Manual de Nomas y Procedimientos de Activos Fijos

Departamento de Contabilidad

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE

ACTIVOS FIJOS

Departamento de Contabilidad
Gerencia de Administracin y Finanzas
Junio 2014

Manual de Nomas y Procedimientos de Activos Fijos

Departamento de Contabilidad

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
ACTIVOS FIJOS

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Departamento de Contabilidad
Gerencia de Administracin y Finanzas
Junio 2014

Manual de Nomas y Procedimientos de Activos Fijos

Departamento de Contabilidad

CONTENIDO
Objetivo
Alcance del Manual
Polticas Generales
Obligaciones y Funciones
Clasificacin de Activos Fijos
Por Naturaleza
Por Situacin
Segn su Estado

Manual de Nomas y Procedimientos de Activos Fijos

Departamento de Contabilidad

OBJETIVO GENERAL
Contar con un Manual de Normas y Procedimientos, que permita establecer los
mecanismos necesarios para el registro y control de los activos fijos; mediante la
descripcin de sus caractersticas fsicas y tcnicas, costo, localizacin y asignacin
de los mismos, as como la respectiva autorizacin para su alta, transferencia y
baja, con el objeto de mantener permanentemente actualizado el inventario de
activo fijo de DROCOSCA.
OBJETIVOS ESPECFICOS
Las polticas contenidas en este documento buscan lograr los siguiente:

Asegurar que toda la informacin material referente a los activos fijos sea
revelada en los Estados Financieros.
Establecer criterios para reconocer un activo fijo, clasificacin, depreciacin,
reconocimiento de baja y valorizacin
Establecer mecanismos para el resguardo y custodia de los activos fijos.

ALCANCE DEL MANUAL

El Contenido de este Manual de Normas y Procedimientos para el Control del Activo
Fijo, es de carcter obligatorio para todas las Gerencias y Departamentos de
Drocosca C.A.; deben de implantar el presente manual con todos los controles de
activo fijo que aqu se mencionan.
Sin embargo estos controles pueden ser mejorados o ampliados, ya que las
necesidades y recursos de cada rea son diferentes, as como los distintos
comportamientos dados por la prctica diaria.
Los responsables de su aplicacin en primer grado son los Gerentes, o en su
defecto los Jefes o Coordinadores de rea; y en segundo termino todos los
trabajadores (as) que laboren en la empresa y tenga a su cargo mobiliario y/o
equipo.

Manual de Nomas y Procedimientos de Activos Fijos

Departamento de Contabilidad

POLTICAS GENERALES

Se consideran como Activos Fijos todos los bienes tangibles e intangibles que
han sido adquiridos para el funcionamiento de la empresa y que no son
destinados para la venta en el curso normal del negocio.

Los bienes a ser considerados como activos fijos deben tener una vida til
superior a un ejercicio econmico, no susceptible de destruccin total por
causas menores, que no sea fungible o propenso al consumo y no debe tenerse
la intencin de enajenarlos.

Se tomar como Activo Fijo todo bien con un costo superior a100 UT y sea
posible asignarles una vida til estimada. Se exceptan los tiles de escritorio y
suministros.

El registro contable de los Activos Fijos es competencia del Departamento de

Contabilidad, adscrito a la Gerencia de Administracin y Finanzas.

El Departamento de Compras es el nico facultado para realizar el trmite de

adquisicin de activos fijos, luego de las aprobaciones respectivas.

El Departamento de Contabilidad mantendrn actualizado el registro y control de

los activos fijos, el cual estar conformado por la informacin legal que
demuestre su propiedad, informacin financiera que demuestre su valor nominal
y depreciacin e informacin administrativa que demuestre fecha de adquisicin,
ubicacin, responsable, reparaciones, mantenimiento, cobertura de seguro,
cdigo de identificacin y traslado, entre otras.

Los Gerentes y/o Jefes de rea, sern los responsables, conjuntamente con el
Departamento de Contabilidad, del resguardo y control patrimonial de los activos
que estn bajo su custodia; que a su vez puede ser delegado a sus subalternos
sin perder el sentido de la responsabilidad principal.

