VICERRECTORADO DE DOCENCIA

UNIDAD DE ADMISIN Y REGISTRO

Sangolqu, 03 de marzo de 2015-ESPE- UAR
INSTRUCTIVO ACADMICO N.- 001 PARA EL PROCESO DE REGISTRO DE
MATRCULAS, PERIODO ACADEMICO 201510 ABRIL
AGOSTO 2015 PARA
ESTUDIANTES DE LAS CARRERAS DE PREGRADO DE LA UNIVERSIDAD DE LAS
FUERZAS ARMADAS ESPE Y 201505 PARA EL INSTITUTO DE IDIOMAS.
1. ANTECEDENTES:
A partir de la vigencia de la Ley Orgnica de Educacin Superior LOES, publicada en el
Suplemento del Registro Oficial No. 298 de 12 de octubre de 2010, en la Disposicin
Transitoria Vigsima Segunda, se dispone que a partir de la vigencia de la LOES, se
integrarn la Escuela Politcnica del Ejrcito ESPE, la Universidad Naval Comandante
Rafael Moran Valverde UNINAV y el Instituto Tecnolgico Superior Aeronutico ITSA,
para conformar la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE, para lo cual formular el
estatuto de la universidad, de acuerdo con sus fines y objetivos especficos, conforme a las
polticas que defina el Ministerio de Defensa Nacional.
Mediante resolucin RPC-SO-24-No.248-2013, adoptada en la Vigsima Cuarta Sesin
Ordinaria del Pleno del Consejo de Educacin Superior, desarrollada el 26 de junio del 2013,
aprueba el Estatuto de la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE.
La Universidad de las Fuerzas Amadas ESPE, es una institucin de educacin superior, con
personera jurdica, de derecho pblico, y sin fines de lucro, con autonoma acadmica,
administrativa, financiera, orgnica y patrimonio propio. Como institucin de educacin
superior de la Fuerzas Armadas es dependiente del Comando Conjunto de las Fuerzas
Armadas en: poltica institucional en el mbito de educacin superior, designacin de
autoridades ejecutivas; y asignacin de personal militar necesario para el funcionamiento de
la Universidad, conforme al presente estatuto.
El domicilio de la Universidad est en Quito y la Matriz principal en el Campus de Sangolqu,
con extensiones en Latacunga, Salinas, Guayaquil, Santo Domingo de los Tschilas y
Galpagos; se rige por la Constitucin de la Repblica del Ecuador, la Ley Orgnica de
Educacin Superior y su Reglamento, Ley Orgnica de Servicio Pblico, el Cdigo de
Trabajo, la Ley de Personal de las Fuerzas Armadas y otras leyes conexas, el presente
Estatuto, los reglamentos expedidos de acuerdo con la Ley y Normas emitidas por sus
rganos de administracin y autoridades.
En el Reglamento Interno de Rgimen Acadmico y de Estudiantes de la Universidad de las
Fuerzas Armadas ESPE, aprobado por el pleno del Consejo de Educacin Superior
mediante Resolucin RPC-SE-A3-No.051-2013 de veintiuno de noviembre del dos mil trece,
en el Art. 8 trata del perodo acadmico ordinario y en su tercer inciso consta: En las
Instituciones de Educacin Superior IES, el inicio de las actividades de cada perodo
acadmico ordinario a nivel nacional, se realizar en los meses de abril o mayo, y de
Instructivo matrculas
201510

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septiembre u octubre.

En el Art.33 de este mismo Reglamento se prev el proceso de matriculacin y consta: La

matrcula es el acto de carcter acadmico-administrativo, mediante el cual una
persona adquiere la condicin de estudiante, a travs del registro de las asignaturas,
cursos o sus equivalencias, en un periodo acadmico determinado y conforme a los
procedimientos internos de una IES. La condicin de estudiante se mantendr hasta
el inicio del nuevo perodo acadmico ordinario o hasta su titulacin.
NOTA: No se eliminarn registros de matrculas, salvo que se cuente con la
autorizacin de la autoridad acadmica correspondiente de acuerdo a la normativa
vigente.
El Vicerrectorado de Docencia, en coordinacin con la Unidad de Admisin y Registro
conscientes de aplicar las normativas en este proceso de Registro de Matrculas para el
periodo acadmico 201510 abril agosto 2015, establece las siguientes polticas:
2. POLTICAS GENERALES PARA EL PROCESO REGISTRO DE MATRCULAS DEL
VICERRECTORADO DE DOCENCIA
a. A partir del I nivel, los estudiantes de las carreras de la modalidad presencial y
distancia, debern registrar su matrcula a travs de la pgina WEB, MIESPE. En
todos los casos, debern observar el cronograma que se encuentra en este
instructivo y que ser publicado en el micrositio de la Unidad de Admisin y Registro
(UAR), SERVICIOS UNIDAD ADMISIN Y REGISTRO, en la pgina WEB, ESPE.
b. Los estudiantes que cursan una Carrera y adems la suficiencia en un idioma
extranjero, en el Instituto de Idiomas de la Universidad de las Fuerzas Armadas
ESPE; deben matricularse primero en la Carrera y luego en Idiomas, siempre y
cuando no afecte al plazo de perodo ordinario de matrculas.
c. Los trmites de reingreso y de cambio de carrera para las carreras de Ingeniera y
Tecnologa, de la Modalidad de Educacin a Distancia, que se encuentran cerradas,
se realizarn conforme al Plan de Contingencia correspondiente; mismo que ser
socializado por el Vicerrectorado de Docencia.
3. NORMATIVA DE GRATUIDAD DE LA EDUCACIN SUPERIOR PBLICA.
Reglamento para garantizar el cumplimiento de la gratuidad de la Educacin superior
Pblica, aprobado por el Consejo de Educacin Superior, el 02 de Julio de 2014; vigente
desde la fecha de su aprobacin.
Art. 4.- De los Aranceles y Matrculas.- Para efectos del establecimiento del valor que
las instituciones de educacin superior pblica deben cobrar por concepto de prdida
temporal o definitiva del derecho a la gratuidad, se aplicar lo siguiente:
a) Valor del Arancel.- Es el valor que las instituciones de educacin superior
pblica cobrarn al estudiante, en concordancia con lo establecido en la
Instructivo matrculas
201510

