Teora y tcnicas de gestin

Enfoque de sistemas de la administracin

Definicin: Conjunto de partes o componentes interrelacionados e interdependientes que
conforman un todo unitario y organizado para el logro de objetivos comunes, en un medio
ambiente y tiempo determinado.
Caractersticas: La caracterstica principal del sistema consiste en la interaccin de las
partes de que est constituido:

Las partes, rganos o elementos

Las relaciones e interdependencias entre las partes o componentes del sistema y,
Las interacciones del sistema con el ambiente

Toda empresa como sistema,

Recibe del ambiente los recursos (entradas),

Los procesa o transforma (procesos) en bienes o servicios y
Las devuelve al ambiente (salidas)

Componentes principales del sistema empresarial son:

Las entradas (inputs): son los recursos o insumos que recibe el sistema para
procesar o transformar y obtener los resultados o salidas deseadas.
Proceso o transformacin: es el conjunto de elementos y actividades mediante los
cuales se procesan, convierten o transforman las Entradas o insumos en
Salidas o resultados.
Las salidas o productos (output): son los resultados del proceso o de las
actividades realizadas.
La retroinformacin o retroalimentacin (feedback): es la comunicacin del
resultado o producto del sistema a su entrada.

Teora de la contingencia de la administracin:

Estudia las relaciones e interacciones entre las empresas y su entorno.

Considera las variables o condiciones del ambiente externo e interno y cmo stas
afectan a la organizacin.
El trmino contingencia significa: algo eventual o imprevisto que puede ocurrir, la
posibilidad de que algo suceda o no suceda en determinados sitios y
circunstancias.
Todo depende de las condiciones del ambiente donde stas desarrollan sus
actividades.
Todas las organizaciones desarrollan sus actividades en el marco de dos
ambientes; uno externo y otro interno, cada uno de los cuales se vuelven a
clasificar:
Ambiente externo: condiciones econmicas, polticas, legales, tecnolgicas,
sociales, etc.
Ambiente interno: est conformado por varios subsistemas interrelacionados e
interdependientes, que constituyen los distintos departamentos de los que se
encuentras estructurados.

Administracin por objetivos:

Es una tcnica de gestin, un estilo de administrar empresas, asociando los objetivos
organizacionales con la autorrealizacin de los directivos, gerentes y empleados y la
satisfaccin de los clientes.
Definicin: Un proceso por el cual los gerentes superiores y subordinados de una
organizacin identifican objetivos comunes, determinan las diferentes reas de
responsabilidades, en trminos de resultados esperados, y utilizan esas medidas como
guas para la operacin de los negocios.
Caractersticas de una administracin por objetivos:

Los resultados deben ser definidos en trminos de resultados concretos y no de

actividades.
Los objetivos deben ser expresados en trminos claros, evitando ambigedades.
Los objetivos deben estar cuantificados y/o calificados. Medibles y controlables
Los objetivos deben ser priorizados en base a reas claves de resultados y a
fechas definidas
Que se debe satisfacer las necesidades de los clientes.

Pasos a seguir para una planificacin por objetivos son:

Especificar el resultado que se desea lograr

Definir las actividades a ser realizadas para el logro del objetivo
Establecer las relaciones entre las actividades
Clasificar los roles y las relaciones del personal y asignar las responsabilidades
para cada actividad
Estimar lmites de tiempo y especificar fechas de realizacin de cada actividad
Identificar los recursos adicionales necesarios.
Verificar tiempos lmites y modificar plan de accin

Administracin del tiempo:

Desperdiciadores de tiempo ms comunes:

Interrupciones telefnicas
Visitantes casuales
Reuniones
Falta de autodisciplina
Administracin por crisis
Falta de objetivos, de prioridades
Escritorio lleno/ desorganizacin personal
Delegacin poco efectiva
Intentar hacer demasiadas cosas al mismo tiempo

Organizacin y conduccin de reuniones:

Una reunin es un grupo de personas que se juntan para tratar temas de inters comn.
Se confrontan ideas u opiniones, puntos de vista, se intercambian datos e informaciones.
Respecto al proceso de la reunin:

Antes de concretarse, tener la seguridad de que la misma sea necesaria

Una vez concretada, definir claramente los objetivos y resultados esperados.
Determinar el contenido o temas y duracin de la reunin
Definicin del horario de la reunin.
Seleccin de los participantes
Determinacin del nmero de participantes
Seleccin del local de reunin
Convocatoria de la reunin
Recepcin de los participantes
Iniciar la reunin a la hora establecida
Comenzar el desarrollo con el temario de la reunin
Propuesta de mtodos y procedimientos a seguir durante la reunin
Estimular la participacin de todos durante el desarrollo de cada tema
Mantener el debate dentro del tema en estudio

Mtodo de dirigir una reunin:

Estilo autoritario
Estilo consultivo
Estilo participativo

Cultura organizacional:

Conjunto de modos de vida y costumbres, conocimientos y grado de desarrollo

artstico industrial, en una poca o grupo social.
Conjunto de las manifestaciones en que se expresa la vida tradicional de un
pueblo.

