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INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA INDUSTRIAL

RODOLFO LOERO ARISMENDI


IUTIRLA
EXTENSIN BARCELONA
ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIN INDUSTRIAL

INFORME FINAL DE PASANTAS REALIZADO EN LA


EMPRESA PETRLEOS DE VENEZUELA (PDVSA)
REFINACIN ORIENTE

ELABORADO POR:
PEREIRA HERNNDEZ, ESTEFANY MARA

TUTOR ACADMICA
LCDO. PEDRO, RUSSO

TUTORA EMPRESARIAL
ABG. IRAIDA, GAMBOA

Barcelona, Julio 2014

INFORME FINAL DE PASANTAS REALIZADO EN LA


EMPRESA PETRLEOS DE VENEZUELA (PDVSA)
REFINACIN ORIENTE

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA INDUSTRIAL

RODOLFO LOERO ARISMENDI


IUTIRLA
EXTENSIN BARCELONA
ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIN INDUSTRIAL

INFORME FINAL DE PASANTAS REALIZADO EN LA


EMPRESA PETRLEOS DE VENEZUELA (PDVSA)
REFINACIN ORIENTE

ELABORADO POR:
PEREIRA HERNNDEZ, ESTEFANY MARA

TUTOR ACADMICA
LCDO. PEDRO, RUSSO

TUTORA EMPRESARIAL
ABG. IRAIDA, GAMBOA

Barcelona, Julio 2014

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA INDUSTRIAL

RODOLFO LOERO ARISMENDI


IUTIRLA
EXTENSIN BARCELONA
ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIN INDUSTRIAL

INFORME FINAL DE PASANTAS REALIZADO EN LA


EMPRESA PETRLEOS DE VENEZUELA (PDVSA)
REFINACIN ORIENTE

ELABORADO POR:
PEREIRA HERNNDEZ, ESTEFANY MARA

Perodo
Acadmico:

Fecha:

P-2014

Julio 2014

Calificacin
:

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA INDUSTRIAL

RODOLFO LOERO ARISMENDI


IUTIRLA
EXTENSIN BARCELONA
ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIN INDUSTRIAL

ACTA APROBATORIA
DEL INFORME FINAL DE PASANTAS
En mi carcter de Tutora Acadmica del Informe Final de
Pasantas presentado por la Bachiller: Pereira Hernndez,
Estefany Mara, portadora de la Cdula de Identidad N
24.231.876, para optar al Ttulo de Tcnico Superior Universitario
en la Especialidad de Administracin Industrial titulado:
INFORME FINAL DE PASANTAS REALIZADO EN LA
EMPRESA
PETRLEOS
DE
VENEZUELA
(PDVSA)
REFINACIN ORIENTE, considero que dicho informe rene los
requisitos y mritos suficientes parea ser aceptado y admitido
como culminacin de la etapa previa a la formalizacin del acto
acadmico.
En la ciudad de Barcelona, a los 09 das del mes de Julio del ao
2014.
Tutor Acadmico:
______________________
LCDO. PEDRO, RUSSO

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA INDUSTRIAL

RODOLFO LOERO ARISMENDI


IUTIRLA
EXTENSIN BARCELONA
ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIN INDUSTRIAL

_________________________
Lcdo. Pedro, Russo
TUTOR ACADMICO

_____________________
Abg. Iraida, Gamboa
TUTORA EMPRESARIAL

________________________
Pereira Hernndez, Estefany Mara
ASPIRANTE A T.S.U.

__________________________
Soc. Ivonne Ron de Galindo
COORDINADORA DE PASANTAS

DEDICATORIA
A MI DIOS TODO PODEROSO quien me dio la fe, constancia, fortaleza y
salud, porque siempre he confiado en El y a estado conmigo en todo
momento de mi vida por darme la paciencia y fuerza necesaria para superar
todos los obstculos que se presentaron en mi camino y para seguir da tras
da para el cumplimiento de mis sueos.
A MI MADRE MIREYA HERNANDEZ por ser el pilar fundamental de
mi vida, a ella que con carcter, amor y esfuerzo me ha llevado hasta donde
estoy ahora, este triunfo se lo dedico, se que ha soado con el cumplimiento
de esta meta aun ms que yo, as que esto es de las dos mami.
A MI PADRE JESUS PEREIRA por brindarme su apoyo incondicional,
buenos consejos y estar en los buenos y malos momentos ya que l quiere
lo mejor para m.
A MI ABUELA FLOR HERNANDEZ, mujer que no deja de
sorprenderme, de una fortaleza admirable, ella representa la base de mi
familia, se que ha orado mucho por mi y por el cumplimiento de esta meta,
este triunfo tambin es para ella por tener siempre un abrazo, un cario y
una frase sabia para m.
A MI HERMANO JESUS PEREIRA para quien quiero ser el mejor de
los ejemplos, y se motiv a estudiar y alcanzar las metas que se proponga.
A MI AMIGA ALMA ZUIGA que desde el primer semestre hemos
estado en los momentos buenos y difciles, apoyndonos mutuamente y
ayudndonos incondicionalmente hasta el final ya que esta meta es soada y
deseada por las dos.
A MIS AMIGAS YENNI RIVERO Y ROXANA RODRIGUEZ quienes
desde el primer semestre, me han brindado su amistad y me han apoyado,
con las que he compartido momentos agradables e inolvidables gracias por
sus consejos, cario, y apoyo las quiero amigas.
LOS AMO MUCHO.

AGRADECIMIENTOS
Agradecida infinitamente con DIOS y las personas que formaron parte
de una de mis metas.
A mis padres por su compromiso y apoyo incondicional en mis
estudios.
A mi Tutor Acadmico PEDRO RUSSO por su orientacin y dedicacin
Prestada que tuvo para conmigo.
A la Empresa PDVSA Refinacin Oriente por haberme dado la
oportunidad de hacer mis pasantas en esa direccin.
A mi Tutora Empresarial ABG. IRAIDA GAMBOA a usted le agradezco
por brindarme su confianza, buen trato y apoyo en el desarrollo de estas
pasantas.
Gracias a la Seora YSABEL ACOSTA y al Seor LUIS LOZANO mis
supervisores por confiar en m, por brindarme su ayuda y apoyo cuando ms
lo necesit que ms all del trato laboral fueron buenas personas y
hermanos en Cristo.
A todos los trabajadores de la Gerencia De Recursos Humanos que me
dieron un trato cordial y respetuoso.
A todo el cuerpo docente de esta institucin por tener excelente calidad,
por brindar sus conocimientos y amistad que representan un papel
importante en el desarrollo de cada estudiante.
Mil gracias a todos por su apoyo.
Estefani Mara Pereira Hernndez

NDICE GENERAL
CONTENIDO

PGINA

Dedicatoria
Agradecimiento
INTRODUCCIN.. 11
Objetivos General y Especficos

13

Justificacin..

14

Marco Metodolgico

15

Marco Terico...

17

PARTE A
Resea Histrica.