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Disposicin General Primera del presente Reglamento; adems, este valor tendr
relacin con el nmero de horas de los cursos y asignaturas, o sus equivalentes,
del correspondiente perodo en el que el estudiante ha reprobado; en este caso el
valor a pagar ser el valor del crdito (Presencial $38.50; Distancia y
Semipresencial: $22.50) por el nmero de crditos reprobados y por el cincuenta
por ciento (50%).
b) Valor de la Matrcula.- Es el valor que las instituciones de educacin superior
pblica cobrarn al estudiante una sola vez en cada perodo acadmico, por
concepto de gastos administrativos y servicios generales. Este valor no exceder
del diez por ciento (10%) del valor total del arancel del respectivo perodo
acadmico.
En todos los casos se observar el principio de igualdad de oportunidades y el
indicado valor se cobrar en cualquier tipo de matrcula, de conformidad con lo
dispuesto en el Reglamento de Rgimen Acadmico.
Art. 5.- Criterios y mbitos de la gratuidad.- De conformidad con el artculo 80 de la
Ley Orgnica de Educacin Superior, la gratuidad se vincula a la responsabilidad
acadmica de los estudiantes, de acuerdo con los siguientes criterios:
1) La gratuidad cubrir a quienes se inscriban en los niveles preuniversitario,
prepolitcnicoy sus equivalentes, de conformidad con los parmetros del Sistema
Nacional de Nivelacin y Admisin, as como a los estudiantes regulares que se
encuentren cursando carreras de nivel tcnico, tecnolgico o sus equivalentes, y de
grado, en los perodos acadmicos ordinario o extraordinario.
2) La gratuidad se vincula a la responsabilidad acadmica de los estudiantes, la misma
que se cumplir por los estudiantes regulares que aprueben las asignaturas, cursos
o sus equivalentes, del periodo acadmico correspondiente, en el tiempo y en las
condiciones establecidas para la respectiva carrera por la institucin de educacin
superior.
3) Por concepto de gratuidad se cubrir una sola carrera por estudiante. Tambin
sern beneficiarios de este derecho, por una sola vez, los estudiantes que cambien
de carrera siempre que hayan aprobado una o varias asignaturas, cursos o sus
equivalentes, dentro de los perodos acadmicos ordinario y extraordinario cursados
de carcter obligatorio, que puedan ser homologados de acuerdo a las normas del
Reglamento de Rgimen Acadmico.
4) La gratuidad cubrir todas las asignaturas, cursos o sus equivalentes de la
respectiva carrera hasta la obtencin del ttulo.
5) La gratuidad cubrir los rubros correspondientes a la primera matrcula y escolaridad
en una misma carrera conforme al presente Reglamento, as como los costos
requeridos para la aprobacin de la unidad de titulacin o la elaboracin y
aprobacin del trabajo de titulacin, segn sea el caso, en los trminos dispuestos
en la Ley Orgnica de educacin Superior, su Reglamento General, el Reglamento
de Rgimen acadmico y el presente Reglamento.
Instructivo matrculas
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La gratuidad no cubrir los rubros correspondientes a segundas y terceras matrculas

en las respectivas asignaturas, cursos o sus equivalentes.
Tampoco cubrir los rubros correspondientes a matrculas que tengan carcter
extraordinario o especial, salvo circunstancias de caso fortuito u fuerza mayor
debidamente documentadas, as como las contempladas en el presente Reglamento.
Art. 6.- Para efectos de aplicacin del presente Reglamento, el rubro que los
estudiantes paguen cuando haya prdida parcial y temporal o definitiva en un
perodo acadmico, constar de una parte variable, correspondiente al arancel,
dependiente del nmero de horas correspondientes a las asignaturas, cursos o sus
equivalentes en los que el estudiante solicite matrcula en el correspondiente perodo
acadmico; y, de una parte fija, correspondiente a la matrcula, que le da derecho a
ser estudiante de la institucin de educacin superior, en el marco de lo establecido
en el presente Reglamento.
Art. 7.- Estudiantes regulares de las instituciones de educacin superior
pblicas.- Son estudiantes regulares de las instituciones del Sistema de Educacin
Superior aquellos que se encuentran matriculados en al menos el 60% de las
asignaturas, cursos o sus equivalentes, que permite su plan de estudios en el
perodo acadmico ordinario correspondiente. Tambin se consideran estudiantes
regulares aquellos que se encuentran cursando el perodo acadmico de culminacin
de estudios; es decir, aquel en el que el estudiante se matricul en todas las
actividades acadmicas que requiere aprobar para concluir su carrera.
DISPOSICIN GENERAL PRIMERA.- En caso de prdida temporal o definitiva de la
gratuidad, las instituciones de educacin superior sujetas al presente Reglamento
podrn cobrar por concepto de matrcula y aranceles entre el diez por ciento (10%) y
cincuenta por ciento (50%) del valor recibido por la institucin de educacin superior
por cada estudiante en funcin del costo ptimo por tipo de carrera y modalidad de
aprendizaje, en el ao inmediato anterior a la matrcula, considerando
obligatoriamente la situacin socio-econmica del estudiante y su hogar. La
informacin relativa al costo ptimo ser suministrada por la SENESCYT a las
instituciones de educacin superior.
4. DEVOLUCIN DE ARANCELES.
Reglamento Interno del Rgimen Acadmico).Art. 82.-Devolucin de aranceles.- Se autoriza la devolucin de los aranceles por
crditos para los estudiantes que no cumplan con los criterios de responsabilidad
acadmica, de la siguiente manera:
a. El director de carrera, en la totalidad de lo pagado cunado no se abra un curso o las
asignaturas en las que se haya matriculado en cuyo caso no se afectars la
gratuidad del estudiante. Para este caso comunicar a la Unidad de Admisin y
Registro.

Instructivo matrculas
201510

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b. El consejo de carrera en el 100% del pago por los crditos de las asignaturas en que
se hubiere matriculado, cuando apruebe la solicitud de retiro, conforme lo estipulado
en el Art. 132. En este caso no se afectar la gratuidad del estudiante.
c. El Honorable Consejo Universitario, cuando resuelva la anulacin de matrcula en
una o ms asignaturas, en el 100% del pago por los crditos de las asignaturas
anuladas. En este caso si se afectar la gratuidad del estudiante, cuando
corresponda.
5. ANULACIN DE MATRICULA Y RETIRO DE UNA ASIGNATURA.
Reglamento Interno de Rgimen Acadmico y de Estudiantes de la Universidad de las
Fuerzas Armadas ESPE:
Art. 35.- De la anulacin de matrcula.- El rgano colegiado acadmico superior
podr declarar nula una matrcula cuando sta haya sido realizada violando la ley y la
normativa pertinente.
Art. 36.- Retiro de una asignatura.- Un estudiante, voluntariamente, podr retirarse
de una o varias asignaturas en un periodo acadmico en un plazo de hasta 30 das
contados a partir de la fecha la presentacin de la solicitud ser de 30 das contados a
partir de la fecha de inicio de las actividades acadmicas. En situaciones caso fortuito o
fuerza mayor, enfermedad, embarazo o situaciones similares, debidamente
documentados, que le impidan continuar sus estudios, estos casos sern conocidos y
aprobados por la instancia correspondiente en cada IES.
En caso de retiro voluntario y caso fortuito o fuerza mayor, la matrcula correspondiente
a estas asignaturas quedar sin efecto y no se contabilizar para la aplicacin de lo
establecido en el artculo 84 de la LOES.
6. PLANIFICACIN DEL REGISTRO DE MATRCULAS
Las fechas programadas para trmites de reingreso, cambio de carrera de la misma u
otra Institucin de Educacin Superior y matrculas, en las carreras de las Modalidades
de Educacin Presencial y a Distancia, para los estudiantes de I a IX Nivel, son las
siguientes:
a. Carreras de las modalidades presencial y a distancia:
ACTIVIDADES

FECHAS

Si un estudiante no finaliza su carrera o programa y se retira,

podr reingresar a la misma Carrera o programa en el tiempo
mximo de 5 aos contados a partir de la fecha de su retiro. Si
no estuviere aplicando el mismo plan de estudios deber
completar todos los requisitos establecidos en el plan de

Del 18 de febrero al
18 de marzo de
2015.

RESPONSABLE/S

REINGRESOS:

Instructivo matrculas
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DIRECTOR DE
CARRERA
UAR
ESTUDIANTE
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ACTIVIDADES
estudios vigente a la fecha de su reingreso. Cumplido este plazo
mximo para el referido reingreso, deber reiniciar sus estudios
en una Carrera o Programa Vigente. En este caso el estudiante
podr homologar asignaturas, cursos o sus equivalentes en una
carrera o Programa vigente, de conformidad con lo establecido
en el Reglamento de Rgimen Acadmico, disposicin general
quinta. Se debe observar adems lo establecido en el Art. 37
literal d) del Estatuto de la Universidad de las Fuerzas ArmadasESPE y en concordancia con los Art. 188, 189 y 190 del
Reglamento Interno de Rgimen Acadmico y de Estudiantes de
las Fuerzas Armadas ESPE, respecto a la asignacin de cupo,
requisitos y del procedimiento.
Ver Procedimiento.

