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CONTROL DE PROYECTOS

Planificacin y control de
proyectos

Ing. RENATO DIAZ GALDOS

NOVENA UNIDAD

Direccin de la Produccin. Curso 2006-2007

GESTION DE PROYECTOS
1. Planificacin

Para la organizacin de un
proyecto se requiere:

Tener
un
objetivo
especfico

Conocer:

la
fecha
de
cumplimiento
las
actividades
detalladas y sus
costos
asociados

Determinar los recursos


necesarios,
(personal,
suministros y equipos).

Direccin de la Produccin. Curso 2006-2007

Programacin y control del


proyecto
Programacin y control del proyecto

PROGRAMACIN DEL PROYECTO


Asignar los distintos recursos (personas, dinero, materiales, etc.) a las distintas
actividades que componen el proyecto, identificando la relacin existente entre
las distintas actividades para lograr una asignacin de recursos ptima
Grficos Gantt y los mtodos CPM y PERT

CONTROL DEL PROYECTO


Coste
Calidad
Tiempo

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Programacin del proyecto


Programacin y control del proyecto

PERT (Program Evaluation and Review


Technique) y CPM (Critical Path Method) son
dos tcnicas basadas en redes que
contemplan las relaciones de precedencia e
interdependencia de actividades.
La Programacin de Proyectos sirve para:
Definir la relacin de cada actividad con
las otras y con todo el proyecto
Determinar la precedencia entre
actividades
Obliga a determinar tiempos reales y
estimar costos para todas las actividades
Permite al Gerente del Proyecto a usar
eficientemente los recursos: personal,
dinero y materiales, determinando los
cuellos de botella del proyecto.

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Control del proyecto


Programacin y control del proyecto

El CONTROL DE PROYECTOS - como el


control de cualquier sistema de
administracin - implica el monitoreo cercano
de recursos, costos, calidad y presupuesto del
mismo.
CONTROL significa tambin usar un crculo
de retroalimentacin para revisar el plan del
proyecto y asignar mayores recursos donde
son necesarios para no atrasarlo.
Actualmente existen sistemas computarizados
que ayudan en esta tarea como MS Project,
Harvard Total Project Manager (HTPM),
Primavera, MacProject, Pertmaster,
VisiSchedule, Time Line, etc.

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PERT Y CPM

PERT y CPM fueron desarrollados para ayudar a los


Gerentes a programar, monitorear y controlar proyectos.

CPM apareci, como una herramienta desarrollada por


J. E. Kelly de Remigton Rand y M. R. Walker de DuPont.

Independientemente PERT fue desarrollado por la


Marina de los EEUU.

PERT y CPM difieren un poco en terminologa y en


construccin de la red, pero sus objetivos son comunes.

El anlisis usado en ambos modelos es muy similar.

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PERT Y CPM

La mayor diferencia radica en que PERT emplea tres


estimados de tiempo para cada actividad con sus
probabilidades asociadas de que ocurran. Sirven para
calcular valores esperados y desviaciones estndar para
los tiempos de cada actividad.
CPM asume que los tiempos de cada actividad son
conocidos con certeza y por tanto se tiene un solo
tiempo para cada actividad.
PERT/Costo es una tcnica que combina los beneficios
de PERT y CPM. Los tres son importantes porque
pueden responder las preguntas ms criticas acerca del
avance de un proyecto:

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PERT Y CPM

Una diferencia importante entre CPM y PERT es el uso


en este ltimo de tres tiempos o duraciones estimadas
para cada actividad.

En CPM se usa un solo valor.

Para cada actividad en PERT se debe determinar un


Tiempo OPTIMISTA, un Tiempo PROBABLE y un
Tiempo PESIMISTA. Con estos tres valores calculamos
el tiempo de conclusin o duracin esperados y la
respectiva varianza. Estudio de probabilidades.