26

Naturaleza y Objetivos

28

Estructura Organizacional..

31

Producto y Mercado de la Empresa..

32

Estructura Organizacional de la Superintendencia de Servicios al


Personal.. ....

34

Descripcin del Departamento..

43

Perfil que ha de tener el jefe de la unidad o departamento..

44

Situacin actual del funcionamiento del departamento.

47

Normas y Procedimientos establecidos por el Departamento para la


ejecucin de las actividades.

48

PARTE B
Cronograma de Actividades ..

50

Plan de Actividades a desarrollar durante las pasantas...

51

Explicacin detallada de cada una de las actividades desarrolladas


durante las pasantas..

53

10

Desarrollo de los Objetivos Especficos.

63

CONCLUSIONES. 79
RECOMENDACIONES 80
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS. 81

11

INTRODUCCIN

Las organizaciones merecen un recurso humano capaz de aprender


constantemente y asumir nuevos retos para abordar con xito en un
ambiente de alta competitividad, por lo tanto, las organizaciones del ramo
productivo o que ofrecen servicios, es decir las empresas de bienes o
servicios, adecundose a la realidad, promueven la inclusin de un
profesional altamente calificado para competir en el mercado laboral.
En este sentido, las pasantas adquieren un papel protagnico de
relevancia permitiendo al estudiante instruir sus conocimientos tericos
prcticos, desarrollar habilidades, destrezas y adquisicin de nuevos
conocimientos que contribuyan con su adiestramiento; no obstante, su
objetivo requiere dejar de concebirlas como un requisito para optar por un
ttulo, las pasantas deben considerarse como un espacio de aprendizaje y
perfeccionamiento profesional.
Las actividades realizadas durante el perodo de pasanta, la cual se
efectu en el rea de Gestin documental en la Gerencia de Recursos
Humanos, Superintendencia de Servicio al Personal, en el Edificio sede
PDVSA, Refinacin Oriente, Guaraguao, Puerto la Cruz, Estado Anzotegui,
desarrolle funciones y tareas asignadas con respecto a los servicios que
presta en materia de planes y beneficios a los trabajadores, jubilados y
familiares que maneja esta superintendencia, y los objetivos se desarrollaron
en funcin a la actividades que se desarrollaron durante el periodo de
pasantas el cual es un requisito indispensable para obtener el ttulo de T.S.U
en Administracin Industrial

12

El informe se encuentra estructurado en dos partes:


Parte A:

Se describe el mbito institucional, resea histrica,

identificacin de la empresa, razn social, misin y visin, objetivos de la


organizacin y organigrama estructural con su correspondiente descripcin
de cargo, polticas tecnolgicas de la empresa, unidad o departamento, tipo
de producto o servicio.
Parte B: Se muestra el cronograma de actividades, el plan de trabajo
para cumplir con la pasanta, explicacin detallada de cada una de las
actividades ejecutadas y el desarrollo de los objetivos generales y
especficos,

por

ltimo

se

encuentran

las

Conclusiones

las

Recomendaciones, glosario de trminos, Referencias Bibliografas y Anexos.

13

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL
Elaborar el

Informe Final de Pasantas basado en las actividades

realizadas en la Superintendencia de Servicios al Personal de la empresa


Petrleos de Venezuela (PDVSA) Refinacin Oriente.

OBJETIVOS ESPECFICOS
Informar el

proceso

seguido

para

el pago

por conceptos de

contrarembolso de los reposos del IVSS.


Describir el procedimiento para la organizacin de los expedientes de los
trabajadores de la empresa.
Exponer las actividades que intervienen en el proceso de control de
expedientes en el rea de gestin documental

14

Explicar el proceso administrativo en el otorgamiento de beneficios a los


hijos de trabajadores.

JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA

El cumplimiento del periodo establecido de pasantas y la presentacin


del Informe Final de Pasantas son requisitos fundamentales para que el
Bachiller prximo a obtener el ttulo de T.S.U en Administracin Industrial
reciba dicho grado acadmico. El periodo de pasantas establecido es de
ocho (8) semanas equivalentes a 320 horas.

Para el pasante es importante ser un buen administrador y llevar a cabo


un manejo confiable, apropiado y de modo cuidadosa la contabilidad, as
como tambin los procedimientos administrativos u otras operaciones dentro
de la empresa de manera que pueda proporcionar informacin adecuada,
precisa y ticas en todo momento; al mismo tiempo el pasante cumplir con
normas para lograr llevar a cabo la obtencin del ttulo de tcnico superior
universitario.
Para la empresa es importante tener un buen pasante porque; ayuda a
desarrollar trabajos y procedimientos de operaciones que se efectan en el
departamento, adems le permite aportar ideas, aclarar y conocer los

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objetivos a seguir as como tambin tcnicas y mtodos para el desarrollo


propio de las funciones de la empresa.
Las pasantas le ofrecen al bachiller la oportunidad de formarse en el
mbito laboral dentro de una organizacin, lo cual le permitir conocer ms
a fondo los procedimientos y mtodos que establezca la organizacin para la
ejecucin de las tareas que se le asignen en el departamento.

MARCO METODOLGICO

TIPO Y DISEO DE LA INVESTIGACIN


TIPO DE INVESTIGACIN
Investigacin Descriptiva
Hurtado (2002) infiere que este tipo de investigacin tiene como objetivo
la descripcin precisa del evento estudio, asocindola al diagnstico; el
propsito es exponer el evento estudiado, haciendo una enumeracin
detallada de sus caractersticas
El presente Informe Final de Pasantas es Descriptivo debido a que se
detalla y explica un procedimiento especfico de las actividades que se
realizan en la Superintendencia de Servicios al Personal de PDVSA
Refinacin Oriente y los cumplidos por la pasante.
Investigacin Documental

16

Segn Czares, Christen, Jaramillo, Villaseor y Zamudio (2000). La


Investigacin Documental depende fundamentalmente de la informacin que
se recoge o consulta en documentos, entendindose este trmino, en sentido
amplio, como todo material de ndole permanente, es decir, al que se puede
acudir como fuente o referencia en cualquier momento o lugar, sin que se
altere su naturaleza o sentido, para que aporte informacin o rinda cuentas
de una realidad o acontecimiento.

Es de carcter Documental, por que se recopila y se analiza material


bibliogrfico (manuales, libros y leyes) para lograr ampliar los conocimientos.
Investigacin de Campo
Segn Fidias G, Arias (2006), la Investigacin de Campo consiste en la
recoleccin de datos directamente de los sujetos investigados, o de la
realidad en donde ocurren los hechos, sin manipular o controlar variable
alguna.

Se dice que el Informe Final de Pasantas es de Campo, porque se


realiz en el sitio de trabajo con el desarrollo de las actividades designadas
en la Superintendencia de Servicios al Personal de PDVSA Refinacin
Oriente.