FECHAS

RESPONSABLE/S

Del 18 de febrero al
18 de marzo de
2015

DIRECTOR
DE
CARRERA
UAR
ESTUDIANTE

CAMBIOS DE CARRERA:

Respecto a la asignacin de cupo se observar lo establecido en

los Arts. 34.- del Sistema Nacional de Nivelacin y Admisin; 37
literal d) del Estatuto de la Universidad de las Fuerzas ArmadasESPE 94 al 98 de la reglamentacin de estudiantes vigente en lo
referente a Cambio de carrera.
Art. 34.- del Sistema Nacional de Nivelacin y Admisin:
Cambios de Carrera para las y los estudiantes matriculados
en las Instituciones de Educacin Superior (IES).- Las
solicitudes de cambio de carrera para las y los estudiantes que
hayan aprobado el proceso del Sistema Nacional de Nivelacin y
Admisin, y sean estudiantes regulares en las distintas
instituciones de educacin superior del pas, se tramitarn por
cada institucin de educacin superior, conforme al Reglamento
de Rgimen Acadmico, verificando que la o el estudiante haya
obtenido en el Examen Nacional para la Educacin Superior
(ENES), el puntaje mnimo con el que cerr la carrera para dicha
convocatoria, para la carrera a la que desea aplicar.
Art. 94.- Reglamento Interno Rgimen Acadmico y de
Estudiantes de la Universidad de las Fuerzas Armadas
ESPE.
De los cambios de carrera.- Los estudiantes de la Universidad
de las Fuerzas Armadas-ESPE o los provenientes de otras
instituciones de educacin superior del pas o del exterior,
podrn solicitar el cambio de carrera o cursar una segunda
carrera, siempre que haya cupos disponibles, con el
reconocimiento de asignaturas, conforme se establece en este
captulo.
Los estudiantes de la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE, podrn solicitar cambio de carrera, campus sujetndose a
lo establecido en este reglamento.
Art. 95.- De la asignacin de cupos.- Los directores de carrera
determinarn si existen cupos disponibles para los diferentes
niveles referenciales de cada carrera y remitirn al
Vicerrectorado de Docencia con 45 das de anticipacin a la
fecha de inicio de un perodo acadmico, un informe en el que
conste la proyeccin del nmero de estudiantes por nivel
referencial y los cupos disponibles por nivel.
El Director de Carrera resolver sobre las solicitudes de cambio
Instructivo matrculas
201510

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ACTIVIDADES
de carrera presentadas por los estudiantes a la que requiere
realizar el cambio. Todos los estudiantes que iniciaron sus
estudios en esta Universidad desde febrero del 2012,
presentarn la solicitud adjuntando el examen del ENES; para
los anteriores a esta fecha, el Director de Carrera har el anlisis
respectivo con el Record acadmico y un certificado de no tener
impedimentos en la Universidad; en caso de que no conste el
ltimo perodo cursado, solicitar la cartilla de calificaciones. El
Director de Carrera remitir a la UAR la documentacin para el
registro de la nueva curricula en el sistema acadmico.

FECHAS

RESPONSABLE/S

Del 18 de febrero al
12 de marzo de
2015

DIRECTOR
DE
CARRERA
UAR
ESTUDIANTE

Ver procedimiento art. 98

TRANSFERENCIAS:
Art. 34.- Cambios de carrera para las y los estudiantes
matriculados en las instituciones de educacin superior
(IES).- Las solicitudes de cambio de carrera para las y los
estudiantes que hayan aprobado el proceso del Sistema
Nacional de Nivelacin y Admisin (SNNA), y sean estudiantes
regulares en las distintas Instituciones de educacin superior del
pas, se tramitarn por cada institucin de educacin superior,
conforme el Reglamento de Rgimen Acadmico, verificando
que la o el estudiante haya obtenido en el Examen de Nivelacin
para la Educacin Superior (ENES), el puntaje mnimo con el
que cerr la carrera para dicha convocatoria, para la carrera a la
que desea aplicar.
a) Documento de asignacin del cupo para el nivel referencial de
la carrera, emitido por el director de carrera correspondiente;
b) Solicitud para el trmite de reconocimiento en el formulario
correspondiente, dentro de los plazos que se determine para
cada periodo acadmico (45 das antes del inicio del perodo,
Art. 98 Reg. Int. Reg. Acad. Y de Estu.).
c) Copia a color de la cdula de ciudadana y papeleta de
votacin;
d) Original del rcord acadmico, debidamente legalizado, donde
conste la carrera de procedencia, con las asignaturas aprobadas
y reprobadas, calificaciones obtenidas, nmero de crditos y el
sistema de evaluacin con la escala de calificacin.
e) Original del plan de estudios y programas certificados con la
carga horaria de las asignaturas cursadas en que debern
constar las asignaturas aprobadas y reprobadas;
f) Para el caso de estudios de educacin superior cursadas en el
exterior, certificacin y constancia fehaciente de que la
institucin, que hubiere otorgado los certificados de estudio, sea
reconocida oficialmente como institucin de educacin superior
por el organismo correspondiente.
g)
Comprobante
de
haber
pagado
los
derechos
correspondientes;
h) Los extranjeros presentaran adems, el permiso domiciliario
definitivo o el pasaporte con la visa de estudiante; y,
i) En el caso de extranjeros o respecto de estudios realizados en
el exterior, toda la documentacin deber presentarse traducida
al castellano, cuando hubiese lugar a ello, apostillada o en los
pases no suscriptores al convenio de postilla, autenticada y
legalizada por la cancillera del pas de origen o equivalente.
Adems presentarn el puntaje obtenido en el Examen del ENES
Instructivo matrculas
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ACTIVIDADES
de la convocatoria y una certificacin de la institucin de
educacin superior de origen, indicando que el estudiante no
tenga ningn impedimento, para continuar sus estudios en dicha
institucin; este certificado deber especificar que el estudiante
no registra impedimento acadmico por haber reprobado
segunda o tercera ocasin en una o ms asignaturas en la
universidad de la que proviene.

FECHAS

RESPONSABLE/S

El Director de Carrera, observar que el puntaje obtenido en el

Examen del ENES sea igual o superior al que se exige para
ingreso de la respectiva carrera y lo establecido en el Art. 37
literal d) del Estatuto de la Universidad de las Fuerzas ArmadasESPE y del Art. 95 del Reglamento Interno de Rgimen
Acadmico y de Estudiantes de la Universidad de las Fuerzas
Armadas ESPE en vigencia, respecto a la asignacin de cupo y
en lo referente a Cambio de carrera, luego de haber finalizado el
trmite de reconocimiento de asignaturas y de su aprobacin en
el Consejo de Carrera remitir el trmite a la UAR.
La secretara acadmica de la UAR registrar la transferencia,
de las asignaturas homologadas de todas aquellas personas que
hubieren presentado su documentacin hasta la fecha sealada
en este instructivo.

MATRCULAS ORDINARIAS:
a)

Para estudiantes de segundo a noveno nivel:

El registro de matrcula (as como el de actualizacin de datos

personales) se realizar a travs de: www.espe.edu.ec en el link
Servicios UAR / Matrculas /Portal MI ESPE.
El cronograma de registro de matrcula se habilitar de acuerdo
al nmero de crditos aprobados en el historial acadmico, de
mayor a menor y se publicar en el micro sitio UAR. Se dar
prioridad a los estudiantes que no tengan reprobada ninguna
asignatura en su historial acadmico.
Los estudiantes podrn modificar el registro de su matrcula, sin
requerir autorizacin alguna, a travs de la WEB del Portal MI
ESPE. Solo el da que le corresponde su matrcula.
b)

Del 23 de marzo al
5 de abril de 2015
registro
de
matrcula por WEB.

