INSTITUTO TECNOLGICO SUPERIOR ITCA

ELIZABETH GUERRERO VASQUEZ

TERCERO SECRETARIADO EJECUTIVO
TECNICAS SECRETARIALES
PROTOCOLO
De forma general.- Sistema de entendimiento entre dos partes: personas, grupos
individuos, equipos o mquinas, o mixto. El protocolo es principalmente orden y
respeto por la jerarqua.
Los hombres de negocios mantienen contactos cada vez ms frecuentes: conferencias
polticas o tcnicas entre representantes de distintas instituciones, convenciones
empresarias, congresos internacionales de asociaciones mltiples, simposios, etc.
Todas estas reuniones deben ser regidas por un cdigo, que regule y facilite la
interrelacin, este cdigo es el protocolo.
La palabra Protocolo tiene varias definiciones:
1. Protocolo.- Texto anexo a un tratado internacional.
2. Protocolo de intercambio.- Relacin que se reconoce en la comunicacin o la
transferencia de informacin.
3. En informtica.- Conjunto de reglas usadas por computadoras para comunicarse unas
con otras a travs de una red.
4. Protocolo de comunicaciones.- Conjunto de estndares que controlan la secuencia de
mensajes que ocurren durante una comunicacin entre entidades que forman una red.
5. Protocolo de Internet.- Comunicacin de datos a travs de paquetes conmutados.
6. Protocolo criptogrfico.- Es abstracto o concreto, realiza funciones relacionadas con
la seguridad, aplicando mtodos criptogrficos.
7. Protocolo de tratamiento.- Conjunto de acciones, procedimientos y exmenes
auxiliares solicitados para un paciente con caractersticas determinadas.
8. Protocolo de investigacin.
9. Protocolo notarial.- Recopilacin anual de documentos notariales.
10. Protocolo de actuacin.- Es el conjunto de procedimientos especficos establecidos
en un plan.
11. Protocolo secundario.- Son los procedimientos establecidos como alternativa de
solucin ante la falla de la puesta en marcha de un plan de respuesta o conjunto de
acciones de emergencia ante una falla no planificada.
PROTOCOLO OFICIAL O LEGAL
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Es el conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, rigen la celebracin de los

actos oficiales, eventos pblicos o solemnes de Gobierno, Administraciones del Estado,
Comunidades Autnomas y Corporaciones Locales.
PROTOCOLO EMPRESARIAL
El protocolo es necesario en una empresa, es la impresin que se quiere dar cuando se
organiza un evento, la correcta organizacin y desarrollo de actos, bien sean pblicos o
privados y el xito final de los mismos. Una base fundamental en el Protocolo
empresarial es la prudencia.

NORMAS Y PASOS A SEGUIR

Las normas pueden estar, organizadas y clasificadas de acuerdo a los problemas y
temticas sobre las cual versen: temticas econmicas, familiares, polticas, laborales,
penales y muchas otras. Esto permite acceder de manera ms fcil y rpida a las
secciones correspondientes de normas cuando son necesarias. Del mismo modo que
todas las sociedades cuentan con sus conjuntos de normas y leyes, todas cuentan con
diversos sistemas de castigos y penalidades para aquellos sujetos que no las cumplan o
respeten.
Informacin.- Con anticipacin es conveniente informarse sobre las costumbres y
tradiciones de la localidad o pas de destino, su historia, economa, lengua y de su gente. Esto
nos dar las bases de lo que se puede y no se puede decir, de los temas de conversacin, de los
gestos y ademanes que podemos y no podemos hacer, de la forma de saludar, de la forma de
no ofender a sus ritos y tradiciones, dela forma de agasajar, y en general de la forma de
comportarnos sin causar ningn conflicto.
Presencia.- La presencia no es solamente vestir bien sino saber comportarnos en cuanto a los
ademanes y las buenas maneras. Saber saludar, conversar y sonrer con naturalidad. Sea
sencillo, educado Y natural.
Categoras.- Conocer las categoras sociales, polticas y econmicas del sitio de destino. En
la mayora de lugares, el respeto a las personas segn su estatus es una parte esencial de su
identidad.
Limitaciones.- Debemos conocer bien nuestras limitaciones y las de nuestros interlocutores.
Aprovechar nuestros puntos fuertes y minimizar nuestros puntos dbiles. Hay que tratar de
convencer y no imponer. Persuadir hacindoles ver que nuestras razones son mejores que las
suyas.
Dominio.- Debemos dominar las tcnicas de negociacin, y tratar de comprender la postura
de nuestros interlocutores. Si no controla o domina la situacin puede dar una sensacin de
inseguridad que puede dar lugar a desconfianza por parte de nuestros interlocutores.
Seguridad.- Hay partes de un negocio que son susceptibles de ser robadas o copiadas. Hay
que tener cuidado con los documentos.
Respeto.- Actuar como una persona educada, elegante y saber comportarse ante cualquier
tipo de situacin. Es en los momentos ms duros donde se ve la clase de una persona.
Se concluye que el protocolo es una herramienta que nos ayuda a saber cmo nos debemos
comportar, para generar etapas de crecimiento y xito personal y laboral.
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EJEMPLO DE PROTOCOLO
SESIN SOLEMNE DE UNA INSTITUCIN EDUCATIVA
INSTITUTO TECNOLGICO SUPERIOR 17 DE JULIO

PRESENTACIN
Los eventos acadmicos y actos oficiales y solemnes que se realizan en el Instituto, requieren
uniformidad y solemnidad correspondientes a su prestigio e imagen institucional.
La sesin solemne se celebra en un contexto de formalidad y con una planificacin. La
organizacin corresponde a la Comisin Permanente de Asuntos Sociales, Deportes y de
Fiestas Patronales, y ser aprobada en sesin de Consejo Ejecutivo para su posterior
ejecucin.
Se realiza una vez al ao, en las Fiestas Patronales, para celebrar el aniversario de fundacin
de la Institucin.
Las invitaciones a este acto son suscritas por el Rector Titular del Instituto. Involucran a toda
la Comunidad Educativa.
ORGANIZACIN
1)
2)
3)
4)

Determinacin de la fecha y hora del acto.