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MARCO TERICO
ANTECEDENTES

Para realizar el Informe Final de Pasantas fue necesario revisar estudios


anteriores relacionados o vinculados con el tema, a fin de buscar algn
aporte al mismo, a continuacin se mencionan algunos:
Gonzlez, (2006). Efectu su Informe Final de Pasantas, en el
Departamento de Recursos Humanos en la empresa CORPOELEC;
utilizando un tipo de investigacin documental y de campo, donde concluyo
que el departamento de Recursos Humanos, debe Revisar el control de
asistencias del personal semanalmente para hacer las deducciones y
asignaciones.

Rivas (2012) efecto su Informe Final de Pasantas cuyo objetivo


general fue Elaborar el Informe Final de Pasantas realizado en la empresa
Piatera Chiky, C.A., utilizando un tipo de investigacin descriptiva y de
campo, concluyendo que el procedimiento llevado por el Departamento de

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Recursos Humanos para el registro de empleados en el IVSS es realizado de


forma eficiente.
Lozano,

Luis

(2012),

realizo

trabajo

de

pasanta

titulado

Actualizacin, Recepcin Y Remisin De Expedientes En El Archivo De


Recursos Humanos de PDVSA Refinacin Oriente Guaraguao, Puerto La
Cruz. Cuyo objetivo fue Actualizar y ordenar todos los expedientes que
estaban bajo la custodia del archivo de recursos humanos de manera tal de
que a la hora de realizar una consulta, prstamo de expediente fuera ms
fcil la ubicacin de cualquier soporte que sea necesario.

Los temas estudiados por los autores antes citados, se vinculan con el
presente Informe Final de Pasantas. Se debe destacar la importancia que
reviste citar estos antecedentes, que sirven como apoyo y gua en la
investigacin realizada, adems de que permiten fundamentar las bases para
el proceso de aprendizaje que se ha iniciado con la realizacin de estas
pasantas.

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BASES TERICAS

ASEGURADO
Segn Castro (2011), es la persona que en s mismo o en sus bienes o
intereses econmicos est expuesta al riesgo. As, en el ramo de Vida,
asegurado es la persona cuya vida se garantiza. No obstante, en sentido
amplio, asegurado es quien suscribe la pliza con la entidad aseguradora,
comprometindose al pago de las primas estipuladas y teniendo derecho al
cobro de las indemnizaciones que se produzcan a consecuencia de siniestro

BENEFICIOS
Segn Castro (2011), son las personas designadas libremente y por
escrito por el titular del seguro. Tcnicamente se denomina as a la persona
que ostenta el derecho de percibir la prestacin indemnizatora del
Asegurado.

20

BENEFICIOS SOCIALES
Son las prestaciones no en metlico, no retributivas, ni acumulables o
reemplazables por dinero que el empresario ofrece al trabajador de forma
directa, o a travs de un tercero, con la finalidad de mejorar la calidad de vida
del empleado o de las personas a su cargo.
CONVENCIN COLECTIVA
Segn el art. 507 de la Ley Orgnica del Trabajo nos da el concepto
legal de la Convencin Colectiva es aquella que se celebra entre uno o
varios

sindicatos

federaciones

confederaciones

sindicales

de

trabajadores, de una parte, y uno o varios patronos o sindicatos o


asociaciones de patronos, de la otra, para establecer las condiciones
conforme a las cuales se debe prestar el trabajo y los derechos y
obligaciones que correspondan a cada una de las partes".

I.V.S.S.
Segn Castro (2011), es el instituto Venezolano de los seguros sociales
en Venezuela con carcter pblico, cuya funcin es brindar la proteccin
social de la seguridad social a todos los que se beneficien de las
contingencias tales como: maternidad, vejez, sobrevivencia, enfermedad,
accidentes, incapacidad, invalidez, nupcias, muerte, retiro y cesanta o
prdida de empleo, de manera oportuna y con la excelente calidad del
servicio que se haya prestado.

21

DEDUCCIONES
Segn Castro (2011), las deducciones son aquellas cantidades que se
restan del total devengado, obtenindose as el lquido a percibir por el
trabajador. Al aplicar las deducciones sobre el total devengado hacen que la
remuneracin total bruta se convierta en neta.

JUBILACIN
Segn Castro (2011), es el nombre que recibe el acto administrativo por
el cual un trabajador en activo, ya sea por cuenta propia o ajena, pasa a una
situacin pasiva (de inactividad laboral), tras haber
determinada edad mxima legal para trabajar.

alcanzado una

22

BASES LEGALES
CONSTITUCIN DE LA REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
Gaceta Oficial N 36.860 del 30 de Diciembre de 1999

Artculo 87. Toda persona tiene derecho al trabajo y el deber de


trabajar. El Estado garantizar la adopcin de las medidas
necesarias a los fines de que toda persona puede obtener
ocupacin productiva, que le proporcione una existencia digna y
decorosa y le garantice el pleno ejercicio de este derecho. Es fin
del Estado fomentar el empleo. La ley adoptar medidas
tendentes a garantizar el ejercicio de los derechos laborales de los
trabajadores y trabajadoras no dependientes. La libertad de
trabajo no ser sometida a otras restricciones que las que la ley
establezca.

Todo patrono o patrona garantizar a sus trabajadores o


trabajadoras condiciones de seguridad, higiene y ambiente de
trabajo adecuados. El Estado adoptar medidas y crear
instituciones que permitan el control y la promocin de estas
condiciones.

23

Artculo 8. El trabajo es un hecho social y gozar de la proteccin del Estado.


La ley dispondr lo necesario para mejorar las condiciones materiales,
morales e intelectuales de los trabajadores y trabajadoras. ()

Tales disposiciones tienen por fin proteger y dar a conocer parte de los
beneficios a los que tienen derecho los trabajadores en cualquier mbito
laboral, siendo el fundamento esencial ante situaciones en las que se han
evidenciado casos de contravencin al goce de este derecho constitucional,
como lo es el Derecho al Trabajo.

LEY ORGNICA DEL TRABAJO, LOS TRABAJADORES Y LAS


TRABAJADORAS
(Gaceta Oficial N 6.076 Extraordinario del 7 de mayo de 2012)

Beneficios anuales o utilidades


Artculo 131. Las entidades de trabajo debern distribuir entre
todos sus trabajadores y trabajadoras, por lo menos, el quince por
ciento de los beneficios lquidos que hubieren obtenido al fin de su
ejercicio anual. A este fin, se entender por beneficios lquidos, la
suma de los enriquecimientos netos gravables y de los
exonerados conforme a la Ley de Impuesto Sobre la Renta.
Esta obligacin tendr, respecto de cada trabajador o trabajadora
como lmite mnimo, el equivalente al salario de treinta das y
como lmite mximo el equivalente al salario de cuatro meses.
Cuando el trabajador o trabajadora no hubiese laborado todo el
ao, la bonificacin se reducir a la parte proporcional
correspondiente a los meses completos de servicios prestados.

