Apostila de MS Project 2000

Conceitos Bsicos

Professor Pablo Rodrigo Gonalves

Sumrio
Viso Geral:........................................................................................................................................................ 4
Barra de Menus .............................................................................................................................................. 5
Barra de Ferramentas Padro.......................................................................................................................... 6
Barra de Formatao ...................................................................................................................................... 7
Barra de Modos .............................................................................................................................................. 8
Principais Vises: ............................................................................................................................................... 9
O Grfico de Gantt: ...................................................................................................................................... 10
Tabelas do Grfico de Gantt:........................................................................................................................ 11
A Planilha de Recursos:................................................................................................................................ 12
O Grfico de Recursos: ................................................................................................................................ 13
A Planilha de Uso do Recurso:..................................................................................................................... 14
A Planilha de Uso da Tarefa:........................................................................................................................ 15
O Diagrama de Rede: ................................................................................................................................... 16
Abrindo um Novo Arquivo no MS Project 2000: ............................................................................................ 17
Criando um Modelo de Arquivo no MS Project 2000:................................................................................. 18
Salvando um projeto com senha................................................................................................................... 20
Auto Salvamento .......................................................................................................................................... 20
Trabalhando com um Novo Arquivo:............................................................................................................... 24
Defina o Escopo Bsico do seu Projeto........................................................................................................ 25
Defina a Data de Incio do Projeto: .............................................................................................................. 26
Inserindo atividades peridicas ou recorrentes............................................................................................. 27
Para inserir uma atividade recorrente: .......................................................................................................... 27
Interrompendo tarefas................................................................................................................................... 27
Editando uma tarefa...................................................................................................................................... 27
Exibindo os cdigos da EDT ........................................................................................................................ 28
Criando uma estrutura para as tarefas........................................................................................................... 28
Alterando o relacionamento entre as atividades ........................................................................................... 29
Restrio........................................................................................................................................................... 30
Alterar restries e outras informaes da tarefa.......................................................................................... 30
Formatar a barra de tarefas ........................................................................................................................... 30
Porcentagem concluda da tarefa.................................................................................................................. 30
Definindo a Durao das Tarefas: ................................................................................................................ 31
Durao Estimada......................................................................................................................................... 31
Acompanhamento de um conjunto de atividades ......................................................................................... 31
Para reagendar atividades que no foram realizadas no perodo previsto. ................................................... 32
Determinando o Tipo de Tarefa: .................................................................................................................. 33
Unidades Fixas, Durao Fixa e Trabalho Fixo. .......................................................................................... 33
Como Escolher o Tipo de Atividade: ........................................................................................................... 34
Linhas de base .................................................................................................................................................. 35
Salvar uma linha de base .............................................................................................................................. 35
Verificar tarefas atrasadas com a linha de base ............................................................................................ 35
Caminho crtico ................................................................................................................................................ 36
Mostrar o caminho crtico de todas as tarefas .............................................................................................. 37
Mostrar apenas tarefas crticas ..................................................................................................................... 37
Analise PERT ................................................................................................................................................... 38
Realizar uma anlise PERT usando os nveis de importncia padro. ......................................................... 38
Exibir as duraes otimistas, esperadas e pessimistas. ................................................................................. 38
Calendrios....................................................................................................................................................... 38
Alterar um calendrio:.................................................................................................................................. 38
Atribuir um calendrio a uma tarefa............................................................................................................. 39
Atribuir um calendrio existente para um projeto ........................................................................................ 39

3
Atribuir um calendrio especfico para um recurso...................................................................................... 39
Editar o calendrio especfico de um recurso ............................................................................................... 39
Redefinir calendrios.................................................................................................................................... 39
Opes avanadas de calendrio .................................................................................................................. 40
Recursos ........................................................................................................................................................... 41
O que so recursos de trabalho? ................................................................................................................... 41
O que so recursos materiais? ...................................................................................................................... 41
Criar listas de recursos.................................................................................................................................. 42
Alterar a agenda de trabalho de um recurso ................................................................................................ 42
Atribuir recursos a uma tarefa ...................................................................................................................... 42
Corrigir a durao de uma tarefa .................................................................................................................. 43
Agendamento controlado pelo empenho. Outro exemplo ............................................................................ 43
Verificar e editar a atribuies do recurso.................................................................................................... 43
Substituio de recursos ............................................................................................................................... 44
Horas extras.................................................................................................................................................. 45
Como o Microsoft Project calcula a Durao de uma Atividade Baseada nos Recursos Envolvidos .............. 47
Agendamento Controlado pelo Empenho em Atividades com Unidades Fixas ........................................... 48
Perfis de Alocao de Recursos nas Atividades (Delimitao do Trabalho)................................................ 49
Trabalho em Hora Extra ................................................................................................................................... 50

O MS Project 2000
Viso Geral:
O MS Project uma ferramenta automatizada de apoio Gerncia de Projetos, onde
possvel planejar e acompanhar as atividades, recursos e demais variveis de um projeto.
Veja abaixo algumas caractersticas da tela deste software
1
2
3
4
6

Caractersticas da janela:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

MS Project 2000;
Barra de menus;
Barra de ferramentas;
Barra de formatao;
Barra de modos.
Barras de rolagem.

Barra de Menus
A Barra de Menus do MS Project tem as seguintes opes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

ARQUIVO: Trata das operaes com arquivos.

EDITAR: Cuida da edio.
EXIBIR: Fornece as diversas vises do projeto.
INSERIR: Trata da insero de dados, colunas etc.
FORMATAR: Cuida da formatao de textos, tabelas, fontes, etc.
FERRAMENTAS: Disponibiliza ferramentas adicionais de trabalho.
PROJETO: Trata da insero e ordenamento das informaes relativas
s tarefas e ao projeto.
8. JANELA: Trata da visualizao da tela, projetos, etc.
9. AJUDA: Permite tirar dvidas on-line.
BARRA DE MENUS

Barra de Ferramentas Padro

Destacada na figura abaixo, a Barra de Ferramentas Padro contm uma srie de
botes que servem de atalho para comandos que normalmente seriam acessados pela Barra
de menus.

Barra de Formatao
Destacada na figura abaixo, a Barra de Formatao, possui botes que so atalhos
para comandos de formatao de tarefas e de textos.

Barra de Modos
A Barra de modos exibe cones de atalho com os modos de exibio mais
freqentemente usados no MS Project 2000, nos quais voc poder clicar para mostrar o
modo desejado.
Barra de Modos

Principais Vises:
Inicialmente, verificamos que o MS Project 2000 possui trs formatos bsicos para
de exibir as informaes. So eles:

Os Grficos - Que representam graficamente as informaes. So grficos

os modos de exibio Grficos de Gantt, Diagrama de Rede, Grfico de
Recursos e Calendrio.

As Planilhas - Que representam informaes em linhas e colunas. Cada

linha contm informaes sobre uma tarefa ou recurso individual. Cada
coluna contm um campo onde voc insere informaes especficas sobre
tarefas ou recursos. (As colunas no Microsoft Project so, em geral,
chamadas de campos.).

Os Formulrios Que representam informaes em um formato

semelhante a um formulrio em papel. Eles mostram informaes sobre
apenas uma tarefa ou recurso de cada vez.

Entretanto, como o MS Project 2000 possui variadas formas de visualizar as

informaes de um projeto e nem sempre estas so sempre necessrias, em nosso curso
bsico iremos estudar as formas de visualizao que so essenciais para a elaborao e
conduo de projetos.
Desta forma, as principais vises so:

O Grfico de Gantt;
A Planilha de Recursos;
O Grfico de Recursos;
A Planilha de Uso do Recurso;
A Planilha de Uso da Tarefa;
Diagrama de Rede.