De
acuerdo
al
cronograma
de
matrculas
por
nmero de crditos
aprobados en el
historial acadmico.

DIRECTORES DE
DEPARTAMENTO
UAR
UTIC
ESTUDIANTE

Para estudiantes nuevos de primer nivel.

Los estudiantes nuevos y repetidores de primer nivel realizarn

su matrcula a travs de la WEB del Portal Mi ESPE.

Del 04 al 5 de abril
de 2015

MIGRACIN DE REGISTROS DE MATRCULAS AL BANCO

PARA PAGO:
La direccin Financiera migrar la informacin de los registros de
matrculas con valores a pagar por concepto de prdida de
gratuidad.
PAGO DE ARANCELES Y MATRCULAS POR PARTE DE
LOS ESTUDIANTES QUE PIERDEN GRATUIDAD:
Los estudiantes deben acercarse a las agencias del Banco del
Pichincha a nivel nacional en las siguientes fechas.
Instructivo matrculas
201510

UTIC
TESORERIA

Del 13 al 22 de
abril de 2015.

UTIC
TESORERIA
ESTUDIANTES
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ACTIVIDADES

FECHAS

RESPONSABLE/S
Confirmar con U
Financiera

MATRCULAS EXTRAORDINARIAS Y ESPECIALES

Para estudiantes de primero a noveno nivel de todas las carreras
de las modalidades presencial y a distancia que no hubieren
registrado ninguna asignatura en el perodo de matrculas
ordinarias:
a)

Matriculas extraordinarias:

Las matrculas extraordinarias son las que se realizan en el plazo

mximo de 15 das posteriores a la culminacin del periodo de
matrcula ordinaria. (Art. 34 lit. b del Reglamento de Rgimen
Acadmico).

Del 06 al 10 de
abril
de
2015,
registro manual de
matrculas.

VICERRECTOR
DE DOCENCIA
DIRECTORES DE
DEPARTAMENTO
DIRECTOR DE
CARRERA.
UAR
ESTUDIANTES

PROCEDIMIENTO:
El estudiante debe presentar una solicitud al Director de Carrera,
en la que deber constar sus datos personales, los NRCs, el
justificativo y la documentacin de respaldo para que, en un
plazo no mayor a 48 horas verifique la existencia de cupos;
remitir, con la sumilla y sello de la Direccin, al Vicerrector de
Docencia quien en un plazo no mayor a 48 horas autorizar con
o sin valores a cancelar, segn corresponda y remitir a la UAR
para el registro en el sistema acadmico.
Tesorera informar al estudiante el valor a cancelar, si
corresponde.
PAGOS:
El estudiante cancelar este rubro en la agencia del banco
Rumiahui de la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE y
se acercar con el comprobante del pago a Tesorera para su
registro.

Del 13 al 22 de
abril
de
2015,
registro manual de
matrculas.

UTIC
TESORERIA
ESTUDIANTES

Del 13 al 20 de
abril
de
2015,
registro manual de
matrculas.

HONORABLE
CONSEJO
UNIVERSITARIO
RECTOR
VICERRECTOR
DE DOCENCIA
DIRECTORES DE
DEPARTAMENTO
DIRECTOR DE
CARRERA.
UAR
ESTUDIANTE

Art. 10 Reglamento de Gratuidad: Prohibiciones de cobros en las

instituciones de educacin pblica:
1. Primeras matrculas ordinarias, extraordinarias y especiales,
conforme a lo establecido en el Art. 34 del Reglamento de
Rgimen Acadmico.

b)

Matriculas especiales:

Es aquella que, en casos individuales excepcionales, otorga el

rgano colegiado acadmico superior de las universidades y
escuelas politcnicas, as como el organismo de gobierno de los
institutos y conservatorios superiores, para quien, por
circunstancias de caso fortuito o fuerza mayor debidamente
documentadas, no se haya matriculado de manera ordinaria o
extraordinaria.(Art. 34 lit. c del Reglamento de Rgimen
Acadmico).
Esta matrcula se podr realizar hasta dentro de los 15 das
posteriores a la culminacin del periodo de matrcula
extraordinaria.
Art. 10 Reglamento de Gratuidad: Prohibiciones de cobros
Instructivo matrculas
201510

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ACTIVIDADES
en las instituciones de educacin pblica:

FECHAS

RESPONSABLE/S

1. Primeras matrculas ordinarias, extraordinarias y

especiales, conforme a lo establecido en el Art. 34 del
Reglamento de Rgimen Acadmico.
PROCEDIMIENTO:
El estudiante debe presentar una solicitud al Director de Carrera,
en la que deber constar sus datos personales, los NRCs, el
justificativo y la documentacin de respaldo para que, en un
plazo no mayor a 48 horas verifique la existencia de cupos
remitir, con la sumilla y sello de la Direccin al Vicerrector de
Docencia quien en un plazo no mayor a 24 horas, tomar
conocimiento remitir al Rectorado para que se someta a
consideracin y resolucin del Honorable Consejo Universitario,
quien decidir, si autoriza con o sin valores a cancelar, segn
corresponda y remitir a la UAR para el registro en el sistema
acadmico.
Tesorera informar al estudiante el valor a cancelar, si
corresponde.
UTIC
TESORERIA
ESTUDIANTES

PAGOS:
El estudiante cancelar este rubro en la agencia del Banco
General Rumiahui y se acercar con el comprobante original
del pago a Tesorera para su registro.

Del 13 al 22 de
abril
de
2015,
registro manual de
matrculas.

Art. 10 Reglamento de Gratuidad: Prohibiciones de cobros en las

instituciones de educacin pblica:
1.

Primeras matrculas ordinarias, extraordinarias y especiales,

conforme a lo establecido en el Art. 34 del Reglamento de
Rgimen Acadmico.

MODIFICACIN
MATRCULA:

AUTORIZADA

DE

REGISTRO

DE

PARA PROCESO DE MODIFICACION DE MATRICULA

INDIVIDUAL POR ESTUDIANTE El PROCEDIEMIENTO SE VA
A REALIZAR A TRAVES DE UN WORFLOW

Del 13 al 17 de
abril 2015.

El Director de Carrera autorizar la modificacin de la matrcula

de estudiantes de su carrera por causas justificadas como: el
cierre o divisin de un NRC, cambio de horarios u otros por
convenir a la planificacin de la Carrera; en caso de ser
necesario, coordinar con el Director del Departamento de la
asignatura a ser modificada y el proceso es manual a travs de
la UAR, para el tramite respectivo.
La modificacin se registrar en la Unidad de Admisin y
Registro del respectivo Campus; para el Centro de Apoyo No. 50
(modalidad a distancia), el Campus ser Sangolqu; los dems
centros de apoyo debern remitir los datos al respectivo Director
de Carrera, quien a su vez enviar el trmite a Secretaria
Acadmica en la UAR.
Modalidad de Educacin a Distancia, el Director de la Carrera
Instructivo matrculas
201510

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ACTIVIDADES
deber comunicar a Educacin Virtual para que se le actualice el
registro de matrcula en las aulas virtuales.

FECHAS

RESPONSABLE/S

INICIO DE CLASES:
Estudiantes del I al IX Nivel:

El 13 de abril de
2015.

