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Porto Alegre
2015
Ser um profissional tico nada mais do que ser profissional mesmo nos
momentos mais inoportunos. Para ser uma pessoa tica, devemos seguir um conjunto
de valores.
Ser tico proceder sem prejudicar os outros. Algumas das caractersticas
bsicas de como ser um profissional tico ser bom, correto, justo e adequado.
Alm de ser individual, qualquer deciso tica tem por trs valores
fundamentais, como:
Ser honesto em qualquer situao a virtude dos negcios;
Ter coragem para assumir as decises mesmo que seja contra a opinio alheia;
Ser tolerante e flexvel deve-se conhecer para depois julgar as pessoas;
Ser ntegro agir de acordo com seus princpios;
Ser humilde s assim conseguir reconhecer o sucesso individual. Comportamento
eticamente adequado e sucesso continuado so indissociveis.
2 ORGANIZAO ADMINISTRATIVA
empresas. Foi ento que Frederick W. Taylor, um norte-americano que viveu de 1856 a
1915, definiu tarefas e atividades, distribuindo-as entre as pessoas, de modo que
aquelas experincias pudessem ser repetidas depois, servindo de modelo para a
realizao de outras. a Taylor que se deve um sistema de produo baseado na
organizao racional do trabalho, buscando o alcance do rendimento mximo com o
mnimo de tempo e de atividade. Para trabalhar de forma organizada precisa-se
planejar e estruturar as tarefas e atividades que sero desenvolvidas. Agindo dessa
maneira,
certamente
trabalho
se
tornar
mais
fcil
de
executar
e,
2.2 EMPRESAS
Define-se uma empresa como um conjunto de pessoas e meios materiais cuja
atividade orientada para a produo de bens econmicos, isto , bens ou servios
que satisfazem s necessidades humanas.
As Empresas possuem trs principais objetivos:
- A satisfao plena do cliente com relao ao produto e/ou servio;
- O lucro obtido na comercializao do produto e/ou servio;
- A renumerao do material humano (funcionrios, empregados, colaboradores).
3 TCNICAS ADMINISTRATIVAS
um conjunto de processos fundamentais para o funcionamento da empresa.
As tcnicas permitem criar uma padronizao das rotinas executadas pela empresa.
3.2 ORGANOGRAMA
a representao grfica dos setores e/ou departamento da empresa, onde
podemos visualizar a relao de mando e subordinao.
Representamos os setores ou departamento da empresa atravs da figura
geomtrica de um retngulo, as linhas cheias interligam as figuras, relacionando-as de
3.3 FLUXOGRAMA
um recurso que permite visualizar o caminho e o processo de trabalho a
serem executados por um setor e/ou departamento, indicando o prximo passo a ser
seguido. Os smbolos utilizados na elaborao do fluxograma so de carter
internacional, porm, isso no impede de ser alterado conforme a necessidade.
Todo fluxograma deve possuir um incio, um sentido de leitura ou fluxo, e um
fim, bem como as devidas amarraes.
O processo deve ficar definido da forma mais clara possvel, ou seja, de fcil
identificao das aes que devem ser executadas, ou dependendo do tipo de
fluxograma, as alternativas do processo.
3.4 CRONOGRAMA
O cronograma uma ferramenta de planejamento e controle em que so
indicadas e detalhadas as atividades a serem executadas durante um perodo
estimado, bem como seu prazo de execuo e responsveis.
Um cronograma considerado ainda, um importante instrumento para
levantamento dos custos de um projeto e, a partir da, pode ser feita uma anlise de
viabilidade antes da aprovao final.
4 USO DE EQUIPAMENTOS
Durante toda a vida, ns devemos estar em constante aprendizado,
necessrio atentar-nos para outros conhecimentos e novas tecnologias, que vo
expandindo-se constantemente. J que a tecnologia evolui a passos largos e rpidos,
para dar contribuio competitivamente adequada ao mundo, qualquer profissional
hoje deve aprender o tempo todo. Para acompanhar o desenvolvimento e os avanos
tecnolgicos, que tem se intensificado nos ltimos anos, estando presente em vrios
estabelecimentos e servios que utilizamos, imprescindvel ampliar nossos
horizontes, capacitar-nos para o exerccio de atividades que dependem e exigem o
domnio de diversos equipamentos para execuo. O auxiliar administrativo para
exercer adequadamente suas atribuies deve ter conhecimento sobre o uso de
determinados equipamentos que fazem parte de seu cotidiano profissional, como o
computador e a internet, o aparelho de fax, a copiadora e o telefone. Assim,
adquirimos noes bsicas sobre a utilizao desses equipamentos.
de lidar com dados e informaes bastante frequente. Afinal, qualquer deciso tem
de estar muito bem fundamentada. E essa fundamentao vem exatamente da anlise
dos dados e informaes empresariais. Isso acontece em todas as empresas ligadas ao
comrcio ou prestao de servios, qualquer que seja o seu tamanho ou o ramo de
suas atividades. Todas elas registram e armazenam os mais variados dados e
informaes do seu dia-a-dia de trabalho para us-los, posteriormente, quando houver
necessidade ou for de seu interesse. Dessa maneira, indispensvel que o auxiliar
administrativo esteja preparado e apto para utilizar um microcomputador para a
realizao de diversas atividades que facilitam e organizam uma empresa. Toda a
documentao e dados das empresas so armazenados na memria de computadores,
facilitando que os documentos circulem pelas vrias pessoas e departamentos que
tm alguma relao com aquele assunto, para todos conhecerem. A internet possibilita
e facilita extremante as funes e atividades realizadas dentro de uma empresa, no
que diz respeito ao uso de e-mails e acesso a sites com informaes atualizadas e
necessrias para cada empresa.
