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[EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA

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NIVELES Y CAPACIDADES ADMINISTRATIVAS

Uno de los temas estudiados desde el inicio de la administracin
cientfica y que han sido preocupacin de los tericos de esta rama
del conocimiento es la relacin entre las capacidades administrativas
necesarias
y
los
niveles
de
la
organizacin.
La tesis ms comn es que las destrezas, conocimientos y
capacidades administrativas que se requieren tienen una distinta
proporcin de acuerdo con el nivel de la empresa.
Existen 3 principales capacidades tcnicas de todos los
administradores:
Capacidad Tcnica es el conocimiento y la habilidad
necesarios para realizar actividades que implican mtodos,
procesos y procedimientos.
Capacidad Humana es la habilidad d trabajar con otras
personas, es decir, un esfuerzo de cooperacin, un trabajo en
equipo.
Capacidad conceptual es la habilidad de contemplar la
imagen global, de identificar elementos importantes en una
situacin y de analizar las relaciones que existen entre esos
elementos.
La capacidad de idear es la aptitud necesaria para resolver
problemas.

EL PROCESO ADMINISTRATICO EN LAS ORGNIZACIONES

El estudio de las funciones de una empresa ha sido uno de los
fundamentos de la teora administrativa.
Los administradores, sin importar el nivel que ocupen en una
organizacin, tienen que aplicar cuatro funciones: planeacin,
organizacin, direccin y control. Ms an, toda tarea que se va a
desarrollar implica la aplicacin meditada o intuitiva de este proceso
administrativo.

Planeacin
Cules son las metas de la organizacin a largo plazo?
Qu estrategias son las mejores para lograr los objetivos
establecidos?
Qu objetivos se deben formar a corto plazo?
Quines deben formular la planeacin estratgica y/u operativa?

Organizacin
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Qu nivel de centralizacin o descentralizacin debe adoptarse?

Cmo deben disearse las tareas y las puestos?
Quines son las personas idneas para ocuparlos?
Qu mtodos y procedimientos deben ser utilizados?
Cul debe ser el diseo del trabajo?

Direccin
Cmo dirigir el talento de las personas?
Qu estilo de conduccin es el adecuado?
Qu implica la autoridad o responsabilidad asignara a cada
persona?
Cmo orientar a las personas hacia el cambio?
Cmo solucionar problemas de conflictos?
Cmo se deben de tomar las decisiones?
Qu funciones o tareas deben ser desarrolladas en equipo?

Control
Qu actividades necesitan ser controladas?
Qu criterios deben aplicarse para determinar los resultados?
Qu medios de control deben utilizarse para controlar?
Qu herramientas o tcnicas se pueden utilizar para medir el
desempeo?
Qu actividades relevantes deben controlarse?

PLANEACIN
Las organizaciones y la funcin de planeacin
Las organizaciones, como las personas, realizan todos los das
actividades relacionadas con la planeacin. La vida personal o
profesional exige definir lo que se requiere y ponerse a trabajar para
conseguirlo. Cuando una organizacin o las personas asumen un
proceso de planeacin, significa que definen objetivos y realizan un
esfuerzo coordinado para alcanzarlos. La planeacin es el proceso de
prever el futuro y proponer estrategias para desarrollarse y crecer en
el
contexto
futuro.
Una organizacin no slo vive el presente, por lo cual debe dar
direccionalidad a sus propsitos y, en funcin de esta previsin,
coordinar esfuerzos y recursos.

Planeacin
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Planear es dar respuesta a las preguntas mencionadas arriba, lo cual

supone conocer la situacin presente como organizacin, los
recursos con los que se cuenta y las limitaciones existentes.
Un plan eficaz tiene las siguientes caractersticas:
Es realista, es decir, se puede llevar a la prctica.
Est basado en recursos y limitaciones conocidas.
Supone el compromiso de los que participan en disearlo y
aplicarlo.
Es flexible y puede adaptarse a las condiciones cambiantes del
entorno.
Sus logros y resultados pueden medirse y evaluarse.