VICERRECTOR
DE DOCENCIA
DIRECTORES:
DEPARTAMENTO
CARRERAS

ENTREGA DE DOCUMENTOS:
Los estudiantes nuevos de primer nivel y los que hubieren
aprobado el examen de exoneracin del curso de nivelacin para
cursar su carrera en la modalidad presencial, entregaran su
documentacin, de acuerdo a lo que exige el reglamento vigente,
en la Secretara Acadmica de la UAR del campo al que
corresponda; los estudiantes que van a cursar su carrera en la
modalidad a distancia en los Centros de apoyo; para el Centro
de Apoyo No. 50, se entregar en la UAR del campus Sangolqu,
de acuerdo al siguiente Calendario

Del 20 de abril al
10 de mayo de
2015

ESTUDIANTE
UAR

De
acuerdo
al
cronograma
que
publicar la Unidad
de
Seguridad
Fsica.

UNIDAD
SEGURIDAD
FSICA
UTIC

Revise aqu la lista de documentos a ser entregados

CARNETIZACIN:
Estudiantes nuevos de las carreras de modalidad presencial y a
distancia.

DE

b. Suficiencia en Idiomas
ACTIVIDADES
INSCRIPCIN:
Los estudiantes nuevos que NO cursan carreras en la ESPE y que
van a cursar idiomas en las modalidades presencial y a distancia y
los estudiantes antiguos de Carrera de las modalidades presencial
y a distancia, de todos los campus, que vayan a tomar por primera
vez un idioma extranjero, registrarn su inscripcin en el perodo
201505 a travs de la pgina www.espe.edu.ec en link Servicios
UAR / Inscripcin / Idiomas (Portal MI ESPE)

FECHAS

Del 14 de
enero al 08 de
marzo de 2015

RESPONSABLE

INSTITUTO
DE IDIOMAS
UAR
UTIC

NOTA: Verificacin de la inscripcin:El estudiante podr verificar si

realiz correctamente su inscripcin en el listado de estudiantes
inscritos, que se publicar en la pg. Web-ESPEen el mismo sitio
donde realiz la inscripcin.

REINGRESOS:
Cuando el estudiante haya suspendido sus estudios por uno o dos
periodos acadmicos, deber presentar una solicitud en papel
politcnico dirigida al Director del Programa de Suficiencia, para
luego con la autorizacin dirigirse a la Secretara Acadmica de la
UAR del campus en el que va a cursar el idioma para el registro en
el sistema acadmico.

Del 18 de
febrero al 18
de marzo de
2015

INSTITUTO
DE IDIOMAS
UAR

CAMBIODE CAMPUS Y/O MODALIDAD:

Instructivo matrculas
201510

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ACTIVIDADES

FECHAS

El estudiante presentar una solicitud en papel politcnico dirigida

al Director del Programa de Suficiencia, de la modalidad a la que
requiere realizar el cambio, haciendo constar el campus y
adjuntando el record acadmico, en caso de que no conste el
ltimo perodo cursado, solicitar la cartilla de calificaciones;
haciendo constar el campus en el que cursar sus estudios; con la
autorizacin correspondiente acudir a la Secretaria Acadmica de
la UAR del campus donde cursar sus estudios, para el registro en
el sistema acadmico.
Los estudiantes de carrera de la Universidad que se matriculen en
un curso de la suficiencia de idiomas, mantendrn los criterios de
gratuidad en dicha matrcula, siempre que cumplan con lo
establecido en el Art. 80 de la LOES.

Del 18 de
febrero al 18
de marzo de
2015

RESPONSABLE
INSTITUTO
DEIDIOMAS
UAR

NOTA:
A partir de octubre de 2010, la gratuidad cubre un solo idioma de
suficiencia.

PARA RENDIR EXMENES DE UBICACIN:

DIRECTORES DE
LOS PROGRAMAS
DESUFICIENCIA
INSTITUTO
DE IDIOMAS
ESTUDIANTE

Para aquellos estudiantes que en la inscripcin seleccionaron la

opcin para rendir un examen de ubicacin (en los idiomas ingls
y chino mandarn), seguirn el siguiente procedimiento:
Modalidad Presencial

Del 16 al 19
marzo de 2015

Modalidad a Distancia

Del 12 de
marzo de 2015

Publicacin de listas de estudiantes que rendirn exmenes

de ubicacin de idiomas:

23 de marzo
de 2015

INSTITUTO
DEIDIOMAS

Publicacin de resultados de exmenes de ubicacin de

idiomas:

IDIOMAS

INSTITUTO
DEIDIOMAS

De los estudiantes que rindieron el examen de ubicacin.

23 de marzo
de 2015

De los estudiantes que rendirn el examen de ubicacin.

REGISTRO DE MATRCULAS DE ESTUDIANTES:

Los estudiantes nuevos y antiguos de la suficiencia en idiomas
realizarn su matrcula en las fechas establecidas en este
instructivo; a travs de: www.espe.edu.ec en el link Servicios
UAR /Matrculas / Portal MI ESPE.
Pago de matrculas para estudiantes sin gratuidad y que no
son de carrera:
Los estudiantes deben acercarse a las agencias del Banco del
Pichincha a nivel nacional en las siguientes fechas.

INICIO DE CLASES:
Instructivo matrculas
201510

UAR
ESTUDIANTE
23 de marzo al
5 de abril de
2015

ESTUDIANTE
Del 13 al 22
de abril de
2015
13 abril
2015.

de

DIRECTOR
INSTITUTO
DE IDIOMAS
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ACTIVIDADES

FECHAS

RESPONSABLE

MODIFICACIN DE REGISTRO DE MATRICULA:

PARA PROCESO DE MODIFICACION DE MATRICULA
INDIVIDUAL POR ESTUDIANTE El PROCEDIEMIENTO SE VA A
REALIZAR A TRAVES DE UN WORFLOW
El Director del programa de suficiencia analizar y autorizar la
modificacin de la matrcula de estudiantes de su programa por
causas justificadas como: el cierre o divisin de un NRC, cambio
de horarios u otros por convenir a la planificacin del Instituto de
Idiomas, para ello utilizar el respectivo formulario de registro de
matrcula manual.

Del 13 al 17
de abril 2015.

DIRECTORES DE
LOS PROGRAMAS
DE SUFICIENCIA
INSTITUTO
DE IDIOMAS
UAR
ESTUDIANTE

7. RESPONSABILIDADES
a.

EL HONORABLE CONSEJO UNIVERSITARIO

b.

c.

Tramitar las solicitudes de matrculas especiales, remitidas por los Directores de

Carrera a travs del Vicerrectorado de Docencia.
EL VICERRECTORADO DE DOCENCIA

Tramitar las solicitudes de matrculas extraordinarias remitidas por los directores de

Carrera quien verificar la existencia de cupos, las cuales deben contener los datos
de identificacin del estudiante, los NRCs y la sumilla y sello de Director de carrera.

Autorizar solicitudes de reingreso y cambios de Carrera fuera de plazo, con el

informe justificativo de los Directores de Carrera, debiendo observar que si la
autorizacin se concede como matrculas extraordinarias o especiales; y si los
estudiantes cancelarn el valor de los crditos por concepto de prdida de gratuidad.
LA UNIDAD DE ADMISIN Y REGISTRO

Realizar la planificacin, ejecucin y supervisin del proceso de matrcula.

Crear los perodos 201510 para las Carreras de los niveles de formacin: tercer
nivel y tecnolgico superior; y 201505 para los programas de suficiencia en Idiomas.

Hasta el viernes 6 de febrero de 2015, se publicar en el micro sitio de la UAR, el

instructivo y cronograma para el registro de matrcula de los estudiantes, en los
periodos acadmicos 201510 y 201505.

