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Noes de Arquivologia
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CONCEITOS
FUNDAMENTAIS DE
ARQUIVOLOGIA
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PROGRAMA DE ESTUDO
NOES DE ARQUIVOLOGIA (s para Tcnico):
1 Conceitos fundamentais de arquivologia.
2 O gerenciamento da informao e a gesto de
documentos: diagnsticos; arquivos correntes e
intermedirio; protocolos; avaliao de documentos;
arquivos permanentes.
3 Tipologias documentais e suportes fsicos:
microfilmagem;
automao;
preservao,
conservao e restaurao de documentos.
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Introduo
Documento (Conceito)
Documento = Suporte + Informao
(independe da natureza do suporte)
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rgos de Documentao
1.
2.
3.
Arquivos
Bibliotecas
Museus
MUSEUS
BIBLIOTECA
ARQUIVO
Objetivo informao e
entretenimento - valor cultural
e histrico
Documentos produzidos e
conservados para fins
profissionais
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Glossrio Bsico
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Glossrio
Bsico
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Arquivo - conceitos
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Finalidade principal
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Interconexo
entre cincias
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Classificaes de Arquivos
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Classificaes de Arquivos
Especial:
Especial: guarda dos documentos segundo o formato
fsico ou suporte
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Classificaes de Documentos
Gnero
(suportes)
Textuais
Cartogrficos
Iconogrficos
Filmogrficos
Sonoros
informticos
Espcie
Natureza do
Assunto
(aspecto formal)
Atos normativos Ostensivos ou
ordinrios
Atos
Sigilosos
Reservado
comprobatrios
Confidencial
correspondncias Secreto
Ultra-secreto
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Gesto de documentos
segundo Marilena Leite Paes
Produo
Utilizao
Destinao
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Fases
w da Gesto Documental
1 Fase - Produo de documentos : refere-se ao ato de elaborar
documentos em razo das atividades especficas de um rgo ou
setor. Nesta fase deve-se otimizar a criao de documentos,
evitando-se a produo daqueles no essenciais, diminuindo o
volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado,
garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e
de automao.
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Teoriaww
das
documental
Trs
Idades
ciclo
de
vida
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Arquivo morto??
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Destinaes de documentos.
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Destinaes de documentos.
Recolhimento passagem do arquivo
intermedirio para o permanente.
Eliminao descarte documental
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Gesto de Arquivos
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PRAZO DE GUARDA
OBS
Fase
Corrente
Fase
Intermediria
Fase
Permanente
024.144 Penso
alimentcia
95
Eliminar
024.151 FGTS
47
Eliminar
025.153 Contribuio
sindical do
empregador
Eliminar
At o Transito em julgado
Guarda Permanente
030.1 Cadastro de
fornecedores
Eliminao
041.12 Conta de Gs
At a aprovao das
contas
029.6 Aes
Trabalhistas
Eliminao
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TIPOS DE TRANSFERENCIA
A PERMANENTE - aquela que se processa
em intervalos regulares.
PERIDICA a remoo de documentos
em intervalos determinados.
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CRITRIOS
QUE REGULAM A
ELIMINAO DE DOCUMENTOS
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Vantagens:
racionalizao do trabalho - aumento de produtividade;
a recuperao rpida e precisa;
o impedimento do acrscimo indiscriminado do volume de
documentos;
a otimizao de seus espaos fsicos de trabalho;
o controle do trmite de processos desde sua gerao at a
sua destinao final;
a facilidade de transferncia ou eliminao dos documentos;
a preservao e conservao dos documentos;
preparo da documentao para a guarda definitiva ou para a
transferncia.
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Princpios arquivsticos
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Arquivstica
Princpio da Provenincia:
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Arquivstica
Princpio da Provenincia:
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Arquivstica
Princpio da Organicidade:
As relaes administrativas orgnicas se
refletem nos conjuntos documentais. A
organicidade a qualidade segundo a qual os
arquivos espelham a estrutura, funes e
atividades da entidade
produtora/acumuladora em suas relaes
internas e externas.