24

Cuando la terminacin de la relacin de trabajo ocurra antes del


cierre del ejercicio, la liquidacin de la parte correspondiente a los
meses servidos podr hacerse al vencimiento del ejercicio.
Bonificacin de fin de ao
Artculo 132. Las entidades de trabajo con fines de lucro pagarn
a sus trabajadores y trabajadoras, dentro de los primeros quince
das del mes de diciembre de cada ao o en la oportunidad
establecida en la convencin colectiva, una cantidad equivalente a
treinta das de salario, por lo menos, imputable a la participacin
en los beneficios o utilidades que pudiera corresponder a cada
trabajador o trabajadora en el ao econmico respectivo de
acuerdo con lo establecido en esta Ley. Si cumplido ste, el
patrono o la patrona no obtuviere beneficio la cantidad entregada
de conformidad con este artculo deber considerarse como
bonificacin y no estar sujeta a repeticin. Si el patrono o la
patrona obtuviere beneficios cuyo monto no alcanzare a cubrir los
treinta das de salario entregados anticipadamente, se considerar
extinguida la obligacin.
Asistencia familiar
Artculo 348. El Estado en corresponsabilidad con la sociedad
mediante las organizaciones del Poder Popular, desarrollara
programas de atencin especializada en el marco de la Seguridad
Social, para brindar apoyo a los trabajadores y trabajadoras en el
cuidado y proteccin de nios, nias, adolescentes, personas
adultas mayores y otros miembros de la familia, cuando requieran
algn tipo de atencin especial, o cuando no puedan valerse por s
mismos.

mbito de actuacin del Supervisor o Supervisora del Trabajo


Artculo 516. La actuacin del Supervisor o Supervisora del Trabajo se
extiende a todos los sujetos responsables del cumplimiento de las normas
sociolaborales,

25

En los artculos anteriores se establecen algunas de los derechos y


beneficios de los trabajadores y sus familiares, as como de las obligaciones
que debe cumplir el patrono para su cumplimiento.

PARTE A

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RESEA HISTRICA
Petrleos de Venezuela S.A. es la corporacin estatal de la Repblica
Bolivariana de Venezuela que se encarga de la exploracin, produccin,
manufactura, transporte y mercadeo de los hidrocarburos, de manera
eficiente, rentable, segura, transparente y comprometida con la proteccin
ambiental; con el fin ltimo de motorizar el desarrollo armnico del pas,
afianzar el uso soberano de los recursos, potenciar el desarrollo endgeno y
propiciar una existencia digna y provechosa para el pueblo venezolano,
propietario de la riqueza del subsuelo nacional y nico dueo de esta
empresa operadora.
El 1 de enero de 1976, naci Petrleos de Venezuela S.A. como la
empresa encargada de asumir las funciones de planificacin, coordinacin y
supervisin de la industria petrolera nacional al concluir el proceso de
reversin de las concesiones de hidrocarburos a las compaas extranjeras

27

que operaban en territorio venezolano. La partida de nacimiento de la


principal industria del pas qued plasmada en el decreto presidencial
nmero 1.123 del 30 de agosto de 1975.
Ahora, PDVSA est alineada y subordinada al Estado, con una enorme
conciencia de soberana nacional. Igualmente existe una transparencia en la
rendicin de cuentas, enfocada en prestar la mxima atencin al factor moral
como motivacin en el trabajo y en las relaciones de todo el componente
humano de la principal empresa del pas.
Actualmente PDVSA es la Petrolera con mayores reservas petrolferas
del mundo, alcanzando una suma total de 3,1 billones (trillones en EE.UU.)
de barriles.
La totalidad de acciones de Petrleos de Venezuela le pertenece al
estado venezolano y se encuentra adscrita al Ministerio del Poder Popular
para la Energa y Petrleo.
En la Constitucin de 1999 la empresa permanece con el monopolio total
de los recursos que se encuentren en el subsuelo venezolano (Petrleo,
Gas, Orimulsin, entre otros) y de igual manera la Constitucin establece que
las acciones de la empresa no pueden ser vendidas a particulares, aunque la
empresa se puede asociar y entregar concesiones para cualquiera de los
servicios con los productos.
Entre sus mayores activos internacionales estn las refineras Citgo en
los Estados Unidos de Amrica de la cual es propietaria en un 100%, la Ruhr
Oil en Alemania, la cual posee en un 50% y la Nynas en Suecia en la cual es
propietaria equitativamente con una empresa petrolera de Finlandia.

28

Actualmente PDVSA es la cuarta empresa petrolera a nivel mundial y


primera a nivel latinoamericano.

NATURALEZA Y OBJETIVOS

NATURALEZA
Petrleos de Venezuela, S.A. (PDVSA), es una empresa estatal, adscrita
al Ministerio del Poder Popular de Petrleo y Minera, orientada a cumplir y
ejecutar la poltica que dicte el Ejecutivo Nacional, en materia de
hidrocarburos.
Petrleos de Venezuela, S.A. (PDVSA), es una empresa con operaciones
y administracin ampliamente descentralizadas manteniendo centralizados
los aspectos estratgicos, la coordinacin y el control, tiene autonoma
funcional y est adscrita al Ministerio del Poder Popular de Petrleo y
Minera.
Su funcin principal es el ejercicio soberano en la explotacin, control y
administracin de los hidrocarburos, as como el fortalecimiento y control, de

29

estas actividades encomendadas por parte del Estado, los cuales constituyen
los elementos fundamentales para garantizar la Seguridad Nacional y para
sostener el Plan de Desarrollo de la Nacin, con el objetivo de construir una
sociedad ms justa, crear riqueza y bienestar para el pueblo, de conformidad
con lo previsto en el artculo 5 de la Ley Orgnica de Hidrocarburos y en
concordancia con lo establecido en el artculo 302 y 303 de la Constitucin
de la Repblica Bolivariana de Venezuela, los cuales disponen que las
actividades petroleras deben estar dirigidas a fomentar el desarrollo integral
orgnico del pas, lo cual se podr lograr dando cumplimiento a los
lineamientos estratgicos que establece el Gobierno Nacional a travs del
Ministerio del Poder Popular de Petrleo y Minera como ente rector.
Fue creada mediante Decreto Presidencial N 1.123, de fecha 30 de
agosto de 1975, bajo la forma de sociedad annima, con domicilio en la
ciudad de Caracas e inscrita en el Registro Mercantil Primero de la
Circunscripcin Judicial del Distrito Federal y del Estado Miranda, bajo el N
23, Tomo 99-A, el 15 de septiembre de 1975.
Su funcionamiento se basa en el decreto N 3.299, de fecha 07 de
diciembre de 2004, publicado en la Gaceta Oficial de la Repblica
Bolivariana de Venezuela N 38.081 de esa misma fecha, cuyas normas
representan el Acta Constitutiva y Estatutos Sociales de la empresa.

