Auditora del absentismo

Tema 7

Introduccin
n

La auditora del absentismo suele ser

consecuencia de las recomendaciones
planteadas en el prediagnstico.
Aspectos que se tratarn:
q
q
q
q

Definicin del absentismo

Mtodos de anlisis del absentismo.
Modelo explicativo del fenmeno
Recomendaciones.

Nocin de ausencia
n
n

Son mltiples las definiciones propuestas.

Algunas significativas seran:
q
q
q

La no presencia del empleado en el lugar de trabajo.

Un da de trabajo no desempeado
Cuando una persona decide dedicar el tiempo de
trabajo a otras actividades que entran en colisin con
ste.
La falta de presencia fsica de un empleado en un
lugar concreto y en un momento dado cuando existe
una expectativa social de que esa persona se
encuentre all.

Clasificaciones del absentismo

n

Desde el punto de vista del empleado:

q

Absentismo voluntario (culpable)

Absentismo involuntario (inocente)

Desde el punto de vista del empleador

q

Absentismo sobre el que se puede intervenir

Absentismo sin posibilidad de intervencin

Las medidas del absentismo

n

Algunos autores han llegado a contabilizar

ms de 40 medidas del absentismo.
En trminos generales se suele hacer uso de
tres tipos de medidas: duracin, frecuencia y
ausentes.
A partir de estos se pueden calcular diversos
ratios: de gravedad, de frecuencia, duracin
media, ausencias

Medidas
Gravedad

(1)

Nmero de horas (das) de ausencia

-----------------------------------------------Nmero de horas (das) tericamente trabajadas

(2)

Nmero de horas/das ausencia absentismo LD

-----------------------------------------------------------------Nmero de horas (das) tericamente trabajadas

Gravedad media
(3)

Duracin total de las ausencias

-----------------------------------------Plantilla media

Medidas
Duracin media
(4)

Nmero total de horas (das) de ausencia

-----------------------------------------------Nmero de ausencias

Frecuencia media
(5)

Nmero de ausencias
-------------------------------Plantilla media

Tasa de frecuencia de los ausentes

(3)

Nmero de ausentes
-----------------------------------------Plantilla media

Medidas
n

La eleccin de los indicadores va a estar

condicionada por los objetivos a alcanzar.
Se ha utilizado normalmente la frecuencia ms que
la duracin.
Objetivos:
q
q
q

Remuneracin ausencias -> duracin.

Planificacin personal-> nmero de ausentes
Causas absentismo: frecuencia y duracin.

Las ausencias de corta duracin son indicativas de

conductas negativas.

Los costes del absentismo

n
n

Pueden ser divididos en costes directos y costes indirectos.

Costes directos:
q Los salarios y cargas sociales
q Los costes de la no produccin por los ausentes
q Costes incurridos para compensar el absentismo.
q Costes directos relacionados con los costes organizativos.
Costes indirectos:
q Desviacin entre el rendimiento del ausente y el del sustituto.
q Disminucin de la calidad de los productos/servicios.
q Incremento en la tasa de rechazos.
q Retrasos en las entregas
Plan a adoptar para tener en cuenta estos costes:

Costes

Reglas
1

1a

Sustitucin

no

Productividad
Afectada?

si

Se requieren
Horas
Extraordinarias

Por personal de
Sustitucin

si

si

si

Sustitucin
Formado?

si

no

1b

2
3

Por miembros de
Otro servicio
El ausente es
Pagado? (segn
Motivos)
Otros departamentos
Afectados?

si
no

Disminucin de la produccin
Retrasos
Diferencia P real P media
Menor uso del material
Aumento de stocks
Disminucin de beneficio
Costes en S. (salarios,
Primas, beneficios sociales)

Mismo coste que 1a

Sobre salario
Coste de formacin y
mantenimiento de sustitucin.
Tiempo requerido por la
direccin
para
encontrar
sustituto
Mismo
coste
que
1a
Coste adquisicin
Tiempo requerido por direccin
Baja productividad real.
Mismo coste que 1a
Sobre efectivo
Disminucin de produccin en el
servicio de origen.
Salarios + beneficios sociales
Beneficios sociales
Costes en tiempo para preparar y
Mantener informes en departamento:
Contabilidad, Personal, Costes

Ejemplo de costes
n
n
n
n
n

el nmero de horas totales de ausencias se ha elevado a

8.700 horas,
el coste de las remuneraciones pagadas a 17.323,
el coste directo soportado por la empresa a 14.218,
las horas perdidas resultantes del hecho de reemplazar un
puesto a otro en 1.420 horas,
las horas de retraso de coger el puesto por los sustitutos y los
tiempos de parada de las mquinas en 202 horas. Como las
cargas de funcionamiento del taller se elevaban, para el ao
considerado, a 0,33 millones de euros, para cerca de 100.000
horas de trabajo, el coste horario de carga se establece en
3,35 y el coste de no produccin en 202 x 3,35 = 667,4.
A este coste se debe adjuntar el del tiempo de parada de las
mquinas, sea 1420 horas x 3,35 = 4762. El coste total de la
no produccin se eleva as a 5440.

