UNIVERSIDAD DEL QUINDO CIDBA

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA VIRTUAL CIENCIA DE LA INFORMACIN Y DOCUMENTACIN
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA

GESTIN DOCUMENTAL II

ELABORADO POR:
JAQUELINE GUERRERO CAVIEDES
JOHANA JEREZ
ELIANA ROJAS VALENCIA

BOGOT, COLOMBIA
2015

UNIVERSIDAD DEL QUINDO CIDBA

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA VIRTUAL CIENCIA DE LA INFORMACIN Y DOCUMENTACIN
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA

GESTIN DOCUMENTAL II
GRUPO 4
TAREA GRUPAL

ELABORADO POR:
JAQUELINE GUERRERO CAVIEDES
JOHANA MILENA JEREZ MORALES
ELIANA ROJAS VALENCIA

TUTOR:
LUZ MARINA ARIAS GONZALES

BOGOT, COLOMBIA
2015

TABLA DE CONTENIDO

1. Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

2. Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin.
3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.
4. Qu se refleja con la Clasificacin?
5. Qu implica la clasificacin?
6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada uno
de ellos?
7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una organizacin
en la Clasificacin?
8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?
9. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES?
10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de
dos ejemplos de cada una.
11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos
12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o etapas?
13. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la gestin
documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite, Organizacin,
Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin a largo plazo, y
Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, visite una entidad pblica e
indague paso a paso cules son las actividades que se realizan en cada
uno de ellos e ilstrelos con fotografas.
14. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de
los documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental que
se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e
Histrico)

15. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y
explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde
su produccin.

16. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas
fases o etapas.

17. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la los

Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.

INTRODUCCION
el siguiente trabajo nos permite detallar la metodologa para la identificacin de las
series y subseries documentales; la organizacin de los archivos de gestin y
centrales teniendo en cuenta la ubicacin, clasificacin y conformacin de la
documentacin. Tambin veremos la poltica de la conservacin de los
documentos

1. QUE SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES:

Son los documentos que generan una entidad administrativa en el que hacer de
sus funciones, las cuales, segn su jerarqua originan los fondos, las secciones,
las subsecciones, las series y las subseries documentales.

2. DEFINA CLASIFICACIN, ORDENACIN ARCHIVSTICA Y

DESCRIPCIN

La clasificacin
es la labor
intelectual y fsica que consiste en
separar la documentacin de acuerdo
con unos criterios predeterminados.

La Ordenacin es la operacin archivstica

realizada dentro del proceso de
organizacin, que consiste en establecer,
secuencias naturales cronolgicas y/o
alfabticas, dentro de las categoras y
grupos definidos en la clasificacin.
La Descripcin es el tratamiento
archivstico destinado a la elaboracin de
los instrumentos de consulta para facilitar
el conocimiento y consulta de los fondos
documentales y colecciones de los
archivos.

3. ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE ORDENACIN Y

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
La organizacin de documentos, consiste en realizar procedimientos orientados a
la clasificacin, ordenacin y la codificacin, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y de orden original y la ordenacin documental es la encargada de
dar la ubicacin fsica a los documentos ya organizados.

4. QUE SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIN

La clasificacin refleja la estructura de cada entidad de tal manera que las
agrupaciones correspondan a las subdivisiones que conforman la empresa.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Fondo
Secciones
Subsecciones

ESTRUCTURA ORGNICA
Entidad
Dependencias
Grupos de trabajo

5. QUE IMPLICA LA CLASIFICACIN

Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta
la estructura orgnica y las funciones desarrolladas por una institucin a lo largo
de su gestin.