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EJEMPLO

Si en una licitacin pblica a suma alzada, 10 postores


presentan su oferta de plazo para ejecucin de una
edificacin, de acuerdo a los siguientes resultados

Postores
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Plazo (das) 180 170 190 180 160 180 170 180 180 150

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EJEMPLO

Tabulamos los datos, definimos las frecuencias(f) y finalmente


determinamos la frecuencia relativa:

VALOR DE LA DURACIN
ESTIMADA EN PROPUESTA

150
160
170
180
190
TOTALES

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FRECUENCIA
(F)

1
1
2
5
1
10

FRECUENCIA RELATIVA
P(A) = f/N

0.10
0.10
0.20
0.50
0.10
1

REPRESENTACION GRAFICA

La Tabla anterior se puede representar como Histograma, en el


cual se marca en el eje horizontal, las duraciones propuestas y en
el eje vertical las Frecuencias:

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REPRESENTACION GRAFICA

Si graneamos los datos de los plazos propuestos vs. frecuencias


relativas, obtendremos lo siguiente:

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MEDIA ARITMETICA

Comnmente llamado promedio o media. Es un valor tal que la suma de


las desviaciones o diferencias entre las observaciones y dicho valor es
cero; equivale a la suma de las observaciones dividida entre la suma de
ellos.
Formula: X = (SUMATORIA xi) / n
Donde:

X = Media
x = Una observacin o medida,
n = Nmero total de observaciones.

Si trabajamos con frecuencias la frmula es


X = (SUMATORIA xi fi) / (SUMATORIA fi)
xi = Valor indicado de la fila i
fi = Frecuencia de la fila i
Reemplazando datos:
X = (150 + 160 +170x2 + 180x5 + 190) /10
X=174

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MODA - MEDIANA

MODA.- Es el valor que corresponda a la frecuencia mxima. En


nuestro ejemplo 180 das se repite 5 veces, por tanto constituye la
moda.

MEDIANA.- La mediana de n observaciones xl ,x2,. ..xn


observaciones, es el valor ms intermedio una vez que los datos
son dispuestos de acuerdo a su tamao.
Primer caso.- Si nmero de observaciones es impar; en este caso
n es un nmero impar, la mediana es el valor de la observacin
con el nmero (n+l)/2.
Ejemplo: Determinar la mediana de 15,14,2,27 y 13. Ordenamos los
datos del ms pequeo al ms grande: 2,13,14,15,27. La mediana
es el 3er valor ms grande(5+l) / 2, es decir 14.

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MEDIANA

Segundo caso. Si el nmero de observaciones es par, en este


caso la mediana es el promedio de las observaciones con los
nmeros n/2 y (n+2)/2.
Ejemplo 1: Determinar la mediana de 11,9,17,19,4 y 15. Ordenamos
los datos de menor a mayor: 4,9,11,15,17,19. La mediana ser el
promedio de los valores tercero y cuarto (ll + 15) / 2 = 13.
Ejemplo 2: La mediana de los plazos dada por los 10 postores
ordenados es: 150,160,170,170,180,180,180,180,180,190. Aplicando
las frmulas para la ubicacin de los dos valores a promediar,
tenemos: n/2= 10/2, es decir el valor en la quinta ubicacin
ordenada de menor a mayor y (n+2)/2 = (10+2)/2; es decir el valor
de la sexta ubicacin(180): Por tanto la mediana es 180, valor
similar a la moda.

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RANGO VARIANZA DESVIACION ESTNDAR

RANGO: es la diferencia entre el valor mximo y el valor mnimo.


Rango: 180-150 = 30.

VARIANZA.- Es una medida fundamental de dispersin. Es la


desviacin cuadrada media de cada observacin. Sus unidades
son los cuadrados de las unidades de la variable. Se utiliza en el
clculo de la red PERT. Su frmula es:
( fi (xi X) ^ 2 ) / n

DESVIACIN ESTNDAR.- Como la varianza no muestra en la


grfica de distribucin de Frecuencias una claridad en la medida
de la dispersin, se utiliza la desviacin estndar, que nos mide la
desviacin de los datos respecto a la media. Es la raz cuadrada
de la varianza.

