PROGRAMA MBA EN GERENCIA DE OPERACIONES Y FINANZAS

CENTRUM PUCP 2010

Estadstica aplicada a los negocios
1. Introduccin
2. Un minuto...
3. Para qu la estadstica?
4. Por qu se aplica tan poco?
5. Qu hacer?
6. Conclusiones
1. Introduccin
No se puede gestionar lo que no se mide. Las mediciones son la clave. Si usted no
puede medirlo, no puede controlarlo. Si no puede controlarlo, no puede
gestionarlo. Si no puede gestionarlo, no puede mejorarlo.
La falta sistemtica o ausencia estructural de estadsticas en las organizaciones impide
una administracin cientfica de las mismas. Dirigir slo en base a datos financieros
del pasado, realizar predicciones basadas ms en la intuicin o en simples
extrapolaciones, y tomar decisiones desconociendo las probabilidades de xito u
ocurrencia, son slo algunos de los problemas o inconvenientes ms comunes hallados
en las empresas.
Carecer de datos estadsticos en cuanto a lo que acontece tanto interna como
externamente, impide decidir sobre bases racionales, y adoptar las medidas
preventivas y correctivas con el suficiente tiempo para evitar daos, en muchos casos
irreparables, para la organizacin.
Peter Drucker hace dos afirmaciones bsicas. Primero, afirma que pocos factores son
tan importantes para la actuacin de la organizacin como la medicin.
Segundo, lamenta el hecho de que la medicin sea el rea ms dbil de la gestin
en muchas empresas. Prcticamente todos los autores de libros de gestin han
lamentado que la medicin sea crtica para el xito y que la mayora de los directores
no tengan habilidades cuantitativas adecuadas.
En otras pocas disponer de los datos y luego analizarlos resultaba una labor costosa y
agotadora, pues ella se basaba en la labor manual de los empleados. Pero hoy se
cuenta con computadoras cada da ms veloces y econmicas, al tiempo que se

dispone de programas ms potentes y flexibles, por lo cual las empresas que utilicen
dicho potencial obtendrn una fuerte diferencia competitiva en relacin a sus
adversarios, pero ms an podrn mejorar continuamente la performance en los
diversos ratios y mediciones que hacen a los procesos y actividades de la empresa.
Las empresas que no hagan uso de estas nuevas potencialidades y afronten
debidamente estas nuevas exigencias, no slo perdern capacidad competitiva, sino
que quedarn desacopladas ante los continuos cambios del entorno, poniendo en serio
riesgo su propia continuidad.
En otras pocas con lentos procesos de cambios, los cuales resultaban casi
imperceptibles en el tiempo, se poda administrar una empresa con pocos datos
estadsticos. Hoy en un mundo de profundos y veloces cambios en todos los rdenes
ya no es posible actuar con displicencia. Hoy un empresario necesita predecir a tiempo
los niveles de demanda de sus productos, necesita reconocer a tiempo los cambios de
tendencia, debe no slo saber en que se gast, sino como se gast en el tiempo y en
que conceptos.
Para negociar, para tomar decisiones, para corregir problemas de calidad, para
aumentar la productividad, para fijar precios, para mejorar el mantenimiento y
disponibilidad de las mquinas e instalaciones, para mejorar la concesin y cobranza
de los crditos se requiere s o s contar con datos estadsticos.
Toda decisin, todo anlisis, todo presupuesto, est prcticamente en el aire si no se
cuenta con datos estadsticos suficientes y fiables.
No slo a nivel empresa, sino tambin a nivel pas, los que ms han avanzado han sido
aquellos que hicieron de las estadsticas una herramienta fundamental. W. Edwards
Deming, un pionero en mtodos estadsticos para el control de calidad, seal que en
Japn se pone mucho nfasis en las estadsticas para directores de empresa.
En parte fue la aplicacin de las tcnicas estadsticas enseadas por Deming lo que
hizo que Japn pasara de ser un fabricante de imitaciones baratas a lder internacional
en productos de primera calidad.
Sin estadsticas una empresa carece de capacidad para reconocer que actividades o
productos le generan utilidades, y cules slo prdidas. No contar con datos e
interpretarlos correctamente es para los administradores como caminar en la
oscuridad. Contar con los datos les ilumina, les permite ver lo que est aconteciendo y
en consecuencia tomar las medidas ms apropiadas.

