Capacitación Práctica en Computación

Curso “Introducción a Project 2000”

Practica #2 – Modificaciones a consideraciones de Project

• Configurar el calendario del proyecto

Podemos cambiar el calendario del proyecto para que refleje los días laborales de cada persona que participa
en el proyecto. Los valores por omisión del calendario son lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., con una
hora de descanso para la comida.

Paso 1. Cambiaremos el horario que especificó Project por el de 8:00 a.m. a 3:00 p.m. de lunes a viernes.
Selecciona la opción “Change Working Time”, -Cambiar calendario laboral-, del menú “Tools”,
-Herramientas-, aparecerá un cuadro de diálogo, primero haz clic en la letra L (de lunes) y arrastra el puntero
del ratón hasta la letra V (de viernes) esto permite haber seleccionando un rango de días (lunes a viernes) y
enseguida teclea 3:00 p.m. en el campo Hasta:, eliminando los textos del siguiente renglón de los campos
Desde: y Hasta:, debiendo quedar como lo muestra la siguiente imagen:

Haz clic en el botón Aceptar.

Paso 2. Indicar a Project que los días 24 y 31 de Diciembre de 2001 sólo se trabajará medio día y que el día 25
de Diciembre 2001 será día de asueto. Volver a seleccionar la opción “Change Working Time”, -Cambiar
calendario laboral-, del menú Tools, -Herramientas-, aparecerá el cuadro de diálogo, haz clic en el día 24
para seleccionarlo, enseguida oprime la tecla Ctrl, -Control-, (déjala oprimida) y ahora haz clic en el día 31
quedando ambos días seleccionados y finalmente suelta la tecla Ctrl, enseguida captura 12:00 p.m. en el
campo Hasta: y elimina el texto del siguiente renglón de los campos “Desde: Hasta:”.

Ahora haz clic en el día 25 para seleccionarlo y enseguida habilita la opción “Período no laborable”, debiendo
mostrarse como la siguiente imagen:
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Hemos modificado el mes de Diciembre, ahora te pido modifiques el mes de Enero y Marzo del 2002,
indicando el 1º. de Enero y el 21 de Marzo como días de asueto, al final haz clic en el botón Aceptar.

• Asignación de recursos
Debes asignar recursos a las tareas cuando desees:

• Llevar a cabo un seguimiento de la cantidad de trabajo realizado por personas y equipamiento

asignados a tareas o controlar los materiales utilizados
• Disponer de más flexibilidad en la programación de tareas
• Controlar los recursos con sobreasignación o infra-asignación de trabajo
• Llevar un control de los costos de los recursos

Si no se especifica información acerca de los recursos, Microsoft Project calcula la programación utilizando sólo
la duración de las tareas y las dependencias entre éstas.

Para la asignación de recursos a las tareas debemos de crear en primer lugar la lista de recursos ha asignar.
La lista de recursos constará de recursos de trabajo o recursos materiales. Los recursos de trabajo son las
personas o equipamiento, los recursos materiales son materiales o suministros consumibles, como madera,
clavos, hojas de papel, cuadernos, toner (tinta para fotocopiadora), etc.

Paso 1. Haz clic en la opción “Resource Sheet”, -Hoja de Recursos-, del menú View, -Ver-, debiendo
aparecer el siguiente cuadro de diálogo:

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Paso 2. Haz clic en el campo del primer renglón en la columna “Resource Name”, -Nombre del recurso-,
teclea:

Analista

y enseguida oprime la tecla “tabulación” para colocar el cursor en el siguiente campo (columna
Iniciales), Project añade información de manera automática como se observa en la siguiente imagen:

Teclea: ana01 en el campo “Grupo”, 400% en el campo “Max.Units”, $45.00/hora en el campo “Std.Rate”,
$90.00/hora en el campo “Ovt.Rate”, y a001 en el campo “Código”

en el siguiente renglón teclea:

Programador en el campo “Resource Name”, prog01 en el campo “Grupo”, 800% en el campo
“Max.Units”, $55.00/hora en el campo “Std.Rate”, $110.00/hora en el campo “Ovt.Rate”, p001 en el
campo “Código”.

Debiendo quedar como se muestra en la siguiente imagen:

Paso 3. Habilita la vista “Gantt Chart”, -Diagrama de Gantt-, mueve la primera columna del área de barras
hacia la derecha de tal manera que podamos observar las demás columnas del área de definición de las tareas,
para ello coloca el puntero del ratón exactamente en la orilla de la 1ª. Columna del área de barras, esto hará
que cambie la apariencia del puntero del ratón por inmediatamente arrastra la columna hacia la derecha
hasta que podamos observar el encabezado de columna “Nombres de los recursos”.

