Concepto y objetivo de la administracin de las compras.

CONCEPTO
Accin de adquirir u obtener algo a cambio de un precio establecido
OBJETIVO
Buscar en el mercado qu proveedores existen que nos pueden suministrar unos
productos capaces de satisfacer las necesidades de las compras

Caractersticas del rea de compras

Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.
Localizar nuevos materiales y productos.
Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rpida y calidad
adecuada de los artculos.
Implantar polticas de compra que beneficien a la empresa.
Desarrollar ptimos procedimientos y controles.
Mantener un costo de operacin econmico en el departamento de compras, que
estar equilibrado con los buenos resultados obtenidos.
Informar a los directivos de la compaa sobre cambios de productos o
materiales que pudiesen afectar a la organizacin.
Reunir informacin y hacer valoracin sobre proveedores actuales y potenciales.
Mantener comunicacin dinmica y constante con los ejecutivos de la empresa

Objetivos del rea

Mnimo coste de adquisicin: adquirir los productos al proveedor que nos ofrezca
el mnimo coste.

Mantenimiento del nivel de calidad

Garantizar la continuidad en el abastecimiento
Mejorar la competencia, es decir, que la empresa se haga mucho ms
competitiva en el mercado o con sus competidores.
Reciclaje y tratamiento adecuado de los embalajes y los residuos.
Organigrama

Funciones
1. Adquisiciones: Accin que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo,
necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben
ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de
entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancas es necesario
verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por ltimo
aceptarlas.
2. Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepcin, clasificacin, inventario y
control de las mercancas de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y
medidas.
3. Proveer a las dems reas: Una vez que el departamento de compras se ha

suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligacin proveer a las

dems reas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.

1.1.5 Descripcin y anlisis del puesto

DESCRIPCIN DE PUESTOS.
GERENTE DE COMPRAS.
Su objetivo es realizar las mejoras compras posibles para la empresa.
Es el encargado de vigilar que el departamento de compras est trabajando como
debe y as alcanzar los objetivos del departamento y de la empresa.
Da prioridad a los asuntos ms importantes a tratar y los resuelve.
Responde ante el gerente administrativo.
Pide asesora al gerente administrativo, cuando tenga un problema grave. Revisa
peridicamente la que no falte mercanca en la empresa

ANLISIS DE LAS FUNCIONES

Las funciones de la gerencia de compra son:
Estudiar el mercado, proveedores y precios
Pronosticar cuales son las existencias de mercanca mejor equilibradas y como
mantenerlas as.
Negociar contratos de compras.
Actualizarse en precios con la competencia.

POLTICAS DE COMPRAS
Checar inventarios
Hacer la requisicin
Compras directas con distribuidores
El pedido debe entrar oportunamente para poder ser surtido en tiempo y forma.
Contabilizar las facturas para que sean liquidadas en cuanto compras a crdito.

REGLAMENTO INTERNO DEL TRABAJO

La hora de entrada ser a las 8:45 a.m. como mximo 9:00 a.m., as como la
salida ser a las 7:00 p.m. de lunes a sbado.
La limpieza se efectuar a las 8:30 a.m.
Se efectuar el pago de nminas funcionalmente y se realizar a la hora de la
salida cada quincena.
No llegar con aliento alcohlico al desempeo de sus labores.
Mantener limpia el rea de trabajo.
Para el caso de chferes contar con licencia para manejar y los permisos
respectivos
Con una falta injustificada se le descontarn tres das de sueldo.
Con tres retardos se les descontar medio da.
Contar de vacaciones escalonadas, los puestos en que puedan darles
vacaciones corridas.

 En las reas restringidas no podrn entrar los clientes.

Cada empleado gozar de 2 periodos de hora para tomar sus alimentos.
POLTICAS GENERALES DE LA EMPRESA
No dar crdito
Compras a crdito
Promocin coda fin de mes dependiendo del producto que este a bajo costo.
No aceptar cheques personales
Las personas que se necesitan en los puestos sern personas capacitadas y con
experiencia.
La edad para laborar en la empresa ser de 20 a 30 aos
Capacitacin de personal de nuevo ingreso.
Los empleados se sujetarn a un reglamento interior de trabajo.
Las decisiones se tomarn por acuerdo del representante legal de la empresa.
Precios bajos competitivos durante todo el ao.
Domingos no se labora1

1 "Descripcion de puesto de compras." BuenasTareas.com. 05, 2011. consultado el 05,

2011. http://www.buenastareas.com/ensayos/Descripcion-De-Puesto-DeCompras/2136808.html.

http://www.bos.de/documents/
136/pictures/image015.gif

1.2 Relacin del rea de compras con otros departamentos de la organizacin

El rea de compras como parte integral de una empresa, tiene relacin con todas
las reas de la misma; sin embargo, tiene vinculacin directa, por razn obvia de
sus actividades, con los siguientes departamentos.

