Admisso

TOTVS Folha de Pagamento

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Sumrio
Sumrio.................................................................................................................................................. 2
1

Admisso ..................................................................................................................................... 3

1.1

Objetivos Instrucionais ................................................................................................................ 3

1.2

Conceitos ..................................................................................................................................... 3

1.3

Incluso de Funcionrio .............................................................................................................. 3

1.4

Gesto de Pessoas ....................................................................................................................... 3

1.5

Integrao - Gesto de Pessoas .................................................................................................. 4

1.6

Identificao ................................................................................................................................ 4

1.7

Ficha de Registro ......................................................................................................................... 5

1.8

Dados Funcionais......................................................................................................................... 5

1.9

Dados Funcionais......................................................................................................................... 6

1.10 Integrao SSO ............................................................................................................................ 6

1.11 Clculo ......................................................................................................................................... 7
1.12 Anotaes Pessoais ..................................................................................................................... 7
1.13 Processos Relacionados .............................................................................................................. 8
1.14 Dependentes ............................................................................................................................... 8
1.15 Alterao de Dados ..................................................................................................................... 8
1.16 Alterao de Dados por Requisio............................................................................................ 8
1.17 Alterao de Dados RM Portal ................................................................................................... 9
1.18 RM Portal..................................................................................................................................... 9
1.19 Simulao - Incluso do Funcinrio ............................................................................................. 10
1.20 Concluso .................................................................................................................................... 52

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Admisso

Ol!
Seja bem-vindo ao treinamento Admisso do TOTVS Folha de Pagamento.

1.1

Objetivos Instrucionais
Ao trmino deste treinamento, voc estar apto a:

1.2

Admitir funcionrios seja atravs da incluso manual ou de processo seletivo do TOTVS Gesto de Pessoas;
Vincular dependentes;
Alterar dados globais.

Conceitos

O processo de admisso de um funcionrio um dos primeiros trabalhos realizados em um Departamento Pessoal. Porm, este
processo est vinculado a outras informaes que so importantes para que uma admisso no gere problemas futuros.
Para formalizar a admisso do empregado a empresa deve registrar o funcionrio e seus respectivos dados, como sua
identificao, documentos funcionais como carteira de trabalho e PIS, possibilitando o correto desempenho das obrigaes trabalhistas,
no s em relao ao prprio trabalhador, mas tambm nas relaes da empresa com a fiscalizao do Ministrio do Trabalho e Emprego
- MTE.
Quando se faz uma admisso preciso saber: qual departamento/seo e funo o funcionrio ser vinculado, seu salrio, seu
horrio de trabalho e outras informaes que a empresa julgar necessrias.

1.3

Incluso de Funcionrio
A incluso ou admisso de funcionrios no TOTVS Folha de Pagamento pode ser por:

1.4

1)

Incluso direta: os dados cadastrais do funcionrio so inseridos no sistema de forma manual. Acesse RH / Folha de Pagamento
/ guia Administrao de Pessoal / Funcionrios, cone Novo.

2)

Importao de dados: consiste na importao de um arquivo texto contendo os dados cadastrais do funcionrio. Acesse RH /
Folha de Pagamento / guia Configuraes / Importaes / Importao de dados do RM Labore. Nas guias referentes a
funcionrios, defina os dados que sero importados e qual o caminho do arquivo de importao.

3)

Incluso por processo seletivo: consiste em admitir funcionrios includos em processo de admisso atravs do TOTVS Gesto
de Pessoas. Acesse RH / Folha de Pagamento / guia Administrao de Pessoal / Funcionrios, ao clicar no cone Novo ser
apresentada uma lista com os candidatos selecionados para admisso. O uso dessa integrao facilita todo o processo
admissional, sendo desnecessrio o preenchimento dos dados pessoais do funcionrio, uma vez que eles j foram preenchidos
pela gesto de pessoas.

Gesto de Pessoas

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A admisso de pessoal no TOTVS Folha de Pagamento pode estar sujeita ao processo de seleo do TOTVS Gesto de Pessoas.
Para isso, preciso seguir as seguintes etapas:

1.5

Candidato.
Requisio.
Recrutamento.
Admisso.