4.3 COPIADORA
Todo escritrio deve possuir uma copiadora (xerox) prpria, para facilitar as
atividades dirias das empresas, e evitar o desperdcios de tempo de funcionrio no
deslocamento at uma papelaria onde possui copiadora para tirar xerox. . Exemplo de
um modelo de copiadora:
4.4 TELEFONE
O telefonista est presente em rgos pblicos e privados, empresa, escolas,
hospitais, universidades e outros. Receber e transferir ligaes, localizar pessoas,
transmitir mensagens e registrar solicitaes so algumas das funes desempenhadas
por este profissional. O servio do telefonista, indispensvel no atendimento ao
pblico, funciona como um carto de visitas da empresa, instituio ou organizao.
Logo, preciso que o profissional esteja devidamente preparado para fornecer
informaes e responder s dvidas de quem o procura. Neste sentido, o telefonista
deve conhecer o ambiente de trabalho, saber quem quem e onde encontrar as
pessoas, bem como ser educado e paciente. Alm disso, quando no souber ou no
puder dar uma informao, o profissional deve saber comunicar isso de forma
educada.
Dicas para um bom atendimento telefnico:
Atender ao primeiro toque isso demostrar ateno, disposio e eficincia;
Evitar a expresso al dizer sempre o nome da empresa e o seu, seguidos do
cumprimento bom dia, boa tarde ou boa noite. No caso de ligaes interna informe
seu nome e departamento;
No confiar na memria mantenha sempre por perto um lpis e/ou caneta e papel
para anotaes.
Use termos fceis de serem entendidos fale com clareza, com boa dico e bom
portugus;
Modo de falar cuidado tambm com demonstrao excessivas de simpatia e
intimidade, isso pode no ser muito bem recebido;
Interromper bruscamente a conversao evite encerrar uma conversa
bruscamente, quando necessrio, seja delicado, preservando sua imagem e a da
empresa.
Evite deixar esperando se no for possvel fornecer informaes rapidamente,
consulte se o cliente pode aguardar, ou se prefere ligar novamente, caso contrrio,
anote os dados e retorne posteriormente;
Encerrar a conversa cordialmente use sempre palavras como: obrigado (a), s
ordens, por favor, desculpe-me, entre outros.
5 REDAO COMERCIAL
A redao comercial um esclarecimento escrito de dentro dos
procedimentos legais, representando uma operao da empresa.
5.3 PADRONIZAO
Tm como objetivo determinar regras na Empresa, de modo que, todos os
processos internos sigam este procedimento, organizando as rotinas e tcnicas,
tornando-o homogneo.
- Relatrio: a exposio detalhada de fatos e ocorrncias. De forma geral, o relatrio
dever conter informaes para que a Autoridade Superior possa tomar decises.
Aspectos que devem ser observados no relatrio:
Abertura: local, data, repartio
Introduo: indicao do fato a ser relatado
Texto: relato minucioso do fato
Concluso: recomendao de providncias a serem tomadas
Fecho: formas protocoladas
- Formulrios: neles so registradas todas as informaes necessrias para as
providncias sejam tomadas. Podem ser feitas manuscrita ou eletrnica. Podemos
citar como exemplos de formulrios: Notas Fiscais, Ficha Cadastral, Fichas de Controle,
entre outros.
6 ADMINISTRAO FINANCEIRA
Um dos recursos mais importantes a serem administrados em uma empresa
o financeiro. Uma boa gesto financeira proporciona maior competitividade e
sobrevivncia s empresas no mercado. Esta passa a ser uma questo de sobrevivncia
para as empresas num ambiente de grande concorrncia, como acontece no mundo
globalizado.
A gesto financeira de uma empresa deve considerar em seus trabalhos a
deciso de fazer um investimento ou financiamento, de produzir mais o produto A ou
o B, de ter estratgia de preos mais agressiva ou mais conservadora. Conclumos
6.2 FINANCIAMENTO
uma quantia de dinheiro adquirida com o objetivo de suprir uma
determinada necessidade, a liquidao pode ser realizada ao longo do tempo, sempre
com encargos financeiros acertados entre o credor e o devedor.
Podemos destinar um financiamento, para:
- Capital de Giro: financia a atividade operacional da empresa, este recurso
destinado compra de mercadorias, reposio de estoques, despesas administrativas,
etc.
- Investimento Fixo: destinado a gerar o resultado operacional da empresa.
Destinamos este recurso aquisio de bens e imveis. Podemos considerar ativo fixo,
mquinas e equipamentos, imveis, veculos utilitrios, entre outros.
- Investimento Misto: a juno do financiamento para investimento fixo com
financiamento para capital de giro.
- Hipoteca: o direito real da garantia que incide sobre uma coisa Imvel,
permanecendo esta na posse do proprietrio.
6.5 RECIBOS
Os recibos so comprovantes de pagamentos, os quais so emitidos pelas
empresas no momento do recebimento de determinado valor. Podem ser em forma
de impresso formal adquirido em papelarias ou em modelo desenvolvido pela prpria
empresa. Serve ainda de controle para efeito fiscal e contbil pelas empresas para
garantir que nenhum valor saia da companhia ou entre nela sem o devido registro.
Este apenas um dos modelos de comprovantes de recebimento de valor.
Informaes
no
citadas
podem
gerar
problemas
futuros