OBJETIVOS
Planificar, coordinar y supervisar la accin de las sociedades de su
propiedad, as como para controlar que estas ltimas en sus actividades de
exploracin,

explotacin,

transporte,

manufactura,

refinacin,

30

almacenamiento, comercializacin o cualquiera otra de su competencia en


materia de petrleo y dems hidrocarburos, ejecuten sus operaciones de
manera regular y eficiente.
Realizar procesos de separacin fsica y transformacin qumica que
conviertan el crudo en derivados utilizables para numerosas aplicaciones.
Adems se encarga de la comercializacin del gas natural y cumple
funciones de transporte martimo.
Suplir la demanda del mercado interno de la regin Sur-Oriental del pas.
Colocacin de los productos excedentes en el mercado de exportacin.
Manejo y distribucin de la produccin de crudos del oriente del pas
hacia los mercados de exportacin y a las otras filiales.

MISIN
La misin de PDVSA, es maximizar el valor de los accionistas mediante
la mejora continua en el desempeo de sus operaciones, mientras genera
beneficios para Venezuela y mejora el desarrollo de las comunidades locales
donde PDVSA, est presente.

VISIN

31

Ser la organizacin lder, de clase mundial, en el desarrollo y


optimizacin de infraestructura, reconocida por sus competencias en el
manejo de recursos tcnicos y financieros, as como por su equipo de
profesionales creativos y motivados al logro, integrada al negocio, para
agregar el mximo valor a la corporacin.

32

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

GERENTE DE
RECURSOS HUMANOS
REFINACION ORIENTE

SUPERINTENDENTE DE
SERVICIOS AL
PERSONAL

SUPERVISOR DE
ARCHIVO

AUXILIAR
DE
ESTADST.

AUXILIAR
DE
ARCHIVO

AUXILIAR DE
BASE DE
DATOS

ANALISTA DE
CAIT

SUPERVISORA CAIT

ANALISTA DE CAIT

ANALISTA IVSS

SAN ROQUE

AUXILIAR
PROCESAMIENT
O Y CONTROL

ANALISTA DE
CAIT

ANALISTA DE
CAIT

ANALISTA DE
CAIT

ANALISTA DE
CAIT

ANALISTA DE
CAIT

ANALISTA DE
CAIT

ANALISTA DE
CAIT

33

FUNCIONES DE SUS INTEGRANTES


GERENTE DE RECURSOS HUMANOS
El

Gerente

administracin de

de
los

Recursos

Humanos

Subsistemas

de

es

el

Recursos

Responsable
Humanos

de la
de

la

organizacin, buscando procesos eficientes y eficaces para el mejoramiento


continuo. Trabaja directamente con la Gerencia General y niveles directivos
de la organizacin.

Responsabilidades
Dirigir la Administracin y la Gestin de Recursos Humanos y sus
respectivas prcticas.
Asesorar e informar a las autoridades acerca de todas las actividades
inherentes al desarrollo de las Relaciones Laborales y Sindicales que
competen al Organismo.
Actuar como representante del Organismo para promover sus
objetivos, en comisiones, eventos, conferencias, o grupos de trabajo
y/o ante entidades pblicas y privadas, as como frente a la poblacin
en general, en aspectos de su competencia, cuando sea requerido y
designado por las autoridades.
Dirigir, controlar y gestionar

las

actividades

referidas

la

Administracin de Personal (Control de Asistencias, Regmenes de


Ascensos, Rgimen Disciplinario, Liquidacin de Haberes, Historia
Laboral y Cuenta personal).
Proyectar y coordinar programas de capacitacin y entrenamiento
para los empleados.

34

Mantener un clima laboral adecuado, velando por el bienestar de las


relaciones empleado - empresa.
Interceder

por

la

buena

marcha

en contratos laborales

entre

empleados y empresa

SUPERINTENDENTE DE SERVICIOS AL PERSONAL


Asesor a las Gerencias y lneas supervisoras de Refinacin de Oriente, a
los trabajadores, as como a los miembros de la Junta Directiva , Delegados
y Funcionarios de las Organ9zaciones Sindicales firmantes de la Convencin
Colectiva de Trabajo de PDVSA Petrleos, S.A., en cuando a la aplicacin
del marco legal que rige en la Empresa relacionada con el TrabajadorEmpleados, a los fines de salvaguardar la mejora calidad de la vida de los
trabajadores, el patrimonio de la empresa, garantizar el manejos adecuados
y transparente de los recursos, con fundamento en los principios de
honestidad, transparencia, participacin, eficiencia, eficacia, legalidad,
rendicin de cuentas y responsabilidad consagrados en la Constitucin de la
Repblica, la Convencin colectiva de Trabajo, la normativa interna de
PDVSA y dems leyes, aplicables a la materia laboral.
Responsabilidades
Administrar y controlar Normas y Procedimientos de Planes y Beneficios,
de acuerdo a los lineamientos vigentes, objetivos estratgicos y polticas
de la Organizacin.
Mantener actualizados los Expedientes de los trabajadores.
Supervisar las actividades del personal en la ejecucin y seguimiento de
sus responsabilidades, en los procesos de registro y cancelacin de los
Planes y Beneficios; en base al cumplimiento de lineamientos y normas

35

vigentes, con la finalidad de garantizar procesos transparentes, justos y


honestos para el trabajador/jubilado y la organizacin.
Coordinar las reuniones y dictar charlas de induccin a los nuevos
empleados y a la Lnea Supervisoria, a fin de que tengan una visin clara
y actualizada en materia de los Planes y Beneficios que ofrece

la

Corporacin.

SUPERVISOR

DEL

CENTRO

DE

ATENCION

INTEGRAL

AL

TRABAJADOR (CAIT)
Se encarga de Centralizar, controlar, Planificar y coordinar el proceso de
trmite de planes/beneficios Legales, Contractuales y/o Normativos a los
trabajadores activos de Refinacin Oriente, brindando atencin integral y
oportuna a todo el personal, alineada con las normas, resoluciones y
polticas establecidas por la corporacin, brindando apoyo a la gestin de
Recursos Humanos, y por ende contribuir al logro de los objetivos
organizacionales
Responsabilidades
Coordinar y procesar los requerimientos relacionados con planes y
beneficios de los trabajadores activos.
Centralizar y gestionar las liberaciones de hipotecas de trabajadores
activos, jubilados y ex trabajadores.
Supervisar, procesar o asignar la madurez de nomina o servicios
previos de los trabajadores activos.
Centralizar y gestionar los pagos funerarios de los trabajadores.
Asesorar y revisar los planes y beneficios en los cuales est inscrito el
trabajador activo.

