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26 DE JULIO DE 2013
1.
PRESENTACIN
ANTECEDENTES NORMATIVOS
OBJETO
4.
MBITO DE APLICACIN
DEFINICIONES
5.1.
Autorizacin
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento
de datos personales.
5.2.
Base de Datos
5.7. Tratamiento
Cualquier operacin o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la
recoleccin, almacenamiento, uso, circulacin o supresin.
5.8. Consultas
Solicitud de la informacin personal del Titular que repose en cualquier base de datos
usada por CLARO, sobre la cual tiene la obligacin de suministrar al Titular o sus
causahabientes, toda la informacin contenida en el registro individual o que est
vinculada con la identificacin del Titular.
5.9. Reclamos
Solicitud de correccin, actualizacin o supresin de la informacin contenida en una
base de datos usada por CLARO, o solicitud por presunto incumplimiento de cualquiera
de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, realizada por el Titular o sus
causahabientes.
5.10.
Dato pblico
Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos pblicos,
entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesin u oficio y a
su calidad de comerciante o de servidor pblico. Por su naturaleza, los datos pblicos
pueden estar contenidos, entre otros, en registros pbicos, documentos pblicos, gacetas
y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estn
sometidas a reserva.
6.
PRINCIPIOS
6.3. Libertad
El Tratamiento slo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado
del Titular. Los datos personales no podrn ser obtenidos o divulgados sin previa
autorizacin, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
6.4. Veracidad o calidad
La informacin sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible. Se prohbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos,
fraccionados o que induzcan a error.
6.5. Transparencia
En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de CLARO o del
Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, informacin acerca
de la existencia de datos que le conciernan.
6.6. Acceso y circulacin restringida
El Tratamiento se sujeta a los lmites que se derivan de la naturaleza de los datos
personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitucin. En este
sentido, el Tratamiento slo podr hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por
las personas previstas en la Ley.
Los datos personales, salvo la informacin pblica, no podrn estar disponibles en
Internet u otros medios de divulgacin o comunicacin masiva, salvo que el acceso sea
tcnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido slo a los Titulares o
terceros autorizados conforme a la Ley.
6.7. Seguridad
La informacin sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del
Tratamiento, se deber manejar tomando las medidas tcnicas, humanas y
administrativas que sean razonables para otorgar seguridad a los registros procurando
evitar su adulteracin, prdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
6.8. Confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no
tengan la naturaleza de pblicos estn obligadas a garantizar la reserva de la informacin,
inclusive despus de finalizada su relacin con alguna de las labores que comprende el
Tratamiento, pudiendo slo realizar suministro o comunicacin de datos personales
cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los
trminos de la misma.
7.
DATOS SENSIBLES
7.1. Definicin
Son los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su
discriminacin, tales como aquellos que revelen el origen racial o tnico, la orientacin
poltica, las convicciones religiosas o filosficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier
partido poltico o que garanticen los derechos y garantas de partidos polticos de
oposicin as como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biomtricos.
7.2. Tratamiento
Se prohbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a) El Titular haya dado su autorizacin explcita a dicho Tratamiento, salvo en los casos
que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorizacin.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el inters vital del Titular y este se
encuentre fsica o jurdicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes
legales debern otorgar su autorizacin.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legtimas y con las
debidas garantas por parte de una fundacin, ONG, asociacin o cualquier otro
organismo sin nimo de lucro, cuya finalidad sea poltica, filosfica, religiosa o sindical,
siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que
mantengan contactos regulares por razn de su finalidad. En estos eventos, los datos
no se podrn suministrar a terceros sin la autorizacin del Titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento,
ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histrica, estadstica o cientfica. En este evento
debern adoptarse las medidas conducentes a la supresin de identidad de los
Titulares.
En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible
conforme a las excepciones citadas anteriormente contenidas en el artculo 6 de la Ley
1581 de 2012, debern cumplirse las siguientes obligaciones:
1. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no est obligado a
autorizar su Tratamiento.
2. Informar al Titular de forma explcita y previa, adems de los requisitos generales
de la autorizacin para la recoleccin de cualquier tipo de dato personal, cules
de los datos que sern objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del
Tratamiento, as como obtener su consentimiento expreso.
8.
9.
AUTORIZACIN
Recoleccin de los datos personales:
La informacin solicitada por el Titular ser suministrada por CLARO por el mismo medio
que fue formulada. La informacin deber ser de fcil lectura, sin barreras tcnicas que
impidan su acceso y deber corresponder en un todo a aquella que repose en la base de
datos.