Integrao - Gesto de Pessoas

A incluso do funcionrio pode estar sujeita ao processo de seleo do TOTVS Gesto de Pessoas, sendo assim, a empresa pode
optar por contratar/admitir apenas candidatos cujo status seja Em processo de admisso. Para isso, preciso seguir as seguintes
etapas:
Etapa 1: Incluso do Candidato
Os candidatos podem ser inseridos manualmente ou selecionado via processo de seleo do TOTVS Gesto de Pessoas. Para
visualizar os candidatos, acesse RH / Gesto de Pessoas / guia Planejamento e Captao / Candidatos.
Tambm possvel visualizar os currculos inseridos no banco de talentos da empresa, mas que ainda no foram aprovados para
o cadastro de candidatos, para isso, acesse RH / Gesto de Pessoas / guia Planejamento e Captao / Currculos Externos.
Para saber mais sobre esse processo, realize o treinamento Planejamento e Captao do TOTVS Gesto de Pessoas.
Etapa 2: Requisio de Admisso
Para incluir candidatos/funcionrios em processo de admisso/movimentao de pessoal, podemos definir o uso obrigatrio de
requisies para admisso de pessoal, para isso, acesse RH / Gesto de Pessoas / guia Configuraes / Parametrizador. Selecione o
processo Requisies e marque o parmetro Requisio Obrigatria para Admisso. Neste momento definimos que para incluir um
candidato/funcionrio em processo de admisso/movimentao de pessoal preciso existir uma requisio de admisso (tipo aumento
de quadro ou substituio) aprovada.
Etapa 3: Incluso em Processo Admissional ou Movimentao de Pessoal
No processo seletivo ou na viso de candidatos/funcionrios, o usurio do TOTVS Gesto de Pessoas deve acionar o processo
Incluir em Processo de Admisso ou Incluir em Movimentao de Pessoal. Nesse momento o cadastro do candidato/funcionrio fica
disponvel na tela de admisso (recrutados) do TOTVS Folha de Pagamento.
Etapa 4: Admisso
No TOTVS Folha de Pagamento podemos definir que somente as pessoas (funcionrios ou candidatos) que estiverem em processo
de admisso que podero ser admitidos na folha. Acesse RH / Folha de Pagamento / guia Configuraes / Parametrizador, selecione o
processo Integraes e marque o parmetro Somente inclui funcionrios em processo de Admisso no RM Vitae.

1.6

Identificao

Ao cadastrar um funcionrio ser disponibilizada uma tela contendo os dados pessoais, para que seja realizado um pr-cadastro.
Ao informar esses dados, ser possvel solicitar a localizao da pessoa. Caso ela j exista na base de dados, ficar disponvel para seleo,
de forma que os dados pessoais do funcionrio no precisaro ser preenchidos.
Ateno!
Ao cadastrar um funcionrio com o mesmo Nome, Nascimento, Estado Natal e Cidade de uma pessoa j registrada no sistema
todos os dados pessoais de um registro estaro diretamente ligados ao outro, ou seja, ao efetuar alteraes nos dados pessoais de um
registro, o outro ser atualizado automaticamente. Apenas dados pessoais e no funcionais.

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O usurio pode definir o nmero de dgitos da chapa utilizada na empresa atravs da configurao de uma mscara em RH / Folha
de Pagamento / Guia Configuraes / Parametrizador. Selecione o processo Folha Mensal.
Ateno!
Para todo funcionrio deve existir uma chapa vinculada.
Smbolos usados para mscara:
# Para nmeros
L (maisculo) para campo alfabtico e de preenchimento obrigatrio.
l (minsculo) para campo alfabtico e de preenchimento facultativo.
A (maisculo) para campo alfanumrico e que os dgitos devem ser preenchidos obrigatoriamente.
a (minsculo) para campo alfanumrico, podendo ser digitados letras e nmeros.
Q (maisculo) para qualquer caractere, menos os separadores (: . , ; /).
Ainda sobre a configurao de mscara de chapa, o usurio pode fazer uso do dgito verificador. Para chapas numricas, o sistema
permite o cadastro automtico de chapas sequenciais por coligada.

1.7

Ficha de Registro

Em todas as atividades, conforme determinado pelo Ministrio do Trabalho, obrigatrio para os empregadores o registro dos
respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrnico.
O nmero de ficha de registro pode ser gerado automaticamente, ou ser informado pelo usurio do sistema. Para gerar a ficha de
registro automtica, acesse RH / Folha de Pagamento / guia Configuraes / Parametrizador, e selecione o processo Folha Mensal.
Verifique as outras opes para ficha de registro de tipos especficos de funcionrios.