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RANGO VARIANZA DESVIACION ESTNDAR


En funcin a los datos del ejemplo en desarrolllo postores),
vamos a elaborar la siguiente tabla:
Donde X=174
Varianza=1240/10 = 124
Desviacin Estndar = 11.14

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Duracin de las actividades de


PERT

3 estimaciones de duracin:
Duracin optimista (a).
Duracin ms probable (m).
Duracin pesimista (b).

Siguen la distribucin de probabilidad


beta.
Duracin esperada: t = (a + 4m + b)/6
Varianza del tiempo: v = (b a / 6)2

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DIAGRAMA PERT
3. Control
El diagrama Pert utiliza estimaciones probabilsticas de tiempos
de ejecucin
Lo que da lugar a la definicin de:

a : tiempo optimista, ( el menor tiempo posible )


m : tiempo mas probable,(la estimacin de tiempo mas exacta si
todo sucede satisfactoriamente)
b : tiempo pesimista, (el mximo tiempo necesario)
Con los cuales se determina:
El tiempo esperado (Te)
Desviacin estndar (te)
Varianza ((te)^2)

Te = (a+4m+b)/6
te = (b-a)/6
(te)^2=((b-a)/6)^2

Mediante la incorporacin de la desviacin estndar de los tiempos de


ejecucin, es posible estimar la fecha de terminacin de un proyecto con
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una probabilidad del 50 % al 80 %

Tcnicas de planificacin y
control de proyectos
Mtodo PERT

MTODO PERT
Duraciones aleatorias
Tiempo pesimista
Tiempo normal o ms probable
Tiempo optimista

te

t 0 4t m t p
6

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t p to
2
y t

GESTION DE PROYECTOS
Tiempos PERT estimados

a 4m b
t
6

ba

.a = Tiempo optimista para ejecucin de la actividad


.b = Tiempo pesimista para ejecucin de la actividad
.m = Tiempo ms probable para ejecucin de la actividad
.t = Tiempo esperado para ejecucin de la actividad

.v = varianza del tiempo de ejecucin de la actividad

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NOMENCLATURA
NOMENCLATURA
Tx : Tiempo medio esperado
TxE: Tiempo medio esperado mas prximo
TxL: Tiempo medio esperado mas lejano
VxE , VxL : Varianzas correspondientes
TP : TIEMPO PROGRAMADOTx
Vx
E
L

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EJEMPLO
EJEMPLO

Duracin esperada: t = (a + 4m + b)/6


Varianza del tiempo: v = (b a / 6)2
Act.

das

Te

(te)^2

12

2.8

17

5.4

13

25

16

0.11

12.2

2.8

9.4

20

30

11

8.2

11

60

10
40
7

16

0.11

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50
11

16.1
1

12

16

12.2

16

EJEMPLO

Direccin de la Produccin. Curso 2006-2007

EJEMPLO

Direccin de la Produccin. Curso 2006-2007

PROGRAMACION DE REDES PERT

En la red
T5xe = 0 + 10 + 20 + 8 + 30 = 68
V5xe = 0 + 0 + 0.44 + 1.77 + 44.44 = 46.65

Se toma esta varianza a pesar de que la suma de las varanzas a lo


largo de la ruta (0-1), (1-3), (3-5) es:
0 + 177.59 + 0 = 177.59 > 46.65 valor considerablemente mas
grande.

" La incertidumbre Involucrada en la ocurrencia del evento 5 es la


incertidumbre de la cadena (0-1), (1-2). (2-4) (4-5)."

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PROGRAMACION DE REDES PERT

Refirindonos al evento de terminacin 12:

T12 xe = 122 das


y una varianza asociada de:
V12 xe = 74.41
Desviacin estandar = 74.41 ^ = 8,68

Este dato sirve para definir la curva de distribucin de


probabilidad para la terminacin del proyecto. En la prctica para
proyectos con muchas actividades, como ya se mencion, esta
distribucin tiende a ser la curva de distribucin normal.

