INTRODUCCIN

Este manual est dirigido al usuario de la Proveedura Institucional particularmente

al analista de la Seccin de Contratacin Administrativa. Este usuario es el
competente de acuerdo al rol que el sistema de seguridad le permite para la
elaboracin de todas las rdenes de compra derivadas del proceso de
contratacin administrativa que se realiza a diario en la Proveedura Institucional.
Estos procesos tienen como objetivo la emisin de un documento de ejecucin
contractual para el proveedor adjudicado de un proceso donde se le indica los
materiales o servicios que se le asignaron, el plazo de entrega o ejecucin, las
clusulas que se pactaron en el negocio, los precios pactados as como la
informacin bsica que encabeza la orden como la direccin, telfonos y la
informacin presupuestaria que indica la ejecucin realizada.
Es importante sealar que antes de entrar al proceso de requisicin, el usuario
debe conocer una serie de conceptos propios del sistema banner a fin de
familiarizarse con esta terminologa y no dificultar las tareas de este proceso.
Durante el proceso conoceremos las formas de confeccin de la Orden de
Compra, las formas de consulta de disponibilidad presupuestaria, resolver
problemas comunes que genera el sistema, as como consejos de utilidad.
FLUJO O ESQUEMA DEL SISTEMA BANNER FINANZAS
Ud est
aqu

El analista recibe toda la informacin de la requisicin hecha anteriormente por

usuarios de sus organizaciones presupuestarias, asume el proceso
contratacin desde la creacin misma del trmite hasta la adjudicacin de
artculos o servicios y se encarga de la confeccin en banner de la orden
compra.

los
de
los
de

CONCEPTOS GENERALES DE ESTE MANUAL

Orden de Compra
La Orden de Compra es un documento integral porque rene la informacin bsica
desde la requisicin terminada y aprobada junto con el proceso de contratacin

donde aporta la informacin del proveedor adjudicado. La orden de compra de

acuerdo a nuestra legislacin se comporta como un contrato entre la
administracin y el proveedor adjudicado al cual se le comprar los bienes y/o
servicios a precio determinado y el proveedor estar obligado a la entrega o a la
ejecucin de un determinado servicio. Es por ello que para la existencia de la
orden de compra es esencial la ejecucin de diferentes procesos previos para que
sean integrados con la orden.
Catlogo de Cuentas FOCPAU.
Son el grupo de cuentas que reflejan todo el movimiento contable-presupuestario
del mdulo de Finanzas de la Universidad en un momento determinado. Este
catlogo de cuentas tiene una estructura bsica 4 elementos de informacin
financiera que alimenta los libros de Mayor, Diario y Compromisos constantemente
con el fin de mantener la contabilidad y sus operaciones al da. Estos 4 elementos
que conforma el catlogo de cuentas son los siguientes:
Catlogo de Fondos
Indican la procedencia de los recursos, en la Universidad se les relaciona con los
tipo de financiamiento y controla cuentas de presupuesto y contabilidad, juntos
conforma una entidad contable con sus propias cuentas que lleva los estados
financieros y contables al da.
Catlogo de Organizaciones
Son las unidades administrativas que tienen actividad presupuestaria vigente
dentro de la jerarqua universitaria. No se debe confundir con las unidades
administrativas que conforma el organigrama institucional porque puede haber
unidades administrativas sin presupuesto asignado, este catlogo solamente
incluye las que tienen vida presupuestaria.
Son las llamadas Unidades
Ejecutoras.
Catlogo de Cuentas Contables
Son las cuentas de contabilidad que conforman el balance de situacin (cuentas
de ingreso y egreso) y el balance general (cuentas de activo, pasivo y balance
general) con cargo dbito y crdito.
Catlogo de Estructura Presupuestaria
Son los llamados Cdigos Presupuestarios que utiliza la Universidad para definir
una actividad funcional universitaria por ejemplo un curso, una revista, un proyecto
o la gestin administrativa o acadmica.

