Preparatoria Mrtires De La Reforma

Bachillerato: Sociales.

Controlar la informacin documental de las empresas

PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS INDIVIDUAL.

Salvador salmern Santos

Carlos Tafolla Camarena

V= VITAL.
NV= NO VITAL.

La Piedad Michoacn
Expedientes muertos

Escuela Secundaria Tcnica 70

Biblioteca:
Al momento de sacar un libro de la biblioteca te piden tus datos al ver
que dicho libro no ha vuelto en un determinado tiempo podrn
buscarte por medio de los datos que te han pedido que apuntaras en
dicha fecha que sacaste el libro
Control escolar:
Bueno tendremos copias de los datos de nuestros estudiantes, en
caso de alguna perdida o algo parecido tambin tendremos su
expediente, tambin guardamos el expediente para tener un cierto
control en la escuela.
Mi Knder
Biblioteca:
No cuentan con una biblioteca.
Control escolar:
Guardan los datos de los nios por si los padres pierden alguna hoja
importante de sus nios, ah guardaran una copia de esa informacin y
si les es de utilidad se las podremos facilitar.
Escuela secundaria Tcnica 20
Bibliotecas:

Mantener un orden para todos aquellos que se sirvan de la biblioteca y

en todo caso si un libro no se ha regresado a donde pertenece pues
buscarlo con la ltima persona que lo solicito.
Control escolar:
Mantener un cierto control en el sistema con los alumnos y en cazo de
alguna perdida de los alumnos con su documentacin podremos
ayudar a consultar su expediente.
Club de Leones
Biblioteca:
En todo caso si un libro no se entreg en la fecha correspondiente, se
buscara en el expediente para saber quin fue la ltima persona en
solicitar
Control escolar:
De los eventos: tener informacin de eventos pasados sirve para
prevenir si fueron malos intentar evitarlos finalmente no sirvieron de
mucho, pero si los eventos fueron buenos servir para seguirlos
haciendo.
Biblioteca regional
El expediente muerto, sirve por si alguien se llev un libro en los
expedientes estar registrado con nombre, direccin, quizs telfono
de la ltima persona que solicito el libro iban a pedir el libro solicitado o
lo sealan para jams prestarle.
FOLIO: NV OO1.

Ciclo de vida del documento.

Nos presentaremos a 5 empresas que nos den informes en sus
documentos. Las preguntas sern las siguientes:
1.

# de documentos

2.

Nombre de cada uno de ellos?

3.

Cmo se clasifican?

4.

Sobre qu tipo de documentos recibe?

5.

Identificar que documentos genera?

Primera empresa: Sams club

1.

Tiene 8 departamentos

2.

Lnea de cajas, panadera, carnes, electrnica, sams caf,

mantenimiento, servicio de ventas, prevencin.

3.

De manera de fechas

4.

Cheques, transferencias, tarjeta de crdito, depsitos.

5.

Hoy en da casi todo es electrnico

Segundo empresa: Wal-Mart

1.

16 departamentos

2.

Electrnica, libros, fotografa, mascotas, bebes, deportes, hogar,

muebles, video juegos, damas, caballeros juguetes, belleza joyera,

sper y panadera

3.

Si son importantes se acomodan por nmero de oficio y si no son

de mucha importancia se acomodara por fechas.

4.

Reciben documentos como el memorndum, correspondencia.

5.

Elaboran documentos como el memorndum, cartas, facturas,

cheques.
Tercera empresa: Pollo Feliz
1.

5 departamentos

2.

Oficina, Cocina, Comedor, rea de servicio, Centro de atencin

a clientes
3.

Se clasifican por alfabeto

4.

Reciben documentos como correspondencia, notificaciones de

crdito, cartas, documentos e informacin del seguro.

5.

Elaboran documentos como las facturas, pagares, cartas.

Cuarta empresa:
1.

6 departamentos

2.

Ventas, contabilidad, administracin, recursos humanos, taller

mecnico, departamento mdico.

3.

Se clasifica por alfabeto.

4.