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PROGRAMACION DE REDES PERT

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PERT y CPM
Estas dos tcnicas siguen seis pasos bsicos:
Definir el proyecto y todas sus actividades o
tareas importantes.
Desarrollar las relaciones entre las actividades:
decidir qu actividades deben preceder y cules
deben seguir a las otras.
Dibujar la red que conecta todas las actividades.
Asignar las estimaciones de duracin y coste a
cada actividad.
Calcular el camino de mayor duracin de la red.
ste es el denominado camino crtico.
Utilizar la red para ayudar a planificar, programar,
seguir y controlar el proyecto.
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Ventajas de PERT/CPM

Se utilizan en varias etapas de la direccin de


proyectos.
No son complejos matemticamente.
Utilizan representaciones grficas.
Proporcionan un camino crtico y tiempo de
holgura.
Proporcionan documentacin del proyecto.
Sirven para controlar los costes.
Las redes creadas proporcionan valiosa
documentacin del proyecto y sealan
grficamente quin es el responsable de las
diferentes actividades.
Aplicables a una gran variedad de proyectos e
industrias.
Se utilizan para controlar no slo programas, sino
tambin costes.

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Duracin del proyecto

Duracin del proyecto


estimada (T):

Suma de las actividades


del camino crtico, t

Varianza del proyecto


(V):

Suma de las varianzas


de las actividades del
camino crtico, v

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Utilizada para obtener la


probabilidad de la
finalizacin del proyecto

Ejemplo de probabilidad de
finalizacin de PERT

Supongamos que es un
diseador de proyectos de
General Dynamics. El
proyecto de un submarino
tiene una duracin de
finalizacin estimado de 40
semanas, con una
desviacin estndar de 5
semanas. Cul es la
probabilidad de finalizar el
submarino en 50 semanas o
menos?
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1995
Corel Corp.

Conversin a la variable
estndar

X - T 50 - 40
=
= 2 ,0
Z =
s
5
Distribucin normal

Distribucin estndar normal

sZ = 1

s =5

T = 40 50
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mz = 0 2,0

Obtencin de la probabilidad
Tabla de la probabilidad estndar
normal
Z

0,00

0,01

0,02

0,0 0,50000 0,50399 0,50798

sZ =1

2,0 0,97725 0,97784 0,97831

0,97725

2,1 0,98214 0,98257 0,98300

mz = 0 2,0
Probabilidades en conjunto

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PLANIFICACIN Y CONTROL DE
PROYECTOS
Podemos definir un proyecto como una serie de tareas relacionadas,
parcialmente ordenadas y generalmente dirigidas a la obtencin de un
resultado importante, por lo que requiere un largo perodo de tiempo
para su finalizacin.

Planificacin y control de
proyectos

DIRECCIN DE PROYECTOS

Planificacin
Fases

Programacin
Control

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PLANIFICACIN DEL PROYECTO


Determinacin
de objetivos

Definicin del
proyecto

Determinar los
recursos necesarios

Organizacin
del proyecto

Fases de un proyecto

PROGRAMACIN DEL PROYECTO


Secuencia de
actividades

Programacin
de recursos

Asignacin de
recursos

EJECUCIN DEL PROYECTO

CONTROL DEL PROYECTO


COSTES
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CALIDAD

TIEMPO

Planificacin del Proyecto


Planificacin del proyecto

1.- Determinacin de objetivos


Resultado
Coste
Tiempo

2.- Definicin del proyecto


Proyecto, hitos, sub-hitos y actividades

3.- Determinacin de los recursos necesarios


4.- Organizacin del proyecto
Equipos de proyecto
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GESTION DE PROYECTOS
1. Planificacin

Para la organizacin de un proyecto se


requiere:

Tener un objetivo especfico


Conocer:

la fecha de cumplimiento
las actividades detalladas y sus costos asociados

Determinar
los
recursos
necesarios,
(personal, suministros y equipos).

