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La gestin del cambio en un proyecto ERP son todas las acciones encaminadas a
minimizar el impacto negativo de la adopcin de un nuevo sistema en la empresa.
Tambin el objetivo es acelerar la obtencin de los potenciales beneficios por parte
de la empresa acortando el periodo de retorno de inversin.
El principal problema, es que un cambio a un ERP no es simplemente un cambio a
un sistema informtico. El ERP es el soporte vital de las operaciones de la
empresa moderna, que a su vez, integrado junto con otras aplicaciones han de ser
reflejo del modelo de negocio de la empresa. Ha de reflejar y servir de soporte a
todos los procesos de la empresa. Es a su vez un repositorio de datos
interconectados sobre entidades y transacciones. En definitiva un ERP constituye
el sistema nervioso de una empresa a travs del cual fluye la informacin que
necesita para realizar sus funciones.
Por si fuera poco cada vez que se una empresa se plantea un proceso ERP, lo
lgico es aprovechar para hacer una rediseo de los flujos de trabajo en la
empresa, eliminando los procesos innecesarios y optimizando todos aquellos que
ofrezcan un margen razonable para la mejora. Muchas veces estos cambios
vienen acompaados de restructuraciones a nivel de personal e incluso ajustes en
plantilla. Esto implica que el trabajo de muchas personas se ver afectado.
En definitiva cuando en una empresa se rumorea que va a haber un cambio de
ERP, el personal se asusta, ya que entiende que van importantes cambios que
pueden amenazar su estatus quo.
La natural resistencia al cambio
Los seres humanos somos por naturaleza reluctantes al cambio, especialmente si
este no va a conducirnos de manera cierta a una mejora. Por lo general conforme
avanzamos en edad nos volvamos ms reservados, o cautos, a la hora de
conceder credibilidad a las promesas de mejora.
En
la
empresa,
cules
son
las
principales
fuentes
de
Qu
tareas
asociadas
lleva
cada
proceso
sus
costos
asociados? Se trata de que al final del proceso seamos capaces tener una
fotografa detallada de los costos asociados a cada venta.
Qu hacemos con todo esto? Si somos capaces de identificar las reas crticas,
es decir aquellas que son ms costosas y que generan ms valor, tendremos la
clave para poder lograr un retorno de inversin ms rpido. En la medida de lo
posible la nueva solucin debe tratar de optimizar o automatizar ese rango de
operaciones costosas y de escaso valor aadido, ser un proyecto ms viable,
independiente de todas las mejoras adicionales que logremos slo con esto
estaremos reforzando la posicin de nuestra empresa.
Hacer labores de sondeo entre los empleados para saber qu es lo que les
gustara obtener del nuevo sistema: La implantacin de un ERP implica a casi
toda la empresa, generalmente los usuarios que ms interactan con la aplicacin,
el personal encargado de labores operativas, son los que menos participan en el
proceso de construccin de un ERP.
En la mayora de los casos ser imposible hablar con todo y seguramente habr
algunos con los que no merezca la pena hablar. Pero siempre es indicado
escuchar a los que mejor aptitud y actitud tienen en cada una de las distintas
reas funcionales, porque su punto de vista puede ser valiossimo, al fin y al cabo
ello son los que conocen las tripas de la operativa de la empresa, estn al tanto de
los pequeos problemas diarios y conocen mejor que nadie los puntos dbiles y
fuertes. Adems la gente suele ser agradecida cuando se tiene en cuenta su punto
de vista, lo que adems supone un pequeo un pequeo estimulo que mantiene a
la gente motivada.
Tener un plan estratgico, anlisis FODA: A nuestro juicio el momento idneo
para implantar un ERP es al final o al comienzo de un plan estratgico a largo
complejo sistema de gestin que tardara dcadas en poder ser amortizado y que
le restara competitividad va precios.
En Espaa el caso siempre suele ser el contrario, la cuestin a la que se enfrentan
las empresas espaolas suele ser ms del tipo: Qu procesos debo incluir en mi
ERP? Aunque la filosofa del ERP es la de tender a la integracin de todos los
procesos, son muy pocas las empresas que logren tener una integracin cercana
al 90%, ya sea por falta de presupuesto, capacidad del software o razones de
operatividad.
6. LOS MANDAMIENTOS DE UN PROYECTO ERP
Sin nimo de dogmatizar, ah van unos pocos preceptos que entendemos que
ayudan a que el proyecto de convierta en un xito:
1. Hacer un anlisis en profundidad del sistema actual: Si no conocemos bien
nuestro actual ERP difcilmente podremos sacar partido a un nuevo sistema. Para
ellos tenemos que evaluarlo con amplitud de miras:
- Qu es lo que funciona bien?
- Qu es lo que funciona mal?
- Qu cosas se podran mejorar?
Y no solamente debemos de hacer un listado sin ms, debemos de indaga un
poco ms e ir al porqu de las cosas. Muchos problemas que se dan en las
organizaciones no son tanto a causa del software sino de la manera de trabajar de
la gente y de la forma de organizar los procesos por parte de la organizacin.
2. Tener claros los objetivos que queremos lograr: En un proyecto tan
complejo como la implantacin de un ERP es fcil perderse entre la cantidad de
tareas, reuniones y cuestiones que tratar. Muchas veces una buena gestin del
proyecto consiste en saber qu es primordial y que es lo que puede ser aplazado.