Conformacin:

Un conjunto de individuos y de grupos que cumplen funciones especficas

Interdependientes y complementarias
En forma integrada y sistemtica, de modo a lograr los objetivos empresariales.
De ah la importancia de comprender las actitudes y comportamientos de las
personas.

Inteligencia emocional:

Todas las personas tienen sentimientos y emociones.

Es evidente que las emociones afectan la vida personal y el desempeo de los
individuos en las organizaciones, sean stos directivos, gerentes, jefes, empleados,
asesores.
Es importante la inteligencia cognitiva y la experiencia, pero tambin lo es la
inteligencia emocional.
La inteligencia emocional comprende la estabilidad emocional, la autodisciplina, el
dominio de uno mismo, la empata y la motivacin.

Capital intelectual:

Toda empresa est integrada por seres humanos.

La evolucin tecnolgica, la competitividad cada vez mayor, obliga a las empresas
contar con RR.HH. Calificados y motivados para lograr un desempeo eficiente y
eficaz.
Los RR.HH. con sus conocimientos constituyen el capital intelectual o capital
humano de las empresas.

Teora de las relaciones humanas:

Tambin denominada escuela humanista de la administracin.

Centra sus estudios en la conductora interpersonal y las relaciones humanas.
Se basa en los procesos psicolgicos y sociales que influyen en el desempeo del
personal en las Organizaciones.
Enfatiza que existen personas con actitudes y comportamientos totalmente
diferentes cuando se encuentran solos y cuando forman parte de un grupo.

Gestin de calidad:
Es una tcnica de gestin o una filosofa de vida
Tiene como fin la satisfaccin del cliente o consumidor final.
Todos los miembros de la organizacin se mentalizan que lo ms importante para la
empresa es la satisfaccin del cliente.
Tuvo origen en las empresas japonesas.

Crculos de calidad:

Constituyen modelos o formas para mejorar la calidad integral de la organizacin

Lograr mayor productividad mediante la participacin de los gerentes y empleados
de todos los niveles
Los crculos de calidad son conformadas de 5 a 15 personas segn se desee.
Deben realizar actividades similares, relacionadas e interdependientes de como a
que las situaciones identificadas y analizadas sean conocidas por todos.
Se renen de forma continua y regular.

Las 5S de la calidad:

Es la clave para la productividad en la empresa

Este mtodo es originario en Japn
Es la base para la mejora del trabajo.

Cosiste bsicamente en un orden disciplinario para que todo el personal de una

organizacin mantengan limpios y ordenados sus lugares de trabajo. Ellos son:
Organizacin, orden, limpieza, salud e higiene y disciplina

Sistema justo a tiempo:

Su objetivo principal: asegurar la produccin de bienes y servicios con la calidad

necesaria, en el tiempo estipulado y a un costo razonable
Su principio: producir solo la cantidad necesaria de productos o servicios, en el
tiempo requerido, eliminando todos los desperdicios.
Se descartan los stocks de M.P. y productos terminados.
Se utiliza mejor el tiempo y se logra mayor productividad
Se mejora la calidad y se reduce los costos operacionales.
Utiliza las reuniones de los crculos de calidad
Se eliminan las ineficiencias, los errores, los desperdicios.

Organizacin
Concepto: Es el proceso por el cual se identifica y agrupa las actividades de una empresa,
define los sectores y reas y las interrelaciones, asigna la autoridad y responsabilidad de
los cargos, establece sistemas adecuados de comunicacin y coordinacin entre sectores,
para conseguir los objetivos previstos, de acuerdo a ls condiciones del ambiente y
recursos disponibles.
Organizacin virtual:

Pueden funcionar sin una estructura organizacional, sin local fijo y mnima cantidad
de recursos humanos.
Funciona a travs de la tecnologa de informacin, y permite la posibilidad de abrir
mercados potenciales a un costo relativamente bajo para la comercializacin de
cualquier producto y/o servicio, sea de entrega o prestacin inmediata (on-line), sin
usar papeles y agiliza los procesos.