1.2.1 Ingeniera y produccin

Ingeniera
Este departamento tiene como
funcin disear los procesos de
fabricacin de producto, y realizar
los cambios y modificaciones de los
mtodos de fabricacin del
producto.
Ellos indican cuales son los materiales que deben comprarse y da informacin
importante como son las especificaciones, tolerancias, partes estandarizadas y

otras caractersticas del material como son: resistencia, dureza, tensin,

dimensiones etc.
El departamento de compras hace recomendaciones para la variacin o cambio de
diseo para lo cual requiere de una reunin entre los involucrados que son;
Ingeniera, compras, calidad, y proveedores si dicho cambio es aceptado por todos
los involucrados se lleva acabo, se pide ideas de cada uno de ellos. 2
Produccin
Es de suma importancia que el departamento de
compras obtenga las materias primas requeridas

Eduardo Pez Colorado

http://www.monografias.com/trabajos93/relacio
nes-reciprocas-departamento-compras-y-otras-

en el tiempo adecuado y al precio ms bajo posible, pero sin menoscabo de la

calidad para que produccin pueda transformarlas en artculos que coloquen
competitividad a su empresa en el mercado, de ah la importancia de la
coordinacin con el departamento de compra.

1.2.2 Ventas y distribucin

Ventas
En una empresa comercial, el Departamento de Mercadeo tiene participacin en el
establecimiento del Presupuesto de Ventas y se relaciona con productos
terminados que hay que pedir a los proveedores y el Departamento de Compras
debe establecer el plan de compras para abastecer esos productos al Depto. de
Ventas.
2 http://www.clubensayos.com/Temas-Variados/Relacion-Del-Departamento-DeCompras/51916.html
3 Leonel Cruz Mecinas , Compras Un enfoque estratgico( Mc Graw Hill 2007) pag 20-21

En una empresa industrial ya se explic la forma de abastecer lo que se necesita

para vender.
Ahora bien, como se sabe, un Depto.
de Mercadeo hace promociones para
apoyar las ventas de determinados
productos en determinados momentos
del ao, con el propsito de alcanzar
metas.
Algunas

promociones

se

disean

orientadas a los clientes mayoristas o para el consumidor final. Como ejemplos

tenemos que algunas veces se incluyen aparatos electrodomsticos para
obsequiar a los mayoristas o se ofrecen algunos artculos a los consumidores
finales, como podran ser cepillos dentales, toallas de mano, toallas de bao,
cepillos para el cabello, secadores de pelo, productos 2 por 1, etc.
El Gerente de Marca, sabe lo que quiere y entonces llama a proveedores de
artculos promocionales o empresas especializadas para negociar con ellos
los precios, las cantidades necesarias, las fechas en que se necesitan, colores,
tamaos, etc. Una vez realizada la negociacin, pasa al Depto. de Compras todos
los detalles acordados con el proveedor para que sea ese Depto. quien le d
seguimiento a la compra. Es decir, el Depto. de Compras emite las rdenes de
compra de acuerdo a lo negociado por el Gerente de Marca y ver que el
proveedor cumpla con todas las especificaciones acordadas. Una vez se estn
recibiendo los artculos solicitados, se le informa al Gerente de Marca de los
detalle de los ingresos a la Bodega.

Distribucin
Una de las actividades muy importantes dentro de logstica del abastecimiento es
el transporte, o sea el movimiento hacia nuestra empresa, de lo comprado. Ese
movimiento debe ser hecho por personas conocedoras del manejo que debe tener
un producto, segn la naturaleza del mismo. Si la empresa tiene su propia flota
para el transporte del producto, se debe contar con personal capacitado para el
buen manejo de los productos, ya sean terminados o MP y el resto de materiales.
Si la empresa no tiene su propia flota y debe contratarlo, y la responsabilidad del
Depto. de Compras es de seleccionar la empresa de transporte idnea para el
manejo de los productos a transportar. Se debe tener presente que un producto se
puede daar por su mal manejo o podra ocasionarse daos a terceros lo que
dara lugar a demandas para la empresa compradora. Si se daa el producto, se
corre el riesgo del desabastecimiento para poder producir o vender y
el mercado quedara sin la presencia del producto y las ventas no se alcanzaran y
lo peor sera que la competencia de apodere de nuestros consumidores.

La

responsabilidad

de

la

empresa

transportista

contratada

es

dar

el

mejor servicio posible en el manejo de los productos que va a trasladar; el

personal que utilice deber ser un personal bien capacitado, conocedor de las
mejores tcnicas para el cuidado de los productos y que ese servicio sea con la
prontitud deseada, es decir que no se atrasen por cuestiones ajenas al buen
servicio.

1.2.3 Inventario y almacn

Inventarios y Almacn
Garantizamos el suministro oportuno de los productos y servicios, cumpliendo los
requisitos de calidad para mantener la continua operacin del sistema.
Las reas de Compras y Almacn proveen de los insumos requeridos a la
empresa para el desarrollo de los diferentes procesos internos, principalmente
para el proceso de mantenimiento.
Los bienes y servicios comprados cumplen con los mejores estndares de calidad
y se abastecen oportunamente para garantizar la ejecucin de los trabajos. El
almacn permite una permanente disponibilidad de los insumos y el fcil acceso
para su utilizacin.4
Almacn: Este departamento mantiene al de compras con informacin constante
sobre la existencia reales de materia prima, mercanca o materiales mediante
controles minuciosos (control de inventarios); adems, es el rea donde se
originan las requisiciones que pone en movimiento al departamento de compra
para su debido resustimiento o reaprovisionamiento y de esa manera estar en
posibilidades de proveer oportunidades a produccin o alguna otra rea de la
empresa5