6. EN QUE PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIN Y EN QUE

CONSISTE CADA UNO DE ELLOS

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA (PRODUCTOR): identifica los creadores de los

documentos, que pueden ser:
Institucionales (fondos documentales) que estn referidos a la totalidad de los
documentos producidos por una entidad.
Administrativos (secciones y subsecciones documentales) donde la procedencia
est dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones o
secciones, en que estn organizadas las instituciones, de acuerdo con la
estructura orgnica.
ORDEN ORIGINAL Es el orden que conservan los documentos dentro de cada
serie, debe respetarse el orden natural ya que son producidos en una relacin
causa-efecto.
FUNCIONES: En la clasificacin, las funciones determinan las series que
corresponden a cada agrupacin documental, ya que stas son el resultado de
actuaciones reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de los
objetivos encomendados a cada dependencia.
7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una
organizacin en la Clasificacin?
Funciones Especficos Las funciones y actividades que son propias de una
entidad, producen tipos documentales particulares de ella y de las entidades
afines. As, la funcin de dictar leyes es propia del Congreso de la Repblica; los
planos de equipos, los catlogos tcnicos, los estudios tcnicos solo son
producidos por entidades tcnicas.
Funciones comn a varias entidades, pues corresponden a actividades similares
a todas ellas. Entre ellos se encuentran rdenes de pago, actas, solicitudes. As
mismo, en el proceso de clasificacin encontramos tipos documentales que son
propios de cada divisin administrativa y tipos documentales comunes a todas o
varias de ellas. Por consiguiente, una vez agrupados en unidades documentales
luego en series tendremos como resultado series documentales comunes y
especficas.
8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?
IDENTIFICACIN DE PRODUCTORES: en este paso se identifica
las Agrupaciones Documentales: Fondo, Seccin, Subseccin.
Tambin son clasificados de la siguiente forma:
FONDOS ABIERTOS: de entidades administrativamente vigentes. Ejemplo (UNP)
FONDOS CERRADOS: Documentacin de entidades suprimida ejemplo: (DAS).
FONDOS ACUMULADOS: Documentacin de una entidad reunida en el trascurso de su vida
institucional sin ningn criterio archivstico.

 ESTRUCTURA ORGANICA: Identificar las Subsecciones y Secciones

Documentales relacionadas con la documentacin producida por cada una de las
dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo en que estos se subdividen.
Ejemplo: Manuales de funciones, organigramas, reglamentos internos, manual de
procedimientos, entre otros.
SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS: se identifican con las funciones y
actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimento de los objetivos
propuestos.
9. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES?

Elemento indivisible de una serie documental, que puede estar

constituida por un solo documento, o por un conjunto de ellos que
conforman un expediente.
Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de
los documentos que hagan parte de esta unin. Cabe destacar que para
la aclaracin de estas definiciones hay que hablar primero de Tipologa
documental.
Tipologa documental: Considero que es lo mismo que pieza documental,
ya que es la unidad archivstica mnima que se conforma por un solo
documento completo
Ejemplos: una carta, un recibo de caja, una hoja de vida, una ley, una
resolucin, etc. Hay algunas tipologas que son ms extensas que otras
ya que en las unidades documentales simples estn conformadas por
una tipologa documental extensa, mientras que las compuestas puede
tener varias tipologas que se representen en ya sea una hoja, en otras
de dos o poseer tambin una tipologa extensa, dependiendo de los
documentos que hagan parte de la unidad documental y de la funcin
administrativa que est generando.
10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental
Compleja y de dos ejemplos de cada una.
Unidad documental simple:
Es una unidad documental archivstica pequea, se encuentra conformada por
una sola tipologa. Ej.: Un acta de reunin, donde se encuentran registradas las
fechas de las funciones a realizar.
Unidad documental compuesta:
Es una unidad documental formada por un conjunto de documentos generados
orgnica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolucin de un mismo

asunto. Ej.: La historia acadmica de un estudiante, donde se encuentran

depositados documentos tales como: la copia de la CC, Recibo servicios
pblicos, certificados escolares, diplomas, etc.
11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos
Tipo documental:
Unidad producida por un organismo en el desarrollo de una competencia
concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuy formato, contenido
informativo y soporte son homogneos.
Ej. Carta, memorando, resolucin

12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o

etapas?