Elementos de la organizacin virtual:

Informtica:

Redes de computadoras
Bases de datos
Sistemas aplicativos
Internet, intranet, extranet

Telecomunicaciones:

Lnea telefnica (Fija o mvil)

Fax
Correo electrnico
Enlace satelital
Fibra ptica
Videoconferencia

Logstica:

Polticas, estrategias, sistemas y procesos operacionales

Formularios electrnicos
Banco postal
Sistemas de informacin gerencial
Gerenciamiento del conocimiento.

Calidad de la organizacin:
Implica, entre otros:

Visin, misin, filosofa, objetivos, polticas, y estrategias claras.

Estructura flexible y responsabilidad definida
Adecuados sistemas de comunicacin y tecnologa, para tomar decisiones, en
fecha y forma.
Mtodos, sistemas y procesos operacionales actualizados y flexibles
RR.HH. calificados y motivados, clima laboral apropiado.
Trabajo en equipo, gestin participativa
Capacitacin y desarrollo continuo de RR.HH.
Atencin preferencial a clientes y proveedores

Atencin y adaptacin a los cambios ambientales.

Organizacin formal:

Basada en la divisin del trabajo, realizada en forma racional y planificada.

Los sistemas y procesos operacionales son resultado de un diagnstico y
planificacin consciente.
Orientaciones en documentos aprobados formalmente por sus directivos.
Estructura organizacional representada por organigramas, con relaciones formales
entre los sectores o reas, mediante canales de comunicacin y mando entre los
diversos niveles jerrquicos.

Organizacin informal:

Resultado de interrelacionamiento espontneo de los miembros de

una
organizacin.
Estructura organizacional no definida, las relaciones, comunicaciones, niveles de
autoridad y responsabilidad, sin ninguna formalizacin. Con normas implcitas no
escritas.
Interacciones y relaciones entre personas en los lugares de trabajo, tanto dentro
como fuera del trabajo.
Permite conocer la verdadera naturaleza de la empresa.
Funcionan en paralelo y ambas se complementan (formal e informal)

Centralizacin y descentralizacin:

Es el grado de delegacin de autoridad y responsabilidad a los distintos niveles de

una organizacin y consecuentemente de la toma de decisiones.
Est condicionado por las necesidades estratgicas y la naturaleza de la empresa.

Centralizacin: Cuando todas o la mayora de las decisiones son tomadas por los
ejecutivos situados en los niveles jerrquicos superiores.
Ventajas:

Decisiones con visin global

Fcil coordinacin y comunicacin
Permite control centralizado
Evita duplicacin de funciones
Comunicacin rpida

Desventajas:

No permite capacitaciones de los

RRHH
Invalida actividades creativas e
innovadoras
Inhabilita a tomar decisiones
urgentes
Estilo de gestin inadecuado
Aumenta la burocracia

Descentralizacin: Cuando gran parte de las decisiones se toman en los niveles

jerrquicos inferiores o de ejecucin. Implica delegacin de autoridad y responsabilidad.
Ventajas:

Mayor tiempo a ejecutivos

Facilita toma de decisiones y la solucin de los problemas
Estimula creatividad e innovacin del personal
Flexibilidad y adaptacin a los cambios
Fomenta relaciones interpersonales y facilita comunicacin
Estimula trabajo en equipo, la capacitacin y el desarrollo personal
Aumenta eficacia en la organizacin

Desventajas:

Prdida de control de las actividades del sector operativo

Dificultades en emisin, recepcin y disponibilidad de informacin
Requiere mano de obra calificada
Representa mayor costo para la empresa.

Aspectos a considerar para descentralizar:

Evitar que superiores tengan exceso de trabajo. Tiempo para pensar, disear
estrategias y hacer planes
Determinar si los subordinados tienen capacidad para decidir
Necesidad de tomar decisiones rpidas en el momento que surgen
Grado de importancia de las decisiones
Establecer centralizacin apropiada para cada caso

Delegacin:
Autoridad:

Es la facultad de actuar o mandar a subordinados. El derecho de tomar decisiones

y hacerlas cumplir
Se documenta generalmente en leyes, decretos, resoluciones, de acuerdo al tipo
de institucin
Para lograr objetivos se debe tener derecho de tomar decisiones y poder para
hacer cumplir

Tipos de autoridad:

Mxima: atribuciones de decidir en ltima instancia

De lnea: autoridad de superiores, siguiendo la lnea de mando
Tcnica: por la experiencia en su campo o especialidad
Staff: autoridad de asesora de los distintos niveles, en base a sus conocimientos y
experiencias. Es de apoyo.
Funcional: por ejercer autoridad sobre personas de otros sectores.
Formal: realizar determinadas acciones. Atribucin por escrito.
Personal: impuesto por inteligencia, el saber, el valor moral, el donde de mando y
experiencia.

