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Bir De Digitalizao
Agosto de 2013
NDICE
INTRODUO.............................................................................................................. 3
CADASTRAR DOCUMENTOS EM APENAS TRS PASSOS ...................................... 4
Login no sistema........................................................................................................... 6
Local de Armazenamento ............................................................................................. 6
Propriedades do Local de Armazenamento ......................................................... 6
Criar Local de Armazenamento ................................................................................ 7
Adicionar usurio no local de armazenamento: ................................................... 7
Tela principal ................................................................................................................ 9
Digitalizar documentos ........................................................................................... 10
Cadastrar/indexar arquivos/imagens ...................................................................... 10
Boto direto do mouse sobre o arquivo/imagem ................................................ 11
Tela de cadastro/edio de documentos ................................................................ 11
Importar arquivos/imagens ..................................................................................... 13
Cadastrar usurios ................................................................................................. 13
Buscar de documentos cadastrados ...................................................................... 14
Boto direito em um documento indexado ......................................................... 14
Assinatura Digital: .................................................................................................. 15
Visualizar dados da assinatura digital ................................................................ 15
Gerar Mdia ................................................................................................................. 16
Relatrio de Documentos ........................................................................................... 16
Dvidas frequentes ..................................................................................................... 18
INTRODUO
O Bir de Digitalizao um software que tem por objetivo bsico capturar e
gerenciar documentos digitalizados.
Com o Bir de Digitalizao possvel:
Gerar relatrios.
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www.digitaldoc.com.br +55 (45) 3264-2037 / E-mail: contato@digitaldoc.com.br
Digitaldoc Software Ltda. - 09.168.506/0001-89 | Rua Santa Catarina, 3389 Bairro Itaipu, Medianeira/PR - 85.884-000
Passo 2
Passo 3
Cadastrar
usurio
Digitalizar
Cadastrar
documento
Selecione o scanner;
USURIOS INICIANTES
Para usurios iniciantes, este um guia completo de utilizao do sistema,
incluindo dvidas frequentes.
Se sua dvida no for esclarecida com ajuda deste guia acesse
www.digitaldoc.com.br/forum e tire suas dvidas, gratuito.
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Login no sistema
Informe um usurio e senha e clique em Entrar.
Local de Armazenamento
O sistema trabalha com o conceito de locais armazenamento.
Cada local armazenamento ter seus prprios documentos, permitindo que cada
departamento tenha um local especfico, com permisses de acesso
configuradas pelo administrador do sistema.
Podero ser criados quantos locais de armazenamentos forem necessrios.
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Para verificar as propriedades, clique com o boto direito do mouse sobre o local
de armazenamento, em seguida propriedades, ser apresentado a data de
criao, dono (criador da rea) e os usurios que tem permisso de acesso.
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Tela principal
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Digitalizar documentos
A imagens digitalizadas so armazenadas no
lado esquerdo da tela principal, necessrio
criar pastas para organizar as imagens
digitalizadas.
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Selecione o scanner;
2-
3-
Cadastrar/indexar arquivos/imagens
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Importar arquivos/imagens
Cadastrar usurios
Para cada estao cliente necessrio criar um usurio, o sistema permite
cadastro de quantos usurios forem necessrios.
Clique no menu cadastros em seguida usurios.
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Indexador: No pode criar novos servios nem pastas, mas pode criar
um novo cadastro de tipo de documento. Pode acessar alguma pasta e
indexar os arquivos digitalizados.
Visualizador: S pode visualizar os documentos j cadastrados e fazer
pesquisas dos documentos.
Usurios com perfis Digitalizador, Indexador e Visualizador, necessrio
adicionar permisses as reas de acesso.
Ordenar busca por: A pesquisa pode ser ordenada por Referncia, Tipo
de documento, descrio ou data de criao (data em que o documento
foi cadastrado no sistema, independente da data do documento);
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Assinatura Digital:
O sistema possibilita utilizar um certificado digital para certificar a autoria de um
documento digital, a funo est disponvel com o boto direito do mouse sobre
qualquer arquivo temporrio ou anexo de documento.
