SALVAGUARDAS Y REPRESENTACIONES OBTENIDAS DE LA

GERENCIA DEL CLIENTE

CARTAS SALVAGUARDAS PROPORCIONADAS POR EL CLIENTE

La salvaguarda es una carta de declaraciones que el auditor obtiene de la gerencia del
cliente, donde se especifica principalmente:
1. Hechos o situaciones que no se muestran en la contabilidad o sus documentos.
2. Casos especiales que, aunque estn reflejados en registros contables, requieren
de rectificacin.
3. La administracin de la empres reconoce su responsabilidad por la correccin de
la informacin financiera.
Durante una revisin la administracin de la empresa otorga muchas representaciones
tanto en forma verbal como escrita, a travs de los estados financieros o en respuesta a
solicitudes especficas, en consecuencia el requerimiento de la carta salvaguarda lo
efecta el Auditor como parte de su examen hecho de acuerdo con normas de auditora
generalmente aceptadas.
El contador pblico obtiene declaraciones escritas de la gerencia, relativas a su
conocimiento o intencin cuando considera que son necesarias para completar sus
procedimientos de auditora; y en muchos casos aplica procedimientos de auditora con
el propsito de obtener informacin aprobada relacionada con asuntos que tambin son
objetos de representaciones escritas, en este sentido, se concluye que las declaraciones
que proporciona la gerencia no substituyen la aplicacin de aquellos procedimientos de
auditora necesarios para soportar una base razonable para opinar sobre los estados
financieros.

CONTENIDO DE LAS CARTAS SALVAGUARDAS

Normalmente las cartas de declaraciones o salvaguardas obtenidas de la gerencia del
cliente, incluyen los siguientes asuntos:
1- La gerencia reconoce su responsabilidad sobre los estados financieros,
preparados de conformidad con principios contables generalmente aceptados y
otras bases contables razonables.
2- Disponibilidad de los registros financieros y documentacin que le es relativa,
as como libros de actas de accionistas y administradores.
3- Ausencia de errores en los estados financieros y transacciones no registradas,
asimismo de irregularidades que involucren a la gerencia y empleados con
cargos importantes.
4- Cumplimiento con actos contractuales.

5- Reduccin del exceso de inventarios obsoletos a su valor estimado de

realizacin.
6- Los activos fijos se registran al costo, se encuentran a nombre de la empresa, y
gravmenes o impedimentos que limiten su disposicin.
7- Registro de todos los pasivos, incluyendo los que estn en litigio.
8- Comunicaciones de oficinas gubernamentales con referencia a incumplimiento
de aspectos fiscales.
9- Revelacin, sobre la aplicacin de mtodos de depreciacin.
10- Informacin relacionada a eventos subsecuentes.

CARTA A LA GERENCIA
Los clientes estn cada vez ms interesados en el trabajo de sus auditores y la
complejidad de los informes contables y financieros ha ampliado el trabajo de los
auditores independientes.
Como complemento a un trabajo de auditora a estados financieros el auditor aprovecha
la oportunidad para ofrecer a la gerencia, alternativas viables para superar debilidades
en estructura de control interno y por muy simples o complejos que puedan ser las
alternativas, estos esfuerzos deben dirigirse a ofrecer al cliente la asistencia necesaria
para resolver los problemas que destacan durante una auditoria a informacin
financiera, en este sentido podemos decir que la carta a la gerencia es;
-

La comunicacin escrita carta-, por medio de la cual se hace del

conocimiento de la gerencia, una serie de recomendaciones constructivas de
cmo desarrollar soluciones a sus problemas de negocios.