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Microsoft Project
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Que es un diagrama de
Gantt?

Un grfico de Gantt es una herramienta


visual para ayudar a Plan, Gestionar y
Realizar el seguimiento de un proyecto o
proyectos.

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Ejemplo diagrama Gantt

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Planificacin de un Proyecto

Definir objetivos
Desarrollar tareas
Establecer plazos
Disponibilidad de recursos
Organizar

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La gestin y seguimiento de un
Proyecto

Observacion del progreso

Las tareas seran completadas a tiempo?


Es una tarea importante dentro del proyecto ?

Administrar Finanzas

El proyecto va a permanecer dentro del


presupuesto?

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Usando MS Project

Definir el proyecto
Construir un plan

Establecer una fecha de inicio


Introduzca las tareas y duraciones
Asignar recursos
Lista de tareas
Afinar el plan

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Usando MS Project (contd)

Administrar y realizar el seguimiento

Establecer una lnea de base


Introduzca las cifras efectivas
Ajustar el plan

Cierre el proyecto

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Definiendo el proyecto

El objetivo del proyecto debera ser


definido por la persona / grupo que va a
administrar el proyecto.
Tareas, tiempos de inicio, y los plazos
deben ser claramente establecidos.

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Establecer una fecha de inicio

. Al abrir un nuevo archivo de


Microsoft Project, el usuario es
avisado de forma automtica una
fecha de inicio. Establecer con
precisin la fecha de inicio ser el
futuro las entradas ms
conveniente.

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Introduccin de tareas y duraciones

Las tareas se entr en el "Nombre de


tarea" columna
Subtareas son creadas por un grupo de
sangrado.
Duraciones podrn ser inscritos en el
nmero de das de trabajo o fechas de
inicio y fin se puede utilizar.

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Norma Marcadores

Tarea Normal

Designa duracin de tarea ordinaria

Resumen Bar

Designar la duracion de un grupo de sub-tareas

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Marcadores Especiales

Hitos

Un punto de referencia que marca un


acontecimiento importante en un proyecto y se
utiliza para vigilar la marcha del proyecto
Para crear un hito, Entrar"0" en el campo de
duracin

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Cambio de los estilos de marcador

Haga doble clic en el marcador que quiere


cambiar el formato y en consecuencia

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Asignando recursos

Un recurso puede ser una sola persona,


una pieza de equipo, o se puede
representar a un grupo.
La informacin sobre disponibilidad de
recursos incluyen, costos, y el tiempo de
trabajo
Los recursos son muy importantes en la
programacin exacta.

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Assigning Resources

To Assign a Resource:

Select the task to which you want to assign the


resource
Click the Assign Resources button on the
toolbar

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Assigning Resources

If resources are not already set up,


double click on the name box

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Assigning Resources

Enter pertinent information and click OK.

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Assigning Resources

When a resource has been selected, click


Assign

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Vinculacin de Tareas

Algunas tareas requieren otra tarea que


se completar antes de que pueda
comenzar. Estas tareas deben estar
vinculadas.
Tareas y subtareas estn vinculados
mediante la asignacin de Predecesores.

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Vinculacin de Tareas

Predecesor

Una tarea que debe comenzar o finalizar antes


de otra tarea puede comenzar o terminar

Sucesor

Una tarea que no puede comenzar o terminar


hasta que otra tarea comience o termine
Una tarea se convierte en un sucesor cuando
un nmero de fila se introduce en la columna
anterior

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Vinculacin de Tareas

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Afinar el plan

Cuando todos los recursos se han


asignado tareas adecuadas y estn
vinculados, el diagrama de Gantt original
ser completa
Asegrese de que las tareas se han
vinculado correctamente tarea y
duraciones son correctas.
El proyecto est ahora listo para
comenzar

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Establecer una base

Una base de referencia se compara su


plan original para el proyecto con el
curso del proyecto.
Puede ver las tareas que se inici un
poco antes o despus de lo previsto,
super su presupuesto original, llev
ms tiempo de lo previsto, y as
sucesivamente.