1.2.4 Finanzas
Fijacin de las polticas financieras, requerimientos de fondo y presupuestos. 6
4 http://www.ciudadmovil.com.co/compras-y-almacen/
5 http://www.clubensayos.com/Temas-Variados/Relacion-Del-Departamento-DeCompras/51916.html

Un Presupuesto de Ventas se hace oficial despus de que las altas autoridades y

http://books.google.com.mx/books?

el Depto. de Mercadeo
y Ventas hacen un anlisis del mercado, sobre la
id=uG8_nuimuhAC&pg=PA3&dq=relacion+entre+compras+y+finanzas&hl=es&source=gbs_selected
_pages&cad=2#v=onepage&q=relacion%20entre%20compras%20y%20finanzas&f=false

participacin que la empresa tiene de ese mercado y se han establecido metas de

crecimiento, por lo tanto las cantidades a vender estn dentro de la estrategia de
la empresa y por tanto el plan de compras gira alrededor de ese presupuesto. 7
Una organizacin debe trabajar en equipo para alcanzar esas metas de las ventas,
pues de ah depende la existencia de la empresa, es decir esos objetivos son por
los cuales debe trabajar toda la organizacin.

El Depto. de Compras establece lo que va a comprar, que es lo necesario para

poder vender lo establecido en el Presupuesto, por tanto el Depto. de Finanzas
debe aceptarlo sin hacerle recortes porque no tiene dinero para los pagos. Lo que
sucede en algunas empresas. El Depto. de Compras remite su plan de compras al
Depto. Finanzas con el propsito de que ellos elaboren su Presupuesto de
Efectivo (Cash Flow) para el perodo correspondiente. Si en alguno de esos meses
se detecta que no habr efectivo para pagar compromisos, la gestin que deben
hacer es conseguir el dinero, ya sea por medio de financiamiento bancario (Capital
6 Califica Soluciones Integrales de Compra y Adquisiciones, Las compras y
sus relaciones con otras reas de la empresa,
http://www.califica.com.ec/noticias/las-compras-y-sus-relaciones-con-otrasareas-de-la-empresa.html
7 Marcos Javier Moya Navarro, Investigacin de Operaciones, 1991(Costa Rica:
Universidad Estatal a Distancia, 1990) 19.

de Trabajo) o de ver si se recupera la mora de clientes que se tenga. Ahora bien,

cuando el proveedor ha entregado el producto en su totalidad y que ha cumplido
con lo que establece la Orden de Compra, el Depto de Compras, remite al Depto.
de Finanzas los documentos necesarios para que programen el pago
correspondiente.
Esta operacin de pago debe hacerse de acuerdo a lo pactado con el proveedor.
Si nos ha dado crdito pagarle al vencimiento del plazo establecido, pues eso nos
dar prestigio ante el proveedor y nos mantendr con el crdito abierto y si se ha
pactado pago al contado contra entrega, tambin se debe cancelar lo ms pronto
posible.

1.2.5 Contabilidad
Control de inventarios, costeo de materiales, y valorizaciones y provisiones de las
compras.
Contabilidad maneja el equilibrio de los gastos mediante el activo y el pasivo de la
compaa estas cuentas son manejadas generalmente para efecto de pagos y
adeudos mediante chequeos ya sea a proveedores y otros. Este departamento se
encarga del papeleo interno para dar entrada a los inventarios en el estado de
resultados, facturar y registra las operaciones financieras.

Contabilidad tiene otras tareas como son negociar con los proveedores alguna
rebaja o descuentos, los artculos comprador por el departamento de compras
estn sujetos a la inspeccin en el rea de adquisicin. 8

1.2.6 Mercadotecnia
Mercadotecnia es una actividad humana cuya finalidad es satisfacer las
necesidades y deseos a travs de un proceso de intercambio, planea un producto,
fija precios, promueve y distribuye bienes y servicios que satisfagan al cliente.
En una empresa comercial, el Departamento de Mercadeo tiene participacin en el
establecimiento del Presupuesto de Ventas y se relaciona con productos
terminados que hay que pedir a los proveedores y el Departamento de Compras
debe establecer el plan de compras para abastecer esos productos al Depto. de
Ventas. En una empresa industrial ya se explic la forma de abastecer lo que se
necesita para vender.

Ahora bien, como se sabe, un Depto. de Mercadotecnia hace promociones para

apoyar las ventas de determinados productos en determinados momentos del ao,

8 Relaciones recprocas entre el departamento de compras y otras unidades.

Monografias.com. consultado el 01, 2014.
http://www.monografias.com/trabajos93/relaciones-reciprocas-departamento-comprasy-otras-unidades/relaciones-reciprocas-departamento-compras-y-otrasunidades.shtml#comprasyfa

con el propsito de alcanzar metas. Algunas promociones se disean orientadas a

los clientes mayoristas o para el consumidor final. Como ejemplos tenemos que
algunas veces se incluyen aparatos electrodomsticos para obsequiar a los
mayoristas o se ofrecen algunos artculos a los consumidores finales, como
podran ser cepillos dentales, toallas de mano, toallas de bao, cepillos para el
cabello, secadores de pelo, productos 2 por 1, etc.