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Arquivstica
Princpio da Unicidade:
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Arquivstica
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Arquivstica
Princpio da cumulatividade:
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Conceitos diversos
DOSSI
DOSSI:: unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a
um assunto ou pessoa.
DESCRIO:: processo que sintetiza elementos em contedos textuais para uso
DESCRIO
nos instrumentos de pesquisa que se pode produzir (guias, inventrios, catlogos).
FUNDO:
FUNDO: principal unidade de arranjo estrutural, de documentos provenientes de
uma mesma fonte geradora, ou funcional, de documentos de mais de uma fonte
geradora, reunidos pela semelhana das atividades.
INFORMAO:: Conhecimento transferido para atingir um objetivo; elo vital entre as
INFORMAO
unidades das Organizaes e como tal sua ausncia trar dificuldades para o
cumprimento de metas. Pode ser textual ou grfico e s vezes se apresenta
codificado; matria prima bsica para qualquer pensamento ou ao humana que
venha a ser desenvolvida.
ITEM DOCUMENTAL:
DOCUMENTAL: menor unidade arquivstica materialmente indivisvel.
NOTAO:: elemento de identificao das unidades de arquivamento, composto por
NOTAO
letras, nmeros ou combinao, permitindo sua localizao.
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO:
ARQUIVAMENTO: menor conjunto de documentos reunidos de
acordo com o arranjo estabelecido. Ex: Pastas, Maos
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Organizao de arquivos
Exigncias:
Apoio
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Organizao de arquivos
de dados;
Anlise dos dados coletados;
Planejamento;
Execuo ou implantao e posterior acompanhamento.
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Organizao
de arquivos
Etapas da organizao de arquivos
Levantamento de
dados
Anlise de dados
coletados
Planejamento
Implantao e
acompanhamento
Conhecimento da
estrutura
organzicional,
documentos e
atividades
Verifica-se a
relevncia dos
documentos
Desenvolve-se o
plano arquivsitico
Executar o plano
arquivstico
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FICHAS
GUIAS
DIVISRIAS
PASTAS
MATERIAIS PERMANENTES
DEFINIDOS NO PLANEJAMENTO
DE ARQUIVOS:
Armrio De Ao
Arquivos
Arquivos Fole
Estantes
Fichrios
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Organizao de arquivos
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Protocolo
Atividades de controle recebimento, registro,
distribuio, movimentao e expedio de
documentos de uso corrente, desempenhadas por
determinado rgo da estrutura organizacional,
freqentemente designado como Protocolo e
Arquivo, Comunicaes e Arquivo, ou outra
denominao similar.
(PAES, 2005)
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Protocolo
Setor encarregado do recebimento, registro,
distribuio e tramitao de documentos.
(CAMARGO e BELLOTTO, 1996)
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Protocolo
Setor encarregado do recebimento, registro,
classificao, distribuio, controle da
tramitao e expedio de documentos.
(Arquivo Nacional, 2005)
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Protocolo
Recebimento e Classificao:
Recebe o documento;
Separa os documentos;
Encaminha os documentos
Registro e Movimentao
Atua
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Expedio
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Etapas:
Inspeo
exame do documento
Anlise envolve a interpretao
Ordenao aps classificados e codificados,
procede-se a ordenao
Arquivamento guarda documental
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Emprstimo
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INSTRUMENTOS DE PESQUISA
Guia, Inventrio, Catlogo e Repertrio
Guia
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DE EQUIVALNCIA OU CONCORDNCIA:
FORNECE EQUIVALENCIA DE ANTIGAS NOTAES
PARA AS NOVAS QUE FORAM ADOTADAS.
