cuentas. No obstante, quienes hubieran estudiado el antiguo plan de
1990 no encontrarn apenas dificultades en cuanto al funcionamiento del
programa.
7
Prlogo
CONTENIDOS DEL CURSO

1.- Introduccin a Contaplus
Objetivos
Conocer para qu sirve un programa informtico de contabilidad, Instalar el
programa en un ordenador.
Contenidos
Para qu sirve Contaplus y cualquier programa de contabilidad?
Objetivo del curso
Contaplus lite
Instalacin de Contaplus
El panel de SP.
Aplicaciones de SP
2 .- Primeros pasos con Contaplus. Descripcin de la pantalla de Contaplus

Objetivos
Conocer la forma de acceso al programa, conocer su estructura de ventanas y
botones, aprender a manejar las ayudas.
Contenidos
Ejecucin del Panel de SP
Entrada al programa Contaplus
Pantalla general de Contaplus
La barra de ttulos
La barra de mens
La barra de botones
El rea de trabajo
La barra de estado
Botones ms comunes en cualquier ventana
3 .- Creacin de una empresa

Objetivos
Aprender a crear empresas en Contaplus para almacenar en ellas la informacin
contable.
Contenidos
Aadir una empresa
Modificar datos de una empresa
Datos fiscales de la empresa
Prlogo
4 .- El Plan General Contable: cuentas, desgloses y subcuentas

Objetivos
Aprender a manejar el Plan General Contable: identificar las cuentas y las
subcuentas.
Contenidos
Estructura del Plan General Contable de 1990
Cuentas del P. G. C.
Desgloses
Subcuentas contables
Creacin de una subcuenta normal
Creacin de una subcuenta de clientes, proveedores y acreedores
Creacin de una subcuenta de IVA
Otros aspectos a destacar de las subcuentas
Iconos de gestin de cuentas, desgloses y subcuentas
5 .- Introduccin de asientos contables

Objetivos
Saber introducir la informacin de los hechos contables de una empresa a travs
de los asientos contables.
Contenidos
Introduccin de asientos bsicos
Introduccin de asientos con IVA
Modificar y/o eliminar asientos y apuntes contables
Aspectos importantes en la introduccin de asientos
Comentarios de los asientos
Configuracin del entorno
Opciones en la introduccin de asientos
6 .- Libros contables
Objetivos
Saber obtener los libros de contabilidad: Diario, Mayor, e Inventarios y Cuentas
Anuales. Agregar y configurar impresoras.
Contenidos
Configuracin de impresoras. Impresora por defecto y secundaria.
El Libro Diario, edicin borrador y oficial
El Libro Mayor
El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Inventario inicial y final
Balances trimestrales de comprobacin
9
Prlogo
Balance de situacin
Cuenta de Prdidas y Ganancias
Memoria y Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
7 .- Tratamiento del IVA

Objetivos
Elaborar los libros de IVA de facturas emitidas y recibidas. Saber editar los
documentos peridicos relacionados con el IVA. Saber cmo cumplimentar con
ayuda de Contaplus los modelos de la Agencia Tributaria siguientes: 303, 390, 349
y 347.
Contenidos
Introduccin, configuracin y modificacin de asientos de IVA
Libro de IVA de Facturas Emitidas y de Facturas Recibidas
Obligaciones trimestrales y mensuales de IVA: 303 y 349
Obligaciones anuales de IVA: modelos 390 y 347
Otros aspectos relacionados con el IVA
Asiento de regularizacin
Edicin de cartas referidas al modelo 347
8 .- Cierre y apertura de ejercicios contables
Objetivos
Conocer el proceso de cierre y apertura de ejercicios contables e identificar las
cuentas que intervienen en el cierre.
Contenidos
Cierre con apertura en una empresa ya creada previamente
Cierre y creacin simultnea de una empresa para la apertura
Inversin del cierre
Otros aspectos del cierre a tener en cuenta
9 .- Operaciones con asientos contables

Objetivos
Aprender utilidades que optimizan la gestin de la informacin contable: modificar,
comprobar y borrar asientos contables, buscar y repasar la informacin contable.
Conocer las posibilidades de Contaplus y el trabajo a distancia y/o compartido.
Contenidos
Eliminacin de asientos contables
Renumeracin asientos
Mover subcuentas en el Diario
Copiar asientos
10
Prlogo
Comprobacin de cuadre de asientos

Bsquedas atpicas; criterios de bsqueda
Teletrabajo con Contaplus
Exportacin de datos
Importacin de datos
Bsquedas de comentarios
10 .- Operaciones avanzadas con asientos

Objetivos
Aprender utilidades que permiten ahorrar tiempo y minimizar errores en la
introduccin de asientos. Repasar la contabilidad empleando el punteo y la
casacin. Registrar los movimientos de "caja".
Contenidos
Los asientos predefinidos
Creacin de un asiento predefinido
Comprobacin del asiento predefinido
Predefinidos ya diseados
Encadenamiento de predefinidos
Copia de predefinidos
Asientos peridicos
La caja auxiliar
Gestin de movimientos de caja
Traspaso de movimientos de caja a la contabilidad
El punteo y la casacin
El punteo: punteo simple, punteo bancario
La casacin: Orgenes y Aplicaciones
11 .- Gestin de tesorera, vencimientos y cheques

Objetivos
Controlar las previsiones de tesorera en la empresa y contabilizar cobros
y pagos de manera automtica. Generar automticamente documentos
de pago: cheques y pagars.
Contenidos
Previsiones de cobros y de pagos
Introduccin de vencimientos
Preproceso y procesamiento de vencimientos
Informes de tesorera
Vencimientos de efectos anticipados o descontados
Emisin de cheques y pagars desde vencimientos.
Gestin del fichero de cheques
Gestin de cheques
11
Prlogo
Emisin de cartas
Emisin de cheques y pagars
Contabilizacin de cheques y pagars
12 .- Gestin del inmovilizado y de amortizaciones

Objetivos
Gestionar el inventario de activos fijos de la empresa y controlar cada elemento de
inmovilizado y contabilizar las amortizaciones de manera automtica. Generar
automticamente asientos de amortizacin. Valor neto contable de un bien de
inmovilizado.
Contenidos
Cuentas y grupos de amortizacin.
Elementos de inmovilizado
Generacin y traspaso de los asientos de amortizacin al diario.
Bajas de inmovilizado
13 .- Utilidades de Contaplus
Objetivos
Comprender las necesidades de seguridad de la informacin contable y conocer
las herramientas para lograrlo: control de los usuarios y copias de seguridad de los
datos.
Contenidos
Reconstruccin de ndices
Creacin de usuarios y asignacin de accesos
Creacin de usuarios
Asignacin de accesos
Entrada al programa
Grupos de usuarios
Obtencin de copias de seguridad
Recuperacin de copias de seguridad
Gestin de avisos
14 .- Presupuestos
Objetivos:
Introducir y manejar plan presupuestario
Copiar y modificar presupuestos.
Actualizar automticamente el plan presupuestario
Emitir balances e informes de presupuestos
Contenidos:
12
Prlogo
El Plan presupuestario
Presupuestos anuales
Modificacin de presupuestos
Obtencin de balances y prdidas y ganancias presupuestarios
15.- Analtica
Objetivos:
Conocer el funcionamiento de la contabilidad analtica con Contaplus
Definir centros de coste
Imputar costes a los diferentes proyectos
Modificar datos analticos
Obtencin de cuentas analticas
Contenidos:
Departamentos
Proyectos
Imputacin de costes en el diario
Mayor analtico
Sumas y saldos analtico
Balances y Prdidas y Ganancias Analtico
13
Unidad 1 Introduccin a Contaplus

1.1 Objetivos de la unidad
El objetivo de esta unidad es la familiarizacin con el programa Contaplus, la
orientacin del alumno hacia qu tareas administrativas puede resolver con este
programa, as como la forma de adquirirlo en el mercado, su instalacin y las
caractersticas generales de cada versin.
El curso va dirigido a personas que ya han tenido un contacto previo con la
contabilidad y que pretenden utilizar una herramienta estndar de mercado como el
programa Contaplus. Significa, pues, que los contenidos de cada unidad se basan en la
descripcin de tareas contables resueltas con el programa informtico, complementadas
con breves explicaciones de contabilidad, pero que no resulta apropiado para las
personas que desconocen las normas y principios contables. A aquellas personas que
tengan dificultades para resolver casos y ejercicios comunes de contabilidad se
recomienda que previamente cursen el mdulo de introduccin a la contabilidad, u otros
cursos de contenidos contables.
El aprendizaje de las unidades didcticas propuestas en este curso se lleva a cabo
a travs del seguimiento de ejemplos prcticos en los que es necesario no omitir
ninguna de las partes que lo integran. Es importante que el alumno siga las instrucciones
que, en forma de autoevaluacin continua se proponen en el desarrollo de cada unidad.
Estos ejercicios se realizarn siempre en la misma empresa contable.
Para reforzar el proceso de aprendizaje, al final de cada unidad se proponen
ejercicios prcticos que recorren todo lo que se denomina el proceso contable,
estudiando desde el inicio de un ejercicio contable las operaciones financieras ms
comunes y el proceso de fin de ejercicio, as como la obtencin de libros y estados
contables peridicos. Para completar estos ejercicios recopilatorios, el alumno deber
situarse en una empresa contable diferente a la que se utiliza en los ejemplos
explicativos. Al finalizar los recopilatorios, deber volver a activar la empresa contable
inicial.
Cabe destacar la posibilidad de encontrar una versin de aprendizaje del
programa de forma gratuita en Internet, o a travs de distribuidores, tal como se describe
ms adelante en este tema. Esto facilita al alumno la posibilidad de hacer las prcticas
en su casa sin tener que pagar por el programa y, adems, de forma legal.
Los materiales estn adaptados al nuevo Plan General Contable de 2008, por lo
que el alumno deber tener los conocimientos mnimos de este plan, as como las
modificaciones ms relevantes. As, por ejemplo, deber conocer las diferencias entre el
plan normal y el plan para Pymes.
Al finalizar el curso, el alumno ser capaz de gestionar la contabilidad de una
empresa utilizando el programa Contaplus, realizando las siguientes tareas contables:
Crear empresas.
Manejar el Plan General Contable, introducir cuentas y subcuentas.
15
Unidad 1
Introduccin a Contaplus
Registrar las operaciones contables en el diario.

Regularizar, cerrar y abrir ejercicios contables.
Obtener libros y estados contables.
Gestionar documentos de IVA.
Gestionar el inmovilizado de una empresa.
Gestionar la tesorera de una empresa.
Manejar otras utilidades de Contaplus.
Cmo obtener el programa Contaplus?
1.2 Obtencin del programa

El programa Contaplus es lder en el mercado espaol de software para pequeas
y medianas empresas. Dispone de diferentes versiones, segn las necesidades del
usuario. En este curso se va a seguir la versin lite del programa, ya que es una de las
ms extendidas y ms completas de la gama de este producto. En la pgina web oficial
es posible adquirir y descargar el programa en su versin Profesional, realizando la
descarga de forma inmediata.
La direccin de la pgina web oficial es: http://www.gruposp.com donde se
facilitan diferentes formas de adquirir el programa.
Existe una versin educativa, con opciones limitadas, para el aprendizaje de las
principales funciones de Contaplus. Esta versin no puede ser utilizada con fines
comerciales.
1.3
Instalacin del programa
Una vez se haya descargado el programa o se haya recibido el Cd que lo

contiene, localizamos el archivo Instalar.exe y haremos doble clic, siguiendo el proceso
normal de instalacin de cualquier programa informtico.
Si se trata de la versin educativa, el contenido de la carpeta de instalacin es la
siguiente:
En el caso de la versin comercial, la carpeta de instalacin tiene un nmero ms

elevado de archivos:
16
Unidad 1
Al hacer doble clic sobre el icono del archivo Instalar.exe, aparecer el siguiente
cuadro de dilogo:
17
Unidad 1
Aparecer la ficha de registro, donde nos solicita el nmero de serie. Introduce

los cuatro grupos de nmeros y marca la casilla Acepto las condiciones de la licencia.
Tras pulsar el botn Siguiente, seguiremos la instalacin, (algunas de las
ventanas se han omitido para abreviar la explicacin, pero que no tienen dificultad de
seguimiento).
Despus de generar las carpetas necesarias y copiar los archivos de instalacin,

se habr creado una carpeta con el acceso directo que permite ejecutar la aplicacin.
18
1.4
Unidad 1
Ejecucin del programa
Una vez finalizada la instalacin del programa, podemos acceder a l a travs

del acceso directo que se ha creado en el grupo de programas, desde el botn de Inicio.
/ Todos los programas / GrupoSP / Panel de SP.
Una vez abierto el Panel de SP, en el lado izquierdo del panel, aparecern todas
las aplicaciones de SP que hayas instalado, y sus diferentes versiones. Activa la barra
que corresponda a la aplicacin seleccionada. En el ejemplo, Contaplus 2011, aparecer
el grupo de opciones con los iconos para realizar diferentes operaciones con ellos.
Selecciona el icono de SP Contaplus lite.
A continuacin aparecer la pantalla de acceso al programa.
19
Unidad 1
Selecciona el usuario que se ha creado llamado Supervisor. Accede al campo

clave de acceso. Si es la primera vez que accedes, te aparecer una pantalla en la que
tendrs que crear la clave de acceso del usuario. A partir de este momento debers
introducir esa clave siempre.
1.5
Salir del programa
Una vez dentro del programa, disponemos de tres formas diferentes para
finalizar su ejecucin:
La primera consiste en acceder al men Global, y seleccionar la cuarta opcin.

Adems, se puede cerrar mediante el aspa de la barra de ttulo del programa, como todas
las ventanas de Windows, o bien, mediante el mtodo de teclado abreviado: Alt-F4.
Al finalizar esta unidad debers ser capaz de
Saber cmo conseguir el programa a travs de la pgina web oficial.
Saber instalar la aplicacin en un ordenador.
Registrar la licencia de utilizacin.
Iniciar la ejecucin de Contaplus.
Salir y cerrar el programa.
20
Unidad 2 Descripcin de los elementos de la pantalla principal del programa

Distinguir los diferentes componentes de la pantalla de Contaplus.

Acceder a los mens a travs del teclado y del ratn.
Personalizar la barra de botones.
Conocer las principales opciones con ficheros (aadir, buscar, modificar, eliminar ...)
Una vez abierto el panel de SP y ejecutado el programa Contaplus, esta es la

pantalla general del programa:
En ella se pueden observar las siguientes partes:
Barra de ttulo.
Barra de mens.
Panel de tareas.
Barra de botones.
rea de trabajo.
21
Unidad 2
2.2
Elementos de la pantalla principal
La barra de ttulo
Muestra el icono que identifica a Contaplus, el cdigo de la empresa activada, su

descripcin y los botones de control de ventana (minimizar, maximizar/restaurar,
cerrar).
2.3
La barra de mens
Desde los diferentes mens de esta barra se accede a todas las operaciones que
se pueden hacer con el programa. Solamente con situarse sobre un men y hacer un clic,
se despliega este y muestra los submens y opciones. A la barra de mens se puede
acceder simplemente pulsando la tecla Alt y se puede desplazar entre ellos con las
flechas de desplazamiento. Algunas opciones de men muestran una forma de acceso
abreviada, esto indica que esa opcin se puede abrir directamente pulsando Alt + letra.
2.4 Panel de tareas

Est situado a la izquierda de la pantalla y nos permite acceder a las principales
opciones con un solo clic del ratn. Agrupa las tareas ms habituales del programa,
permitiendo acceder a cada una de ellas activando el grupo de tareas. Este panel se
puede ocultar haciendo doble clic sobre la pestaa sealada a la izquierda.
22
2.5
Unidad 2
La barra de botones
Muestra, mediante botones de acceso directo, algunas de las opciones que se

encuentran en los diferentes mens. Permite un acceso rpido a las operaciones ms
habituales de la contabilidad. Es suficiente con hacer un clic sobre el icono, para que se
ejecute la opcin elegida, abreviando el acceso a travs de mens desplegables.
Es posible que algunos de los botones apenas los utilicemos y que otras opciones
nos resulten ms habituales, de forma que sera interesante poder modificar los botones
de esta barra.
23
Unidad 2
L Podemos personalizar la barra de botones?

Efectivamente, podemos personalizar la barra de botones, pero solamente ser
visible una barra, con lo que debemos seleccionar cules son las opciones de men de
uso ms habitual, para asignar los botones que mostrar en la barra.
Para quitar y poner nuevos botones, accedemos a la opcin til / Perfiles de
usuario, colores, perifricos/Barra de botones
Para colocar un nuevo botn, selecciona el nivel (solapa) de men, elige el icono
y arrstralo hasta la barra de botones, suelta el icono y se habr agregado en el lugar
donde has dejado de arrastrar.
En la imagen se ha representado con una flecha negra.
24
Unidad 2
Para eliminar un botn, basta con arrastrarlo desde la barra de botones hasta la
papelera y soltarlo en ella. Se abrir la tapa y desaparecer de la barra. En la imagen se
ha representado con una flecha roja.
Para iniciar un grupo de botones (separador), al arrastrar el nuevo botn, hazlo
pulsando la tecla Shift (maysculas), a la vez que arrastras el icono.
Para restaurar la barra de botones a su estado original, es suficiente con pulsar el botn
Restaurar, situado en la parte inferior del cuadro de dilogo:
2.6
El rea de trabajo
Es la zona de mayor superficie de la pantalla del programa. Ocupa la zona

central y en ella se mostrarn las ventanas de entrada de datos, la informacin, datos,
opciones, cuadros de dilogo, etc. Es algo similar al escritorio de Windows, o el rea de
escritura de Word. Muestra el logotipo de Sage Contaplus, y al pulsar el botn derecho
del ratn, desaparecer el logotipo.
Al abrir determinados procesos o archivos, en esta zona se abrir una nueva
ventana, con su propia barra de ttulo, botones de control de ventana, barras de botones,
etc., que se gestionan como cualquier ventana de Windows.
2.7
Botones de ventanas de opciones
Tal como se describe en el apartado de rea de trabajo, en muchos procesos de

Contaplus se abren ventanas en esta zona. Estas ventanas disponen de usa serie de
botones, que hacen de men de gestin del archivo abierto. Estos botones suelen
aparecer en el lado superior de la ventana. En la mayora de estas ventanas nos
encontramos con los botones que se pueden apreciar en el ejemplo de la opcin
inventario siguiente:
25
Unidad 2
A continuacin se describen las acciones asociadas a los botones ms comunes que nos
encontraremos en las ventanas.
Permite aadir un nuevo registro, en este caso, un elemento de
inventario. Se activa haciendo clic, o pulsando la letra A o el signo +
Permite editar y modificar el registro seleccionado, en el ejemplo, el
elemento con cdigo 000000001. Se activa pulsando la letra M.
Elimina el registro seleccionado, pidiendo antes confirmacin de
borrado. Se activa pulsando la letra E.
Igual que la opcin modificar, muestra el registro seleccionado, pero
no permite introducir cambios. Se activa con la letra Z.
Permite hacer una bsqueda entre los registros de la ventana activa.
Se activa con la letra L.
Al igual que la opcin localizar, busca registros aplicando filtros de
seleccin. Se activa con la letra N.
Gestin del conocimiento, permite ver informacin ms completa del
registro, as como informacin de otros ficheros relacionados, como
asientos del diario, presupuestos, etc. Se activa con la letra G.
Duplica registro. Copia el registro actual, con todos sus datos,
permitiendo asignarle otro cdigo. Se activa con la letra D.
Obtiene una listado de los registros de la tabla actual, se activa con la
letra I.
Modifica el aspecto del texto de la ventana, permitiendo seleccionar el
formato del texto, tamao, fuente, etc. Se activa con la F.
Cierra la ventana actual. Se activa con la letra S.
26
Unidad 2
Recuerda,
Al pasar el puntero del ratn sobre uno de los botones, podremos ver una etiqueta
amarilla que describe el texto del botn. Al mismo tiempo, en la barra de estado
mostrar una breve explicacin de la tarea que realiza, y entre parntesis, la tecla
abreviada que la activa.
2.8
Mens contextuales
Todos los ficheros de datos del programa disponen de un men contextual que se
activa al pulsar el botn derecho del ratn. Estos mens contextuales nos mostrarn las
mismas opciones que las barras de botones de la ventana activa. En el ejemplo
siguiente, de la opcin de inventario, se ha pulsado el botn derecho del ratn, y este
nos muestra el men contextual con las mismas opciones del men Inventario:
Al finalizar esta unidad didctica, debers ser capaz de:
Identificar claramente todas las partes de la pantalla de Contaplus.

Personalizar la barra de botones: aadir, eliminar y cambiar de posicin los
botones.
Restaurar los valores originales.
27
Unidad 2
2.9 Actividades de profundizacin

Personalizacin de la barra de botones:
Coloca en la barra de herramientas del programa estos dos iconos, iniciando grupo:
Retira de la barra de herramientas los iconos:

En caso de que estos iconos no se encuentren en tu barra de botones, selecciona dos
iconos al azar.
Restaura la barra de botones a su estado original.
28
Unidad 3 - Opciones de empresa: Gestin de empresas

En esta unidad vamos aprender a iniciar un ejercicio contable, manejando los
diferentes tipos de plan contable que permite utilizar Contaplus, determinar el mbito
temporal que abarca un ejercicio contable, as como el nmero de dgitos con el que
vamos a configurar las cuentas que posteriormente utilizaremos en el diario.
El primer paso, y uno de los ms importantes que vamos a dar en este curso, es
la creacin de una empresa contable, destinada a registrar en ella los acontecimientos
econmicos que tenga la empresa en un ejercicio contable que, normalmente, coincide
con un ao.
La creacin de la empresa contable va a requerir dos tipos de datos: primero los
que tienen especial relevancia en la contabilidad y que no se podrn modificar
posteriormente, y, segundo, aquellos datos de carcter oficial que figurarn en
liquidaciones peridicas de temas fiscales y para obligaciones registrales.
3.2 Aadir una empresa
Cuando utilizamos Contaplus disponemos de la posibilidad de crear tantas
empresas como ejercicios econmicos necesitemos, de forma ilimitada. Para cada
ejercicio hemos de crear una empresa contable, de forma que al finalizar cada ao,
debemos crear una nueva empresa, entendiendo como empresa, no una entidad
econmica independiente, sino un espacio contable temporal. De esta forma
independizamos cada ejercicio, pero podemos relacionarlos y compararlos. As, por
ejemplo, si deseamos llevar la contabilidad de una supuesta empresa denominada
Mentor, S.L., crearemos una empresa contable para cada ejercicio econmico, p.e.
Mentor 2009, Mentor 2010, y as sucesivamente, identificando cada ejercicio (empresa
contable) con un cdigo, tal como veremos ms adelante en esta unidad.
Contaplus permite un nmero muy elevado de empresas contables, pero si
utilizas una versin demo, solamente dispones de tres empresas.
Para aadir una empresa nueva, tenemos tres opciones:
Men GLOBAL
Seleccin de empresa
Teclado
Alt + E
Barra de Herramientas
(Opciones de empresa)
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
29
Unidad 3
Gestin de empresas
Los iconos que presenta esta pantalla, son similares a los que aparecen en
cualquier pantalla de gestin de ficheros: Aadir, Modificar, Eliminar, Zoom, Localizar,
filtrar Datos fiscales, Seleccionar, Fuentes, Imprimir, tal como se describi en la unidad
2.
Estas opciones se activan de dos formas:
Pulsando la tecla correspondiente a la letra resaltada: A, M, E, Z, L, D, S, F, L.
Pulsando el botn correspondiente con el ratn.
Al seleccionar aadir nos aparecer esta pantalla, denominada Datos Empresa:
30
Gestin de empresas
Unidad 3
Desde esta primera pantalla vamos a definir datos relevantes para nuestra futura
contabilidad. Los datos enmarcados son imprescindibles y no es posible su
modificacin posterior, por lo que es muy importante conocer cules son los parmetros
en los que vamos a trabajar en el futuro. Solamente es imprescindible rellenar los datos
de la solapa Datos Empresa, siendo el resto de carcter voluntario; la contabilidad
funcionar prcticamente igual.
Vamos a detallar el contenido de esta pantalla:
Cdigo: es un campo alfanumrico (admite nmeros y letras) de 2 caracteres y/o dgitos
que sirve para identificar la empresa que se va a crear. Una vez creada la empresa no
puede modificarse.
Nombre: campo alfanumrico de hasta 40 dgitos donde figurar la razn social o
nombre de la empresa. Se puede modificar en posteriormente.
Fecha inicio ejercicio: campo de formato fecha donde se introducir la fecha de inicio
del ejercicio contable. Esta fecha tiene que ser vlida, pero no tiene por qu coincidir
con el inicio del ao natural. Una vez creada la empresa, no puede ser modificada.
Fecha fin ejercicio: contiene la fecha en la que se cerrar el ejercicio contable, es un
campo que se autocalcula, sumando 12 meses a la fecha de inicio del ejercicio
econmico. Dicha fecha puede variarse en el momento de crear la empresa, pero no
posteriormente.
L Una vez grabada una empresa, puedo modificar las fechas de inicio o fin de
ejercicio? Hay alguna solucin?
Tal como se ha descrito en el apartado anterior, no es posible modificar estas

fechas, adems, aparecen con fondo gris, no permitiendo entrar en estos campos.
Supongamos que has empezado un ejercicio contable y que has creado una
empresa en la que has definido como fecha de inicio de ejercicio 01-01-12 y como fin
de ejercicio 30-12-12 y que a lo largo del ao 2012 has introducido datos contables, y al
final del ao te das cuenta de que no es posible introducir asientos con fecha 31-12-12.
Participa en el foro proponiendo soluciones a tan grave problema. Lee las
intervenciones y ponlas en prctica, para ver cules son las ms adecuadas.
Fecha lmite acceso contable: Este campo de formato fecha impide la introduccin de
asientos con fecha anterior a la indicada en este campo. Por ejemplo, si en una
contabilidad no se desean introducir asientos hasta el 2 de enero, para que el da 1 de
enero solamente disponga del asiento de apertura, deberemos rellenar con 02-01-12.
Tambin sirve para impedir que se introduzcan asientos de un periodo que se considera
cerrado, por ejemplo trimestres, meses, etc. Si en este campo figura la fecha 30-09-12 e
intento introducir un asiento con una fecha anterior, aparecer el siguiente mensaje:
31
Unidad 3
Gestin de empresas
Este campo puede dejarse en blanco, pero se puede cambiar en cualquier

momento.
Dgitos subcuenta: campo donde se configura el nmero de dgitos que tendrn las
subcuentas de la empresa. Puede tomar valores entre 5 y 12, en funcin del volumen de
informacin que cada empresa crea necesitar.
L Por qu es tan importante definir una longitud de dgitos para nuestro plan de
cuentas?
Es muy importante elegir adecuadamente este nmero, ya que una vez creada la
empresa ya no podr modificarse con posterioridad. Vamos a verlo con un ejemplo:
Llevamos la contabilidad de una pequea empresa que cuenta con unos pocos clientes y
proveedores. Al establecer el nmero de dgitos para las cuentas, hemos pensado que
con 7 es ms que suficiente. Esto nos permite generar hasta 10.000 subcuentas por cada
cuenta del plan, a modo de ejemplo:
430 Clientes
430 0000 Cliente 0
430 0001 Cliente 1
430 0002 Cliente 2
430 9999 Cliente 9999
Ciertamente, un nmero de 10.000 clientes es lo bastante elevado como para
pensar que nunca se rebasar en nuestra empresa y que ser suficiente. Adems, las
subcuentas no tienen un cdigo muy largo que me obligue a escribir interminables
cdigos que ralenticen el trabajo.
Si en un futuro nos planteamos la posibilidad de agrupar clientes, por ejemplo,
por reas, podramos hacerlo de la siguiente forma:
430 clientes
430 01 Clientes rea 1
430 01 01 Cliente uno, rea 1
430 01 02 Cliente dos, rea 1
430 02 Clientes rea 2
430 02 01 Cliente uno, rea 1
Ahora nos parece insuficiente el nmero de dgitos, ya que con esta agrupacin,
solamente nos permite introducir cien clientes por grupo.
32
Gestin de empresas
Unidad 3
Recuerda:
No es posible modificar el nmero de dgitos de las subcuentas, una vez iniciada
una contabilidad, ni siquiera al cerrar y abrir ejercicios.
Histrico: campo informativo donde figura el cdigo de la empresa contable que
contiene el ejercicio anterior. A la hora de crear una empresa normalmente queda vaco,
y posteriormente, cuando cerramos la contabilidad, se rellena de forma automtica
durante el proceso de cierre del ejercicio contable. Tambin puede asignarse un cdigo
histrico de empresa de forma manual, desde la pantalla Seleccin de empresa, botn
. Una vez all, elegimos el cdigo correspondiente a la misma empresa
pero del ao anterior (M0 por ejemplo). El programa nos mostrar el siguiente mensaje
de confirmacin:
Si este campo est vaco, en las Cuentas Anuales de la empresa no aparecern

datos del ejercicio anterior.
Ao ejercicio: campo informativo donde figura, de forma automtica, el mismo ao que
aparece en la fecha de inicio del ejercicio. Posteriormente se puede cambiar este dato.
Plan General de Cuentas: Permite elegir entre cuatro opciones:
a) Plan de cuentas antiguo de 1990
Estndar: Carga en la empresa nueva el P.G.C. estndar de 1990, configurando
las cuentas anuales en modelo normal.
Abreviado: Igual que el anterior, pero formula las cuentas anuales en modelo
abreviado (Los Balances, Cuenta de Prdidas y Ganancias y Memoria, son ms
resumidos) para empresas de pequeo tamao.
De otra empresa: Copia el plan de cuentas de otra empresa ya existente, de
forma que si hemos introducido subcuentas de clientes, proveedores, bancos,
etc., copia todas esas cuentas para no tener que volverlas a introducir. Esta
opcin se utiliza cuando queremos crear la misma empresa para el ejercicio
siguiente. En este caso se nos solicitar la empresa a copiar, pudindose optar
adems por cambiar de tipo de presentacin de las cuentas anuales, pero no la
longitud del nmero de dgitos.
Personalizado: Permite crear un plan de cuentas y la estructura de las cuentas
anuales con total libertad. Esta opcin puede utilizarse cuando se trate de
empresas que emplean planes de cuentas especiales o no sujetas al P.G.C.
oficial.
Solamente utilizaremos estos planes para introducir contabilidades anteriores a la
entrada en vigor del PGC de 2008.
b) Planes adaptados al nuevo Plan General Contable de 2008
33
Unidad 3
Gestin de empresas
Nuevo PGC Estndar: Carga el nuevo PGC de 2008, en modelo estndar, es

decir, con las cuentas anuales en modelo normal.
Nuevo PGC abreviado: Carga el nuevo PGC de 2008 en modelo abreviado, es
decir, las cuentas anuales abreviadas.
Nuevo PGC personalizado: Carga el nuevo PGC de 2008, pero sin formular
cuentas anuales, para que el usuario las personalice.
Nuevo PGC pymes: Carga el nuevo PGC de 2008 para Pymes.
Tipo conversin: Contiene el tipo de conversin oficial del euro respecto de la
peseta para poder visualizar e imprimir informes en ambas monedas.
3.3 Otros datos de empresas