El Gerente de Marca,

llama a proveedores de artculos promocionales o

empresas especializadas para negociar con ellos los precios, las cantidades
necesarias, las fechas en que se necesitan, colores, tamaos, etc. Una vez
realizada la negociacin, pasa al Depto. de Compras todos los detalles acordados
con el proveedor para que sea ese Depto. quien le d seguimiento a la compra. Es
decir, el Depto. de Compras emite las rdenes de compra de acuerdo a lo
negociado por el Gerente de Marca y ver que el proveedor cumpla con todas las
especificaciones acordadas. Una vez se estn recibiendo los artculos solicitados,
se le informa al Gerente de Marca de los detalle de los ingresos a la Bodega.

1.3 Estructura Organizacional de las compras10

La empresa requiere de los elementos de una sociedad, y su objetivo es ofrecer a
la sociedad donde existen los satisfactores que ella requiera. Estos satisfactores
9 Relaciones recprocas entre el departamento de compras y otras unidades.
Monografias.com. consultado el 01, 2014.
http://www.monografias.com/trabajos93/relaciones-reciprocas-departamentocompras-y-otras-unidades/relaciones-reciprocas-departamento-compras-yotras-unidades.shtml#comprasyfa
10 Salvador Mercado, Compras. Principios y Operaciones, 2004 (Mxico:
Editorial: Limusa) 63.

irn a llenar tanto necesidades primarias como secundarias de la sociedad. Al

organizar el departamento de compras es conveniente observas el principio del
objetivo, es decir, deben establecerse con claridad los fines que persiguen el
departamento.

Principio
de la
Ubicacin

Principio
de la
armonia

Los departamentos deben

tener una relacion positiva

El dpartamento de compras
debe adaptarse a las
cambiantes exigencias de
la empresa.

Pincipio
de la
fexibilida
d

Define la posicion del

departamwento de
compras dentro de la
structura organizacional de
la empresa.

Principio
de
Debe ser sencilla para
Sencillez
cumplir con el objetivo

Organizacin Lineal
Es aquella en la cual la autoridad y responsabilidad se transmiten por una sola
lnea que va desde la cima hasta el fondo de la estructura orgnica. El crecimiento
de la estructura de una organizacin es consecuencia de la asignacin de
autoridad proyectada hacia los niveles inferiores.

Organizacin Funcional
Creada por Frederick W. Taylor, el fundador de la administracin cientfica y se
basa en la especializacin de funciones y la divisin del trabajo que consiste en
dividir labores de la Direccin de modo que cada individuo tenga que realizar el
menor nmero de funciones si es posible.

Organizacin de Staff
Proporciona asesoramiento y servicio tcnico y cuerpos especializados para cada
funcin a la autoridad de lineal, de sta conserva la autoridad y responsabilidad
ntegramente transmitida a travs de un solo jefe para cada funcin.

1.3.1 centralizadas11
En una estructura organizativa centralizada, la autoridad para la toma de
decisiones se concentra en la parte superior y slo unas pocas personas son los
responsables de la toma de decisiones y la creacin de polticas de la
organizacin. En una organizacin descentralizada, la autoridad se delega en
todos los niveles de gestin y en la organizacin. Un grado de organizacin de
centralizacin o descentralizacin depende del grado de poder de decisin que se
distribuye a lo largo de todos los niveles.
Caractersticas

11 Escrito por Shoaib Khan | Traducido por Enrique Pereira Vivas.

eHowenespaol. Consultado el 01 de 2014.
http://www.ehowenespanol.com/estructura-organizacional-centralizadadescentralizada-sobre_164934/

La estructura de una organizacin y su grado de centralizacin o descentralizacin

depende de una serie de factores, incluyendo el tamao de la organizacin y su
dispersin geogrfica.

1.3.2. Compras Descentralizadas.

Las compras descentralizadas son aquellas que efectan los departamentos que
directamente van a utilizar lo comprado.
Entre sus ventajas podemos sealar:
Permite una relacin directa con las exigencias de las actividades productivas.
Algunas veces se toma contacto directo con fuentes originales de suministro.
Permite tambin en ocasiones reducir los gastos de transporte.
Crea relaciones directas entre el personal de la empresa y los proveedores
generando intercambios de informacin tcnica producto del progreso industrial.
12

A pesar de lo anterior tambin rene algunas desventajas que pueden acarrear

consecuencias ms o menos graves con el tiempo, por ejemplo: las polticas de la

alta gerencia se ven fragmentadas con la diversidad de criterios de suministro; se
produce una subdivisin de las partidas de compra en perjuicio de la obtencin de
descuentos, facilidades de pago, etc., lo cual ocasiona un mayor gasto en los
transportes en relacin con las cantidades menores de las compras. 13

12 http://es.slideshare.net/leonelosva/6-organizacion-dpto-compras

13 Dr. Salvador Mercado H.. (2004). Compras. Principios y aplicaciones.

Mxico, D.F.: LIMUSA S.A. DE C.V..

1.3.3 Compras Mixtas.

Las

compras

centralizadasdescentralizadas,
tambin

llamadas

mixtas, son aquellas

que se dan en varias
plantas pertenecientes
a

una

misma

corporacin. En esta
clasificacin la oficina matriz de las compras efecta las adquisiciones comunes a
todas las fbricas, por ejemplo, tratndose de materia prima y suministros para la
produccin, dejando a las fbricas (oficinas) filiales, la facultad de comprar lo que
ellas necesiten en forma ms exclusiva de acuerdo a sus propias necesidades,
pero siguiendo siempre las polticas generales de la matriz.