Por qu planear?
Para analizar sistemticamente el rumbo deseado
Para lograr un uso optimo de los recursos
Para disminuir el alto nivel de incertidumbre del medio
Para adaptarse a las condiciones cambiantes de los factores
sociales, econmicos, polticos, tecnolgicos, culturales,
etctera
Para desarrollos estrategias frente a la competencia
Para formular de manera consciente de las estrategias de la
organizacin
Para integrar todas las decisiones de la organizacin

Los cuatro pasos tpicos de la planeacin

Establecer una o varias metas para determinar con claridad
cules son las prioridades de la empresa
Definir la situacin actual y determinar con claridad con que
recursos se cuenta
Identificar los apoyos y los obstculos de las metas, es decir,
detectar que puede ayudar o impedir que se logren.
Desarrollar un plan para alcanzar las metas, para evaluar las
posibilidades de conseguirlas y los medios que se deben
emplear para alcanzarlas.

Tipos de planes
Propsito o misin. Es determinar que se debe hacer para llegar al
futuro que se concibe como posible o deseable. Es definir el rumbo y
generar los compromisos necesarios para lograrlo
Objetivos. Son los fines hacia donde debe dirigirse toda su actividad.
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Los objetivos de direccionalidad a los esfuerzos que realiza la

organizacin
Polticas. Las polticas tambin se consideran planes, dado que son
enunciados generales que guan las acciones y decisiones de las
organizaciones. Las polticas son criterios de accin aprendidos por la
empresa.
Planes estratgicos. Los planes admiten muy diferentes criterios de
clasificacin; uno de los ms aceptados es ordenarlos segn su
amplitud en planes estratgicos y planes operativos. El plan
estratgico involucra a toda organizacin, mientras que el plan
operativo indica los detalles de la forma en que se alcanzarn los
objetivos.

Planes operativos o tcticos. Los planes operativos constituyen el

apoyo necesario de los planes estratgicos porque atienden a su
aplicacin a corto plazo. Se orientan a actividades especficas
asignando recursos y definiendo estndares de actuacin.
Planes a corto y largo plazos. De acuerdo con el tiempo que se
comprenden, los planes pueden ser inmediatos o de corto plazo, o de
largo plazo. En los planes a corto plazo la mayora de las variables
pueden ser controladas por la administracin de la empresa,
mientras que en los de largo plazo todas las condiciones se plantean
como posibilidades sujetas a variacin.
Planes especficos o direccionales. Los planes pueden ser
considerados especficos cuando no admiten ninguna interpretacin
y deben realizarse tal como han sido definidos.
Programas. Los programas son actividades que perduran en la
organizacin, pues su realizacin no tiene una fecha lmite en la que
pueda darse por concluida o que provoque su caducidad.
Proyectos. Los proyectos tienen objetivos delimitados por el tiempo.
Tienen un principio, pero deben tener una fase de conclusin.

El fundamento de la planeacin: los objetivos

Administracin por objetivos. La expresin administracin por
objetivos (APO), se ha convertido en parte del lenguaje de la
administracin en todo el mundo. Los gerentes, los administradores,
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los supervisores y otros empleados que ocupan puestos de

responsabilidad en todos los niveles en organizaciones de casi todos
los tipos y tamaos estn familiarizados con este concepto.
Proceso. La APO, como administracin en general, es una actividad
continua y no una campaa o un programa ni un proyecto de
instalacin de una sola vez que cuando se complete, puede producir
sus propios resultados.
Prioridades. Los objetivos no son suficientes para asegurar la
eficiencia individual u organizacional. Es preciso tratar de alcanzar en
primer lugar los objeticos ms importantes, por lo cual un sistema
para determinar prioridades es un eslabn vital en el proceso global
En forma conjunta. Es el esfuerzo de la APO, el proceso de
determinacin conjunta de objetivos por parte del supervisor y los
empleados es clave para obtener la cooperacin plena y la
aceptacin de stos.