Una vez introducidos los datos anteriores, tal como se ha descrito, disponemos
de unas solapas que nos permiten introducir datos informativos de la empresa que se
va a crear. Todos estos datos se pueden modificar posteriormente.
La primera solapa contiene los datos de los programas de SP Editores que
tenemos instalados, a fin de establecer relaciones de datos entre estos programas y la
contabilidad, por ejemplo, datos de proveedores, clientes, empleados, etc.
Adems permite asignar una contrasea de acceso a la empresa. Esta contrasea
ser requerida al usuario cuando pretenda entrar en la contabilidad de esta empresa.
Dicha contrasea no es la misma que la que se pide al entrar en el programa. Hasta
ahora solamente hemos visto cmo entrar como usuario supervisor, y sin contrasea.
La contrasea de empresa es adicional a la de entrada al programa.
34
Ruta editor: Establece el lugar donde se encuentra el archivo de Word,

necesario para editar la memoria de la empresa y el Estado de Cambios en el
Gestin de empresas
Unidad 3
Patrimonio Neto (E.C.P.N.). Si no es correcta, no se podrn editar las cuentas

anuales al final del ejercicio. Para localizar el Editor, haz clic sobre el icono
situado a la derecha de la ruta. Generalmente se encuentra en el disco C:, en la
carpeta Archivos de programa, Office, Office XX, donde XX es la versin
de Office. Una vez localizado el archivo Winword.exe, hay que hacer doble clic
sobre l.
A continuacin se describe la pantalla que se muestra al activar la tercera solapa
Opciones Empresa
3.4 Datos legales y fiscales de empresas

Adems de los datos que hemos visto anteriormente, una vez que se ha aadido
la empresa y que esta es operativa, disponemos de una opcin adicional que permite
establecer datos de tipo legal, fiscal o registral de la empresa. Para acceder a estos datos,
primero debemos seleccionar, o activar la empresa contable recientemente creada:
35
Unidad 3
Gestin de empresas
Ahora debemos seleccionar Datos de empresas, del men Global:
Introduce los datos de la empresa, en cada una de las solapas,
36
Gestin de empresas
Unidad 3
Y los datos de la Administracin Tributaria, que aparecern en los modelos de

Hacienda, liquidaciones de IVA.
As como los datos que aparecern en la portada de las cuentas anuales que se
depositarn en el Registro Mercantil.
Y por ltimo, los datos de la persona que firma los documentos oficiales de la
empresa:
37
Unidad 3
38
Gestin de empresas
Gestin de empresas
Unidad 3

A partir de este ejercicio, las actividades de refuerzo se van a desarrollar en la empresa
contable que vamos a crear en este ejercicio.
Crea una empresa con los siguientes datos:
Cdigo:
Nombre:
Ao contable:
Dgitos subcuenta:
Plan contable:
CM
Comercial Central, S.L.
20XX (los dos ltimos dgitos del ao actual)
7
Abreviado
Marca la ruta en la que se encuentra el procesador de textos (Word)

Rellena los datos legales y fiscales de la empresa inventando los datos necesarios.
Selecciona la empresa recin creada.
Recuerda:
A partir de aqu, las actividades de refuerzo se desarrollarn en la empresa
contable que acabas de crear. Una vez hayas hecho cada paso descrito en cada
unidad, debers seleccionar la empresa contable con cdigo CM. Para volver a
seguir las explicaciones y los ejemplos de la siguiente unidad, debers volver a
seleccionar la empresa ME.
Es importante seleccionar correctamente la ruta donde est instalado el editor de
textos, Word, para poder confeccionar determinados documentos contables.
Aadir una nueva empresa contable.

Modificar / eliminar empresas contables.
Introducir los datos legales de las empresas.
Cambiar de empresa de trabajo.
39
Unidad 4 El Plan General Contable: Cuentas, desgloses y

subcuentas contables
En esta unidad vamos a adquirir los conocimientos necesarios para:
Reconocer las diferentes cuentas de Activo/Pasivo/Patrimonio
Debe/haber.
Aadir, modificar y eliminar cuentas de desglose.
Aadir, modificar, configurar, eliminar y listar subcuentas contables.
Configurar subcuentas de IVA.
Neto,
Tal como se ha visto en la unidad anterior, al crear una empresa contable debemos,
obligatoriamente, asignarle un plan de cuentas. Si hemos seleccionado el nuevo plan de
cuentas normal, el abreviado o de Pymes, Contaplus habr generado en la empresa un
plan de cuentas basado en el nuevo Plan General Contable de 2008. Este P.G.C.
contiene la estructura y formulacin de los balances y cuenta de prdidas y ganancias y
las cuentas oficiales de 3 o 4 dgitos. Adems, en otro apartado habremos seleccionado
el nivel de dgitos de las subcuentas, generalmente un nmero no inferior a 7 dgitos.
Las subcuentas sern las que a partir de ahora se utilizarn en el diario para
confeccionar los asientos contables.
Veamos un ejemplo: (Recuerda activar la empresa ME para seguir los ejemplos)
En el P.G.C. viene descrita la cuenta de 3 dgitos Clientes, que es la 430. Pero en
la realidad, a cada cliente le asignaremos un nmero de cuenta personal, para obtener
de esta forma informacin detallada de sus facturas, de sus pagos, etc. Por tanto, en el
diario no tiene sentido utilizar la cuenta genrica 430 para asentar en ella todas las
facturas y todos los cobros de todos los clientes, sino que asignaremos cdigos
diferentes para cada cliente, con una determinada longitud, igual para todo el plan de
cuentas. Si establecemos un plan de cuentas con 7 dgitos, por ejemplo, el cdigo del
cliente uno sera 4300001, el del cliente dos 4300002, y as sucesivamente.
Recuerda:
Una vez creado un plan de cuentas con un nmero de dgitos, este no se puede
modificar. Ten en cuenta el nmero de subcuentas que necesitars en el futuro, por
ejemplo, cuntos clientes quieres tener codificados, si va a hacer grupos de clientes,
etc. Ms vale ser generoso, que quedar escaso.
Por otro lado, si nos interesa agrupar los clientes, podemos utilizar los desgloses,
que son grupos de cuentas con un denominador comn. Por ejemplo, si nuestros clientes
se agrupan geogrficamente, podemos crear los siguientes desgloses:
43001 Clientes de Espaa
43002 Clientes de la Unin Europea
43003 Clientes resto del mundo
41
Unidad 4
El Plan General Contable
As, los clientes de la U.E. podran tener cdigos 430020001, 430020002, .

De esta forma, podramos mostrar balances en los que se agruparn los saldos de
cada rea geogrfica.
4.2
Estructura del Plan General Contable

4.2.1 Primer nivel: El Plan General Contable
Como se menciona en el apartado anterior, al crear una empresa contable, se genera en

ella el Plan de Cuentas estndar, que contiene todas las cuentas de 3 y 4 dgitos,
agrupadas en Activo, Pasivo, Debe y Haber de PP y GG.
Para acceder al plan de cuentas creado en nuestra empresa, seleccionamos la opcin del
men Financiera/Plan General Contable/Estructura P.G.C.
El plan de cuentas muestra una estructura de rbol, dividindose en epgrafes,

ttulos y cuentas. Las cuentas, a su vez, vienen clasificadas dentro de Balance (Activo o
Pasivo), o dentro de Prdidas y Ganancias (Debe o Haber). El indicativo des,
desglose, muestra el nmero de dgitos que tiene, que normalmente son 3.
Generalmente, no es necesario hacer cambios en la estructura del plan de
cuentas, pero es posible que se quiera agregar alguna cuenta nueva. Vamos a ver, a
modo de ejemplo, cmo proceder para aadir la cuenta 643 Gastos de personal por
jubilaciones anticipadas. En primer lugar, activamos el plan general contable y
seleccionamos 2.Prdidas y Ganancias. Una vez visualizamos los ttulos de prdidas
y ganancias, seleccionamos el grupo 3 y seleccionamos Gastos de personal, en el que
luego aparecer la cuenta creada. Pulsamos el botn Aadir:
42
Unidad 4
Mostrndonos el cuadro de dilogo de la derecha.

Vamos a agregar la cuenta 643 de 3 dgitos, denominada Gastos de personal
por jubilaciones anticipadas, dentro del epgrafe 3 del Debe de PP y GG, de otros
gastos financieros. Como el cdigo tiene 3 dgitos, el desglose se calcula
automticamente y se establece en 3 dgitos.
La cuenta aparece en el lugar donde se ha aadido.

Recuerda :
Seguramente nunca necesites manipular esta estructura del primer nivel del Plan
General Contable, por lo que se aconseja dejarlo como est, siendo modificado
solamente cuando se tienen conocimientos slidos de Contabilidad y de este
programa.
43
Unidad 4
4.2.2 Segundo nivel: Desgloses

Tal como se ha descrito en diferentes apartados de este tema, cuando creamos
una empresa y grabamos en ella un plan de cuentas, contamos con todas las cuentas que
proporciona el plan oficial. A partir de aqu, dependiendo del tipo de actividad de la
empresa, volumen de operaciones, nmero de clientes, etc., establecemos el nmero de
dgitos que tendrn nuestras cuentas. Si hemos determinado que nuestro plan utilice 7
dgitos para las subcuentas, podremos establecer unos niveles intermedios, por ejemplo
con 4 5 dgitos, para clasificar o agrupar subcuentas.
Siguiendo con los ejemplos enumerados anteriormente, si deseamos agrupar los
clientes de la empresa por zonas geogrficas, podremos crear los siguientes desgloses:
43001 Clientes de Espaa
43002 Clientes de la Unin Europea
43003 Clientes resto del mundo
Para visualizar los desgloses, activaremos la estructura del P.G.C. y
seleccionamos el nivel 9, Desgloses, de la siguiente forma:
Aparecen todas las cuentas que tienen desgloses, es decir, de las que dependen
cuentas de 4 ms dgitos.
La cuenta de clientes no tiene desgloses, por tanto no aparece en la lista. Para
aadir los nuevos desgloses pulsaremos el botn Aadir,
44
Unidad 4
Cuntos niveles de desglose puede tener un plan de cuentas?
Los desgloses pueden tener a partir de 4 dgitos, el mximo de dgitos vendr

determinado por la longitud de las subcuentas. Si el plan de cuentas tiene 9 dgitos, el
nivel mximo de desglose ser de 8.
4.2.3 Tercer nivel: Subcuentas

El objeto de las subcuentas es el de personalizar el plan de cuentas, asignando
una cuenta especfica a cada gasto, a cada cliente, a cada proveedor, banco, etc. No es
posible ni aconsejable utilizar la cuenta genrica 430 clientes, para reflejar en el diario
los movimientos de todos nuestros clientes. Lo apropiado ser crear la cuenta 4300001
para un cliente, la 4300002 para otro, y as sucesivamente, registrando en cada cuenta
individualizada todos los hechos contables de cada cliente.
Para acceder a las subcuentas, seleccionamos el men Financiera / Plan
General Contable / Subcuentas, o bien, a travs del icono
45
Unidad 4
Contaplus, para facilitar el trabajo del usuario, proporciona un pequeo plan de

cuentas con las subcuentas ms usuales, que deberemos decidir si nos son tiles o las
sustituimos por otras. A partir de estas subcuentas iremos agregando, modificando o
suprimiendo segn nuestras necesidades.
En la parte superior de la ventana aparecen los iconos ms comunes de Contaplus:
Aadir, Modificar, Eliminar, Zoom, etc., tal como se describi en la unidad 2.
Situando el cursor en la parte central de la pantalla, al pulsar el botn derecho
del ratn, nos aparecer el men contextual de subcuentas, que nos permite hacer las
mismas operaciones que los botones de la derecha:
46
Unidad 4
4.2.3.1 Aadir subcuentas

Al pulsar el botn aadir, nos aparece la pantalla de toma de datos, debiendo
cumplimentar, al menos, el cdigo de subcuenta y la descripcin. En caso de clientes,
proveedores, etc., rellenaremos los campos de identificacin fiscal y bancaria.
47
Unidad 4
4.2.3.2 Eliminar subcuentas
Para eliminar un grupo de cuentas contiguo, marca el cdigo desde la primera

subcuenta que quieres eliminar y el ltimo.
4.2.3.3 Subcuentas de IVA
Las subcuentas cuyo cdigo comienza por 472 (Hacienda Pblica, deudora por
IVA) 477 (Hacienda Pblica, Acreedora por IVA), tienen un tratamiento especial,
48
Unidad 4
puesto que llevan aparejado un porcentaje de IVA y un registro de facturas. Es muy

importante que realicemos el proceso de asignacin del porcentaje y tipo de operacin
de IVA, de lo contrario, los libros registro de facturas y operaciones relacionadas con
las obligaciones de carcter fiscal de este impuesto, no sern eficientes.
Al aadir una de estas cuentas, si activamos la solapa de Parmetros, podremos
determinar el tipo de operacin y el porcentaje de IVA.
Primero asignamos los datos de la subcuenta de IVA: cdigo y descripcin.
Despus introducimos los parmetros de IVA.
Selecciona el tipo de operacin de IVA y el porcentaje. Los porcentajes que

aparecen vienen definidos en la opcin de Men Financiera:
49
Unidad 4
4.2.3.4 Otras opciones de subcuentas

Adems de las opciones aadir, modificar, eliminar, zoom, buscar, imprimir,
etc., comunes a la mayora de las ventanas de Contaplus, en el fichero de subcuentas,
aparecen otros iconos propios de las subcuentas y que permiten visualizar y filtrar
informacin relativa a la subcuenta seleccionada. A continuacin se detallan algunas de
las ms importantes:
10
1 - Muestra los saldos de la subcuenta por meses.

2 - Muestra el mayor de la subcuenta.
3 - Permite ver datos adicionales de la subcuenta, aplicando filtros.
4 Asignacin de documentos a travs de escaneado o de archivos.
50
11 12 13
Unidad 4
5 - Accede al programa de correo electrnico Outlook Express y crea nuevo mensaje a

la direccin electrnica de la subcuenta.
6 - Muestra los saldos alternando moneda Euro-Peseta
7 y 8 - Muestra los documentos relativos a la subcuenta (nminas, facturas, albaranes,
pedidos, etc.). Es necesario haber establecido el enlace con los programas Nominaplus y
Facturaplus.
9 Evaluacin de riesgo. Obtencin de informes de riesgo. Es necesario estar dado de
alta en este servicio.
10 Parecido al anterior, proporciona a los clientes de Sage que pagan la cuota peridica para poder consultar informes de terceros.
11 Imprimir listados de subcuentas.
12 Fuentes. Permite cambiar el aspecto de la letra en la que se visualizan los registros
de esta pantalla.
13 Cerrar. Cierra el registro de subcuentas.
Identificar claramente todos los niveles del Plan General Contable.

Aadir, modificar y eliminar cuentas y epgrafes en el P.G.C.
Aadir, modificar y eliminar desgloses.
Aadir, modificar y eliminar subcuentas contables.
Asignar los parmetros de IVA a las subcuentas de IVA.
Manejar las principales opciones de subcuentas.
51
Unidad 4

Selecciona la empresa CM, en la que vas realizando las actividades de refuerzo, y crea
las siguientes subcuentas contables, inventando los datos que no consten y sean
necesarios (domicilios, NIF, etc., segn la subcuenta de la que se trate).
Subcuenta
Descripcin
1000000
1290000
2130000
2170000
2180000
2813000
2817000
2818000
3000000
4000001
4000002
4000003
4100001
4100002
4100003
4300001
4300002
4300003
4700000
4720008
4720018
4750000
4750001
4760000
4770000
4770018
5700000
5720000
6000000
6080000
6100000
6240000
6280001
6280002
6290000
6400000
6420000
7000000
7080000
Capital Social
Resultados del ejercicio
Maquinaria
Equipos proceso informacin
Elementos de transporte
Amortizacin acumulada de maquinaria
Amortizacin acumulada de equipos proceso informacin
Amortizacin acumulada de elementos de transporte
Existencias de mercaderas
Proveedor 1
Proveedor 2
Proveedor 3
Acreedor 1
Acreedor 2
Acreedor 3
Cliente 1
Cliente 2
Cliente 3
Hacienda Pblica Deudora por IVA
H P Deudora IVA Soportado 7%
H P Deudora IVA Soportado 16%
H P Acreedora por IVA
H P Acreedora por retenciones
Organismos de la Seg. Social acreedores
H P Acreedora IVA repercutido 0 % (1)
H P Acreedora IVA repercutido 16 %
Caja
Banco Peninsular
Compras de mercaderas
Devoluciones de compras
Variacin de existencias de mercaderas
Transportes
Suministro elctrico
Suministro de agua
Otros servicios
Sueldos y salarios
Seguridad social a cargo de la empresa
Ventas de mercaderas
Devoluciones de ventas
(1) Iva repercutido en entregas intracomunitarias.
52
Unidad 5
Gestin de asientos

En esta unidad vamos a aprender la forma de introducir asientos en el diario de
la contabilidad, a partir de los cuales podremos obtener los estados contables,
resultados, situacin, libros, etc. Se trata de una de las partes ms importantes y ms
interesantes del programa. Una vez hayamos desarrollado cierta destreza en el manejo
del diario, podremos elaborar informes, cuentas anuales, libros y estadsticas.
Dada la amplitud del tema, se ha distribuido en dos lecciones. En esta primera
unidad haremos las tareas ms comunes y bsicas, que ms cantidad de operaciones
contables abarca.
La segunda parte relativa a la introduccin de asientos se ha dejado para temas
posteriores, de esta forma, una vez que hemos aprendido a introducir asientos
correctamente, se plantea la obtencin de los primeros listados peridicos.
A partir de este momento, vamos a trabajar con la empresa que hemos creado
para seguir el curso: Mentor, S.L.. Para activar la empresa, accedemos al men
Global/Seleccin de empresa y seleccionamos la empresa citada.
5.2
Introduccin de asientos
Para comprender de una forma sencilla cmo se introduce un asiento contable,

vamos a utilizar ejemplos de operaciones contables simples. Ejemplo, vamos a hacer un
asiento en el que hacemos un reintegro de 100 del banco para caja.
Tal como se realiza en el aprendizaje de la contabilidad de forma didctica,
redactamos manualmente el asiento:
100,00
----------------------------Caja (5700000)
------------------------------a
-----------------------------
Banco (5720000)
100,00
-------------------------------
Ahora, vamos a pasar este asiento contable al diario de Contaplus.

Abrimos la entrada de asientos desde la barra de herramientas, pulsando el icono
a travs del men
53
Unidad 5
Gestin de asientos
Accederemos a la ventana de gestin de asientos como se muestra a continuacin:
Cabe destacar en esta pantalla 3 reas diferenciadas:
Barra de herramientas de gestin de asientos

Cabecera de asiento
Cuerpo del asiento.
En primer lugar introduciremos la fecha del asiento contable. Esta fecha estar
comprendida entre las dos fechas que determinamos al crear la empresa. En caso
contrario, nos aparecer la siguiente advertencia:
54
Gestin de asientos
Unidad 5
Recuerda:
Si al crear la empresa te has confundido en las fechas del ejercicio, estas no se
pueden modificar, consulta la unidad 2 para obtener soluciones.
Una vez introducida una fecha vlida, observaremos la casilla siguiente,

Entrada de asientos predefinidos. A esta opcin le dedicaremos un captulo ms
adelante.
Avanzando al siguiente campo, encontramos el nmero de asiento, que es un
dato que se autonumera, con lo que no es necesario numerar el asiento manualmente.
Solamente rellenaremos este campo cuando vayamos a modificar un asiento del diario,
tal como se estudia en el punto correspondiente a modificacin de cuentas.
Ahora, vamos a introducir la primera partida del asiento, por ejemplo, el apunte
deudor, es decir la entrada en caja de 100 . Aadimos partida mediante la pulsacin del
botn Aadir.
Cada apunte contable contiene los siguientes campos:
Subcuenta: Introducimos el valor 5700000
Concepto: Descripcin breve de la operacin, escribimos reintegro efectivo
Banco.
Debe/Haber: Introduce en el campo debe, 100 .
Pulsa el botn "Aceptar", para validar la partida, o bien, pulsa Escape para
anularla.
Introduce la segunda lnea:
Subcuenta: Introducimos el valor 5720000
Concepto: Para repetir el texto de la lnea anterior, pulsa solamente Intro, o bien
escribe la descripcin directamente en el. Espacio.
55
Unidad 5
Gestin de asientos
Debe/Haber: El asiento se cuadra automticamente con 100 al haber.

Pulsa el botn Aceptar.
Valida el asiento pulsando el botn sealado en la siguiente imagen:
El asiento quedar grabado y aparecer de nuevo un asiento en blanco.

O bien selecciona el icono de la papelera para cancelar el asiento.
5.3
Mejorando la introduccin de asientos
Subcuenta: Si no recuerdas el nmero de la subcuenta, o esta no existe, desde este

campo podrs consultar el fichero de subcuentas, pulsando la tecla + (bsqueda
incremental).
56
Gestin de asientos
Unidad 5
Podrs localizar las subcuentas escribiendo la descripcin o los primeros dgitos.

Si la subcuenta no existe, se podr crear desde esta ventana, pulsando el botn Aadir.
El proceso para aadir una nueva subcuenta es el que se ha explicado en la unidad
anterior.
Hay un mtodo abreviado para introducir los nmeros de subcuenta. En el
ejemplo anterior, la cuenta 5700000, se puede abreviar escribiendo 570 y a continuacin
un punto. Este punto hace de comodn, sustituyendo los ceros que pudiera haber.
En caso de que la subcuenta que se quiere introducir fuera la 4300005,
abreviaramos escribiendo 43.5
Recuerda:
Para abreviar el nmero de una subcuenta, escribe un punto en lugar de ceros
intermedios. Esta operacin te evitar errores y trabajo.
Concepto: En el campo concepto disponemos de algunos trucos, que facilitan el

trabajo. En primer lugar, observa que al introducir un concepto (explicacin del asiento
que posteriormente quieres leer en el diario y en el mayor), a partir de la segunda lnea
en el mismo asiento, para repetir el concepto de la lnea anterior es suficiente con pulsar
intro. Si quieres escribir un texto diferente, en lugar de pulsar intro, escribe el nuevo
texto.
Adems, disponemos de la posibilidad de tener conceptos predefinidos para aquellas
operaciones ms comunes. Para definir nuevos conceptos, seleccionamos la opcin de
men: Financiera/Configuracin/Conceptos tipo.
57
Unidad 5
Gestin de asientos
E introducimos los conceptos ms comunes que queremos abreviar en el diario,
Para utilizarlos en el diario, en el campo concepto, escribimos el concepto

abreviado.
Por ejemplo, NF, al pulsar intro, aparece el texto completo Nuestra Factura
n, y podremos teclear el nmero que corresponda.
Debe/Haber: Sigue el siguiente ejemplo, a fin de observar el comportamiento de los
campos Debe/haber del asiento.
Supongamos que deseamos contabilizar el asiento hecho anteriormente y que,
por error, al llegar al campo Debe, en lugar de introducir 100 , hemos pulsado intro y
que hemos escrito 100 en el haber. El campo debe ha quedado inactivo, con lo que al
retroceder un campo, el cursor se sita en el concepto, al pulsar intro, se sita en el
campo Haber, con lo que no podemos modificar el apunte. La solucin es muy sencilla:
pasa al campo Haber, corrige el valor 100,00 y escribe 0,00. Ahora se ha activado el
campo Debe y ya puedes introducir el valor deseado.
5.4
Introduccin de asientos con IVA
Si has comprendido los apartados anteriores, habrs visto cmo se van

introduciendo nuevas lneas en un asiento, sin apenas diferencias entre asientos ms o
menos complejos o simples.
Ahora vamos a introducir asientos mltiples, en los que, al menos, intervienen
tres subcuentas. Adems una de estas subcuentas tiene peculiaridades extracontables.
Vamos a ver cmo, adems de un asiento contable, la recepcin o emisin de facturas
implica la cumplimentacin de libros de IVA, y las obligaciones peridicas de este
impuesto. Nos referimos a los libros de facturas emitidas, recibidas y de bienes de
inversin, las liquidaciones trimestrales y anuales de IVA, el documento 347, etc.
Vamos a estudiarlo con un ejemplo:
Adquirimos mercaderas a un proveedor, p.e. el proveedor 4000001, por importe
de 500 . En la correspondiente factura se incluye un 18% de IVA, es decir, 90 , lo que
totaliza 590,00 .
Nos planteamos el asiento manualmente:
58
Gestin de asientos
____________________
500,00
90,00
Unidad 5
___________________
Compras de mercaderas (6000000)

H P IVA soportado 18 % (4720018)
a Proveedor 1 (4000001)
____________________
590,00
___________________
Introducimos el asiento en el diario. Podemos comenzar con la lnea de

Compras, es decir, el Debe, o bien por la del Proveedor 1, es decir por el Haber.
En la primera lnea hemos introducido como subcuenta 6. (seis + punto), al

pulsar intro, se sustituye por 6000000.
En concepto escribimos SF + Intro. Aparece Su factura n y completamos con
espacio + 1. A continuacin escribimos al debe 500 .
En la segunda lnea escribimos la subcuenta de IVA 472.18, pulsamos intro dos
veces y en el debe escribimos, por error, 85,00 , en lugar de 90,00.
Nos aparecer el mensaje de error en la ventana de registro de facturas de IVA:
59
Unidad 5
Gestin de asientos
Si el importe introducido en el debe de la subcuenta de IVA no coincide con el

porcentaje (en este caso 18%) sobre la base imponible de la factura, aparecer el
mensaje de error que se muestra en la figura.
Cada subcuenta de IVA lleva emparejado un porcentaje, y slo uno, de
IVA, debido a la comprobacin que hace de la cuota de IVA con respecto del porcentaje
y la base imponible.
No obstante, admite errores de 1 cntimo. Cuando el error es mayor de un
cntimo, rechazar el valor, no permitiendo que este sea grabado.
En la pantalla de Registro de IVA, aparecen los siguientes campos:
60
Gestin de asientos
Unidad 5
Libro de Facturas de IVA o partida de regularizacin. Siempre que se trate de

asientos de facturas, marcamos la primera opcin, dejando la segunda solamente
para los asientos de regularizacin de IVA (liquidacin trimestral o mensual con
Hacienda). En el libro de facturas recibidas se generar un nuevo registro.
Incluir en el documento 347/349: Pregunta si esta factura que se registra se debe
sumar en la estadstica de compras a proveedores, para a final de ao informar a
travs del documento 347 de aquellos con quienes hemos tenido relaciones
comerciales por encima de 3.005,06 . Generalmente se deja marcada la casilla.
Bienes y servicios corrientes o Bienes de inversin: Si estamos registrando una
factura de la compra de un bien de inversin (inmovilizado), marcaremos la segunda
casilla. De esta forma aparecer en el registro de bienes de inversin. Por defecto
est marcada la primera casilla, por lo que la factura quedara registrada en el libro
de facturas de compras o ventas corriente.
Fecha de operacin, fecha de expedicin y nmero de factura expedicin: En estos
campos consignaremos la fecha en la que se realiz la operacin, es decir, la fecha
de devengo, la fecha de expedicin de la factura y el nmero que consta en el
documento. En el caso de compras, el nmero que asigna el proveedor no coincide
con el nmero de factura en nuestro libro de facturas recibidas.
Serie: En el caso de que en nuestra facturacin usemos diferentes series, pondremos
el cdigo de serie de factura, por ejemplo, A, B, etc. Normalmente se deja en
blanco.
61
Unidad 5
Gestin de asientos
Factura: Introducimos manualmente el nmero de factura en el registro de facturas

(la nmero 1, 2, 3 ..) Si se deja en blanco, se numerarn al emitir el libro de
facturas recibidas).
Base Imponible: Introduce la base imponible de la factura. El importe debe cuadrar
con la cuota de IVA y el porcentaje.
Clave de operacin: Seleccionaremos el tipo de operacin de IVA: Operacin
habitual, asiento resumen, factura en varios asientos con varios tipos de IVA, etc.
Contrapartida: Es el cdigo del proveedor que aparecer en el libro registro de
facturas recibidas. Siempre hay que poner el cdigo del emisor o receptor de la
factura, es decir, del proveedor o del cliente, de esta forma aparecer en el libro
registro de facturas.
Tercero: Aparecern los datos del cliente o proveedor que se haya puesto en el
apartado de contrapartida. Dentro de estos datos hay que detallar el tipo de
documento: DNI, pasaporte, nmero de operador intracomunitario, etc., segn
proceda.
Recuerda:
Para no cometer errores de clculo e introducir los datos ms rpidamente,
selecciona la opcin clculo automtico de IVA pulsando el botn configurar
entorno.
Marcando la casilla correspondiente a Clculo de IVA automtico, nos calcular

de forma automtica el importe al debe de la subcuenta 4720016.
5.5
Modificacin de asientos
Para modificar asientos ya grabados, es suficiente con escribir en la casilla

correspondiente al nmero de asiento, el nmero del que pretendemos modificar. A
62
Gestin de asientos
Unidad 5
partir de este momento, podemos modificar la fecha, aadir o eliminar lneas de asiento
o hacer cambios.
5.6
Sesin de diario (borrador de asientos)
Si para modificar un asiento reciente escribimos un nmero de asiento y no lo

muestra, pueden suceder dos cosas:
Que el asiento no exista.