1.8

Dados Funcionais

Os dados referentes ao registro funcional da pessoa devem ser registrados nas guias pr-dispostas no cadastro de funcionrios do
TOTVS Folha de Pagamento, tais como:

Informaes pessoais.
Informaes contratuais.
Alocaes.
Informaes para o clculo.
Banco Pagamento-Financeiro.
Rotinas Mensais Anuais.
Sindicato .

Alguns campos do cadastro de funcionrios so pr-definidos pelo sistema como preenchimento obrigatrio para devida
identificao desses na base de dados, mas o usurio tambm pode definir campos obrigatrios de preenchimento conforme
necessidade da empresa, bastando para isso, clicar com o boto direito do mouse sobre o campo que deseja tornar obrigatrio e
selecionar o parmetro correspondente.

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Para funcionrios do tipo horista, o sistema permite informar o salrio hora ao invs do salrio mensal, para isso, deve ser
marcado o parmetro correspondente no Parametrizador do sistema.
Para funcionrios cujo salrio composto por mais de uma atividade na empresa, comum a professores que recebem por matria
lecionada, basta marcar o parmetro correspondente na guia Informaes Contratuais Salrio/Jornada. Os eventos que compem o
salrio devero ser informados atravs do anexo Folha de Pagamento / Salrio Composto.
Tambm so campos referentes ao registro funcional que auxiliam nos clculos e relatrios gerados pelo sistema: Data Base, Data
de transferncia, Membro da CIPA e Membro Sindical.
Os histricos disponibilizados no cadastro do funcionrio devem estar devidamente preenchidos para correta emisso de
relatrios retroativos.
Alm dos campos existentes no cadastro do funcionrio, o sistema permite o cadastro de campos complementares. Acesse RH /
Folha de Pagamento / guia Administrao de Pessoal / Campos Complementares / Funcionrios.

1.9

Dados Funcionais

Conhea alguns dados referentes ao registro funcional da pessoa que devem ser registrados nas guias pr-dispostas no cadastro
de funcionrios do TOTVS Folha de Pagamento.
Informaes Pessoais : Algumas podem ser consistidas ao se admitir uma pessoa, por exemplo, PIS e carteira de trabalho (CTPS),
para isso, basta marcar o parmetro correspondente no Parametrizador do sistema.
Informaes Contratuais: Contm dados do registro do funcionrio como data e tipo de admisso, determinao de contrato por
prazo, funo, salrio, forma de recebimento, dentre outros.
A data de admisso pode ser considerada como padro o primeiro dia da competncia corrente, para isso, basta marcar o
parmetro correspondente no Parametrizador do sistema.
Alocaes: Vinculao do funcionrio seo de trabalho.
Informaes para clculo: Informao da situao corrente ao funcionrio na empresa, mas tambm valores vinculados a ele,
como percentual de adiantamento, clculo de INSS, vale transporte, dentre outros.
Banco Pagamento Financeiro: Contm dados referentes ao pagamento da folha por meio eletrnico, alm de dados para
lanamento financeiro da folha.
Rotinas Mensais Anuais: Contm dados respectivos ao recolhimento do FGTS e declarao da SEFIP e RAIS, alm de dados para
contabilizao da folha.
Sindicato: Vinculao ao cadastro de sindicatos, para configurao de acordo/convenes coletivas, por exemplo, vale-transporte
ou mdias.

1.10 Integrao SSO

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O exame mdico admissional dever ser realizado antes da contratao do colaborador, visando avaliar suas aptides fsicas e
mentais para a funo desejada e se o exerccio da funo pretendida no trar agravos a sua sade. Alm disso, o exame mdico
peridico dever ser realizado em tempos pr-determinados para todos os colaboradores da empresa.
Atravs da integrao ao TOTVS Segurana e Sade Ocupacional, possvel saber quais os exames vinculados aos colaboradores e
para visualiz-los o usurio da folha ou da sade do trabalho deve executar o processo Gerar exames pendentes disponvel no cadastro
de funcionrios.