Con frecuencia en el tipo de empresa que nos ocupa, una sola persona es
suficiente para llevar adecuadamente la funcin. Sin embargo, deber conocer
perfectamente bien el mercado de los productos que interesen a la empresa, lo
cual no siempre es fcil, sobre todo si dicha persona asume otras
responsabilidades. De cualquier forma es importante centralizar la funcin de
compras y responsabilizar a una sola persona. De esta manera todos los
elementos de compras quedan bajo un solo control y con ello se pueden permitir a

la centralizacin de abastecimientos el beneficio de las fluctuaciones del mercado

y asegurar el enlace con la administracin de existencias.

Una vez que la organizacin de las compras ha llegado a la etapa de la delegacin

de autoridad en una sola persona es necesario recoger el mtodo de
abastecimiento que se va a seguir.

2.1.3 Determinacin del presupuesto: restricciones y limitaciones

El presupuesto generalmente esta acatado por las polticas presupuestarias que
se manejan en cada empresa. Los puntos a considerar para su evaluacin, son los
siguientes:

Costo bruto unitario del producto

Descuentos aplicables como rappels o descuentos por volumen
Costo adicional por fletes y embalajes
Ofertas
Impuestos ( estos influyen en el clculo del presupuesto)

Lo anterior servir para determinar el presupuesto por rea y global, incluso es

conveniente considerar la estancia de los precios de la materia prima y la inflacin
que el presupuesto de compras sea lo ms preciso posible. Tambin es
conveniente considerar eventualidades y un margen de seguridad, para prevenir
contingencias o eventualidades.

2.1.4 Programa general y especfico

Debe de escribir de manera sinttica en que se va a gastar el presupuesto.

Contablemente corresponde a la proyeccin de un ejercicio sealado solo en las
cuentas principales que ser ejecutado el presupuesto.
El programa especfico de compras contiene a detalle no solo la lista de las
cuentas en las que ser ejecutado el presupuesto, sino tambin el detalle de las
actividades, tiempo y responsable de los encargados de ejecutar dicho programa
de compras.

2.2 Pronstico de compras

Son una herramienta que ayuda no solo a la planeacin del rea, sino de toda la
empresa, pues es la clave para lograr las utilidades esperadas y sirve adems
para proyectar el crecimiento de la empresa, el capital de trabajo requerido y el
nivel ptimo de inventarios.
Para hacer un buen pronstico de ventas, se deben de tomar en cuenta los
siguientes elementos:

Proyeccin de la oferta y la demanda del producto

Tendencias del mercado
Plan de mercadotecnia de la empresa
Programa presupuestal de compras
Los pronsticos de compras pueden ser de corto a mediano plazo para
materias primas y perecederas y de mediano a largo plazo para bienes de
capital.

2.2.1 elementos del pronstico

Los elementos ms importantes del pronstico de compras son:
1. Ingreso disponible
2. Presupuesto asignado

3. Costos destinados
4. Fluctuaciones por tendencias cclicas o estacionarias

2.2.2 Tipos de pronsticos de compras: promedios mviles variables, mnimos

cuadrados, e-procurement y el uso de Project

Mtodo de mviles variables

Consiste en un mtodo de pronstico de compras sencillo en el cual se promedian

datos relevantes. Funciona de la siguiente manera:
Se promedian las compras anteriores
Conforme se van agregando los datos, se descarta el ms antiguo y se
agrega el ms nuevo para obtener el promedio.
Por lo anterior este mtodo es denominado con ese nombre, porque se van
reemplazando datos nuevos por viejos y la informacin estar siempre
actualizada. Otra variante de este mtodo es el promedio mvil ponderado que
concede mayor importancia a los ltimos datos y resta importancia a los datos
ms viejos.

Mtodo de mnimos cuadrados

Es un mtodo que se ocupa para separar la parte fija y la parte variable de los
costos semivariables y se utiliza para tomar decisiones buscando ser un artculo

ms competitivo en el mercado procurando lograr menor costo de produccin o

servicio.
Lo anterior se logra aplicando la frmula de costeo directo, que consiste en
considerar dentro del costo de produccin o de servicio solo los costos variables
de produccin o servicio y los fijos se lleven directamente a los resultados contra
la utilidad.

E- Procurement

Es un mtodo de pronstico de compras cada vez ms usado por las empresas,

pues se basa en programas informticos cuyos sistemas de informacin enlazan
los datos de inventarios, produccin, ventas y compras.

2.3 El manual de compras

El Manual de Procedimientos de Compras tiene como finalidad, fijar las polticas a

seguir en relacin al buen desenvolvimiento de las mismas. Este es uno de los
manuales ms importantes a cumplir dentro de la organizacin; ya que su no
cumplimiento o su cumplimiento a medias origina una serie de fallas
administrativas que repercuten en otros departamentos de la empresa como son:
Almacn, Cuentas por Pagar, Contabilidad, Tesorera, entre otros.