Que el asiento haya sido introducido en la sesin actual de trabajo. En este caso,
el asiento ha sido grabado en el borrador de asientos, que es un lugar
intermedio en el que se sitan los asientos de la sesin, antes de pasar al diario
definitivo. En este borrador no se pueden modificar. La solucin es muy
sencilla: Actualizamos el diario, cerrando la entrada de asientos y volvemos a
entrar en gestin de asientos. El asiento ya se puede modificar.
Este borrador, llamado por Contaplus, sesin, tiene una capacidad de asientos.
Una vez rebasada, actualiza automticamente los asientos grabndolos en el diario
definitivo.
Este nmero de asientos es, por defecto, de 5, pero se puede personalizar. Para ello,
accedemos al men Global / Seleccin de Empresas.
Seleccionamos de la empresa actual la solapilla Opciones de empresa:
63
Unidad 5
Gestin de asientos
Cambia el valor 5 por el valor 1, de esta forma, cada vez que actualicemos un
asiento, pasar directamente al diario y podremos modificarlo sin necesidad de cerrar la
sesin.
5.7
Eliminacin de asientos
Para eliminar un asiento, seleccionamos el nmero de asiento, una vez nos
aparezca en pantalla, pulsamos el botn Eliminar,
y Aceptar.
Para eliminar asientos en grupo, rellena nmero inicial y nmero final y pulsa
Aceptar.
5.8
Comentarios en asientos
Contaplus permite que guardemos junto con el asiento una informacin

adicional con ms datos, aclaraciones, etc. Para activar comentarios, pulsamos en la
barra de herramientas el botn:
64
Gestin de asientos
Unidad 5
Del mismo modo, podremos editar, modificar o eliminar comentarios.

5.9
Personalizacin del entorno de trabajo en la introduccin de asientos
Tal como hemos visto en el apartado de IVA, podemos personalizar algunas

caractersticas de la forma de trabajar en la introduccin de asientos. Para ello,
activamos el botn de entorno de trabajo:
Clculo de IVA automtico: Como se ha explicado en el apartado de introduccin

de asientos con IVA, al activar esta casilla, se calcula la cuota de IVA en los
asientos en los que interviene una subcuenta 472 477. Es necesario haber
introducido previamente el valor de la base imponible de la factura.
Cuadre automtico por partida: Una vez introducida una lnea de asiento, aparece
en la segunda lnea con un valor al debe haber igual al descuadre del asiento. Este
cuadre se desactiva de forma automtica cuando el asiento est cuadrado o cuando
pulsamos la tecla Esc.
Caja de edicin con contrapartida: Activa la casilla de contrapartida en la

introduccin de lneas de asiento. La contrapartida sirve para referenciar contra qu
cuenta se ha cargado/abonado en un asiento, cuando visualizamos el mayor de una
subcuenta.
Edicin de partidas en modo extendido: Hasta ahora hemos introducido cada

partida en una sola lnea, si activamos esta casilla, veremos cada partida en una
nueva ventana. Utiliza el modo de visualizacin de partidas segn te resulte ms
cmodo.
65
Unidad 5
Gestin de asientos
En esta pantalla observamos cmo el campo contrapartida est activado.

Supongamos que en el asiento que estamos introduciendo, una venta al cliente 4300000,
la contrapartida de la subcuenta 4300000 es ventas (7000000), y viceversa.
Cuando consultemos el mayor de la 4300000, observaremos un cargo de
1.160,00 y como contrapartida, la subcuenta 7000000.
Recuerda:
El hecho de introducir una subcuenta como contrapartida en una lnea de un
asiento, solamente tiene carcter informativo, para mostrar contra qu subcuenta
se ha cargado o abonado.
66
Introducir asientos contables.

Modificar y eliminar asientos del diario.
Personalizar el entorno de introduccin de asientos.
Introducir asientos con IVA y registrar facturas.
Consultar la sesin de diario.
Gestin de asientos
Unidad 5

Selecciona la empresa CM en la que vienes haciendo las actividades de refuerzo.
1.- Introduce el asiento de apertura del ejercicio:
25.000,00
25.000,00
_________________
__________________
(5720000) Banco Peninsular
(3000000) Existencias de mercaderas
a
(1000000)
Capital social
_________________
__________________
50.000,00
2.- Crea los siguientes conceptos:

NF
SF
NP
SP
Nuestra fra. n
Su fra. n
Nuestro pago
Su pago
3.- Introduce los siguientes asientos:

02/01
03/01
05/01
07/01
12/01
Traspasamos del banco a caja 800,00 en efectivo.

Vendemos al cliente 1 mercaderas por valor de 1.350,00 + 18% de
IVA. Factura emitida n 1. Giramos recibo con vencimiento 02/02.
Compramos al proveedor 1 mercaderas por importe de 2.745,50 ms
18 % IVA. Es la factura recibida n 1. Pagamos mediante cheque.
El cliente 1 nos devuelve parte de las mercaderas que le vendimos el da
3 de enero por importe de 225,65 ms 18 % IVA. Factura emitida n 2.
Vendemos al cliente 2 mercaderas por importe de 6.533,45 , ms IVA.
Giramos letra con vencimiento 13/03. Factura n 3.
4.- Accede a la personalizacin del entorno del diario y activa las casillas de clculo
automtico de IVA, cuadre automtico por partida y modo extendido.
15/01
22/01
24/01
26/01
31/01
Compramos mercaderas al proveedor 2 por importe de 3.500,00 , ms

IVA. Emitimos un pagar con vencimiento 14/02/03. Factura recibida n
2.
Vendemos al cliente 4300004, Import Italia, SpA, de Italia,
mercaderas por importe de 1.355,90 . Factura emitida n 3. Pagar
mediante transferencia 20 marzo.
Recibimos la factura de Iberdrola, por importe de 125,00 ms IVA.
Factura recibida n 3.
Recibimos factura de agua del Ayuntamiento, por 13,50 ms 8% de
IVA. Factura recibida n 4.
Adquirimos un ordenador por 1.000,00 ms IVA. Factura n 1 de
inmovilizado.
67
Unidad 5
12/02
16/02
19/02
21/02
Gestin de asientos
Vendemos al cliente 2 mercaderas por importe de 4.450,00 . Nos paga
500,00 en efectivo. El resto las ir pagando en plazos. Factura emitida
n 4.
El cliente 2 nos devuelve mercaderas por importe de 580,00 . Factura
emitida n 5.
Compramos mercaderas al proveedor 2, por importe de 2.000,00 .
Factura recibida n 5. Emitimos un pagar con vencimiento 21/03.
Adquirimos una mquina a Talleres Modernos, S.L., por importe de
3.000,00 . Factura de inmovilizado n 2. Aade el siguiente comentario
al asiento: Empacadora Warm P-100, n serie, 03-000015
5.- Accede a la personalizacin de entorno y activa la casilla contrapartida.

Introduce el siguiente asiento, rellenando las casillas de contrapartida de las dos
partidas.
23/02
28/02
01/03
Ingresamos en el Banco 400,00 .

Vendemos al cliente 3 mercaderas por importe de 1.200,00 ms IVA.
Factura emitida n 6.
El cliente 2 nos paga 500,00 de la factura emitida n 4.
6.- Modifica en los parmetros de empresa el nmero de asientos en sesin,

establecindolo en 2 asientos.
03/03
06/03
11/03
19/03
26/03
28/03
31/03
Compramos mercaderas al proveedor 3 por importe de 5.000,00 ms

IVA. Nos gira letra con vencimiento 02/04. Factura recibida n 6.
Vendemos mercaderas al cliente 1 por importe de 3.000,00 euros ms
IVA, es la factura n 7. Giramos efecto con vencimiento 04/06.
Vendemos mercaderas al cliente Import Italia, SpA, de Italia,
mercaderas por importe de 2.104,35 . Factura emitida n 8. Pagar
mediante transferencia 10 abril.
Compramos mercaderas al proveedor 3, por importe de 2.560,00 ms
IVA. Factura recibida n 7.
Pagamos mediante cheque al proveedor la factura n 7.
Vendemos al cliente 2 mercaderas por importe de 4.125,00 ms IVA.
Factura emitida n 9.
Pagamos en efectivo factura a Transportes Rpidos, S.L., por importe
de 255,00 , ms IVA. Factura recibida n 8.
7.- Modifica el asiento del da 12/02. En lugar de pagarnos 500,00 , ha pagado 600,00.
8.- Elimina el asiento del da 23/02.
68
Unidad 6
Libros contables y listados peridicos

Uno de los principales objetivos de la contabilidad es el control de la gestin de
la empresa, de los gastos e ingresos, de la tesorera, etc. Adems, todas las empresas
tienen obligaciones fiscales y registrales que obligan a presentar unos estados de cuentas
y estadsticas de forma peridica. A partir de la introduccin de los hechos contables en
el diario, ya es posible la obtencin de esta informacin. En esta unidad vamos a
aprender a verificar esa informacin. Tambin vamos a aprender a obtener los libros
obligatorios, como el Diario, cuenta de Prdidas y Ganancias, Balances, Memoria, etc.,
as como otros libros auxiliares como el Mayor.
6.2 El libro diario
El libro Diario recoge todas las operaciones contables introducidas a travs de la
gestin de asientos. Estos asientos se muestran ordenados por fechas, a fin de
organizar los hechos contables segn se han ido produciendo. Para acceder al listado de
diario, lo haremos a travs del men Financiera/Opciones de diario/ Listado de diario
o bien, pulsamos el icono de la barra de herramientas
.
69
Unidad 6
6.2.1 Principales opciones de diario:

Modelo borrador: Permite listar por pantalla o en impresora un borrador del diario, sin
que los asientos deban estar necesariamente ordenados por fechas e incluyendo
comentarios, datos de IVA, ordenados por los criterios que desee. Tambin permite
obtener el diario en fichero con formato txt o formato html, incluso en texto para
archivo de mensaje electrnico.
Modelo Oficial: En este modelo se imprimen los asientos sin comentarios ni datos de
registro de facturas de IVA. Adems, solicita cmo se van a numerar los asientos.
Puesto que lo normal es que los asientos no se hayan introducido todos ordenados por
nmero y fecha, al obtener el diario, deberemos renumerarlos. Si ya los hemos
renumerado anteriormente, no ser necesario invertir tiempo en volverlos al renumerar.
En el siguiente ejemplo vemos cmo se visualiza el diario borrador por pantalla.

Al hacer doble clic en cualquier lnea del asiento nmero uno, se activa el
comentario.
70
Unidad 6
Como se puede observar, existe una segunda solapa en el cuadro de dilogo del
diario. Es la solapa valores iniciales. Se utiliza en caso de que el libro diario se imprima
en varias veces, debido, generalmente, al gran volumen que ocupa. Ejemplo: Si hemos
impreso el diario del 1 de enero al 31 de enero, se habrn generado un nmero de
pginas y se arrastrarn unas sumas del debe y del haber. Al proseguir con el diario, hay
que indicar cul es el siguiente nmero de pgina y las sumas anteriores al 1 de febrero,
por ejemplo:
71
Unidad 6
6.2.2 Obtencin del diario por impresora

Hasta ahora, solamente hemos visualizado el diario, adems, los botones de
impresora estn inactivos. Esto se debe a que, al instalar el programa Contaplus, no se
instalan automticamente las impresoras que hay configuradas en Windows. Para poder
obtener cualquier informe por impresora, deberemos instalar y configurar desde
Contaplus las impresoras que vayamos a utilizar.
Instalacin de impresoras:
Antes de sacar listados por impresora es necesario agregarlas en Contaplus. Este
proceso se realiza en el men til, en el apartado perifricos:
72
Unidad 6
Recuerda:
Si quieres obtener listados por impresora, debes instalarla en Contaplus, aunque
ya est agregada y configurada en Windows.
Para instalar y configurar una impresora en Contaplus, debemos realizar dos pasos:
Paso 1:
Agregamos la impresora que est configurada en Windows, pulsando el botn aadir:
Selecciona la impresora adecuada haciendo doble clic sobre ella. Una vez
realizado este paso, la impresora aparecer en el centro del cuadro de dilogo. Entonces
pulsa Aceptar.
Paso 2:
Modifica la configuracin de las fuentes de caracteres, puesto que con los
tamaos de fuente que se instalan por defecto, los informes y listados saldrn
incompletos, por lo que deberemos reducir el tamao de caracteres normales a 10 y el
de la letra comprimida a 6. Para acceder a estas opciones, pulsa el botn Impresora
73
Unidad 6
En la unidad 13 podrs encontrar una descripcin ms detallada acerca de la

instalacin y configuracin de impresoras.
6.3 Libro Mayor
El libro Mayor es un registro contable no obligatorio que resulta sumamente til
en la verificacin de las operaciones en el que verificamos los hechos contables
organizados por subcuentas. Tal como se ha visto en los apartados anteriores, el Mayor
se puede obtener por pantalla, en fichero o por impresora. En este ltimo caso, ya no es
necesario volver a configurarla. Tambin permite obtener parte del libro mayor,
acotando los listados a unas fechas determinadas, para unas subcuentas concretas, etc.
Se activa desde el men Financiera/Opciones de Diario/Listados de Mayor, o
bien pulsando Alt + M, o a travs del icono:
74
Unidad 6
Podremos acotar el listado en cuanto al rango de subcuentas y al de fechas.

La opcin salto de pgina provoca que al final de cada subcuenta finalice la
pgina y comience la siguiente subcuenta en una nueva pgina.
Si marcamos la casilla incluir comentarios, podremos verlos en el listado.
Para ver un asiento completo, haz doble clic en la lnea sobre la cual quieras
visualizar el asiento enlazado:
75
Unidad 6
Con la solapa valores iniciales operaremos de forma parecida a como lo

hemos realizado en el apartado del libro diario, proporcionando las sumas anteriores y el
nmero de primera pgina.
Recuerda:
Prueba a listar de diferentes formas el diario de los ejercicios que hayas hecho
hasta ahora. Si el Diario lo guardas en un archivo, podrs visualizarlo por pantalla
siempre que quieras, sin necesidad de utilizar Contaplus.
6.4 Las cuentas anuales

En este apartado vamos a estudiar cmo se obtienen las cuentas anuales:
76
Inventario Inicial y Final.

Balances de Sumas y Saldos peridicos.
Balance de Situacin.
Cuenta de Prdidas y Ganancias.
Memoria.
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (E.C.P.N.)
Unidad 6
6.4.1 Balances de Sumas y Saldos

El Balance de Sumas y Saldos refleja la suma de los movimientos que recogen
las subcuentas dentro de un periodo determinado, as como los saldos que presentan en
la fecha final del informe. Contaplus lo confecciona directamente, sin necesidad de
hacer operaciones intermedias y siempre se encuentra actualizado.
A travs de los balances de sumas y saldos podemos obtener el inventario inicial y
final de una empresa, es decir, la valoracin de todos y cada uno de los bienes, derechos
y obligaciones que componen el patrimonio de una empresa en un momento
determinado. Esta valoracin habr de hacerla las empresas en, al menos, las siguientes
ocasiones a lo largo del ao:
Inventario inicial.
Sumas y saldos trimestrales.
Inventario final.
Para acceder a las opciones de Sumas y Saldos, lo haremos a travs del men
Financiera/Balances/Sumas y Saldos, o bien, mediante el mtodo abreviado de
teclado Alt + X. Tambin disponemos del botn
El cuadro de dilogo que aparece ser:
77
Unidad 6
Consejo:
Antes de obtener una copia impresa, visualiza por pantalla los balances. Verifica la
configuracin del balance.
Para obtener los diferentes balances, cambiaremos las fechas de emisin, as, a
modo de ejemplo, el balance del segundo trimestre, tendra como fecha inicial el 01-04XX y como fecha final 30-06-XX. Para obtener el inventario inicial, las fechas inicial y
final seran la misma fecha: 01-01-XX. Adems, en todos los balances de sumas y
saldos, aparece una primera columna con los saldos iniciales. Para obtener el inventario
final, lo haramos con fechas 01-01-XX y 31-12-XX, respectivamente.
Tambin podemos obtener un balance parcial, listando el grupo de subcuentas
que se desee, rellenando las casillas de Cotas subcuentas.
Si marcamos la casilla acumulados, aparecern los saldos acumulados hasta la
fecha.
Observa este fragmento de un balance de sumas y saldos. Se han sealado las

columnas de saldos iniciales, los saldos del periodo y las sumas acumuladas (saldo
inicial + movimientos del periodo).
Observa tambin que aparecen dos niveles de cuentas: con 3 y 7 dgitos. Para
cambiar el nivel de detalle, selecciona el nmero de dgitos en la solapa Configuracin
del Balance.
En las casillas relativas a valores iniciales, podrs continuar con listados
parciales o interrumpidos, sealando el primer nmero de pgina a emitir, as como las
fechas a listar:
78
Unidad 6
6.4.2 Balance de Situacin

El Balance de Situacin refleja el estado patrimonial de una empresa en un
momento determinado. En l se incluyen todos los saldos de las cuentas comprendidas
entre los grupos 1 y 5. Como parte integrante de las cuentas anuales obligatorias, las
empresas debern formular un balance de situacin inicial y otro final, que coincide con
el de cierre de ejercicio.
No obstante, podemos obtener balances de situacin en cualquier fecha, con el
fin de obtener una valoracin patrimonial de la empresa. Cabe destacar que, adems de
reflejar los saldos al final del ejercicio actual (ejercicio N), se debern incluir los saldos
al final del ejercicio anterior (ejercicio N-1). De este modo podemos comprobar la
evolucin de la empresa a lo largo de dos ejercicios consecutivos.
La asignacin de una empresa como ejercicio anterior al actual se hace de forma
automtica en el proceso de cierre y apertura de ejercicio, tal como se ver ms
adelante. Esta asignacin se denomina histrico, y se puede verificar, o cambiar
manualmente en la opcin de men Global/Seleccin de Empresa:
79
Unidad 6
Para obtener el Balance de Situacin, nos situamos en el men

Financiera/Balances/Situacin, o bien con el mtodo abreviado de teclado Alt + Z.
80
Unidad 6
Se pueden obtener modelo borrador y modelo oficial, este ltimo seleccionando

la solapa Oficial.
6.4.3 Cuenta de Prdidas y Ganancias
La cuenta de Prdidas y Ganancias expresa el resultado de un ejercicio contable
de una empresa, computando todos los ingresos y gastos habidos en el periodo. La
diferencia entre esos gastos y esos ingresos son el resultado del ejercicio. Forma parte
de las cuentas anuales, y, por tanto, es obligatoria. La legislacin actual obliga a la
obtencin, al menos, de una cuenta de resultados al final del ejercicio, pero, al igual que
los balances, podemos obtener, con fines informativos, cuentas de prdidas y ganancias
parciales que recojan los ingresos y gastos de parte de un ejercicio.
Lo mismo que los Balances de Situacin, la cuenta de Prdidas y Ganancias
expresar la evolucin de ingresos y gastos, debiendo mostrar los habidos en el ejercicio
presente y en el inmediatamente anterior (ejercicio N y ejercicio N-1).
Para obtener la cuenta de Prdidas y Ganancias, podemos acceder a travs del
men Financiera/Balances/Prdidas y Ganancias, o bien pulsando Alt + Y. La
pantalla que nos mostrar ser muy similar a la que hemos visto para los balances de
situacin:
En caso de que se desee obtener una copia en borrador, sin expresar el ejercicio
anterior, desmarcaremos la casilla obtener ejercicio comparativo N-1.
81
Unidad 6
Para obtener resultados de un periodo, por ejemplo, un trimestre, rellenaremos

las casillas de fechas, tanto de un ejercicio, como de otro.
La pantalla que visualizaremos para obtener el modelo oficial ser como la
siguiente:
6.4.4 Memoria
La Memoria y el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto son informes
obligatorios que forman parte de las cuentas anuales, y por tanto, obligatorios para
todas las empresas. En la memoria se explica e informa acerca de datos de carcter
econmico que amplan la informacin numrica recogida en los balances y cuenta de
prdidas y ganancias. Esta informacin en unos casos expresa la valoracin y
composicin patrimonial de la empresa, la evolucin de los resultados, previsiones de
futuro, normas de valoracin de diferentes componentes del patrimonio, etc.
Contaplus proporciona un texto en formato doc, llamado Memoria.doc que
contiene los datos mnimos y estandarizados de lo que podra ser la memoria de nuestro
ejercicio contable. Esta memoria incluye frmulas que se cumplimentan de forma
automtica a partir de la contabilidad. Pero tambin es necesario editar esa memoria
para completar aquellos datos que no proporciona la propia contabilidad. Para la edicin
de la memoria es necesario tener instalado un programa editor de documentos doc,
como por ejemplo Word, Wordpad, etc.
82
Unidad 6
Activaremos la Memoria a travs de la opcin de men: Financiera / Balances /

Memoria y E.F.E.
La opcin Formular Memoria permite la edicin de las frmulas con las que se
calculan ciertas funciones internas de la memoria. Se aconseja no manipular estas
frmulas, ya que el resultado final de la memoria podra no ser el deseado.
La opcin Editar Memoria abrir el archivo Memoria.doc, as como el editor
de archivos de tipo doc, que normalmente es Word. A partir de esta memoria estndar,
modificaremos los textos para adaptarlos a las caractersticas de la empresa. En caso de
que no hayamos determinado correctamente la ruta donde est grabado el editor, nos
aparecer el siguiente cuadro:
Para corregir este problema, vamos a indicar la ruta del editor en el men Global
/ Seleccin de Empresa, modificaremos la empresa actual, en la solapa Ruta de
Programas SP, donde indicaremos la ubicacin del archivo Winword.exe:
83
Unidad 6
Si no encuentras la ruta donde est ubicado el editor, utiliza la funcin buscar de

Windows, indicando el archivo Winword.exe, u otro editor, en caso de que utilices
otro procesador.
A modo de ejemplo, a continuacin se reproduce parte de la memoria, la cual
deber ser cumplimentada con los datos de la empresa:
Memoria Anual
Ejercicio de 20XX
Memoria Anual. Ejercicio 20xx
Que presenta <F2> a la Junta General ordinaria, en aplicacin del Captulo VII
del T.R.L.S.A., VI de la Ley de Sociedades Limitadas y III del R.R.M, el prximo
da 30 de Junio de 20xx.
84
Unidad 6
Nota 1
ACTIVIDAD DE LA EMPRESA
El domicilio social es:
...............................................................
El nmero de Identificacin Fiscal de la Empresa <F1>
es............................................................
La Sociedad est inscrita en el Registro Mercantil de ..................el da ... de
............... de ........., Tomo ........., Folio ...........Seccin ..........., Hoja .............
La actividad fundamental de la Sociedad, dentro de su objeto social es:
...............................................................................................................................
.............
...............................................................................................................................
.............
El objeto social de la compaa es:
1.- .............................................................
.............................................................
.............................................................
2.- .............................................................
.............................................................
.............................................................
3.- .............................................................
.............................................................
.............................................................
Nota 2
BASES DE PRESENTACION DE LAS CUENTAS ANUALES
1.- IMAGEN FIEL
Las cuentas anuales se han preparado a partir de los registros contables de la
Sociedad y se presentan de acuerdo con la legislacin mercantil vigente y con
las normas establecidas en el Plan General de Contabilidad vigente, con objeto
de mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situacin financiera y de los
resultados de la Sociedad. Asimismo, el Estado de Flujos de Efectivo se ha
preparado de acuerdo con las normas y criterios establecidos en Plan General
de Contabilidad y reflejan la evolucin y situacin de los recursos lquidos de la
Sociedad.
No ha habido razones excepcionales por las que, para mostrar la imagen fiel de
la Sociedad, se hayan aplicado disposiciones legales en materia contable e
influencia de tal proceder sobre el patrimonio, la situacin financiera y los
resultados de la Empresa.
85
Unidad 6
En los lugares en los que aparece una expresin del tipo <F2> aparecern los
datos contables que se rellenarn de forma automtica cuando procedamos a Visualizar
la memoria. En el apartado Editar la Memoria procederemos a introducir solamente
aquellos datos que no se puedan extraer de la contabilidad mediante frmulas.
6.4.5 Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
Al igual que la Memoria, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto es un
informe que edita Contaplus en formato de documento de Word, por lo que resulta
imprescindible que el editor est bien definido en la ficha de la empresa.
Para formular este modelo disponemos de dos apartados:
1) Formular el E.C.P.N.
2) Mantenimiento y visualizacin del E.C.P.N.
No es aconsejable manipular la formulacin de este informe, por lo que no
vamos a extendernos en explicar cmo se modifican las frmulas de clculo. Por el
contrario, a continuacin se describen los dos pasos a dar para obtener correctamente el
E.C.P.N.
1er paso: Seleccionamos del men Financiera / Balances / Estados Cambio
Patrimonio Neto / Mantenimiento y visualizacin E.C.P.N.
Una vez hemos seleccionado este informe, podemos modificar manualmente los
valores que aparecen en pantalla, para posteriormente obtener una copia en un archivo
de Word.
Para obtener la copia definitiva en el archivo de Word, primero recalculamos,
pulsando el botn sealado en la parte superior. Una vez verificada la informacin, y
corregida manualmente si fuera necesario, pulsamos el botn Visualizar ECPN. No es
necesario tener abierta la aplicacin Word, ya que la abrir automticamente mostrando
el archivo confeccionado con los datos que se visualizan.
86
Unidad 6
Finalmente obtendremos un archivo semejante a este
Los datos del encabezado necesarios se rellenarn con Word. Conviene recordar que
para obtener este modelo debe haberse definido correctamente la ruta del editor de
Word.
87
Unidad 6
Editar el diario en modelo borrador y oficial.