Resultados esperados. Poner en conocimiento de los empleados de

las expectativas de la administracin es un modo muy adecuado de
comunicarse con ellos.
Medidas. Es deseable que los objetivos se utilicen para medir el
progreso y que se empleen las mediciones para hacer ajustes y
correcciones que aceleren el progreso de la organizacin; de otra
manera, la APO permanece esttica y estril convirtindose en una
carga burocrtica.
Cmo se desarrolla en una empresa? La puesta en marcha de la
APO requiere de la aplicacin de determinadas directrices y de un
plan concreto de accin. Un objetivo, ya sea de una organizacin o
de un individuo, es esencialmente una promesa de hacer o de
emprender determinada accin.
Las directrices son los criterios establecidos que son tiles para
formulacin e implantacin de programas de APO. Algunas de las
directrices que deben seguir son las siguientes:

El objetivo debe especificar que accin se va a emprender.

Debe concentrarse en un blanco identificable.
Debe de ser de tiempo limitado
Debe especificar el costo

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Debe ser mensurable, tangible o comprobable

Debe constituir un reto
Debe de ser realista y factible
Debe de ser pertinente e importante
Debe estar de acuerdo con los planes, polticas y procedimientos
de la organizacin
Debe ser escrito y conservado como una referencia futura por las
posiciones implicadas

ORGANIZACIN
Esta etapa del proceso administrativo consiste en decidir qu
recursos y actividades son necesarias para alcanzar los objetivos de
la organizacin, distribuir recursos, definir funciones y tareas y
clarificar autoridad y responsabilidades

Definiciones fundamentales
Organizacin. La palabra organizacin se utiliza actualmente en dos
sentidos. El primero se refiere a la empresa o grupo funcional. El
segundo sentido implica el proceso de organizar, la manera en que
se dispone el trabajo y se asigna entre los miembros de la empresa
para alcanzar eficientemente las metas de la organizacin.
Organizar. Es el proceso de hacer que la estructura de la empresa se
ajuste a sus objetivos, recursos y ambiente.

Estructura de la organizacin

La estructura es definir en la organizacin de la clsicas cuestiones

sobre quin, qu, dnde, cundo y cmo.
La estructura de una organizacin puede de ser analizada de
acuerdo con los siguientes elementos:
Especializacin de actividades. Especifica las labores individuales y
de grupo y la combinacin de las labores de las labores en unidades
de trabajo
Estandarizacin de actividades. Define los procedimientos de todas
las actividades que sean previsibles.
Coordinacin de actividades. Procedimientos para integrar las
funciones de las distintas areas o departamentos de la
organizacin.
Centralizacin y descentralizacin de la toma de decisiones. Define el
poder de decisiones debe de estar concentrado o disperso en la
organizacin.
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Tamao de la unidad de trabajo. Determina el nmero de empleados

de una unidad de trabajo.

Principios clsicos del diseo de la organizacin

Estructura y estrategia. La estrategia es la definicin de las unidades
de mando, el tramo de control y la divisin del trabajo.
Unidad de mando. Es otro de los principios clsicos del diseo que
consiste en considerar que cada subordinado debe tener solo un
superior ante el que el responsable. Nadie en la organizacin debe
tener dos o ms jefes.
Tramo de control. Este principio se utiliza para determinar cuntos
subalternos debe tener un jefe para que su labor pueda ser
considerada eficaz.
Divisin del trabajo. La creencia de que la divisin del trabajo era la
mejor forma de lograr resultados es un principio clsico que tuvo
mucha aceptacin en el mundo de las empresas. El promotor de esta
idea fue Adam Smith.

Departamentalizacin
Uno de los principios clsicos en el diseo de la organizacin ha sido
la departamentalizacin. Se le describe como la agrupacin de
actividades por unidades de acuerdo con la afinidad de tareas. La
departamentalizacin puede tener muchas variedades de diseo, por
ejemplo:
Departamentalizacin fundamental. Es la agrupacin de actividades
que se realiza con base en la afinidad en las funciones (contabilidad,
mercadotecnia, personal, compras, almacn). Las funciones cambian
de acuerdo con la naturaleza de la organizacin.