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O Grfico de Gantt:
Na elaborao e conduo de projetos o Grfico de Gantt , sem dvida, o mais
utilizado e a mais importante visualizao no MS Project 2000. Ele o padro de
visualizao quando incializamos o software.
O modo de exibio Grfico de Gantt exibe as informaes sobre as tarefas relativas
ao seu projeto tanto como texto quanto como grfico de barras. Todas as informaes que
so inseridas como texto so tambm exibidas no formato de grfico de barras.
Use-o para:

Criar e editar um projeto inserindo tarefas e duraes de tarefas.

Estabelecer relaes seqenciais para as tarefas.
Atribuir pessoal e outros recursos tarefa.
Controlar o andamento de seu projeto.
Alterar informaes exibidas.
Alterar a unidade de tempo que so exibidas.

No lado direito desse modo de exibio, voc pode usar as barras de Gantt para exibir
graficamente as duraes das tarefas e as datas de incio e de trmino em uma escala de
tempo. A posio relativa das barras de Gantt mostra a seqncia na quais as tarefas do
seu projeto esto agendadas para ocorrer.

11

Tabelas do Grfico de Gantt:

Entrada: exibe informaes bsicas sobre as tarefas. Por exemplo: durao, datas de incio e
trmino, predecessoras e recursos.
Use-o para; inserir tarefas, editar datas, criar vnculos, exibir dependncias, atribuir
recursos.
Agenda: exibe informaes de agendamento, incluindo datas de incio e trmino agendadas,
datas de incio e trmino atrasadas, margem de atraso permitidas e total.
Variao: enfatiza a variao entre datas de incio e trmino reais e as datas de incio e
trmino da linha de base.
Controle: Exibe informaes reais sobre o projeto em oposio s informaes agendadas.
Voc pode ver quando a tarefa comeou e terminou.
Custo: exibe informaes de custo sobre as tarefas do projeto (custo, custo planejado,
variao, custo real e custo restante).
Uso: exibe tarefas do projeto e mostra seu trabalho, durao, datas de incio e trmino.
Resumo: fornece informao geral sobre as informaes bsicas do projeto.
Hiperlink: exibe os vnculos de URL, levando a sites e arquivos da intranet.
Trabalho: Exibe as informaes sobre trabalho, durao e datas de incio e trmino.
Valor acumulado: utiliza categorias de gerenciamento de projetos para comparar relao
entre trabalho e custos.
Entrada PERT para AP: usada em conjunto para outros recursos de anlise PERT para
avaliar a durao provvel das tarefas.

12

A Planilha de Recursos:
O modo de exibio Planilha de Recursos exibe as informaes sobre cada recurso
do Projeto.

Use a Planilha de Recursos para:

Inserir e editar informaes sobre recursos do projeto;

Analisar o nmero de horas de trabalho atribudas a cada recurso;

Analisar os custos dos recursos;

Definir o tipo de recurso (Recursos de Trabalho ou Recursos Materiais).

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O Grfico de Recursos:
O modo de exibio Grfico de recursos exibe graficamente as informaes sobre a
alocao, o trabalho ou o custo dos recursos ao longo do tempo. Voc poder analisar as
informaes sobre um recurso de cada vez, sobre recursos selecionados ou sobre um
recurso e os recursos selecionados ao mesmo tempo. Ao exibir esses dois tipos de
informaes, voc ver dois grficos (um para o recurso individual e outro para os recursos
selecionados) de modo que possa compar-los.

Use o Grfico de Recursos para:

Ver quais recursos esto superalocados e a porcentagem de superalocao.

Verificar quantas horas cada recurso est agendado para trabalhar.
Ver a porcentagem de capacidade em que cada recurso trabalha.
Determinar quanto tempo um recurso tem disponvel para trabalho adicional.
Analisar os custos dos recursos

14

A Planilha de Uso do Recurso:

A Planilha de Uso do Recurso exibe os recursos do projeto com as tarefas atribudas
agrupadas abaixo deles. Ela relaciona cada recurso ao trabalho que eles tero que
desempenhar no projeto.

Use a Planilha de Uso do Recurso para:

Inserir e editar informaes sobre as atribuies de tarefas de um recurso;

Ver quais recursos esto superalocados e a porcentagem de superalocao.
Distribuir as atribuies entre os recursos de maneira mais uniforme.
Determinar quanto tempo cada recurso tem disponvel para atribuies de
trabalho adicionais.
Verificar quantas horas cada recurso est agendado para trabalhar em tarefas
especficas.
Analisar os custos do recurso em uma tarefa especfica.
Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa definindo
delimitaes do trabalho.

15

A Planilha de Uso da Tarefa:

O modo de exibio Uso da tarefa exibe as tarefas do projeto com os recursos
atribudos agrupados abaixo delas.

Use a Planilha de Uso da Tarefa Para:

Atribuir pessoas e outros recursos s tarefas.

Inserir e editar informaes sobre tarefas e recursos, como, por exemplo,
trabalho, datas de incio e de trmino, custo, alocao de trabalho e
disponibilidade de trabalho.
Distribuir as atribuies de tarefas de maneira mais uniforme entre os recursos.
Verificar quantas horas cada recurso est agendado para trabalhar em tarefas
especficas.
Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa definindo
delimitaes do trabalho.
Dividir uma tarefa para que a sua segunda parte seja iniciada em uma data
posterior.

16

O Diagrama de Rede:
O Diagrama de Rede um modo de visualizao que mostra as dependncias entre
as tarefas do projeto como um grfico de fluxo de rede. As tarefas so representadas por
caixas ou ns e as dependncias de tarefa so representadas por linhas que conectam as
caixas.

Use o Diagrama de Rede Para:

Criar e ajustar a sua agenda;

Vincular tarefas para especificar a seqncia das tarefas e determinar as datas

de incio e trmino;

Mostrar graficamente tarefas concludas, em andamento ou ainda no iniciadas;

Atribuir pessoas e outros recursos (como um equipamento) a tarefas especficas.

17

Abrindo um Novo Arquivo no MS Project 2000:

Ao abrir o MS Project 2000 pela primeira vez, ele apresentar uma janela com o
software e outra com a sua ajuda.

Utilize-se da ajuda do prprio software sempre que precisar. Ela de grande auxlio
em muitos questionamentos comuns durante o aprendizado.
Feche ou minimize a ajuda. Em seqncia, vamos criar um modelo de trabalho.

18

Criando um Modelo de Arquivo no MS Project 2000:

O MS Project 2000 possui, por padro, uma formatao prpria que nem sempre
representa aquilo que queremos utilizar em nossos projetos. Alm disso, a criao de um
modelo facilitar nossos trabalhos futuros.
Como o MS Project aberto, siga os seguintes procedimentos:
Clique, na Barra de Ferramentas, no cone Novo;
Na janela Informaes sobre o projeto, clique em OK;
Dever abrir a seguinte janela:

Como estaremos trabalhando com um modelo, no se faz necessrio estabelecer a

data de incio de projetos agora. Ento, basta apenas manter todas as informaes e clicar
em OK. Oportunamente estaremos aprendendo mais sobre esta janela de Informaes sobre
o projeto.

19

Na Barra de Ferramentas, clique no cone Salvar;

Dever aparecer a seguinte janela:

Siga os procedimentos abaixo:

No campo Nome do arquivo, digite o nome para seu modelo.

No campo Salvar como tipo, selecione Modelo.
Clique em salvar.

Nesta etapa, criamos um modelo de trabalho no MS Project 2000, a etapa seguinte

ser a de format-lo segundo as nossas necessidades.

20

Salvando um projeto com senha

No quadro Salvar, clique no boto Ferramentas e escolha Opes Gerais. Coloque uma
senha de proteo ou de gravao.

Auto Salvamento
O Project 2000 tambm permite que se possa salvar automaticamente um arquivo de
projeto em intervalos pr-definidos.