1.11 Clculo
Por meio da guia Informaes para o clculo, o sistema dispe de parmetros no cadastro do funcionrio que permitem um
controle para arredondamento de salrio, percentual de adiantamento e valor de ajuda de custo para clculo da folha e afins.
Arredondamento
Quando a empresa trabalha com arredondamento do lquido do envelope de pagamento (para que no fique com centavos)
informe um valor de referncia para arredondamento no campo correspondente do cadastro de funcionrios.
Exemplo:
Valor do campo Arredondamento = R$ 1,00.
O lquido de R$ 453,28 passar a ser R$ 454,00, pois o sistema pagar um evento de arredondamento, provento no valor de R$
0,72, para complementar o valor de arredondamento que de R$ 1,00.
O valor pago como arredondamento (R$ 0,72 no exemplo anterior) ser descontado no prximo perodo calculado.
Controle de Saldo de Verbas
O clculo semelhante ao arredondamento. Para tal controle, marque o parmetro Utiliza controle de saldo de verbas. Ser
habilitado no anexo Movimento / Ficha financeira, a guia Verbas c/insuficincia de saldo.
Exemplo:
Se o funcionrio est com dbito de R$ 700,00 de farmcia conveniada empresa e possui total de proventos R$ 500,00, o
sistema armazenar o saldo relativo diferena entre proventos e descontos (R$ 200,00) na guia mencionada para posterior desconto.
Valores associados
O sistema permite a incluso de valores associados a serem pagos na folha de pagamento mensal dos funcionrios. Esses valores
podem ter diversos tipos definidos na tabela dinmica INT48.

1.12 Anotaes Pessoais

O sistema permite o armazenamento de anotaes pessoais realizadas para os funcionrios atravs do anexo Folha de
Pagamento / Anotao Pessoal.
Podemos incluir diversos tipos para anotaes pessoais, esses tipos podem ser includos na tabela dinmica INT40.
As anotaes pessoais dos funcionrios podem ser gerenciadas pelo gestor atravs do RM Portal: Recursos Humanos / Equipe /
Subordinados, anexo Anotao Pessoal.
Para empresas que trabalham integradas ao TOTVS Gesto de Pessoas a anotao pode ser cadastrada por este sistema.

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1.13 Processos Relacionados

Os seguintes processos esto relacionados admisso de funcionrios:

Excluso de funcionrios excluso de funcionrio cuja situao for A-Ativo e data de admisso dentro da competncia
corrente ou funcionrio cuja situao for Z-Admisso prximo ms e data de admisso maior ou igual competncia
corrente. Deve ser realizado no caso de ter ocorrido um equvoco ao registrar o funcionrio;

Chapa e coligada centralizadora de IRRF/INSS tratamento do clculo de IRRF para as pessoas que tiverem mais de um
vnculo na mesma coligada e para o clculo de INSS para as pessoas que tiverem mais de um vnculo considerando todas as
coligadas. Sempre que se tratar de funcionrio com mltiplos vnculos, possvel informar a chapa centralizadora para
desconto do IRRF/INSS, e a coligada centralizadora para desconto do INSS, onde somente os funcionrios centralizadores
sofreram os devidos descontos;

Troca de chapa processo deve ser realizado para alterar a chapa do funcionrio conforme mscara definida nos parmetros
do sistema e ficar indisponvel quando for parametrizado o uso de chapas sequenciais.

1.14 Dependentes
Na seo dos dependentes do empregado so cadastrados os dados documentais e incidncias para a gesto dos clculos de
salrio famlia, IRRF, penso alimentcia, dentre outros. Acesse RH / Folha de Pagamento / guia Administrao de Pessoal / Funcionrios,
anexo Folha de Pagamento / Dependentes.
Para desconto do imposto de renda, a incidncia em IRRF dever ser marcada quando a idade do dependente for superior a 21
anos, considerando o parmetro Universitrio/Cursando Escola Tcnica 2 Grau, conforme determina a relao de dependncia do
IRRF.

1.15 Alterao de Dados

Aps a admisso (incluso) de funcionrios, talvez seja necessria a alterao de dados cadastrais j informados. Para isto, o
sistema dispe do mdulo de Alterao de dados globais. A Alterao de dados simplifica a folha de pagamento, principalmente, se
preciso alterar dados de muitos funcionrios antes de processar a folha de pagamento.
O sistema tem duas maneiras para realizar alteraes de dados cadastrais e/ou funcionais:

De forma direta no TOTVS Folha de Pagamento por meio do cadastro do funcionrio ou por alterao global.
Integrada requisio de alterao de dados funcionais, transferncia ou transferncia com alterao de dados
funcionais do TOTVS Gesto de Pessoas, as quais podem alterar: salrio, funo e/ou seo.