2. Un minuto...
Podra responderme usted:

Qu clientes les generan los mayores beneficios?

Qu zonas o regiones son las que generan mayores ventas en unidades

monetarias y volmenes? (en total y por producto)

Cules son las reparaciones que ms se han producido en el ltimo

trimestre?

En que da de trabajo de cada mes logra llegar al punto de equilibrio?

Qu tipo de reparaciones han generado mayores regresos?

Puede decirme cules son las capacidades de los diferentes procesos en

materia de costos, productividad y calidad?

Cul es su nivel en sigma de cada una de las actividades?

Cul es el nivel de rotacin o permanencia de clientes?

Sabe en qu etapa del ciclo de vida se encuentra cada uno de sus productos
o servicios?

Cul es el nivel de satisfaccin de sus clientes?

Si dirige un sanatorio cules son las enfermedades que ms clientes

reportan? Cules son los problemas que ms consultas originan?

Si posee un restaurante cules son los platos ms pedidos durante el ao y

por temporada? Cules son los vinos ms pedidos y cules los ms vendidos?

Si dirige una librera cules son los temas ms vendidos? cul es la

rentabilidad que le aporta cada tema? cmo contribuye cada tema a lograr el
punto de equilibrio?

Si dirige un hotel cul es el tiempo promedio de estada? la cantidad de

clientes por zona o regin? La cantidad de tiempo por regin y su relacin con
la cantidad de tiempo de estada? la facturacin por profesin, zona, motivo
de su visita (turismo, negocios, salud, profesionales, capacitacin, otros)?

Ests son slo unas pocas preguntas de las cuales estoy seguro usted no podr
responder, o para hacerlo deber destinar de una gran cantidad de tiempo en
personal, a parte de generar una informacin poco confiable, costosa y fuera de
tiempo. Si no cuenta con estos datos, cmo hace usted? para:

adoptar a tiempo las medidas correctivas;

confeccionar un presupuesto viable y efectivo;
administrar eficazmente su flujo de fondos;
evitar los excesos de stock y la obsolescencia de inventarios;
gestionar la mejora de los diversos procesos;
saber cuando est mejorando la productividad;

 negociar un incremento de precios;

detectar la causa de un problema y solucionarlo.

En pocas palabras: usted realmente sabe que est ocurriendo en su organizacin?

Para poder saber qu pasa en su organizacin es necesario contar con datos en tiempo
y forma, sabindolos interpretar correctamente. Es aqu donde la estadstica y los
sistemas de informacin convergen para posibilitar al directivo gestionar con mucha
mayor eficiencia y eficacia su organizacin.
3. Para qu la estadstica?
Si bien qued ello claramente expuesto, una enumeracin nunca est de ms. As pues
las estadsticas son fundamentales a los efectos de gestionar y mejorar temas o
actividades tales como:
1. El control de calidad.
2. El nivel de averas y sus frecuencias.
3. Los tiempos para cambios o preparacin de herramientas.
4. Los niveles de productividad de distintos procesos, actividades y productos.
5. Los costos correspondientes a distintos tipos de conceptos y actividades.
6. La gestin de crditos y cobranzas.
7. El seguimiento del flujo de fondos.
8. Los niveles de satisfaccin de los clientes y usuarios.
9. Los tipos de accidentes y sus frecuencias.
10. El anlisis paretiano de defectos, costes, rentabilidades, ventas.
11. Ventas por clientes, vendedores, zonas y productos.
12. Predicciones de ventas por zonas, productos, servicios o sucursales.
13. Capacidad de los procesos en cuanto a generacin de niveles de costes, calidad y
productividad.
14. Tiempos totales de ciclos productivos.
15. Tiempos de respuestas.
16. Gestin de inventarios.
17. Cumplimiento de aprovisionamiento por parte de los proveedores.
18. Prediccin de ventas por canales de comercializacin.
19. Proyectos de inversin.
20. Probabilidades para la construccin del "rbol para la Toma de Decisiones".
21. Evolucin de los distintos ratios econmicos financieros y patrimoniales a lo
largo del tiempo.
22. Estudios e investigacin de mercado.
23. Tiempos de mquinas y personas por actividad.