Se puede decir que existen elementos que influyen en el comportamiento de las

compras, ya que el consumidor (en este caso, la Empresa), se decide a ejercer

una accin de compra movido por cuatro elementos que siempre estn presentes
en mayor o menor intensidad en la decisin de compra.

El elemento de respuesta a un estmulo (la razn para comprar)

El elemento econmico (lo que cuesta comprar)
El elemento de aprobacin social. (la conveniencia o inconveniencia de comprar).
El elemento subconsciente (los motivos ocultos de la compra).

Estos elementos tendrn mayor o menor influencia, dependiendo del producto o

servicio que se compra, pero siempre estn interactuando los cuatro.

Tomando en cuenta los elementos antes expuestos y habiendo hecho un anlisis

de la mercanca o servicio que sea necesario para el momento de efectuar la
compra se proceder de la siguiente manera:

PASO No. 1: Debe existir una requisicin del departamento de almacn en

relacin al material solicitado, para que pueda entrar a funcionar el departamento
de compras. (Ver Forma N 1).

PASO No. 2: Deben existir como mnimo tres (3) cotizaciones de los proveedores
implicados.

PASO No. 3: Luego de tener las cotizaciones se proceder a escoger el proveedor

que va a suministrar la mercanca solicitada, tomando en cuenta los siguientes
aspectos:

a) Mejores Precios
b) Mejores condiciones de crdito
c) Mejor Calidad
d) Tiempo de Entrega

PASO No. 4: Habiendo analizado y escogido el proveedor, se elabora una Orden

de Compra, sta debe cumplir con las siguientes normas:

a) La Orden de Compra debe ser una forma pre-numerada la cual debe constar
por lo menos de cinco (5) partes, que son: (Ver Forma N 2)

Original: Proveedor
Copia 1: Contabilidad
Copia 2: Cuentas por pagar
Copia 3: Archivo de compras
Copia 4: Ciega para el departamento que recibe.

PASO No. 5: Una vez elaborada la Orden de Compra debe prepararse un informe
diario de ordenes de compra emitidas, el cual debe llenar los siguientes requisitos:
(Ver Forma N 3).

a) Fecha (da en que se elabor la O/C)

b) Proveedor (nombre del proveedor a quien se le solicit la mercanca)
c) Unidad
d) Tipo de Material (material solicitado)
e) Cantidad
f) Costo (precio al cual se est comprando)
g) I.S.V. (tasa de 16.5 % sobre el costo)
h) Total Bs. (suma del costo ms el I.S.V)

Esto debe hacerse al final del da, cuando se hallan emitido todas las rdenes de
compra necesarias.

PASO No. 6: Refirindonos al caso de una empresa por departamento, de igual

forma que el informe diario de rdenes de compra emitidas, debe realizarse un
informe diario de compras emitidas por departamento el cual debe seguir los
siguientes lineamientos: (Ver Forma N 4)
a) Departamento (nombre del departamento que solicit la mercanca)
b) Proveedor
c) Costo
d) I.S.V.
e) Total Bs.

PASO No. 7: Todos los almacenes de cada departamento deben tener la copia 4
de la orden de compra, la cual debe ser ciega, es decir, no debe llevar las
cantidades de material solicitado ni el costo, cuando la mercanca es despachada
por el proveedor el encargado del departamento de almacn debe llenar esta
copia con las cantidades que est recibiendo, habiendo revisado con detalle que la
mercanca est en buen estado.

PASO No. 8: Inmediatamente que se realice el proceso de recepcin de material

se debe proceder a entregar a la persona encargada del departamento de
compras, las copias No. 4 de las rdenes de compra recibidas, acompaadas de
la factura o nota de entrega correspondiente a cada una de ellas.

PASO No. 9: Una vez recibidas las rdenes liquidadas del almacn en el
departamento de compras, se debe chequear con las requisiciones de material
para determinar si se recibi toda la mercanca solicitada al proveedor, de lo cual
en esta oportunidad se pueden presentar dos situaciones:

1. S se ha recibido todo lo solicitado: Si ha sido recibida toda la mercanca

solicitada, el departamento de compras procede a la elaboracin de los informes
correspondientes (detalle en prximos pasos) y deja cancelada la orden de
compra.

2. No se ha recibido todo lo solicitado: Si no se ha recibido toda la mercanca

solicitada, el departamento de compras toma nota de la mercanca que no fue

recibida para proceder a reclamar al proveedor el material faltante y por

consiguiente dejar la orden de compra abierta hasta la recepcin total del material.

PASO No. 10: En ambas situaciones, el departamento de compras deber

elaborar el informe diario de rdenes de compra recibidas, el cual va a ser llenado
de la misma forma que el informe diario de rdenes de compra emitidas.

PASO No.11: Al finalizar cada mes la persona encargada del departamento de

compras elaborar un informe mensual de rdenes de compra, tomando en cuenta
tanto las emitidas como las recibidas, y as mismo los ajustes realizados, para
determinar la variacin existente entre lo que se solicit y lo que se recibi. (Ver
Forma N 5).