Reservar el lugar donde se realizar la Sesin Solemne.
Alquiler de equipos de amplificacin y audiovisuales.
Listado de invitados. Las invitaciones debern ser cuidadosamente redactadas. El
tiempo de despacho previo de una invitacin es 8 das hbiles como mnimo.
5) Publicar datos de prensa dando a conocer al pblico el evento.
6) Confirmar la asistencia de invitados.
7) Comunicacin al grupo musical para las intervenciones musicales en el programa.
8) Comunicaciones internas a las Comisiones de Arreglo del Local, Protocolo de
Atencin a Invitados, Manejo del audiovisuales, Disciplina Estudiantil.
9) Delegacin de Comisin de intervenciones en el programa de Sesin Solemne para
Entonar Himnos, Lectura del Programa y comunicaciones, Presentacin del Evento,
Discursos de Homenajes y Entrega de Diplomas, Obsequios y otros, Discurso de
Brindis.
10) Delegacin de Comisin de preparacin de bocaditos para autoridades, agua para
ubicar en la mesa directiva, vasos, banderas, ornamentos.
PROGRAMA DE SESIN SOLEMNE
El modelo del programa tiene establecidos puntos bsicos como son:
1) Lectura de la primera parte del programa, nombre de la Institucin, nombre del Acto,
Himno Nacional.
2) Presentacin del Acto Solemne.
3

3) Lectura de comunicaciones.
4) Desarrollo del evento, reconocimientos, homenajes, premiaciones, firmas de
convenios.
5) Piezas musicales
6) Himno al Colegio
7) Brindis
8) Agradecimiento a los invitados
9) Clausura del evento.

UBICACIN DE INVITADOS Y MUEBLES

La ubicacin de las autoridades e invitados ser de acuerdo a su categora o jerarqua.
Quedando el invitado principal a la derecha del Rector, el segundo invitado principal a la
derecha y as sucesivamente.
En todos los actos oficiales del Instituto deben estar presentes las banderas, a la derecha
del orador principal se ubica la Bandera Nacional y la Bandera Institucional a la Izquierda.
La bandera institucional no puede ser de menor tamao que otras banderas que la
acompaan, ni puede quedar izada a menor altura que las dems.
Para realizar la Sesin Solemne se tienen adecuaciones especiales como un atril,
micrfonos para el maestro de ceremonias y expositores, iluminacin, buena acstica, un
lugar para la ubicacin de los msicos.
Se ubican tres coronas de flores, en el centro del escenario al pie de la mesa directiva se
coloca una corona y dos coronas ms, una a la derecha y otra a la izquierda.
Se ubica un mantel largo que cubra toda la mesa directiva, un vaso y una pequea botella
de agua mineral para cada una de las personas que se ubican en la mesa directiva.
El local cuenta con servicios bsicos como baos, parqueo para los asistentes y un lugar
para refrigerios.
COMISIN DE PROTOCOLO
En el establecimiento la Comisin de Protocolo realiza la recepcin de autoridades,
invitados especiales, personal docente y administrativo, acompaamiento hasta que se
ubiquen en la mesa directiva o en las primeras filas de asientos del saln.
El momento de los reconocimientos, homenajes y premiaciones acompaan a los
invitados desde sus asientos hasta el lugar donde sern homenajeados y esperan para
acompaarlos nuevamente a sus asientos.
Antes de realizarse el brindis entregan las copas a los invitados y luego recogen las copas
vacas.
Al finalizar la Sesin Solemne, acompaan a los invitados al lugar donde se brindarn los
refrigerios.
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INTERPRETACIN DE HIMNOS
El Himno Nacional es interpretado al inicio de la Sesin Solemne y el Himno al Colegio
al finalizar el acto.
La interpretacin del Himno se hace de manera respetuosa y con la debida solemnidad.

ETIQUETA
En las sesiones solemnes, las autoridades, personal e invitados procurarn una vestimenta
formal.
El comportamiento de los asistentes a la sesin se orientar por los principios de
Urbanidad y Diplomacia, est prohibido fumar y comer.
IMPORTANCIA DE REALIZAR ESTE TRABAJO
En la actualidad el protocolo es una necesidad para proyectar una imagen positiva de las
instituciones; en las empresas, es una efectiva estrategia de marketing.
En la carrera de Secretariado Ejecutivo considero indispensable conocer el protocolo en los
actos oficiales para que se proyecte al pblico la organizacin y no como actualmente se
acostumbra a realizar en forma diferente cada vez que se lleva a cabo un mismo evento y en
ocasiones en forma improvisada.
De igual manera opino que es muy importante el protocolo en los actos empresariales porque
evita los errores involuntarios u omisiones que afectan a la imagen de la empresa.
Personalmente este trabajo me ha servido para darme cuenta que se requiere de un manual de
protocolo de todos los actos oficiales y sociales que se realizan anualmente en la institucin:
inauguracin del ao lectivo, proclamacin de abanderados, posesin del gobierno estudiantil,
inauguracin de jornadas deportivas internas, celebracin de ao nuevo y bautizo del nuevo
personal, sesin solemne por las fiestas patronales, da del Maestro, juramento a la Bandera,
entre otros.