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Planificacin Informtica
0. Generalidades
http://profesores.ing.unab.cl/~gbadillo/cursos/it-strategic-plan
The Process:
http://cio.umich.edu/strategic-planning
prof. G. Badillo, 2014_1
7
Ref: Sistemas de informacin gerencial, Kenneth C. Laudon & Jane P. Laudon
www.gartner.com/newsroom/id/2603623
qu es el governance en TI?
Proceso de especificacin de las decisiones, derechos y responsabilidades en un marco conceptual de
tal manera de encontrar la forma adecuada del uso de TI
Bsicamente el governance de TI determina quin toma las decisiones de TI.
porqu es importante para una empresa?
Contamos con diversos recursos en TI dispuestos en las distintas unidades de negocio, que coordinados
de mejor forma, lograran mejorar tangiblemente nuestros resultados.
porqu ahora?
Las iniciativas que involucran TI , requieren del soporte de una gobernabilidad clara y orientada a
procesos de optimizacin.
La compaa requiere dar el siguiente paso orientado a estandarizar las operaciones y logar los
beneficios de volumen o escala.
Adems deben focalizarse al crecimiento, una operacin bien consolidada permite crecer y adquirir
nuevas operaciones en forma ms rpida y econmica.
Objetivos:
Definir en conjunto, una serie de reglas y principios respecto a TI, de forma que nos
puedan ayudar a una compaa a tener un mejor governance, y por ende a tomar mejores
decisiones respecto de las inversiones y foco futuro del rea.
Invertir con xito en la TI para transformar la empresa y crear productos y servicios con valor agregado se
ha convertido en una habilidad universal en el mundo de los negocios
Su manejo eficaz genera verdaderos beneficios empresariales, tales como: reputacin, confianza,
liderazgo en productos, costos reducidos, etc. En resumen valor para los inversionistas.
Empresas con una gobernabilidad de TI superior tienen mejores resultados de sus inversiones de TI.
Las empresas han estado en permanentemente en el desarrollo de su infraestructura y servicios de TI y
algunas estn en una etapa en la que hay una complejidad innecesaria en sus sistemas, tanto en HW como
en SW de diferentes tipos. Esta complejidad innecesaria se refleja tambin en costos innecesarios. Las
empresas que reconocen este estado de desarrollo pueden beneficiarse de la gobernabilidad en TI.
La gobernabilidad funcional o en unidades de negocio independientes,limita la capacidad de visin y
ejecucin integral y estandarizada que optimiza seriamente las inversiones en iniciativas de cambio.
Preguntas Claves:
Que tan importante es la TI para mantener la empresa?
Cul es su trascendencia para el crecimiento de la compaa?
Qu tan lejos debe ir la empresa en la mitigacin de riesgos?
La TI es un tema regular en el programa de la direccin y se atiende de manera estructurada?
El nivel de los informes del director de mayor rango de la TI, Corresponde a la importancia que
tiene la misma?
IT
IT
Business
Architecture Infraestructure Application needs
IT investment
and prioritization
EVP
CIO
Gtes Generales
IT Pas
Decisiones
de negocio
Decisiones
tcnicas
Decisiones
de negocio
IT
IT
Business
Architecture Infraestructure Application needs
IT investment
and prioritization
EVP
CIO
Gtes Generales
IT Pas
Decisiones de
negocio
Decisiones
tcnicas
Decisiones de
negocio
Rol de TI en la empresa
Cules son los pilares de la estrategia de TI en la empresa?
Rol del CIO y administradores locales de TI
Cmo se toman las decisiones de priorizacin?
cunto debiera invertir la empresa en TI?
cul es el modelo de governabilidad de TI en la empresa?
Cun centralizados/descentralizados queremos ser?
Cmo resolvemos los conflictos?
Rol de TI en la empresa
Cules son los pilares de la estrategia de TI en la empresa?
Rol del CIO y administradores locales de TI
Cmo se toman las decisiones de priorizacin?
cunto debiera invertir en la empresa en TI?
cul es el modelo de governabilidad de TI en la empresa?
Cun centralizados/descentralizados queremos ser?
Cmo resolvemos los conflictos?
Una sola
rea de
sistemas ,
con los
mismos
objetivos
Rol de TI en la empresa
Cules son los pilares de la estrategia de TI en la empresa?
Rol del CIO y administradores locales de TI
Cmo se toman las decisiones de priorizacin?
cunto debiera invertir en la empresa en TI?
cul es el modelo de governabilidad de TI en la empresa?
Cun centralizados/descentralizados queremos ser?
Cmo resolvemos los conflictos?