El ciclo vital de los documentos comprende las etapas que tienen los
documentos desde su creacin hasta su disposicin final, teniendo en cuenta
que sta es su eliminacin o su conservacin permanente. Se debe llevar a
cabo teniendo en cuenta los criterios establecidos desde su creacin por cada
entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en
cuenta los valores primarios y secundarios de cada documento (valor primario
es cuando el documento es de utilidad para la administracin y valor secundario
es el que pueden tener para la investigacin histrica).
FASE N 1: Elaboracin de documentos.
Evita la produccin de documentos no esenciales
Disminuye el volumen de los documentos
Ampla el uso y la utilidad de los documentos que son necesarios.
Asegura el empleo adecuado de las tcnicas reprogrficas y de automatiza
cin.

FASE N2: Utilizacin y conservacin de documentos.

Seleccin, utilizacin, control y almacenamiento,
Disponibilidad de la informacin y de los documentos necesarios
Utilizacin a bajo costo de la informacin y de los documentos
Seleccin de material auxiliar, equipos y lugar de almacenamiento de los

Documentos, adecuados a la naturaleza y a la frecuencia de uso.

FASE N3: La eliminacin de documentos.

Despus del proceso de evaluacin, se puede determinar qu documentos
deben ser conservados y cules pueden eliminarse.
Se suprimen documentos bajo las siguientes condiciones :

Identificacin y descripcin de los documentos por series

Clasificacin de estas series con miras a su conservacin o eliminaci

n

Determinacin de los documentos que se justifica conservar en el ar

chivo.

13. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la gestin
documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite, Organizacin,
Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin a largo plazo, y
Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, visite una entidad pblica e
indague paso a paso cules son las actividades que se realizan en cada
uno de ellos e ilstrelos con fotografas.

ACTIVIDADES MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL UNIDAD

NACIONAL DE PROTECCION (UNP)
A continuacin se har el manual de Gestin Documental de la Unidad
Nacional de Proteccin (UNP)
RECEPCION Y TRAMITE DE DOCUMENTO:

Correspondencia Externa:
Obedece a toda correspondencia relacionada con la gestin y funciones de la
UNP, Y producidas por personas naturales o entidades diferentes. Con el objeto
de cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la ley para el trmite
de las comunicaciones se dejara constancia de la fecha de recepcin del
documento, a travs del radicado.
Radicacin De Correspondencia Externa:
La oficina de correspondencia recibir toda la documentacin a radicar que
llegue a nombre de la UNP, se ingresan a una base de daos los siguientes
datos;
Identificacin del remitente
Entidad persona natural o jurdica
Fecha del documento
Identificacin de la dependencia y destinatario de la unidad
Canal por el cual se recibi (fax, correo o personal)
Numero de radicacin de origen
Referencias y/o asuntos
Numero de folios
Numero de anexos
Fecha de radicacin del documento
Correspondencia Interna:

Ventanilla nica: La recepcin de las comunicaciones se debern realizar

exclusivamente en el o los centros de gestin de Correspondencia que actan
como ventanilla nica de radicacin y recepcin de correspondencia interna,
externa y enviada, cuyo horario de atencin se establece de 8:00 a.m. a 4:30
p.m. en jornada continua de lunes a viernes. No se podr radicar en oficinas o
dependencias diferentes a los centros de gestin de correspondencia.
La oficina de correspondencia recibir toda la documentacin que llegue a
nombre de la UNP.
Cada oficio que llegue en sobre cerrado con destino a la UNP ser considerado
como documentacin oficial e institucional y por lo tanto debe ser abierto y
radicado oportunamente, al igual que la copia del usuario que remite.
Se debe proceder con especial cuidado con las comunicaciones que presenten
seales sospechosas, entre otras: correspondencia sin datos del remitente o
para devoluciones de correo, sobres o empaques con alambres, cuerdas o
papel metlico que sobresalgan, sobres o empaques con manchas de aceites o
decoloraciones, y as cualquier correspondencia que a vista se vea no apta para
radicar.
Correspondencia Va Fax:
La oficina de correspondencia recibe toda comunicacin que se capte por va
fax (recibido en papel bond) teniendo en cuentas las anteriores disposiciones.
Recepcin De Archivos Electrnicos Va E-MailLas comunicaciones recibidas por este medio, que requieran tramite, sern
impresas y enviadas a la oficina de correspondencia para su radicacin.
Recepcin Por Recorrido Interno:
En el recorrido se recibe la correspondencia producida por la UNP cada
dependencia debe asignar un funcionario responsable para la recepcin y
despacho de la documentacin, est registra cada documento generando una
planilla que entrega al mensajero interno y este a su vez a la oficina de
correspondencia.
Recepcin Por Ventanilla:
El funcionario puede ir personalmente a dejar la correspondencia en caso
fortuito o urgente para la ejecucin de un trmite. La oficina de correspondencia
realiza una verificacin de cada oficio que llegue para ser radicado, este debe
cumplir con los siguientes requisitos:
El oficio debe tener original y dos copias