Obtener el libro Mayor.
Obtener Balances de Sumas y Saldos.
Obtener Balances de Situacin en diferentes fechas.
Obtener la Cuenta de Prdidas y Ganancias.
Editar la Memoria al final del un ejercicio contable.

Activa la empresa de las actividades de refuerzo, cdigo CM.
6.5.1 Emisin del Libro Diario
Accede al diario y visualiza el borrador de asientos del 1 de febrero al 28 de febrero.
Posicinate en el asiento correspondiente a la compra de la mquina y visualiza el
comentario.
6.5.2 Libro Mayor
Muestra por pantalla el Mayor de las subcuentas de los clientes 4300001 al 4300003
Avanza y retrocede mostrando las diferentes subcuentas.
Cierra el Mayor y muestra la subcuenta 2130000. Una vez en pantalla, haz doble clic en
la lnea de la compra de la mquina y muestra en pantalla el asiento enlazado y su
comentario.
6.5.3 Sumas y Saldos
Muestra por pantalla el balance de sumas y saldos del 1 de enero al 31 de marzo.
Repite la operacin anterior, pero configurndolo para ver solamente las subcuentas de
7 dgitos.
Muestra por pantalla el balance de sumas y saldos de febrero, con acumulados,
configurado para 3 dgitos.
6.5.4 Balance de Situacin
Muestra por pantalla el Balance de Situacin al 31-03.
6.5.5 Prdidas y Ganancias
Muestra por pantalla la cuenta de Prdidas y Ganancias del 1 de enero al 31 de marzo.
6.5.6 Memoria
Edita la memoria abreviada de la empresa. Introduce en ella el domicilio social y la
actividad econmica. Guarda el archivo de la memoria con el nombre de
memoria20xx.
88
Unidad 7
Tratamiento del IVA

En esta unidad se va estudiar cmo tratar las operaciones de IVA con el
programa Contaplus, cmo obtener los diferentes libros de IVA, liquidaciones
peridicas y obligaciones fiscales de carcter estadstico o informativo. Las
explicaciones se han reducido a lo estrictamente necesario para comprender el
funcionamiento del programa. No se trata de un tema puramente fiscal, ni se pretende
profundizar en el tema de IVA.
En caso de que el alumno encuentre dificultades para comprender las
explicaciones relativas a conceptos fiscales, registrales o de documentos que aparecen
en este tema, se recomienda la lectura de textos ms especficos y/o mdulos o cursos
que se ofertan en las Aulas Mentor.
Entre las obligaciones fiscales que tienen las empresas, caben destacar aquellas
relativas al Impuesto Sobre el Valor Aadido. En esta unidad vamos a tratar de mostrar
los documentos, liquidaciones peridicas y libros relativos a este impuesto. Entre otra,
vamos a obtener la siguiente documentacin:
Libro Registro de Facturas Emitidas.

Libro Registro de Facturas Recibidas.
Libro Registro de Bienes de Inversin.
Documento 303 Liquidacin trimestral de IVA.
Documento 303 Liquidacin mensual de IVA.
Documento 347 Declaracin anual de operaciones con terceros.
Documento 349 Declaracin recapitulativa de operaciones intracomunitarias.
Tal como hemos visto en la unidad 5, la introduccin de datos relativos al IVA

se encuentra, exclusivamente, en la introduccin de asientos, mediante la introduccin
de datos en la pantalla del registro de IVA. Tambin hemos visto como configurar los
porcentajes de IVA, de forma que nuestro programa calcule y verifique la exactitud de
las bases y cuotas del impuesto.
7.2 Introduccin de datos de IVA
7.2.1 Facturas de proveedores o de clientes
Tal como se explica en la unidad 5, sobre la introduccin de asientos, vamos

repasar y ampliar la forma de introducir los datos con los que posteriormente
obtendremos los libros, estadsticas e impresos del IVA. Vamos a estudiar algunos de
los diferentes casos que nos podemos encontrar a la hora de contabilizar documentos
que lleven IVA. En primer lugar, trataremos de contabilizar las operaciones ms
sencillas que no entraan demasiada dificultad. Vamos a comenzar con un ejemplo
prctico:
Supongamos que hemos adquirido mercaderas por valor de 1.000,00 , con
180,00 de IVA, totalizando la factura de nuestro proveedor: 1.180,00 .
89
Unidad 7
Tratamiento del IVA
El asiento que haramos sera:

_____________________
____________________
1.000,00
Compras de mercaderas (6000000)
180,00
H.P. Deudora IVA Soportado 18% (4720018)
a Proveedor X (4000001)
_____________________
____________________
1.180,00
En la pantalla de entrada de datos de IVA hemos marcado:
90
Factura libro IVA: Registra una factura en el libro de facturas recibidas.

Incluir en el Doc 347/349: Esta operacin queda reflejada en la declaracin de
volumen de operaciones con el proveedor 4000001.
Bienes y servicios corrientes: La factura corresponde a una compra de mercaderas.
Factura: Nmero de factura que le corresponda. Se introduce manualmente. Si se
deja en blanco, o se introduce el valor cero, al imprimir el libro de facturas,
indicaremos que se numeren automticamente.
Base imponible: Importe de la base imponible de la factura. Este importe lo captura
del asiento y debe coincidir con el porcentaje indicado de IVA.
Clave de operacin: Es una operacin habitual, normal.
Contrapartida: Es el cdigo del proveedor emisor de la factura. Es un campo
obligatorio. Aunque pone subcuenta cliente/proveedor, al tratarse de una compra,
Tratamiento del IVA
Unidad 7
introducimos un cdigo de proveedor. Cuando registremos una venta, la pantalla

ser la misma e introduciremos el cdigo de un cliente.
Tercero: Aparecen los datos del proveedor que se ha puesto en contrapartida.
Recuerda,
Aunque una compra o una venta se realice al contado y se contabilice contra
cuentas de tesorera, en el cuadro de registro de facturas con IVA siempre
tendremos que poner en el apartado contrapartida el cdigo del cliente o del
proveedor, a fin de que ste aparezca en el libro registro de facturas, as como para
la correcta realizacin de otros documentos informativos de IVA, como el modelo
347 el modelo 349.
7.2.2 Uso de diferentes tipos de IVA
Recordemos que en la unidad 4, cuando estudibamos el concepto de subcuenta
y la forma en la que se introducen estas en la empresa, las cuentas de IVA tienen un
tratamiento especial, de forma que para cada subcuenta de IVA debemos asociar el tipo
de operacin de que se trate y, sobre todo, el porcentaje de IVA aplicable. As pues,
deberemos utilizar una subcuenta diferente para contabilizar el IVA deducible en la
adquisicin de bienes al 18% del IVA aplicado en bienes sujetos a IVA reducido.
Imaginemos que recibimos una factura por suministro de agua de la empresa
Aguas del Centro, S.A. Esta factura est sujeta a un tipo de IVA del 8%. En este caso,
utilizaremos la subcuenta de IVA del 7%, que, por ejemplo, podra ser 4720007.
_____________________
30,00
2,40
____________________
Suministros (6281000)
a
Acreedor X (4100001)
_____________________
____________________
32,40
91
Unidad 7
Tratamiento del IVA
Como podemos comprobar, cada subcuenta de IVA lleva emparejado un solo

porcentaje de IVA, de forma que se verifique la cuota y la base imponible. Esto implica
que necesitaremos una subcuenta por cada porcentaje de IVA que utilicemos.
Recuerda,
Para cada porcentaje de IVA debes crear una subcuenta diferente.
7.2.3 Abonos y devoluciones
En el caso de que tengamos que contabilizar una factura o una nota de abono, es
decir, que el IVA Soportado o el Repercutido deban aparecer en los libros registro de
facturas con signo negativo, debemos contabilizar el asiento de la misma forma que se
hace a mano, es decir, utilizando las cuentas de Devoluciones, IVA Soportado, etc., con
signo positivo.
Vamos a suponer que devolvemos parte de las mercaderas a nuestro proveedor. En
este caso hemos de registrar una base imponible negativa en el libro de facturas
recibidas:
_____________________
____________________
590,00
Proveedor X (4000001)
a
Devoluciones de compras (6080000)
500,00
90,00
_____________________
____________________
Observa que la subcuenta de IVA soportado es acreedora y que el importe no

tiene signo negativo. Contaplus mostrar el libro de facturas recibidas con signo (-) por
encontrarse el importe al Haber, en lugar de al Debe.
92
Tratamiento del IVA
Unidad 7
7.2.4 Facturas rectificativas

En el caso de que se deba registrar una modificacin de una factura previamente
contabilizada, bien sea por un error, bien por una rectificacin de datos econmicos,
etc., a la hora de registrar tal modificacin, deberemos marcar la casilla Factura
rectificativa e introducir los datos de la factura precedente, es decir, de aquella factura
que se est corrigiendo.
Imaginemos que la factura contabilizada en el punto 7.1.2 contiene un error en
unidades o precios y que hemos de rectificarla en 200 . En lugar de hacer una nota de
abono, tendremos que hacer una factura negativa, rectificando el importe de la original.
Como se trata de una rectificacin de compras, podemos optar por dos formas de
contabilizarlo: bien con importes negativos en compras, IVA, etc., bien abonando a
estas cuentas en las que previamente se anot en el Debe. Vamos a realizar el ejemplo
con esta segunda opcin, para no utilizar el signo menos.
Observa que el importe del IVA se ha contabilizado en el Debe. Marcamos la

casilla de Factura rectificativa y aparece el siguiente cuadro de dilogo:
93
Unidad 7
Tratamiento del IVA
En esta pantalla introduciremos los datos correspondientes a la factura que se

est rectificando. De esta forma tendremos dos documentos: la factura y la rectificacin,
as como dos anotaciones en el libro registro de facturas.
7.3
Modificacin de datos de IVA
Para modificar los datos introducidos mediante asientos contables, habremos de

modificar la lnea en la que se encuentre la subcuenta de IVA. Despus de validar las
casillas de la partida de asiento, aparecer la pantalla de registro de facturas, donde
podremos modificar el nmero de factura, la contrapartida, o la base imponible.
7.4
Utilizacin de series en el registro de facturas
Podrs observar que, junto al nmero de factura, hay un campo llamado serie,
que en el ejemplo anterior est inactivo. En este espacio podremos introducir la serie
que acompaa al nmero de factura. Esto tiene utilidad en aquellas empresas que
utilizan varias numeraciones de facturas (por ejemplo, por tener dos o ms centros de
facturacin). En la casilla serie podemos introducir un solo carcter: por ejemplo A,
B, C.
En caso de querer llevar un libro registro de bienes de inversin, podramos
numerar las facturas con una serie diferente de las facturas de compras de bienes
corrientes y servicios. Imaginemos que compramos un ordenador, la factura de compra
se podra registrar con el nmero I-1, es decir, factura nmero 1 de la serie I
(Inmovilizado). El resto de las facturas podran registrarse con otra serie, o incluso, sin
serie.
Para activar la serie en el registro de facturas, entramos en el men Global /
Seleccin empresas / Modificar
94
Tratamiento del IVA
Unidad 7
A partir de ahora, estar activa la casilla de serie en el registro de facturas.

7.5
Obtencin de libros registro de IVA
Una de las operaciones que nos permite la gestin del IVA desde los asientos del
diario, es la de poder obtener los libros registro de facturas recibidas y emitidas. Estos
libros se obtienen desde el men Financiera / Opciones de IVA / Facturas Recibidas
o Facturas Emitidas.
Esta es la pantalla que aparece cuando seleccionamos Facturas recibidas:
95
Unidad 7
Tratamiento del IVA
Numeracin: Orden en el que se van a listar las facturas. Si al registrarlas se fueron

numerando correctamente, marcaremos la casilla existente, en caso de que se
encuentren desordenadas, o que no hayan sido numeradas, se aconseja que
Contaplus las numere ordenndolas por fechas y por orden en el que se introdujeron.
Si marcamos la opcin Orden por Documento, se numerarn segn el contenido
del campo documento que se encuentra en cada lnea de asiento.
Periodo de fechas: Permite listar las facturas dentro de un rengo de fechas.
Opciones de IVA: Selecciona el tipo de operacin y/o rgimen de IVA que se

quiere listar. Por defecto, estn todas marcadas.
Formato: Campos que se quieren mostrar u ocultar en el listado.
Filtro % IVA: En caso de querer listar solamente facturas con un porcentaje

determinado. El resto de facturas no se incluirn en el listado.
Valores iniciales: Se cumplimentarn en el caso de continuar con un listado

interrumpido, rellenando con las sumas anteriores y el prximo nmero de pgina.
96
Tratamiento del IVA
Unidad 7
Observa los valores negativos en las dos ltimas lneas. Corresponden a la nota
de abono y a la factura rectificativa, en las que el IVA soportado aparece en el haber, al
tratarse de una devolucin de compras y de una rectificacin, respectivamente.
Recuerda,
Las devoluciones de compras generan cuotas de IVA soportado negativo. Para que
el IVA aparezca en el registro de facturas con signo negativo, se puede contabilizar
en el haber, en lugar del debe con signo negativo.
7.6
Documentos peridicos de IVA

7.6.1 Documento 303
Las empresas tienen la obligacin de realizar declaraciones peridicas de IVA,

fruto de la actividad econmica de la empresa. Estas declaraciones consisten en liquidar
las cuotas de IVA que se han facturado a los clientes, as como las cuotas soportadas en
las facturas de los proveedores. Si las cuotas que la empresa ha recaudado en las
facturas a sus clientes es superior a las cuotas que sus proveedores le han facturado en
sus compras y servicios adquiridos, la empresa deber ingresar esa diferencia producida
a favor de la Agencia Tributaria. En caso contrario, la empresa tendr un crdito contra
Hacienda por ese importe deudor. Esta sera una sencilla y breve explicacin de cmo
funcionan las obligaciones peridicas de IVA. Normalmente, las pequeas y medianas
empresas tienen obligacin de presentar esta liquidacin con carcter trimestral, y el
impreso utilizado es el documento 303. Cuando las empresas tienen cifras elevadas de
facturacin o estn censadas como exportadores, la obligacin ser mensual, y el
documento ser el 303, as como las empresas que piden la devolucin mensual.
Para obtener este documento, nos dirigimos al men Financiera / Opciones de
IVA / Modelo 303:
97
Unidad 7
Tratamiento del IVA
Recuerda,
Al liquidar el IVA, verifica la coincidencia del documento 303 con los saldos de las
subcuentas de IVA y con las sumas de los registros de facturas.
98
Tratamiento del IVA
Unidad 7
Al marcar la opcin Tipo, podremos seleccionar las cuotas a compensar,

regularizacin y rgimen foral.
Al marcar el tipo de modelo, se rellenar automticamente el periodo de
liquidacin, que ser de un trimestre o de un mes segn proceda. Esta fecha se genera a
partir del dato que figure en la ficha de la empresa, segn se muestra a continuacin:
Esta fecha se genera automticamente al realizar el asiento de regularizacin de

IVA, tal como se describe ms adelante, sin necesidad de que tengamos que hacerlo
manualmente.
7.6.2 Modelo 340
Las empresas que realicen la declaracin mensual de IVA y solicitan la
devolucin del saldo deudor, deben presentar, junto al modelo 303 y en los mismos
plazos, el modelo 340, que est basado en el registro de facturas de IVA,, con el que se
justifican tanto las facturas emitidas como las recibidas. Para obtener el modelo 340,
seleccionamos el apartado correspondiente dentro de las opciones de IVA:
99
Unidad 7
Tratamiento del IVA
Una vez que la empresa ha presentado va telemtica el modelo 303, se procede

a cumplimentar la siguiente pantalla, en la que cabe destacar el dato correspondiente al
justificante del modelo 303, que aparece en el encabezado del mismo y que es necesario
para poder obtener el modelo 340. Adems, introduciremos el periodo de liquidacin y
el primer nmero de registro tanto de facturas recibidas como emitidas.
Una vez se haya obtenido el fichero generado por Contaplus, se tendr que
realizar el envo, va Internet, de los datos grabados en ese fichero. Para ello tendremos
que localizarlo en la carpeta tal como figura en el ltimo apartado de esta pantalla:
7.6.3 Modelo 347

Al finalizar el ao, todas las empresas se ven obligadas a informar acerca del
volumen de operaciones sujetas a IVA que han realizado con sus clientes y con sus
proveedores, cuya cuanta anual, IVA incluido supere la cifra de 3.005,06 . De esta
forma, Hacienda cruza las cifras que han informado los contribuyentes, para detectar
errores. Por ejemplo, si una empresa declara haber realizado ventas a otra por importe
de 10.000,00 , esta a su vez, deber declarar que ha adquirido a nuestra empresa la
misma cantidad de dinero. El modelo que se utiliza para esta obligacin estadstica es el
347. Bsicamente recoge: CIF de nuestros clientes/proveedores, provincia, importe y
tipo de operacin.
100
Tratamiento del IVA
Unidad 7
Para que nuestras operaciones sean registradas en este documento, es necesario

que cada vez que interviene una subcuenta de IVA en el diario, se marque la casilla
347/349, tal como se puede ver en los ejemplos del punto 7.1 de esta unidad.
Para obtener el documento 347 es suficiente con ir al men Financiera /
Opciones de IVA / Modelo 347.
Habrn de emitirse, normalmente, dos listados: Compras y Ventas. El importe

no se debe modificar y el periodo deber comprender todo el ao.
Recuerda,
El modelo 347 se hace una sola vez al ao e incluye todas las operaciones con
clientes y proveedores. En esta cifra se debe computar el importe total de las
facturas, IVA incluido.
7.6.4 Cartas personalizadas para el modelo 347

Es costumbre en muchas empresas cruzar cartas en las que se pide a sus
clientes o proveedores que comprueben la cifra que van a declarar a la Agencia
Tributaria. En este apartado podemos confeccionar de forma automtica las cartas con
las que se va a comunicar ese importe. Es necesario haber definido correctamente la ruta
del editor de Word, tal como se describi en el apartado 3 de la unidad 3, para poder
obtener el documento con las cartas con los datos del documento 347 hay que seguir los
siguientes pasos:
101
Unidad 7
Tratamiento del IVA
Paso 1: Obtenemos el modelo 347 oficial:
Paso 2: Marcamos la casilla Imprimir cartas de Word y seleccionamos Imprimir:
Paso 3: Seleccionamos el destino de las cartas, haciendo clic en el icono de la

impresora y para que confeccione el documento, pulsamos el botn Imprim/export.
102
Tratamiento del IVA
Unidad 7
Estos pasos se pueden realizar tanto en presentacin telemtica como en

impresin en modelo oficial. El resultado es un documento de Word con tantas pginas
como clientes o proveedores aparezcan en el modelo. Este documento es del tipo
combinar correspondencia,
es decir, en cada pgina aparecern los datos
correspondientes a cada empresa relacionada y se podrn imprimir todas o las que
seleccione el usuario.
7.6.5 Modelo 349
Este documento es obligatorio en el caso de que la empresa haya realizado
entregas o adquisiciones con sujetos pasivos residentes en la Unin europea. Se trata
del documento denominado: Declaracin Recapitulativa de Operaciones
Intracomunitarias. Bsicamente, contendr una relacin de las operaciones con sujetos
de la U.E., incluyendo su NIF, nombre, importe y tipo de operacin
(Entrega/Adquisicin).
Se presenta trimestralmente, y en ella se relacionarn todas las operaciones con
la U.E., sea cual sea el volumen de las operaciones.
Para que este documento se realice, es necesario haber registrado alguna factura
con una subcuenta de IVA con tipo de operacin Entregas Intracomunitarias Exentas.
103
Unidad 7
Tratamiento del IVA
Recuerda:
El modelo 349 solamente es obligatorio para las empresas que hayan realizado
entregas o adquisiciones a sujetos de la Unin europea y no se haya repercutido
IVA. Su periodicidad es trimestral. Para que aparezcan en este documento este
tipo de operaciones, se deber utilizar en el diario una subcuenta de IVA con
operaciones intracomunitarias exentas.
Pongamos un ejemplo:
Facturamos a un cliente de Italia mercaderas por importe de 1.000,00 . En esta
factura no se repercutir IVA. El asiento que haramos manualmente sera as:
_____________________
____________________
1.000,00
Cliente X (4302001)
a
Ventas de Mercaderas (7000000)
1.000,00
H.P. Deudora IVA Repercutido 0% (4770000)
0,00
_____________________
____________________
Parece no tener sentido utilizar una subcuenta para cargar o abonar cero . Esto
se justifica viendo cmo se activa el registro de IVA, y adems cmo aparece en el
documento 349 el cliente 4302001.
104
Tratamiento del IVA
Unidad 7
Para obtener el documento 349, lo haremos a travs del men Financiera /

Opciones de IVA / Modelo 349. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
105
Unidad 7
Tratamiento del IVA
Selecciona entregas y el rango trimestral de fechas deseado.

Podrs obtener una copia en papel o en archivo.
7.6.6 Liquidacin / Regularizacin de IVA

Al mismo tiempo que emitimos la liquidacin de IVA, mediante el modelo 303,
habremos de regularizar las subcuentas de IVA. Regularizar las subcuentas de IVA
supone compensar (liquidar) los importes que reflejan a la fecha de regularizacin.
Normalmente, las subcuentas de IVA soportado (4720018, 4720008, 472.. )
presentan saldos deudores, mientras que las de IVA Repercutido (4770018, 4770008,
477.) lo hacen con saldos acreedores. Para saldar todas estas cuentas, haremos un
asiento en el que las subcuentas deudoras de IVA saldarn a las acreedoras. La
diferencia entre ambas deber coincidir con el saldo que presente la liquidacin de IVA,
que ser a ingresar o a compensar. Esta operacin Contaplus la hace de forma
automtica. Solamente tenemos que entrar en el men Financiera / Opciones de IVA /
Asiento de Regularizacin
106
Tratamiento del IVA
Unidad 7
Recuerda,
Para realizar esta operacin, no puede estar abierta la sesin del diario. Si est
abierta, cirrala antes de iniciar la regularizacin de asientos.
Introduciremos las fechas del periodo a liquidar. Debemos indicar la fecha de

regularizacin, que normalmente es la fecha del final del periodo. El concepto tambin
lo rellena automticamente, pero est disponible para modificarlo manualmente. Las
subcuentas en las que se asentar el saldo son:
4750000 Hacienda Pblica acreedora por IVA.

4700000 Hacienda Pblica deudora por IVA.
Que utilizar segn el saldo sea a ingresar o a compensar/devolver.

Seguidamente aparecer un borrador del asiento, para que se valide o se cancele.
Si comprobamos la fecha de ltima regularizacin del IVA, veremos que ha

tomado la fecha final del periodo de liquidacin. As no se duplicarn saldos ya
liquidados.
Segn se ha explicado anteriormente, accedemos al men Global / Seleccin de
Empresas / Modificar empresa.
107
Unidad 7
Tratamiento del IVA
A partir de este momento, ya no se podrn introducir asientos con IVA con fecha
anterior a la regularizacin del IVA, ya que invalidara la propia liquidacin. Para poder
hacer asientos con IVA, deberamos primero anular el asiento de regularizacin y
corregir la fecha de ltima liquidacin en la empresa. Si intentamos introducir un
asiento con IVA en una fecha ya liquidada, aparecer el siguiente mensaje:
Recuerda,
Una vez liquidado el IVA de un periodo, es posible introducir asientos con IVA,
pero aparecer un mensaje de advertencia. Para aadir o modificar partidas de
IVA, debemos anular la fecha de la ltima liquidacin en Parmetros Empresa.
108
Tratamiento del IVA
Unidad 7
El proceso de regularizacin de IVA es reversible. Para anular la regularizacin,

es suficiente con eliminar del diario el asiento introduciendo su nmero y anulndolo,
igual que se anula un asiento normal. Despus de esta operacin, hay que anular la
fecha de la ltima liquidacin en Parmetros de Empresa.
Introducir asientos con IVA.

Modificar datos de IVA.
Manejar diferentes series de facturacin.
Obtener los libros registro de facturas.
Obtener el documento 303 liquidacin trimestral del IVA.
Obtener el modelo de Hacienda 347.
Obtener el modelo 349. Declaracin recapitulativa de operaciones
intracomunitarias.
Regularizar el IVA automticamente.
109
Unidad 7
Tratamiento del IVA

Activa la empresa de los ejercicios de refuerzo, cdigo CM.
Modificacin de asientos con IVA
Modifica el asiento del 15/01. El importe correcto de la compra es de 3.300 , en lugar
de 3.500. Modifica tambin la cuota de IVA y la base imponible del registro de facturas.
Series de facturacin
Selecciona los dos asientos en los que se han adquirido bienes de inmovilizado y
modifica la serie de las facturas. Las facturas sern numeradas con M / 1 y M / 2,
respectivamente.
Emisin de libros de facturas
Visualiza por pantalla el libro de facturas emitidas, observa la numeracin y las facturas
negativas por devolucin de gnero de los clientes. Observa tambin el registro de las
facturas al cliente italiano.
Visualiza por pantalla el libro de facturas recibidas. Observa las series de facturacin
correspondientes a compras y al inmovilizado. Observa los valores negativos
correspondientes a las devoluciones a proveedores.
Documentos de IVA
Muestra por pantalla el documento 303 (liquidacin
de IVA trimestral)
correspondiente al periodo 01/01 al 31/03.
Muestra la cifra anual de ventas a clientes, modelo 347, correspondiente a 20XX.
Repite el proceso anterior, para compras a proveedores.
Muestra el contenido del modelo 349, cifra trimestral de entregas a clientes de la Unin
Europea.
Liquidacin de IVA
Realiza, con fecha 31-03, el asiento de regularizacin del IVA del primer trimestre de
20XX. Verifica los saldos de las diferentes subcuentas de IVA soportado y repercutido,
conciliando el asiento de regularizacin y el documento 303.
Comprueba en los parmetros de la empresa si se ha grabado la fecha de regularizacin
de IVA.
Introduccin de asientos de IVA despus de regularizar
Intenta introducir el siguiente asiento de venta de mercaderas con fecha 15/03:
Venta de mercaderas al cliente 3, por importe de 1.195,75 , ms IVA.
Comprueba que antes de validar el asiento de una fecha con IVA ya liquidado aparece
un mensaje informativo.
110
Unidad 8 Proceso de cierre del ejercicio contable

Una vez que hemos aprendido las principales funciones de Contaplus y
adquirida cierta destreza en el manejo del programa, vamos a plantear las tareas que se
realizan al finalizar un ciclo contable. En esta unidad vamos a aprender a realizar de
forma automtica el asiento de regularizacin de ingresos y gastos, el cierre de ejercicio
y la apertura simultnea del ejercicio siguiente.
Estas tareas que, hechas manualmente son costosas y es fcil cometer errores,
van a ser resueltas con apenas conocimientos de contabilidad, de forma rpida y eficaz,
sin errores. Se van a plantear las diferentes situaciones de cierre de ejercicio, as como
la anulacin del cierre.
El proceso de cierre de un ejercicio contable obedece a la necesidad de cumplir
con la legislacin mercantil vigente, as como la de mostrar modelos estticos de una
contabilidad. As, podremos comparar diferentes ejercicios, estudiar la evolucin del
patrimonio y de los resultados de la empresa a lo largo de diferentes ejercicios.
Tal como se recomienda en la unidad anterior, para una correcta comprensin
del contenido de esta unidad, es necesario contar con los conocimientos bsicos de
contabilidad, que permitan al alumno conocer cmo se hace el proceso de cierre
manualmente. En caso de no contar con esos conocimientos, ser necesario repasar el
mdulo de iniciacin a la contabilidad.
8.2 Fases del proceso de cierre de ejercicio
Al llegar al momento del cierre de un ejercicio contable se van a realizar tres
tareas que, de forma conjunta, se van a realizar secuencialmente:
Regularizacin de prdidas y ganancias.