36

Procesar los pagos de los seguros funerarios y plan integrado de vida


y accidentes de trabajadores activos.
Coordinar operativos relacionados con los planes y beneficios de los
trabajadores.
SUPERVISOR DE ESTADSTICA Y ARCHIVO
Se encarga de Proveer y evaluar los procesos relacionados con los
servicios de archivo en la Gerencia de Recursos Humanos de Refinacin
Oriente, Distrito Puerto La Cruz, segn los estndares de calidad,
oportunidad y costos que representen para el cliente la mejor opcin,
alineado con la visin del negocio y cumpliendo con las normas y
procedimientos establecidos por la Corporacin.
Responsabilidades
Coordinar, evaluar y controlar las actividades continuas de archivo a
escala regional con el objeto de proporcionar un servicio de gestin y
de informacin integral para la Corporacin.
Evaluar las tendencias tecnolgicas, en el rea y el entorno a fin de
desarrollar planes con miras a la reduccin de costos en el subproceso.
AUXILIAR DE ESTADSTICA
Centralizar y coordinar las estadsticas para el informe mensual de la
Superintendencia.
Velar y proporcionar un servicio de Guardia y Custodia de documentos
y de informacin
existentes.

integral para la Corporacin de acuerdo a normas

37

AUXILIAR DE ARCHIVO
Se encarga de apoyar al Supervisor de Archivo, en el proceso de
recepcin, clasificacin, registro, procesamiento, prstamos circulantes,
desincorporacin, guarda y custodia de la documentacin originada en los
procesos de Recursos Humanos de Petrleos de Venezuela, S.A.
Refinacin, Oriente, con el objeto de proveer un servicio oportuno y de
calidad al personal que labora en el Distrito Puerto La Cruz, aplicando los
lineamientos corporativos.
Responsabilidades
Apoyar en la recepcin de Documentos en el Archivo Central.
Atencin a clientes
Controlar los prstamos circulantes de los Expedientes RRHH y
manejo de fotocopias de la documentacin.
AUXILIAR DE BASE DE DATOS
Llevar Indicadores de Gestin en forma diaria
Llevar Base de Datos de la documentacin.
AUXILIAR DE PROCESAMIENTO Y CONTROL
Supervisar los procesos relacionados con servicios al personal.
Clasificar, registrar, organizar, procesar la documentacin.
Asegurar el resguardo y conservacin de la documentacin administrativa.
ANALISTA DE CAIT
Se encarga de proporcionar apoyo y aasesora a los trabajadores de
Refinacin Oriente acerca de los procesos de servicios al personal,
ofreciendo informacin y

atencin integral y oportuna, alineada con las

38

normas,

lineamientos,

resoluciones

polticas

establecidas

por

la

corporacin, a fin de lograr y mantener un buen clima laboral.


Responsabilidades

Llevar registro y control de todos los pagos de beneficios


contractuales y dems movimientos en relacin con el trabajador.

Verificar el cumplimiento de requisitos para la adquisicin de


beneficios socio-econmicos, contenidos en la convencin colectiva
y/o

normas

internas

de

PDVSA,

realiza

los

trmites

correspondientes para el otorgamiento de dicho beneficio.

Atender consultas, quejas y reclamos sobre materia de Recursos


Humanos,

beneficios

contractuales

otros

asuntos

de

su

competencia.

Calcular

datos

estadsticos

para

el

informe

mensual

de

la

Superintendencia.

Ejecutar el proceso de induccin a los nuevos trabajadores.

ANALISTA CENTRO INTEGRAL ATENCIN AL TRABAJADOR (CAIT) SAN ROQUE


Se encarga de Proporcionar asesora a los trabajadores de las
distintas Dependencias de la Refinera San Roque en Refinacin Oriente,
referente a sus beneficios socioeconmicos, y dems procesos de
servicios al personal y Recursos Humanos, ofreciendo informacin

39

oportuna, atencin integral, enmarcada dentro de lo contemplado en la


Ley Orgnica del Trabajo - Contratacin Colectiva, as como las normas,
procedimientos, lineamientos, resoluciones y polticas establecidas por la
Corporacin, a fin de lograr mejorar la Calidad de Vida del trabajador y
mantener un buen clima

SUPERVISOR CENTRO DE ATENCIN INTEGRAL AL TRABAJADOR


Se encarga de proporcionar asesora a los trabajadores de
Refinacin

Oriente

referente

sus

beneficios

socioeconmicos,

ofreciendo informacin oportuna, atencin integral, enmarcada dentro de


lo

contemplado

en

las

normas,

procedimientos,

lineamientos,

resoluciones y polticas establecidas por la Corporacin, a fin de lograr


mejorar la Calidad de Vida luego de su egreso de la Empresa.

PRODUCTO Y MERCADO DE LA EMPRESA

PRODUCTO
Petrleos de Venezuela, Sociedad Annima (PDVSA) es una empresa
estatal venezolana cuyas

actividades

son

la explotacin,

produccin,

refinacin, mercadeo y transporte del petrleo venezolano.


PDVSA est dividida en cuatro unidades de trabajo, segn las funciones
que realiza cada una:

40

Exploracin y Produccin: rea encargada de la evaluacin, exploracin,


certificacin y perforacin de yacimientos de petrleo. Siendo el primer
eslabn de la cadena, cubre adems la perforacin y construccin de los
pozos petrolferos.
Refinacin: rea encargada de la separacin, mejoramiento y obtencin
de productos o derivados del petrleo a travs de plantas de procesamiento
y refineras.
Distribucin y comercializacin: rea encargada de colocar los productos
obtenidos (crudo) en los diferentes mercados internacionales, y (derivados)
en mercados nacionales e internacionales.
Gas: Con unas reservas probadas por 147 billones de pies cbicos,
Venezuela es una de las potencias mundiales del sector de hidrocarburos
gaseosos.

MERCADO

PDVSA desarrolla operaciones de exploracin y produccin de crudo y


gas natural en Venezuela (aguas arriba) y lleva a cabo operaciones de
refinacin, mercadeo, transporte de crudos y productos terminados y
procesamiento, mercadeo y transporte de gas natural (aguas abajo) no solo
en Venezuela, sino tambin en el Caribe, Norte Amrica, Sur Amrica y
Europa, entre otras regiones. PDVSA controla indirectamente el 100% de
CITGO Petroleum Corporation (CITGO), la cual refina y comercializa
combustible para transporte, productos petroqumicos y otros productos en
los Estados Unidos de Amrica (EE.UU.).

41

Los principales compradores de petrleo crudo de PDVSA estn en los


EE.UU, Canad, Europa, Sur Amrica y Asia. PDVSA refina petrleo crudo y
otros productos en Venezuela y en el exterior, incluyendo gasolina, diesel, jet
fuel, productos industriales, lubricantes y asfalto. PDVSA tambin desarrolla
el negocio de gas con una produccin de 705 millones de barriles de petrleo
equivalentes por da (mmboe).