Catlogo de Materiales y Servicios

Es la lista de bienes, servicios y activos que la Proveedura Institucional
actualmente maneja para las contrataciones que estarn dentro de la Orden de
Compra, el catlogo se compone de un solo registro de cdigos pero se divide
para efectos de conocer su funcionamiento en los siguientes grupos:
Bienes de Consumo: Son los bienes que afectan directamente el gasto de la
organizacin presupuestaria y que se solicitan directamente para el consumo
inmediato por parte del usuario. Estos materiales se piden en la forma FPAREQN
y entran en el proceso de compra de la Proveedura Institucional donde hay una
programacin de compras para estos bienes, un proceso de contratacin
especfico, una recepcin de materiales al Almacn y un despacho (entrega) al
usuario. Este proceso administrativo depende de la planificacin del usuario, la
correcta descripcin de lo que se quiere y del xito del proceso de compra.
Bienes de Almacn: Son los bienes de existencias que se ubican exclusivamente
en el Almacn. Por lo general representa aquellos materiales de uso comn en
todas las organizaciones donde se hace necesario la existencia de un Almacn
para que cada que vez que un usuario requiera ese material de uso comn recurra
a la forma FSAREQN para solicitarlo y as recibirlo cuando el Almacn haga el
despacho (surtido). A diferencia del anterior este no depende de un proceso de
compra cada vez que se solicita porque el bien est en el Almacn y puede ser
despachado inmediatamente. Sin embargo depende mucho de los movimientos
que recibe y de la correcta planificacin de existencias que tenga el Almacenista
para lograr un ptimo inventario.
Contabilidad a Nivel de Documento / Bien
Como se explic en el manual para la elaboracin de requisiciones, el tipo de
contabilidad define la distribucin presupuestaria segn sea el tipo de contabilidad.
As las cosas, la distribucin a nivel de documento enumeran todas las lneas
asociadas al FOCPAU pero indicando la distribucin, sea por precio por porcentaje
del total del documento. La contabilidad a nivel de bien hace la indicacin del
monto presupuestario lnea por lnea indistintamente del FOCPAU que se trate la
cual ir sumando al documento final. Las rdenes de compras pueden utilizar este
tipo de contabilidad si se trata de confeccionar una orden de compra en forma
directa, sin embargo, si la orden que se va a elaborar proviene de un concurso,
esta informacin es heredada desde la requisicin.
Comprador
Para el sistema banner el comprador es el individuo que efecta el proceso de
contratacin, el sistema est diseado para que un comprador adquiera solo una

cierta clase de artculos segn los que le indicamos o bien que compre todos los
artculos a una organizacin en particular o una combinacin de ambos. Para
efectos de la Universidad Nacional por la complejidad en la planificacin de
compras, los compradores estn definidos: 1) por el objeto gasto para una primera
agrupacin. 2) en las familias de los materiales para clasificar. 3) en los
compradores reales para asumir el proceso de contratacin.
Todos los
compradores tienen distintas funciones sin embargo estn interrelacionados para
acoplarse al proceso de planificacin existente en la Universidad. Producto de lo
anterior, las requisiciones que hacen las organizaciones presupuestarias, se
deben agrupar en un determinado momento (corte) para luego empezar un
proceso de depuracin de la informacin con el fin de que las requisiciones estn
en forma clara y concisa para el xito de la contratacin, este proceso culmina con
la creacin de las licitaciones con los compradores oficiales quienes sumen el
proceso de contratacin hasta la Orden de Compra.
Orden de Compra de Estado
Corresponde a las rdenes de compra para la contratacin de Servicios
especficamente. Tiene un comportamiento diferente a la orden de compra para
bienes sin embargo guardan casi el mismo formato. En este manual se detallar
el procedimiento para la confeccin de una orden de compra de Estado.
Licitacin
La licitacin es en el sistema banner es lo que se conoce en la Proveedura como
el concurso de contratacin. Como consecuencia cualquier licitacin que el
sistema genera asignada a un comprador real en la prctica real puede ser: 1)
Caja Chica Institucional, 2) Contratacin Directa, 3) Licitacin Abreviada, 4)
Licitacin Pblica. Cada trmite de contratacin conlleva a que en la proveedura
se tenga que organizar el consecutivo por cada contratacin para as corresponder
a los requerimientos de la Contralora General de la Repblica y para efectos del
orden dentro de la Seccin de Contratacin Administrativa, mientras que el
sistema banner genera un consecutivo nico. Tambin se puede unir o dos o ms
licitaciones de banner para generar un concurso en proveedura situacin que es
para llevar un control minucioso.
Acuerdos
Los acuerdos son una forma en el sistema banner que detalla un contrato
establecido entre la Administracin y e proveedor para que el proveedor surta una
lista de bienes previamente adjudicado a un determinado precio durante un
perodo de tiempo establecido en el convenio (contrato). Cada vez que se crea un
acuerdo en el sistema banner, a la hora de confeccionar una orden de compra el