Clique no menu Ferramentas Opes

Acesse a guia Salvar
Indique o tempo que deseja salvar automaticamente.
Indique se deseja salvar apenas o projeto ativo ou todos os projetos abertos.
Confirme em OK.

21
Formatando o Modelo de Trabalho:

Com a janela do nosso modelo aberta, siga os seguintes procedimentos:

Defina o tipo de Cronograma Padro, na Barra de Ferramentas, em
Ferramentas/Opes/Calendrio.

Na pasta Calendrio, na janela Opes, defina a estrutura padro de trabalho da sua

organizao. Por exemplo, por padro, o MS Project 2000 define a Hora de incio padro
como sendo 09:00, se na sua organizao o horrio de incio de trabalho for 08:00, digite
este horrio na janela respectiva. Faa as alteraes necessrias aqui para definir o padro
de calendrio da sua organizao. Quando estiver terminado clique no cone Definir como
padro e em OK.

22

Defina a carga horria padro, os dias teis e os feriados ao longo da durao do

projeto em Ferramentas/Alterar Perodo de Trabalho.

Nesta janela devemos alterar o padro do MS Project 2000 para o perodo de

trabalho desejado. Por padro, este software no possui nenhum feriado marcado e o
horrio padro de 09:00 s 13:00 e de 14:00 s 18:00.
Como exemplo, vamos alterar o horrio padro, de segunda-feira a sexta-feira,
08:00 s 12:00 e de 14:00 s 19:00. Para isso, na janela Alterar perodo de trabalho, no
espao Data(s) selecionada(s), clique nas letras dos respectivos dias que queremos
modificar, segure o boto direito clicado e arraste passando de S, T, Q, Q at S. Voc
dever ter a janela na aparncia da figura acima. No espao Definir a(s) data(s)
selecionada(s) como: Modifique o horrio para o nosso horrio sugerido como exemplo.
Este nosso procedimento ir modificar o horrio para todos os dias da semana, de
todos os meses e de todos os anos no MS Project. Caso voc possa precisar modificar um
dia especfico, semana ou ms, basta clicar nos dias ou nas semanas ou no ms sem
selecionar pelas letras da semana como feito acima.
Por exemplo: vamos adicionar um feriado no dia 07 de setembro de 2005.

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Utilizando a barra de rolagem do campo Data(s) selecionada(s), clique na seta

para baixo ou para cima at que o calendrio indique o ms de dezembro. Clique no dia 25
e em seqncia no espao Perodo de Folga, no campo Definir a(s) data(s)
selecionada(s), como na figura abaixo.

Deste modo, podemos fazer qualquer adaptao no calendrio do MS Project 2000

para que ele reflita exatamente o calendrio que queremos.
Ao final de sua formatao, clique em OK.

24

Trabalhando com um Novo Arquivo:

Aps ter criado um modelo de trabalho, salve o arquivo com o nome do seu projeto.
Na Barra de Menu, clique em Arquivo e em Salvar como. Escolha uma pasta para
guardar o arquivo do projeto e renomeie o arquivo com o nome do seu projeto.

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Defina o Escopo Bsico do seu Projeto

Cada projeto tem um conjunto nico de componentes: as tarefas envolvidas, as
pessoas que as realizam e o objetivo do projeto que esperam alcanar. Para ajud-lo a se
lembrar de detalhes importantes e comunic-los, voc pode inserir informaes sobre o
projeto e consult-las ou imprimi-las quando necessrio.
Siga os seguintes procedimentos:

No menu Arquivo, clique em Propriedades.

Na guia Resumo, insira as informaes para o seu projeto, tal como as
pessoas que gerenciaro o projeto e mantero o arquivo do projeto, o
objetivo do projeto, recursos, curto, qualquer limitao conhecida que possa
dificultar a obteno do objetivo e outras anotaes gerais sobre o projeto.

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Defina a Data de Incio do Projeto:

Aps a definio de um escopo bsico para o nosso projeto e criar um novo arquivo,
devemos designar uma data de incio ou trmino provvel do projeto. Caso voc no queira
ou no tenha certeza da data de incio ou trmino do projeto, o Microsoft Project usar
automaticamente a data atual como a data de incio e voc poder inserir a data
posteriormente.
Para definir a data de incio do projeto, siga os seguintes procedimentos:
Clique em Projeto e Informaes sobre projeto na barra de ferramentas
Padro;
No campo Agendar a partir de, selecione se voc deseja agendar a partir do
fim ou do incio do projeto. O agendamento A partir da data de incio do
projeto indisponibiliza que voc escolha a data final do projeto. Toda a
durao do projeto ser calculada a partir do incio estipulado. O
agendamento a partir da data de trmino do projeto indisponibiliza que
voc selecione a data de incio do projeto. Toda a durao do projeto ser
calculada a partir do final determinado.
No campo Data de incio, selecione a data desejada se voc escolheu o
agendamento a partir da data de incio do projeto;
No campo Data de trmino, selecione a data desejada se voc escolheu o
agendamento a partir da data de trmino do projeto;
Clique em OK.

27

Inserindo atividades peridicas ou recorrentes

Pode-se observar que algumas atividades se repetem durante todo o projeto, seja
diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente, ocorrendo sempre em intervalos
regulares.
Para inserir uma atividade recorrente:
No campo nome da tarefa, selecione a linha abaixo da qual a atividade recorrente
dever ser criada.
Acesse o menu Inserir tarefa recorrente
Digite o nome da tarefa
Na caixa Durao, digite o tempo necessrio para uma nica ocorrncia da
atividade.
Em padro de ocorrncia, escolha Diariamente, Semanalmente, Mensalmente ou
Anualmente.
Em intervalo de recorrncia, digite uma data de incio na caixa Inicio e selecione
Termina aps ou Termina em para especificar uma data de concluso ou o nmero
de repeties desejado.
Determine qual o tipo de calendrio e clique em OK.
Interrompendo tarefas
Ao ajustar o cronograma de um projeto, talvez seja necessrio que uma determinada
atividade seja interrompida por um determinado perodo, sendo retornada posteriormente.
Para interromper uma atividade:
Menu exibir Grfico de Gantt
Clique no boto Dividir Tarefa
Clique na barra de Gantt da atividade, na rea da barra referente data em que a
diviso dever ocorrer e arraste para a segunda parte da barra para a data na qual o
trabalho dever recomear.
Editando uma tarefa
Clique duas vezes sobre a tarefa para exibir o quadro Informaes sobre a tarefa.

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Exibindo os cdigos da EDT

Os cdigos da estrutura de diviso do trabalho (EDT) so cdigos alfanumricos que
identificam a posio exclusiva de cada tarefa na estrutura de tpicos do projeto.
Selecione o modo de exibio de Grfico de Gantt.
Selecione a coluna nome da tarefa.
Menu Inserir Coluna
Na caixa nome do campo, escolha EDT.
Clique em OK.

Criando uma estrutura para as tarefas

Depois de decidir a ordem das tarefas voc estar pronto para coloc-la em seqncia
vinculando tarefas selecionadas. Por exemplo, algumas tarefas podem precisar ser
terminadas antes de uma tarefa sucessora.
Para vincular duas ou mais tarefas:
No campo nome da tarefa, selecione duas ou mais tarefas que deseja vincular. Clique no
boto vincular tarefas.
O Project cria um vnculo de trmino a incio entre as tarefas por padro. Voc pode alterar
este vnculo clicando duas vezes na linha que liga as tarefas dentro do grfico.