Responsabilidad:

Es la obligacin o compromiso de las personas de cumplir las disposiciones

destinadas al logro de los objetivos de la empresa. Implica cumplimiento de
obligaciones.
Delegar es pasar funciones de un nivel superior al inferior. Es dar poder a una
persona o grupo, para realizar ciertas acciones.

Delegar autoridad implica asignar la responsabilidad de las funciones delegadas,

otorgar mando al delegado y proveer los medios y recursos para el cumplimiento
de las mismas.
Al delegar autoridad se debe delegar responsabilidad por los resultados
La delegacin es producto del crecimiento de las organizaciones.
La responsabilidad final no se delega.

Requisitos para delegar:

Organizacin formal
Definicin clara de tareas a delegar
Definir lmites de autoridad y responsabilidad
Documento escrito
Perfil del delegado
La responsabilidad por el cumplimiento de una tarea No se delega.
Al delegar, otorgar suficiente autoridad para su cumplimiento.

Motivos que impiden la delegacin:

No confiar en los subordinados

Temor a perder el prestigio
Faltas de RRHH competentes.
Falta de capacidad para gerenciar
Temor a ser desplazado
No correr riesgos

Estructura Organizacional
Significa:

Identificar tareas, agruparlas en forma coherente, construir sectores o reas,

denominarlos y dar nivel jerrquico de acuerdo a la importancia de las funciones,
para lograr los objetivos globales.
Es la divisin del trabajo por sector o rea de la organizacin

Se deben considerar:

Agrupar actividades homogneas en un sector especfico.

Proceso de coordinar e integrar esfuerzos de personas y sectores para conseguir
objetivos.

Importancia de estructura de organizacin:

Es para los directivos y gerentes como el plano para los ingenieros y arquitectos
Permite determinar con exactitud: la calidad y cantidad de RR.HH, la
infraestructura fsica, tipos, cantidad y calidad de mobiliario, mquinas, equipos,
materiales, recursos financieros y otros.
Ayuda a implantar sistemas informticos integrados en red.

Divisin del trabajo:

Proceso de distribuir las tareas y actividades entre los diferentes sectores de la

organizacin.
Consiste en fraccionar las actividades y/o procesos de manera que cada personal
sea responsable en forma limitada solo por su tarea y no de todas las tareas.
Las personas poseen distintas aptitudes, actitudes y preferencias.
El trabajo especfico, el estudio y la experiencia, especializan a las personas.
La ciencia y la tecnologa son muy amplios, por lo que una persona no puede tener
habilidad en todos los campos.
Cualquier divisin del trabajo depende del tipo de actividades, de la tecnologa
utilizada, de la cultura organizacional.

Principales sectores o reas de actitud:

Produccin: conjunto de operaciones y procesos relacionados con la produccin de

bienes y servicios. Planificacin, fabricacin, control de calidad, embasamiento y
embalaje, mantenimientos de mquinas.
Comercializacin: conjunto de actividades y procesos referentes a la relacin
dinmica entre la empresa y el mercado. Marketing, ventas, distribucin.
Finanzas: conjunto de actividades relacionadas con la planificacin, obtencin y
administracin de los recursos financieros de las organizaciones, y sus
registraciones. Planificacin financiera, tesorera, contabilidad.
Administracin: actividades relacionadas con la administracin de los servicios de
apoyo a las organizaciones. Compras o adquisiciones, licitaciones, administracin
de inventarios, patrimonio.
RRHH.: Actividades y procesos relaciones con la planificacin y administracin de
los RRHH. Planificacin, integracin del personal, administracin de RRHH,
capacitacin y desarrollo, bienestar del personal.
Otros: actividades relacionadas con los servicios generales, como: Informtica,
logstica, seguridad, control o aseguramiento de la calidad, comunicaciones, etc.

Variables estratgicas a considerar para el diseo e implementacin de

estructuras organizacionales:

Identificar a clientes, usuarios de los bienes que ofrece la empresa.