Los Gerentes y/o Jefes de rea sern los responsables de verificar la correcta
administracin de los activos asignados al personal adscrito a su rea, debiendo
poner nfasis en el cumplimiento de las siguientes funciones:
Supervisar el correcto uso, conservacin y cuidado de los activos de su rea.
Supervisar la custodia y los movimientos de los bienes de su rea.
Evaluar las necesidades de mantenimiento que requieran ciertos activos.

Manual de Nomas y Procedimientos de Activos Fijos

Departamento de Contabilidad

Todos los bienes del activo fijo debern poseer una placa identificatoria en un
lugar visible que indique el cdigo asignado en el sistema computarizado de la
empresa.

El Departamento de Contabilidad realizar una toma fsica al menos una vez al

ao de todos los activos y muestras parciales al azar sin previo aviso en forma
mensual. El custodio de los activos fijos, deber estar anuente y colaborar con la
revisin.

Los traslados, bajas o desincorporaciones de activos, debern estar

debidamente soportados en los formatos aprobados y suscritos por el
responsable del rea; con los cuales el El Departamento de Contabilidad deber
registrar contablemente las desincorporaciones y/o transferencias de los activos
fijos.

Las Gerencias / Departamentos, remitirn dentro de los primeros siete (7) das
hbiles del mes subsiguiente al Departamento de Contabilidad, la conciliacin de
los activos fijos.

El Departamento de Contabilidad mantendr, actualizado el inventario de activos

fijos totales de la empresa en el sistema computarizado.

En caso de accidente, robo o extravi, las reas debern levantar un acta,

donde se describir el hecho y dar parte a las autoridades correspondientes si
aplica.

Manual de Nomas y Procedimientos de Activos Fijos

Departamento de Contabilidad

OBLIGACIONES Y FUNCIONES

Manual de Nomas y Procedimientos de Activos Fijos

Departamento de Contabilidad

CLASIFICACION DE ACTIVOS FIJOS

DROCOSCA, C.A. clasificar sus activos de acuerdo al siguiente criterio:
a. Por naturaleza, se refiere a los activos fijos tangibles que participan
directamente en las operaciones de la Empresa, de acuerdo a su naturaleza, los
activos fijos pueden ser los siguientes:

Grupo de Activo
Terrenos

Descripcin
Constituido por los predios de propiedad de la Empresa.

Construcciones y
edificaciones

Conformado por los edificios, casas, campamentos, bodegas,

fbricas, plantas industriales, locales, entre otros que son
adquiridos a cualquier ttulo y/o construidos por la Empresa,
para la prestacin de servicios o produccin de bienes.

Instalaciones

Conformado por cableado y otros elementos fsicos utilizados

en el acondicionamiento de las oficinas propias y que sean
diferentes a la construccin.

Maquinaria y equipo

Incluye los bienes adquiridos por la Empresa destinados a la

produccin de bienes o prestacin de servicios que constituyen
el objeto principal de la Compaa.

Moldes y Troqueles

Son los moldes o troqueles adquiridos por la Empresa para la

fabricacin de envases o accesorios relacionados con los
productos fabricados por la Empresa o encargado a terceros.

Equipos de transporte,
traccin y elevacin

Conformado por los equipos de transporte areo, terrestre,

frreo, martimo y fluvial, de propiedad de la Empresa,
adquiridos a cualquier ttulo, para efectos de distribucin,
almacenaje y/o para efectos administrativos. Ej.: vehculos,

Manual de Nomas y Procedimientos de Activos Fijos

Departamento de Contabilidad
camiones, bandas transportadoras, estibadoras, montacargas,
camperos, motos.
Muebles, enseres y
equipos de oficina

Incluye los muebles, enseres y equipo de oficina, de propiedad

de la Empresa, adquiridos a cualquier ttulo, para el desarrollo
de su funcin administrativa u objeto social. Ejemplo: equipos
de seguridad, equipos mdicos, armamento de vigilancia,
panelera, sillas de escritorio, entre otros.
Asimismo, las obras de arte se contabilizarn en este Rubro.

