FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

PROYECTO FINAL

ALAN JEFFERSON MENDOZA ROLDAN COD. 6.550.907

JORGE ARMANDO SANTOS TORRES COD 6.645.998
WILVER ALIRIO ARBOLEDA COD 6.407.779
JOSE MIGUEL MEDINA MOLINA 6.626.235

TUTOR
BLANCA SONIA BOLAOS ESCOBAR

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

ECACEN - CEAD PALMIRA
DICIEMBRE, 2014

INTRODUCCION

La administracin es un concepto muy globalizado y se puede aplicar en diferentes

reas, y es claro que la administracin se encarga de la planificacin, organizacin,
direccin y control de los recursos de una organizacin, estos procedimientos se
plantean con el fin de maximizar los beneficios, los cuales pueden ser econmicos y/o
social, esto depende de los fines perseguidos por la organizacin. Por este motivo es
muy importante el estudio de la administracin.
En el presente trabajo se realiza el estudio a travs de las diferentes funciones
gerenciales y los procesos de planeacin, organizacin, direccin y control, los cuales
toda organizacin debe cumplir para gestionar y manejar sus recursos eficientemente
con calidad, as alcanzar sus objetivos.

OBJETIVO GENERAL

OBJETIVOS ESPECIFICOS

CASO DE ESTUDIO

El seor Ramn Martnez ha trabajado 50 aos en la empresa de Cosmticos en el cargo

de Gerente Administrativo, en tres meses se jubila. El gerente general Pedro Prez,
quiere que l ocupe el cargo sea de la misma empresa. Por tal motivo, desea organizar
una convocatoria interna. El gerente Pedro delega esa funcin a la Oficina de Talento
Humano para que sta, establezca el procedimiento y seleccin del candidato. Todos los
trabajadores se encuentran a la expectativa de ser elegidos, pero solo algunos pueden ser
favorecidos. La oficina de Talento solo elegir aquellos que tengan mritos por su
comportamiento empresarial, en la parte administrativa, operativa, financiera y
comercial.
1. Realizar cada uno de los procesos del estudio de caso con respecto a la empresa
de Cosmticos.
Identificacin del problema:
Retiro del Gerente administrativo
Definicin el problema:
El seor Ramn Martnez quien se ha desempeado como Gerente administrativo en la
empresa por 50 aos culmina su periodo laboral y se jubila en tres meses. Las funciones
que tiene a su cargo tienen que ver con la optimizacin del proceso administrativo, la
administracin de las bodegas y el inventario, tambin se ocupa de la administracin
financiera en la empresa. Se ha destacado por la forma de obtener fondos y de
proporcionar el financiamiento de los activos que requiere la empresa para elaborar los
productos cuyas ventas generan

ingresos. Se ha caracterizado por promover un

ambiente de trabajo que conduce a la excelencia en las actividades logrando as una

mejor productividad y una sobresaliente labor en el rea administrativa. Su retiro genera
incertidumbre en la empresa pues parte del xito organizacional y comercial de la
empresa se deben a sus polticas administrativas y a las relaciones de confianza que ha
construido con clientes y socios.
Hiptesis sobre las causas del problema:
1. El gerente administrativo alcanza su edad de jubilacin por ley.
2. La incertidumbre se genera porque el gerente mantuvo relaciones comerciales
con sus socios durante muchos aos.
3. Se especula que con su retiro algunos socios estratgicos no continuaran sus
vnculos con la compaa pues temen perder beneficios y acuerdos que tenan
con el actual administrador.

Alternativas de solucin al problema:

1. Realizar un proceso de seleccin interna en la compaa donde se le brinde la
oportunidad a los empleados ms destacados.
2. Asegurarse que la persona que ocupe el nuevo cargo tenga el conocimiento y la
experiencia necesaria para seguir las buenas prcticas administrativas dentro y
fuera de la compaa.
3. Una vez elegido el sucesor del Gerente Administrativo se debe hacer un proceso
de socializacin con los socios externos para dar confianza en que los acuerdos
se mantendrn vigentes y se trabajara en nuevos vnculos comerciales.