Recibe facturas de compra-venta de productos, facturacin de

herramientas

de

trabajo,

facturacin electrnica

cheques,

nominas,

fax,

impuestos,

5.

Elabora facturacin de compra-venta de productos, facturacin

de herramientas de trabajo y piezas mecnicas, cheques, nominas,

impuestos, fax, y facturacin electrnica
Quinta empresa: Coppel.
1.

Tiene 43 departamentos

2.

Coppel, Ropa, Zapatera, Blancos, Perfumera, Lnea blanca,

Electrodomsticos, Electrnica, Muebles, Banco Coppel, Productos de

ahorro, Productos de inversin, Productos de nmina, Productos de
crdito, Amplia red, Amplios horarios, Atencin para el sector, Afore
Coppel, Ahorro para el retiro, Amplia red de servicio, Atencin para el
sector, Llantas, Bicicletas, Juguetera, Relojera y joyera, Celulares,
Seguros, Transferencia de dinero, Pago de servicios, Crdito en,
tienda y prstamos, Crdito fuera de, tienda y fondeo, va captacin,
Complemento, de servicios, financieros, Diversificacin, geogrfica
3.

Se clasifican por alfabeto

4.

Recibe facturas de compra-venta de productos, facturacin de

herramientas

de

trabajo,

cheques,

nominas,

fax,

impuestos,

facturacin electrnica
5.

Elabora facturacin de compra-venta de productos, facturacin

de herramientas de trabajo y piezas mecnicas, cheques, nominas,

impuestos, fax, y facturacin electrnica.

FOLIO: NV 002.

Cuadro de dos entradas.

FOLIO: V003.

Ciclo de vida de un documento

Qu es el
documento?
Es el vehculo
ms importante
por s mismo
para
la
transmisin
de
la
informacin
entre
las
personas.
La
informacin
contenida en los
documentos se
puede presentar
de
muchas
formas
diferentes,
la
mayora de las
cuales
pueden
intercambiarse
entre
varios

Para qu sirve?

Qu es el
archivo digital?

Es una
coleccin
organizada de
documentos
almacenados
en formato
digital que a
su vez ofrece
los servicios de
bsqueda y
recuperacin
de
Qu debe
hacer?
-

1. Incrementar
la
productivida
d
2. Bsquedas
automticas
3. Despapelizar
4. Expedientes
por vas
simultaneas

Seleccin
de
documentos
Anlisis del
documento
Generacin
de registro
Contar con
servicio de
bsqueda
Clasificacin
Captura
informacin
Administraci
n
Interfaces
de
de
resultado

Especificacin
de proyecto

En varios
pases se han
destinado
fondos para
encontrar
soluciones
viables a estos
problemas y
promover la
investigacin,
el desarrollo y
la aplicacin

Idea de un
sistema

Indexa
miento y
bsquedas
en texto
completo
Control de
acceso
Interfaz de
usuario
El software
de
tecnologa
abierta

FOLIO: V004.

TIPOS DE CORRESPONDENCIA
Wal-Mart
Reciben y elaboran
Memorndum
Oficio
Cartas de recomendacin
Circular
Informes
Notificaciones
Actas
Cartas
E-mail
Solicitud de empleo
Vales
Recibos
Pagares
Pollo feliz
-

Cartas

Actas

Pagares

Recibos

Oficio

Cartas de recomendacin

Solicitud de empleo

Memorndum

Fax

Coppel
-

Memorndum

Oficio

E-mails

Recibos

Notificaciones bancarias

Cartas de recomendacin

Circular

Informes

Solicitud de empleo

Curriculum

Vales

Pagares

Actas

FOLIO: NV OO5.

segundo
mes

Resolver en equipo los problemas que recibimos oralmente del maestro.

Bueno nosotros como equipo estamos de acuerdo con el sr. Prieto porque
es necesario que el dentista tenga sus expedientes bien organizados y
guardados, por si algn paciente llegase a ocuparlo, el doctor le facilite esa
informacin.

Nosotros creemos que es necesario que aun que la empresa sea muy
pequea necesitamos tener un control en esa empresa por cualquier cosa o
cualquier caso que resulte

FOLIO: NV OO6.