Eficiencia Operativa
Aprovechamiento
de la Tecnologa
Buscar la ms alta
rentabilidad de las
inversiones de Informtica
Anticipar tecnologas
emergentes, con beneficios
para la empresa
Priorizar proyectos e
iniciativas, con base en las
necesidades de Evolucin de
la empresa
Optimizar recursos y
capacidades
Alineacin a Procesos
de Negocio
Innovar mediante la
optimizacin de los procesos
e incorporacin de prcticas
de otras industrias
Disear roles y organizacin
requerida por proceso de
negocio
Adecuar perfil del personal de
Informtica, de tecnologa a
conocimiento de los procesos
Rol de TI en la empresa
Cules son los pilares de la estrategia de TI en la empresa?
Rol del CIO y administradores locales de TI
Cmo se toman las decisiones de priorizacin?
cunto debiera invertir en la empresa en TI?
cul es el modelo de governabilidad de TI en la empresa?
Cun centralizados/descentralizados queremos ser?
Cmo resolvemos los conflictos?
VOTACION
Gte Gene Gte Sist Gte Com Gte Opera
PROMEDIO
El rol del IT Manager debe cambiarse a ser ms bien un centralizador del negocio, generar ms y mejores
transformaciones del negocio.
La fusin del proceso de negocio y la tecnologia elevar e incrementar la importancia del rol del IT Manager como
un agente clave de cambio del negocio
Mantener el liderazgo tecnologico (invirtiendo para el futuro) y estr suficientemente actualizado con USA y
Europa
Medir el nivel de servicio de TI y comprometerse en mejorar
Administrar los activos de la compaa en forma detallada
Manejar el riesgo de TI.
Coordinacin abosoluta con la visin corp de IT
Rol CIO
CIO debe consistentemente alinear, medir y madurar los procesos de TI, a travs de la planificacin dinamica,
excelencia operacional y administracin de la relacin de negocio. Integrar las politicas, gente, plataforma y
procesos a lograr los objetivos del negocio adminitrando las inversiones, riesgo, rapidez, calidad, tiempo, y
alineamiento del negocio
Supervisin fuente para cumplir objetivos de estandarizacin y reduccin de costo globales.
Acciones :
Coordinacin y Respetar el Governance
Tendencia:
Para el 2006, tenemos claro lo
que realmente debemos
hacer , y que pasa para el
2007?
Acciones :
Plan de renegociaciones servicios con proveedores (Extraer las fechas de termino,
establecer periodos de negociacin, buscar proveedoresivos, determinar mejor opcin)
Plan de obtencin descuentos globalizados de todo el capex global del ao (Unificacin de
herramientas)
Plan de reutilizacin de Hw y SW
Plan de descubrir los costos ocultos
Priorizacin de inversin IT
Tendencia:
Para el 2005,
65% de las
empresas
financiarn ms
de la mitad de
sus proyectos de
IT usando un
business-unitdriven,
implentando el
just-in-time
funding model
(0,7 probability) Gartner
Existir una reunn de Gerentes Generales antes del presupuesto para conformar una lista
de proyecto global, que estar en conocimiento de todos los asistentes, en ese momento
votaremos por las prioridades Globales y Locales.
Toda inversin de IT deben ser soportada por un Business Case con un ROI demostrado
(aunque se haya aprobado en el presupuesto) y ser aprobadas por el CIO
En caso de que la inversin supere los us$50.000
Autoriza Localmente : Gerente Unidad de Negocio, Finanzas Local y IT Manager
Autoriza Corporativamente : Comit de inversiones
Inversiones que provienen de necesidades nuevas prcticas, obligaciones, auditorias, etc. Y
que no tienen un caso de negocio claro, tambin deben ser fundadas.
La unidad de negocio debe optimizar el presupuesto de IT
Se revisr semestralmente el status de lista Global y mensualmente el status de la lista
local. Proyectos que fayen al demostrar sus logros, tendrn dificultades de obtencin de
fondos futuros..
Acciones :
Desarrollar un portfolio formal de proyectos e iniciativas de IT
Current
Total US$
2.242.520
2.242.520
Detail US$
CHILE
%
28,87%
0,00%
4.643.630
625.777
4.017.852
720.525
815.416
1.479.941
1.001.970
8,06%
51,73%
880.859
880.859
0
11,34%
0,00%
Current
Total US$
3.585.549
2.302.034
1.283.514
2.693.153
469.293
2.223.860
496.516
392.782
646.164
688.397
738.282
717.814
20.468
Detail US$
7.767.009
7.016.984
0
0
0
0
7.767.009
7.016.984
1,70%
1,70%
1,71%
1,71%
Preguntas Claves:
Cul debe ser nuestro benchmark de TCO al ao?
Cul es nuestra capacidad de generar ahorros si coordinamos los esfuerzos?