29

Tipos de dependncia entre as tarefas

Uma dependncia entre tarefas a relao entre duas tarefas na qual uma depende do incio
ou do trmino de outra para comear ou terminar. A tarefa que depende da outra tarefa a
sucessora e a tarefa da qual ela depende a predecessora. Quando voc cria um vnculo
entre duas tarefas, o Microsoft Project calcula as datas de incio e de trmino da sucessora
com base na data de incio ou de trmino da predecessora, no tipo de dependncia e na
durao da sucessora. No Microsoft Project, voc pode vincular predecessoras e sucessoras
com quatro tipos de dependncias entre tarefas. A natureza da dependncia entre a
predecessora e a sucessora determina o tipo de dependncia entre tarefas a ser usado:
Dependnci
as entre
tarefas
Trmino-aIncio (TI)
Incio-aIncio (II)
Trmino-aTrmino
(TT)

Incio-aTrmino
(IT)

Exemplo

Descrio
A tarefa (B) no pode ser iniciada at a tarefa (A) ser concluda.
Por exemplo, se voc tiver duas tarefas "Construir cerca" e "Pintar
cerca," "Pintar cerca" no poder ser iniciada at "Construir
cerca" ser concluda. Esse o tipo mais comum de dependncia.
A tarefa (B) no pode ser iniciada at a tarefa (A) comear. Voc
possui duas tarefas "Despejar concreto em fundao" e "Nivelar
concreto"; "Nivelar concreto" no pode ser iniciada at "Despejar
concreto em fundao" comear.
A tarefa (B) no pode ser concluda at a tarefa (A) terminar. Por
exemplo, se voc possuir duas tarefas, "Adicionar rede eltrica" e
"Inspecionar rede eltrica", "Inspecionar rede eltrica" no poder
ser concluda antes de "Adicionar rede eltrica" terminar.
A tarefa (B) no pode ser concluda at a tarefa (A) comear. Esse
tipo de dependncia pode ser usado para o agendamento oportuno
at uma etapa ou a data de trmino do projeto para minimizar o
risco de uma tarefa terminar atrasada se as suas tarefas
dependentes forem adiadas. Se uma tarefa relacionada precisar
terminar antes da etapa ou da data de trmino do projeto, sem
importar exatamente quando, e voc no desejar que um trmino
atrasado afete a tarefa oportuna, voc poder criar uma
dependncia IT entre a tarefa que deseja que seja agendada como
oportuna (a predecessora) e a sua tarefa relacionada (a sucessora).
Dessa forma, se voc atualizar o andamento da tarefa sucessora,
as datas agendadas da tarefa predecessora no sero afetadas.

Alterando o relacionamento entre as atividades

No grfico de Gantt, clique duas vezes na seta de representao da dependncia no grfico
de Gantt
Escolha na caixa de dialogo Tipo, a forma de relacionamento entre as atividades.

30

Restrio
Restrio ou limitao que voc ou o Project impe data de inicio e termino da tarefa. Por
exemplo, voc pode determinar que uma tarefa inicie em uma data especfica ou termine no
mximo at uma data especfica. Quando voc adiciona uma nova tarefa a um projeto
agendado a partir do incio, o Project atribui a restrio o mais breve possvel. Quando
agendada a partir do trmino ele atribui a restrio o mais tarde possvel.
Alterar restries e outras informaes da tarefa
Clique sobre a tarefa na lista de tarefas com o boto direito do mouse. Em seguida escolha
informaes da tarefa.
Formatar a barra de tarefas
Para alterar o formato da barra, trocando cores e textos, clique duas vezes sobre a barra no
grfico de Gantt.
Porcentagem concluda da tarefa
Quando voc especfica a porcentagem concluda de uma tarefa, o Project calcula a durao
real e a durao restante. A durao real a quantidade de tempo que uma tarefa esteve em
andamento.
Clique no menu Exibir Tabela Controle.
Digite a porcentagem concluda e veja como os clculos so realizados.
Para alterar rapidamente a % de concluso das tarefas, clique no menu Exibir e escolha
Grfico de Controle. Clique ento no nome da tarefa e arraste o controle do grfico para
alterar a porcentagem.
Observao: voc pode clicar duas vezes no nome da tarefa para abrir o quadro de
informaes e alterar a porcentagem.
Definir uma tarefa como cem por cento concluda. Basta clicar no boto 100% da barra de
ferramenta de controle.

31

Definindo a Durao das Tarefas:

Durao o perodo total de trabalho ativo necessrio para a concluso de uma
tarefa. geralmente o perodo de trabalho do incio ao trmino de uma tarefa, conforme
definido pelo calendrio do projeto e de recursos. A durao decorrida o tempo que a
tarefa levar para ser concluda, com base em um dia de 24 horas e uma semana de 7 dias,
inclusive feriados e outros dias de folga. Minutos, horas, dias e semanas podem ser
inseridos em uma durao decorrida.
No se deve inserir datas nos campos Incio e Trmino de cada tarefa. O Microsoft
Project calcula as datas de incio e de fim com base na durao da tarefa e em como elas
so relacionadas.
O valor de durao seguido de uma abreviao de unidade de tempo.
Para inserir uma durao, em cada tarefa, no campo Durao, digite a quantidade
de tempo que cada tarefa levar em meses, semanas, dias, horas ou minutos, sem contar o
perodo de folga.
Voc pode usar as abreviaes a seguir:

meses = me
semanas = s
dias = d
horas = h
minutos = m

Durao Estimada
Durao estimada uma durao para a qual voc tem informaes suficientes apenas para
determinar um valor provisrio e no final.
Para que outros membros da equipe saibam imediatamente o seu status, uma durao
estimada claramente marcada por um ponto de interrogao aps a unidade de durao.
Acompanhamento de um conjunto de atividades
Se vrias atividades foram iniciadas e concludas pontualmente, pode-se definir as
informaes reais de inicio e trmino de todas essas atividades ao mesmo tempo.
Para atualizar um conjunto de atividades:

Selecione as atividades que foram iniciadas e concludas pontualmente.

Menu Ferramentas Controle Atualizar projeto

32

Digite a data de atualizao dos trabalhos.

Escolha se a atualizao ser permitida integralmente ou se percentuais
intermedirios sero permitidos.
Determine se todo o projeto ser atualizado ou apenas as tarefas selecionadas.
OK

Voc pode se desejar utilizar o boto Atualizar como agendado.

Para reagendar atividades que no foram realizadas no perodo previsto.

Selecione as atividades que esto atrasadas com relao data atual do projeto
Menu Ferramentas Controle Atualizar projeto
Selecione Reagendar Trabalho no concludo para iniciar aps e determine a nova
data de incio para as atividades atrasadas.
Determine no campo Para se todo o projeto ser reagendado ou se apenas as
atividades selecionadas.
OK.

Voc pode usar a ferramentas Reagendar Trabalho

33

Determinando o Tipo de Tarefa:

Para determinarmos o tipo de tarefas, precisamos entender o que so tarefas que
possuem controle de empenho ou no possuem controle de empenho.
O agendamento controlado pelo empenho indica que medida que voc adicionar
recursos a uma atribuio de tarefa, o trabalho ser redistribudo entre todos os recursos
para manter de um modo geral a mesma quantidade de trabalho para a tarefa.
Da mesma forma, nas tarefas controladas pelo empenho, se voc remover recursos
das mesmas, o trabalho ser redistribudo entre os recursos restantes, novamente, para
manter a mesma quantidade de trabalho de um modo geral.
Por exemplo, em uma tarefa de pintura de uma sala, se dissermos que para pintar
esta sala um determinado pintor consegue pint-la em 08 (oito) horas, intuitivamente,
sabemos que se em vez de um pintor ns tiver dois pintores, a tarefa de pintar esta sala
dever demorar menos. Ou seja, ao adicionarmos mais recurso a uma tarefa, a durao
desta modificou. Ento esta uma atividade (pintar paredes) que possui controle de
empenho.
Do mesmo modo, em uma tarefa de pilotar avio, se dissermos que em uma viagem
de Braslia a So Paulo, com um piloto, o vo demora 1 hora e 30 minutos, no importa a
quantidade de pilotos que pilotem o avio, a durao do vo ser a mesma. Ou seja, ao
adicionarmos mais recursos tarefa, a durao desta no se modificou. Logo, esta uma
atividade que no possui controle de empenho.
Unidades Fixas, Durao Fixa e Trabalho Fixo.
Devemos alm de determinar se a tarefa tem ou no controle de empenho,
verificar se desejamos que ela tenha Unidades Fixas ou Durao Fixa ou Trabalho Fixo.
A manuteno da quantidade de trabalho constante no agendamento controlado
pelo empenho poder ocasionar vrios efeitos na durao e nas unidades dependendo do
tipo de tarefa.
Por padro, no MS Project 2000 as tarefas so de Unidades Fixas e controladas
pelo empenho. Isso significa que quanto mais recursos forem atribudos a uma tarefa,
menor ser o trabalho que cada recurso precisar executar. Como se trata de uma tarefa de
unidade fixa, isso ter o efeito adicional de reduzir a durao.
Se voc tiver uma tarefa de Durao Fixa e controlada pelo empenho, quanto
mais recursos forem atribudos, menor ser o trabalho que cada recurso precisar fazer para
concluir a quantidade de trabalho reduzida da atribuio. Como se trata de uma tarefa de
durao fixa, isso ter o efeito adicional de que cada recurso poder ter um esforo menor,
isto , menos unidades de atribuio.