Imagen corporativa
El documento no debe presentar enmendaduras o tachados
El documento se elabora con las respectivas normas ICONTEC
Despus de validar el contenido y diseo del oficio se prosigue con la radicacin
La oficina de correspondencia se encuentra con la facultad de devolver al
funcionario productor, la correspondencia que no se encuentre dentro de los
parmetros establecidos en el momento que estos sern detectados y se
informara inmediatamente para que realice los correcciones que tenga lugar.
DISTRIBUCIN DOCUMENTAL:
Todas las dependencias contaran con dos tipos de carpetas: una azul y una
roja, las cuales se rotaran y se cambiaran tengan o no documentos, los horarios
de los recorridos son: 9:00 a.m., 11:00 a.m. y 4:00 p.m.
La entrega se debe realizar con una planilla de control de entrega de
comunicaciones con el fin de que al momento que sea entregada la
correspondencia esta sea firmada como acuse de recibo. Adiconalmente al
momento de la entrega se recibe de las reas la correspondencia que debe ser
enviada a otras entidades.
CONSULTA DOCUMENTAL
la consulta de documentos de los archivos en su fase de gestin se hace en la
oficina responsables de su custodia. Por su parte, la consulta en su fase de
Archivo Central se hace directamente en las instalaciones del depsito del archivo
central, para lo cual los usuarios cuentan con el apoyo del inventario documental y
del respectivo personal de la dependencia de archivo. Los funcionarios
responsables de los archivos tomaran las medidas de precaucin necesarias, tales
como: supervisin, acompaamiento o consulta in situ, para evitar la mutilacin,
sustraccin o adulteracin de los documentos.
Prstamo
Realizar una solicitud verbal, escrita o por correo elctrico, al responsable de la
dependencia de archivo.
El funcionario de archivo, realizara la bsqueda en la base de datos y as ubicar el
documento solicitado
El funcionario al retirar el expediente de la caja deber ingresar el formato de
afuera para sustentar quien solicito el documento.
El usuario debe firmar el formato de prstamo del documento.
Cuando se devuelto el documento, el funcionario de archivo debe verificar folio por
folio el estado de cada uno de dichos documentos,

ORGANIZACIN DOCUMENTAL:

Involucra todas las actividades tcnicas aplicadas a los documentos para la

conformacin e identificacin de expedientes de archivo. Para este proceso se
hace necesario contar con la orientacin y asesora tcnica del grupo de Gestin
Financiera y Administrativa con la finalidad de dar cumplimento a las normas
vigentes promulgadas por el AGN y relacionadas con estas actividades
La organizacin archivstica involucra las actividades de: clasificacin, ordenacin,
depuracin, foliacin, rotulacin e inventario.
Clasificacin documental:
Hasta no contar con las tablas de retencin documental aprobadas, la UNP
realizara el proceso de identificacin y conformacin de expedientes de acuerdo
con las series documentales descritas en la TRD.
La actividad de clasificacin documental ser realizada por cada uno de los
funcionarios responsables de los documentos que en cumplimento a sus funciones
genere o tramite
Ordenacin documental
Este proceso consiste en ubicar los tipos documental que conforman un
expediente en orden cronolgico o en el orden como se desarrollan los trmites,
verificando que el documento ms antiguo se encuentre ubicado al inicio de la
carpeta y el ms reciente al final de la misma.