Asiento de cierre del ejercicio.
Asiento de apertura en una nueva empresa.
Antes de proceder a la realizacin automtica del proceso de cierre, ser

necesario hacer una serie de tareas contables que el programa no realiza de forma
autnoma. Estas tareas son las relativas a amortizaciones, regularizacin de existencias,
clculo de impuesto de sociedades, liquidaciones de retenciones, de IVA y de otros
impuestos, asientos de periodificacin, clasificacin de deuda a corto y largo plazo, etc.
Adems de conciliar los saldos de tesorera, de clientes y proveedores, etc. El proceso
automtico de regularizacin y cierre se limita a saldar las cuentas, sin someterlas a
ningn tipo de revisin, clculo o clasificacin especial.
111
Unidad 8
Proceso de cierre del ejercicio
Recuerda:
L
L
L
L
L
L
8.3
La sesin del diario debe estar cerrada, antes de proceder al cierre del
ejercicio.
Los asientos de regularizacin, cierre y apertura son simultneos, no se
pueden realizar por separado.
El asiento de apertura se podr realizar en una empresa previamente
creada en una empresa que se crear en el mismo proceso.
El proceso de cierre se puede invertir, de forma que se anularn dos
asientos en la empresa actual: Asiento de regularizacin y el de cierre. Esto
significa que el asiento de apertura no se anula al invertir el cierre.
Una vez cerrado el ejercicio, no se pueden introducir ni modificar asientos.
Se genera el archivo histrico de la empresa nueva, quedando ambas
empresas, la de cierre y la de apertura, ligadas como ejercicios N y N-1.
Realizacin del cierre de ejercicio
Una vez hemos comprobado que nuestra contabilidad est terminada, verificada
y preparada para el cierre definitivo, accedemos a la opcin a travs del men
Financiera / Fin de ejercicio / Cierre de ejercicio
Observa en la pantalla que aparece en el cierre de ejercicio:
112
Unidad 8
Como fechas de regularizacin y cierre se habrn rellenado con la fecha que

consta en la empresa como fecha fin de ejercicio, tal como vimos en el proceso de
creacin de empresa.
El asiento de apertura se realizar en la fecha inmediatamente posterior al
cierre.
Hay dos opciones de apertura:
Realizarlo en una empresa ya existente, que aparecer en el recuadro destinado a
tal fin. En este caso seleccionaremos la empresa que recibir ese asiento de
apertura. El plan de cuentas deber ser compatible con el de la empresa de
cierre.
Realizarlo en una nueva empresa. Desde el recuadro de empresas podemos
aadir una nueva. Este proceso de creacin de empresa es el descrito en la
unidad 3.
8.4
Proceso automtico de cierre y apertura del ejercicio
Una vez hemos seleccionado el icono de aadir empresa, aparece la pantalla

correspondiente, pero observaremos que hay datos que aparecen de forma automtica:
fecha de inicio de ejercicio, dgitos subcuenta e histrico.
113
Unidad 8
El resto del proceso es igual a lo explicado en la unidad 3.

Selecciona la nueva empresa, en el ejemplo 2M y marca las opciones que
quieras copiar de la empresa MM a 2M, vencimientos, presupuestos, asientos
predefinidos o cheques.
114
Unidad 8
Una vez se ha seleccionado la empresa en la que se va a hacer el asiento de

apertura, hay que pulsar el botn Cerrar. Si no ha habido problemas, nos aparecer el
mensaje informativo:
8.5
Operaciones sobre una empresa ya cerrada
Una vez cerrada una contabilidad, se puede acceder a ella y realizar cualquier
operacin que no implique modificaciones en el diario. En caso de intentar aadir o
modificar asientos del diario, nos aparecer el siguiente mensaje de error:
Si hemos de rectificar nuestra contabilidad, procederemos a la inversin del

cierre, tal como se describe en el punto siguiente.
Otra de las tareas que se realizan en este proceso de cierre es la de asignar a la
empresa los nmeros de asiento que corresponden a la regularizacin y al cierre, tal
como se puede comprobar en los datos de la empresa:
115
Unidad 8
Esta informacin es til para el usuario, en caso de que quiera visualizar los dos
asientos. Pero ms importante, cuando procedamos a la inversin del cierre contable,
Contaplus sabr cules son los asientos que debe eliminar.
8.6
Proceso de inversin del cierre
Cuando se desee hacer alguna alteracin de la contabilidad y esto no sea posible

porque el ejercicio est cerrado y el programa no nos permita hacerlo, nos veremos
obligados a dar marcha atrs con respecto al proceso de cierre, es decir, anular los dos
asientos mencionados anteriormente. El proceso de inversin se realiza de forma
automtica, no siendo posible hacerlo mediante una simple eliminacin de asientos,
como si de dos asientos normales se tratara.
Recuerda:
L
L
L
L
En el proceso de inversin del cierre contable:

Solamente se anulan asientos en la empresa cerrada, no en la de apertura.
Se anulan los asientos de regularizacin y cierre.
No se anula el asiento de apertura, permaneciendo en la empresa en la que
se cre.
La empresa que se cre en el proceso de apertura permanece, sin
desaparecer.
Para realizar el proceso de anulacin inversin del cierre, vamos al men

Financiera/ Fin de ejercicio / Invertir cierre:
Una vez realizado el proceso, la empresa quedar de nuevo dispuesta para

modificaciones en sus datos o para ser cerrada de nuevo.
Recuerda:
Qu ocurre con el asiento de apertura si repito el proceso de cierre y apertura de
un ejercicio contable en una empresa? Se duplicar el asiento de apertura?
Tal como se describe anteriormente, al anular el cierre de una empresa contable,

no se anula en la nueva empresa el asiento de apertura. Sin embargo, al realizar el
116
Unidad 8
proceso de cierre, en la pantalla de datos hay una casilla de verificacin marcada que
pregunta Reemplazar asiento de apertura existente. Si esta casilla se desmarca,
efectivamente, en la empresa nueva se duplicar el asiento de apertura. Si la casilla se
deja marcada, el asiento de apertura ser sustituido por el nuevo.
Identificar las diferentes fases del proceso de cierre de un ejercicio contable.

Realizar de forma automtica un cierre contable.
Invertir el proceso de cierre.
117
Unidad 8

Activa la empresa de ejercicios de refuerzo, cdigo CM.
Cierre de ejercicio
Cierra el ejercicio contable con fecha 31-12-20XX y abre el nuevo ejercicio en la
empresa 20XX+1, con los siguientes datos:
Cdigo:
Nombre:
Ao contable:
Dgitos subcuenta:
Plan contable:
CC
Comercial Central, S.L.
20X+1
7
Abreviado
Nota: Si dispones de una versin demo y no te permite crear nueva empresa,

anula la empresa 01 empresa de pruebas. Para ello debes tener activada
cualquier otra empresa que no sea la que vas a anular.
Verificacin del cierre
Una vez terminado este proceso de cierre, verifica en los datos de la empresa.
Se ha realizado la asignacin de histrico?
Se han grabado las fechas de regularizacin y cierre?
Intenta introducir un asiento en el diario de la empresa cerrada.
Inversin del cierre contable
Anula el cierre contable y deja la empresa abierta para poder continuar con los
ejercicios siguientes.
118
Unidad 9 Operaciones con asientos

En esta unidad vamos a profundizar en la introduccin de asientos en el diario,
con el fin de conocer las operaciones ms tiles que se realizan con el diario. Algunas
de ellas se han explicado anteriormente en la unidad 5.
9.2 Eliminacin de asientos
Para la eliminacin de asientos del diario debemos conocer en que situacin est
el asiento:
El asiento se est introduciendo actualmente.

El asiento todava no est grabado, se encuentra el la sesin de diario.
El asiento ya est grabado definitivamente en el diario.
En el primer caso, disponemos de un botn en la barra de herramientas del diario

que nos permite cancelar el asiento en curso:
semejante a una papelera.
Si el asiento se encuentra en la sesin, es decir, ha sido introducido pero
todava est sin haber sido grabado en el diario definitivamente, la opcin adecuada es
actualizar el diario, cerrarlo, y borrando el asiento como el resto de asientos ya
grabados.
La pantalla que nos aparece ser la siguiente:
Si deseas borrar un grupo de asientos continuos, pon el primer y ltimo

nmeros del grupo que se van a eliminar. Una vez seleccionados los asientos a eliminar,
deberemos confirmar el borrado definitivo pulsando el botn Aceptar. Esta operacin se
realiza sin necesidad de confirmar el borrado. Adems, el borrado de asientos es
irreversible, es decir, no se pueden recuperar, por lo que es aconsejable obrar con
precaucin.
119
Unidad 9
Operaciones con asientos
Recuerda:
El borrado de asientos es irreversible, no pasan a la papelera de reciclaje.
9.3 Renumeracin de asientos

Normalmente, los asientos son introducidos en el diario sin mantener un
riguroso orden, ya que esto hara de la contabilidad una tarea enormemente pesada y
costosa. Por eso, lo ms habitual es que al final del ejercicio contable, nos encontremos
con que nuestro diario no es listado en un orden perfecto de nmero de asiento y fecha.
Esto no es ningn problema, ya que Contaplus cuenta con una utilidad sencilla que
permite renumerar el diario, partiendo de dos criterios de ordenacin:
Fecha de los asientos.
Orden en el que fueron introducidos.
As, los asientos sern ordenados por fechas, en caso de varios asientos con la
misma fecha, estos quedarn ordenados segn el orden en el que se introdujeron.
Para renumerar el diario, accedemos al men de Utilidades de asientos:
Recuerda:
La renumeracin de asientos es una operacin irreversible, es decir, no se puede
recuperar la numeracin original del diario. Por eso, esta operacin se suele
realizar al finalizar el ejercicio, antes de obtener el libro diario.
120
Unidad 9
Esta pantalla permite dos opciones:

Renumerar todo el diario.
Renumerar un slo asiento.
La segunda opcin, muy inusual, se utiliza cuando, una vez renumerado el
diario, se hacen modificaciones que solamente afectan a pocos asientos y se pretenden
numerar manualmente. No se recomienda la numeracin manual de asientos.
9.4 Mover subcuenta en el diario
Esta opcin es muy interesante. Vamos a explicarla con un ejemplo:
Supongamos que hemos realizado algunos asientos en el diario con la subcuenta
4000033. Comprobamos que a esta subcuenta le deberamos haber asignado la
subcuenta 4100033, ya que se trata de un acreedor, no de un proveedor. Este problema
se podra solucionar de dos formas:
Buscaramos, a travs del mayor de la subcuenta 4000033, todos los
asientos en los que aparece la subcuenta, y los modificaramos uno a uno,
sustituyndola por la 4100033.
Utilizando la opcin de mover subcuenta de forma automtica.
Evidentemente, est claro que es mucho ms rpida y eficaz la segunda opcin.
Una vez cambiada la subcuenta, eliminaremos la subcuenta 4000033.
Para acceder a la opcin mover subcuenta en el diario, accederemos a travs del
men:
121
Unidad 9
Para cambiar una subcuenta por otra:
Recuerda,
Este proceso es irreversible. Pon atencin cuando lo realices, ya que no podrs
recuperar la situacin anterior automticamente.
9.5 Copiar asientos

Copiar asientos de una empresa a otra no parece tener mucho sentido, pero
vamos a buscar supuestos en los que sera una herramienta til, prcticamente
imprescindible. Una de las razones para copiar asientos de una empresa a otra podra ser
la de manejar supuestos en diferentes escenarios contables y obtener una proyeccin del
122
Unidad 9
ejercicio contable dados unos datos reales actuales ms unos datos supuestos futuros.
Otra razn muy importante es la que se explica a continuacin mediante un ejemplo.
Supongamos que hemos creado una empresa contable a la que hemos asignado
como fecha de inicio de ejercicio 01-01. Por error, hemos asignado como fecha de fin
de ejercicio el 30-12.
Una vez comenzada la contabilidad de la empresa, nos damos cuenta del error.
Intentamos corregir la fecha de finalizacin del ejercicio, pero, como hemos visto en
unidades anteriores, esto no es posible. Tenemos un grave problema: no podremos
contabilizar nada con fecha 31-12.
Vamos a ver por pasos cmo se podra solucionar:
1 Creamos una empresa nueva copiando el plan de cuentas de la empresa que
hemos utilizado. Asignamos correctamente las fechas de inicio y fin de ejercicio.
2 Seleccionamos la empresa nueva.
3 Copiamos el diario de la empresa en la que se contabilizaron las operaciones.
4 Verificamos que la nueva empresa tiene toda la informacin perfectamente
copiada.
5 Eliminamos la empresa original.
123
Unidad 9
De esta forma se copia todo el diario de la empresa. Selecciona la empresa

origen de copia de asientos.
9.6 Comprobacin de asientos
Consiste en verificar que todos los asientos estn cuadrados. Como no es posible
guardar asientos descuadrados, no parece tener mucho sentido la comprobacin.
Solamente se har esta tarea cuando no cuadren el diario, los balances u otros estados
contables. Si existen asientos descuadrados, nos avisar de tal hecho. Es posible que por
un error del programa, un fallo durante la actualizacin de asientos u otras
circunstancias anmalas, exista algn asiento descuadrado. Contaplus nos mostrar
todos los asientos con descuadre, para que los rectifiquemos.
124
Unidad 9
9.7 Bsquedas atpicas

Algunas veces no recordamos ciertos datos de un asiento y deseamos filtrar el
diario para buscar un asiento. Mediante las bsquedas atpicas podemos buscar en el
diario cualquier asiento que cumpla una condicin determinada, como pueden ser: que
en concepto contengan un determinado texto, o que en el debe aparezca una
determinada cantidad, etc. La bsqueda se puede realizar utilizando un solo criterio, o
enlazando varios, con las condiciones Y o bien O.
En primer lugar, introduce los criterios de filtrado, mediante el botn aadir
Ejemplo: Vamos a buscar en el diario los asientos en los que aparezcan al Debe
1.000,00 y la cuenta 4300001.
Activamos la bsqueda atpica de asientos, desde el men Financiera /
Opciones de diario / Utilidades de asientos /Bsquedas atpicas, o bien pulsando Alt
+Q.
Primer paso: Aadimos el primer criterio: buscar en el campo Subcuenta = 4300001.
125
Unidad 9
Segundo paso: Aadimos el segundo criterio: enlazando con Y valor Debe = 3.034,29
126
Unidad 9
Una vez finalizados todos los criterios de filtro, pulsa el botn filtrar. En la
parte inferior de la pantalla, aparecern los asientos que cumplen las condiciones
solicitadas.
Seleccionando el asiento deseado, podremos eliminarlo o bien, imprimirlo.
Eliminar asientos del diario.

Renumerar los asientos.
Cambiar de forma automtica el cdigo de una subcuenta en el diario.
Copiar asientos.
Verificar el cuadre del diario.
Buscar asientos en el diario utilizando criterios de filtro.
127
Unidad 9

Activa la empresa CM, en la que realizas los ejercicios del final de cada unidad.
Renumeracin del diario
Renumera el diario. Visualiza el diario y comprueba que los asientos estn ordenados
por fechas.
Mover subcuenta en el diario
Cambia, de forma automtica, todos los movimientos del diario y de IVA de la
subcuenta 4300004 (Import Italia, SpA), por la subcuenta 4301001.
Antes de proceder a mover la subcuenta debes crear la subcuenta nueva 4301001.
Una vez movida la subcuenta, elimina la 4300004, para evitar tenerla repetida.
Comprobacin de asientos
Comprueba el diario. Si hubiera algn asiento descuadrado, corrige el error.
Bsquedas atpicas
Realiza las siguientes bsquedas en el diario:
Asientos con nmero de factura 2 en el registro de IVA.
Asientos que tengan al Haber 500,00 .
Asientos en los que conste en el concepto el texto agua.
128
Unidad 10
Operaciones avanzadas con asientos

En esta unidad vamos a estudiar algunas opciones avanzadas acerca del uso del
diario. Por un lado, vamos a aprender a automatizar ciertas operaciones contables que se
repiten a menudo en una contabilidad, como por ejemplo, un pago por caja, la emisin
de una factura a un cliente, etc. Esto nos va a permitir la no repeticin de datos, la
comisin de menos errores en la introduccin de asientos, mayor velocidad de entrada
de asientos, etc.
Por otro lado, vamos a ver opciones de comprobacin del diario, marcando
asientos en la conciliacin bancaria o bien en la bsqueda de orgenes y aplicaciones,
por ejemplo, una factura (origen) y varios pagos de esa factura (aplicaciones).
10.2 Puntear en el diario
A veces ocurre que queremos verificar parte del diario y usamos una serie de
marcas que hacemos sobre el papel impreso, a modo de punteo o verificacin.
Utilizando un programa informtico de gestin contable, no es necesario imprimir en
papel el diario para hacer esta operacin. La opcin puntear permite hacer unas
marcas que nos indican visualmente que ese asiento est verificado. Aparte de la
visualizacin de estas marcas, Contaplus no hace ninguna verificacin contable.
En primer lugar activamos la opcin de punteo desde el Men Opciones de Diario:
Aparecer el listado de Diario, ordenado por subcuentas, seleccionamos el asiento,
129
Unidad 10
Selecciona el apunte contable que quieres marcar con el punteo y pulsa el botn
punteo simple.
Recuerda:
El punteo de partidas del diario consiste en establecer seales visuales que no
afectan a la situacin de la contabilidad.
10.3 Casar asientos

Consiste en localizar y marcar asientos relacionados entre s y establecer una
conexin del tipo origen-partida. Supongamos que realizamos una venta a un cliente por
un importe determinado. Posteriormente a esta venta, se producen una serie de cobros
de este cliente. Estos cobros parciales se han registrado en varios asientos, producidos
en diferentes momentos del ejercicio contable. Para hacer una comprobacin del saldo
pendiente de cobro de esta factura, procedemos a marcar el asiento en el que se
recogi la factura como origen de la operacin. Los asientos en los que se registren
los diferentes cobros parciales seran partidas. Mediante las marcas de casacin
podremos hacer el seguimiento de todos los asientos relativos a la factura, as, como
comprobar la situacin del cobro de la misma.
Vamos a verlo con un ejercicio prctico: Supongamos que hacemos una venta de
mercaderas al cliente 4300001 por importe de 1.200 , ms IVA. Realizamos el asiento
correspondiente.
Posteriormente contabilizamos el cobro de la factura, por el 50%, es decir, 696 .
En otro asiento posterior contabilizamos el cobro del resto de la factura, con lo cual
quedara saldado su importe.
El primer asiento sera el origen, para la cual vamos a proceder a su marcado,
entrando en el men Financiera / Opciones de Diario / Punteo y Casacin.
130
Unidad 10
Activamos la opcin de Punteo/Casacin de asientos.. Aparecern los asientos

ordenados por subcuentas y localizamos la subcuenta del cliente 4300001.
Marcamos, mediante el botn de casacin, la lnea correspondiente al asiento de
la venta:
Observa en la siguiente figura la marca que distingue los asientos casados. Un

anillo en color amarillo.
Una vez marcado el movimiento como origen de una casacin, ahora vamos a
marcar las partidas correspondientes a los cobros de esta factura, para lo cual nos
situamos en la lnea donde hemos contabilizado el cobro de 696 . Al estar ordenados
por subcuenta resulta muy sencilla la localizacin.
Pulsamos el botn casacin y aparece el mismo cuadro de dilogo de antes.
Pero en esta ocasin vamos a marcar la opcin Partida:
131
Unidad 10
Ahora nos mostrar una ventana con los orgenes que se encuentren sin casar
totalmente, en nuestro caso, el marcado anteriormente:
Selecciona la lnea que corresponda como origen. Observa ahora cmo han
quedado las lneas marcadas, una como Origen y la otra como Partida.
Procederamos marcando como Partidas el resto de lneas hasta que se quedara

el Origen totalmente casado.
132
Unidad 10
Observa cmo ha cambiado el aspecto de los anillos de casacin de las tres

lneas. Ahora el anillo tiene cuerpo compacto, esto indica que la casacin se ha
completado. Tambin podrs observar que en la columna del tipo de casacin, aparecen
marcadas con las letras O y P, correspondientes a las abreviaturas de Origen y
Partida.
Para anular la casacin, sera suficiente con buscar la lnea origen y volver a
pulsar el botn de casacin.
Al hacer clic sobre el botn de origen y partidas, borrar todas las marcas de
casacin relativas a esta operacin.
Recuerda:
La casacin no afecta a la contabilidad, solamente sirve para relacionar partidas
contables mediante seales visuales.
10.4 Caja Auxiliar

Contaplus cuenta con una herramienta de introduccin rpida de asientos,
dirigida a contabilizar los movimientos de tesorera. El mecanismo es muy sencillo,
similar a los libros de caja. En el libro de caja se anotan las entradas y salidas de
efectivo, a quien se paga o a quien se cobra y posteriormente se hace el traspaso
automticamente al diario.
Las anotaciones solamente requieren una lnea, y de una sola subcuenta.
Analicemos el funcionamiento con unos sencillos ejemplos:
Cobramos por caja 100,00 del cliente 43000001
El mismo da, pagamos por caja una factura a Transportes Veloz, por 23,50 .
133
Unidad 10
10.4.1 Introduccin de movimientos de caja.

Abrimos la opcin a travs del men: Financiera / Opciones de diario / Caja
Auxiliar / Movimientos de Caja:
Introduce la subcuenta de caja (5700000).
Pulsa la opcin Aadir:

Aade la anotacin del cobro de 100,00 al cliente 4300001.
Aade el pago de 23,50 a la subcuenta 4100000.
Aunque lo ms habitual es contabilizar con la cuenta de caja, observa cmo es

posible introducir en Subcuenta cualquier cdigo, lo que significa que tambin
podremos utilizar esta opcin rpida para introducir asientos de cobros y pagos
bancarios.
Pulsa la opcin Grabar y Salir.
La pantalla mostrar una imagen similar a esta:
134
Unidad 10
El crculo verde a la izquierda del registro indica que los movimientos no han sido
traspasados al Diario.
10.4.2 Traspaso al diario
Ahora vamos a proceder a pasar estos movimientos al diario, mediante la
opcin: Financiera / Opciones de diario / Caja Auxiliar / Traspaso al diario:
Al pulsar el botn Aceptar, pasarn automticamente al diario y quedarn

reflejados en l como dos asientos ms, sin mencin alguna al origen por el cul han
sido introducidos.
En el Libro Diario se habrn traspasado los movimientos de Caja y estos

aparecern con un crculo rojo, indicando que se ha producido el traspaso al Diario.
135
Unidad 10
10.5 Asientos Predefinidos

Una de las herramientas ms potentes de Contaplus es la de la posibilidad de
predefinir asientos. Esta caracterstica consiste en la creacin de asientos modelo, o
plantillas de diario. Su utilidad se centra en que ya no es necesario introducir una a una
las lneas de un asiento. La introduccin de datos en un asiento se va a reducir
considerablemente, ya que solamente vamos a tener que proporcionar al programa unos
pocos datos. Si habitualmente hacemos asientos de contabilizacin de ventas, vemos
cmo siempre ponemos la subcuenta de ventas al haber, cmo la subcuenta de IVA
tambin va al haber, el importe del mismo es el 16 %, y que en el debe ir una
subcuenta de clientes. Si este asiento se repite, Por qu no hacer una plantilla en la que
al contabilizar una factura solamente introduzcamos el cliente y el importe?
Mediante los asientos predefinidos vamos a ahorrar una gran cantidad de tiempo
en la contabilidad, as como un gran nmero de errores, puesto que el asiento
predefinido va a realizar los clculos necesarios a partir de la base imponible.
Qu asientos debemos predefinir? En principio, se pueden predefinir todo tipo
de asientos, pero es aconsejable que se predefinan aquellos que se repiten con cierta
periodicidad, por ejemplo, asientos para ventas, cobros, compras, pagos, gastos, etc.
Sin embargo, hay asientos que se realizan con poca asiduidad que no justifican el
disear un asiento predefinido para ello.
Al instalar Contaplus y al crear nuevas empresas contables, podremos
comprobar que existen una serie de asientos ya predefinidos, de forma que el usuario, si
estos asientos se ajustan a su forma de contabilizar, pueda usarlos desde el principio,
ahorrando tiempo en la introduccin de asientos.
En esta unidad no vamos a reparar en los asientos predefinidos disponibles, sino en
el diseo de aquellos que ms nos interesen. Este diseo se va a realizar en las
siguientes fases:
136
Justificacin de la necesidad de crear un predefinido para una operacin

contable.
Diseo grfico y anlisis de las partidas del asiento.
Creacin del asiento predefinido.
Comprobacin del funcionamiento del asiento.
Unidad 10
La primera fase consiste en seleccionar qu operaciones vamos a predefinir y cules

no. Los criterios para decidir qu asientos predefinir, dependen de cada persona, pero,
generalmente, dependen de la respuesta a esta pregunta: cuntas veces se realiza este
asiento? Si es un asiento que se realiza una o dos veces al ao, no est muy justificado
predefinir un asiento, pero si son operaciones que se repiten cada da, es muy
aconsejable crear esa plantilla de asiento.
El segundo paso, relativo al diseo grfico, se refiere a la realizacin de un pequeo
borrador en papel de cul es el asiento a predefinir, a fin de identificar qu subcuentas
forman parte del asiento, cmo se calculan las cantidades que intervienen en el mismo,
etc. Para ello escribe manualmente el asiento en un papel. Una vez adquirida destreza en
el diseo de asientos predefinidos, esta fase ya no ser necesaria.
La tercera fase, la ms importante, es la destinada a disear el asiento predefinido,
estableciendo su funcionamiento, las cuentas que intervienen, frmulas de clculo, etc.
Y para finalizar, una vez predefinido un asiento, probarlo mediante la introduccin en el
diario de operaciones contables. Aqu comprobaremos su funcionamiento.
10.5.1 Creacin de asientos predefinidos
Veamos, con un ejemplo, cmo se disea un asiento predefinido. Supongamos
que queremos predefinir un asiento de ventas de mercaderas a clientes.
En primer lugar, vemos la necesidad o no de crear un predefinido. Es de suponer
que una de las operaciones que ms se repiten en la contabilidad de una empresa son los
asientos de ventas, esto justifica suficientemente el tiempo que vamos a invertir en
predefinir un asiento.
En segundo lugar, vamos a hacer un borrador de cmo sera nuestro asiento:
_________________________
XXX
_________________________
Clientes (430XXXX)
a
_________________________
Ventas de mercaderas (7000000)

H P Acreed. IVA Rep (4770018)
_________________________
XX
18%
En esta fase identificamos las subcuentas que intervienen, que en este caso son
tres. De estas tres subcuentas, dos son siempre las mismas (Ventas e IVA), y la tercera
es una subcuenta de clientes variable (430XXXX).
Por otro lado, a partir de la base imponible (importe de la venta), podremos calcular la
cuota de IVA y el importe total de la factura.
Vamos a pasar al diseo del asiento: Men Financiera / Opciones de diario /
Predefinicin de asientos
137
Unidad 10
Observa que ya existen una serie de asientos predefinidos. Vamos a ignorarlos

para centrarnos en la creacin de nuevos. Si una vez domines el tema, te resultan tiles
los existentes, no dudes en utilizarlos en el diario.
Pulsamos la opcin aadir y aparece un nuevo nmero de asiento predefinido,
sustityelo por el nmero uno, para una ms fcil localizacin posterior; escribe la
descripcin y gurdalo. El asiento ahora est vaco. Vamos a crear las partidas que lo
componen, pulsando el botn acceso a partidas:
138
Unidad 10
El asiento se ha creado vaco, no tiene ninguna lnea, y, por tanto, no es

operativo. Ahora vamos a introducir, una a una, las tres partidas del asiento. Pulsamos
el botn Aadir partida. Aunque podemos empezar por cualquiera de las tres lneas,
vamos a comenzar por la lnea en la que se encuentra la base imponible de la factura, es
decir, por la lnea de la subcuenta de ventas:
139
Unidad 10
Introduce los datos de la pantalla.