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CORRESPONDNCIA
CLASSIFICAO E CARACTERSTICAS
Interna ou externa
Oficial (trata de assunta da organizao)
Particular (interesse pessoal dos
servidores da instituio)
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Caractersticas
dos Documentos de
acordo com o Prazo de Guarda
Guarda eventual
Guarda temporria
Guarda permanente
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Caractersticas
dos Documentos de
acordo com o Prazo de Guarda
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MTODOS DE ARQUIVAMENTO
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Mtodos de Arquivamento
Mtodos BSICOS:
Mtodos Padronizados:
Variadex
Automtico
soudex
Mnemnico
Rneo
Alfabtico
Geogrfico
Numrico
Ideogrfico
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Mtodos de Arquivamento
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Mtodos de Arquivamento
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Marilda Marques
Marques, Marilda
Soares, Rene Neiva
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Regras de alfabetao
Heitor
Monte Lindo
Villa-Lobos
Villa-Lobos, Heitor
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Regras de alfabetao
Rita
Santa Clara
Santa Lcia
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Regras de alfabetao
Marcelo
Marques, Marilda
Marques, M.
Arquiva-se:
Marques, M.
Marques, Marcelo
Marques, Marilda
Prof. Marcelo Marques www.concursovirtual.com.br
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Regras de alfabetao
As preposies e os artigos no so
considerados:
Renato de Oliveira
Oliveira,
Renato de
Renato dAlmeida
Almeida,
Renato d
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Regras de alfabetao
Joo
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Regras de alfabetao
Os ttulos no so considerados:
Professor Marcelo Marques
Marques,
Marcelo (Professor)
Joo (Engenheiro)
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Regras de alfabetao
James Bond
Bond,
James
Jammy Bourrei
Bourrei,
Jammy
excees
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Regras de Alfabetao
Du Pont, Charles
Tonni
Du Pont
di Capri
Capri, Tonni di
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Regras de alfabetao
Gutierres Molinero
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Regras de alfabetao
xim xum
Ali Mohamed
Pon Pin Pong
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Regras de alfabetao
Espao Jurdico
O dia
Dia
(O)
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Regras de alfabetao
Congresso de Arquivologia
Congresso de Arquivologia (III)
Primeiro
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Simpsio de Cardiologia
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Mtodo Geogrfico
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Mtodo Geogrfico
ESTADO
CIDADE
CORRESPONDENTE
ESPRITO SANTO
VITRIA
MARQUES, MARCELO
ESPRITO SANTO
VILA VELHA
RIO DE JANEIRO
RIO DE JANEIRO
MARQUES, MARCELO
RIO DE JANEIRO
CAMPOS
RIO DE JANEIRO
PETRPOLIS
MARQUES, MARILDA
SO PAULO
SO PAULO
PACHECO, ALEXSANDER
SO PAULO
CAMPINAS
SO PAULO
SANTOS
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Mtodo Geogrfico
CIDADE
ESTADO
CORRESPONDENTE
CAMPINAS
SO PAULO
MARQUES, DBORA
CAMPOS
RIO DE JANEIRO
LESSA, PAULO
PETRPOLIS
RIO DE JANEIRO
MASS, FILIPE
RIO DE JANEIRO
RIO DE JANEIRO
MARQUES, MARCELO
SANTOS
SO PAULO
SO PAULO
SO PAULO
PACHECO, ALEXSANDER
VILA VELHA
SO PAULO
VITRIA
ESPRITO SANTO
CARDOSO, MARCELO
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Mtodo Geogrfico
Pas
Cidade
Correspondente
Frana
Frana
Portugal
Portugal
Portugal
Paris (capital)
Lorena
Lisboa (capital)
Coimbra
Porto
Silva, Aurlio
Vadim, Roger
Pereira, Jos
Albuquerque,
Maria
Ferreira, Antnio
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Mtodo Numrico
SIMPLES;
CRONOLGICO; E
DGITO TERMINAL.
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Mtodo
w Numrico
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Mtodo Numrico
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w Numrico
Mtodo
98 Grupo Primrio
30 Grupo Secundrio
23 Grupo Tercirio
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Alfabtico
Dicionrio
enciclopdico
Numrico
Duplex
Decimal
Unitermo ou indexao coordenada
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w Enciclopdico
Mtodo
Enciclopdico
Exemplo:
Administrao
Aluguis
CASA
APARTAMENTO
1 QUARTO
2 QUARTOS
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Mtodo Dicionrio
Dicionrio os assuntos so dispostos alfabeticamente, obedecendo-se
somente seqncia de letras.
