INTRODUCCION

Microsoft Excel es un poderoso programa de hojas de calculo para

Microsoft Windows, Apple Macintosh y Linux.
Microsoft Excel proporciona las herramientas necesarias para el
anlisis de datos, mantenimiento de listas y realizacin de clculos, asi
como las herramientas de presentacin indispensables para crear
informes con base a los resultados obtenidos

1. MICROSOFT EXCEL
Excel es un programa de hojas de clculo de Microsoft Office system.
Permite crear y aplicar formato a libros (un conjunto de hojas de
clculo) para analizar datos y tomar decisiones fundadas sobre
aspectos de su negocio. Concretamente, se puede usar para hacer un
seguimiento de datos, crear modelos para analizar datos, escribir
frmulas para realizar clculos con dichos datos, dinamizar los datos
de diversas maneras y presentarlos en una variedad de grficos con
aspecto profesional.
2. USOS DE MICROSOFT EXCEL
Entre los escenarios ms comunes de uso de Excel se incluyen:

Contabilidad Se pueden usar las eficaces caractersticas de

clculo de Excel en muchos informes contables y financieros (por
ejemplo: estados de flujo de efectivo, balances de ingresos o estados
de resultados).

Definicin de presupuestos Ya sea que sus necesidades

sean personales o empresariales, puede crear cualquier tipo de
presupuesto en Excel (por ejemplo: planes de presupuesto de
marketing, presupuestos de eventos o presupuestos de jubilacin).

Facturacin y ventas Excel tambin es til para administrar

datos de ventas y facturacin, y en ste se pueden crear fcilmente los
formularios que se necesiten (por ejemplo: facturas de ventas,
albaranes u rdenes de compra).

Informes Con Excel, se pueden crear diversos tipos de

informes para mostrar resmenes o anlisis de datos (por ejemplo:
informes que miden el rendimiento de los proyectos, que muestran la
variacin entre los resultados reales y los proyectados, o que se pueden
usar para pronosticar datos).

Planeacin Excel es una gran herramienta para crear planes

profesionales u organizadores tiles (por ejemplo: planes semanales de

clases, planes de estudios de marketing, planes de impuestos para fin

de ao u organizadores para ayudarlo con la planificacin de comidas
semanales, fiestas o vacaciones).

Seguimiento Se puede usar Excel para hacer el seguimiento

de los datos en una planilla de horas o en una lista (por ejemplo:
planillas de horas para hacer un seguimiento del trabajo o listas de
inventario con las que se hace un seguimiento al inventario).

Uso de calendarios Gracias a su rea de trabajo con

cuadrcula, Excel se presta para crear cualquier tipo de calendario (por
ejemplo: calendarios acadmicos para hacer el seguimiento de las
actividades durante el ao escolar o calendarios del ao fiscal para
hacer el seguimiento de eventos empresariales e hitos).
Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior
izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio,
se desplegar un men; al colocar el cursor sobre Todos los programas,
aparece otra lista con los programas que hay instalados en el
computador; coloca el puntero del ratn sobre la carpeta con el nombre
Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciar el
programa.

Al iniciar microsfot Excel en la parte superior se encuentra la barra de

titulos, localiza en la parte central el nombre del libro que estamos
creando, por defecto aparece el nombre libro1 y el nombre de la
aplicacin.

En esta misma parte de la pantalla, en la parte superior izquierda, se

encuentra una serie de iconos, que en conjunto, representan la barra
de acceso rpido. El icono representado como un discket de
ordenador es la opcin nos permite almacenar y guardar el libro,
Finalmente las dos flechas tanto la que seala la izquierda como la
que seala la derecha se van a utilizar para anular acciones
realizadas, es la tpica opcin de deshacer, esto quiere decir, que si
realizas una operacin errnea mediante la flecha deshacer puedes
anular este ltimo paso

La siguiente gran parte de la pantalla ubicada por debajo de la barra

titulo, y es la barra de men, que son todas estas opciones que van a
permitir trabajar con la hoja de clculo.