34

Por sua natureza, uma tarefa de Trabalho Fixo controlada pelo empenho.
Exatamente como ocorre com as tarefas de unidades fixas controladas pelo empenho, se
voc adicionar recursos, o trabalho ser distribudo entre as atribuies e a durao
diminuir.
Como Escolher o Tipo de Atividade:
Para determinar o tipo de atividade, siga os seguintes passos:

No Grfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, para cada tarefa, clique duas vezes
sobre ela;
Na janela, Informaes sobre a tarefa, na pasta Avanado, selecione se a tarefa tem
controle de empenho ou no;
Na mesma janela, determine no campo Tipo de Tarefa se a mesma possui Unidades
Fixas ou Durao Fixa ou Trabalho Fixo.

35

Linhas de base
Uma linha de base um conjunto de estimativas-chave originais sobre seu projeto. As
estimativas que ela contm so pontos de referncia permanente com base nos quais voc
poder comparar as informaes atualizadas sobre as tarefas, recursos, atribuies e custos
inseridas no plano de projeto. A linha de base permite controlar variaes.
Quais informaes sobre tarefas so salvas em uma linha de base?
Datas de incio e termino.
Tarefas divididas
Duraes.
Trabalho dividido em fases.
Trabalhos.
Custos divididos em fases.
Custos
A linha de base essencial para controlar o andamento. As estimativas originais que ela
contm so pontos de referncia permanentes, com base nos quais voc poder comparar as
informaes atualizadas sobre tarefas, recursos, atribuies e custos inseridas no plano do
projeto durante o projeto, incluindo as informaes reais registradas. Alguns exemplos dessas
informaes so as duraes reais das tarefas, os custos dos recursos divididos em fases e o
trabalho concludo em uma atribuio.
Se voc criar uma linha de base, poder controlar o andamento exibindo as variaes entre as
estimativas da linha de base e os dados agendados. Por exemplo, se voc estimar o custo de
uma tarefa em R$50,00, mas registrar um custo agendado de R$60,00, a variao de custo ser
de R$10,00. Monitorando as variaes regularmente, voc poder tomar medidas para garantir
que o projeto no se afaste de suas estimativas originais. No entanto, observe que voc s
poder exibir as variaes dos itens para os quais inseriu estimativas da linha de base. Por
exemplo, se voc no inserir os custos dos recursos antes de salvar uma linha de base, no
poder exibir as variaes de custo dos recursos.

Salvar uma linha de base

Menu Exibir Grfico de Gantt

Selecionar as tarefas
Menu ferramentas Controle Salvar linhas de base. Clique nas tarefas para selecionlas.

Verificar tarefas atrasadas com a linha de base

Menu Exibir Gantt de controle.
Menu Exibir Tabela Variao.

36

Caminho crtico
O caminho crtico a srie de tarefas (ou at mesmo uma nica tarefa) que determina a data de
trmino calculada do projeto. Ou seja, quando a ltima tarefa do caminho crtico for
concluda, o projeto estar concludo.
Se for importante que o projeto termine na data agendada, preste ateno s tarefas do
caminho crtico e aos recursos atribudos a elas. Esses elementos determinam se o projeto
terminar no prazo final.
Geralmente, essas tarefas esto inter-relacionadas atravs de dependncias entre tarefas.
Embora provavelmente existam vrias redes de tarefas desse tipo no plano do projeto, a rede
que terminar por ltimo ser o caminho crtico do projeto.
As tarefas que no podem ser adiadas sem afetar a data de trmino do projeto so chamadas de
tarefas crticas. Em um projeto tpico, vrias tarefas possuem alguma margem de atraso e,
portanto, podem ser adiadas um pouco sem afetar a data de trmino do projeto. A margem de
atraso a quantidade de tempo que uma tarefa pode ser adiada sem atrasar outras tarefas ou
afetar a data de trmino do projeto. Ao modificar tarefas para resolver superalocaes, ajustar
custos ou revisar o escopo, tenha em mente as tarefas crticas e lembre-se de que as alteraes
efetuadas nelas afetaro a data de trmino do projeto. As tarefas crticas constituem o caminho
crtico da agenda.
Uma tarefa torna-se crtica quando satisfaz qualquer uma das condies a seguir:

Sua margem de atraso 0.

Possui uma restrio de data Deve iniciar em ou Deve terminar em.
Possui uma restrio O mais tarde possvel em um projeto agendado a partir da data de
incio.
Possui uma restrio O mais breve possvel em um projeto agendado a partir da data de
trmino.
Sua data de trmino igual ou posterior a seu prazo final.
Uma tarefa deixa de ser crtica quando marcada como concluda, pois no pode mais
afetar a concluso das tarefas sucessoras ou a data de trmino do projeto.

Se desejar antecipar a data de trmino do seu projeto, voc precisar antecipar as datas das
tarefas do caminho crtico.
Para fazer isso voc poder:

Reduzir a durao ou o trabalho de uma tarefa

Revisar dependncias entre as tarefas
Agendar horas extras
Atribuir recursos adicionais

37

Mostrar o caminho crtico de todas as tarefas

Menu Exibir Mais modos de exibio. Clique em Gantt detalhado e aplicar.
Mostrar apenas tarefas crticas
Menu Exibir Grfico de Gantt
Na caixa filtro, escolha crtica.

38

Analise PERT
PERT (Programa, avaliao, tcnica e anlise) um processo segundo o qual avaliado um
resultado provvel com base em trs cenrios: melhor caso, caso esperado e pior caso. O
resultado em questo pode ser a durao de uma tarefa, data de incio ou trmino.
Quando voc insere um valor otimista, esperado e pessimista para uma tarefa e clica em
calcular PERT na barra de ferramentas Anlise PERT, o Project calcula a durao provvel
da tarefa selecionada e coloca este valor no campo durao. Ao alterar a importncia que o
Project atribui a cada uma das trs duraes estimadas, voc pode ajustar a estimativa
provvel para que ela seja mais precisa. Altere importncia clicando em nveis de importncia
PERT.
Realizar uma anlise PERT usando os nveis de importncia padro.
Na barra de Anlise PERT, clique em Planilha Entrada p/ PERT.
Insira as duraes otimistas, esperadas e pessimistas.
Clique em calcular PERT.
Exibir as duraes otimistas, esperadas e pessimistas.
Na barra de anlise PERT, clique em Gantt otimista, Gantt esperado e Gantt pessimista.

