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SISTEMA DE GESTION

DOCUMENTAL

favila

Introduccin

ELDAR Tecnologa

Contenido
Objetivos de este documento ................................................................................................................................. 2
Alcance .................................................................................................................................................................... 2
Objetivos del Sistema de Gestin Documental....................................................................................................... 2
Aspectos Generales............................................................................................................................................. 2
Caractersticas bsicas ........................................................................................................................................ 2
Criterios Funcionales ............................................................................................................................................... 2
Catalogacin........................................................................................................................................................ 3
Recuperacin ...................................................................................................................................................... 4
Servicios Complementarios................................................................................................................................. 4
Novedades - Listas de Subscripcin ................................................................................................................ 4
Documentos favoritos ..................................................................................................................................... 4
Historial de Acceso .......................................................................................................................................... 4
Control de acceso................................................................................................................................................ 5
Reporting............................................................................................................................................................. 5
Servicios auxiliares .............................................................................................................................................. 5

SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL

ELDAR Tecnologa

Objetivos de este documento


Presentar la experiencia de ELDAR Tecnologa en el diseo de Sistemas de Gestin Documental, introduciendo
los conceptos bsicos del mismo y una primera introduccin funcional.

Alcance
Este documento debe entenderse como un resumen para direccin sin profundizar en aspectos tcnicos.

Objetivos del Sistema de Gestin Documental


Aspectos Generales
Es obvio resear que la informacin y en un sentido ms amplio el conocimiento y la experiencia son activos
fundamentales para cualquier organizacin. Su correcto aprovechamiento es fundamental para la eficacia y la
fiabilidad en cualquier trabajo.
En la gestin diaria se elaboran, consultan, transmiten y reciben documentos de la ndole ms variada y en
formatos muy diversos. La implantacin, si bien todava incompleta, del flujo electrnico de informacin nos
proporciona la comunicacin casi instantnea de la misma, mejorando la agilidad de nuestro trabajo.
La contrapartida es la multiplicacin de elementos de informacin y su dispersin por toda la organizacin.
Esto puede producir desde inconsistencias entre versiones de un mismo documento, al desaprovechamiento
de la experiencia previa en situaciones similares, por citar slo casos frecuentes.
Un sistema de gestin documental se conforma como el almacn central de informacin para toda la
organizacin. Es el punto de referencia y recuperacin para la documentacin de cualquier ndole. Garantiza la
integridad de la misma y su acceso consistente desde cualquier punto.

Caractersticas bsicas
Un sistema de gestin documental debe contemplar, al menos, las siguientes caractersticas bsicas:

Seguridad: Proporcionando un almacenamiento nico, que unifique documentos y la catalogacin de


los mismos y que simplifique la definicin de polticas de mantenimiento y backup.

Ubicuidad: Accesible, con las protecciones necesarias, a todos los elementos de la empresa con
independencia de su ubicacin fsica.

Capacidad de recuperacin y acceso: En forma sencilla y proporcionando mtodos de bsqueda giles


y completos que garanticen la reutilizacin adecuada de cualquier material o parte del mismo.

Centralizacin: Facilitando el mantenimiento de versiones y garantizando la homogeneidad de


formatos y contenidos a lo largo de toda la organizacin. Asimismo, asegurando la consistencia de los
criterios de catalogacin.

Criterios Funcionales
En este apartado se describen los distintos mdulos bsicos que configuran el sistema final:

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Catalogacin
Este es un elemento bsico de cualquier sistema de gestin documental. A cada elemento incluido en el
mismo se le asignan una serie de calificadores y atributos que permitan su rpida localizacin y recuperacin.
Un sistema de catalogacin debe cumplir los requisitos siguientes:
Debe ser completo, es decir capaz de identificar y albergar TODOS los criterios relevantes que puedan
servir para identificar adecuadamente un documento concreto.
Asimismo debe ser flexible, de forma que pueda adaptarse y evolucionar en el tiempo, dando cabida a
nuevos criterios y enfoques.
Parte fundamental del sistema es la definicin de una Ficha Documental que aglutine todos los
aspectos y datos necesarios para la catalogacin del documento y sea a la vez flexible para adaptarse a
las distintas tipologas de la documentacin a catalogar.
A continuacin se relacionan, no de forma exhaustiva, los elementos bsicos que contiene esta Ficha
Documental:

Datos de Filiacin:
o Fecha de creacin
o Autor
o Ttulo
o Formato del documento
o Descripcin breve
o Referencias y/o documentos relacionados
o Nivel de Confidencialidad / Seguridad

Claves de Catalogacin: Dando cabida a todos los posibles criterios de clasificacin del documento,
por ejemplo:
o rea de aplicacin (Documentacin interna, Clientes, etc.)
o Sector de mercado
o

Historial del documento


o Versiones
Fecha
Autor
Comentarios acerca de la versin
o Utilizacin
Cliente
Fecha
Comentarios

Dada la imposibilidad de prever la evolucin futura de los distintos criterios aplicables, el sistema debe
permitir su redefinicin y ampliacin constantes.
La Ficha Documental contiene un primer apartado de datos de formato fijo (filiacin) con un conjunto variable
de claves de catalogacin. El soporte idneo para esta estructura sera una clasificacin jerrquica tipo
Tesauro, totalmente definible por el usuario. La ventaja inherente a esta clasificacin es que facilita en gran

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manera las bsquedas por aproximacin iterativa, sin necesidad de especificar todos y cada uno de los
parmetros de bsqueda en el momento de iniciar sta.