Ahora vamos a analizar los datos introducidos:
140
Subcuenta: Es un dato siempre fijo, es decir, en este asiento siempre vamos

a utilizar la misma subcuenta, la 7000000. Observa que esta subcuenta es
identificada como n de variable de subcuenta nmero 1.
Partida: La subcuenta 7000000 ir al Haber.
Importe: es una cantidad que vara en cada factura, por tanto indicamos
Nmero. Es importante apreciar que este importe es etiquetado como la
variable numrica N1, ya que posteriormente vamos a operar en frmulas
con este nombre de variable.
Concepto: Indicamos variable, ya que para cada factura hay un concepto
explicativo diferente. Se puede introducir parte del concepto, a pesar de que
sea variable, por ejemplo, para que todas las facturas emitidas sean
contabilizadas con un texto que comience por nuestra factura nmero , y
completar el texto para cada factura.
Contrapartida: Indica el cdigo de la subcuenta contraria a la 7000000.
Podemos dejarlo en blanco, ya que es un dato informativo que aparecer en
el mayor. O bien, podemos marcarla como variable, e introducir el cdigo
del cliente. Para abreviar el trabajo cuando tengamos que introducir el
cdigo del cliente, hemos puesto los primeros dgitos 43. Para cada factura
deberemos introducir el cliente correspondiente. A pesar de que se trate de
Unidad 10
una subcuenta variable, como siempre son clientes, comenzarn por 43.
Observa que la subcuenta en la que posteriormente introduciremos el cdigo
del cliente se ha etiquetado con el cdigo 2.
Asociar vencimiento: Activa la pantalla de aadir vencimiento. Esta casilla
se marcar en la lnea del asiento que lleve el importe total de la factura.
En este ejemplo lo haremos en la tercera lnea.
Una vez completada esta pantalla, guardamos e introducimos la segunda lnea

del asiento, que es la relativa al IVA:
El contenido de esta partida es algo ms compleja, ya que aparecen los datos del
registro de facturas emitidas. Veamos qu datos hemos introducido:
Subcuenta: Es fija, ya que no vara para cada factura que contabilicemos, es

la 4770018. Observa cmo se activan los campos de la parte inferior de la
pantalla.
Partida: El IVA repercutido se asentar en el Haber.
El importe es una frmula, ya que debe ser el 18% de la base imponible, es
decir, del importe que hayamos introducido en la lnea anterior. El campo
frmula se activa, y escribimos en l la frmula. La cuota de IVA es el 18%
de la variable numrica de la lnea anterior. Recuerda que esta variable fue
etiquetada con N1. La frmula sera N1 * 0,18.
141
Unidad 10
Concepto: Como en la lnea anterior hemos puesto variable, en el resto de

partidas es posible que se repita el concepto de forma automtica. Para ello,
seleccionamos la opcin anterior.
Contrapartida: Se refiere al cdigo del cliente que debe aparecer en el libro
registro de facturas emitidas. En esta lnea es obligatoria su introduccin. La
subcuenta es anterior, ya que en la primera lnea hemos introducido el
cdigo del cliente en el apartado contrapartida de la subcuenta 700000.
Observa cmo el nmero de variable de subcuenta es el nmero 2. Esto se
debe a que cada vez que intervienen subcuentas en algn campo de un
asiento predefinido, el contador de subcuentas avanza. Cuando hemos
definido la contrapartida en la primera lnea de este predefinido, se le asign
automticamente el cdigo 2. No tiene importancia si se cambian los
nmeros. Lo importante es que al referirse a esas subcuentas en lo sucesivo,
se les identifique con el nmero correcto, es este caso el nmero 2.
Una vez completada esta segunda partida, la guardamos e introducimos la

tercera lnea del asiento, que es la relativa al cliente:
En la tercera partida vamos a contabilizar el importe total de la factura en la

subcuenta del cliente.
Subcuenta: Aparentemente deberamos indicar que es una subcuenta
variable, tal como se ha explicado anteriormente. Pero si dejamos esta cuenta
142
Unidad 10
como variable, deberemos introducir, por segunda vez en este asiento, el

cdigo del cliente de la factura. Para evitar duplicar la entrada de datos,
vamos a indicar subcuenta definida. Recuerda que en el campo
contrapartida del IVA hemos etiquetado la subcuenta como la nmero 2.
Partida: Escribimos Debe.
Importe: Para que el asiento quede obligatoriamente cuadrado, debemos
indicar obligatoriamente cuadre de asiento. En este caso lo hemos
reservado para la ltima lnea, pero se puede indicar en cualquiera de las
partidas del asiento.
Asociar vencimiento: Si marcamos esta casilla, despus de introducir los
datos del asiento, aparecer la casilla de aadir vencimiento, tal como se
explica en el punto 11.4 de la unidad 11.
Si el asiento ha sido correctamente introducido, est cuadrado y las referencias a

subcuentas, frmulas, etc. son correctas, guardaremos el asiento y podr ser utilizado en
la introduccin de asientos, como una plantilla. En caso contrario, encontraremos el
siguiente mensaje de error:
10.5.2 Uso de asientos predefinidos en la introduccin de asientos

Una vez hemos predefinido un asiento, llega el momento de probarlo y verificar
su eficacia. Para utilizar un predefinido en la introduccin de asientos, escribe el cdigo
correspondiente en el campo nmero de predefinido:
143
Unidad 10
Observa cmo los campos fijos no estn activados, y solamente puedes

acceder a los que han sido designados como variables. En la primera lnea la
subcuenta es fija y no podemos introducir el cdigo que deseemos. El concepto nos
muestra parte del texto, gracias a que hemos puesto variable. Completamos con el
nmero de factura.
El campo activado para el importe es el correspondiente al Haber.
Rellena los datos de la primera lnea del asiento, nmero de factura, el importe
de la venta, es decir, la base imponible y por ltimo, el cdigo del cliente.
Despus de validar los datos pulsando el botn Aceptar, aparecer la segunda
lnea:
En esta segunda lnea solamente debemos indicar el nmero de factura. Observa

que aparece copiado el cdigo del cliente en el campo contrapartida. As, no ser
144
Unidad 10
necesario repetirlo de nuevo. Con esto habremos cumplimentado la partida del asiento y
el registro de la factura.
El programa no nos solicitar ms datos, ya que la tercera partida se habr
completado automticamente.
Prueba a introducir este asiento a mano y compara cuntos datos has tenido que
introducir por un mtodo u otro. Calcula el ahorro de tiempo y errores que supondra
repetir esta operacin cientos, miles de veces.
Recuerda:
Una vez que un asiento ha sido actualizado en el diario, no existe ninguna relacin
entre el propio asiento y la forma en que se introdujo. Es decir, si voy a la opcin
de predefinidos y modifico o elimino un asiento predefinido, Afectar a los
asientos que ya hayamos actualizado en el diario? Evidentemente no, ya que los
predefinidos solamente se utilizan para la entrada de asientos.
10.5.3 Modificacin de asientos predefinidos

Es posible modificar o eliminar asientos predefinidos. Si queremos eliminar un
asiento predefinido, accedemos al men de Opciones de diario / Predefinicin de
asientos, seleccionamos el asiento y pulsamos el botn eliminar.
Para modificar un predefinido, accedemos de la misma forma y pulsamos el
botn acceso a partidas. Una vez aqu, seleccionamos la partida a modificar y
hacemos doble clic, o bien pulsamos el botn modificar.
Recuerda:
Al eliminar o modificar un asiento predefinido, los asientos que se crearon
utilizndolo, no sufren ninguna modificacin, solamente le afectar a la plantilla.
10.5.4 Encadenar asientos predefinidos

Este proceso permite encadenar dos asientos predefinidos, es decir, que
despus de la ejecucin automtica de un primer asiento predefinido se abre, tambin
automticamente, un segundo predefinido.
Esto significa que se van a abrir los dos predefinidos uno despus del otro.
Por ejemplo: hemos creado un predefinido para las ventas con IVA del 18% y
otro predefinido para el cobro en efectivo de una factura de clientes.
Si al predefinido de las ventas le encadenamos el asiento del cobro, una vez
introducidos los datos que se solicitan en el primero, se guardar el asiento y se abrir
145
Unidad 10
inmediatamente el asiento del cobro. Este segundo predefinido se podr abrir de forma
autnoma para contabilizar cobros de facturas, o bien encadenado a ventas con cobro
simultneo.
Observa cmo se ha encadenado el asiento nmero 2, cobro de factura, al asiento

nmero 1, ventas de mercaderas. Al abrir el asiento predefinido nmero 1, una vez
hayamos ingresado los datos, se abrir el asiento 2, donde deberemos introducir los
datos del cobro.
Recuerda:
Al encadenar dos asientos predefinidos, se pierden las referencias de nmero de
subcuenta y de identificadores de cantidades del primer asiento al pasar al
segundo.
En el ejemplo anterior, tendremos que introducir el cdigo del cliente y el

importe cuando se abra el segundo predefinido.
10.5.5 Copiar asientos predefinidos
Una vez creados asientos predefinidos es posible traspasarlos a otra empresa
contable. Solamente es necesario que los planes de cuentas de la empresa origen y
destino sean compatibles. El proceso de copia se puede hacer en el momento de cierre
del ejercicio contable, es decir, en el momento en el que se copia el plan de cuentas de
la empresa de cierre a la de apertura. Solamente es necesario que marquemos la casilla
correspondiente que aparece en la pantalla de opciones de copia de plan de cuentas, tal
como se explic en la unidad 8 relativa a las operaciones de cierre del ejercicio
contable.
Aparecer la siguiente pantalla:
146
Unidad 10
Pero si se ha creado una nueva empresa sin haber copiado previamente los
asientos predefinidos, disponemos de una segunda opcin, copiar asientos
predefinidos, que se encuentra en el men de predefinicin de asientos.
En la siguiente pantalla se seleccionar la EMPRESA ORIGEN desde donde

queremos copiar los asientos. Esto significa que debers estar trabajando en la empresa
en la que quieres tener los asientos predefinidos.
147
Unidad 10
10.6 Asientos peridicos

A menudo se repiten de forma peridica ciertos asientos, en los que se repiten
sistemticamente las subcuentas, los conceptos, importes etc. Contaplus pone a nuestra
disposicin una herramienta que permite, en el momento de introducir un asiento
manualmente, que ese asiento quede grabado como una plantilla, para que se pueda
reproducir nuevamente, sin que tengamos que introducir los datos del asiento. Tal es el
caso de las facturas de alquiler, u otros ejemplos en los que el nico dato que vara de
un asiento a otro es la fecha de la factura. De alguna forma est relacionado con los
asientos predefinidos, pero es mucho ms sencillo y no requiere crear la plantilla como
tal, ya que se crean en el mismo instante en el que se introduce en el Diario el asiento
original.
10.6.1 Creacin de asientos peridicos
Para crear una plantilla de asientos para poder repetirlo de forma peridica,
simplemente introducimos el asiento partida a partida como hemos introducido
cualquier asiento nuevo en el Diario. En este caso el asiento objeto de estudio es el
correspondiente a una factura de alquiler de local con IVA del 16% y una retencin del
18%. El importe mensual es de 500 .
Una vez hemos validado las cuatro partidas que corresponden al asiento,
marcamos la casilla Asiento peridico que aparece en la parte superior de la pantalla.
148
Unidad 10
A continuacin,, aparecer una ventana en la que aadimos la descripcin del

asiento y la periodicidad con la que se repetir. En este caso mensualmente.
Validamos la pantalla y grabamos el asiento.
10.6.2 Introduccin de asientos peridicos

Una vez realizados los pasos anteriores, ahora vamos a acceder a la opcin que
nos permite usar de forma peridica los asientos que hemos destinado a tal fin.
Seleccionamos la opcin 9 del men de opciones de diario:
149
Unidad 10
Aparecer el registro de asientos que se marcaron como peridicos anteriormente:
La fecha de trabajo de Contaplus debe ser igual o posterior a la de ejecucin.

Marcamos el asiento para que sea posteriormente ejecutado, el color del crculo de la
izquierda cambiar de rojo a verde. Es el indicativo de que el asiento ha sido
seleccionado para el traspaso al diario:
Una vez el asiento est dispuesto para ser traspasado, pulsamos el botn
Ejecutar, de color verde. Despus de realizar esta simple operacin, veremos que el
registro de asientos peridicos ha variado sutilmente:
150
Unidad 10
Observa que la fecha de ejecucin ha cambiado automticamente, de forma que

se ha preparado para el siguiente mes. Por tanto, para contabilizar la prxima factura
ser suficiente con acceder a este fichero y pulsar de nuevo el botn de Ejecutar, hasta
que la fecha mostrada est fuera del mbito del ejercicio contable:
En la pantalla que se muestra a continuacin vemos cmo despus de
contabilizar la factura de alquiler de diciembre, la fecha corresponde al ejercicio
contable siguiente, y, por tanto, no se puede seguir ejecutando este asiento en el
ejercicio actual.
10.6.3 Copiar asientos peridicos de un ejercicio a otro

Cuando se realiza el proceso de cierre de ejercicio contable y se crea la nueva
empresa en la que se va a hacer, entre otras cosas, el asiento de apertura; copiamos el
plan de cuentas de la empresa a cerrar y aparece la pantalla en la que pide que
indiquemos qu datos hay que traspasar de una empresa a otra.
Es muy importante que no olvidemos marcar la copia de los asientos peridicos
y de los asientos predefinidos, pero sobre todo, de los peridicos, ya que posteriormente
no disponemos de la opcin de copia de una empresa a otra. Sin embargo, no sucede lo
mismo con los predefinidos, ya que se pueden copiar de una empresa a otra en cualquier
momento, adems de en el propio proceso de cierre de ejercicio.
En la siguiente imagen se han destacado las dos casillas en las que se indica que
se debe hacer la copia de ambos tipos de asientos:
151
Unidad 10
152
Realizar punteos simples de verificacin en el diario.

Enlazar asientos origen y aplicacin mediante casacin de asientos.
Introducir movimientos de caja, a travs de Caja Auxiliar.
Traspasar al diario los movimientos de caja.
Crear asientos predefinidos.
Introducir asientos en el diario mediante predefinidos.
Modificar y eliminar predefinidos.
Encadenar asientos predefinidos.
Generar asientos peridicos.
Contabilizar operaciones a travs de asientos peridicos.
Unidad 10
Activa la empresa CM para seguir los siguientes pasos:

Puntear en el diario
Ordena el diario por subcuentas y puntea las partidas correspondientes a la venta de
mercaderas al cliente 1, factura emitida n 1, y su devolucin de gnero.
Elimina los punteos realizados
Casar asientos
Localiza la factura del da 12/02, selala como origen de las dos partidas de cobro de
500,00 . El casamiento es parcial, puesto que no se ha cobrado en su totalidad.
Deja las marcas de casamiento de asientos.
Caja auxiliar
Introduce en el libro de caja los siguientes movimientos:
02/04
Cobro al Cliente 2 750,00 correspondientes a la factura nmero 4
02/04
Pago de los gastos de comunidad, (subcuenta 6090000) 100,00 .
Traspasa al diario los dos movimientos anteriores.
Predefinir asientos
Predefine los asientos que se describen a continuacin:
Asiento 1: Para ventas de mercaderas a clientes, con IVA del 18%. Las subcuentas de
ventas e IVA repercutido sern fijas y la de clientes ser variable. La primera lnea
contendr la base imponible.
Asiento 2: Para compras y gastos con IVA del 18%. La subcuenta de compras gastos
ser variable, la de IVA soportado fija y la de proveedor acreedor ser variable. La
primera lnea ser la correspondiente a la base imponible.
Introduccin de asientos mediante predefinidos.
Utilizando los predefinidos en el ejercicio anterior, introduce las siguientes operaciones:
05/04 Venta de mercaderas por importe de 2.890,00 al cliente 2.
06/04 Compramos mercaderas al proveedor 1 por importe de 895,00 .
07/04 Factura de Transportes El Rpido, por importe de 210,00 .
153
Unidad 10
Modificacin de asientos predefinidos

Modifica el asiento predefinido nmero 1, poniendo como concepto fijo: Venta de
mercaderas
Asientos peridicos
Con fecha 15/06/XX se ha alquilado un local por el que se van a pagar 600 de
alquiler, ms el correspondiente IVA del 18%. Este alquiler tiene una retencin de IRPF
del 21%.
Contabiliza con fecha 15/06/200XX la factura del alquiler, marcando el asiento como
peridico. La periodicidad es mensual.
Adems, contabiliza el pago del importe del alquiler, con fecha 15/06/XX. Al crear este
asiento has de marcarlo como asiento peridico.
Una vez creados ambos asientos, accede a asientos peridicos, marcas ambos y los
ejecutas. Comprueba que se han grabado en el diario y que se ha actualizado la fecha, es
decir, que ha pasado de julio a agosto de forma automtica.
Los dos asientos a realizar son los siguientes:
600,00
108,00
582,00
154
(6210000) Arrendamientos
(4720018) H.P. IVA Soportado 18%
a
(4100003) Location, S.L
a
(4751000) H.P. Acreedora ret. pract.
582,00
126,00
(4100003) Location, S.L.

a
582,00
(57200000) Bancos
Unidad 11 Gestin de tesorera, vencimientos y cheques

El objetivo de esta unidad es dotar al alumno de conocimientos acerca del
control de tesorera, de previsin de cobros y pagos, gestin de cheques y pagars, as
como de la contabilizacin de estos documentos. La dificultad tcnica y contable de las
operaciones que se describen en esta unidad son muy bsicos, conceptos que cualquier
persona maneja diariamente. Al finalizar esta unidad, el alumno ser capaz de controlar
los flujos de tesorera, los cobros y pagos, as como los saldos y cash-flow en un
determinado periodo de tiempo, dotndole de una herramienta eficaz para la gestin
ptima de los saldos de tesorera y la gestin de efectos en cartera. Adems, encontrar
una herramienta sencilla, pero til, para la emisin de pagars, cheques y cartas a
proveedores. Adems, estos documentos sern contabilizados de forma automtica,
evitando as trabajo y errores en la contabilidad.
Las operaciones que se estudian en esta unidad se salen de la contabilidad
convencional, siendo una serie de opciones auxiliares sin las que la contabilidad se
puede llevar perfectamente, pero que no dejan de tener un papel importante como
herramienta de apoyo a la contabilidad de la empresa.
11.2 Gestin de vencimientos
Contaplus cuenta con opciones auxiliares a la contabilidad que, como los
vencimientos, pueden ser utilizados al margen de la contabilidad financiera, o bien
estrechamente ligadas a ella. La gestin de vencimientos va a controlar:
Los pagos que debe hacer frente la empresa.

Los cobros que deber hacer efectivos la empresa.
El flujo neto de tesorera (cash-flow).
Supongamos que hemos adquirido mercaderas por valor de 1.200,00 y que hay
que pagar la factura el da 22 de junio de 2003. Vamos a introducir el vencimiento, a fin
de tener controlada la fecha y la cantidad a pagar:
Accedemos al fichero de vencimientos:
155
Unidad 11
Gestin de tesorera, vencimientos y cheques
En el fichero de vencimientos, aade el pago que vence el 22 de junio:
Rellena los campos de fecha de emisin, fecha de pago (vencimiento), subcuenta

(proveedor), y banco por el que pagaremos al proveedor. Define el concepto tal como el
ejemplo y la cantidad a pagar. Guarda los datos.
Observa cmo clasifica la operacin como un pago, al tratarse de una subcuenta

de proveedor. En caso de que esta subcuenta hubiera sido un cliente, la operacin habra
sido clasificada automticamente como cobro.
Observa en la imagen de aadir vencimiento el campo Tipo, que se ha destacado
con un rectngulo rojo. Al pulsar la lupa, o la tecla + (ms), podrs definir tipos de
vencimiento como:
156
Cobro de factura
Pago de factura
Pago de alquiler
Cobro efecto
Pago de efecto
Etc.
Unidad 11
Otra forma de agregar y/o modificar conceptos para el fichero de vencimientos la

podrs encontrar a travs del men:
Vamos a seguir con otro ejemplo. Esta vez vamos a introducir un vencimiento
de un cobro a un cliente, correspondiente a nuestra factura nmero 101, por importe de
2.352,50 . El cobro del efecto vence el 26 de junio de 20XX:
Ahora, en nuestro fichero de vencimientos disponemos de un cobro y un pago:
157
Unidad 11
As aparecer el fichero de vencimientos despus de aadir los dos registros.
Vamos a estudiar los botones ms usuales del fichero de vencimientos:

Elimina los vencimientos que ya estn contabilizados.
Emite un informe de pagos/cobros en un periodo y un banco determinados.
Solicita el saldo inicial de la cuenta, con el fin de determinar el saldo despus de hacer
efectivos los pagos y cobros del periodo (cash flow)
Marca / Desmarca proceso de cobro. Es una marca que nos indica que el
vencimiento est en gestin de cobro, por ejemplo, que hemos llevado el recibo a
descontar al banco, que hemos recibido un pagar y lo ingresaremos cuando venza, etc.
Al marcar un vencimiento aparecer el smbolo indicativo.
Marca/Desmarca vencimientos en grupo. Nos permite marcar varios vencimientos
a la vez para emitir cheques o pagars, o bien para que el cobro o pago se contabilice
automticamente. Una vez marcados los vencimientos, debemos pasar el proceso de
traspaso a cheques o a la contabilidad. Aparece el siguiente cuadro de dilogo:
158
Unidad 11
Permite marcar o demarcar vencimientos, filtrando por subcuentas y/o por

fechas. El marcado puede preparar el vencimiento para su emisin de cheque o pagar,
o bien para su contabilizacin. Permite hacer simultneamente el cheque y el asiento del
diario. La emisin de cheques o pagars se realizar solamente para los vencimientos de
pago, no para los de cobro de clientes y deudores.
Una vez se hayan marcado los vencimientos, aparecern con las siguientes marcas:
El primer vencimiento ha sido marcado para emisin de pagar y para generar

asiento. El segundo ha sido marcado para su traspaso al diario. Ambos tienen la marca
de preproceso. Una vez se haya hecho el procesamiento de los vencimientos marcados,
el aspa de estado, que ahora es roja, aparecer en color verde y podrn ser eliminados
mediante la opcin eliminar procesados
Cambia el color del aspa de estado de color verde a rojo, y viceversa, indicando
si el vencimiento ha sido o no procesado. Si un vencimiento se marc para emitir
159
Unidad 11
cheque, pero no se marc la casilla de traspaso al diario, cuando hagamos el

procesamiento, quedar marcado como procesado. Posteriormente podremos cambiar el
estado, con el fin de marcar el traspaso al diario.
Marca el vencimiento seleccionado para su posterior contabilizacin o para la
emisin de un cheque o pagar. Es igual que la opcin anterior de marcado en grupo,
pero solamente afecta al vencimiento actual.
Realiza las operaciones marcadas en el preprocesado:
Pasa al fichero de cheques / pagars los vencimientos marcados.
Contabiliza los pagos o cobros marcados con traspaso al diario.
Cambia el estado de los vencimientos, mostrando el aspa en color verde.
Al pulsar el botn derecho del ratn aparecer el men contextual, que nos muestra
las mismas opciones que el men de vencimientos (Aadir, Modificar, Eliminar .....)
Una vez hecho el procesamiento de los vencimientos marcados con la emisin

de cheques o pagars, deberemos dirigirnos al fichero de cheques para su emisin, tal
como se describe en el punto 11.4.
11.3 Gestin de vencimientos desde el diario
Al introducir un asiento en el diario de nuestra contabilidad, por ejemplo, una
factura de un proveedor, es posible aadir un vencimiento registrando el futuro pago
que habr de hacerse de esa factura. Agregar este vencimiento simultneamente a la
introduccin del asiento nos proporciona una gestin ms eficaz y cmoda de la
tesorera, ya que, en las facturas de nuestros proveedores figuran las fechas e importes
que se habrn de pagar. Lo mismo ocurre con las facturas que emitimos, contabilizamos
160
Unidad 11
la venta, y a la vez, controlamos el cobro de esa factura. Esto permite ahorro de tiempo
y errores, ya que al hacerlo desde el diario, capturar los datos, con lo que nos
ahorraremos el repetirlos en otro proceso.
Para aadir un vencimiento desde el diario, se procede de la siguiente forma:
Realizamos el asiento en el diario.
Seleccionamos la lnea en la que se encuentra la subcuenta del cliente o
proveedor.
Pulsamos el botn de aadir vencimiento.
Completamos los datos necesarios y guardamos el registro.
Desde la entrada de asientos solamente se pueden aadir vencimientos, no se

pueden modificar, marcar, procesar, etc. los vencimientos. Para estas tareas deberemos
acceder a travs del men vencimientos.
11.4 Gestin de cheques y pagars
Tal como hemos visto en el apartado de procesamiento de vencimientos, podemos
generar registros de cheques y pagars. En este procesamiento solamente traspasamos
los datos de los cheques. Ahora vamos a gestionarlos, listarlos, emitir cartas y cheques a
los proveedores, y, por ltimo, contabilizaremos los cheques una vez sean pagados.
11.4.1 Aadir cheques
Hay dos formas de aadir cheques y pagars. La primera es la explicada
anteriormente, es decir, mediante el traspaso desde vencimientos. La segunda consiste
161
Unidad 11
en acceder directamente a la gestin de cheques que se encuentra en el men principal

de Contaplus:
A continuacin mostrar el fichero de cheques y pagars.
Como se ve en la imagen, existe el vencimiento que hemos traspasado desde

vencimientos, y, adems, podemos aadir manualmente ms cheques y pagars. En el
fichero de cheques aparecen los botones tpicos de Contaplus de aadir, eliminar,
buscar, etc. que, por obvios, no vamos a explicar, pero s vamos a dedicar especial
atencin a los botones especficos de cheques.
Vamos a ver cmo es la pantalla de datos de la opcin aadir cheques:
162
Unidad 11
11.4.2 Opciones al aadir cheques
Cheque/Pagar: Si seleccionamos pagar, se activa el campo fecha de

vencimiento.
Acreedor: Al seleccionar una subcuenta, aparecer su nombre en el cheque,
pero podemos modificar el texto del librado del cheque. Esta opcin se utilizar,
por ejemplo, al emitir cheques al portador.
Facsmil del cheque: En el centro de la pantalla aparece un facsmil del cheque,

para dar una idea al usuario de cmo quedara la informacin en un cheque
impreso como la muestra.
Paso a contabilidad: Marca el cheque para procesar automticamente el asiento
de pago, cuando se ejecute la opcin del men, paso a contabilidad.
Cheque o pagar anulado: permite seguir la secuencia de nmero de cheque,
en caso de anular alguno, para tener conocimiento de que ha sido anulado:
11.4.3 Opciones con cheques y pagars

Vamos a estudiar las opciones ms interesantes del fichero de cheques. Observa
en la figura siguiente los botones de la parte superior, as como las marcas en cada
cheque.
163
Unidad 11
El botn Anulacin/Validacin servir para marcar el cheque como

anulado, de la misma forma que se describe en el apartado anterior. Igualmente,
elimina la marca de anulacin. Al anular un cheque, aparece un aspa roja en la casilla
Est.
Al pulsar el botn Impreso/No impreso, hace visible una marca de impresin
en la columna I, para informarnos que ya ha sido impreso el cheque o que todava no
ha sido impreso. Volviendo a pulsarlo, elimina la marca.
La opcin Cambio de estado, nos permitir marcar el cheque como
contabilizado o no contabilizado. Los cheques contabilizados tienen una marca roja y
los no contabilizados en color verde.
La opcin imprimir emite un listado de cheques y pagars, segn la seleccin
de fechas, nmeros, proveedores, etc. Es importante saber que los cheques no se
imprimen desde esta opcin, sino del men Cheques/Emisin:
Recuerda:
La opcin imprimir emite un listado de cheques, mientras que la opcin
Emisin, del men de cheques, permite imprimir cada cheque.
164
Unidad 11
11.4.4 Emisin de cheques, pagars y cartas de pago

En esta opcin del men de cheques es donde vamos a obtener una copia
impresa en papel del cheque o pagar que posteriormente enviaremos a nuestro
proveedor. Es muy comn entre las empresas que estos cheques vayan acompaados de
una carta en la que se hace referencia al pago que se est realizando.
Cada empresa y cada banco utilizan un formato diferente para imprimir sus
documentos. La impresin que se obtenga de nuestros cheques se deber ajustar a estos
documentos. Este ajuste se realizar en la opcin de Configuracin de formatos, que
se explica en el ltimo apartado de esta unidad.
Al ejecutar la opcin de emisin, nos aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Orden de salida: orden en el que se imprimirn los cheques.