sistema traer automticamente el precio unitario pactado en el acuerdo cuando

se ingrese un bien que est dentro de ese acuerdo. Este instrumento es til para
los contratos de precios unitarios que practica la Universidad para abastecer el
Almacn siempre y cuando no exista un control monetario ni exista lmite
presupuestario en los convenios para un determinado proveedor.

FORMAS DESPLEGADAS
FTMBUYR Forma de Mantenimiento de compradores
FPAPOAS Asignacin de Orden de Compra (cuando se desea asignar
directamente el comprador sin necesidad de hacer el concurso)
FPAPURR Forma de creacin de la Orden de Compra
FPABAWD Asignacin de la orden de compra (cuando proviene de una
licitacin / concurso).
FPIPURR
Forma de consulta de la orden de compra
FPACHAR Forma de Orden de Cambio
FGIBDST
Forma de consulta del status del presupuesto
FGIBAVL
Forma de consulta de disponibilidad presupuestaria.
FGIENCD Forma de consulta del detalle de la actividad del compromiso
presupuestario.
FTVFUND Forma de validacin de fondos, (consulta y aplicacin)
FTVORGN Forma de validacin de organizacin, (consulta y aplicacin)
FTVACCT Forma de validacin de cuentas del catlogo contable, (consulta y
aplicacin)
FTVPROG Forma de validacin de programas, (consulta y aplicacin)
FTVCOMM Forma de validacin de bienes, (consulta y aplicacin)
FPIVPRD y FPVVPRD
Formas de consulta y aplicacin de productos que
vende el proveedor.
FTVUOMS Validacin de lista de unidad de medidas.
FTIIDEN y FTMVEND
Lista de proveedores vlidos.
FPAPDEL Forma de Anulacin de la Orden de Compra
FPACDEL Forma de Anulacin de Orden de Cambio
FLUJO Y PROCEDIMIENTO DE USO DE LAS FORMAS
Primero que todo el proceso de Orden de Compra est estrechamente relacionado
con el comprador especfico del bien desde dos frentes: con el comprador
automtico activado y sin el comprador automtico activado. El comprador
automtico es una herramienta que define el sistema banner de la cual se crea
una figura (comprador) al que se le define un grupo de materiales que solo l
puede comprar y cualquier requisicin que se haga despus de esta definicin que
tenga esos materiales se asignan automticamente a este comprador para un
trmite que desemboque en una posterior Orden de Compra. Sin comprador

automtico, el sistema est libre de asignar requisiciones a compradores

independientemente del origen del material y ese trmite terminar en una Orden
de Compra de esos bienes hecha por ese comprador. Es por ello que es
importante definir primero el comprador antes de detallar la Orden de Compra por
esta relacin que tienen. Sin embargo no se explicar desde la ptica del
comprador automtico desactivado porque como este procedimiento es libre de
materiales asignados a compradores, no es compatible con la programacin de
compras de la Universidad cuyos trmites de adquisiciones se hacen por familias
de materiales asignados a un comprador especfico, dicho proceso se explicar
con el supuesto de que el comprador automtico est activado.
En cuanto al detalle del flujo del procedimiento de la orden de compra se debe
tener en consideracin que las rdenes de Compra se pueden generar de tres
formas de acuerdo a la naturaleza de su procedencia:
1. Regular. (Viene desde una requisicin asignada y el concurso)
2. Directa (no tiene requisicin, se hace en forma directa)
3. Copiado (Se copia desde una OC ya creada aunque sea anulada).
Mantenimiento de Compradores
La forma de mantenimiento de Compradores (FTMBUYR) es la forma para definir
el perfil de un comprador, que materiales compra, cules debe quitar y asignarlos
a otro, cules es su vigencia, etc.
Paso 1. Se ingresa a la forma FTMBUYR para definir un comprador