La estrategia de negocios de PDVSA est enfocada en desarrollar los


hidrocarburos de Venezuela y contribuir al desarrollo del pas, as como
fortalecer la integracin energtica con los pases del Caribe, Sur Amrica,
Centro Amrica y diversificar sus mercados.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA
SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS AL PERSONAL

42

SUPERINTENDENTE DE
SERVICIOS AL
PERSONAL

SUPERVISOR DE
ESTADSTICA Y
ARCHIVO

AUXILIAR DE
ESTADSTICA

AUXILIAR DE
ARCHIVO

AUXILIAR DE
BASE DE DATOS

AUXILIAR
PROCESAMIENTO
Y CONTROL

FUNCIONES DE SUS INTEGRANTES


SUPERINTENDENTE DE SERVICIOS AL PERSONAL
Asesor a las Gerencias y lneas supervisoras de Refinacin de Oriente, a
los trabajadores, as como a los miembros de la Junta Directiva , Delegados
y Funcionarios de las Organ9zaciones Sindicales firmantes de la Convencin
Colectiva de Trabajo de PDVSA Petrleos, S.A., en cuando a la aplicacin

43

del marco legal que rige en la Empresa relacionada con el TrabajadorEmpleados, a los fines de salvaguardar la mejora calidad de la vida de los
trabajadores, el patrimonio de la empresa, garantizar el manejos adecuados
y transparente de los recursos, con fundamento en los principios de
honestidad, transparencia, participacin, eficiencia, eficacia, legalidad,
rendicin de cuentas y responsabilidad consagrados en la Constitucin de la
Repblica, la Convencin colectiva de Trabajo, la normativa interna de
PDVSA y dems leyes, aplicables a la materia laboral.
Responsabilidades
Administrar y controlar Normas y Procedimientos de Planes y Beneficios,
de acuerdo a los lineamientos vigentes, objetivos estratgicos y polticas
de la Organizacin.
Mantener actualizados los Expedientes de los trabajadores.
Supervisar las actividades del personal en la ejecucin y seguimiento de
sus responsabilidades, en los procesos de registro y cancelacin de los
Planes y Beneficios; en base al cumplimiento de lineamientos y normas
vigentes, con la finalidad de garantizar procesos transparentes, justos y
honestos para el trabajador/jubilado y la organizacin.
Coordinar las reuniones y dictar charlas de induccin a los nuevos
empleados y a la Lnea Supervisoria, a fin de que tengan una visin clara
y actualizada en materia de los Planes y Beneficios que ofrece

la

Corporacin.

SUPERVISOR DE ESTADSTICA Y ARCHIVO


Se encarga de Proveer y evaluar los procesos relacionados con los
servicios de archivo en la Gerencia de Recursos Humanos de Refinacin
Oriente, Distrito Puerto La Cruz, segn los estndares de calidad,

44

oportunidad y costos que representen para el cliente la mejor opcin,


alineado con la visin del negocio y cumpliendo con las normas y
procedimientos establecidos por la Corporacin.
Responsabilidades
Coordinar, evaluar y controlar las actividades continuas de archivo a
escala regional con el objeto de proporcionar un servicio de gestin y
de informacin integral para la Corporacin.
Evaluar las tendencias tecnolgicas, en el rea y el entorno a fin de
desarrollar planes con miras a la reduccin de costos en el subproceso.
AUXILIAR DE ESTADSTICA
Centralizar y coordinar las estadsticas para el informe mensual de la
Superintendencia.
Velar y proporcionar un servicio de Guardia y Custodia de documentos
y de informacin

integral para la Corporacin de acuerdo a normas

existentes.
AUXILIAR DE ARCHIVO
Apoyar en la recepcin de Documentos en el Archivo Central.
Atencin a clientes
Controlar los prstamos circulantes de los Expedientes RRHH y
manejo de fotocopias de la documentacin.
AUXILIAR DE BASE DE DATOS
Llevar Indicadores de Gestin en forma diaria
Llevar Base de Datos de la documentacin.

45

AUXILIAR DE PROCESAMIENTO Y CONTROL


Supervisar los procesos relacionados con servicios al personal.
Clasificar, registrar, organizar, procesar la documentacin.
Asegurar el resguardo y conservacin de la documentacin administrativa.

PERFIL QUE HA DE TENER EL JEFE DE LA


UNIDAD O DEPARTAMENTO

SUPERINTENDENTE DE SERVICIOS AL PERSONAL

46

Se encarga de Coordinar, administrar, controlar y planificar el proceso de


trmite de planes/beneficios Legales, Contractuales y/o Normativos aplicados
a los trabajadores y jubilados de Refinacin Oriente, brindando atencin
oportuna

y alineada a las Normas,

Procedimientos vigentes y polticas

establecidas en PDVSA en materia de planes y beneficios, con el fin de


mejorar la calidad de vida a todos los trabajadores o jubilados; apoyando a la
gestin

de

RRHH

contribuyendo

al

logro

de

los

objetivos

Organizacionales.
Debe tener las siguientes responsabilidades:
Administrar y controlar Normas y Procedimientos de Planes y
Beneficios, de acuerdo a los lineamientos vigentes,

objetivos

estratgicos y polticas de la Organizacin.


Mantener actualizados los Expedientes de los trabajadores.
Supervisar las actividades del personal en la ejecucin y seguimiento
de sus responsabilidades, en los procesos de registro y cancelacin
de los Planes y Beneficios; en base al cumplimiento de lineamientos y
normas

vigentes,

con

la

finalidad

transparentes, justos y honestos

de

garantizar

procesos

para el trabajador/jubilado y la

organizacin.
Coordinar las reuniones y dictar charlas de induccin a los nuevos
empleados y a la Lnea Supervisoria, a fin de que tengan una visin
clara y actualizada en materia de los Planes y Beneficios que ofrece
la Corporacin.
Asesorar y orientar a los trabajadores o jubilados en cuanto a los
procedimientos que son utilizados para la solicitud y trmite de los
Planes y Beneficios en el logro de la proteccin del grupo familiar y su
entorno.

47

Implementar acciones que permitan la utilizacin apropiada de los


Planes y Beneficios.
Con el apoyo Corporativo, participar y supervisar la divulgacin,
programacin y planificacin de las nuevas Polticas, Normas y
Procedimientos de Planes y Beneficios legales, contractuales y
normativos.
Planificar y coordinar las actividades del personal acorde a las
Polticas, Normativas y Procedimientos establecidas por la Direccin
Ejecutiva de Recursos Humanos.

IDENTIFICACIN DEL TUTOR EMPRESARIAL


Nombres y Apellidos: Iraida Gamboa
Cargo que ocupa: Superintendente de Servicios al Personal
Tiempo en la empresa: 3 Aos
Especialidad: Abogado
Cumple con el perfil para el cargo: Si

De acuerdo a lo establecido la Abogado Iraida Gamboa cumple a


cabalidad con los requerimientos exigidos para el cargo que ocupa
actualmente dentro de la empresa ya que primeramente es venezolana,
mayor de edad, a nivel acadmico y de formacin profesional obedece con lo
pretendido. Posee adems slidos conocimientos en el rea laboral, aunado
a ello tiene habilidades y destrezas en el manejo de grupo y resolucin de
problemas.