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Establecer una base

Crear una base de referencia una


vez que se haya pulido, y justo antes
de realmente empezar a trabajar en
el proyecto
Para realizar el seguimiento de los
costos, asegrese de introducir la
informacin de costo antes de crear
la base de referencia
Las actualizaciones pueden hacerse
fcilmente a la base si la

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Establecer una base

El plan de referencia incluye:

Tareas (fechas de inicio y fin, duracin, trabajo,


costo, divisiones, tiempo gradual de trabajo, y
Recursos (en el trabajo, el costo, tiempo
gradual de trabajo, y tiempo gradual costo)
Asignaciones (fechas de inicio y fin, el trabajo,
los costos, tiempo gradual de trabajo, y tiempo
gradual de costo)

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Establecer una base

Para establecer una lnea de base:

Punto de Seguimiento en el men Herramientas


Haga clic en Guardar lnea de base

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Introduccin de Progreso

Actualizar real fechas de inicio y fin de una


tarea.

En el men Herramientas, a punto de seguimiento y, a


continuacin, haga clic en Actualizar tareas
En virtud de reales, el tipo de inicio y Finalizar fechas

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Introduccin de Progreso

Actualizacin sobre el progreso de una tarea

Haga doble clic en la tarea que se actualizar

Introduzca un porcentaje
En el diagrama de Gantt, una barra de progreso
aparece en la barra de tareas

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Seguimiento de diagrama de Gantt

Realiza un seguimiento de la marcha del


proyecto
Muestra qu tareas estn retrasados, y
que lo que se ha terminado el tiempo
Haga clic en el icono de Gantt de
seguimiento para ver

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Seguimiento de diagrama de Gantt

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Seguimiento de diagrama de Gantt

La determinacin de si las tareas son de


inicio y finalizacin de acuerdo con el
plan:
En el diagrama de Gantt de seguimiento,
punto en la tabla (men Ver) y haga clic
Diferencia.
Arrastra Divider la parte derecha de la
barra para ver la diferencia.

Variance is shown in Days

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Seguimiento del pregreso

Determine si las tareas cuestan ms o


menos de los presupuestados

En el diagrama de Gantt de seguimiento, punto


en la tabla (men Ver) y haga clic en Costo

Arrastra la Divider barra hacia la derecha


para ver Costo Total Lnea de base y
campos

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Diagramas PERT

Muestra un diagrama
de flujo del proyecto.
Cada cuadro representa
una tarea en el
proyecto.
Conexin flechas
muestran las
dependencias entre
tareas.
Para ver, haga clic en el
icono grfico PERT

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Vista de calendario

Mantiene pestaas
de tareas cuando se
producen.
Ver rpidamente las
tareas cunto
tiempo tome, una
vez que comienzan y
terminan, y la
manera en que se
produzcan en
relacin con otras
tareas.
Para ver, haga clic

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Vista de tareas

El trabajo con la
tarea y los recursos
de informacin de
lado a lado.
Crea fcilmente
tiles acerca de los
informes, cuando un
recurso est
programado para
trabajar en una
tarea.
Para ver, haga clic

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Ver si los recursos


Vista
asignados son
msde
quegrafica de los recursos
la capasidad de los
trabajos asignados y
cuanto es el costo de
estos en un calendario
grafico
Para ver, haga clic en el
icono Grfico de
recursos

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Ms vistas

Ver hoja de recursos

Manera fcil de revisar, aadir, editar los datos


sobre los recursos

Ver uso de los recursos

El trabajo con los recursos y la informacin de


las tareas al lado de la otra

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El proyecto esta ahora terminado !!

MS Project es una herramienta muy


poderosa si se utiliza correctamente
Este programa puede ahorrar mucho
tiempo a los ingenieros que estn
interesados en el tiempo, coste, etc
Mantiene automticamente su proyecto
organizado

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Gracias por su atencion!!

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