Calendrios
Calendrios determinam como os recursos atribudos a tarefas no agendadas. Os calendrios
base so conjuntos de dias e perodos de trabalho e de folga que os outros 3 tipos de calendrio
utilizam:
Os calendrios base podem ser usados para calendrios de projetos e de tarefas e fornecem a
base dos calendrios de recursos. Os calendrios de recursos e de projeto quando o trabalho
nas tarefas pode ocorrer, assegurando que os recursos sejam agendados apenas quando
estiverem disponveis para o trabalho. Os calendrios de recursos afetam os recursos. Eles se
baseiam nos calendrios base e podem ser:

Padro: de 2 a 6 feira das 8:0 17:0 horas com 1 hora de almoo.

24 horas: contnuo, sem parar.
Turno da noite: noturno de segunda noite at sbado de manha. Das 23:00 s 8:00
horas com uma hora de intervalo.

Alterar um calendrio:

39

Menu ferramentas alterar perodo de trabalho.

Atribuir um calendrio a uma tarefa

No campo nome da tarefa, selecione a tarefa.

Clique em informaes sobre as tarefas e depois em avanado.
No calendrio, escolha o calendrio que deseja usar. Marque a caixa o agendamento
ignora calendrios de recursos p/ que o calendrio de tarefas ignore calendrios de
recursos, se aplicvel.

Atribuir um calendrio existente para um projeto

Menu Projeto Informaes sobre o projeto
No campo calendrio, escolha o calendrio-base desejado.
Atribuir um calendrio especfico para um recurso
Pro definio o calendrio do projeto o calendrio de todos os recursos, na medida em que os
adiciona. Pode-se atribuir um calendrio base diferente ao recurso, ou at mesmo modificar o
calendrio do recurso individual, de modo a refletir a exata disponibilidade do recurso.
Se, por exemplo, em um projeto com o calendrio de projeto Padro, voc tem um recurso que
precisa trabalhar no turno da noite, voc precisa modificar o calendrio base para este recurso.
Para realizar esta alterao:

Selecione o modo de exibio Planilha de Recursos ou clique no menu Exibir

Planilha de recursos.
Selecione o recurso para o qual deseja atribuir o novo calendrio
D um clique duplo nesse recurso.
Clique na guia perodo de trabalho.
Clique na caixa calendrio-base e atribua o calendrio para este recurso.

Editar o calendrio especfico de um recurso

Menu Exibir planilha de recursos

Selecione o recurso desejado
D um duplo clique nesse recurso
Clique na guia perodo de trabalho
Altere o calendrio de recurso

Redefinir calendrios
Menu Ferramentas alterar perodo de trabalho. Selecione os dias e clique em usar padro.

40

Opes avanadas de calendrio

Menu Ferramentas Alterar perodo de trabalho
Clique em opes
Clique na guia calendrio.

41

Recursos
Voc deve atribuir recursos a uma tarefa quando desejar:
1. Controlar a quantidade de trabalho feito pelas pessoas e pelos equipamentos atribudos
tarefa ou monitorar materiais usados.
2. Ter mais flexibilidade no agendamento de tarefas
3. Monitorar recursos com pouco ou muito trabalho atribudo.
4. Manter controle dos custos de recursos.
O que so recursos de trabalho?
Os recursos de trabalho so as pessoas e os equipamentos que concluem as tarefas dedicando
tempo (ou trabalho) s mesmas. Os recursos de trabalho so diferentes dos recursos materiais,
que so estoques consumveis usados para concluir uma tarefa.
Quando voc configura um recurso de trabalho, faz isso no contexto de tempo. Voc define
um novo recurso de trabalho indicando quando tempo ou quantas unidades mximas o recurso
pode dedicar ao projeto como um todo: perodo integral (100%), meio perodo (50%, por
exemplo) ou vrios (por exemplo, 300% para trs carpinteiros no projeto).
Da mesma forma, quando voc atribui um recurso de trabalho a uma tarefa, especifica a
parcela do tempo do recurso disponvel para a tarefa. A isso se denomina unidades de
atribuio. O recurso pode ser atribudo em perodo integral (100%) na atribuio, meio
perodo (20%, por exemplo, com o tempo restante disponvel para outras atribuies) ou
vrios (por exemplo, 200% para dois bombeiros atribudos a uma tarefa).

O que so recursos materiais?

Os recursos materiais so suprimentos, estoques ou outros itens consumveis usados para
concluir as tarefas no projeto. Dentre os exemplos de recursos materiais est concreto, ao,
canos, madeira e vidro. Os recursos materiais so diferentes dos recursos de trabalho como
pessoas e equipamentos, que utilizam o tempo em vez de materiais para concluir as tarefas.
Ao configurar um recurso material, voc estabelece que se trata de um material em vez de um
recurso de trabalho. Tambm define o rtulo do material ou a unidade de medida do mesmo.
Os exemplos de rtulos incluem jardas cbicas, toneladas e caixas.
Ao atribuir um recurso material a uma tarefa, especifique o consumo de material para a
atribuio como, por exemplo, 10 toneladas de ao para uma atribuio especfica. Voc
tambm pode estabelecer se o uso do material se baseia no tempo (consumo de material
varivel) ou no (consumo de material fixo). Aprenda como ajustar as taxas de consumo de
material em uma atribuio.
Os recursos materiais diferem dos recursos de trabalho de vrias formas:

42

Os campos de taxa de horas extras e de grupo de trabalho encontram-se desativados.

No possvel especificar a disponibilidade da unidade.
Os recursos materiais no so redistribudos.
Os recursos materiais no utilizam calendrios de recursos.
O custo por uso funciona de forma diferente que nos recursos de trabalho.

Criar listas de recursos

No menu Exibir Planilha de recursos

Menu Exibir tabela de entrada
No campo nome do recurso, digite o nome do recurso.
Indique um grupo para o recurso.
Indique se o recurso de material ou de trabalho.

Para cada recurso de trabalho, (pessoas ou equipamentos) digite um numero de unidades de

recurso disponveis para este recurso no campo unidades mximas. Por exemplo, 300% para
indicar 3 unidades.
Se o recurso for de material, no campo rtulo, indique a unidade de medida, por exemplo: Kg.
Alterar a agenda de trabalho de um recurso
As horas de trabalho e os dias de folga, so definidos no calendrio de projeto. Quando um
recurso individual trabalha com uma agenda totalmente diferente, ou quando precisa lidar com
frias ou problemas de equipamento, voc pode modificar um calendrio de recursos
individual.

Na planilha de recursos, selecione o recurso desejado.

Menu projeto informaes sobre o recurso perodo de trabalho.
Selecione os dias que deseja alterar.
Clique em usar perodo de folga, usar padro ou perodo de trabalho no padro.
O padro de segunda a sexta das 8:00 as 12:00 e 13:00 as 17:00 horas.
Caso escolha um perodo no padro voc pode especificar horrios diferentes.

Se um novo grupo de recursos tiver as mesmas horas de trabalho, crie um novo calendrio
base para eles. Clique no menu Ferramentas alterar perodo de trabalho. Clique em novo e
digite um nome para o calendrio.
Atribuir recursos a uma tarefa
Voc pode atribuir mais de recurso a uma tarefa e especificar se o recurso trabalha em perodo
integral ou meio perodo em uma tarefa. Se o trabalho atribudo ao recurso excede a alocao
do perodo integral diria indicada no calendrio de perodos de trabalho do recurso, o Project
exibe o nome do recurso superalocado em vermelho, nos modos de exibio do recurso.

43

Menu exibir grfico de gantt

Selecione a tarefa e depois no boto atribuir recursos
Para atribuir um recurso de meio perodo, selecione uma porcentagem menor que
100% na coluna unidades.
Para atribuir mais de um recurso, digite um valor maior que 100%.
Clique em atribuir.