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Ventajas:
Es reflejo lgico de las actividades de la empresa
Existe una gran experiencia en esta modalidad de
agrupacin de tareas
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La especializacin procura obtener una mayor eficiencia

Desventajas:
Desarrollo de barreras entre las funciones de la empresa
Se trabaja para la funcin y no para la empresa
Dificulta la coordinacin entre las funciones

Departamentalizacin por producto o servicio. Es la agrupacin que

se integra de acuerdo con los distintos satisfactores que se producen
en la empresa o los servicios que se ofrecen.

Ventajas:
Facilita el uso de recursos y talento especializados
Hace ms fcil orientar la organizacin hacia los resultados
Permite el crecimiento y la diversificacin

Desventajas:
Dificulta la supervisin de la alta gerencia
En algunas tareas del trabajo administrativo se dificulta
El aprendizaje no siempre se comparte entre las distintas areas
Departamentalizacin por compradores o clientes. La integracin de
las actividades en una empresa, en funcin de los clientes, es
recomendable cuando stos pueden ser identificados como
singulares y se reconocer que tienen problemas y situaciones
particulares que justifiquen que especialistas atiendan o resuelvan
sus problemas.

Ventajas:
Promueve que los clientes sean atendidos en funcin de sus
necesidades
Orienta a la empresa hacia segmentos del mercado
El personal se orienta a mantener un espritu de servicio
Desventajas:
Requiere administradores con experiencia en mercados
En ocasiones, los clientes no pueden ser diferenciados
fcilmente
Pueden implicar gastos adicionales para conocer
necesidades y preferencias de los clientes

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Departamentalizacin geogrfica. La ubicacin de zonas o territorios

para integrar las labores de una empresa.
Ventajas:
Recomendable para empresas fsicamente dispersas
Es muy til para enfrentar los problemas y situaciones difciles del
mercado
Se delega la responsabilidad por los resultados
Desventajas:
Aumentan los problemas de control de alta gerencia
Se requiere de mayor nmero de personas con talento directivo
Genera competencia y conflicto entre las regiones geogrficas
Departamentalizacin por proceso. Implica dividir las actividades de
compaa en funcin del proceso productivo o de transformacin que
se lleva a cabo
Ventajas:
Evaluacin independiente de las etapas del proceso
Reduccin de costos al mejorar las operaciones del proceso
Mtodos y procedimientos productivos con elevada pericia o
experiencia
Desventajas:
La subdivisin de las tareas limita compartir experiencias con otras
reas.
Los procesos tienden a convertirse en la finalidad del trabajo y no
en un medio que debe mejorarse
Los procesos de la industria estrechan su independencia
Cul es la forma ptica de departamentalizacin? Esta pregunta le
puede formular cualquier empresario o administrador que debe
determinar cul es mejor opcin o como debe organizarse.

Las graficas de organizacin: organigramas. Las graficas de

organizacin nos ayudan en la tarea de identificar y relacionar las
diferentes partes de las organizaciones y brindar ayuda para
proporcionar respuestas a preguntas tales como:
1.- Quin soy? (Cul es mi puesto dentro de la organizacin?
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2.- Qu es lo que hago? (Cules son mis tareas o funciones

organizacionales?)
3.- De quin dependo?
4.- Quines dependen de m?
5.- Quines son ellos y quienes son las dems personas en la
organizacin?
6.- Qu hacen ellos?
7.- De quin dependen?
8.- Quines dependen de ellos?

DIRECCIN
Dirigir es conducir el talento y el esfuerzo de los dems para
conseguir el logro de los resultados esperados, es decir, influir sobre
su desempeo y coordinar su esfuerzo individual y de equipo.