Para ello debemos de tener claras nuestras prioridades y saber qu pasos son
necesarios para poder conseguirlas. La planificacin del proyecto ha de estar
basada en tareas e hitos. Los objetivos han de estar ponderados segn su nivel de
importancia. Tambin debemos de ser flexibles porque conforme avanza el
proyecto y nos vamos metiendo en harina a veces nos damos cuenta de que
nuestras prioridades no eran realistas.
2. Crear un equipo interno de proyecto: Para que el proyecto sea un xito no
basta con contratar a una buena consultora. Se necesita una gran cantidad de
trabajo interno e implicacin en el proyecto, adems de un cierto entusiasmo.
sencilla razn de que las ultimas son imposibles de estimar. Esto no quiere decir
que no tengamos que desechar las contingencias futuras por inciertas.
Los anglosajones tienen un proverbio que ilustra a la perfeccin la manera de
actuar en estos casos: preprate para peor, espera lo mejor. La mejor opcin es
no dejar ninguna puerta cerrada y optar por solucione flexibles que nos permitan
adaptarnos con rapidez a los cambios que seguro nos encontraremos en el futuro.
7. ERP, TRES LETRAS Y DOS MENTIRAS
Si algo tena de inters el estudio de las lenguas muertas como el latn o el griego
en los programas educativos, era la oportunidad que nos brindaba para conocer el
origen de las palabras. Conociendo su origen, comprendemos mejor su significado
y somos ms capaces de entender sobre que estamos hablando.
En idiomas como el espaol casi todas las palabras ms o menos complejas
vienen de la combinacin de trminos grecolatinos como: agricultura, ingeniera,
neocapitalismo, astronoma, oligarqua metrpolis y un largo etc. En Espaa no
tenemos esa costumbre tan teutnica de juntar palabras de nuestro idioma para
forma
palabras
nuevas,
preferimos
decir
problemas
de
aprendizaje
Aun cuando la empresa contratada sea totalmente honesta y no tenga ningn tipo
de vinculacin con las empresas que optan a participar en el proyecto, existen otro
tipo de sesgos involuntarios que casi siempre nos pasan inadvertidos.
El ms claro de todos es el de las experiencias previas. Es muy difcil, sino
dificilsmo encontrar a una persona que conozca en profundidad dos soluciones
ERP, ya no tres, ni cuatro ni cinco. Casi todo el mundo tiende a dar por buena o
mala la solucin que ha usado sin haber tenido la oportunidad de compararla en
perspectiva con el resto de herramientas disponibles en el mercado. El haber
utilizado una parte de las herramientas o haber trabajado con un alguna empresa
introduce un sesgo positivo o negativo sobre el resto de herramientas o
consultoras no evaluadas. Una experiencia personal puede ser muy valiosa como
fuente de informacin. Pero no deja de ser una visin parcial de lo que es una
solucin o una empresa.
En resumen son dos los principales aspectos que debemos de tener en cuenta a
la hora contratar ayudar externa para nuestro proceso: experiencia contrastada y
neutralidad contrastable.
Cuando
consultora, ms
posibilidades tendremos de que nos enven a los segundas espadas y que los
cracks estn colocados en otro cliente. Esto en si tampoco sera malo si van como
parte del equipo de apoyo y en la factura est diferenciado, es decir, paga lo que
compra.
2. Falta de personal especializado para el producto a implantar: A veces se
da la circunstancia de que algunas consultoras gestionan una gran cartera de
productos. Su labor es poco ms que comercial y carecen del personal adecuado
para afrontar un proyecto de implantacin de un ERP en todas sus fases. Lo que
implica que tengan que subcontratar el trabajo, esto en principio no tendra por
qu ser malo, pero aade una complejidad estructural al proyecto, aade
sobrecostes y el riesgo de que la calidad a entregar baje es ms elevado.
La clave para evitar este problema, es la misma que la del punto primero,
debemos de tener siempre claro que personas formaran el equipo que implantar
nuestro proyecto.
Planificar
los
proyectos
la
ligera:
Cuanto
ms
detallada
detallados
sobre
los
proceso
de
negocio
de
la
Como hemos
mano
del
sistema
probablemente
unas
cuantas
horas
de
desarrollo/configuracin.
Si este tipo de situaciones comienzan a repetirse se vuelven cada vez ms
frecuentes con el tiempo, estaremos asumiendo un sobrecoste de mantenimiento
que probablemente no contemplamos en el momento de la compra de nuestro
ERP.
3. Un nutrido ecosistema de
empresas
de servicios
asociados y
tanto
las
soluciones
que
cuenten
con
un
buen
sistema
de
reporting operativo o de primer nivel, capaz de extraer y servir datos primarios del
ERP de manera sencilla, rpida y con buena presentacin tendrn a la larga un
coste menor al de otra soluciones.
En este campo es de destacar las soluciones aportadas por JD Edwards y
Openbravo. Por un lado JD Edwards cuenta con un sistema interno de elaboracin
coste no previsto. Poco puede hacer una empresa para evitar este tipo de
sobrecostes. En todo caso dotar un fondo y elaborar un plan de contingencia y
asegurarse de que las solucin ERP que tienen se adapte fcilmente a este tipo
de cambios.
Esto son los principales costes ocultos que hemos podido encontrar en los ERP, si
tenis alguno ms no dudis en compartirlo, estaremos encantados de ampliar el
artculo.