%
32,81%
18,29%
6,69%
31,69%
10,23%
0,29%
15,9
9,7
Tendencia:
10,1
1,3
Preguntas Claves:
Tenemos realmente un cuadro claro de prioridades a nivel local? global?
En que vamos a invertir en los prximos 3 aos? Y cuanto?
Costos
Visibles
Costos de Mantencin
costo
Insumos
Comunicaciones
Administracin de la Red
Infraestructura
Costos
Ocultos
Operadoraciones/downtime
Software
Productividad Sub-optima de IT
Desarrollo de sistemas
Entrenamiento y soporte
productividad
Decisiones/Atribuciones del
MODELO GOVERNANCE
IT Principles : Clarificar el rol de negocio de IT
IT Architecture : Organizacin de los datos, aplicaciones, marcas, modelos,etc
IT Infraestructure : Definir niveles de servicios y centralizacin de TI
Business Application needs : Especificar las necesidades del negocio para la compra
o desarrollo interno de aplicaciones
IT investment and prioritization : Elegir que iniciativas se financiaran y como se invertir
IT
Principles
IT
IT
Business
Architecture Infraestructure Application needs
IT investment
and prioritization
EVP
CIO
Gtes Generales
IT Pas
Decisiones de
negocio
Decisiones
tcnicas
Decisiones de
negocio
Gerentes Generales
Alinea TI con los Objetivos de la empresa y produzca los beneficios prometidos
Se preocupa que los recursos de la TI se empleen responsablemente
Conoce y se preocupa que los riesgos relacionados con la TI se manejen adecuadamente
Se preocupa de revisar que las inversiones de TI otorguen el resultado esperado
Colabora activamente en la priorizacin
CIO
Propone y coordina Estrategia TI
Tomar decisiones de alto impacto para maximizar el valor de Fasa en TI
Gestionar recursos de TI, hacer cumplir el presupuesto
Gestionar riesgos de TI
IT Pais 1
IT Pais 2
IT Pais 3
IT Pais 4
Ejecuta Estrategia TI
Cumplir con el presupuesto
Preocuparse de lograr las eficiencias para el GRUPO FASA
Futuras nuevas
Unidades
de negocio
Centralizacin /
Coordinacin
Objetivos
Establecer un contrato marco con Oracle Corporation que permita negociar la compra de licencimiento
para todos los paises, disminuyendo los costos por licencias y mantenciones en un 40% y la
suceptibilidad del proveedor de inspecciones sobre el estado de cumplimiento de licenciamiento.
Costos
Local
Centralizado
US$
50.000
2.500
47.500
10.450
US$
50.000
20.000
30.000
6.600
Caso 1
Se desarrolla el proyecto y se pide ayuda a sistemas para
instalar el mismo sistema de Facturacin de Chile en Mxico
Se entrega el software base sin costo a Mxico?
Quin paga los gastos de adaptacin de software?
Costos de implementacin? Se pagan los gastos de
mantencin? ms sueldo a la gente de Chile que ayud? un
premio?bono?
Se decide que el sistema se va a mantener y administrar desde
Chile
se le cobra un costo de operacin?
cunto?
se puede cobrar utilidades?
Oportunidades Identificadas
Integracin de Negocios
Eficiencia en el proceso de integracin de nuevas compaas
Flexibilidad en la organizacin
Eficiencia operativa
Mejora del funcionamiento general del negocio
Homologacin de mejores prcticas
Integracin de tecnologa
Alineacin de la Tecnologa de Informacin a las estrategias del negocio
Creacin y proteccin del conocimiento
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
Entender , definir e implementar un
nico proceso.
Autorizar modificaciones al proceso
y SW asociado
Preparar e informar a las unidades de
negocio en los procesos futuros
(independiente de que SW utilizen) y
buscar vias de encuentro
CARACTERISTICAS
Lider de opinin
Detallista
Metdico
Formal
Con mobilidad internacional para
entender diversas realidades
BR
CH
MX
PR
FINANZAS / CONTABILIDAD
LOGISTICA
RR.HH
COMERCIAL
e-Groups
OPERACIONES
Responsables de:
FARMACIA
Efectividad del
Proceso
RECURSOS HUMANOS
LEGAL
Responsabilidad Regional
Key user Responsable de:
Los resultados del negocio
CONCLUSIN FINAL
Cambio de enfoque de modelos locales a un modelo global
El nuevo Modelo de Gobierno ser creado para asegurar una
estandarizacin permanente:
Alineado a resultados de negocio y propiedad de los procesos a
nivel global
Nuevas figuras de gobierno responsables de:
-
Asegurar la estandarizacin
Controlar la evolucin de los procesos del negocio
Priorizar, filtrar y administrar el portafolio de proyectos
Diferenciar iniciativas locales por pas de iniciativas
institucionales