Los expedientes de contratos se ordenaran por vigencia y al interior de la vigencia

por el nmero del contrato.
Los expedientes de proteccin se ordenaran por poblacin y por nmero de
identificacin del beneficiario segn corresponda de acuerdo a la antigedad de
los expedientes.
Depuracin
Se retira del expediente las duplicidades o copias, se retiran hojas en blanco,
folletos, peridicos, revistas, plegables, siempre y cuando no hagan parte integral
del expediente. Se retira de igual forma ganchos y material abrasivo que est
presente en el documento, alinear a la parte superior a tamao oficio. Cuando hay
documentos menores a media carta, se pegan en una hoja blanca
Foliacin:
Se deben foliar cada una de las piezas documentales que se encuentran en las
carpetas en el vrtice superior derecho de la hoja y en sentido de la lectura del
documento utilizando lpiz de mina negra tipo HB
ALMACENAMIENTO:

Se almacenan los documentos ordenados y foliados en las carpetas dispuestas

para tal fin (CARPETAS DOS TAPAS DE YUTE)

Se utilizaran cajas X200 y sern identificadas de acuerdo con su contenido. En

una misma caja no dejen mezclar expedientes de diferentes oficinas, ni ubicar
diferentes series.
Se deber diligenciar de forma completa el rotulo de la caja X200
Soporte papel
Temperatura de 15 a 20 C con una fluctuacin diaria de 4 o C.
Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuacin diaria del 5%.
Ventilacin
El caudal debe garantizar la renovacin continua y permanente del aire de una a
dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones
ambientales internas que se quieren mantener y al espacio.
La disposicin de las unidades de conservacin en los estantes deber permitir
una adecuada ventilacin a travs de ellos.
Filtrado de aire
Deber contar con medios de filtracin del aire de ingreso tanto de partculas
slidas como de contaminantes atmosfricos. Los niveles de stos guardan
relacin con el sitio de emplazamiento de la edificacin.
Iluminacin en depsitos
Para radiacin visible lumnica, menor o igual a 100 lux.
Para radiacin ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.
Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentacin y contenedores.
Como iluminacin artificial se podr emplear luz fluorescente pero de baja
intensidad y utilizando filtros ultravioleta.
Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.
Los balastros no deben estar en el interior de los depsitos.
Mantenimiento
Garantizar la limpieza de instalaciones y estantera con un producto que no
incremente la humedad ambiental.
Las unidades de conservacin requieren de un programa de limpieza en seco y
para el efecto se deben emplear aspiradoras.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES:

Transferencias primarias:
Obedecen a las que se realizan por parte de las dependencias y corresponden a
los expedientes que ya han cumplido su tiempo de retencin en archivo de gestin
de acuerdo a La TRD y deben ser trasferidos al archivo central. Para poder
realizar las trasferencias primarias se deben tener en cuenta lo siguiente:
Contar con las tablas de retencin documental donde se reflejan todas las series y
subseries documentales de las diferentes dependencias.
Inventario documental de cada una de las carpetas expedientes que se van a
trasferir al archivo central.
Verificar el cronograma de trasferencias establecidos por la Gestora Tcnica de
Gestin Documental de la UNP,
Utilizar para el embalaje cajas X200 que cumplan con las especificaciones
tcnicas sugeridas por el archivo general de la nacin y la UNP
Acompaar toda trasferencia de un oficio remisorio y el inventario documental
Puntear de manera conjunta entre la dependencia que trasfiere y el archivo
central, el inventario en el 100% de las carpetas y expedientes a trasferir
El lder del proceso aprobar con su firma la realizacin de la trasferencia.
Trasferencias secundarias;
Son las del archivo central al histrico y corresponden a los expedientes que ya
han cumplido su tiempo de retencin en el archivo central de acuerdo a las TRD.
Se tienen en cuenta los pisos pasos que su tuvieron en las trasferencias primarias.

14. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de
los documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental que
se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e
Histrico).

ARCHIVO DE GESTIN

Es compuesto por todos los documentos que estn sometidos a constante

utilizacin y consulta administrativa por las oficinas que los producen u otras que
la requieran.
se desarrollan los siguientes procesos:
*Produccin
*Recepcin
*Distribucin
*Tramite
*Organizacin
*Consulta
*Conservacin
*Disposicin final

ARCHIVO CENTRAL
Es la continuacin de la segunda fase del ciclo archivstico donde se
concentran los documentos transferidos por los distintos archivos de gestin
de la entidad respectiva, una vez que han finalizado su trmite, pero que siguen
siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en
general.