Los Secretarios Acadmicos de cada una de las carreras verificarn que la

documentacin requerida en el Reglamento de Estudiantes vigente se encuentre
completa en los expedientes que receptarn a los estudiantes nuevos de primer
nivel, para el perodo 201510; y, luego de 15 das laborables contados desde el 20
abril de 2015, es decir del 20 de abril al 10 de mayo de 2015, entregarn los

Instructivo matrculas
201510

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expedientes al encargado de archivo. De existir expedientes incompletos o que no

hayan sido entregados, debern notificar a los estudiantes para que entreguen la
documentacin hasta el 5 de junio del 2015.

De requerir principalizar la currcula, por cambio de Carrera (homologacin), o activar

la misma por reingreso, los Secretarios Acadmicos, realizarn la modificacin
requerida previa verificacin de: impedimentos acadmicos o econmicos y de que
se encuentre completa la documentacin de respaldo, con la respectiva autorizacin
del Director de Carrera; y marcarn el periodo de catlogo correspondiente;
verificacin de las cohortes del estudiante con la informacin que se encuentre en
la malla curricular a la que pertenece; posteriormente archivar la documentacin en
fsico y magntico en el expediente del estudiante.

d. LAS UNIDADES DE EDUCACIN PRESENCIAL Y A DISTANCIA

Se replicar la distribucin de aulas de los Departamentos en la Matriz de la
Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE; en la extensin-Latacunga y en las
Unidades Descentralizadas, esta responsabilidad le corresponde al Director de la
Unidad de Estudios Presenciales.
La Unidad de Educacin a Distancia remitir el presente instructivo a los
Administradores de los Centros de Apoyo.
Disponer a la UTIC las fechas y el procedimiento de acuerdo a la reglamentacin
vigente con que se debern marcar los impedimentos acadmicos al cierre del perodo
201420 (septiembre 2014 febrero 15).
Levantar los impedimentos acadmicos bajo el procedimiento establecido en la
reglamentacin vigente.
Publicar las mallas curriculares de las carreras de la modalidad a distancia, con los
cdigos de asignatura que constan en el catlogo del sistema acadmico Banner,
mismas que deben ser remitidas por los Directores de Carrera, en el micrositio de la
Unidad de Estudios a Distancia, hasta el 12 de febrero de 2015.
e. LOS DIRECTORES DE DEPARTAMENTO
Hasta el 12 de febrero de 2015 crearn los NRC de sus respectivas reas de
conocimiento correspondientes a la planificacin acadmica para los perodos
acadmicos 201510 (grado) y 201505 (idiomas), considerando, la planificacin
acadmica, a nivel de catlogo y verificando su correspondencia a nivel de NRC con la
respectiva asignacin de aulas, cupos y docentes para todas las modalidades
considerando todas las mallas curriculares vigentes de las carreras que contengan
asignaturas ofertadas por el Departamento.
Con base al anlisis del nmero de estudiantes que cursaron asignaturas de
prerrequisito y de la tasa de aprobacin, debern, estimar el nmero de estudiantes
por asignatura, para que sumados al nmero de repetidores se tenga un estimado de
Instructivo matrculas
201510

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estudiantes por asignatura.

Crearn los NRCs del primer nivel en coordinacin con los Directores de Carrera
quienes organizarn los horarios por bloques, que deben asignar a los estudiantes
nuevos y repetidores de primer nivel para su matrcula, hasta el 16 de febrero de 2015
y remitirn a la UAR, adjuntando los listados de los NRC.
Colocar en cero los cupos para las asignaturas de primer nivel de todas las
carreras y habilitar los mismos a partir del 04 - 05 de abril de 2015.
De acuerdo al cronograma establecido, verificarn en el sistema acadmico BANNER
que se encuentre completa la configuracin para todos los campus de la planificacin
acadmica a nivel de catlogo y NRC: revisin de asignaturas y cdigos de acuerdo al
catlogo y codificacin de las mallas curriculares vigentes en las carreras,
equivalencias, prerrequisitos, correquisitos, restricciones de campus, campo de
estudio, entre otras; considerando la oferta acadmica de todos las carreras de las
modalidades existentes a los que presta servicio. Las equivalencias y prerrequisitos de
nivel de catlogo y NRC; no se deben eliminar para que en el futuro se replique dicha
planificacin.
Para dar cumplimiento a lo establecido en el Art. 46 del Reglamento de Rgimen
Acadmico se deber marcar restricciones de campus en todos los NRCs de
modalidad presencial y de modalidad a distancia para que los estudiantes no puedan
registrar su matrcula en una modalidad distinta a la que pertenecen.
Verificar que no se creen NRCs innecesarios y que tampoco se dividan sin razn
alguna.
Se deber utilizar la capacidad mxima por aula- laboratorio; el mnimo permitido es
de 12 estudiantes por aula- laboratorio, siempre que se justifique y lo autorice el
Vicerrectorado de Docencia.
Verificar que las asignaturas de primer nivel se encuentren con los prerrequisitos de
las asignaturas que deben ser aprobadas en el SNNA, antes de crear los NRCs para
primer nivel en coordinacin con los Directores de las Carreras y el Departamento de
Ciencias Exactas.
Asistir a la reunin en el Vicerrectorado de Docenciapara evaluar la configuracin de la
planificacin acadmica en el sistema Banner, de acuerdo al cronograma que se
establecer para el efecto.
Al finalizar el perodo de matrculas ordinarias, con el reporte de auditora de matrcula
(RZSM0032), revisarn el total de estudiantes matriculados en los diferentes NRCs,
analizarn los resultados y el cumplimiento de las polticas difundidas por el
Vicerrectorado de Docencia;en caso de que no se complete el cupo mnimo (12
estudiantes) para abrir un paralelo (NRC) reasignarn, previa oportuna comunicacin,
a los estudiantes a otro NRC o tramitarn la eliminacin del NRC del registro de
matrcula dentro de los plazos establecidos en este instructivo; mediante comunicacin
Instructivo matrculas
201510

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al respectivo Director de Carrera y a la UAR.

Para asignaturas institucionales de la modalidad a distancia, en el caso de existir
NRCs que tengan menos de la capacidad asignada, se redistribuir a los estudiantes
en los NRC hasta un mximo extremo de 66 estudiantes, en ningn caso se
incrementar un estudiante al nmero indicado porque modificar la carga horaria del
Docente.
El flujo ESPEPLANIF, quedar en modo de consulta a partir del 14 de marzo y el flujo
ESPECURSO a partir del 20 de abril de 2015. En caso de requerir modificaciones, en
fechas posteriores, solicitarn la autorizacin al Vicerrector de Docencia, quien
coordinar los cambios con la Ing. Amparito Navas.
Hasta el 13 de marzo de 2015 los NRC, se deben haber asignado e ingresado al
sistema acadmico los horarios (modalidad presencial), las aulas y los docentes.
Para asignaturas de la modalidad a distancia que tienen un rango de estudiantes entre
70 y 100, se debe sumar todos los estudiantes y luego dividir en dos NRC y distribuir
los estudiantes en el sistema Banner, de la manera ms adecuada, es decir, que
cumpla las condiciones bsicas: carga horaria parano sobrepasar de la carga horaria
establecida, generar siempre NRC necesarios y bajo ninguna circunstanciacrear un
solo NRC para todos los estudiantes.
En caso de que, al momento de las matrculas se presenten problemas de errores de
configuracin de equivalencias, de campo de estudio, de campus, de prerrequisitos, de
cupos u otros; debern atender a la brevedad posible las solicitudes de los
estudiantes, en coordinacin con los Directores de Carrera.
f. LOS DIRECTORES DE CARRERA
Solicitar a los Departamentos correspondientes los NRCs para I nivel y organizar los
horarios por bloques compactos para estudiantes nuevos, remitir a la UAR para los
NRCS por bloque para que puedan subir a la WEB hasta el 13 de marzo de 2015.
En coordinacin con los departamentos, revisar que los NRC creados, correspondan a
los cdigos de las mallas curriculares vigentes en las carreras.Las equivalencias y
prerrequisitos de nivel de catlogo y NRC; no se deben eliminar, para en el futuro se
pueda replicar dicha planificacin.
Hasta el 13 de marzo de 2015, los Directores de Carrera de todos los campus y
modalidades publicarn en el micro sitio de cada una de las carreras las mallas
curriculares vigentes de la oferta acadmica del perodo acadmico abril - agosto 2015
(201510), con los cdigos de asignatura que constan en el catlogo del sistema
acadmico Banner y dems informacin relacionada con el proceso de matrcula. Las
mallas curriculares de las carreras de la modalidad a distancia debern ser remitidas al
Director de la Unidad de Estudios a Distancia para la publicacin en el micrositio de la
Unidad de Estudios a Distancia, hasta el 13 de marzo de 2015.
Tramitarn la autorizacin o levantamiento de impedimentos a travs de las
Instructivo matrculas
201510