Para os campos complementares tambm possvel fazer alterao global.

Para alterar os dados individualmente, acesse o cadastro de funcionrios; para alteraes globais, acesse RH / Folha de
Pagamento / guia Administrao de Pessoal / Alteraes Cadastrais.

1.16 Alterao de Dados por Requisio

A Alterao de dados funcionais atravs do uso de requisies se d em 3 etapas:
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Etapa 1: Definio da obrigatoriedade do uso de requisio para alterao de dados

No TOTVS Gesto de Pessoas acesse o menu Opes/Parmetros/RM Vitae, pasta Requisies, marcando os parmetros
Requisio Obrigatria para Cargo e/ou Salrio, Requisio Obrigatria para Transferir Funcionrio e Requisio Obrigatria para
Transferir e Alterar Dados Funcionais. Nesta etapa definimos que para alterar o cargo, salrio ou seo do funcionrio, preciso existir,
de acordo com a alterao a ser feita, uma requisio aprovada no TOTVS Gesto de Pessoas.
Etapa 2: Incluso da requisio
O requisitante da alterao (o gestor) atravs do RM Portal inclui uma requisio de alterao de dados funcionais, ou
transferncia, ou transferncia com alterao de dados funcionais. Nesta etapa a requisio inserida em um fluxo de aprovaes prdeterminado para o tipo da requisio que est sendo aberta.
Etapa 3: Efetivao da Alterao do Dados
Aps a requisio entrar no status Aprovada, possvel efetivar os dados a serem alterados. Acesse RH / Folha de Pagamento /
guia Administrao de Pessoal / Requisies. Nesta etapa, conclumos a requisio e realizamos a alterao dos dados que a requisio
faz referncia.
Ateno! Quando a transferncia for realizada para CNPJs distintos, conforme regra do TOTVS Folha de Pagamento, preciso
cadastrar uma resciso por transferncia.

1.17 Alterao de Dados RM Portal

O usurio do RM Portal pode realizar alteraes de alguns dados cadastrais, que ficam sujeitos aprovao da administrao de
pessoal. Acesse RH / Folha de Pagamento / guia Administrao de Pessoal / Aprovao de Alteraes Cadastrais.
As alteraes cadastrais disponveis so: Endereo, Banco de Pagamento, Carteira de Motorista, Apelido, Passaporte, alm de
sugerir programao de frias.
Aps a aprovao de todos os dados cadastrais solicitados pelo funcionrio atravs do RM Portal, o sistema ir atualizar as informaes
em seus cadastros.
No cadastro do grupo de acesso ao RM Portal, possvel configurar quais os dados alterados pelo funcionrio atravs do RM
Portal no precisam de aprovao da administrao de pessoal, ou seja, vo direto para o cadastro do funcionrio. Acesse RH / Folha de
Pagamento / guia Configuraes / Parametrizador, selecione o processo RM Portal.

1.18 RM Portal
O funcionrio usurio do RM Portal pode visualizar seus dados pessoais e funcionais atravs do Portal RH, alm de solicitar
alterao de dados como endereo e documentos pessoais. Acesse RM Portal / Recursos Humanos / Meus Dados / Dados Cadastrais.
Para acessar o portal, o funcionrio precisa ter um usurio vinculado ao seu cadastro, que tenha permisso de acesso aos
recursos do RM Portal que a empresa julgar necessrio, por meio da vinculao do perfil de segurana ao usurio em questo. A
permisso feita pelos menus Servios Globais / guia Segurana / Perfis, selecione o sistema RH / Folha de Pagamento e Servios Globais
/ guia Segurana / Usurios, selecione o sistema RH / Folha de Pagamento.
Outros recursos da Folha de Pagamento esto disponveis atravs da configurao de grupo. Acesse: RH / Folha de Pagamento /
Guia Configuraes / Parametrizador, processo RM Portal.

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1.19 Simulao - Incluso do Funcinrio

Veja uma simulao de como incluir um funcionrio de forma direta, ou seja, manualmente, por meio do TOTVS Folha de
Pagamento.

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1.20 Concluso
Neste treinamento, voc adquiriu conhecimentos importantes que lhe deram condies de gerenciar admisses de funcionrios
atravs da soluo TOTVS Folha de Pagamento.
Com isso, voc terminou o treinamento Admisso. Os objetivos propostos devem ter sido atingidos e voc dever saber:

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