ARCHIVO HISTORICO
Es la disposicin y organizacin final de la documentacin del archivo central o
del archivo de gestin que por decisin del correspondiente comit de archivos,
debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigacin, la ciencia y la cultura.

15. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y
explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde
su produccin.
TIPO DOCUMENTAL: hoja de vida funcin pblica.
Se cataloga como documento de archivo porque hace parte de la historia laboral
del funcionario
PLANEACIN
Informacin:

La informacin que contiene, cumple con los requisitos del

estado para aspirar a cargos pblicos

Soporte:

Papel

Recorrido:

Hace su recorrido por las de contratacin y talento humano

ELABORACIN: Es la fase de la edicin

Normalizacin

La normatividad tcnica NTC 4436 Informacin y

documentacin Papel para documentos de archivo. Requisitos
para la permanencia y durabilidad
Normatividad Administrativa: La entidad tiene
normalizada la estructura y el formato es estndar, ya que ha
sido prediseado por el estado para todo empleado pblico.
TRAMITACIN: Funciones archivsticas

Una vez elaborados los formatos por los aspirantes, son estudiados por la oficina de
contratacin y all verifican la informacin all suministrada, luego son entregados al
departamento de talento humano, este es encargado de solicitar al aspirante los
documentos anexos a la hoja de vida para saber si lo plasmado en dicha hoja de vida
es real.
La persona responsable de la revisin dar su aprobacin mediante su firma y lo
pasar finalmente para recoger la firma del secretario general para empezar el proceso
de contratacin.

Funciones Archivsticas:
Preservacin: Puesto que se tiene en cuenta las NTC, adems se est generando
cultura en los empleados, para que el cuidado en su manipulacin.
Organizacin: Se clasifica las hojas de vida con sus respectivos anexos, despus son
ordenados por cedula de ciudadana y alfabticamente.
Conservacin: El departamento de talento humano los archiva en carpetas cuatro alas
blancas y los almacena en cajas x200 dejndolas abiertas, con el fin de facilitar la
consulta si fuese necesaria. Y e quedaran en archivo de gestin hasta que el
funcionario este activo.
Transferencia: una vez el funcionario no este activo o laborando en la entidad es
enviado al archivo histrico.
Documento elegido por: JAQUELINE GUERRERO CAVIEDES

TIPO DE
DOCUMENTO
DEFINICION DEL
DOCUMENTO

PRIMERA EDAD:
MOMENTO DE
GESTIN
Tambin llamado
pre-archivo

RECIBO DE CAJA MENOR

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual
constan los ingresos en efectivo recaudados por la
empresa. Este es un Documento de archivo porque es
producido por el Departamento de Tesorera de la
empresa.
PLANEACIN
Informacin

La informacin que contiene cumple

con los requisitos establecidos en el
Cdigo del Comercio para los
comprobantes de contabilidad.

Soporte

Papel

Recorrido

Dependencias que le competen.