La siguiente parte de la pantalla es la que se encuentra debajo de la

barra de men, es la banda de opciones o herramientas es uno de los
elementos ms importantes de Excel, ya que contiene todas las
opciones del programa organizadas en pestaas. Al pulsar sobre una
pestaa, accedemos a la ficha. Las fichas principales son Inicio,
Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas
se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles. Pero
adems, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen
otras de forma puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo,
mientras tengamos seleccionado un grfico, dispondremos de la ficha
Herramientas de grficos, que nos ofrecer botones especializados
para realizar modificaciones en los grficos. Cada uno de estos
botones representa una herramienta concreta correspondiente a la
opcin del men activo

A la izquierda, el recuadro con la palabra A1, se llama cuadro de

nombres, inicialmente en esta parte de la pantalla nos permite
visualizar nuestra posicin dentro de la hoja de clculo. Seguido a este
recuadro, ubicamos la banda de formulas donde el smbolo de x le
permite anular una frmula de clculo que le ha sido indicada a
Microsoft Excel, con el smbolo de acepta la formula que le ha sido
indicada al programa y con fx accede al listado de funciones
predefinidas que posee Microsoft Excel con formulas dispuestas para
ser utilizadas. Tambin nos muestra el contenido de la celda activa, es

decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar

el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente.

Este recuadro horizontal que rellena la pantalla hasta el margen

derecho, se titula barra de frmulas donde se colocan los clculos y
frmulas que se desean ejecutar y en consecuencia nos d un
resultado.
A continuacin la hoja de clculo, es una cuadrcula dividida entre filas,
que son las lneas horizontales (ordenadas por letras) y columnas que
son las lneas verticales (ordenadas por nmeros), a cada interseccin
de una fila vs una columna se le conoce como celda. Cuando el
cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con
sta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque
aparece ms remarcada que las dems.

En la parte inferior, encontramos la banda de etiquetas donde se

ubica una pestaa titulada hoja 1 y el signo de mas (+), ste signo se
utiliza para aadir nuevas hojas de calculo

Ubicada justo debajo de la banda de etiquetas, se encuentra la banda

de estado que indica en qu estado se encuentra el documento
abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de
trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -.
Tambin dispone de tres botones para cambiar rpidamente de vista
(forma en que se visualiza el libro).

En el lado derecho de la pantalla se encuentran las barras de

desplazamiento que permiten mover a lo largo y ancho de la hoja de
forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra
arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.
A continuacin, presentaremos una vista de la pantalla completa de
Microsoft Excel, sealando todas sus partes principales:

Una vez que se conocen las barras y bandas principales en la

herramienta Excel, procedemos a realizar varios comandos de
Microsoft excel que nos sern muy utiles :
CREACION DE HOJA DE CALCULO
Una hoja de caculo es el documento principal que se utiliza para
almacenar y manipular datos en Microsoft Excel. Cada hoja de calculo

es una cuadricula rectangular con 256 columnas y 16384 filas, para

crear una hoja de calculo nueva haga click en NUEVO en el men
ARCHIVO si el documento ya existe utilice el comando ABRIR en el
men ARCHIVO . Microsoft Excel presenta una lista de documentos
que se encuentran en el directorio o en la carpeta activa, se procede a
hacer clic y abrir el documento.

GUARDAR UN DOCUMENTO
Existen dos comandos en el men ARCHIVO que se utilizan para
guardar documentos, que son GUARDAR y GUARDAR COMO;
GUARDAR se utiliza para guardar los cambios realizados a un
documento existente. Este comando actualiza el documento con los
ltimos cambios efectuados y GUARDAR COMO se utiliza para
guardar un documento por primera vez y asignarle un nombre y una
ubicacin especifica.

INTRODUCIR DATOS
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos,
nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los
siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los
datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecern en dos
lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas.
MODIFICAR DATOS
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se
est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin. Si an no se
ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede
modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el
carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una
posicin. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea
modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, despus activaremos
la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la
barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La
Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar. En la Barra de
Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma,
ahora es cuando podemos modificar la informacin.
En una Hoja de clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos
introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se
introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha
u hora, o un texto. FRMULAS, es decir, una secuencia formada por:

valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u

operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos.
SELECCIN DE CELDA
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma
del puntero del ratn para saber si realmente vamos a seleccionar
celdas o realizar otra operacin. La forma del puntero del ratn a la
hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal
como se ve a continuacin
para seleccionar una celda
solo se debe hacer clic en la misma, para seleccionar un rango solo se
debe arrastrar la seleccin por las celdas que se deseen escoger.
CREACION DE SERIES
Microsoft Excel puede crear una variedad de series, tales como
nmeros consecutivos, fechas y textos mixtos. Las series son utiles
para crear encabezados de filas o columnas en una hoja de calculo
cuando se extienden proyecciones lineales, o en cualquier momento
en que se necesite una serie de nmeros, periodos de tiempo u otras
entradas que incluyan valores con incremento. Para crear una serie se
debe escribir un patrn a seguir en dichas celdas y una vez creado el
patrn, se arrastrara el borde de la celda que posea un punto en la
esquina inferior izquierda, seleccionando asi todas las celdas donde se
aplicara la serie.

FORMATO DE CELDA
Cada celda tiene un formato especifico que corresponde a un tipo de
introduccin que puede ser tanto de general, numero, moneda,

contabilidad, fecha, hora, porcentaje, fraccin, cientfica, texto,

especial, persolnalizada. Se debe escoger el formato idneo para el
tipo de celda que se esta trabajando. Cuado edita o reescribe un
numero en una celda, puede especificar el formato en el cual deseara
el numero. Excel puede cambiar automticamente el formato de la
celda para que coincida con la especificacin.

FORMULAS
La introduccin de una formula es la tcnica bsica que se utiliza para
analizar datos en la hoja de calculo. Con una formula se puede realizar
operaciones con los valores de una hoja de calculo (Suma,
multiplicacin, divisin, etc) una formula puede incluir cualquiera de los
siguientes elementos: operadores, referencias de celda, valores,
funciones , etc. Una formula se puede entender como un lado de una

ecuacin cuyo resultado se muestra en la celda. Las formulas siempre

deben comenzar con el signo igual (=)
Por ejemplo:
Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de
sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as
A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la
funcin
anterior
sera
equivalente
a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+
C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la
ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de
una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la
frmula.
Asimismo, se repite el comando para las otras funciones como resta,
multiplicacin, divisin, porcentaje, etc.
La barra de formulas posee unos comandos predeterminados en el
botn fx donde se abre una ventana de insertar funcin en donde
aparecen una serie de funciones establecidas,

siendo las mas utilizadas:

CONTAR.SI: La funcin CONTAR.SI cuenta el nmero de celdas
dentro de un rango que cumplen un solo criterio especificado por el
usuario. Por ejemplo, puede contar todas las celdas que comienzan
con cierta letra, o bien todas las celdas que contienen un nmero
mayor o menor que un nmero especificado por el usuario. Por
ejemplo:

La sintaxis de la funcin CONTAR.SI tiene los siguientes argumentos:

rango (Obligatorio). Una o ms celdas que se van a contar,

incluidos nmeros o nombres, matrices o referencias que contengan
nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.

criterios (Obligatorio). Nmero, expresin, referencia de celda

o cadena de texto que determina las celdas que se van a contar. Por
ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32", B4,
"manzanas" o "32".

CONTAR: La funcin CONTAR cuenta la cantidad de celdas que

contienen nmeros y cuenta los nmeros dentro de la lista de
argumentos. Use la funcin CONTAR para obtener la cantidad de
entradas en un campo de nmero de un rango o matriz de nmeros.
CONTAR(valor1; [valor2],...)
La sintaxis de la funcin CONTAR tiene los siguientes
funcinargumento:

valor1 Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o

rango en el que desea contar nmeros.

valor2, ... Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia

o rangos adicionales en los que desea contar nmeros.

MIN: La funcin MIN en Excel nos devuelve el valor mnimo de un

conjunto de valores. Los argumentos de la funcin MIN pueden ser los
nmeros, las celdas o los rangos que contienen los valores que
deseamos evaluar.
Nmero1 (obligatorio): El primer nmero a considerar o la celda
o rango que contiene los nmeros.
Nmero2 (opcional): El segundo nmero de la lista o la celda o
rango que contiene valores adicionales a considerar.
A partir del segundo argumento todos los dems sern opcionales y
hasta un mximo de 255 argumentos. Sin embargo, esto no quiere
decir que solamente podemos incluir 255 nmeros en la funcin
MIN ya que podremos indicar rangos con una cantidad de nmeros
mayor.
Al realizar la evaluacin de los nmeros especificados la funcin
MIN tomar en cuenta tambin los nmeros negativos y el cero.