La independencia y experiencia diversificada que tiene el auditor, frecuentemente dan

como resultado muchas sugerencias constructivas para sus clientes, entendindose que
el objetivo primordial de las cartas de gerencia es asesorar a los directores y empleados
de una compaa para poder cumplir con sus responsabilidades de salvaguardar los
activos, estableciendo y manteniendo registros financieros confiables.
Los aspectos de una carta a la gerencia son los siguientes:
a. Identificar reas dbiles en el diseo y operacin de la estructura de control
interno.
b. Proveer a la gerencia comentarios y sugerencias constructivas para mejorar los
controles internos.
Desarrollo de los comentarios, recomendaciones y organizaciones de la carta
Las empresas esperan cartas a la gerencia de alta calidad para lo cual antes de su
emisin, estas deben ser bien estudiadas y redactadas, manteniendo su tono
constructivo. En este sentido el auditor debe tener presente que las cartas a la gerencia
no son una formalidad, sino un servicio que realza una funcin de asesor de negocios,

pues el auditor externo por su posicin est en una situacin extraordinaria de ayudar a
la gerencia a cumplir son su responsabilidad de proteger los activos y mantener registros
financieros confiables.
En relacin al desarrollo de los comentarios y recomendaciones, el estilo de su
estructura es importante, debindose tener presente lo siguiente:
TITULO:
Cada situacin que se comunique a gerencia se compone de comentario y
recomendacin identificndose el contenido con un titulo. Ej.: Arqueo de Cajas,
Planillas, etc., en algunos casos se estila identificar el prrafo con una breve declaracin
del beneficio que puede obtenerse. Ejemplo: Ahorro de Combustibles.
COMENTARIO:
Comprende una declaracin de la situacin que se est comentando con indicacin del
origen de esta situacin y cul es el efecto o impacto que causa en la empresa, en todos
los casos la comunicacin debe hacerse positiva.
RECOMENDACIN:
Es el plan de accin que contiene las sugerencias necesarias para resolver el problema;
es importante agregar una descripcin de las ventajas para la empresa al implementar
las recomendaciones. Si es factible es apropiado indicar las unidades que tendrn a su
cargo y en forma directa la implementacin de las sugerencias.
Con respeto a la organizacin de la carta, sta debe enfatizar los beneficios que puede
obtener el cliente, de esta manera los comentarios deben organizarse en orden de
importancia, para la empresa y no para el auditor.
La identificacin de comentarios comienza al inicio del trabajo y termina con la
conclusin del trabajo de campo y emisin del informe de auditora. Es este sentido
todas aquellas situaciones que merezcan ser comunicadas a gerencia, deben quedar en
papeles de trabajo documentados adecuadamente a las circunstancias del comentario
potencial. Tngase presente que una buena carta a la gerencia no se mide por la
produccin total de comentarios sino por su calidad.
Al preparar la carta a la gerencia es necesario tener presente que su buena organizacin
aumentara su legibilidad y captara la atencin del lector, sugirindose enfatizar los
beneficios potenciales al inicio de la carta.
FECHA DE LA CARTA DE REPRESENTACIN
La carta debe llevar como fecha la que lleve el dictamen de auditora, o cercana a la
misma; esto con el objeto de delimitar la responsabilidad del auditor hasta esa fecha. En
todos los casos la carta debe ser firmada por la gerencia y el funcionario encargado de la
administracin financiera de la empresa.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA EN AUSENCIA DE EVIDENCIA EN

RELACIN A ACTOS ILEGALES
Algunos de los procedimientos se refieren a la lectura de las actas; preguntas a la
gerencia de cliente y su consejero legal acerca de litigios, demandas y evaluaciones;
pruebas sustantivas de los detalles de operaciones y saldos. El auditor debe preguntar a
la gerencia acerca del cumplimiento del cliente a las leyes y reglamentos.
Donde sea aplicable, el auditor debe preguntar a la gerencia acerca de lo siguiente:
-

La poltica del cliente relacionada con la prevencin de actos ilegales.

El uso de directrices emitidas por el cliente y las representaciones peridicas

obtenidas de la gerencia en los niveles apropiados de autoridad, en relacin con
el cumplimiento a las leyes y reglamentos.

El auditor tambin, generalmente obtiene representaciones escritas de la gerencia,

relacionadas con la ausencia de violaciones o posibles violaciones de las leyes o
reglamentos, cuyos efectos deben ser considerados para revelacin en los estados
financieros o como base para registrar prdidas contingentes. El auditor no necesita
efectuar ms procedimientos en esta rea, si no hay informacin especfica acerca de
posibles actos ilegales.
Al aplicar los procedimientos de auditora y evaluar los resultados de los
procedimientos, el auditor puede encontrar informacin que cause preguntas acerca de
posibles actos ilegales, como serian las siguientes:
-

Operaciones no autorizadas, inadecuadamente registradas, u operaciones no

registradas en una manera completa y oportuna, para el registro contable de los
activos.