ELABORACIN: Es la fase de la edicin

La normatividad tcnica NTC

4436 Informacin y
documentacin Papel para
documentos de archivo.
Requisitos para la permanencia y
durabilidad
TRAMITACIN: Funciones archivsticas
En la primera etapa, contemplamos el momento de
gestin, la cual comprende tres fases: planeacin,
elaboracin y tramitacin.
En la fase de planeacin, en mi entidad productora la
informacin de este documento cumple con los requisitos
establecidos en el cdigo de comercio para los
comprobantes de contabilidad, el soporte elegido es el
papel y es tomado directamente por la oficina que ejerce
control sobre este documento que es el departamento de
contabilidad, esta es la fase de planeacin.
En la fase de elaboracin se lleva a cabo mediante la
normalizacin y , por la condicin de ser documento de
archivo se rige la normatividad archivstica jurdica que se
contempla en el cdigo de comercio para los recibos de
caja con sus respectivos campos (fecha, origen,
descripcin, cuanta de la operacin, numeracin
consecutiva, las cuentas contables, quien lo elaboro, a
cada recibo se le anexan los documentos que lo
justifiquen como son las consignaciones etc.), este
documento utiliza un papel con efectos de durabilidad
archivstica, las tintas de impresin deben poseer
estabilidad qumica, no presentar modificacin de color,
as se previene su deterioro.
En la fase de tramitacin, este formato lo genera
directamente el paquete contable, el departamento de
tesorera con las respectivas consignaciones.
Vigencia
La vigencia es establecida por el
Cdigo de Comercio, artculo 60:
Los libros y papeles a que se
refiere este captulo debern ser
conservados por diez aos.
Plazo precaucional
No se requiere, el documento es
digitalizado, despus de 10 aos
el papel es destruido mediante
un acta de eliminacin.
Normalizacin

SEGUNDA EDAD:
MOMENTO
INTERMEDIO O
CENTRAL

TERCERA
EDAD:MOMENTO
PERMANENTE
HISTORICO

Memoria
Institucional
Historia

Como se explic anteriormente

fue digitalizado mediante
proceso de seleccin (muestras).

Ciencia

Cultura

Investigacin

En las muestras de las rdenes

de pago se pueden evidenciar la
variedad de formatos utilizados,
modelos de formas de pago
realizados y el comportamiento
de la moneda a travs de la
historia de la entidad productora.
DOCUMENTO ELIGIDO POR:
ELIANA ROJAS

TIPO DE DOCUMENTO: Orden de pago de cheque

CONCEPTO: Comprobante contable, por el cual se ordena un pago. Es un
documento de archivo, producido por el departamento de tesorera de una entidad.
MOMENTO DE GESTIN:
PLANEACIN
Informacin: La informacin que contiene cumple con los requisitos
establecidos en el Cdigo del Comercio para los comprobantes de
contabilidad
Soporte : papel
Recorrido: Hace su recorrido por las oficinas que le aportan datos o
ejercen control sobre l.
ELABORACIN: fase de edicin
Normalizacin:
La normatividad tcnica NTC 4436 Informacin y documentacin Papel
para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad
Normatividad Administrativa: La entidad productora tiene normalizada la
estructura y el formulario es estndar, ya que ha sido prediseado por una
entidad dedicada a la elaboracin de formatos comerciales, teniendo en
cuenta el tamao de campos para el registro de operaciones, el tipo de
impresora a utilizar, y los colores para que contraste el logotipo institucional
con el resto del cheque.
TRAMITACIN: Funciones archivsticas

Una vez elaborados los formatos por la entidad externa, son enviados a la
entidad productora, donde son recibidos por el Departamento de
Suministros, para ser entregados posteriormente al Departamento de
Tesorera, por su parte, el Departamento de Contabilidad procesa y le
enva al Departamento de Tesorera, la informacin correspondiente a los
pagos a realizar.
Una vez se actualiza dicha informacin en el sistema, el Departamento de
Tesorera lo edita y lo imprime junto con el cheque, (pues contiene todo lo
referente al proveedor y el pago) anexa los soportes y los enva luego al
Departamento de Revisora. Este ltimo, realiza una comparacin entre la
transaccin realizada y la informacin que contiene, verifica los conceptos
para el pago y efecta la respectiva retencin si es del caso.
La persona responsable de la revisin dar su aprobacin mediante su
firma y lo pasar finalmente para recoger la firma, de una de las personas
autorizadas, trtese del Contador, el Director del Departamento Financiero,
o cualquier otra persona autorizada.
Tanto el cheque como la orden de cheque, que es su comprobante regresan al
Departamento de Tesorera, esta vez a la seccin que se encarga de la atencin y
pago a proveedores, all es ordenado en orden alfabtico, de acuerdo con la
razn social o personera jurdica del proveedor.
El proveedor o la persona autorizada por ste, segn la fecha de pago fijada, se
acerca a la ventanilla de tesorera, reclaman el cheque, lo firma y lo devuelve,
finalizando la fase de tramitacin. Es en este momento donde se inicia la vigencia.
Funciones Archivsticas:
Preservacin: Puesto que se tiene en cuenta las NTC, adems se est
generando cultura en los empleados, para que el cuidado en su manipulacin.
Acopio: Es decir reunin de todos los comprobantes de pago. Este se realiza a
medida que van siendo devueltos por los proveedores a la hora del pago, cada
comprobante es grapado con sus respectivos soportes.
Organizacin: Se clasifica los comprobantes de acuerdo al banco que haya
efectuado el pago despus son ordenados por consecutivo.
Conservacin: El departamento de tesorera al reunir un nmero considerable de
comprobantes de pago los almacena en cajas desacidificadas abiertas, con el fin
de facilitar la consulta si fuese necesaria.
Transferencia: Se trasladan al departamento de archivo, de acuerdo al inventario.
MOMENTO CENTRAL
VIGENCIA
Es respaldo a las partidas asentadas en los libros contables. Por lo tanto, la
vigencia es establecida por el Cdigo de Comercio que dispone en su articulo 60
papeles a que se refiere este captulo debern ser conservados cuando menos
por diez aos, contados desde el cierre de aquellos a la fecha del ltimo asiento,
documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrn ser destruidos por el
comerciante, siempre que por cualquier medio tcnico adecuado garantice su
reproduccin exacta...