A continuacin mostrar algunos ejemplos utilizando la funcin

MIN para dejar en claro su funcionamiento. Para el primer ejemplo,
utilizar la funcin MIN especificando los nmeros que deseo evaluar
como argumentos de la funcin:

MAX: La funcin MAX en Excel es de gran ayuda siempre que

necesitemos obtener el valor mximo de un conjunto de valores que
puede ser una lista de nmeros ubicados en uno o varios rangos de
nuestra hoja de Excel.

 Nmero1 (obligatorio): El primer nmero de la lista o el rango de

celdas que contiene los nmeros a evaluar.
Nmero2 (opcional): El segundo nmero de la lista o un rango
de celdas con nmeros adicionales a incluir en la evaluacin.
Podemos especificar un mximo de 255 nmeros en la funcin
MAX en caso de enlistarlos directamente como argumentos pero
podemos especificar rangos de celdas como argumentos de la funcin
que a su vez pueden contener varios nmeros que sern evaluados.
La funcin MAX considera nmeros negativos y el cero, por lo que
dentro de una lista de nmeros negativos el valor mximo podra ser el
cero. Observa el siguiente ejemplo:

CONTAR.BLANCO: Cuenta las celdas en blanco dentro de un

rango. CONTAR.BLANCO(rango)

 rango (obligatorio): El rango de celdas donde se contarn las

celdas en blanco.
CONTAR.BLANCO(A1:A20) = Nmero de celdas en blanco en el
rango A1:A20

CONTARA: Cuenta la cantidad de celdas que no estn vacas.

CONTARA(valor1, [valor2], )
valor1 (obligatorio): Primera celda o rango donde se desea
contar.
valor2 (opcional): Celdas o rangos adicionales a considerar.
Hasta 255 elementos.

PROMEDIO: Obtiene el promedio de los nmeros especificados.

PROMEDIO(nmero1, [nmero2], )
nmero1 (obligatorio): Este parmetro puede ser un nmero
tambien puede ser un rango de celdas que contiene el conjunto
de nmeros a promediar.
nmero2 (opcional): A partir del segundo nmero los parmetros
son opcionales. De igual manera puedes colocar un nmero u
otro rango de celdas de donde la funcin obtendr ms valores a
promediar.

SI: La funcin SI en Excel es parte del grupo de funciones Lgicas y

nos permite evaluar una condicin para determinar si es falsa o
verdadera. La funcin SI es de gran ayuda para tomar decisiones en
base al resultado obtenido en la prueba lgica.
Adems de especificar la prueba lgica para la funcin SI tambin
podemos especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la
funcin.

 Prueba_lgica (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada

para conocer si el resultado es VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolver en
caso de que el resultado de la Prueba_lgica sea VERDADERO.
Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolver si el
resultado de la evaluacin es FALSO.
La Prueba_lgica puede ser una expresin que utilice cualquier
operador lgico o tambin puede ser una funcin de Excel que regrese
como resultado VERDADERO o FALSO.
Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser
cadenas de texto, nmeros, referencias a otra celda o inclusive otra
funcin de Excel que se ejecutar de acuerdo al resultado de
la Prueba_lgica.
Probaremos la funcin SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de
alumnos con sus calificaciones correspondientes en la columna B.
Utilizando la funcin SI desplegar un mensaje de APROBADO si la
calificacin del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de
REPROBADO si la calificacin es menor a 60. La funcin que utilizar
ser la siguiente:

=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")
Observa el resultado al aplicar esta frmula en todas las celdas de la
columna C.

AJUSTE DE CELDA
Si un valor es demasiado grande para ser presentado en una celda
que posee formato estndar como la que mostraremos a continuacin:

Por lo que Microsoft Excel permite ampliar el ancho de la columna de

forma que todo el valor sea visible en la celda:

BIBLIOGRAFIA
https://support.office.microsoft.com/es-hn/article/Introducci%C3%B3na-Excel-2010-d8708ff8-2fbd-4d1e-8bbb-5de3556210f7?
CorrelationId=5ebe008f-fbd8-4eb2-9555-359ee8dee57f&ui=esES&rs=es-HN&ad=HN
http://www.monografias.com/trabajos10/el_prog/el_prog.shtml#ixzz3
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