Autoridad, poder e influencia

La direccin que lleva a cabo un administrador en una organizacin
supone la utilizacin de tres mecanismos para ejercer su papel de
dirigir a los dems: la autoridad, el poder y la influencia.
Los expertos en administracin han definido y usado los trminos
influencia, poder y autoridad en distintas formas, no siempre en
forma unvoca.
Las fuentes de poder. El poder no se deriva nicamente del nivel que
el individuo en una organizacin.
El poder de recompensa se presenta cuando una persona tiene
capacidad para recompensar a la otra por cumplir sus rdenes.
El poder coercitivo se basa en la facultad del influyente para castigar.
El poder legitimo corresponde a la autoridad o poder legalmente
establecido.
El poder de experiencia se basa en la percepcin o creencia de quien
influye posee cierta pericia o conocimientos especiales de los que el
influido carece.
El poder referencial es el que puede tener una persona o grupo y se
basa en el deseo de la persona influida de identificarse con la
persona influye o imitarla.

Modalidades de autoridad. La autoridad se presenta en cuatro

formas, a saber:
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La autoridad de lnea es la que detenta un administrador para dirigir

las actividades de un subalterno.
La autoridad staff es la que existe para apoyar, asesorar y ayudar a
los departamentos de lnea hacia el logro de los objetivos.
La autoridad formal es la legalmente establecida en la organizacin:
una persona es contratada o promovida a una determinada posicin
en una empresa, por lo cual recibe un nombramiento en el que
explicablemente se le asignan esas tareas y responsabilidades. La
autoridad informal es la autoridad formal natural que poseen ciertas
personas en la organizacin, pero no tienen una oposicin
legalmente definida.

Motivacin y liderazgo
La principal tarea de los administradores es convenir los objetos
esenciales para que sean compartidos por los miembros de la
organizacin.
Tener claridad de rumbo y lograr el compromiso comn de las
personas e una tarea-directiva.
Ser capaces de dirigir es una tarea de liderazgo. Mientras que lograr
el compromiso es un proceso de motivacin. Conseguir resultados
mediante la superacin de conflictos y armonizacin de valores de
personas y organizacin es parte de la tarea de todo administrador.

Como dirigir a las personas: Liderazgo

Lograr que el personal coopere para alcanzar una meta comn es la
tarea de dirigir. Por ello es tan importante tener perfectamente claro
que significa ser lder o tener liderazgo.
Liderazgo es el ejercicio de la autoridad y de la toma de decisiones.
Lder es la persona que genera el cambio ms eficaz en el
desempeo del grupo.
Cmo es un lder? Los investigadores descubrieron que haba
modalidades de ser lder. Clasificaron estos estilos y los
denominaron: autocrtico, democrtico y dejar hacer.
Los lderes tienen cuatro tipos de destrezas:
Aptitud I: Atencin mediante la visin. Esto significa ser
capaz de captar la atencin de los dems a travs de una
visin.
Aptitud II: Significado mediante la comunicacin. Esta
aptitud significa el control del significado. Para que otros
capten sus ideales y se adhieran a ellos.
Aptitud III: Confianza mediante el posicionamiento. Es
decir, el control de la confianza.
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Aptitud IV: Despliegue del yo. Esta cuarta aptitud se refiere al

control de s mismo, es decir, al conocimiento de las
habilidades propias y de uso eficaz.

Cmo lograr su compromiso: motivacin

Uno de los temas clave es la direccin es como lograr el compromiso
del personal con la organizacin.
Motivacin: Es lo que nos mueve a actuar, es el mvil de nuestras
acciones, la motivacin que le corresponde al jefe promover se
denomina extrnseca, mientras que la que cada persona desarrolla
independientemente de los dems se denomina intrnseca.

CONTROL
Qu es el control?
Esta fase tiene como propsito asegurarse de que se cumplan las
actividades como fueron planeadas y establezcan medidas
correctivas en caso necesario. Control significa comparar el
desempeo real con el estndar deseado.