Paso 2. Se digita un cdigo nuevo de comprador y una descripcin. El usuario

tambin puede digitar un cdigo de comprador o buscar uno dando clic en la
pestaa a la par de la casilla del comprador para buscar uno, en todo caso
cualquiera de estas acciones sirve para dar mantenimiento en esta forma. En
nuestro ejemplo se digitar un nuevo comprador

Paso 2. Se incluye la fecha de finalizacin (vigencia del comprador), el telfono y

siguiente bloque:

Paso 3. Se digita el cdigo de material que se le va a asignar al comprador para lo

cual se da tabulacin para que el sistema le de la descripcin del cdigo de
material, se da guardar para que se complete el proceso.
Se puede dar incluso siguiente bloque para incluir organizaciones presupuestarias.
Esto es que el comprador compre exclusivamente a esas organizaciones lo cual
no es recomendable en la UNA ya que el sistema prioriza esta forma a la hora de
otorgar requisiciones por encima de los materiales desordenando la programacin
de compras, en todo caso el proceso termina con la inclusin del material y se le
da guardar.

Orden de Compra Regular

La Orden de Compra generada debido a un procedimiento Regular interacta con
el comprador es decir, estn relacionados con el comprador definido en la forma
FTMBUYR. La Orden de Compra Regular puede provenir directamente desde la
requisicin creada o desde un concurso (licitacin) que se explica en el Manual de
Usuario para los Concursos. En ambos casos lo que se genera es un nmero de
Orden de Compra al final de sus procedimientos y en la forma FPAPURR se
completa la informacin. Dicho procedimiento se explica con el siguiente grfico:

Creacin y consolidacin de la
Requisicin

Asignacin directa de OC en
la forma FPAPOAS usando el
comprador real

Creacin de Concurso usando

el comprador real

Invitacin y Recepcin de
ofertas
Anlisis integral de las ofertas

Seleccin y adjudicacin de
las ofertas

Asignacin de Nmero de Orden de

Compra
Completar informacin de la Orden
de Compra
En ambos casos se genera la orden de compra y se completa en la forma
FPAPURR. Primero se detallar el procedimiento para el caso en que no medie el
concurso licitatorio y se crea la Orden de Compra directamente desde la
requisicin, luego se explicar cuando medie el concurso y por ltimo el
procedimiento para completar la orden de compra en FPAPURR.
Procedimiento en Ia forma FPAPOAS:
Los compradores que se crearon en FTMBUYR son requeridos en la forma
FPAPOAS que es la forma de creacin directa de OC desde una requisicin sin
intermediar un proceso concursal. Para efectos institucionales la asignacin de
requisicin en forma automtica es la forma idnea para los procesos de
planificacin de compras que existe en la Proveedura ya que se puede crear un
comprador con un grupo de materiales (familias) para que despus cada
requisicin de materiales destine sus lneas a un comprador especializado.
Paso 1. En la forma FPAPOAS se le da el cdigo del comprador para que el
sistema automticamente presente todas las requisiciones cuyos cdigos de
material estn asignados al comprador en FTMBUYR, as las cosas, al ingresar a
la forma es necesario digitar el cdigo de comprador y bloque siguiente

Paso 2 Aparece la (s) requisicin (es), un espacio para la orden de compra y el

tipo de Contabilidad si es a nivel de documento o a nivel de bien. Tambin se
puede hacer clic en Asignar por en Elem (Elemento) para conocer con mayor
detalle las lneas a asignar:

Paso 3. Se conoce lnea por lnea los materiales para asignarles una Orden de
Compra. En cada caso se le debe dar la palabra NEXT y guardar para que el
sistema genere un nmero de Orden de Compra y si se desea que uno o ms
lneas de las requisiciones tenga el mismo nmero generado se debe dar comillas
antes de guardar o bien se copia en las casillas antes de dar guardar:

Paso 4. Con la obtencin del nmero de OC se procede a terminar la informacin

de la misma en la forma FPAPURR cuyo procedimiento se encuentra al final estos
procesos de este manual.
Procedimiento II creacin de la Orden de Compra desde las formas de
licitacin:
Los concursos (licitacin) se crean y se desarrollan en las formas FPACTBD,
FPABIDH, FPAPRBD, FPABIDE, FPABIDH, FPABAWD. El proceso de estas
formas se explicar con detalle en el manual para las licitaciones. Aqu es
importante detallar que la orden de compra se puede generar desde el concurso
(licitacin) en el punto donde se tenga a los proveedores ganadores de un
concurso. El sistema provee una forma (FPABAWD) que es donde se asigna la
licitacin a los distintos proveedores. En nuestro caso se debe considerar esta
forma como la propuesta de las adjudicaciones en los procesos de contratacin
administrativa.
En otras palabras es necesario conocer a los posibles ganadores producto del
anlisis integral realizado para acceder a esta forma y otorgar las rdenes de
compra. Recordemos que solo completando la orden de compra nos daremos
cuenta de la disponibilidad presupuestaria para as proseguir con el concurso

hasta la fase de adjudicacin o bien para advertir al usuario de que sus

compromisos requieren ajuste de presupuesto.
Para efectos didcticos se procede a detallar el procedimiento partiendo de la
forma de la asignacin de licitacin es decir desde la forma FPABAWD:
Paso 1. Cuando se tenga a los posibles proveedores ganadores del concurso se
ingresa a la forma FPABAWD la cual se ingresa a la siguiente pantalla:

Paso 2. Ya inmersos en la forma es necesario digitar el nmero de licitacin

(concurso) que se conoce se hace tabulacin y siguiente bloque, el sistema
presenta la pantalla donde se visualiza las lneas de la licitacin creadas, salen
todos los proveedores a los cuales se le incluyeron los precios dentro del
concurso. Cada lnea repite su numeracin conforme los proveedores coticen
dicha lnea, por ejemplo si hay tres oferentes para la lnea 1, saldra la lnea 1
repetido una para cada proveedor, si as el analista lo incluye.

Paso 3. Se debe otorgar las lneas al proveedor ganador. En caso de que haya
decisin acerca del proveedor ganador, se debe marcar la casilla otorgar en
cada lnea que el proveedor gana. Es decir primero se debe asignar las lneas
proveedor por proveedor. El objetivo de otorgar la licitacin es para generar la
orden de compra.

Paso 4. Se ingresa NEXT en la primera lnea adjudicada del proveedor y se

guarda para genera un nmero de Orden de Compra

Ntese que el sistema genera un nmero de Orden de Compra del consecutivo

existente en el sistema banner, este nmero de orden de compra sirve para
ingresar a la forma FPAPURR y se completa la informacin recabada.
Procedimiento de completar la informacin de la orden de compra generada
en los procedimientos I y II
Paso 1. Se ingresa a la forma FPAPURR. Se debe digitar NEXT cuando es una
Orden de Compra nueva (Orden de Compra Directa) o bien se le da el nmero de
la orden que se cre desde el concurso en FPABAWD o en FPAPOAS y se le da
bloque siguiente:

Paso 2. Encabezado de la orden de compra. Aqu se debe ingresar los datos de

encabezado como el tipo de orden, la fecha de entrega y si la requisicin est a
nivel de documento o a nivel de bien. Al seguir navegando con TAB, si es una
Orden de Compra nueva se debe poner el cdigo del comprador y si es creada
desde una licitacin, el cdigo del comprador que tramit el concurso o en
FPAPOAS aparece.

Paso 3. En la pantalla de Informacin Solicitante/Entrega se puede modificar el

solicitante, el catlogo de cuentas, la organizacin, el correo electrnico, el
telfono, el fax, el almacn de envo (que es el mismo cdigo del Almacn
Central), y la Atencin a (que es la persona que recibira directamente la
mercadera).

Paso 4. En cuanto a la Informacin del Proveedor, si la orden de compra

proviene desde del concurso se despliega el proveedor que se asign en
FPABAWD. Si la Orden de Compra es directa, es necesario llenar el cdigo del
proveedor, el tipo de direccin, secuencia de direccin, y los dems campos son
opcionales, no es posible cambiar, la direccin y los telfonos. Cuando la Orden
proviene de un concurso, no se puede cambiar el proveedor porque ste ya est
asignado.