Recuperacin
Si el sistema de catalogacin es la base estructural de cualquier gestin documental, el sistema de
recuperacin es el que da sentido y utilidad al sistema completo. Debe cumplir, al menos, los siguientes
requerimientos:
Debe ser sencillo, sin precisar de un aprendizaje complejo.
Debe ser flexible, permitiendo distintos mtodos de busca complementarios.
y por ltimo debe ser progresivo, permitiendo que la bsqueda se vaya refinando en forma iterativa.

El sistema se basa en la creacin de filtros por combinacin de criterios permitiendo cualquier asociacin de
elementos, tanto de los datos de filiacin, como de trminos o voces del Tesauro. Es sencillo, puesto que todos
los elementos del filtro estn presentes en la pantalla de generacin, flexible puesto que no impone ningn
formato fijo y progresivo con el aadido o refinado de los criterios a aplicar en los distintos ciclos de bsqueda.
El sistema de recuperacin incluye, no slo las herramientas de localizacin de un documento sino la
recuperacin, edicin o impresin del mismo. Siempre aplicando los criterios de seguridad definidos
previamente para el documento concreto.

Servicios Complementarios
Una de las ventajas del sistema de Gestin Documental es la variedad de servicios para el usuario que pueden
construirse sobre el, ms all de la bsqueda y recuperacin de documentos concretos. Esto se traduce en
valor aadido para los usuarios.
A continuacin se relacionan algunos de los servicios ms relevantes que incluye el sistema:
Novedades - Listas de Subscripcin
Su mbito puede ser particular para un usuario, departamento o global. En cuanto al alcance puede limitarse a
documentos concretos (para el seguimiento de versiones, por ejemplo) o a todos los documentos que
cumplan las condiciones que se definan por fecha de incorporacin, temtica, claves de catalogacin y, en
general por cualquier concepto de los que se definen en la ficha documental.
Cada vez que el sistema detecta la incorporacin de un documento que cumple los requisitos fijados, enva un
correo electrnico de aviso al usuario o bien, si el volumen de documentos es alto y para evitar la saturacin
del correo, se incorpora al boletn de novedades del usuario.
Documentos favoritos
Cada usuario puede definir su lista de documentos favoritos, por frecuencia de acceso o por relevancia para su
trabajo concreto. De esta forma se agiliza el acceso al documento de inters sin necesidad de repetir la
bsqueda en cada ocasin.
Historial de Acceso
Cada usuario tiene acceso inmediato a una lista con los ltimos documentos accedidos.

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Control de acceso
Cualquier sistema informtico debe contener un mdulo de seguridad y control de acceso. Las caractersticas
particulares de un sistema de gestin documental hacen necesario un nivel de seguridad mayor que la simple
combinacin usuario / password habituales.
A continuacin se enumeran los aspectos fundamentales que contiene el sistema:
Cada usuario se identifica en forma inequvoca en el sistema y lleva asociado un perfil con los privilegios y
permisos que pueda ejercer, por ejemplo, documentos a los que puede acceder, permisos de consulta, copia
o modificacin y nivel de confidencialidad del documento.
Este perfil puede completarse con facilidad con criterios sectoriales, de rea de actividad e incluso de mbito
geogrfico.
Adicionalmente cada documento o grupo de documentos tendr asociada una calificacin de confidencialidad
/ seguridad, no slo en los aspectos de seguridad en el acceso a la informacin sino en su proteccin frente a
modificaciones no deseadas.
Para determinar si un usuario concreto puede acceder a un documento y

Por ltimo el sistema mantiene un registro de accesos por usuario y documento reflejando la fecha y hora de
inicio de sesin, documentos accedidos y trabajo realizado con ellos.

Reporting
El sistema se completa con un mdulo de reporting que proporciona tanto informacin operativa: fichas
documentales, resultados de bsqueda, resmenes de trabajo, etc.; como de gestin: consolidados de
actividad, por usuario, sectorial, etc.

Servicios auxiliares
El sistema de gestin documental incluye distintos servicios perifricos, en gran parte automticos, que
incrementan el valor recibido y percibido por el usuario.
Entre otros podemos citar a modo de ejemplo los siguientes:

Mantenimiento de estndares corporativos, formatos, imgenes, plantillas para el desarrollo


homogneo de documentacin, logos de clientes, etc.
Servicio de novedades, nuevas incorporaciones, versiones, etc.
Listas de inters sectorial, por materia, por tecnologa, etc.
Interfaz especial para dispositivos tipo SmartPhone, Tablet, etc.

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