Condiciones para el listado: selecciona los registros de los que se obtendrn
cheques.
Formato de Impresin: Selecciona el tipo de documento que se quiere
imprimir: Cheque, Pagar o carta, en la que se incluyen los datos del
documento. Normalmente, cuando se enva un cheque por correo, se hace como
adjunto a una carta en la que se hacen mencin a la factura, nmero del cheque,
165
Unidad 11
importe, banco, etc. en este caso habr de imprimirse la carta y despus repetir
el proceso, pero imprimiendo el cheque.
Carcter de proteccin: Es el carcter que se pone a ambos lados de la
cantidad en cifra, para que no se puedan aadir ms nmeros. En el facsmil
visto anteriormente observamos los asteriscos a ambos lados de la cifra:
Estos asteriscos pueden ser sustituidos por cualquier otro smbolo, por ejemplo: #
11.4.5 Paso a contabilidad
Una vez impresos los cheques y pagars, pueden ser contabilizados de forma
automtica, evitndonos de esta forma posibles errores, adems del trabajo que supone
introducir los asientos correspondientes.
Antes de proceder a su contabilizacin, debemos marcar la opcin paso a
contabilidad que se encuentra en todos los cheques.
La ltima operacin para el traspaso a la contabilidad es la opcin del men

Cheques / Paso a contabilidad
166
Unidad 11
Selecciona el orden de paso, qu cheques se quieren contabilizar y con qu

fechas quedarn los asientos traspasados.
11.4.6 Configuracin de formatos
En este apartado vamos a aprender a dar forma a los documentos que se
obtienen en la opcin de cheques, que son: cheques, pagars y cartas. Si accedemos a la
opcin correspondiente, aparecer la siguiente ventana:
167
Unidad 11
Existen los tres formatos anteriormente citados. Vamos a reducir las

explicaciones a lo mnimo necesario, haciendo un resumen de los botones especficos
de los cheques:
Configuracin visual: permite modificar el formato de los documentos
mostrando un editor grfico, en el que podemos alinear, eliminar o cambiar el formato
de cada campo contenido en el cheque. Selecciona un campo y pulsa el botn derecho
para modificarlo.
El botn partidas mostrar los campos contenidos en el documento,

ubicndolos en el cuerpo de dicho documento:
168
Unidad 11
Veamos un ejemplo:
El importe en nmeros del cheque se imprimir a 24 milmetros del borde
superior del papel (lnea), y a 110 milmetros del borde izquierdo (columna), en letra
normal (tamao 10), negrita y alineacin de izquierda a derecha.
Observa cmo alguno de los campos muestra un punto rojo y otros un punto
verde en la columna L. (literal). Los que aparecen con punto rojo son campos
automticos, como fechas, nmero de subcuenta, importes, etc. Los marcados con un
crculo verde son los llamados literales, es decir, textos definidos por el usuario, para
incluir expresiones como una poblacin, o como Pguese por este cheque a.
Modifica en el ejemplo el literal Localidad, por el nombre de tu poblacin.
Si algn texto ocupa ms de una lnea, como podra ser el importe en letras, se
puede acotar el ancho mximo, en milmetros, y determinar la separacin entre cada
lnea de un mismo campo.
Por ltimo, contamos con el botn de Copiar formato, que duplica el
formato de un documento por ejemplo, el cheque, para hacer modificaciones y as
disponer de dos formatos diferentes, adaptados a diferentes bancos.
Aadir, modificar y eliminar vencimientos.

Aadir vencimientos desde el diario.
Convertir vencimientos en cheques y pagars.
Modificar cheques.
Emitir cheques y pagars.
Traspasar automticamente cheques al diario.
Configurar formatos de cheques, pagars y cartas.
169
Unidad 11

Selecciona la empresa CM para realizar los ejercicios siguientes.
Aadir vencimientos
En el ejercicio 5 de la unidad anterior se ha introducido una venta el da 05/04.
Aade el vencimiento de esta factura, con fecha 05/05.
Aade el vencimiento del asiento del 06/04, suponiendo que esta factura venza el da
06/05.
Aade el vencimiento de la factura del transportista, a fecha 06/06.
Procesamiento de vencimientos
Procesa el vencimiento correspondiente al pago de la factura del transportista,
sealando: Emitir cheque y paso a contabilidad. Fecha: 06/06.
Traspasa el vencimiento al diario y al fichero de cheques.
Aadir cheque
Aade un cheque para caja (al portador), por importe de 850,00 .
Modificacin de cheques
Modifica el librado del cheque de Transportes El Rpido, emitindolo al portador.
Anulacin de cheques
Anula el cheque emitido para caja de 850,00 .
Listado de cheques
Emite un listado de cheques, ordenado por fecha de emisin.
Paso a contabilidad
Traspasa al diario los cheques marcados con paso a contabilidad.
Configuracin de formatos
Modifica la configuracin de los cheques. Donde dice ciudad, introduce el nombre de
tu localidad.
Visualiza un cheque por pantalla y comprueba el cambio introducido.
170
Unidad 12
Gestin del inmovilizado y amortizaciones

En esta unidad vamos a aprender a gestionar el inmovilizado de una empresa.
Esto se materializa en dos actividades interrelacionadas. Por un lado, la gestin de un
inventario permanente, donde encontraremos las fichas de inmovilizado. Con estas
fichas dispondremos permanentemente de informacin de cada elemento de nuestro
Activo no corriente: cada mquina, cada vehculo, cada ordenador, etc. Esta
informacin nos proporcionar datos como la fecha de adquisicin, coste, proveedor,
porcentaje y plazo de amortizacin, amortizacin acumulada, valor neto contable, etc.
Por otro lado, esta gestin permite el clculo automtico de las dotaciones
peridicas de amortizaciones, as como del traspaso al diario de dichos importes, con el
consiguiente ahorro de tiempo y errores.
Los conocimientos de contabilidad necesarios para comprender esta unidad son
bsicos, hay que conocer conceptos como: inmovilizado, dotacin de amortizacin,
amortizacin acumulada, sistemas de amortizacin, etc. No obstante, las explicaciones,
acompaadas de imgenes, intentarn que sea lo ms comprensible posible.
Contaplus dispone de un men exclusivamente para la gestin del inmovilizado.
Dentro de este men se encuentran tres opciones: Gestin del inventario,
Amortizaciones y Cdigos y Tablas. Para comenzar, deberemos completar los ficheros
maestros del inventario, que son los cdigos y las tablas:
12.2
Ficheros maestros de inventario

12.2.1 Grupos de Amortizacin
Antes de introducir datos del inventario, debemos configurar los ficheros

maestros con los datos que posteriormente utilizaremos en cada ficha de inmovilizado.
Mediante esta primera opcin podemos clasificar los elementos de inmovilizado, segn
diferentes grupos. A modo de ejemplo, introduce los siguientes grupos:
171
Unidad 12
12.2.2 Cuentas de amortizacin

Mediante esta opcin, vamos a establecer la relacin entre los grupos que hemos
introducido en la opcin anterior, y las cuentas del P.G.C. relativas a amortizaciones:
En la primera columna debemos introducir la cuenta de amortizacin acumulada

ligada a cada grupo de inmovilizado que hemos creado en el paso anterior. En los 4
grupos del ejemplo les corresponde la cuenta 281 (amortizacin acumulada del
inmovilizado material). Se debe repetir la cuenta 281 tantas veces como grupos
tenga relacionados. En apariencia, se repite el mismo registro, pero en realidad, el
registro estara compuesto por la cuenta + el grupo (as, seran: 281+1; 281+2 ..).
La segunda columna muestra la descripcin de la cuenta 281. No obstante,
podramos modificar la descripcin por: amortizacin acumulada de maquinaria;
amortizacin acumulada de elementos de transporte; etc.
La tercera columna se corresponde con uno de los grupos de inmovilizado del
fichero maestro estudiado en el primer punto.
La columna de Dotacin se cumplimentar con la cuenta de dotacin de
amortizacin correspondiente. En nuestro ejemplo es la 681 (Dotacin para
amortizacin del inmovilizado material), la que corresponde a la cuenta 281, y
viceversa.
La columna de porcentaje de amortizacin contendr el porcentaje, que, por defecto,
se amortizarn los elementos del inventario. Este valor se podr cambiar en cada
ficha de cada elemento.
Por ltimo, la columna de meses de amortizacin se refiere a la periodicidad con la
que se practican los asientos de amortizacin. Si en nuestra empresa se hace un slo
asiento de amortizaciones al final de cada ao, escribiremos 12 meses, es decir, 1
asiento cada 12 meses. Si, en cambio, amortizamos trimestralmente, escribiremos 3
meses. Este valor por defecto, se podr variar en cada ficha de cada elemento del
inventario de inmovilizado.
172
Unidad 12
12.2.3 Cdigos de ubicacin

Los datos que introduzcamos en este fichero nos servirn para ubicar
posteriormente cada mquina, cada vehculo u ordenador dentro de nuestra empresa. La
ubicacin nos permite describir hasta cuatro datos para localizar fsicamente cada bien.
Sigue el ejemplo introduciendo las tres ubicaciones de la imagen anterior.

12.2.4 Cdigos de naturalezas
Permite hacer una agrupacin, mediante textos identificativos, de las naturalezas
de los elementos que componen el inventario de inmovilizado de la empresa. A modo
de ejemplo, vamos a introducir los siguientes.
12.2.5 Causas de baja

Son las diferentes causas por las que un elemento debe ser dado de baja del inventario y finalizadas las amortizaciones. Entre las ms comunes, podramos encontrar:
173
Unidad 12
Recuerda:
Comienza cumplimentando los archivos maestros de grupos y cuentas antes
de introducir los elementos del inventario de inmovilizado.
12.3 Gestin del Inmovilizado
Una vez hemos cumplimentado los ficheros maestros del inventario que se han
descrito en el punto 1 de esta unidad, ya podemos introducir los datos de cada mquina,
de cada ordenador, de cada vehculo y de cada elemento que forma parte del
inmovilizado de la empresa. Para el control de estos bienes disponemos de fichas de
inventario. Estas fichas se debern destinar a un slo elemento de ese inmovilizado.
Veamos el ejemplo de cmo sera la ficha de un ordenador ubicado en las oficinas:
En esta ficha cabe hacer algunas aclaraciones sencillas:
174
La fecha de inicio de amortizacin no puede ser anterior a la de compra.

Las subcuentas de amortizacin acumulada y de dotacin de amortizacin deben
introducirse con todos los dgitos.
Unidad 12
El porcentaje de amortizacin deber ser el correspondiente a la totalidad de un

ao, a pesar de haberse adquirido el ordenador el da 30 de junio. La
amortizacin se calcular automticamente segn corresponda a las fechas de
inicio y de amortizacin anual.
Los meses de lanzamiento de asientos, corresponden al nmero de meses que
tendr cada asiento de dotacin de amortizacin que normalmente son 12.
La fecha de baja deber estar en blanco. En caso contrario, no se amortizar.
Entre los botones del men de inventario se encuentra el botn Duplica

inventario, que resulta muy interesante en aquellos casos en los que se adquieren
varios elementos iguales, pues permite copiar el contenido de una ficha, con tan slo
asignarle un nuevo cdigo de inventario. Posteriormente podremos acceder a ella y
hacer las modificaciones necesarias.
12.4 Clculo automtico de amortizaciones y traspaso al diario

Este proceso consta de dos fases muy importantes para la correcta gestin del
inmovilizado, as como para la contabilizacin de las amortizaciones que se deben
llevar peridicamente al diario.
Por un lado, est el clculo de las dotaciones de amortizacin. Para ello,
previamente habremos de haber cumplimentado correctamente porcentajes,
periodicidad, fecha de inicio de amortizacin, etc.
Por otro, la designacin de las subcuentas que han de utilizarse para reflejar las
amortizaciones en nuestra contabilidad.
El primer paso es abrir la opcin de Amortizaciones del men inventario,
175
Unidad 12
Aparecer la ventana:
Corrige la fecha de amortizacin, pues es de vital importancia para el clculo

correcto de las cantidades. En el ejemplo, el 31/12/20XX, deber amortizar por el
periodo comprendido entre el 30/06/XX, fecha en la que se comienza a amortizar el
ordenador, y la fecha de fin de ejercicio. Si se marca la casilla de agrupar
amortizaciones en un nico asiento, obtendremos un slo asiento en el diario con todas
las amortizaciones del periodo para cada elemento del inventario. Esto significa que si
en un elemento hemos puesto en meses amortizacin el valor 1, en lugar de hacer un
asiento por cada mes, realizar un nico asiento por todos los meses que corresponda
desde el inicio de amortizaciones hasta la fecha de amortizacin indicada en la parte
superior.
Al pulsar el botn aceptar se reflejarn los asientos que correspondan, indicando
lnea a lnea la subcuenta, el concepto y las cantidades al debe o al haber.
Una vez comprobada la exactitud de los datos, para actualizar en el diario,
pulsaremos el botn de Diario. Los asientos de amortizaciones pasarn al diario
176
Unidad 12
definitivo y en l se podrn eliminar o modificar. Estas modificaciones no afectan a las

fichas de inmovilizado.
Por otro lado, una vez actualizadas las amortizaciones, las fichas de los
diferentes elementos de nuestro inventario habrn sufrido las siguientes modificaciones:
Los campos automticos se habrn actualizado con los nuevos valores: fecha de
ltima amortizacin e importe total amortizado (amortizacin acumulada). Estos valores
pueden ser modificados por el usuario. Es importante resear que la fecha de ltima
amortizacin servir para hacer el siguiente clculo de la dotacin de amortizacin. Si
est en blanco, se calcular desde la fecha de inicio de amortizacin. En caso contrario,
desde la fecha fin de amortizacin hasta la fecha de amortizacin siguiente.
Como el bien fue adquirido el 30 de junio, las amortizaciones debern
corresponder al periodo comprendido entre la fecha de inicio de amortizaciones y de fin
de ejercicio. Calculado el importe, resulta ser 181,48 . El ao siguiente ser amortizado
por el 25 % correspondiente a un ao completo. Es importante conocer cmo calcula
Contaplus las amortizaciones, pues lo hace calculando los das, restando a la fecha de
amortizacin la de ltima amortizacin, y en su defecto, la de inicio de amortizacin. Si
en un bien ponemos que ha sido adquirido el da 1 de enero, ese ejercicio ser
amortizado por 364 das. Por tanto, ser preferible poner como fecha de adquisicin e
inicio de amortizaciones el 31 de diciembre anterior.
Para bienes adquiridos antes del ejercicio presente y sus amortizaciones hayan
sido realizadas sin usar este programa, rellenaramos manualmente los valores
correspondientes a fecha de ltima amortizacin e importe amortizado.
Para realizar amortizaciones de periodos inferiores al ao, por ejemplo,
mensuales, procederemos de la siguiente forma:
177
Unidad 12
En primer lugar, en la ficha del elemento del inventario de inmovilizado deber

constar en el campo meses lanzamiento amortizacin: 1.
En segundo lugar, slo es necesario hacer la operacin de amortizacin una vez,
con fecha 31 de diciembre; si marcamos amortizaciones mensuales y
posteriormente hacemos la amortizacin con fecha 30 de septiembre sin haber
amortizado junio, julio, agosto, calcular las cuotas de los 3 meses, ya que
Contaplus calcula desde la fecha de ltima amortizacin hasta la fecha que se
indique en la pantalla de amortizacin, dividiendo en el nmero de periodos
indicados en la ficha de inmovilizado:
Modifica la ficha del elemento de inventario nmero uno:
Calcula las amortizaciones hasta el mes de septiembre, de la siguiente forma:
Observa cmo se han realizado tantos asientos como meses se han amortizado, es
decir, hasta junio de 20XX.
178
Unidad 12
12.5 Finalizacin de amortizaciones. Bajas en el inmovilizado

Los bienes que forman parte del inmovilizado de la empresa pueden ser dados de
baja por el uso, el paso del tiempo o por otras circunstancias. Se pueden dar casos de
diferente naturaleza que hagan que el bien ya no figure en el patrimonio de la empresa.
En unos casos el bien ha cumplido su vida til esperada, encontrndose amortizado en
su totalidad, o bien, antes de que esta circunstancia se produzca, el bien sea enajenado, o
sufra cambios en su estado que lo conviertan en inservible.
Vamos a exponer los principales casos que se dan en la empresa:
a) El bien se amortiza en su totalidad sin valor residual:
Debemos amortizar el bien con total normalidad, y el ltimo ao que se deba amortizar,
Contaplus calcular automticamente la fecha en la que se completar dicha
amortizacin, rellenndose el campo fecha fin de amortizacin. Si este campo se
encuentra rellenado, no se podrn calcular nuevas amortizaciones. El bien no se dar de
baja ni se borrar la ficha mientras permanezca en el inventario, a pesar de que su valor
neto contable sea igual a cero. El bien permanecer en el inventario mientras tenga valor
econmico o tenga utilidad en la empresa. Solamente cuando desaparezca o resulte
intil, se podr dar de baja. En este caso cumplimentaremos los campos fecha de baja
y causa de la baja.
b) El bien se amortiza con valor residual:
Contaplus no contempla clculo de valor residual ni amortizaciones parciales. Debemos
calcular la fecha en la que se completar la amortizacin y calcular amortizaciones hasta
esa fecha. Una vez realizada la operacin, cumplimentaremos el campo fecha fin de
amortizacin. Un truco que podremos utilizar consistir en aumentar al campo total
amortizado la cantidad que hayamos considerado como valor residual. Pero no mostrar
realmente el valor neto contable del bien.
c) El bien es dado de baja en la empresa sin estar amortizado en su totalidad:
Si un bien deja de permanecer en la empresa y no est totalmente amortizado, habr de
calcularse la amortizacin como se describe en el punto 11.4 hasta la fecha de baja, y
una vez amortizado, se deber rellenar la fecha de baja y la causa de la baja. En caso de
producirse una enajenacin en la que haya un beneficio prdida, deberemos hacer el
asiento manualmente:
Ejemplo:
El ordenador que adquirimos por 1.500 , es vendido el da 30-06-XX por
importe de 675,00 .
En primer lugar, vamos a amortizar con fecha 30-06-20XX. Lo hacemos
automticamente con la opcin amortizaciones. Posteriormente, la ficha del ordenador
quedara con fecha ltima amortizacin 30-06-X1 y total amortizado 475,00 .
179
Unidad 12
El segundo paso a realizar sera: Cumplimentamos los campos de fecha y causa de baja.
Y por ltimo, tendremos que calcular el beneficio o la prdida obtenidos y hacer el
asiento de forma manual:
Coste del bien: 1.500,00
Amortizacin acumulada: 720,00 .
Valor neto contable: 1.500,00 720,00 = 780,00
Valor enajenacin: 675,00
Beneficio prdida = 675,00 - 780,00 = -105,00 (prdida)
675,00
720,00
105,00
________________
___________________
Deudores (440XXXX)
Amortiz. acum.. Equipos proceso inform. (2817000)
Prdida en enajenacin inmov. (6710000)
a
Equipos Proceso Informac. (2170000)
__________________
___________________
1.500,00
Este asiento se introducir manualmente en el diario, como un asiento

cualquiera. Este asiento no quedar reflejado en la ficha del bien.
Nota: se han omitido cantidades relativas a IVA repercutido para centrar la atencin en
el inmovilizado.
180
Unidad 12
Gestionar los ficheros maestros de inventario (grupos, cdigos y tablas).

Introducir fichas de elementos de inmovilizado.
Calcular automticamente amortizaciones.
Traspasar automticamente los asientos de amortizaciones.
Gestionar bajas de inventario.
181
Unidad 12

Activa la empresa CM para hacer los siguientes ejercicios.
Aadir grupos
Aade los siguientes grupos de amortizacin:
1
Equipos informticos
2
Maquinaria
Aadir cuentas de amortizacin
Cta. Descripcin
Grupo Cta. %Amort.
281 Amortizacin acumulada inmov. Mat. 1
681
12
281 Amortizacin acumulada inmov. Mat. 2
681
25
Meses amort.
12
12
Ubicaciones
Aade las siguientes ubicaciones:
Of
Oficina
Alm.
Almacn
Naturalezas
Aade estas naturalezas de inmovilizado:
Ord.
Ordenadores
Maq.
Maquinaria
Causas de baja
Introduce las causas de baja siguientes:
1
Venta
2
Fin de uso
Fichas de inmovilizado
Crea las fichas de inmovilizado correspondientes a los dos elementos de inmovilizado
adquiridos en el ejercicio contable que se encuentran en el ejercicio 5.4 de la unidad 5:
31/01/XX Compra de un ordenador
21/02/XX Compra de una mquina
Clculo de amortizaciones
Calcula las amortizaciones de las dos fichas de inmovilizado. La fecha de amortizacin
ser 31/12/XX y se agruparn en un nico asiento.
Paso a contabilidad
Verifica que las cuotas de amortizacin calculadas en el ejercicio anterior corresponden
a la amortizacin real. Traspasa al diario el asiento generado y verifica en las fichas de
los dos elementos que se han grabado los datos: fecha ltima amortizacin y total
amortizado.
182
Unidad 13
13.1
Utilidades
Objetivos de la unidad
En esta unidad vamos a aprender a manejar las principales utilidades que ofrece
Contaplus al usuario y que en cierto modo, son extracontables. Una de las utilidades
ms importantes consiste en conocer cmo obtener copias de seguridad de las empresas
contables. Estas copias de seguridad permitirn al alumno dos cosas: en primer lugar,
poder contar con una copia de su trabajo en un soporte que le asegure que sus datos se
podrn recuperar si los originales sufren daos. En segundo lugar, mediante las copias
de seguridad podremos transferir los datos de un ordenador a otro, y as disponer de una
posibilidad con mucho futuro como es el teletrabajo.
Adems de las copias de seguridad, en esta unidad vamos a aprender a asignar y
controlar accesos al programa, determinando qu usuarios pueden manejar Contaplus y
a qu opciones del programa tiene acceso cada usuario autorizado.
Volveremos a hacer hincapi en la instalacin y configuracin de impresoras, lo
cual es muy importante para poder obtener cualquier informe impreso.
13.2
Organizacin de ficheros
Es posible que alguna vez los datos de nuestra contabilidad no se puedan

consultar correctamente, o que nuestra contabilidad muestre errores como saldos mal
calculados, descuadres, etc. Estos errores pueden deberse a mltiples causas. En la
mayora de estas ocasiones estos errores quedan subsanados cuando realizamos una
organizacin de ficheros, que consiste bsicamente en recalcular todos los saldos,
revisar los asientos, reindexar todos los archivos, etc. Es aconsejable organizar los
ficheros cuando restauramos copias de seguridad y cuando observemos un
funcionamiento anmalo de nuestro programa.
Como usuarios, todas estas acciones quedan resueltas siguiendo los siguientes
pasos:
Cierra Contaplus
Accede a Organizacin de ficheros del panel de SP
Pulsa el botn Aceptar
Introduce la clave del usuario Supervisor
183
Unidad 13
13.3
Utilidades
Copias de seguridad
Con el fin de poder contar con la seguridad que da el asegurar que nuestro
trabajo diario est a salvo de posibles riesgos de errores informticos, Contaplus ofrece
una opcin muy importante como es la obtencin de copias de seguridad. Mediante este
proceso vamos a obtener los archivos de copia de seguridad de los datos que nos
interese. Estos archivos pueden ubicarse en cualquier unidad de disco de nuestro
ordenador y en cualquier carpeta existente. La copia de los datos de un ejercicio
contable se realiza en un nmero reducido de archivos, los cuales estn comprimidos, a
fin de que estos ocupen el menor espacio posible y se puedan transferir a unidades sin
una gran capacidad.
El proceso de copias de seguridad se realiza de la siguiente forma:
1.- Cierra el programa Contaplus y haz clic en el botn del panel de SP:
2.- A continuacin, aparecer la siguiente pantalla:
Los siguientes pasos a seguir son:
184
Utilidades
Unidad 13
1.- Selecciona los datos que quieres obtener en la copia de seguridad. Para obtener una
copia de todos los datos, es decir, todas las empresas, archivos de programa, datos de
usuarios, etc., marca la casilla Copia completa. Normalmente solamente se obtiene
copia de los datos de empresas.
2.- Selecciona la unidad / carpeta destino donde ubicar los archivos, por ejemplo, si
quieres la copia en un el disco D, selecciona D:\
3.- Opcionalmente, puedes introducir comentarios a la copia de seguridad y el autor de
la copia.
4.- Pulsa el botn aceptar y sigue las instrucciones de las siguientes pantallas:
Aparecern sucesivamente otras pantallas informativas acerca del proceso de la

copia. Contesta afirmativamente a las pantallas que se vayan presentando.
Una vez finalizado el proceso de obtencin de copia de seguridad, habremos
obtenido los siguientes archivos:
185
Unidad 13
Utilidades
Observa los nombres de los cuatro archivos de la empresa ME, todos ellos
contienen el cdigo de la empresa en el nombre.
Ahora, estos archivos pueden grabarse en cualquier medio, o enviarse a travs de
correo electrnico, o bien dejarse simplemente como copia de seguridad.
Recuerda:
Es aconsejable obtener copias de seguridad de los datos de la contabilidad. La
periodicidad de la copia depende de la regularidad del uso del programa.
13.4
Restaurar copias de seguridad
Es la opcin inversa a la obtencin de copias de seguridad. Hay dos razones por

las que normalmente se recuperan los datos obtenidos anteriormente en nuestra copia de
seguridad. En primer lugar, por haberse perdido los datos de nuestra contabilidad y que
la nica forma de recuperar es la restauracin de los datos. Cuanto ms a menudo
obtengas copias de seguridad, menos datos se perdern al restaurar las copias.
Otra razn que justifica la accin de restaurar las copias se justifica por la
posibilidad de utilizar una misma contabilidad en dos o ms ordenadores: el teletrabajo.
Consiste, bsicamente, en obtener una copia de seguridad de la contabilidad en un
ordenador, y restaurar la copia en otro ordenador. De esta forma podremos contar con
los datos en ambos ordenadores, e, incluso trabajar en uno de ellos y enviar la copia al
otro para que se restaure en este ltimo y viceversa. La transferencia de los archivos se
har de la misma forma que se manejan archivos de Windows, es decir, pen-drive, CdRoms, correo electrnico, etc.
El proceso a seguir para restaurar copias de seguridad es similar al visto para la
obtener la copia, pero seleccionando la solapa Recuperar.
186
Utilidades
Unidad 13
El proceso de recuperacin de copias de seguridad sigue los siguientes pasos:
1.- Selecciona la solapa recuperar.

2.- Selecciona las empresas a recuperar.
3.- Selecciona el origen de los datos, unidad y carpeta donde se ubican los
archivos de la copia.
4.- Pulsa el botn Aceptar.
5.- Sigue las instrucciones de las pantallas igual que se hizo al obtener la copia.
Recuerda:
No es necesario que la empresa a restaurar exista en el ordenador destino, al
restaurar la copia de seguridad crear la empresa y traspasar los datos copiados.
Una vez realizado el proceso de restaurar copias de seguridad, es conveniente
realizar una organizacin de ficheros.
13.5
Copias de seguridad con el Explorador de Windows

13.5.1 Obtencin de copias de seguridad
Segn la versin de Contaplus que hayas instalado en el ordenador, es posible

que el panel de programas no disponga del icono de copias de seguridad o bien que
este botn no funcione bajo la instalacin demo.
187
Unidad 13
Utilidades
En este caso, es posible hacer copias de seguridad de las empresas contables

pero, utilizando herramientas de Windows. El procedimiento que vamos a seguir es
completamente diferente al seguido con el mtodo anterior, y como resultado, los
archivos a copiar no son archivos comprimidos, tal como se ha descrito en el apartado
de copias de seguridad.
Para obtener copias de seguridad, sigue los siguientes pasos:
1.- Localiza con el Explorador de Windows (Mi Pc) en el disco duro la carpeta GRUPOSP.
2.- Dentro de esta carpeta se encuentra la correspondiente al programa Contaplus, el nombre
de esta carpeta ser similar a COE12R1 (Contaplus lite 2012 revisin 1), este nombre
variar en funcin de la versin instalada.
3.- Abre la carpeta y dentro podrs localizar las carpetas correspondientes a cada empresa
contable. El nombre de cada una de estas carpetas es EMPXX, donde XX es el cdigo de la
empresa.
4.- Selecciona la carpeta EMPXX de la que quieres obtener la copia y haces una copia en el
destino (escritorio, etc.) que desees. Esta carpeta contiene un nmero elevado de archivos.
Debes copiar toda la carpeta. Si se copian todas las carpetas cuyo nombre es EMP y
EMPXX es como obtener una copia completa de todos los datos. Puedes comprimir las
carpetas para que ocupen menos espacio.
13.5.2 Restaurar copias
Para restaurar las copias obtenidas con Windows el procedimiento es el inverso
a la obtencin de la copia, es decir, copiar la carpeta de la copia (descomprimirla
previamente si es necesario) y pegarla en la carpeta C:\GRUPOSP\COE12R1.
Si en esta carpeta no existiera previamente la empresa que se est pretendiendo
restaurar, a pesar de copiar la carpeta, Contaplus no la identificar, ya que en los
ficheros donde almacena la informacin de las empresas existentes estn en la carpeta
EMP. Si no has realizado la copia de todos los datos, es decir, solamente de una
empresa, antes de restaurarla, debes crear la empresa, con la opcin Aadir
empresa. Una vez creada, sustityela por la copia obtenida.
Recuerda,
Con este mtodo de restauracin habrs borrado todos los datos originales y
habrn sido sustituidos por la copia restaurada, habindose perdido todos los
datos originales.
Una vez realizado el proceso de restaurar copias de seguridad, es conveniente
realizar una organizacin de ficheros.
188
Utilidades
13.6
Unidad 13
Control y configuracin de usuarios
Al entrar al programa Contaplus vemos cmo aparece el nombre de usuario, que

al instalar el programa hay un solo usuario, que se llama Supervisor, que no tiene
clave de acceso. En este apartado vamos a estudiar cmo aadir y configurar nuevos
usuarios, asignarles una clave y las opciones del programa a las que puede acceder y a
cules no.
Para acceder al control de usuarios, lo haremos desde el men:
A continuacin, aparecer el fichero de usuarios de la figura siguiente.