Conclusin del proceso:

Se elige como nuevo Gerente Administrativo al seor Ricardo Velsquez, quien se

destac de forma sobresaliente en cada una de las pruebas del proceso de seleccin
demostrando as sus aptitudes, conocimiento y experiencia en la empresa. Ricardo
ocupaba el puesto de Gerente de ventas desde hace 10 aos, conoce todo lo relacionado
con la parte comercial de la compaa y tiene el apoyo de sus compaeros en su nuevo
rol administrativo, se espera hacer un empalme entre el Gerente saliente y el entrante
que abarcara especialmente la consolidacin de las relaciones con clientes y socios pues
es el aspecto que ms genera preocupacin a la Gerencia general. Tambin se busca
generar confianza a los empleados en cuanto a las polticas que ya estn estipuladas y
expectativas positivas sobre los temas que requieren mejora como lo es la parte
financiera y administrativa interna de la compaa.

2. Cmo desarrollara la administracin en esa Gerencia?

La administracin en esta gerencia se debe de realizar primero que todo a Motivar una
gestin transparencia en los procesos que induzcan a ejecutar acciones para el
cumplimiento de los planes y objetivos trazados por la Gerencia General. Trazar las
pautas y normas que contribuyan a la eficiencia y calidad de los servicios que presta la
empresa, adicionalmente a esto debe enfocarse y administrar con efectividad el recurso
humano base fundamental para el buen funcionamiento de la empresa.

Qu tipo de administrador sera el recomendado para esa gerencia y por qu?

Dentro de la empresa existe un Gerente General el cual es un administrador de alta
gerencia, por ende la empresa necesitara un administrador de Gerencia Media, porque
los administradores que pertenecen a este nivel dirigen las actividades de otros
administradores y algunas veces, tambin las de los empleados de operacin. Sus
principales responsabilidades son dirigir las actividades que cumplen con las polticas
de la organizacin y equilibrar las exigencias de sus superiores con las capacidades de
sus subordinados.

Cules sera el papel y las habilidades como administrador de esa gerencia?

Definitivamente para que una empresa tenga xito y permanezca en una buena posicin
dentro del mercado el administrador debe asumir los Papeles de Decisin, papeles de
Informacion y papeles de trato de personal, con un alto grado de responsabilidad, ya
que son los tres papeles que deben ejecutar los administradores cuando planean,
organizan, dirigen y controlan los recursos de la organizacin.

Cuando se habla de los papeles de decisin el administrador debe abarcar ciertos

papeles especficos, como lo son de emprendedor, manejador de convicciones,
distribuidor de recursos y un buen negociador, as como los papeles especficos de una
figura emblemtica dentro de la organizacin, debe ser un lder y un enlace con los
dems directivos, y papeles de informacin dentro de los cuales debe ser un supervisor,
difusor y un vocero dentro la organizacin.
Todos estos papeles que el administrador debe asumir y conocer se agregan tres
habilidades fundamentales que estn directamente relacionadas entre s que son
Habilidades tcnicas, habilidades de trato de personal y habilidades tcnicas y si una de
ellas fala puede llevar la empresa al fracaso.

Cules sera el reto como administrador de esa rea en el entorno mundial?

Con el vertiginoso crecimiento tecnolgico en que vive actualmente y con la constante
crecimiento de la competencia el administrador debe estar constantemente actualizando
su forma de producir acoplndose a los cambio que se presenta en la actividad que
desarrolla la empresa, as mismo debe estar capacitando al personal sobre el cambio de
estas tecnologas y lo primordial capacitar a sus empleados y todo el personal de la
empresa en servicio al cliente con los ms altos estndares de calidad, es esto una base
primordial para el crecimiento y la sostenibilidad de la empresa en el mercado.
Como implantara la tica y la responsabilidad social empresarial desde la
gerencia?
Para profesar la tica dentro de la organizacin, desde la gerencia se creara un cdigo
de tica con la finalidad de combatir la corrupcin, el engao y el mal

comportamiento de empleados de la misma, que no solamente permea al interior

sino que trasciende al exterior de las organizacin, de otro lado la responsabilidad
social es una forma de hacer negocios que toma en cuenta efectos sociales,
ambientales y econmicos de la accin empresarial, integrando en ella el respeto por
los valores ticos que inciden en las personas, las comunidades y el medio ambiente,
partiendo este orden de ideas desde la gerencia se promulgara el trato digno con los
empleados de la organizacin aunque exista una fuerte presin por la gerencia para
mantener la organizacin con las ms altos estndares de calidad, cumpliendo estos
dos conceptos la organizacin seguramente la organizacin

mantendr desde la

gerencia un alto impacto en la tica y responsabilidad social dentro y fuera de la

organizacin, teniendo como modelo sus propios integrantes.
Como aplicara las funciones gerenciales (Planeacin, Organizacin, Direccin y
Control?
Las funciones o reas de actividad de la empresa cumplen el papel de indicar dnde se
aplican los esfuerzos, en qu campos trabajar, adems resuelve el problema de cmo
hacer las cosas o las tareas en cada una de estas reas para lograr los objetivos
predeterminados. Eso se realiza a travs de las funciones de la administracin o
procesos administrativos.
Desde la gerencia asumiremos la etapa de planeacin con el fin de determinar las metas
y objetivos a cumplir en la organizacin ya que