Ejemplo de costes
n

Las operaciones administrativas asumidas por los jefes de

equipo y el secretariado se elevaron aproximadamente a
1.298.
Las desviaciones de productividad entre sustitutos y los
ausentes se han estimado en un 15%. Los costes
suplementarios necesarios para realizar una hora de
produccin con un sustituto sern as aunando todas las
categoras, de 2653.
En este ejemplo, el coste directo de la ausencia corresponde
solamente a 2/3 del coste total de las ausencias, sea 14.186
frente a 23.577 (14.186 + 5.440 + 1.298 + 2.653).
Es posible calcular el coste del absentismo, sea en masa, sea
concretndolo en horas. As, en este ejemplo, las 8.700 horas
de ausencia suponen para la empresa 23.584 anualmente,
sea un coste horario de 2,7,

Verificacin de la fiabilidad
n

El uso de indicadores cobra sentido cuando

se ha evaluado la fiabilidad de las
informaciones recogidas.
Hay que plantearse quin efecta el control
de las ausencias, verificar si las
informaciones se transfieren
adecuadamente.
Verificar si existen procedimientos
formalizados.

Mtodos de anlisis del absentismo: anlisis

del absentismo medio
n

Consiste en poner de manifiesto las

caractersticas medias de las poblaciones
ausentes.
El absentismo se descompone en funcin de
la edad, gnero, unidad, departamento,
antigedad, etc.
Este mtodo permite constituir grupos
estadsticos pero no determina los
verdaderos ausentes.
Ayuda al auditor a orientar su investigacin.

Mtodos de anlisis del absentismo: anlisis

nominativo de los ausentes
n

n
n

n
n

El mtodo anterior considera homogneos los

subgrupos considerados.
Es necesario indagar dentro de cada subgrupo para
ver si se cumple el principio de Pareto.
Este anlisis precisa de la existencia de un fichero
individualizado que permita obtener la estadstica
del nmero de ausencias, tipo y duracin.
Es til hacer uso de la curva de distribucin de las
ausencias en funcin del 4 cuartil o ltimo decil.
Tambin se necesita un anlisis longitudinal entre al
menos dos periodos de tiempo.

Curva acumulativa del reparto de los empleados segn el nmero

de ausencias

120
100
80
60
40
20
0
0

10

16

Comparacin del nmero de ausencias individuales sobre dos periodos consecutivos

(cada estrella representa una persona)
100

Nmero de ausencias 2000-2002

90
L

80

70
D

60
50

40
30

20

K
I

10

Nmero de ausencias 2003/2004

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Diagnstico de las causas de las ausencias

n

El absentismo es un fenmeno complejo,

influido por gran nmero de factores, que
son, como tales, causas de ste y que nos
obliga a concretar en un modelo que nos
facilite llegar a un diagnstico preciso.
Podemos recurrir al modelo explicativo del
absentismo propuesto por Steers y Rhodes
(1978).

3. Caractersticas personales
Formacin inicial/Sexo
Tamao familia/Edad/
Edad de los hijos/ Distancia del domicilio

2. Valores de los empleados y

Expectativas del trabajo
1. Entorno de trabajo
Cualificacin
Responsabilidades
Variedad de tareas
Tamao del grupo
Estilo de direccin
Dureza del trabajo
Relaciones entre trabajadores
Posibilidades de promocin
Nivel salarial
Horario

4. Satisfaccin
en el trabajo

7. Capacidad de presencia
Enfermedad
Responsabilidades familiares
Problemas de transporte

6. Motivacin a
estar presente

8. Presencia
del empleado

5. Restricciones
Condiciones climticas
Condiciones econmicas y del mercado de trabajo
Legislacin S.S.
Actitudes del colectivo mdico
Tipo de horarios.
Modo de control y estmulos.
Normas del grupo de trabajo.
Cultura de la ausencia
Presin fiscal.

Los mtodos de diagnstico

n

Primer paso: identificacin de la poblacin que ms

se ausenta (ltimo decil o cuartil).
Segundo: recogida de informacin ms cualitativa,
de tipo psicosociolgico, de los responsables
jerrquicos y de los mismos interesados.
Tercer paso: jerarquizar las causas obtenidas, para
determinar aqullas que explican en mayor grado el
absentimso.
Cuarto paso: formulacin de recomendaciones.

Recomendaciones
n

Debe estar precedido de un anlisis de las

debilidades.
No debemos olvidar la posible actitud de los
sindicatos.
Las recomendaciones pueden basarse en la mejora
del sistema de informacin o en la adopcin de
medidas coercitivas o incitativas.
Las recomendaciones deben ser objeto de estudios
en profundidad y de concertacin con la funcin de
recursos humanos y los mandos de la empresa.