El proceso del control

Las tres etapas o pasos del control son:
1. Medicin del desempeo
2. Comprobacin del desempeo con el estndar y comprobacin de
las diferencias, si existen.
3. Corregir las desviaciones favorables aplicando las medidas
correctivas necesarias.
Para determinar el desempeo real se requiere poner en marcha un
sistema de medicin, lo cual implica haber determinado claramente
qu se quiere medir y qu se medir.
La observacin personal, que puede ser directa o indirecta, brinda
informacin de primera mano que permite identificar sin
intermediarios la situacin de la realidad.
Los informes estadsticos son, en la poca actual, uno de los medios
a los que se les da mayor importancia. Los indicadores estadsticos
retratan la realidad con objetividad numrica.
Los informes orales son uno de los medios ms comunes para
conocer la realidad: las opiniones de otras personas.
Informes escritos, esta modalidad se fundamenta en la necesidad de
documentar la informacin que se considere ms relevante.
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Tipos de control
El control preliminar tiene lugar antes de que comiencen las
operaciones, e incluye la elaboracin de polticas, procedimientos y
reglas diseadas para asegurar que las actividades paneadas sean
ejecutadas en forma adecuada.
El control concurrente tiene lugar durante la fase accin o de
ejecucin de los planes e incluye la direccin, vigilancia y
sincronizacin de las actividades.

Diseo de un sistema de informacin administrativo

No existe una metodologa universal para disear un sistema de
informacin, pero siempre es necesario incorporar algunos
elementos en su diseo:
Analizar los requerimientos de informacin. Qu informacin
necesitamos?
Estudiar los sistemas de decisin en la empresa. Qu tipo de
decisiones se toman en los distintos departamentos de la
empresa?
Disear los procesos de informacin. Cmo generar, obtener,
sistematizar, transmitir y conservar la informacin?
Desarrollar controles para el sistema. Cmo verificar la
confiabilidad de la informacin?
El control de retroalimentacin se enfoca sobre el uso de la
informacin de los resultados anteriores para corregir las posibles
desviaciones futuras a partir del estndar aceptable.

Cualidades de un sistema de control eficaz

Un buen sistema de informacin debe de reunir una serie de
atributos que le otorguen eficacia para proporcionar informacin para
la toma de decisiones

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Exactitud
Oportunidad
Ahorro
Flexibilidad
Inteligibilidad
Criterios razonables
Colocacin estratgica
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Hincapi en la excepcin
Criterios Mltiples
Sugerir acciones correctivas

Factores de contingencia en el proceso de control

Los factores de contingencia hacen referencia a las variables que
afectan el diseo y la aplicacin de un sistema de informacin
administrativo.

Tamao de la organizacin. Los sistemas de control varan de

acuerdo con el tamao de la organizacin.
Posicin y nivel de la organizacin. A medida que el nivel de la
organizacin se eleva, los controles presentan criterios mltiples y
solo generan informacin de relevancia.
Grado de descentralizacin. A mayor descentralizacin, mayor
necesidad de adecuados sistemas de informacin para dar
seguimiento a la operacin de la empresa.
Importancia de la actividad. La importancia o relevancia de una
actividad origina la necesidad d controlar su desarrollo en la
organizacin.

Evaluacin del desempeo

Uno de los controles que ms destacan en las empresas

estadounidenses en comparacin de las japonesas es la evaluacin
del desempeo.
Evaluar a las personas sobre las actividades que realizan en las
organizaciones es una de las tareas ms complejas, pero al mismo
tiempo ms necesarias.
La medicin del desempeo parte de un criterio esencial: la
definicin de un estndar.
Estndar absolutos. Los empleados no son comparados entre s, sino
con un criterio establecido.
Estndares relativos. Este mtodo compara a los empleados entre s.

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PREGUNTAS DE DISCUSIN
1. Relacione las distintas habilidades administrativas y las
funciones del proceso administrativo.
Alta gerencia Organizacin, Control y Direccin
Administracin nivel medio Organizacin y Control
Administracin de supervisin Control
2. Qu relacin existe entre la cultura de una
organizacin y sus procesos administrativos?
La cultura impartida entre los empleados as como en los
empleadores, es de vital importancia para que los procesos
administrativos se lleven a cabo con eficacia.
3. Investigue si existe alguna diferencia entre los
conceptos de misin y visin.
La misin es una tarea que debemos llevar a cabo. La visin es
un objetivo al cual se pretender llegar
4. Una estructura organizacional ms plena est
relacionada con el tipo de departamentalizacin?
Si porque la departamentalizacin es un principio en el diseo
de organizacin. Una organizacin ms plena, conlleva la
decisin de un tipo de departamentalizacin.
5. Qu tipo de departamentalizacin le recomendara a
las siguientes organizaciones?
Banco Por compradores o clientes
Club deportivo - Funcional
Gobierno municipal - Funcional
Empresa farmacutica Por producto o por servicio
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Hospital Por compradores o clientes