Muebles de Exhibicin
(POP)

Esta conformado por todos aquellos muebles, vitrinas y/o

exhibiciones utilizados en los puntos de venta para poner a la
vista los productos de la marca.

Equipos de Sistemas y
Comunicacin

Conformado por los equipos de cmputo, equipos de

procesamiento de datos y similares, as como equipos de
comunicaciones de cualquier tipo, de propiedad de la Empresa,
adquiridos a cualquier ttulo, para el desarrollo de su funcin
administrativa u objeto social. Ej: servidores, computadores,
central telefnica, laptos, celulares, entre otros.

Obras y mejoras en
propiedad ajena

Representa el valor de los desembolsos efectuados para

adicionar, mejorar, reparar o ampliar, en forma significativa, la
capacidad operacional de los bienes inmuebles de propiedad
de terceros, que son utilizados por la Empresa para el
desarrollo de su funcin administrativa u objeto social.

Equipos Diversos

Est conformado por todos aquellos activos de uso diverso que

no pueden ser identificados con las otras clases existentes.
Ejemplo: equipo de aire acondicionado.

Bienes de poco valor

Todos aquellos bienes cuyo valor es menor al parmetro

establecido por la empresa y sufren una depreciacin acelerada
del 100% en el mes de su adquisicin.

b. Por situacin, permite distinguir los bienes de acuerdo a la situacin legal que
tiene la Empresa sobre los derechos de propiedad y uso, de acuerdo a su
situacin pueden ser los siguientes:

Manual de Nomas y Procedimientos de Activos Fijos

Departamento de Contabilidad

Situacin

Descripcin

Activos Propios

Conformado por aquellos bienes de la Empresa.

Activos Arrendados

Conformado por aquellos bienes usados por la Empresa, en

base a un contrato de arrendamiento vigente (Arrendamiento
Operativo).

Activos en Leasing

Conformado por aquellos bienes usados por la Empresa en

base a un contrato leasing (Arrendamiento Financiero)

c. Segn su Estado, de acuerdo a su estado, los activos fijos de la Empresa

pueden ser los siguientes:
Estado del bien
En operacin

Operativo

No operativo

Bienes
entregados
terceros

Equipo
trnsito

Descripcin
Referido a los bienes cuya propiedad y uso se
encuentra completamente en manos de la Empresa
y que est en condiciones de funcionamiento, de
acuerdo a los requerimientos de la Compaa.
Incluye los bienes muebles e inmuebles, de
a propiedad de la Empresa, entregados a terceros
para su uso o administracin, mediante contratos de
comodato, arrendamiento (leasing) o fideicomiso,
que debern restituirse en las condiciones
establecidas en los contratos que amparan la
entrega de los mismos.

en Incluye activos fijos que an no se encuentran en

poder de la Empresa.

Manual de Nomas y Procedimientos de Activos Fijos

Departamento de Contabilidad

Estado del bien

Construcciones
en curso

Maquinaria
equipo
montaje

Descripcin
Incluye aquellos bienes inmuebles que se
encuentran en proceso de construccin o
ampliacin, hasta cuando estn en condiciones de
ser utilizados en las labores productivas, operativas
o administrativas de la Empresa.

y Referido a la maquinaria, planta, equipo y otros

en bienes que se encuentran en proceso de montaje
hasta tenerlos en condiciones de utilizacin en las
labores de produccin u operacin de la Empresa.

Bienes muebles
en bodega

Representa los equipos y materiales, adquiridos a

cualquier ttulo,
que por su peso, volumen o
utilizacin futura, requieren ser ubicados en
depsitos hasta cuando sean instalados para el
desarrollo de proyectos especficos o cuya utilizacin
sea requerida por la Empresa (ejemplo: unidades de
remplazo). Asimismo, incluye los bienes reintegrados
al Almacn por las reas usuarias para ser dados de
baja.

Bienes recibidos
como forma de
pago

Conformado por los bienes muebles e inmuebles,

acciones y participaciones recibidas por la Empresa,
en pago de crditos y prstamos a su favor.