24. Cantidad y representacin porcentual de distintos problemas y sus efectos

econmicos en la organizacin.
25. Tasa de polivalencia del personal.
26. Productos ms demandados, a nivel global, por zona y por canal de
comercializacin.
27. Porcentajes de actividades generadoras de valor agregado para los clientes finales,
de valor agregado para la empresa y carentes de valor agregado.
28. Tiempos promedios, mximos y mnimos de reparaciones por tipo de averas.
29. Clculos de costes y en especial para el Costeo Basado en Actividades.
30. Para los clculos de productividades.
31. Coeficientes de correlacin.
32. Estadstica del personal (directivos y empleados).
4. Por qu se aplican tan poco?
En parte por una cuestin cultural de parte de los empresarios, pero en mayor medida
a la falta de preparacin de los profesionales, en materia estadstica, sobre todo de
aquellos que asesoran en cuanto a la gestin de las empresas. Lo antes descrito es
menos frecuente en los pases anglosajones, los cuales tienen una fuerte cultura e
inclinacin por las estadsticas y las probabilidades. Otro tanto se da en Japn o Corea,
pases que dan a la educacin de las
Estadsticas y matemticas una fuerte preponderancia en sus planes de estudios y
luego en la aplicacin prctica.
Sin lugar a dudas la cuestin no es disponer de datos estadsticos, si los mismos no
son debidamente interpretados, o ni siquiera son tenidos en consideracin. Por lo
tanto es menester concienciar y formar a los directivos y empleados acerca de la
fundamental y trascendental importancia de la informacin estadstica a la hora de
planificar, dirigir y controlar la marcha de la empresa.
Un motivo muy mencionado por algunos empresarios y directivos es que la gestin
estadstica implica mayor burocracia y un incremento en los gastos. La cuestin es que
esa actividad y sus costes son estratgicos, razn por la que el incremento en los
costes sern compensados en gran forma mediante una mejor gestin, lo cual
generar mayores ingresos acompaados de menores costes por unidad monetaria
ingresada, aumentando en gran forma la rentabilidad de la empresa.
5. Qu hacer?
El primer paso como antes se expresara es concienciar, para luego pasar a capacitar.
El tercer paso consiste en la implementacin. Diagnosticar para saber qu datos
necesita la organizacin es un paso fundamental, pues a partir de all se disearn el

o los softwares ms apropiados a las actividades, procesos y requerimientos

especficos de cada empresa.
Si bien la intuicin nunca dejar de perder importancia, el tener el respaldo de datos
confiables le permitir poder adoptar decisiones sobre una base ms apropiada. Es
esto lo que se da en llamar la Gestin Moderna Basada en Estadsticas (GMBE).
Es necesario fundamentar y demostrar a los directivos los importantes beneficios
generados por la incorporacin e implementacin de las estadsticas a la organizacin.
La mejor forma de hacerlo es reflejando ello como una importante "palanca" para el
incremento de los resultados.
Las estadsticas combinadas con el Control de Gestin y el Tablero de Comando est en
condiciones de producir resultados verdaderamente arrolladores. Si a ello se le suma
las posibilidades para las grandes empresas de disponer de sistemas de simulacin, las
decisiones estratgicas que se adopten tomarn nuevas formas y colores.
6. Conclusiones
Si estamos en la oscuridad, mejor disponer de una vela aunque sta sea pequea, que
atropellarnos todo en la oscuridad. Las modernas estadsticas acompaadas de las
poderosas herramientas informticas permiten a los directivos, asesores y personal,
contar con la suficiente informacin para mejorar a partir de ella los procesos de la
empresa, tomar
mejores decisiones comerciales, mejorar la seguridad y hacer un uso mucho ms
productivo y provechoso de los recursos.
Las estadsticas son fundamentales tanto para la administracin financiera, como para
la administracin de operaciones, las ventas, el marketing, las cobranzas, la logstica y
la gestin de personal entre otras reas y actividades de toda corporacin. Cada da se
exige ser ms productivos, eliminando sistemticamente los despilfarros. Hacer ello
posible exige de informacin. Pretender dirigir una empresa como hace cincuenta aos
ya no es vlido ni posible.
El empresario tiene en sus manos la decisin de mejorar la empresa

Kaplan Y Norton
2009NY.EEUU

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