Paso 5. Al dar bloque siguiente, le lleva a la cejilla de Contabilidad /Bienes

donde se debe incluir el cdigo de bien, al dar TAB se despliega la descripcin
(Esto en el caso de que el bien est incorporado desde FTMCOMM, caso contrario
se puede incorporar el bien nuevo con la unidad de medida marcando donde dice
Asignar bien), cantidad y precio unitario. Una vez estos campos estn llenos, se
le da TAB para que el sistema calcule el monto total de la lnea, el descuento, el
adicional (que no se aplica en la UNA) y el monto por impuestos que aplica,
despus se la da Bloque Siguiente.

Paso 6. El sistema lo traslada a la pantalla inferior donde se incorpora el cdigo de

catlogo de cuentas, el ao, el ndice del FOCPAU (En caso de tenerlo), el fondo,
organizacin, cuenta y programa (cuando es Orden de Compra directa, porque si
viene de un concurso o en FPAPOAS sale por omisin). Se le da TAB para que
aparezcan los montos extendidos, los descuentos (que no aplica en la UNA) y los
impuestos. Al trmino de la lnea se puede proseguir con las dems lneas de la
Orden de Compra dando Bloque anterior y posicionndose en el cdigo de bien
para darle flecha hacia abajo y as proseguir con todo el paso con la lnea
siguiente.
Tambin se puede consultar el presupuesto al dar en el comando Opciones
Consultar actividad presupuestaria para que el sistema lo dirija a las formas
conocidas FGIBDST y FGIBAVL.

Paso 7. Una vez que se tenga todas las lneas de la Orden incorporadas, se da
Bloque Siguiente para que aparezca la pantalla de Saldar/Completar a la cual se
hace clic en Completar o bien En Proceso cuando se ocupa una informacin
posterior o si es necesario ajustar el presupuesto cuando la Orden supera el
presupuesto disponible en la requisicin para lo cual se debe coordinar con el
usuario (el sistema automticamente ajusta el presupuesto pero en casos de no
contar con disponible se coordinar con el usuario), pero en caso de que se
encuentre todo bien se debe dar la opcin Completar y el sistema da el siguiente
mensaje en la parte inferior izquierda:

Paso 8. Una vez completada la Orden de Compra el sistema le solicita correr el

proceso de aplicacin para que el documento que genera adquiera validez.

Orden de Compra Directa

La Orden de Compra Directa se crea ingresando en la forma FPAPURR
directamente e ingresando la informacin bsica del proveedor, los bienes a
comprar, el precio y la distribucin contable. La Orden de Compra directa es ideal
para entrar en operacin los contratos de precio unitario donde se tiene
establecido un precio unitario para el suministro de bienes con un determinado
proveedor por un tiempo establecido en el contrato. Esta figura contractual se
llama acuerdo en el sistema banner y ser cubierto en el manual de
procedimientos para los concursos.
Tambin se puede crear rdenes de compra directamente sin necesidad de usar
los acuerdos, sin embargo es importante sealar que a la hora de hacer una orden
de compra directa no intermedia el concurso ni una requisicin por lo que es
necesario comprometer el presupuesto de la organizacin presupuestaria con la
posibilidad de que no exista recursos disponibles ya que el analista en compras no
es el usuario dueo su presupuesto, en este caso la poltica institucional es de
asegurar que este tipo de documentos de ejecucin provenga de una requisicin
para que se vaya generando un historial a la hora de hacer una consulta.

Procedimiento
Paso 1. Se ingresa en la forma FPAPURR y se da la palabra NEXT para que se
ingrese a la forma de orden de compra directa:

Paso 2. Se ingresa la informacin del encabezado tal y como se demostr en el

anterior procedimiento, se debe ingresar la fecha de entrega y se marca o se deja
el indicador de la contabilidad a nivel de bien o a nivel de documento (Ver el
glosario de trminos), se da siguiente bloque:

Paso 4. Se debe digitar un comprador real del bien en este punto se hace clic en
la pestaa y se escoge el comprador o si se sabe de memoria el comprador se
digita, bloque siguiente:

Paso 5. Informacin del solicitante/entrega. Se anota el nombre de la persona,

catlogo de cuentas, organizacin, telfono, bloque siguiente:

Paso 6. Informacin del proveedor. Se busca el proveedor (en caso de que no

tenga el nmero consecutivo que genera el sistema banner), haciendo clic en la
pestaa y se elige la tabla de registro de proveedores FTIIDEN, se escoge el
proveedor y se da doble clic para que se procede a conocer la informacin del
proveedor elegido, se da siguiente bloque:

Paso 7. Informacin de Contabilidad / Bienes en este paso se debe digitar el (los)

artculo (s) de la orden de compra incluyendo el FOCPAU respectivo. En caso de
desconocer el artculo se debe hacer clic en la pestaa respectiva y llamar a la
forma FTVCOMM para escoger un artculo. Una vez escogido el artculo se debe
incluir el precio y con tabulacin el sistema calcula el monto total, siguiente bloque

Paso 8. Se debe indicar la informacin del FOCPAU presupuestario y con

tabulacin el sistema calcula el precio total de bien para la lnea que est definida
en el anterior bloque, se da bloque siguiente.

Paso 9. En la pantalla Saldar/Completar el sistema obliga que exista

coincidencia entre el monto del encabezado, el monto total de bien y la
contabilidad para que el status quede balancedado. Se hace clic en completar o
en proceso cuando exista problemas presupuestarios o el cdigo de bien o la
distribucin contable. Esto hace que el documento no se complete y se pueda
hacer cambios a futuro.

Paso 10. Al aceptar el sistema genera un aviso de que el documento queda

completo y aprobado.
Orden de Compra por Servicios
En cuanto a la contratacin de servicios, la poltica institucional es que toda
contratacin de servicios sea derivada de una requisicin y de un concurso de
licitacin para desembocar en una orden de compra. El formato de la orden de
compra es apenas distinto de su similar de bienes por lo que se recurre a la
descripcin del procedimiento con este formato.
Paso 1. Una vez hecho el proceso de contratacin que involucre una requisicin y
el concurso, el analista tiene un nmero de Orden de Compra asignado (ver
procedimiento regular desde una licitacin). Se entra en la forma FPAPURR y se
digita la Orden de Compra hecha o bien digitando NEXT para crear uno desde
cero, para este ejercicio se utilizar una Orden de Compra nueva

Paso 2. Una vez ingresado a esta forma se llena la informacin del encabezado.
Se debe dar en la pestaa Tipo de Orden Estado que es la diferencia primordial
de una orden de compra corriente con una orden de compra de servicios:

Se ingresa la fecha de entrega y el tipo de contabilidad, se da siguiente bloque:

Paso 3. Se ingresa la informacin del cdigo de comprador.

Paso 4. Se ingresa la informacin del solicitante / entrega al que recibir el

servicio, se agrega el catlogo de cuentas, la organizacin, el correo electrnico,
el fax, extensin, la direccin de envo y siguiente bloque.

Paso 5. Informacin del proveedor, se incluye el proveedor adjudicado (es

necesario buscar en la pestaa del proveedor para llamar a la forma FTIIDEN en
caso de desconocer el nmero), siguiente bloque

Paso 6. Informacin de la Contabilidad / Bien. Se incluye el cdigo del servicio,

con tabulacin se da a conocer la descripcin de ese cdigo de servicio, el monto
total de servicio (aqu no opera el concepto del precio unitario porque se trata de
un servicio determinado y no un bien que si es cuantificable) con tabulacin se
traslada al monto extendido, y se da bloque siguiente para incluir su FOCPAU. Si
existe otro cdigo de servicio puede ser incluido primero con tabulacin hasta el
cdigo del servicio y despus con flecha hacia abajo para incluir otro (puede
copiar el mismo cdigo en virtud de que en el catlogo de servicios los cdigos
son genricos con otro precio).

Paso 7. Se ingresa la informacin del FOCPAU presupuestario para lo cual se

digita correctamente el fondo, organizacin, cuenta y programa (es importante
recalcar la importancia de consultar presupuestariamente el FOCPAU para
comprobar la disponibilidad, esto se verifica haciendo clic en Opciones Ver
disponibilidad de presupuesto y entrar en la forma FGIBAVL)

Una vez consultado el presupuesto, se da bloque siguiente para saldar completar

Paso 8. Saldar / Completar, se verifica que la informacin del servicio, as como el
encabezado y la contabilidad cuadren para lo cual se da clic en Completar o en
Proceso cuando amerite hacer cambios si el sistema le genera error