Corrigir a durao de uma tarefa

medida que voc atribui mais recursos a uma tarefa, o Project diminui automaticamente a
durao da tarefa. Por exemplo, uma tarefa com a durao de um dia e um recurso atribudo
tem 8 horas de trabalho. Com o agendamento controlado pelo empenho, se voc atribuir um
segundo recurso, a tarefa ainda ter 8 horas, mas ser reduzida para metade de um dia.

Menu Exibir grfico de Gantt.

Selecione a tarefa. Clique em informaes sobre a tarefa e depois em avanado.
Desmarque a caixa controlado pelo empenho e OK.
Agora quando atribuir um recurso adicional a durao da tarefa no ser alterada.

Agendamento controlado pelo empenho. Outro exemplo

Uma tarefa de 32 horas de trabalho, agendada com durao de dois dias. Para isso tm-se dois
recursos trabalhando 8 horas por dia. Se um recurso for removido da tarefa a durao
aumentar para 4 dias, enquanto o empenho necessrio para concluir a tarefa (32 horas)
permanecer inalterado.
Para desativar o agendamento controlado pelo empenho:
Menu ferramentas opes guia agenda desmarque a caixa as novas tarefas
so controladas pelo empenho.

Verificar e editar a atribuies do recurso

O modo uso do recurso mostra recursos do projeto com as tarefas atribudas agrupadas
abaixo deles. Usando o modo de exibio Uso do Recurso voc pode descobrir quantas horas
cada recurso est agendado para trabalhar em tarefas especficas e ver quais os recursos esto
superalocados. Voc tambm pode determinar quanto tempo cada recurso tem disponvel para
atribuies de trabalho adicionais.

Menu exibir uso do recurso.

Na coluna nome do recurso, examinar as atribuies do recurso.
Para reatribuir uma tarefa de uma pessoa para outra, selecione a linha inteira, posicione
o ponteiro sobre o campo de identificao (a coluna mais esquerda) e arraste a tarefa
para seu novo local.

44

Substituio de recursos
Quando for necessria a substituio de um recurso por outro, no preciso remover o recurso
a ser substitudo para depois inserir o novo.
Para substituir recursos:
Selecione a atividade que ter recursos substitudos;

Clique em atribuir recursos

Selecione o recurso atribudo que deseja substituir
Clique em substituir
Selecione um ou mais recursos para atribuir como substitutos e suas quantidades.
Clique em OK.

45

Horas extras
O volume de trabalho em um recurso atribudo a uma atividade agendada alm das horas
normais disponveis ser cobrado como horas extras do recurso. O trabalho de horas extras
no constitui trabalho adicional na atividade, no tendo perodo definido para realizao.
Por exemplo, se um recurso estiver em 24 horas de trabalho com 8 horas extras, o total de
trabalho continuar a ser 24 horas: 16 horas regulares e 8 horas extras.
A hora extra inserida somente em recursos de trabalho a fim de diminuir o tempo que o
recurso leva para concluir a atividade. Normalmente as horas extras so utilizadas para
diminuir a durao da atividade. Quando as horas extras so inseridas para um recurso em uma
atividade, o programa recalcula o perodo da atribuio substituindo as horas extras do total de
horas trabalhadas.
Para inserir horas extras:

Alterne para o modo de exibio Uso do recurso ou uso da tarefa,

Insira o campo Trabalho de horas extras em uma nova coluna na tabela do uso do
recurso ou uso da tarefa atravs do menu Inserir coluna
Na rea onde o trabalho lanado, clique com o boto direito do mouse e escolha
estilos de detalhe....
Na tela, selecione Trabalho em Horas extras e clique em Mostrar.
Clique em OK
Digite o valor do trabalho em horas extras na coluna criada. Todo o cronograma e os
custos do projeto so recalculados, considerando-se os valores de horas extras criados.

46

A quantidade de trabalho de horas extras especificadas no adicionada quantidade de

trabalho da tarefa porque o trabalho sempre representa a quantidade total de trabalho. O
trabalho de horas extras representa simplesmente a parte da quantidade total de trabalho que
deve ser considerada e classificada como trabalho de horas extras. Quando se inserir o
trabalho de horas extras, a durao da tarefa ser reduzida.

47

Como o Microsoft Project calcula a Durao de uma Atividade

Baseada nos Recursos Envolvidos
O Microsoft Project calcula a durao de projetos tendo por base, ou no, a alterao da
quantidade de recursos da atividade. Os tipos de controle de agendamento disponveis no
Project 2000 so:
unidades fixas;
trabalho fixo;
durao fixa.
Ao calcular o agendamento do projeto, o Microsoft Project calcula a seguinte expresso:
Duraao = Trabalho / Unidades
Essa relao gravada na primeira vez em que os recursos foram inseridos na atividade.
Quando se altera a quantidade de recursos, a durao e a quantidade de horas de trabalho
se ajustaro para manterem o equilbrio entre os fatores, de acordo com o que est definido
no tipo de tarefa.
Para alterar o tipo de tarefa de uma tarefa isolada:
1. d um clique duplo ou pressione a ferramenta Informaes sobre a tarefa ;
2. selecione a guia Avanado;
3. na caixa Tipo de tarefa, escolha o tipo de atividade desejado.
Se o tipo de tarefa atribudo for Unidades fixas, ao dobrar a atribuio, a quantidade de
trabalho que um recurso precisa realizar (atravs do modo de exibio Uso da Tarefa ou Uso
do Recurso), o Project 2000 dobrar a durao da atividade para comportar a nova
necessidade de trabalho, mantendo a quantidade de recursos fixa.
Se o tipo de tarefa atribudo for Durao fixa, ao dobrar a quantidade de recursos de trabalho
atribudas, o project 2000 manter a durao da atividade constante, mas dobrar a
quantidade de trabalho a ser realizada.
Se o tipo de tarefa atribudo for Trabalho fixo, ao dobrar a quantidade de recursos de
trabalho atribudas, o Project 2000 reduzir a durao da atividade pela metade para
comportar a quantidade de trabalho preestabelecida.
Ao usar essas opes de agendamento padro do Project 2000, o usurio normalmente
insere atividades, define duraes e dependncias, bem como faz a atribuio de recursos.
Fica a cargo do mecanismo de clculo do Project 2000 calcular as datas de incio e trmino
das atividades a partir da quantidade de trabalho calculada.
Por padro, a alterao das duraes das tarefas altera a quantidade de trabalho dos
recursos atribudos.
No entanto, algumas vezes a equipe do projeto necessitar exercer um controle direto sobre
a quantidade de trabalho atribuda aos recursos nas atividades e ir preferir que o Microsoft
Project determine a durao do trabalho e as datas de incio e trmino inseridas. Isso ser
til se, em vez de gerenciar tarefas, o seu foco for o gerenciamento de recursos, especialmente quando estiver envolvida a cobrana por hora. possvel fazer isso transformando
todas as tarefas em tarefas de trabalho fixo e inserindo seus prprios valores de trabalho.

48

Se desejar implementar de um modo definitivo um dos trs tipos de agendamento:

1. acesse o menu Ferramentas - Opes e, em seguida, clique na guia Agenda;
2. na caixa Tipo de tarefa padro, escolha durao, unidades ou trabalho fixo;
3. clique em Definir como Padro para que, ao sair do Project 2000, essas configuraes
sejam gravadas para todos os projetos.