Universidad Por producto o por servicio
6. A qu tipo de departamentalizacin corresponde la
estructura del gobierno federal?
Podra ser por producto o por servicio
7. Cul modalidad de departamentalizacin es la ms
costosa?
Por compradores o clientes
8. Las tendencias administrativas actuales tienden a
otorgar mayor responsabilidad a cada uno de los
empleados de la organizacin para que ejerzan el
autocontrol. Qu riesgos implica esta tendencia?
Descuidar el objetivo primordial de este empleado y quiz
otorgarle un sentimiento de carga o fatiga.
9. Qu recomendara para que los sistemas de control de
una organizacin no se conviertan en un sistema que el
personal trate de evitar?
Darles una capacitacin en los mismos para que comprendan
la importancia de dicho control, para el bien de la organizacin.

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Casos Prcticos
Caso 5.1 Fbrica Frisco-L
La Fbrica Frisco-L, es una empresa mediana dedicada a la fabricacin de
vestidos para mujeres en Bogot. La produccin se realiza en dos fbricas,
situadas al norte y al este de la ciudad. All se elaboran vestidos y trajes
para tres grupos de almacenes y de establecimientos comerciales.
En los ltimos meses se han producido paros en los departamentos de
compras de material y proceso de telas, ubicados en el sur de Colombia, lo
que ha originado dificultades en la entrega oportuna a los establecimientos
comerciales. Uno de los tres grupos de almacenes ha amenazado con dejar
de comprar a la empresa porque sus pedidos no son atendidos a tiempo.
A raz de ello, la direccin de la compaa decidi verificar los
procedimientos de compra y produccin por medio de un auditor interno,
revisin que gener las siguientes conclusiones: produccin se queja de las
calidades variables de las telas, que dificultan su proceso; las mquinas de
coser sufren continuos desperfectos; control de calidad con frecuencia
devuelve ropa defectuosa; no se cumple con los objetivos de produccin, y
en ocasiones los empleados se han negado a trabajar con algunas telas.
Ante ello, el jefe de compras, el seor Herrera, fue citado por el director de
la empresa. Cmo es posible, le dijo, que exista el riesgo de perder a
uno de nuestros principales clientes porque no le podemos surtir a tiempo
y no cumplimos con los volmenes y calidad que l espera de nuestra
empresa?
El seor Herrera contest: Me extraan los comentarios que se hacen,
porque parece que nosotros somos los culpables de toda situacin. Es
cierto que algunos metros de tela de entre los cientos que compramos
tengan algn desperfecto, pero esto no es nuevo ni causa para no producir
con el ritmo de trabajo de siempre. Adems, el responsable de la
verificacin de la calidad de las telas que compramos es el seor Gmez,
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que est a punto de jubilarse y probablemente debe retirarse; creo que