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respectivas Direcciones de Unidades de Educacin Presencial y a Distancia segn

corresponda, con los respectivos justificativos de acuerdo a la normativa vigente,para
estos trmitesdebern utilizar el rcord acadmicoe historial acadmico, debidamente
legalizado.
Tramitar al Vicerrectorado de Docencia las solicitudes de matrculas extraordinarias y
especiales de los estudiantes que en el periodo de matrculas ordinarias no registraron
ninguna asignatura, en un plazo no mayor a 48 horas, haciendo constar en la
respectiva autorizacin los datos de identificacin del estudiante, los NRCs y la
verificacin de existencia de cupo; adjuntando la documentacin de respaldo en caso
de existir justificativo.
De encontrar inconsistencias en el record acadmico de banner del estudiante, deber
reportar al Departamento al que pertenecen las asignaturas para que la correccin se
realice en las equivalencias, prerrequisitos y en el caso de que se trate de
configuracin del CAPP, debern actualizar el CAPP correspondiente.
Remitir a la UAR la modificacin de la matrcula (cambio o eliminacin de uno o ms
NRC), por causas debidamente justificadas; como cierre de NRC, cambio de horarios,
divisin de NRC, u otros, autorizados por el Director de Departamento o su delegado
al que pertenece el NRC, dentro de los plazos establecidos en este instructivo;
detallando los datos de la asignatura a ser modificada, en el formulario de registro de
matrcula manual; en caso de que la modificacin involucre asignaturas de la
Modalidad de Educacin a Distancia, el Director de la Carrera deber comunicar a
Educacin Virtual para que se le actualice el registro de matrcula. El formulario para
registro de matrcula manual, se encuentra en el anexo 1de este instructivo.
En caso de que la modificacin involucre asignaturas de la Modalidad de Educacin a
Distancia, el Director de la Carrera deber comunicar al Director de la MED para que
disponga la actualizacin de las aulas virtuales, de acuerdo al registro de matrcula.
Autorizar con firma, pie de firma y sello; y remitir a la UAR el trmite de principalizacin
de currcula por: cambio de Carrera (homologacin), cambio de campus o reingreso;
conforme al procedimiento establecido para el trmite y a la normativa vigente.
Al finalizar el perodo de matrculas ordinarias, realizarn una auditora del registro de
matrcula de la informacin que se puede obtener del reporte que para el efecto
gener la UTIC con la finalidad de detectar los casos en que el estudiante hubiere
registrado su matrcula en la modalidad, campo o rea de conocimiento que no
corresponda a la malla curricular (ej. Algebra CHUM por Algebra CADM), o sin haber
aprobado los prerrequisitos y adems para verificar que los estudiantes que tengan
asignaturas reprobadas, se hayan matriculado en aquellas. Las novedades
encontradas sern reportadas con un informe al Vicerrectorado de Docencia para que
se dispongan las acciones correctivas que correspondan.
Analizar y tramitar solicitudes de estudiantes matriculados en 16 crditos o menos, de
acuerdo al Art. 7 del Reglamento de Gratuidad que establece: Estudiantes
regulares de las institucionesde educacin superior pblicas.- Son estudiantes
regulares del Sistema de Educacin Superior aquellos que se encuentran matriculados
en al menos el 60% de las asignaturas, cursos o sus equivalentes, que permite su plan
Instructivo matrculas
201510

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de estudios en el perodo acadmico ordinario correspondiente. Tambin se

considerarn estudiantes regulares aquellos que se encuentren cursando el perodo
acadmico de culminacin de estudios; es decir, aquel en el que el estudiante se
matricul en todas las actividades acadmicas que requiere aprobar para concluir su
carrera.
Verificar el cumplimiento del puntaje obtenido en el ENES, para los estudiantes que
solicitan cambio de carrera internos o de otras universidades y remitir a la UAR la
documentacin y la resolucin de Consejo de Carrera si corresponde a transferencia
de conocimientos de estudiantes de otras universidades.
g. ADMINISTRADORES DE CENTRO DE APOYO
Brindar la informacin respecto al proceso de matrcula establecida en este instructivo.
Remitir a los Directores de Carrera, a travs de la Coordinacin de Centros de Apoyo
para seguimiento y control, las solicitudes de reingreso o cambios de Carrera,
modalidad, campus entre otras.
Hasta el da 29 de mayo de 2015, remitirn, a travs de la logstica de la Unidad de
Estudios a Distancia, a la UAR del campus Sangolqu de la Universidad, la
documentacin de los estudiantes nuevos de primer nivel.
h. LA UNIDAD DE TECNOLOGA DE INFORMACIN Y COMUNICACIN:
Garantizar durante todo el perodo de matrculas que los estudiantes tengan acceso
desde los campus de la Universidad y desde fuera de ellos para que puedan registrar
sus matrculas a travs de la WEB.
Brindar el soporte necesario para que el sistema se encuentre funcionando durante el
perodo de matrculas y respaldar la informacin del registro de matrculas diario a fin
de garantizar que no se pierda por ninguna causa dicha informacin.
Mantener la configuracin en el sistema acadmico,a nivel de catlogo,una repeticin
por asignatura, de tal forma que permita mximo 2 matrculas por asignatura.
Marcar los impedimentos (restricciones) econmicos, acadmicos y otros que fueren
solicitados por las unidades de la Universidad, considerando la reglamentacin
vigente.
Asignar la Carrera (currcula), el perodo de catlogo, la cohorte y el nivel UG a los
estudiantes que hubieren aprobado el sistema de nivelacin y admisin (SNNA), el
curso especial GAR o el examen de exoneracin.
Habilitar la opcin de planificacin acadmica desde el 20 de abril de 2015, para los
Directores de Departamento o sus delegados ESPEPLANIF y ESPECURSO, dejar en
modo de consulta a partir del 20 de abril y el flujo ESPECURSO a partir del 27 de abril
de 2015, respectivamente.
Instructivo matrculas
201510

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 Colocar un control dentro de MIESPE, para que el estudiante no pase al registro de

matrcula, sin antes haber actualizado sus datos personales, de acuerdo al formato de
datos solicitado por el SNIESE.
Habilitar en el PORTAL MIESPE, la opcin para el registro de matrcula por Web, para
los estudiantes de las carreras y de la suficiencia del idioma extranjero; de acuerdo a
las fechas establecidas en el detalle que se muestra a continuacin:

CRONOGRAMA DE MATRCULAS ORDINARIAS POR WEB PARA

ESTUDIANTES DE II A NOVENO NIVEL, DE ACUERDO AL NMERO DE
CRDITOS APROBADOS EN EL HISTORIAL ACADEMICO CON NIVEL UG.
Nmero de crditos aprobados
en historia acadmica con nivel
de formacin: tecnolgico
superior y tercer nivel (UG)
Mayor o igual a 150 crditos

23 de marzo de 2015

De 22 a 149 crditos

24 de marzo de 2015

Mayores a 260 crditos

De 235 a 259 crditos
De 210 a 234 crditos
De 185 a 209 crditos
De160 a 184 crditos
De 135 a 159 crditos
De100 a 134 crditos
De 60 a 99 crditos
De 40 a 59 crditos
De 22 a 39 crditos
De 0 a 22 crditos

25 de marzo de 2015
26 de marzo de 2015
27 de marzo de 2015
28 de marzo de 2015
29 de marzo de 2015
30 de marzo de 2015
31 de marzo de 2015
01 de abril de 2015
02 de abril de 2015
03 de abril de 2015
04 05 de abril 2015

Detalle
Fecha de Inicio
Registro de matrcula por WEB de
Estudiantes que no tengan reprobada ni
anulada ninguna asignatura en historia
acadmica.
Registro de matrcula por WEB de todos
los estudiantes antiguos, de acuerdo al
nmero de crditos aprobados en
historia acadmica

POR WEB

NOTA: Los estudiantes nuevos de primer nivel y repetidores de primer nivel del
04 al 05 de abril de 2015, registrarn su matrcula a travs de la WEB PORTAL
MI ESPE.

Configurar una opcin de bsqueda de NRC por campus y modalidad en el sitio de

registro de matrcula; los NRC debern detallar el nmero de cupos existentes y esta
informacin deber estar actualizada en lnea de tal forma que los NRC que ya no
tengan cupos no se puedan visualizar. Generar una bsqueda para modalidad
presencial y otra para la modalidad a distancia, la cual debe ser publicada para
que los estudiantes sin ingresar a Mi ESPE puedan realizar la consulta.

Asignar el acceso al sistema BANNER al personal de Secretarios Acadmicos y a las

formas que fueren necesarias para llevar a cabo el proceso de matriculacin de
estudiantes; de acuerdo a los requerimientos de la UAR.

i.

LA UNIDAD DE BIENESTAR ESTUDIANTIL

Instructivo matrculas
201510

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Proporcionar a los estudiantes, por todos los medios de comunicacin de la

Universidad y conforme la normativa vigente, la informacin relacionada con becas
acadmicas y ayudas socioeconmicas.

Ingresar al sistema BANNER, hasta el 13 de marzo de 2015, las becas acadmicas y

ayudas socioeconmicas de los estudiantes que hubieren obtenido dicho beneficio.

j. LA UNIDAD DE COMUNICACIN SOCIAL

Proporcionar a los estudiantes y pblico en general a nivel nacional, a travs de los
medios de comunicacin disponibles, toda la informacin relacionada con el proceso
de inscripcin para la suficiencia en un idioma extranjero, exmenes de ubicacin,
matrculas para estudiantes de Carrera e Idiomas.
K. SISTEMA INTEGRADO DE SALUD DE LA ESPE
Proporcionar a los estudiantes toda la informacin relacionada con los exmenes
mdicos: fechas y horarios de atencin, tipo de exmenes, entre otros.
Emitir una certificacin relacionada con la presentacin de exmenes mdicos de
acuerdo a la reglamentacin de estudiantes vigente, en los casos en que los
estudiantes soliciten.
l. DIRECCIN FINANCIERA
Publicar hasta el da 13 de marzo de 2015 la informacin de valores de aranceles y
matrcula, formas y sitios de pago en el micro sitio de la Direccin Financiera, con la
finalidad de que la UAR coloque un enlace desde su micro sitio.
Configurar las reglas de cobro en el sistema acadmico para que al momento de
registrar una matrcula por parte de un estudiante que haya perdido la gratuidad, se
generen automticamente los recargos correspondientes de acuerdo a todas las
causales establecidas en la LOES, el reglamento de la LOES y el Reglamento de
Gratuidad.
Remitir a la UAR, antes del inicio de matrculas, la tabla con los atributos diferenciados
que deben colocar por prdida de gratuidad, para los distintos trmites individualizados
de: cambios de carrera, convalidaciones, matrculas de segunda carrera, entre otros;
observando el Reglamento de Gratuidad vigente.
Tramitar solicitudes de levantamiento de impedimentos econmicos presentados por
los estudiantes.
m. UNIDAD DE SEGURIDAD FSICA

Publicar y socializar a travs de la unidad de Comunicacin social el cronograma de

carnetizacin.

Instructivo matrculas
201510

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Realizar la carnetizacin para todos los estudiantes nuevos que no hayan sido
carnetizados anteriormente, de las carreras de la modalidad presencial y a distancia,
de acuerdo a la planificacin y publicacin micro sitio de relacione pblicas.

Realizar las coordinaciones con la UTIC para el proceso de carnetizacin en todas

las sedes y centros de apoyo as como brindar el soporte tcnico que se requiera.

Los Administradores de los Centros de apoyo, hasta el da jueves 30 de abril de

2015, remitirn, a travs de la logstica de la Unidad de Estudios a Distancia a la
Unidad de Seguridad Fsica, del campus Sangolqu de la Universidad, la
documentacin de los estudiantes nuevos de primer nivel para que se emitan y
enven los carnets, previa verificacin de cumplimiento de todas las obligaciones
acadmicas y financieras.

ACTUALIZADO POR:

Ab. Vinicio Zabala J.

SECRETARIO ACADMICO DE LA UAR

REVISADO POR:

___________________________
Crnl. (S.P.) Ing. Carlos Procel S..
DIRECTOR DE UAR

APROBADO POR:

___________________________
CPNV. Nelson Noboa F.
VICERRECTOR DE DOCENCIA

DISTRIBUCIN:
Ejemplar N.- 1
Ejemplar N.- 2
Ejemplar N.- 3
Ejemplar N.- 4
Ejemplar N.- 5
Ejemplar N.- 6
Ejemplar N.- 7
Ejemplar N.- 8
Ejemplar N.- 9
Ejemplar N.- 10
Ejemplar N.- 11
Ejemplar N.- 12
Ejemplar N.- 13
Instructivo matrculas
201510

Rectorado
Vicerrectorado Acadmico General
Vicerrectorado de Docencia
Direccin de ESPE-LATACUNGA
Direccin de Hroes del Cenepa
Direccin de IASA I
Direccin de IASA II
Direccin de Idiomas
Gerencia Administrativa Financiera
Unidad de Educacin Presencial
Unidad de Educacin a Distancia
Unidad de Admisin y Registro
Unidad de Bienestar Estudiantil
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Ejemplar N.- 14
Ejemplar N.- 15
Ejemplar N.- 16
Ejemplar N.- 17
Ejemplar N.- 18
Ejemplar N.- 19
Ejemplar N.- 20
Ejemplar N.- 21
Ejemplar N.- 22
Ejemplar N.- 23
Ejemplar N.- 24
Ejemplar N.- 2 5

Instructivo matrculas
201510

Unidad de UTICS
Unidad de Finanzas
Unidad de Relaciones de Cooperacin Interinstitucional
Unidad de Comunicacin Social
Unidad de Marketing
Unidad de Talento Humano
Unidad de Servicios Universitarios
Directores de Departamentos, Matriz y ESPEL
Directores de Carrera, Matriz y Extensin Latacunga
Director de Desarrollo Fsico
Sistema Integrado de Salud
rea de Seguridad Integral

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