PASO No. 12: Una vez realizado todo este proceso, la persona encargada del
departamento de compras deber hacer entrega a la persona encargada del
departamento de Contabilidad las copias N 1 y 2 de las rdenes de Compra, para
su revisin y posterior pago. Esta entrega debe hacerse a travs de la Relacin de
Entrada de Almacn. (Ver Forma N 6), esta forma debe constar de los siguientes
datos:

a) Fecha (da en que se recibi la mercanca)

b) Entrada de Almacn No. (No. de la Orden de compra)
c) Proveedor
d) Entregado por (persona encargada de compras)

e) Recibido por (persona encargada de cuentas por pagar)

f) Monto Bs. (monto total de la Orden de Compra)
g) Acumulado Bs. (lo que va acumulado en ese mes)

PASO No. 13: La persona encargada del Departamento de Contabilidad, una vez
recibidas las rdenes de compra por da, proceder a revisarlas tomando en
cuenta que se haya recibido nicamente lo que se pidi, comparndolas con la
requisicin de material y con la cotizacin que emite el proveedor. Luego que las
rdenes de compra son sometidas a revisin, tomando en cuenta las condiciones
de pago de cada proveedor, se decide en que momento le corresponde la emisin
del cheque para la cancelacin de la compra efectuada. (En este momento se
realizan todas las operaciones necesarias por el departamento de cuentas por
pagar, que no indicaremos por pertenecer al Manual de Cuentas por Pagar).

PASO No. 14: Dependiendo del sistema de inventario que lleve la empresa, se
proceder a hacer los asientos correspondientes.

a) Continuo:

Inventario (dbito)
I.S.V. Crdito Fiscal (dbito)
Cuentas por Pagar (crdito)

b) Peridico:

Compras (dbito)
I.S.V. Crdito Fiscal (dbito)
Cuentas por Pagar (crdito)

De esta manera, habiendo realizado todas las operaciones correspondientes con

precisin habr culminado el proceso de compra.

2.3.1 Objetivo e importancia

El objetivo general del manual de compras es el de informar, instruir, orientar, y
capacitar de forma sencilla al personal del rea de compras respecto de las
funciones, polticas y procedimientos que debern aplicarse en todas las
adquisiciones que realice nuestra empresa y as alcanzar los objetivos de la
misma.

El del manual de compras es realizar y exponer los pasos de los aspectos

importantes en las compras y parmetros a realizar en la relacin de proveedor
comprador para contribuir a la reduccin de los costes de la materia prima y a la
mejora de la calidad de los bienes y servicios adquiridos y vendidos.

Tambin llamado Manual de Procedimiento de Compras, es uno de los manuales

ms importantes dentro de la organizacin de una empresa, ya que su falta,
repercute en otros departamentos inmediatamente, siendo uno de los elementos
de la estructura orgnica de la misma.

Se puede afirmar que es la gua oficial para la organizacin y funcionamiento del

rea de Compras, definiendo las operaciones de la misma.

Su importancia es que incluye aspectos sumamente importantes de las reas

fundamentales de una empresa: Estrategias, Procesos, Organizacin, Personal,
Cultura, Situaciones Inestables, Sistemas de Informacin, etc.

2.3.2 Polticas y Procedimientos

Las polticas son planes en el sentido de que son planeamientos generales o
maneras de comprender que orientan el pensamiento y la accin de los miembros
de la empresa, delimitando un rea dentro de la cual se debe asegurar que las
decisiones sean conscientes y contribuyan al logro de las metas.

Las polticas pueden ser escritas, verbales o implcitas pero preferentemente

deben ser expresadas en forma escrita; de esta manera se convierten en polticas
concretas que definen la orientacin de las acciones, evitando fuga de
responsabilidades.

Las polticas tienden a determinar y a evitar de antemano los anlisis repetidos y a

dar y una estructura unificada a otros tipos de planes, permitiendo de ese modo
delegar autoridad sin perder el control, asimismo constituyen una parte de la
planeacin, establecen los lmites de la supervisin y sealan los lineamientos de
la accin administrativa. Es indispensable en toda empresa el establecimiento de

las polticas como medios de soporte y significacin de los objetivos. La

elaboracin y la emisin de las polticas no deben ser estticas, dado que las
condiciones generales en que operan las empresas son cambiantes lo que
provoca continuos ajustes y acoplamientos.

El gerente de Compras como responsable de la direccin de su rea, es el

encargado de emitir las polticas de compras que deben de estar acorde con las
polticas generales de la empresa.

Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las polticas de
compras son:

Deben estar claramente expuestas

Ser razonables y fciles de llevar a la prctica
Indicar los factores limitativos y determinantes
Toda decisin y aplicacin debe basarse en ideas bien concebidas
Niveles que deben abarcar

Las polticas de compras deben contener:

Fuentes de abastecimiento
Especificaciones
Precio y Calidad

Investigacin y desarrollo
Compras recprocas
tica
Compras anticipadas
Venta de material excedente y desperdicio
Procedimientos

De la misma manera de las funciones propias de control de los materiales tienen

que agruparse en unidades de organizacin, as tambin tienen que disponerse en
procedimientos ordenados. Los procedimientos para el control de los materiales se
clasifican para quedar determinado el orden que se seguir en la descripcin del
procedimiento aplicado a un Departamento de Compras:

Nacimiento del pedido

Elaboracin, registro y seguimiento del pedido
Recepcin, supervisin y colocacin en los almacenes del artculo
solicitado.
Controles afectados por la recepcin del artculo
Conciliacin de documentos y chequeo de operaciones para su pago.