Los objetivos son de enorme

importancia, pues le dan un sentido, una direccin una orientacin a los esfuerzos
aplicados, esta planeacin eficaz se basara en hechos, datos e informaciones reales y
estimados. Durante esta etapa especficamente desarrollaremos que vamos a hacer para

que la organizacin siga su rumbo tal cual como vena o mejor an. Determinando lo que
ser calificable y cuantificable.
Una vez definamos el que hacer plantearemos el cmo hacer dando as paso a la funcin
de Organizar, donde definiremos que elementos y condiciones sern necesarias y como
las debemos combinar entre s para conseguir los resultados de manera eficiente
logrando estructurar la organizacin hacia los objetivos, recursos, procesos y el medio y
para lograr esta estructuracin, determinaremos los objetivos, dividiremos el trabajo,
agruparemos las operaciones parciales en unidades, asignaremos el personal, y
delegaremos autoridades.
Despus de haber definido que hacer y cmo hacerlo, nos enfocaremos en el hacer y a
esto se le llama Direccin y es desde donde procuraremos una ejecucin eficiente de los
planes de la organizacin mediante una cooperacin entre subordinados y jefes. Ya que la
direccin comprende las relaciones de trabajo en todos los niveles de la organizacin;
esto es, a un mismo nivel, de niveles superiores a inferiores de la empresa, como de las
relaciones de trabajo de las personas fuera de ella. En la direccin nos preocuparemos de
armonizar las disfuncionalidades y por eso ser importante la motivacin.
Por ultimo realizaremos Control desde donde comprobaremos el cumplimiento de los
planes y corregiremos las posibles desviaciones de ellos. Teniendo en cuenta la
planificacin, ya que si no hay plan, no hay nada que controlar. El control es una
verificacin de lo realizado y esta verificacin adquiere sentido cuando hay algo con qu
controlarla o compartirla: ese algo es el plan, por tanto el control adecuado favorece las
buenas relaciones humanas. Es asegurarse que los objetivos se alcancen de acuerdo al
plan establecido, con la posibilidad de ajustar esas normas y objetivos; en pocas palabras,
medir y evaluar.

Cul sera la administracin por objetivos del rea Administrativas y las reas
que depende de esa gerencia?
La APO ser el proceso por el cual los gerentes, principal y subordinado, de la
organizacin identificaran objetivos comunes, se definir las reas de responsabilidad de
cada uno en trminos de resultados esperados y se emplearan esos objetivos como guas
para la operacin de la organizacin. El Gerente Administrativo tiene que saber y
entender lo que, en trminos de desempeo, se espera de l en funcin de las metas de la
organizacin, y su superior debe saber qu contribucin puede exigir y esperar de l,
juzgndolo de conformidad con las mismas.
La APO es un sistema dinmico en el cual se integrar la necesidad de la organizacin de
alcanzar los objetivos de lucro y crecimiento, con la necesidad del gerente administrativo
de contribuir a su propio desarrollo. Para establecer la APO desde la gerencia
administrativa y sus reas empezaremos estableciendo los siguientes parmetros.

Establecer conjuntamente objetivos entre la gerencia administrativa y sus

superiores: ya que es importante en la APO el establecimiento conjunto de los
objetivos entre el ejecutivo y sus superiores, tanto en el establecimiento como en
la fijacin de los objetivos

Establecer objetivos para cada rea que dependa de la gerencia administrativa: ya

que la APO se fundamenta en el establecimiento de objetivos por niveles de
gerencia, Los objetivos, a alto nivel, pueden denominarse objetivos, metas,
propsitos o finalidades; sin embargo, la idea bsica es la misma: definir los
resultados que el gerente administrativo, en determinado cargo, deber alcanzar.

Interrelacionar los objetivos de las reas de la gerencia administrativa: en esta

parte se buscara la correlacionar los objetivos de cada rea, aunque no todos los
objetivos se apoyen en los mismos principios bsicos.