En este momento del ciclo vital es almacenado en un medio magntico, es decir

es digitalizado. Para efectos de recuperacin, las copias digitales de rdenes y
soportes son almacenada en carpetas segn el banco, ao mes y nmero de
orden generada. As el usuario podr tener un rpido papeles a que se refiere
este captulo debern ser conservados cuando menos por diez aos, contados
desde el cierre de aquellos a la fecha
PLAZO PRECAUCIONAL
No lo requiere ya que es digitalizado. Cumplidos 10 aos el soporte papel es
destruido. Para efectos de destruccin la ley establece que se debe elaborar un
acta de destruccin.
MOMENTO HISTORICO: Memoria institucional
Como se explic anteriormente fue digitalizado mediante proceso de seleccin
(muestras). En las muestras de las rdenes de pago se pueden evidenciar la
variedad de formatos utilizados, modelos de formas de pago realizados y el
comportamiento de la moneda a travs de la historia de la entidad productora.
DOCUMENTO ELIGIDO POR: JOHANNA MILENA JEREZ

16. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de
Estas fases o etapas.
ETAPA N 1 - ARCHIVO DE GESTION
Tiene valoracin primaria (administrativa, legal, fiscal)
Su consulta es de carcter permanente. (Activa).
ETAPA N2 - ARCHIVO CENTRAL
Recibe las transferencias del archivo de gestin
Su conservacin es semiactiva
Se realiza una valoracin secundaria para determinar si los documentos
pueden ser conservados permanentemente o si se eliminan segn lo
estipulado en las TRD.

ETAPA N3 - ARCHIVO HISTORICO

Recibe las transferencias del archivo central
Su valoracin es secundaria
Conservacin es permanente
Su consulta es inactiva, evidencial, testimonial, informativa.
17. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la los
Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.
Circular Externa No. 002 de 2012 Adquisicin de Herramientas
Tecnolgicas de Gestin Documental
Acuerdo 03 del 15 de marzo de 2013
En este acuerdo se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se
adopta y reglamenta el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General
de la Nacin y se dictan otras disposiciones.
Acuerdo 04 del 15 de marzo de 2013
En este acuerdo se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609
de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin,
evaluacin, aprobacin e implementacin de las Tablas de Retencin
Documental y las Tablas de Valoracin Documental.
Acuerdo 05 Del 15 de marzo de 2013
Este acuerdo contiene criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y
descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen
funciones pblicas y se dictan otras disposiciones

CONCLUSIONES

Conocimiento de las leyes necesarias para crear un manual de gestin

documental.
Aprendimos lo importante que es dar un adecuado manejo a la informacin
para su respectivo trmite.
Las leyes y acuerdos vistos nos ense a racionalizar el trmite de los
documentos.

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