Los rganos responsables de la contratacin, por medio de la Gerencia

Administrativa, en coordinacin con las Unidades Administrativas requirentes,
deben programar con anticipacin suficiente la adquisicin de los bienes
necesarios para satisfacer las necesidades del servicio.

2.3.3 Funciones
Coadyuvar con la informacin necesaria para la conformacin de Adquisiciones.

Programar, dirigir y controlar las actividades de recepcin, despacho, registro y

control de los bienes destinados al uso y/o consumo de las reas respectivas.
Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos, cumplan
con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los
pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su caso, la conformidad
correspondiente al proveedor.

Controlar los vales de abastecimientos e informar al Departamento de

Contabilidad con la periodicidad que se establezca, sobre los bienes entregados a
las reas solicitantes.

Mantener el registro y control de mximos y mnimos de existencias de bienes,

turnando al Departamento de Adquisiciones las requisiciones de compra para la
reposicin del nivel mnimo de inventario en el almacn.

Levantar semanal, mensual o anualmente segn sea el caso el inventario fsico.

Efectuar conciliaciones mensuales de movimientos con el Departamento de
Contabilidad, aclarando las diferencias que pudieran encontrarse.

Preparar la informacin trimestral para el Comit de Control y Auditora, as como

para el informe de las sesiones de la Junta Directiva.

Realizar las dems actividades que le sean encomendadas por la Subdireccin de

Recursos Materiales, afines a las funciones y responsabilidades inherentes al
cargo.

Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al rea de su

competencia.

Departamento de Calidad

Proporcionar planeaciones con la finalidad que el control de calidad sea

responsabilidad de cada departamento.

Validar procesos de produccin y de bienes y servicios adquiridos
Establecer criterios necesarios para la revisin y aprobacin
Informar al gerente de compras la calidad mxima y mnima de productos.
Relacin con otros departamentos

Para Compras Nacionales:

El responsable del departamento adquiere bienes o servicios dentro del pas. El
encargado establece los compromisos, relacin e intercambio de informacin del
departamento Nacional para los requirentes y de estos el departamento de
compras.

Sus responsabilidades exclusivas son: obtener los materiales de la mejor calidad,

condiciones, buen precio y las mejores condiciones en el plazo de entrega
existentes en el mercado.

Para Compras Internacionales:

Las funciones de este departamento es realizar adquisicin de bienes y servicios
fuera del territorio nacional.

Se consideran: Compras de Importacin y Compras para Exportar.

Es el responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo
el proceso de compra, esto es, requisiciones de mercanca, rdenes de compra,
condiciones comerciales y trmites de pago.

Depto. De Recibo:
El acuse de recibo deber ser elaborado el mismo da que se haya realizado la
entrega, enviando de inmediato la copia correspondiente al departamento de
compras, para que este pueda detectar cualquier desviacin. El encargo su
funcin es rastrear y llevar el control de la requisiciones aceptadas y entregadas.
Depto. De inventarios y Almacn:
El Departamento de Almacenes e Inventarios se encarga de garantizar el abasto
suficiente de los artculos y productos recurrentes, as como el adecuado manejo y
custodia de las existencias, y la integracin de los datos que forman el catlogo de
productos que manejan los diferentes almacenes, as como la informacin que
conforma el detalle de sus inventarios.

2.3.4 Organigrama

Los organigramas son la representacin grfica de la estructura orgnica de una

empresa u organizacin que refleja, en forma esquemtica, la posicin de las
reas que la integran, sus niveles jerrquicos, lneas de autoridad y de asesora.

Por tanto, teniendo en cuenta que los organigramas son de suma importancia y
utilidad para empresas, entidades productivas, comerciales, administrativas,
polticas, etc., y que todos aquellos que participan en su diseo, tenemos que en
el manual de compras de debe de cantar con un organigrama que cumpla con las
delegaciones de las diferentes actividades asignadas a cada uno de sus
miembros.

2.3.5 Diagramas de Flujo General de la empresa

Un diagrama de flujo es la representacin grfica del flujo o secuencia de rutinas
simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestin, las
unidades involucradas y los responsables de su ejecucin, es decir, viene a ser la
representacin simblica o pictrica de un procedimiento administrativo.

Luego, un diagrama de flujo es una representacin grfica que desglosa un

proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas
industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones u reas de su
estructura organizativa.

Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representacin

grfica de un procedimiento o parte de este. En la actualidad los diagramas de

flujo son considerados en la mayora de las empresas como uno de los principales
instrumentos en la realizacin de cualquier mtodo o sistema.

FUENTES:

"Importancia de un Manual de Compras" Groppeimprenta.com. 04, 2012.

Consultado

el

09,

2014.

http://www.groppeimprenta.com/manuales-blog/50-

manual-de-compras.html
"Compras" BuenasTareas.com. 03, 2011. Consultado el 09, 2014.
http://www.buenastareas.com/ensayos/Compras-Unidad-1Y-2/1651517.html.

comprasdefinicionabc.08, 2012.consultado el 09,2014.

http://www.definicionabc.com/economia/compras.php#ixzz3C7rFK2Aj

Emilio Martnez Moya, Gestin de Compras (FC Editorial, 2007)