Agendamento Controlado pelo Empenho em Atividades com Unidades Fixas

Quando uma atividade designada do tipo Unidades fixas, o controle pelo empenho torna-se
possvel. Controle por empenho, tambm conhecido como efeito mutiro, significa manter o
valor total para o trabalho da tarefa, independentemente de quantos e quais recursos de
trabalho estejam atribudos a ela. Quando novos recursos so atribudos, sejam eles iguais,
ou no, aos anteriores, o trabalho restante distribudo entre eles, reduzindo a durao.
Por exemplo, uma atividade A dura 10 dias e utiliza um recurso R. Com o efeito mutiro, ao
acrescentar um recurso S, a durao passa para 5 dias.
Se o controle pelo empenho est desativado, a atividade s tem sua durao alterada com a
alterao de recursos j existentes. Por exemplo, uma atividade A dura 10 dias e utiliza um
recurso R. Com o efeito mutiro desabilitado, ao acrescentar um recurso S, a dura_o
permanece em 10 dias, dobrando o trabalho total da tarefa, de modo a acomodar a
necessidade de alocao de dois recursos.
O agendamento controlado pelo empenho se aplica apenas aos recursos que esto sendo
adicionados ou removidos de uma atividade.
Regras bsicas do agendamento controlado pelo empenho:

Os clculos s sero aplicados depois que o primeiro recurso for atribudo tarefa.
Quando um segundo recurso for aplicado, ou a quantidade do recurso anteriormente
inserido for alterada, o valor total do trabalho no ser alterado, mas, sim, a
quantidade de trabalho de cada um dos recursos, podendo aumentar ou diminuir a
durao das atividades.

Os clculos so refeitos quando se atribuirem vrios recursos ao mesmo tempo em

uma atividade, desde que sejam as primeiras atribuies da atividade. No entanto,
aps essa atribuio inicial de vrios recursos, qualquer alterao na quantidade de
recursos no alterar o valor do total do trabalho, mas alterar o trabalho de cada
recurso e a durao da atividade.

Para ativar e desativar o controle pelo empenho:

1. selecione a atividade que se deseja configurar;
2. d um clique duplo ou pressione a ferramenta Informaes sobre a tarefa.
3. selecione a guia Avanado;
5. na caixa Tipo de tarefa, escolha Unidades fixas, caso ainda no o tenha feito;
6. clique em Controlada pelo empenho;

49

7. clique em OK.

Perfis de Alocao de Recursos nas Atividades (Delimitao do Trabalho)

Os Perfis de Alocao de Recursos fornecem opes sobre a forma de distribuio do
trabalho em uma atribuio. A delimitao do trabalho determina a forma de distribuio do
trabalho de uma atribuio durante a sua durao.
Os perfis de alocao de recursos permitem que os recursos sejam alocados de maneira
diferente da uniforme (se uma atividade dura 10 dias e requer 80 horas de trabalho, o Project
2000 calcular 8 horas/dia de trabalho uniformemente distripudas).

O Project 2000 possui sete perfis de alocao para os recursos nas atividades, alm do
uniforme e do personalizado. So eles:
1. Crescente - o trabalho agendado na atividade de forma gradativa at que, no
ltimo dia, esteja plenamente utilizado.
2. Decrescente - o trabalho agendado na atividade de forma decrescente at que,
no ltimo dia, no esteja mais sendo utilizado.
3. Pico duplo - o trabalho agendado com dois picos de trabalho.
4. Pico inicial - o trabalho agendado com um pico nos primeiros momentos do
trabalho, ocorrendo uma queda nos valores de trabalho logo aps esse pico. A
velocidade de queda mais lenta do que a velocidade de crescimento.
5. Pico final - o trabalho realizado em um crescente at que o valor mximo do
trabalho atingido, ocorrendo uma queda aps esse mximo. A velocidade de
queda mais rpida do que a velocidade de crescimento.
6. Sino - o trabalho realizado em um crescente, atinge um mximo e cai logo em

50

seguida, mantendo a velocidade de crescimento e queda na mesma proporo.

7. Tartaruga - o trabalho realizado em um crescente, atinge um mximo,
permanece nesse mximo de trabalho por algum perodo e cai, mantendo a queda
na mesma proporo do crescimento.
Para calcular essas delimitaes, o Project 2000 divide a durao da atribuio em 10
segmentos, e as delimitaes resultantes do trabalho so determinadas, conforme exibido
na tabela a seguir. Os nmeros representam a porcentagem do trabalho do recurso
atribudo na tarefa em um dia, assumindo uma unidade de atribuio de 100 % na tarefa.
A delimitao pode ser aumentada ou condensada de acordo com a durao da
atribuio.

Para escolher um determinado perfil de alocao de trabalho no recurso:

1. altere o modo de exibio para Uso da tarefa ou Uso do recurso;
2. d um dique duplo sobre o recurso (se utilizado o Uso da tarefa) ou sobre a atividade
(se utilizado o Uso do recurso) na qual se deseja alterar a delimitao do trabalho;
3. no campo Delimitao do trabalho, escolha o tipo de agendamento de
trabalho
desejado;

Dica - Para facilitar a escolha das Delimitaes de trabalho, insira uma nova coluna
denominada Delimitaes de trabalho no modo de exibio Uso da Tarefa ou Uso do
recurso. Para inserir uma coluna, selecione a coluna direita do local que deseja inserir,
acesse o menu Inserir - Coluna, escolha o campo Delimitao do trabalho e dique OK.

Trabalho em Hora Extra

O volume de trabalho em um recurso atribudo a uma atividade agendada alm das horas
de trabalho normais disponveis ser cobrado como horas extras do recurso. O trabalho
de horas extras no constitui trabalho adicional na atividade, no tendo perodo definido
para realizao.
Por exemplo, se um recurso estiver em 24 horas de trabalho com 8 horas extras, o total

51

de trabalho na atividade continuar a ser 24 horas: 16 horas regulares e 8 horas extras.

A hora extra inserida somente em recursos de trabalho a fim de diminuir o tempo que o
recurso leva para concluir a atividade. Normalmente, as horas extras so utilizadas para
diminuir a durao da atividade. Quando as horas extras so inseridas para um recurso
em uma atividade, o programa recalcula o perodo da atribuio subtraindo as horas
extras do total de horas trabalhadas.
Para inserir horas extras:
1. alterne o modo de exibio para Uso do recurso ou Uso da tarefa;
2. insira o campo Trabalho de horas extras em uma nova coluna na tabela do Uso do
recurso ou do Uso da tarefa, atravs do menu InserirColuna;
3. na rea onde o trabalho lanado, clique com o boto direito e escolha
estilos de detalhe...;

4. na tela Estilos de detalhe, escolha Trabalho em horas extras e clique em Mostrar,

5. clique em OK para fechar a tela Estilos de detalhe;
6. digite o valor do trabalho em horas extras na coluna criada. Todo o cronograma e os
custos do projeto so recalculados, considerando-se os valores de horas extras criados.

A quantidade de trabalho de horas extras especificada no adicionada quantidade de

trabalho da tarefa porque o trabalho sempre representa a quantidade total de trabalho. O
trabalho de horas extras representa simplesmente a parte da quantidade total de trabalho
que deve ser considerada e classificada como trabalho de horas extras. Quando se inserir
o trabalho de horas extras, a durao da tarefa ser reduzida. Por exemplo, se o campo
Trabalho indica 93 horas e o trabalho em horas extras de 10 horas, isso significa que o

52

trabalho regular de 83 horas somado com 10 horas extras, totalizando as 93 horas (total
do trabalho).
Importante - O detalhe de hora extra na regio do trabalho no permite edio. As horas
extras so distribudas uniformemente entre os dias regulares de trabalho.
Exerccio de exemplo
Monte o seguinte exerccio e teste as duraes de atividades, o agendamento controlado pelo
empenho e as horas extras:
Desmontar (Unid. Fixas - control.)
Joo
Montar (Trab. Fixo control.)
Ana
Testar (Duracao Fixa control.)
Chaves
Amadeu
Pintar (Unid. Fixas no control.)
Mauro
Jos
Limpar (Duracao fixa no control.)
Ernesto

16h
16h
16h
16h
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Bibliografia consultada:
VARGAS, Ricardo Viana. Microsoft Project 2000: transformando projetos em resultados
de negocios. Rio de Janeiro: Brasport, 2000. 0. 393 p.