Identificar a los proveedores, actuales y potenciales.
Identificar a la competencia, actuales y potenciales.
La cultura del pas y de la regin.
Las actividades permanentes y las espordicas.
Base legal, planificacin, recursos disponibles, descentralizacin, sistemas
informticos, sistemas de comunicacin, normas y reglamentos, productividad.
Identificacin en forma clara de: la visin, misin, filosofa, objetivos, polticas y
estrategias empresariales.
Los recursos disponibles (humanos, tecnolgicos, financieros, materiales, etc.)
Los lmites de los sistemas y subsistemas.
El grado de la delegacin de autoridad y responsabilidad
Grados de diferenciacin e integracin de los procesos.
Sistemas de informacin gerencial
El FODA
Agilidad de proceso y toma de decisiones.

Niveles jerrquicos de las estructuras organizacionales:

Direccin superior: Directorio o consejo directivo, consejo de ministros o consejo de

administracin. En este niel se determinan la visin, misin, filosofa, objetivos,
polticas, estrategias de la empresa o institucin.
Presidencia ejecutiva, gerencial general: Dirige, coordina y controla los recursos
organizacionales.
Gerencia o direccin intermedia: Administra por reas o sectores. Gerencia de
produccin, gerencia comercial, gerencia administrativa.
Supervisin y/o jefatura: Coordina, dirige y supervisa las tareas en los lugares de
trabajo.
Comits, asesoras, secretarias, contralora o auditora: apoyan, asesoran,
dictamina.

Tipos de estructuras organizacionales:

Lineal, vertical o militar: se usa en la milicia. Es simple y antigua

Clara definicin de objetivos, y lneas de autoridad y responsabilidad entre superior

y subordinado.
Lneas de comunicacin vertical, rgida.

Funcional: Un solo jefe es responsable de una funcin especializada.

Divisin del trabajo, flexible, adaptable a los cambios que sean necesarios.
Favorece la divisin de trabajo, no hay subordinacin
El jefe tiene autoridad de ejecucin especializada, pero no autoridad total.
La comunicacin entre sectores y miembros es directa.
El empleado se subordina a ms de un jefe.
Jefe departamento de calidad, de mtodos y de mantenimiento de equipos.

Lnea-Staff: combinacin lineal/funcional, con inclusin de asesoras.

Staff = estado mayor, es de origen militar.

En la empresa privada o pblica, significa conjunto de asesores.
Asesores que ayudan en distintos niveles, aspectos tcnicos.
El staff no tiene autoridad ejecutiva salvo sobre el personal de su propio sector.
Trata de dar ms flexibilidad a la organizacin, con nuevos criterios
organizacionales.
De mayor grado de aplicacin en empresas modernas.
Se cre para solucionar las desventajas de la estructura lineal y funcional.

Relaciones de organizacin:

Relaciones formales: aquellas que estn planificadas y definidas en los manuales

y/o reglamentos. Representada grficamente en un organograma.
Relaciones informales: se dan entre los distintos sectores sin formalizacin. El
formal e informal se complementan.
Relaciones de lnea: definidas por las lneas formales, lnea de mando. Se identifica
quien es el jefe y subordinado.
Relaciones funcionales: se dan entre los asesores o especialistas y los sectores de
lnea. Los asesores no tienen autoridad ejecutiva, se limitan a los consejos o
recomendaciones.

Departamentalizacin:

Es el proceso de agrupacin de actividades de una empresa.

Es el proceso por el cual se divide estructuralmente a una organizacin,
combinando los puestos de trabajo en departamentos segn cierta base o
caracterstica comn.
Es preciso identificar en forma clara y precisa las funciones de cada rgano o
sector, y agrupar o combinarlos en reas especficas de la empresa.

Tipos o criterios de departamentalizacin:

Departamentalizacin por funcin o funcional: estructura organizacional de las

empresas, de produccin o de servicios. Agrupa las actividades de un mismo
sector por funciones, es utilizado en la mayora de las empresas modernas.
Departamentalizacin por productos o servicios: Utilizado en las empresas
industriales y comerciales, como tambin en las instituciones o empresas de
servicios.
Departamentalizacin por procesos o equipos: Utilizado para agrupar el proceso de
produccin de bienes y servicios, como tambin actividades de profesionales de
una determinada especializacin.
Departamentalizacin por clientes o clientela: Relacionados con los servicios que
se prestan a determinados grupos de personas, clientes, usuarios o consumidores.
Utilizado en empresas que se relacionan con diferentes clases de clientes o
usuarios que puedan presentar distintas clases de caractersticas.
Departamentalizacin geogrfica: Utilizado en aquellas organizaciones que tienen
sus actividades fsicas o geogrficamente dispersas. Utilizado generalmente en las
reas de produccin o de comercializacin de cualquier tipo de empresas.