OTRAS FORMAS Y PROCEDIMIENTOS, ORDENES DE CAMBIO, ANULACIN

DE ORDEN DE COMPRA.
Orden de Cambio
La Orden de Cambio funciona para la correccin de errores materiales que se
generan en la Orden de Compra completada y aprobada, el sistema genera una
versin alterna de una Orden de Compra (secuencia) que ser , a continuacin se
detallar el proceso en su totalidad:
Paso 1. Se ingresa a la forma FPACHAR desde la pantalla principal de banner.
Se digita el nmero de Orden de Compra y se digita NXT en el campo de la
secuencia (esto significa como una versin adicional de la Orden de Compra que
ser la cambiada), se da bloque siguiente:

Paso 2. Se ingresa en la pantalla de la informacin del documento, se puede

cambiar el comprador definido por otro, se da bloque siguiente:

Paso 3. Se ingresa a la pantalla del solicitante / entrega donde se puede cambiar

el nombre de la persona solicitante, la organizacin, el correo electrnico, el
telfono, fax, la ubicacin del envo, siguiente bloque.

Paso 4. Se puede cambiar la direccin del proveedor, el correo y el contacto, no

se puede cambiar el nombre del proveedor.

Paso 5. Informacin de Bien/Contabilidad. En esta pantalla se puede cambiar la

informacin contable de la Orden de Compra, cambiar el cdigo, agregar bienes
cambiar la distribucin, sin embargo no es posible cambiar el FOCPAU
presupuestario para un cdigo que est dentro de la Orden de Compra aprobada
originalmente, siguiente bloque.

Paso 6. Dar clic en Completar para que el sistema busque la disponibilidad

presupuestaria (en caso de haber modificaciones al cdigo de material que
involucra un posible incremento en el presupuesto).

El sistema ubica la orden de compra para el proceso de aplicacin.

Anulacin de Orden de Cambio
La forma para la anulacin de una Orden de Compra es FPAPDEL, dicha forma
sirve para dejar sin efecto la orden de compra para la afectacin presupuestaria,
deja libre el compromiso y el presupuesto se devuelve originalmente a la licitacin
para ser asignada de nuevo segn sea el caso, o en su lugar se devuelva a la
requisicin que la origin con el fin de que sea procesada nuevamente en otra
compra. Por otro lado es necesario indicar que la Orden de Compra no se elimina
del sistema, queda en el historial para ser consultada en FOIDOCH, sin embargo
una vez efectiva la anulacin no se puede usar la Orden de Compra para
continuar el proceso de contratacin restante (recepcin, facturacin, cheque, etc).
Paso 1. Se ingresa a la forma FPAPDEL y se digita la orden de compra que se
desea anular, ntese que tambin en esta forma se puede anular la Orden de
Requisicin, siguiente bloque:

Paso 2. El sistema despliega la pantalla de la fecha de orden, fecha de entrega, el

nmero de proveedor y el monto extendido de la orden de compra, siguiente
bloque:

Paso 3. Se hace clic en el cdigo de anulacin para escoger una razn de

anulacin de la Orden de Compra y se da clic en Hacer anulacin permanente
para que el sistema haga efectiva transaccin

1) Se escoge un cdigo
de anulacin

2) Se hace clic en este

icono

Paso 4. Se da por completada la transaccin.

Consulta del Detalle de la Actividad del Compromiso Presupuestal

En esta forma se puede visualizar la actividad del compromiso presupuestal en la
forma FGIENCD para un documento especfico como por ejemplo una requisicin,
una Orden de Compra, un documento de compromiso presupuestal general,
donde en todos lo casos se visualiza el documento presupuestario original y los
distintos documentos asociados al original con su respectiva actividad
presupuestaria. En nuestro ejemplo usaremos la orden de compra generada en
uno de los procedimientos vistos, la Orden de Compra P0000639
Paso 1. Se digita la forma FGIENCD desde la pantalla principal

Paso 2. Se digita la Orden de Compra y se da bloque siguiente para que el

sistema abra el detalle de la actividad presupuestaria, esta pantalla se divide en
tres bloques: el primer bloque da la descripcin, el proveedor adjudicado en caso
de las rdenes de Compra. El segundo bloque aparece el FOCPAU, el monto
comprometido, la liquidacin y el saldo del documento de compromiso
presupuestario. El tercer bloque desglosa la fecha de transaccin, el tipo de
documento (PORD=Orden de Compra, REQP=Requisicin)