13.7
Alta de nuevos usuarios
Pulsamos Aadir, para agregar un nuevo usuario, llamado Usuario 1, al cual le

asignamos la clave 12345678. Esta clave se ocultar cuando se teclee, mostrndose
asteriscos en lugar de caracteres.
El nuevo usuario, la primera vez que acceda al programa deber introducir la
contrasea. El acceso a nuevos usuarios se puede activar o desactivar temporalmente.
Tambin se puede permitir el acceso temporalmente, mediante la opcin caduca la
contrasea.
Una vez hemos introducido y confirmado la contrasea de este nuevo usuario,
cuando vamos a guardar los cambios, pulsando el botn Aceptar, mostrar un cuadro
de dilogo para configurar el nivel de seguridad de acceso a empresas. El nivel por
defecto es 9. Esto significa que si una empresa tiene asignado un nivel inferior, no le
permitir acceder a ella.
La pantalla en la que se define un nuevo usuario es la siguiente:
189
Unidad 13
Utilidades
Volvemos a entrar a Contaplus. La pantalla de acceso, se ver de esta forma:
Tal como se explica en el apartado anterior, como clave de acceso se mostrarn

asteriscos.
190
Utilidades
Unidad 13
Una vez entrado al programa, pedir qu empresa se quiere activar. Como el

usuario 1 tiene un nivel de seguridad 7 y la empresa CM tiene nivel 9, no permitir que
ese usuario acceda a esa empresa.
Vamos a recordar cmo se configura el nivel de seguridad de la empresa:
191
Unidad 13
13.8
Utilidades
Mapas de acceso
El supervisor, adems de tener el control sobre los usuarios del programa, puede
configurar las opciones de Contaplus a las que tiene acceso cada usuario, de forma que
un determinado usuario tendr permiso de acceso a unas opciones de men del
programa y a otras opciones no. Cada usuario podr tener acceso a opciones diferentes.
Los pasos a seguir son:
1.- Selecciona el usuario a configurar
2.- Marca en la siguiente pantalla las opciones de men que quieres configurar y pulsa
el botn Total, Slo consulta o Sin acceso para cada una de las opciones del
men.
Guarda la configuracin pulsando el botn Continuar.

Para que los cambios surtan efecto, deberemos cerrar el programa y volver a
abrirlo, accediendo con el nombre y clave del usuario configurado. Los efectos de
permisos de acceso se comprueban intentando entrar en las opciones para las que el
usuario no tiene permisos. Estas opciones aparecen en color atenuado y al hacer clic
sobre ellas, no se ejecuta ninguna accin.
192
Utilidades
Unidad 13
En la figura anterior se pueden observar algunas de las opciones en las que el

usuario que ha accedido al programa no tiene permiso. Estas se distinguen de aquellas a
las que se puede acceder por el tono atenuado del texto que las define. Los iconos de la
barra de mens, sin embargo, no presentan ninguna diferencia visual entre las que estn
restringidas y las que no lo estn.
13.9
Instalacin de impresoras
Tal como se describe en el punto 6.1.2 de la unidad 6, al instalar Contaplus, no

se instalan ni configuran las impresoras de las que disponga nuestro programa de
Windows. Esto nos obliga a agregar en el programa las impresoras que utilicemos para
obtener listados e informes y a determinar las fuentes y tamaos de los textos.
13.9.1 Proceso de instalacin de impresoras
Desde el men til, accedemos a perifricos:
193
Unidad 13
Utilidades
Recuerda,
Si quieres obtener listados por impresora, debes instalarla en Contaplus, aunque
ya est agregada y configurada en Windows.
Para instalar y configurar una impresora en Contaplus, debemos realizar dos

pasos:
Paso 1: Agregamos la impresora que est configurada en Windows, pulsando el botn
aadir:
Paso 2: Modifica la configuracin de las fuentes de caracteres, puesto que con los
tamaos de fuente que se instalan por defecto, los informes y listados saldrn
incompletos, por lo que deberemos reducir el tamao de caracteres normales a 10 y el
de la letra comprimida a 6. Para acceder a estas opciones, pulsa el botn Impresora
En el men de configuracin de impresoras hay dos botones Activar como
impresora 1 y Activar como impresora 2. Cuando con un ordenador se utilizan dos o
ms impresoras, la impresora 1, podramos decir que es la impresora por defecto.
Contaplus ignora cul es la impresora por defecto del entorno Windows, y deja al
usuario la facultad de determinar la impresora que utiliza con ms frecuencia para
obtener listados y libros contables.
194
Utilidades
Unidad 13
Una vez finalizada la configuracin, para activar una impresora como

predeterminada, seleccinala en la lista de impresoras y pulsa el botn activar como
impresora 1. Si se disponen de 3 o ms impresoras, para determinar la segunda
impresora, seleccinala y pulsa el botn Activar como impresora 2
195
Unidad 13
Utilidades
Una vez determinadas las impresoras que van a utilizarse y las prioridades en la
impresin, pulsaremos el botn salir y el cuadro de dilogo se cerrar.
A partir de ahora, cuando vayamos a obtener un listado por impresora,
dispondremos del siguiente cuadro de dilogo:
13.9.2 Otras impresoras

Para imprimir con la impresora activada como la nmero 1, pulsaremos el botn
Imp. por defecto, siendo la que aparece a la derecha. Si deseamos que se imprima en
la nmero dos, aparecer el cuadro de dilogo de impresin de Windows, donde la
seleccionars entre las impresoras disponibles.
196
Utilidades
En otras ocasiones, en lugar del botn
Unidad 13
, aparecer el botn
. En este caso, se intercambiar la impresora 1 por la 2, obtenindose el

listado en la impresora que se estableci en segundo lugar. Este cambio solamente
afectar al listado actual.
13.10 Avisos de inicio
Mediante esta opcin vamos a configurar Contaplus para que muestre una
pantalla de aviso al iniciar la sesin de trabajo en la fecha y al usuario que se
determinen.
En este ejemplo, al iniciar el programa el da 31-01-xx, se mostrar un aviso

recordando que se debe sacar una copia de seguridad. El aviso lo recibir cualquier
usuario que lo inicie. Si hubiramos seleccionado el usuario 1, solamente le aparecer el
aviso a este usuario.
197
Unidad 13
Utilidades
Al pulsar el botn Ver, podremos visualizar el contenido del aviso:
En el aviso se muestra a quienes va dirigido, en este caso, a todos los usuarios,

ya que figura la palabra general. Tambin, el origen del aviso, es decir el usuario que
ha colgado el aviso, que fue el usuario Supervisor.
Una vez mostrado el aviso, no se volver a mostrar al usuario que lo ley.
198
Restaurar los ficheros ndices, a travs de la organizacin de ficheros.

Sacar copias de seguridad.
Restaurar las copias de seguridad.
Gestionar los usuarios del programa.
Gestionar los permisos a usuarios.
Instalar y configurar impresoras.
Introducir avisos de inicio.
Utilidades
Unidad 13

Aunque no es necesario, activa la empresa CM para realizar los siguientes ejercicios.
Organizacin de ficheros
Ejecuta desde el panel de SP la opcin de organizacin de ficheros.
Copias de seguridad
Saca una copia de seguridad de la empresa CM. La ubicacin de los ficheros generados
ser el escritorio. Comprueba que en el escritorio se encuentran los archivos de la copia.
Restaurar copias de seguridad

Restaura la copia de seguridad obtenida en el ejercicio anterior.
Gestin de usuarios
Aade un nuevo usuario llamado invitado. Asgnale como contrasea la palabra
entrar. Configura en el mapa de accesos permiso para acceder a las siguientes
opciones:
Seleccin de empresas
Subcuentas
Gestin de asientos.
Cierra el programa. Entra de nuevo en l, accediendo con el usuario invitado y
comprueba cmo estn activas las opciones que se han configurado anteriormente.
Cierra Contaplus y vuelve a acceder a l como usuario supervisor.
Instalacin de impresoras
Instala la impresora que tengas en tu ordenador como predeterminada. Configura la letra
normal con un tamao de 10 y la comprimida a tamao 6. Activa esta impresora como
Impresora 1.
Avisos de inicio
Activa un aviso de inicio para que se abra en la misma fecha en la que te encuentres. El
mensaje va dirigido a todos los usuarios. El contenido del mensaje ser:
Enhorabuena, has hecho todos los ejercicios
Cierra Contaplus y vuelve a abrirlo con el usuario supervisor, abre el mensaje que te
muestra el aviso.
Una vez realizados todos los ejercicios anteriores e instalada la impresora, cierra el
ejercicio contable, con fecha 31-12-20XX. Abre el nuevo ejercicio en la empresa con
cdigo N1, sustituyendo el asiento de apertura existente.
199
Unidad 13
Utilidades
Anula el asiento de cierre para poder realizar las siguientes actividades.

Regulariza las existencias de mercaderas, suponiendo que las existencias finales a
31/12/20XX, ascienden a 30.675,85 . El asiento a realizar sera:
__________________
____________________
25.000,00
Variaciones de existencias (6100000)

a
Existencias de mercaderas
25.000,00
(3000000)
__________________
____________________
30.675,85
Existencias de mercaderas (3000000)

a
Variaciones de existencias
(6100000)
__________________
___________________
Imprime los siguientes listados y documentos:
200
Libro de facturas emitidas

Libro de facturas recibidas
Documento 303
Documento 347
Documento 349
Libro diario
Balance de Sumas y saldos al 01-01-XX
Balance de sumas y saldos al 31-03-XX
Balance de sumas y saldos al 31-12-XX
Cuenta de Prdidas y Ganancias, a fecha 31-12-20XX
Balance de situacin con fecha 31-12-20XX
Libro Mayor de las subcuentas 4300001 a 4300004
30.675,85
Unidad 14 Contabilidad presupuestaria

En esta unidad vamos a aprender a manejar los presupuestos dentro de la
contabilidad. Esta utilidad complementa al resto de unidades que corresponden a la
contabilidad financiera tradicional.
Se trata de conocer cmo Contaplus compara el presupuesto asignado a
determinadas cuentas con el gasto ingreso realizado en un periodo dado.
Conoceremos el concepto de presupuesto y las formas de presentarlo, copiarlo y
actualizarlo cada ejercicio.
14.2 Plan presupuestario
Contaplus, adems de la contabilidad Financiera, que es la que nos ha ocupado
las unidades anteriores, presenta una utilidad enlazada con esta contabilidad financiera
consistente en asignar a las subcuentas que se desee, un presupuesto . Este presupuesto
puede ir referido al periodo anual, o bien a periodos de distribucin mensual. En primer
lugar, asignaremos el presupuesto en aquellas cuentas en las que queramos llevar el
control presupuestario. Normalmente se trata de gastos ingresos, aunque todas las
subcuentas aceptan presupuesto. Posteriormente, podremos obtener balances o cuenta
de Prdidas y Ganancias presupuestarios, que, bsicamente, consiste en mostrar el
presupuesto en una columna, y en otra, el gasto o ingreso real.
Para acceder a las opciones de presupuestos, seleccionaremos el men
Presupuesto que se encuentra e n la barra de mens, presentando tres opciones:
Al seleccionar la opcin 1.- Plan presupuestario, aparecer la pantalla de

presupuestos, con el men aadir, modificar, eliminar.... Si posicionamos el cursor del
ratn en el rea de presupuestos y pulsamos el botn derecho nos aparecer el men
contextual, que contiene las mismas opciones que los botones de la izquierda.
201
Unidad 14
Contabilidad presupuestaria
Comenzaremos por aadir el presupuesto de la subcuenta 6000000, compras de

mercaderas. Pulsamos la opcin aadir, de la barra de botones o del men contextual.
Introduce el cdigo de la subcuenta 6000000 y el presupuesto anual (120.000,00 ).

De forma automtica se repartir el presupuesto en partes iguales para los doce
meses del ao. En caso de que la distribucin no sea proporcional, en lugar de introducir
el presupuesto anual, introduce los valores deseados para cada mes.
Cuando lo que se quiere obtener es un informe sobre un presupuesto anual, en lugar
de introducir un presupuesto en cada mes, deberemos introducir el presupuesto de todo
el ao para el mes de febrero, dejando el resto de meses en blanco. De esta forma, en
cualquier fecha obtendremos un informe presupuestario comparativo con la cifra anual.
202
Unidad 14
14.3 Presupuestos anuales

En esta opcin podremos obtener el informe presupuestario, en el que se mostrar
el presupuesto, el gasto cubierto y el saldo pendiente.
Los pasos a seguir son:
1.- Introduce los cdigos de las subcuentas que quieres ver el presupuesto; (por ejemplo,
de la 6000000 a la 6000000).
2.- Marca la opcin deseada, saldo, o suma Debe/Haber
3.- Marca el nivel de desglose que quieres consultar. Si solamente quieres ver cuentas
de detalle, marca nivel 7. Si quieres ver las sumas agrupadas, marca el nivel 3.
Selecciona como dispositivo de salida la pantalla:
203
Unidad 14
Y visualizars el informe presupuestario.
En la lnea superior muestra el presupuesto y en la inferior el realizado.

14.4 Actualizacin de presupuestos
En esta tercera opcin del men de presupuestos podrs actualizar el presupuesto
de cualquier subcuenta. Esta actualizacin podr consistir en incrementos o en
decrementos. Estas variaciones podrn ser lineales (sumar o restar una cifra de al
presupuesto), o porcentuales. Supongamos que queremos incrementar el presupuesto de
la subcuenta 6000000 en un 5%. Activaremos la opcin correspondiente del men, e
introduciremos los siguientes datos:
204
Unidad 14
Una vez actualizado, podremos verificar el incremento de presupuesto de la

subcuenta 6000000:
Observa cmo se ha incrementado en un 5% el presupuesto.

Recuerda:
Una vez actualizado el presupuesto no podrs invertir la actualizacin. Un
incremento del 10% en el presupuesto no se podr compensar con un decremento
del 10%, sino del 9,0909 %
14.5 Balances y Prdidas y Ganancias presupuestarios

No solamente podemos obtener el estado presupuestario a travs de las tres
opciones contenidas en el men Presupuesto. Los diferentes mens de Balances y
Prdidas y Ganancias disponen de opciones para el presupuesto.
205
Unidad 14
14.5.1 Sumas y Saldos presupuestario

Al acceder a los Balances de Sumas y Saldos, existe un botn para obtener el
balance presupuestario:
Observa la informacin que proporciona acerca del presupuesto de compras:

presupuesto, realizados, porcentaje realizado, etc.
14.5.2 Cuenta de Prdidas y Ganancias Presupuestaria
Para obtener la Cuenta de Prdidas y Ganancias presupuestaria, selecciona
Financiera / Balances / Prdidas y Ganancias y activa la solapa Comparativo
Presupuesto
206
Unidad 14
Mostrar la cuenta de PP y GG presupuestaria:
207
Unidad 14
14.5.3 Balance de Situacin Presupuestario

Tambin se puede obtener el Balance de Situacin presupuestario. Para ello,
habr de seleccionarse la solapa Comparativo Presupuesto, tal como se refleja en la
imagen:
14.6 Copiar el plan presupuestario

Los presupuestos de una empresa se pueden copiar a la empresa en la que se va a
realizar la apertura del ejercicio, para posteriormente ser actualizados.
Para realizar el traspaso de los presupuestos de un ejercicio a otro, existe un
procedimiento consistente en copiar el presupuesto de la empresa en la que se realiza el
cierre contable, marcando la casilla correspondiente que aparece en la pantalla de cierre.
Al marcar esta casilla los presupuestos se traspasarn a la empresa en la que se har el
asiento de apertura.
En el caso de que se haya realizado la apertura de un ejercicio contable sin haber
traspasado el presupuesto, procede de la siguiente forma:
1.- Anula el asiento de cierre, mediante la opcin Financiera / Fin de ejercicio /
Invertir cierre.
2.- Vuelve a realizar el cierre contable mediante la opcin Financiera /Fin de ejercicio
/ Cierre Contable. Marca las casillas reemplazar asiento de apertura existente y la
casilla de presupuestaria
208
Unidad 14
Observa en la siguiente figura la casilla marcada para el traspaso del

presupuesto.
Recuerda,
Al realizar el cierre del ejercicio, marca la opcin Presupuestaria, para
traspasar el presupuesto de la empresa a la empresa que se va a crear.
Introducir presupuestos mensuales y anuales.

Modificar los presupuestos anuales mediante incrementos o disminuciones.
Obtener informes y estados de presupuestos.
Obtener Balances y cuentas de Prdidas y Ganancias presupuestarios.
Copiar el presupuesto de una empresa a otra.
209
Unidad 14

Selecciona la empresa CM en la que has realizado las actividades de refuerzo e
introduce el presupuesto anual de las siguientes subcuentas:
6000000
6281000
7000000
Compras de mercaderas:
Energa elctrica:
Ventas de mercaderas:
180.000,00
2.000,00
275.000,00
Modifica el presupuesto de las cuentas de gastos incrementndolo en un 5%

Modifica el presupuesto de la cuenta de ventas, con un decremento del 10%.
Visualiza el balance de sumas y saldos presupuestario.
Visualiza la cuenta de Prdidas y Ganancias presupuestaria.
210
Unidad 15 Contabilidad analtica

En esta unidad vamos a aprender a imputar a diferentes centros de coste, o
proyectos, los ingresos y/o gastos de la contabilidad financiera. Esta opcin es un
complemento del resto de unidades que corresponden a la contabilidad financiera
tradicional.
Se trata de conocer cmo Contaplus asigna a los diferentes centros de coste,
departamentos o proyectos a travs del diario los asientos a determinadas cuentas con
el gasto ingreso realizado en un periodo dado.
Conoceremos el concepto de departamento y proyecto y cmo obtener cuentas
de Mayor analticas y Balances de Sumas y Saldos Analticos.
15.2 Departamentos
Vamos a suponer que nuestra empresa tiene establecidos diferentes
departamentos y quiere imputar los costes a cada uno de ellos. Supongamos tambin
que en el departamento tcnico se desarrollan dos proyectos, el proyecto 1 y el proyecto
2. Cuando se recibe una factura de materiales, de consumo de energa, o se contabilizan
costes salariales, queremos imputar a cada proyecto la parte que le corresponda, para, en
el futuro, conocer la suma de costes de cada departamento, su rentabilidad, etc.
En la opcin de men Analtica, contamos con dos partes: La primera sirve
para designar qu departamentos y proyectos existen, y la segunda, para obtener la
distribucin analtica de los costes imputados.
Selecciona la opcin Departamentos y aade dos departamentos:

Fabricacin
Administracin
211
Unidad 15
Contabilidad analtica
Observa las diferentes opciones que se encuentran en la parte izquierda de la

pantalla. Son similares a las del resto de mens: aadir, modificar, eliminar, etc.
Tambin son las mismas que aparecen en el men contextual.
15.3 Proyectos
Una vez creados los departamentos, vamos a crear los diferentes proyectos, que
podemos denominar centros de coste, a los que posteriormente imputaremos las
facturas y gastos de nuestra contabilidad. Vamos a aadir el Proyecto1 y el Proyecto 2:
Observa el men de opciones, aadir, modificar, eliminar, etc. Son las mismas
opciones que aparecen en el men contextual.
Al introducir el cdigo del proyecto, aparece un punto de separacin. A la
izquierda del punto se debe introducir el cdigo del departamento (en nuestro caso FAB
ADM ) y a la derecha del punto, el cdigo. As, el cdigo del proyecto sera FAB.2
212
Unidad 15
Cuando le asignamos un presupuesto, si se introduce en la casilla de

Gastos/Debe, quedar grabado como tipo G (gastos). Si se introduce en Ingresos/Haber,
quedar grabado como tipo I (Ingresos).
Recuerda,
Para el control analtico de la contabilidad, es necesario introducir en primer lugar
los departamentos y despus los proyectos. Los nombres de los proyectos estarn
compuestos por el cdigo del departamento y por el cdigo del proyecto y
aparecern ambas partes divididas por un punto.
15.4 Imputacin de gastos a los proyectos
La imputacin a los diferentes centros de coste se hace a travs del diario, en la
introduccin de asientos.
Para que en las partidas de los asientos est disponible el campo analtico,
deberemos activar previamente la casilla correspondiente a la analtica:
Accedemos al men Global / Seleccin de empresa / Modificar
Seleccionamos la solapa de Opciones y marcamos la casilla de acceso a campos
analticos en asientos.
213
Unidad 15
Ejemplo:
Supongamos que llega una factura de materiales por importe de 1.200,00 , de
los cuales, 800,00 se le imputarn al proyecto 1 y el resto al proyecto 2.
El asiento de compras quedara as:
_____________________
800,00
400,00
192,00
____________________
Compras de materias primas (6010000)

Compras de materias primas (6010000)
H P deudora por IVA soportado
a Proveedor 1 (4000001)
1.392,00
______________________
_____________________
Introduciremos el asiento en el diario.
Observa cmo el campo Dpt.Proyecto est activo. Introduce el cdigo del

proyecto bien, pulsa la tecla + (bsqueda incremental) y mostrar el fichero de
proyectos, captura el proyecto adecuado.
El resto de datos del asiento se introducen como siempre.
Nota: No es necesario introducir proyecto en las subcuentas de IVA y del proveedor.

15.5 Mover proyecto en el diario
Es posible cambiar el cdigo del proyecto que se ha introducido en algunos
asientos por otro cdigo. En este ejemplo se va a modificar el cdigo del proyecto
FAB.1 al proyecto FAB.3 en los asientos 1 al 9. De esta forma no es necesario
modificar cada lnea de los asientos del diario, ya que se actualizarn de forma
automtica.
214
Unidad 15
15.6 Mayor analtico

Esta opcin de analtica permite ver las cuentas de Mayor, mostrando las
imputaciones a los diferentes centros de coste que se han hecho en cada subcuenta. En
la siguiente pantalla se piden los costes imputados a cada proyecto, para la subcuenta
6010000:
Marca la casilla Desglosar proyectos, y este es el resultado del Mayor analtico:
215
Unidad 15
Detalle de gastos del proyecto 1
Detalle de gastos del proyecto 2
216
Unidad 15
15.7 Sumas y Saldos analtico

En esta opcin se pueden obtener los balances de sumas y saldos analticos,
basta con seleccionar los proyectos, las subcuentas y las fechas. En el siguiente ejemplo
se pide el balance de sumas y saldos del 31 de enero al 31 de diciembre, mostrando los
dos proyectos y solamente la subcuenta 6010000:
Marca la casilla Desglose de departamentos y proyectos, para mostrar en

diferentes pantallas cada proyecto:
217
Unidad 15
Al pulsar el botn siguiente, visualizaremos el proyecto 2:
15.8 Balance analtico

Tambin es posible obtener balances de sumas y saldos, de situacin o de
prdidas y ganancias desde el men Financiera. Tal como se obtienen los balances
normales, podemos obtener los balances analticos. Cuando aparece la pantalla de
configuracin de balances, selecciona la solapa Configuracin del balance e
introduce los valores de los proyectos a listar, tal como se muestra en el ejemplo
siguiente:
218
Unidad 15
Crear departamentos y proyectos.

Asignar presupuestos a los proyectos.
Imputar costes a los diferentes proyectos a travs de asientos.
Obtener Balances y cuentas de Mayor analticos.
219
Unidad 15

Activa la empresa CM
Crea el departamento tcnico TEC
Crea los proyectos
Uno
Dos
Activa el campo Analtica en la ficha de la empresa XX.
Contabiliza las nminas del mes de marzo, con fecha 31/03/XX, con los siguientes
importes:
Sueldos y salarios : 2.345,50
1.125,00 a cargo del proyecto uno
1.220,50 a cargo del proyecto dos
Seguridad Social a cargo de la empresa: 773,25
353,00 a cargo del proyecto uno.
420,25 a cargo del proyecto dos.
El asiento a introducir ser:
1.125,00
1.220,50
353,00
420,25
___________________________
_______________________
Sueldos y Salarios (6400000)
Sueldos y Salarios (6400000)
Seguridad Social a cgo. Empresa (6420000)
Seguridad Social a cgo. Empresa (6420000)
a
Remunerac. Ptes. de pago (4650000)
1.598,75
a
H P acreedora retenciones (4751000)
375,00
a
Organismos S. Social acreed. (4760000)
1.145,00
___________________________
_______________________
Visualiza por pantalla:
220
Libro Mayor de las subcuentas 6400000 y 6420000

Balance de Sumas y Saldos de marzo de 20XX, mostrando las dos
subcuentas anteriores

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NDICE

3.4 Datos legales y fiscales de empresas ......................................................... 36

7.2.4 Facturas rectificativas ......................................................................... 93

10.6.2 Introduccin de asientos peridicos ............................................. 148

Unidad 14: Contabilidad presupuestaria ..................................................... 201

CONTENIDOS DEL CURSO

2 .- Primeros pasos con Contaplus. Descripcin de la pantalla de Contaplus

3 .- Creacin de una empresa

4 .- El Plan General Contable: cuentas, desgloses y subcuentas

5 .- Introduccin de asientos contables

7 .- Tratamiento del IVA

9 .- Operaciones con asientos contables

Comprobacin de cuadre de asientos

10 .- Operaciones avanzadas con asientos

11 .- Gestin de tesorera, vencimientos y cheques

12 .- Gestin del inmovilizado y de amortizaciones

Unidad 1 Introduccin a Contaplus

Registrar las operaciones contables en el diario.

Cmo obtener el programa Contaplus?

1.2 Obtencin del programa

Instalacin del programa

Una vez se haya descargado el programa o se haya recibido el Cd que lo

En el caso de la versin comercial, la carpeta de instalacin tiene un nmero ms

Aparecer la ficha de registro, donde nos solicita el nmero de serie. Introduce

Despus de generar las carpetas necesarias y copiar los archivos de instalacin,

Ejecucin del programa

Una vez finalizada la instalacin del programa, podemos acceder a l a travs

A continuacin aparecer la pantalla de acceso al programa.

Selecciona el usuario que se ha creado llamado Supervisor. Accede al campo

Salir del programa

La primera consiste en acceder al men Global, y seleccionar la cuarta opcin.

Unidad 2 Descripcin de los elementos de la pantalla principal del programa

Distinguir los diferentes componentes de la pantalla de Contaplus.

Una vez abierto el panel de SP y ejecutado el programa Contaplus, esta es la

En ella se pueden observar las siguientes partes:

Elementos de la pantalla principal

Muestra el icono que identifica a Contaplus, el cdigo de la empresa activada, su

2.4 Panel de tareas

Elementos de la pantalla principal

Muestra, mediante botones de acceso directo, algunas de las opciones que se

Elementos de la pantalla principal

L Podemos personalizar la barra de botones?

Elementos de la pantalla principal

Es la zona de mayor superficie de la pantalla del programa. Ocupa la zona

Botones de ventanas de opciones

Tal como se describe en el apartado de rea de trabajo, en muchos procesos de

Elementos de la pantalla principal

Elementos de la pantalla principal

Al finalizar esta unidad didctica, debers ser capaz de:

Identificar claramente todas las partes de la pantalla de Contaplus.

Elementos de la pantalla principal

2.9 Actividades de profundizacin

Retira de la barra de herramientas los iconos:

Unidad 3 - Opciones de empresa: Gestin de empresas

Tal como se ha descrito en el apartado anterior, no es posible modificar estas

Este campo puede dejarse en blanco, pero se puede cambiar en cualquier

Si este campo est vaco, en las Cuentas Anuales de la empresa no aparecern

Nuevo PGC Estndar: Carga el nuevo PGC de 2008, en modelo estndar, es

3.3 Otros datos de empresas

Ruta editor: Establece el lugar donde se encuentra el archivo de Word,

Patrimonio Neto (E.C.P.N.). Si no es correcta, no se podrn editar las cuentas

3.4 Datos legales y fiscales de empresas

Ahora debemos seleccionar Datos de empresas, del men Global:

Introduce los datos de la empresa, en cada una de las solapas,