9.1.3.
9.1.4.
Los Titulares podrn en todo momento solicitar a CLARO, la supresin de sus datos
personales y/o revocar la autorizacin otorgada para el Tratamiento de los mismos,
mediante la presentacin de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artculo 15
de la Ley 1581 de 2012.
La solicitud de supresin de la informacin y la revocatoria de la autorizacin NO
PROCEDERN CUANDO EL TITULAR TENGA UN DEBER LEGAL O CONTRACTUAL
DE PERMANECER EN LA BASE DE DATOS DE CLARO.
El procedimiento ser el establecido en el presente documento para presentar reclamos.
9.1.5.
La informacin acerca de los datos personales que hayan sido materia de tratamiento por
parte de CLARO podr suministrarse a las siguientes personas:
a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
b) A las entidades pblicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por
orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
10.
PROCEDIMIENTOS
El Titular o sus causahabientes tienen derecho a presentar ante CLARO, consultas y/o
reclamos, previa validacin de su identidad, a travs de cualquiera de los siguientes
mecanismos, de atencin al usuario dispuestos por CLARO a nivel nacional:
Medio Escrito
Pgina Web www.claro.com.co, a travs del formulario dispuesto para tal
fin.
CLARO, responder la consulta y/o reclamo por el mismo medio que fue formulada.
10.1.
CONSULTAS
Los Titulares o sus causahabientes podrn consultar la informacin personal del Titular
que repose en la base de datos del responsable. Claro suministrar al solicitante toda la
informacin contenida en el registro individual o que est vinculada con la identificacin
del Titular.
El titular podr consultar de forma gratuita sus datos personales:
1. Al menos una (1) vez cada mes calendario.
2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Polticas de Tratamiento
de la Informacin, que motiven nuevas consultas.
3. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una (1) por cada mes calendario,
CLARO solamente cobrar los gastos de envo, reproduccin y en su caso,
certificacin de documentos. Los costos de reproduccin no podrn ser mayores a
los costos de recuperacin del material correspondiente.
Para efectos de responder las consultas, CLARO, cuenta con un trmino de diez (10)
das hbiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho trmino, se informar al
interesado, expresando los motivos de la demora y sealando la fecha en que se
atender su consulta, la cual en ningn caso podr superar los cinco (5) das hbiles
siguientes al vencimiento del primer trmino.
10.2 RECLAMOS
El Titular o sus causahabientes que consideren que la informacin contenida en una base
de datos debe ser objeto de correccin, actualizacin o supresin, o cuando adviertan el
presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012,
podrn presentar un reclamo ante CLARO, el cual ser tramitado bajo las siguientes
reglas:
Si el reclamo resulta incompleto, se requerir al interesado dentro de los cinco (5) das
siguientes a la recepcin del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2)
meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la informacin
requerida, se entender que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dar traslado
a quien corresponda en un trmino mximo de dos (2) das hbiles e informar de la
situacin al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluir en la base de datos una leyenda que
diga reclamo en trmite y el motivo del mismo, en un trmino no mayor a dos (2) das
hbiles. Dicha leyenda deber mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El trmino mximo para atender el reclamo ser de quince (15) das hbiles contados a
partir del da siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el
reclamo dentro de dicho trmino, se informar al interesado los motivos de la demora y la
fecha en que se atender su reclamo, la cual en ningn caso podr superar los ocho (8)
das hbiles siguientes al vencimiento del primer trmino.
10.3.
REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD.
j)
Los Encargados del Tratamiento debern cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de
las dems disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hbeas data.
b) Tomar las medidas para conservar la informacin bajo las condiciones de seguridad
necesarias para impedir su adulteracin, prdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualizacin, rectificacin o supresin de los datos en los
trminos de la presente ley.
d) Actualizar la informacin reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de
los cinco (5) das hbiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los trminos
sealados en la Ley;
f)
i)
Abstenerse de circular informacin que est siendo controvertida por el Titular y cuyo
bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j)
MEDIDAS DE SEGURIDAD
Las medidas de seguridad se aplican tanto a los ficheros como a los tratamientos.
La aplicacin de las medidas de seguridad tiene como fin procurar la conservacin,
confidencialidad, integridad, y disponibilidad de los datos.
13.1.
MODIFICACIONES