Paso 4. Haz clic en el primer renglón de la columna “Nombres de los recursos” y selecciona la opción
“Analista” a través del botón flecha de la derecha del campo, como se ilustra en la siguiente imagen:

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coloca el cursor en el siguiente renglón de la misma columna y ahora selecciona “Programador” de igual
manera hasta el último renglón (octava tarea) asigna “Programador”, finalmente deberemos de tener algo muy
parecido a la siguiente imagen:

Paso 5. Asignaremos los recursos a las tareas: haz clic en el renglón de la primera tarea en la columna
“Nombre de la tarea”, enseguida haz clic en el botón “Assign Resources” , -Asignación de recursos-,

apareciendo el cuadro de diálogo llamado “Asignar recursos”, en el cual seleccionarás el recurso “Analista”
modificando las “Unidades” a 400%, es decir estamos asignando cuatro analistas para realizar la 1ª. tarea,
finalmente haz clic en el nombre del recurso “Analista” por lo que la barra correspondiente mostrará el
porcentaje definido y actualizará la duración de la misma, observe la siguiente imagen:

Observa que han cambiado los valores de la 1ª. tarea, la duración ahora reporta 0.5 semanas, la fecha de Fin
es miércoles 19/12/01, y por consiguiente la longitud de la barra ha disminuido. Enseguida haz clic en el
botón Cerrar.

Ahora, asignaremos recursos a las demás tareas de la siguiente manera:

A la 2ª. Tarea se asignará 200% de Programador

A la 3ª. Tarea se asignará 400% de Programador

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A la 4ª. Tarea se asignará 200% de Programador

A la 5ª. Tarea se asignará 800% de Programador
A la 6ª. Tarea se asignará 500% de Programador
A la 7ª. Tarea se asignará 300% de Programador
A la 8ª. Tarea se asignará 200% de Programador

Al final debemos de obtener nuestro Diagrama de Gantt semejante al siguiente:

• Comprobar las fechas de comienzo y fin de proyecto

Puede revisar la información más importante del proyecto, por ejemplo, la fecha de fin, para comprobar si el
proyecto va a cumplir las previsiones tal como está programado.

Paso 1. En el menú Project, -Proyecto-, haz clic en “Project Information...”, -Información del Proyecto-, y elige
Estadísticas, apareciendo la siguiente imagen:

Como podrás observar la fecha de fin es el jueves 17 de Enero del 2002, así como el costo estimado del
proyecto: $47,600.00 y 18.38 días (880 horas) de duración.

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• Vista del uso de recursos y costos correspondientes

Paso 1. Haz clic en la opción “Table: [Current Table]”, -Tabla: [tabla actual]-, y selecciona “Cost”, -Costo-,
enseguida haz clic en la opción “Resource Usage”, -Uso de Recursos-, mostrándose la siguiente imagen:

• Identificación del camino crítico

El camino crítico lo forman las tareas que son críticas para la duración del proyecto. Tareas críticas son
aquellas que no tienen margen de demora, es decir, que no pueden sufrir ningún cambio en su fecha de inicio
sin que tenga repercusión en la duración total del proyecto.

Para ver el camino crítico tenemos que formatear la programación del proyecto, para ello vamos a utilizar el
Asistente para Diagramas de Gantt , que permite seleccionar diferentes opciones de formato de este
Diagrama.

Paso 1. Haz clic en el botón “GantChartWizard”, -Asistente para Diagramas de Gantt-, aparecerán una serie de
cuadros de diálogo, en los cuales responderás de la siguiente manera:

1. Haz clic en el botón “Siguiente”

2. Selecciona “Ruta crítica”, enseguida clic al botón “Siguiente”
3. Selecciona “Recursos y fechas”, enseguida clic al botón “Siguiente”
4. Selecciona “Si”, enseguida clic al botón “Siguiente”
5. Haz clic al botón “Dar formato”
6. Haz clic al botón “Salir del asistente”

Una vez formateada la programación, las tareas críticas aparecerán en color rojo mientras que las que no lo son
lo harán en azul. Observe el resultado que deberá obtener:

Bueno, esto es todo por el momento, nos vemos en la próxima practica, bye!!! ..... 8-)
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