Exemplo:
Administrao de contratos
Administrao de convnios
Contratos de Compra
Contratos de Locao
Despesas
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Administrao
Aluguis
Apartamento
1 quarto
2 quartos
3 quartos
Casa
Com garagem
Sem garagem
Escritrio
Compra
Terreno
Rural
Urbano
Folha de Pagamento
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Administrao
Aluguis
Apartamento
1 quarto
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Casa
Com garagem
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Folha de Pagamento
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Mtodos Padronizados
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Variedex
Variedex:
CORES
A, B, C, D e abreviaes
E, F, G, H e abreviaes
I, J, K, K, M, N e abreviaes
O, P, Q e abreviaes
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviaoes
OURO
ROSA
VERDE
AZUL
PALHA
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Outros padronizados
Automticos
Soundex pela semelhana da pronnica
Mnemnico utilizao de smbolos
Rneo letras + nmeros + cores
(retrgrado)
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Arquivos Permanentes
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Conservao de documentos
ATIVIDADES DE CONSERVAO
Compreende
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Conservao de documentos
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Conservao de documentos
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Conservao documental
De acordo com BELLOTTO & CAMARGO (1996, p.42), a higienizao corresponde, basicamente,
retirada da poeira e outros resduos estranhos aos documentos, por meio de tcnicas apropriadas, com
vista sua preservao.
De acordo com BELLOTTO & CAMARGO (1996, p.42), a higienizao corresponde, basicamente,
retirada da poeira e outros resduos estranhos aos documentos, por meio de tcnicas apropriadas, com
vista sua preservao.
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VANTAGENS
DA MICROFILMAGEM
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Etapas da Microfilmagem
Preparo;
Microfilmagem;
Processamento; e
Duplicao.
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Responsabilidade
scio-ambiental
X
Microfilmagem
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Reduo de Espao
-A microfilmagem permite uma reduo de espao
-calculada em aproximadamente 98%.
(5.000.000 de folhas = 0,48m3)
- Durabilidade do suporte poliester
- Segurana
- Integridade do Arquivo
- Fcil e Rpida reproduo
- Baixo Custo de Manuteno
- Validade Legal
- Interligao com outros sistemas
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Microfilmagem - Legislao
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Microfilmagem digitalizada
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INDEPENDNCIA Tecnolgica
Valor PROBATRIO
LONGEVIDADE dos suportes Microgrficos
INTEGRIDADE do arquivo
Fcil e pouco onerosa MIGRAO para tecnologias futuras.
Adequado para PRESERVAO DE LONGO TERMO
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Microfilmagem
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Estatsticas
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Estatsticas
25 % Percentual de documentos
corporativos em papel que
so perdidos e nunca mais localizados.
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Ganhos da GED
Aumento de produtividade
Segurana de acessibilidade informao
aderente a poltica de segurana da informao
a ser implementada pela rea de Segurana
Empresarial
Back-up automatizado
Unicidade de base de dados
Criao de uma base de conhecimento
confivel, passando a ser um instrumento de
tomada de decises
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GED
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Objetivos da GED
Gerenciar
documentos digitalizados
Indexar os contedos necessrios
Maior controle na distribuio dos
documentos
Garantir acesso simplificado e rpido
Processamento de informaes que
alimentem dados em outras aplicaes
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Resultados
Normas, documentos, material de apoio a vendas atualizados e acessveis, para toda empresa a
qualquer hora e lugar reduzindo drasticamente as cpias impressas
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Entendimento Simples
Arquivo
eletrnico
(Word, Excel,
Power Point, etc)
Registra-se o
documento
documento
Fotografias,
no Sistema
mapas,
fica
disponvel
em meio
Documentos
Digitalizados,
de GED
Referncia, etc
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eletrnico
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Legislao Arquivstica
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