A funo Assinador, localizado na barra de ferramentas, possibilita utilizar um
certificado digital em um arquivo diretamente do seu computador.
necessrio ter um certificado digital padro ICP Brasil plugado na mquina.
Ao utilizar esta funo ser adicionado a extenso
.p7s, indicando que o documento est assinado.
Obs: Lei 12.682/2012 trata sobre documento
digitalizado.
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Gerar Mdia
As mdias pesquisveis sero geradas por local de armazenamento.
Para gerar uma mdia clique no boto Gerar Mdia ou pressione Ctrl + G.
Escolha entre as opes, salvar em uma mdia (CD ou DVD) e Salvar em disco,
que permite salvar a mdia gerada em um HD, ou em um pendrive ( necessrio
indicar o local de onde a mdia ser gravada), clique em Gravar. Aguarde at
finalizar o processo de gravao e clique em Finalizar.
Relatrio de Documentos
Para Gerar um relatrio de documentos indexados, s clicar no menu
Relatrios/Documentos, localizado na barra de menus.
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Opes de filtro:
Pesquisar por: Define em
qual campo de indexao o
argumento de busca ser
filtrado;
Argumento: Informar o
critrio de pesquisa para gerar
o relatrio
Possibilita
tambm
pesquisar por intervalo da
data, conforme informado no
campo Data do Documento.
Ordem
da
busca:
Possibilita ordenar por Nome,
Data de Criao e Tipo de
documento;
Armazenamentos: Lista os locais de armazenamento que o usurio tem
acesso, o relatrio pode ser mesclado com mais de um local de
armazenamento;
Tipos de documentos: Tambm possvel filtrar os tipos de documentos
que sero exibidos no relatrio.
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Dvidas frequentes
Como navegar entre um anexo e outro?
Para navegar entre os anexos utilize
o navegador de anexos localizado no
canto superior direito da tela, prximo
a lista de documentos recentes:
possvel saber quantos usurios esto conectados no servidor?
Na estao servidor, na barra de menus, localize o menu Servidor em seguida
clique em Usurios. Com isso possvel identificar quantos e quais usurios
esto conectados e ainda, desconectar algum usurio, se for necessrio.
Como gerar um relatrio em PDF?
O sistema gera o relatrio no formato padro QRP, com possibilidades de salvar
em QRP, CSV, TXT ou HTML, para salvar em pdf, utilize uma impressora virtual.
possvel digitalizar em um lugar, e depois importar para o bir, a partir de
uma pasta?
Sim. Utilizando a funo importar arquivos.
Quando acesso o no est aparecendo todas os locais de armazenamento
ao logar com meu usurio.
Ao criar um usurio que no tenha a permisso de administrador, necessrio
adicionar permisso de acesso ao usurio no local de armazenamento.
No aparece nenhuma assinatura digital quando clico em assinar
Verificaes:
1. Certifique-se que tem um certificado plugado no computador;
2. Atualize o driver do certificado;
3. Desconecte e conecte novamente o certificado, em outra porta USB;
4. Reinicie o computador;
Como digitalizar e cadastrar documentos multiplatinas?
O sistema digitaliza as pginas separadamente, trata cada pgina/imagem como
um arquivo separado, a soluo selecionar as imagens que fazem parte do
mesmo arquivo e utilizar a opo Juntar Anexos, utilizando o boto direito no
mouse sobre as imagens selecionadas.
possvel cadastrar outros tipos de documentos alm de PDF, TIF e JPG?
O objetivo Bir trabalhar com documentos digitalizados, por isso suporta
apenas PDF, TIF e JPG.
O sistema realiza busca por contedo (OCR)?
A busca realizada atravs dos campos que foram indexados na tela de
cadastro.
Est aparecendo uma mensagem que no foi possvel localizar o scanner,
quando clico em digitalizar.
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