est cansado y no realiza su tarea como antes.
El director le respondi: Me parece que la solucin no est en culparnos
unos a otros, sino en encontrar de manera conjunta una solucin al
problema. Creo que no tenemos claro cules son las responsabilidades y
objetivos de cada uno en su trabajo. Citar a los involucrados de
produccin, de compras, al seor Gmez y al auditor interno. Debemos
resolver esto de una vez por todas.
Preguntas sobre el caso:
1. Sobre qu unidad recae la principal responsabilidad del problema?
a) Control de calidad
b) Produccin
c) Compras
2. A qu causa deben atribuirse los problemas?
a) Herrera no est realizando bien su trabajo.
b) Herrera no est eligiendo una calidad estndar.
c) El departamento de produccin no inform oportunamente sobre la mala
calidad de las telas.
3. Desde el punto de vista de la administracin de la empresa, ste es un
problema de:
a) Planeacin
b) Organizacin
c) Direccin
d) Control
4. La solucin a este problema debe lograrse mediante un cambio en:
a) Los mtodos de trabajo.
b) Los objetivos a conseguir.
c) Las actitudes de las personas.
d) Las responsabilidades de los puestos.
5. Si fuera el director de la empresa indique tres acciones que llevara a
cabo para resolver este problema. Justifique su eleccin.
Control de los departamentos (Para mantener en vigilancia que se
cumplan los estndares establecidos)
Mejor relacin cliente-vendedor (La comunicacin con los clientes es
imprescindible para un buen entendimiento y para aclarar dudas y
quejas)
Aumentar la calidad del servicio as como del producto (Con el fin de
obtener mejor captacin del pblico en el mercado)
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Caso 5.2 HERDEZ, el autntico sabor mexicano

En 1914, miembros de las familias Hernndez del Castillo y Hernndez
Pons combinaron su talento emprendedor y dieron inicio a la empresa
Herdez, que actualmente es una de las empresas con mayor prestigio en el
ramo alimenticio. La compaa cuenta con 14 plantas de produccin, 18
bodegas de almacenamiento y 8 centros de distribucin, repartido todo en
la Repblica Mexicana.
Actualmente Herdez exporta a distintos pases de Norte, Centro,
Sudamrica, Europa y algunos pases del Lejano Oriente. Su lnea abarca
ms de 400 productos alimenticios que conforman una variedad poco
comn en una empresa de su tipo.
Asociada con empresas de gran renombre internacional como McCormick,
Homel Foods Kikkoman, algunas de las marcas de la empresa como Bfalo,
Miel Carlota, Doa Mara y Tami tienen un gran prestigio entre los
consumidores.
Los productos procesados por Herdez se pueden agrupar en las siguientes
categoras: jugos y nctares; postres, legumbres, mariscos, championes,
carnes, salsas, vinagres, aceitunas, alcaparras y miel de abeja. Cada una
de estas categoras agrupa numerosas variedades de
presentacin.HERMEX (Herdez Import Export) es la divisin internacional
del Grupo Herdez encargada del manejo de las exportaciones y de las
importaciones. La empresa ha comenzado a realizar exportaciones de las
compaas Sabormex (frijoles enlatados, sopas, polvos de sabores, etc.),
Chata (productos crnicos enlatados) y Nantesana (mermeladas y ates).
Preguntas sobre el caso:
1. Cul de las etapas del proceso administrativo considera la ms
importante para Herdez?
Captulo 5

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UAT - UAMRR

[EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA

EMPRESA]

Planeacin
2. Con la informacin proporcionada, qu diseo organizacional podra
sugerir a esa empresa?
Departamentalizacin por producto o servicio

Empresas en Internet
1. Seleccione una de las compaas e identifique los elementos
relacionados con el proceso de planeacin (metas, objetivos,
estrategias, etc.).
Bayer : Ciencia para una mejor vida
Bayer es una empresa alemana que tiene por objetivo ofrecer productos
qumicos en base a conocimientos. Sus productos estn ayudando a
diagnosticar, aliviar o curar enfermedades, mejorar la calidad y adecuacin
de la oferta mundial de alimentos, y contribuir de manera significativa a un
estilo de vida moderno activo
2. Cul compaa representa un esquema ms claro de su
organizacin?, Qu modalidad de estructura de organizacin
tiene?
Las aerolneas. Presentan una estructura funcional
3. Seleccione una de las compaas e identifique el estilo de
liderazgo que predomina en esa organizacin.
Mexicana Airlines - Aptitud II: Significado mediante la comunicacin.
4. Identifique en alguna de las empresas los factores que se deben
controlar para asegurar el xito de la organizacin.
BAYER (Liderazgo, motivacin)

Captulo 5

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