Investigacin efectuada por la agencia gubernamental, existencia de un

procedimiento de coaccin de una ley, o el pago de multas o sanciones
inusitadas.

Violaciones de leyes o regulaciones mencionadas en informes de exmenes a las

agencias reguladoras, que han sido proporcionados por el auditor.

Pagos importantes por servicios no especificados hechos a asesores, afiliadas o

empleados.

Comisiones de ventas u honorarios de agentes que parecen excesivos con

relacin a los normalmente pagados por el cliente, o a los servicios realmente
recibidos.

Pagos en efectivo de cantidades inslitas pagadas al "portador", transferencias de

cuentas bancarias numeradas o de operaciones similares.

Pagos a empleados gubernamentales no explicados.

Omisin de pagos de impuestos o cuotas gubernamentales, similares a

honorarios, que son comunes a la industria o naturaleza del negocio.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA EN RESPUESTA A POSIBLES ACTOS

ILEGALES
-

Comprender la naturaleza del acto, circunstancias del mismo y otra informacin

suficiente para evaluar el efecto sobre los estados financieros.

Investigar con los ejecutivos de la gerencia, ms arriba del nivel involucrado, si

es posible. Si la gerencia no proporciona informacin satisfactoria de que no ha
ocurrido un ato ilegal, el auditor debe:

a. Consultar con el asesor legal del cliente o con otro especialista acerca de la
aplicacin de leyes y reglamentos relacionados con las circunstancias y los
posibles efectos sobre los estados financieros. El cliente debe de efectuar los
arreglos para tales consultas con su asesor legal.
b. Aplicar los procedimientos adicionales, si es necesario, para obtener
comprensin de la naturaleza de los actos.
Los Procedimientos Adicionales de Auditora considerados necesarios en
circunstancias, si las hay, pueden incluir procedimientos como los siguientes:
1. Examinar los documentos de apoyo, como facturas, cheques cancelados y
acuerdos y compararlos con los registros de contabilidad.
2. Confirmar la informacin importante acerca del asunto, con la otra parte de la
operacin o con intermediarios, como bancos o abogados.
3. Determinar si la operacin ha sido adecuadamente autorizada.
4. Considerar si otras operaciones semejantes o eventos han ocurrido y aplicar
procedimientos para identificarlos.
Cuando el auditor concluye, que un acto ilegal ha ocurrido, el auditor debe considerar el
efecto sobre los estados financieros y las implicaciones para otros aspectos de la
auditoria.
EFECTOS SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y LAS IMPLICACIONES

Al evaluar la importancia relativa de un acto ilegal que ha llegado a su atencin, el

auditor debe considerar tanto la importancia relativa cuantitativa, como la cualitativa del
acto.
El auditor debe considerar el efecto de un acto ilegal sobre las cifras presentadas en los
estados financieros, incluyendo los efectos monetarios contingentes, como multas,
sanciones y daos. Contingencias de prdidas resultantes de actos ilegales que deben ser
analizadas, deben ser evaluadas en la misma forma, como las otras contingencias.
Tambin debe evaluar si la divulgacin en los estados financieros es adecuada en cuanto
a los efectos potenciales de un acto ilegal sobre las operaciones de la entidad. Si los
ingresos o ganancias importantes son derivados de operaciones con actos ilegales, o si
los actos ilegales crean riesgos inusitados y significativos, con relacin a ingresos o
ganancias importantes, tal como la perdida de una relacin empresarial significativa, tal
informacin debe considerarse para su divulgacin.
El auditor debe considerar las implicaciones de un acto ilegal en relacin con otros
aspectos de la auditoria, particularmente en cuanto a la confiabilidad de las salvaguardas
de la gerencia. Las implicaciones de ciertos actos ilegales dependern de la relacin
entre el hecho de llevarlos a cabo y la ocultacin, en los procedimientos especficos de
control y el nivel de la gerencia o empleados involucrados.