Elaboracin de planes tcticos y planes operacionales, con nfasis en la medicin

y control: A partir de los objetivos trazados por cada Area, el Gerente
Administrativo y su superior elaboran los planes tcticos adecuados para
alcanzarlos de la mejor manera. De esta manera, tales planes se constituyen en
los instrumentos para alcanzar los objetivos de cada rea de la gerencia
administrativa.

Evaluacin permanente, revisin y reciclaje de los planes: todos los planes

debern tener una forma de evaluacin y revisin regular del progreso realizado a
travs de los objetivos ya alcanzados y de aquellos por alcanzar, permitiendo as
el tener en cuenta algunas previsiones, y el fijar nuevos objetivos para el perodo
siguiente.

Apoyo constante del staff durante las primeras etapas: la aplicacin de la APO
del fuerte apoyo de un staff previamente entrenado y preparado.

La APO tiene un comportamiento cclico, de tal manera que el resultado de un ciclo

permite efectuar correcciones y ajustes en el ciclo siguiente, a travs de la
retroalimentacin proporcionada por la evaluacin de los resultados. Este ciclo
corresponde comnmente al ejercicio fiscal de la organizacin para facilitar la ejecucin
y el control. Para nuestro caso en e desarrollo de APO utilizaremos el Modelo Humble el
cual define la APO como "un sistema dinmico que busca integrar las necesidades de la
empresa de definir y alcanzar sus propsitos de lucro y crecimiento con la necesidad del

gerente de contribuir y desarrollarse. Es un estilo de gerencia exigente y estimulante".

Provee los siguientes aspectos:

Revisin crtica de los planes estratgicos y tcticos de la empresa.

Esclarecimiento para cada gerente, de los resultados claves y lo estndares de

desempeo que l necesita alcanzar.

stos estn ligados a los objetivos por departamento y organizacionales, aumentando su

compromiso y su contribucin a estos objetivos;

Creacin de un plan para mejorar las funciones, de tal manera que permita lograr
los resultados claves y el plan de mejoramiento.

Uso sistemtico de la evaluacin del desempeo para ayudar a los gerentes a

superar sus puntos dbiles y aprovechar sus puntos fuertes, aceptando
responsabilizarse por su autodesarrollo.

Aumento de la motivacin del gerente como consecuencia de la mayor

responsabilidad, mejores planes salariales y la planeacin de su carrera.

Como Implementara el Ciclo PHVA en la gerencia administrativa?

En la gerencia administrativa tendr como objetivo principal la mejora continua de la
organizacin y para ello todos los problemas sern afrontados con la metodologa
PHVA, y para ello formaremos grupos desde la gerencia hasta todas los
departamentos que de esta dependan con el fin de que cada grupo identifique las
mejoras de los procesos de cada departamento los grupos desarrollaran esta tarea
mediante reuniones donde discutirn los problemas de cada rea- reuniones donde

todos participaran y tendrn en cuenta metodologas como la lluvia de ideas para

llegar a identificar los problemas en los procesos.
Esta actividad la realizar todos los grupos de cada rea de la organizacin que
dependan de la gerencia administrativa para al finalizar consolidar toda la
informacin la cual ser entregada al gerente administrativo para que este priorice a
cuales problemas se enfocara para la implementacin del PHVA teniendo en cuenta
los siguientes criterios.

Incrementar Productividad

Aumentar Ganancias

Disminuir perdidas

Esta ser la base para implementar el ciclo PHVA desde la gerencia administrativa,
Ejemplo. Al consolidar la informacin de los procesos unos de los problemas ms
constantes fue el de la prdida de productos por mal manejo, El gerente administrativo
priorizara este problema bajo el criterio de disminuir las perdidas en la organizacin y
lo primero que har ser identificar las causas del problema y despus se enfocara en
las acciones para afrontar el mismo y para esto utilizara el ciclo PHVA. Y as
sucesivamente para cada problema encontrado en los procesos que dependan de la
gerencia administrativa.
Teniendo en cuenta que el ciclo PHVA consiste bsicamente en:

Planear: Siendo la definicin de las metas y los mtodos para alcanzarla.

Hacer: Consiste en ejecutar la tarea y recoger los datos, despus de haber

realizado un proceso de formacin (educar y entrenar).

Verificar: Es la evaluacin de los resultados de la tarea ejecutada,

identificacin de los problemas que originan el no-cumplimiento de las tareas
(formacin, planeacin).

Actuar: Consiste en tomar medidas correctivas para lograr el cumplimiento de

las metas.

CONCLUSIONES