48

49

SITUACIN ACTUAL DEL FUNCIONAMIENTO DEL


DEPARTAMENTO

Actualmente el departamento cuenta con personal calificado para cada


uno de los puestos que ocupan en el mismo.
En cuanto a las actividades laborales, se encuentra en proceso de
clasificacin, depuracin y restauracin de los expedientes del personal de la
fuerza labor Refinacin Oriente que reposan bajo su custodia. Con el objetivo
de dar inicio al Proyecto de digitalizacin y de esta manera agilizar los
procesos de consulta de informacin contenida a los expedientes al personal
autorizado y prestar un servicio eficaz a los trabajadores.

50

Por otro lado, la

Superintendencia de Servicios al Personal se

encuentra en perfecto estado de infraestructura. El departamento cuenta con


las herramientas necesarias para el desenvolvimiento de su personal,
permitiendo esto el ptimo desarrollo de sus operaciones.
Otras actividades
Apoyo en el control y manejo e expediente del personal
Apoyo en la actualizacin e la base de datos
Remisin de documentos de documentos y expedientes al archivo
central y elaboracin de listados de control.

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS


POR EL DEPARTAMENTO PARA LA EJECUCION DE
LAS ACTIVIDADES
Las normas son la base para el buen funcionamiento de una
organizacin, sin ellas no hay orden ni control, razn por la cual la empresa
establece las siguientes normas y procedimientos:

NORMAS GENERALES

Mantener el rea de trabajo limpia y ordenada


Ser educado y respetuoso con los compaeros de trabajo
No usar el celular durante la jornada (solo emergencias)
No consumir alimentos en horario de trabajo
Firmar a la hora de entrada y salida
El horario de trabajo es de 8:00 AM a 12:00 PM y de 1:00 PM a 4:00
PM.

51

Utilizar el uniforme correspondiente es de carcter obligatorio.


Todo el personal debe estar capacitado para laborar en las distintas
reas.

PROCEDIMIENTOS
A diario la Superintendete pasa y verifica que cada funcionario se
encuentre realizando las labores correspondientes para el da.
Procede a dar las instrucciones de las labores a realizar en el da y si
son actividades especiales verifica constantemente de que se est
realizando correctamente.

PARTE B

52

53

INSTITUTO UNIVERTARIO DE TECNOLOGIA INDUSTRIAL


RODOLFO LOERO ARISMENDI
EXTENSION BARCELONA

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE PASANTAS

Estefany Pereira
22.872.710
NOMBRES Y APELLIDOS DEL PASANTE: __________________________________
CEDULA DE IDENTIDAD: ______________
PDVSA REFINACIN ORIENTE
Sede PDVSA Refinacin Oriente Guaraguao. Puerto La Cruz.,
EMPRESA: _______________________________
UBICACIN:Edif.
_____________________________________________________
24

Marzo
2014
16

Mayo

2014
8 Semanas (320 Horas)
FECHA: DESDE: ______________________ HASTA: ___________________________ TIEMPO: ________________________
FECHA

TIEMPO

UNIDAD

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

CARGO

TELEFONO

2H

24 al
28/03/14

4H

Iraida
Gamboa/Isabel
Acosta

Superintendente de Servicios
al Personal/ Supervisora de
Estadstica y Archivo

(0281) 260.4595

31/03 al
04/04/14

10H
4H
10H
6H
2H

3
2
2
2
1

Charla introductoria acerca de la empresa.


Induccin sobre las normas y procedimientos en la
empresa.
Asignacin del Departamento y tutor industrial.
Establecimiento de normas para el pasante.

Superintendente de Servicios
al Personal/ Supervisora de
Estadstica y Archivo

(0281) 260.4595

3
2

Superintendente de Servicios
al Personal/ Supervisora de
Estadstica y Archivo

(0281) 260.4595

16H
8H

Superintendente de Servicios
al Personal/ Supervisora de
Estadstica y Archivo

(0281) 260.4595

8H

Iraida
Gamboa/Isabel
Acosta
Iraida
Gamboa/Isabel
Acosta
Iraida
Gamboa/Isabel
Acosta

8H

1
4

Iraida
Gamboa/Isabel
Acosta

Superintendente de Servicios
al Personal/ Supervisora de
Estadstica y Archivo

(0281) 260.4595

8H

Asignacin a la Superintendencia de Relaciones


Laborales.
Organizacin de carpetas de los aos 2013 y 2014
de hijos de los trabajadores en la Superintendencia
de Relaciones Laborales.

10H

Revisin y organizacin de documentos de los hijos


de los trabajadores de empresas contratistas.

Iraida
Gamboa/Isabel
Acosta

Superintendente de Servicios
al Personal/ Supervisora de
Estadstica y Archivo

(0281) 260.4595

8H

8H

4H
8H

Iraida
Gamboa/Isabel
Acosta

Superintendente de Servicios
al Personal/ Supervisora de
Estadstica y Archivo

(0281) 260.4595

Bsqueda de carpeta de trabajadores.


Organizacin y revisin de expediente de
trabajadores e hijos.
Organizacin de recibos mdicos de trabajadores
por fecha, aos 2013 y 2014.

Iraida
Gamboa/Isabel
Acosta

Superintendente de Servicios
al Personal/ Supervisora de
Estadstica y Archivo

(0281) 260.4595

8H

Orden y control de expedientes de trabajadores.


Bsqueda de documento solicitado por trabajador.

07 al
11/04/14
14 al
18/04/14
21 al
25/04/14
28/04 al
02/05/14
05 al
09/05/14
12 al
16/05/14

Orden y control de expedientes de trabajadores.


Bsqueda de trabajadores en el SAP.
Entrega de documento solicitado por trabajador.
Recorrido en el Edificio Sede de la empresa.
Orden y control de expedientes de trabajadores.
Realizacin de expediente de trabajadores.
Orden y control de expedientes de trabajadores.

Observacin: ___________________________________________________________________________________________________________________
Nota: El tiempo de duracin de las pasantas es de ocho semanas o el equivalente a 320 Horas.
____________________________________

_____________________________________

54

FIRMA DEL TUTORA EMPRESARIAL

CONFORME TUTORA ACADEMICA

55

PLAN DE ACTIVIDADES A DESARROLLAR


DURANTE LAS PASANTAS

Primera semana (24/03/14 al 28/03/14)

Charla introductoria acerca de la empresa.


Induccin sobre las normas y procedimientos en la empresa.
Asignacin del Departamento y tutor industrial.
Establecimiento de normas para el pasante.

Segunda semana (31/03/14 al 04/04/14)


Orden y control de expedientes de trabajadores.
Bsqueda de trabajadores en el SAP.
Entrega de documento solicitado por trabajador.
Tercera semana (07/04/14 al 11/04/14)
Recorrido en el Edificio Sede de la empresa.
Orden y control de expedientes de trabajadores.
Cuarta Semana (14/04/14 al 18/04/14)
Realizacin de expediente de trabajadores.
Orden y control de expedientes de trabajadores.
Quinta semana (21/04/14 al 25/04/14)
Asignacin a la Superintendencia de Relaciones Laborales.
Organizacin de carpetas de los aos 2013 y 2014 de hijos de los
trabajadores en la Superintendencia de Relaciones Laborales.

Sexta semana (28/04/14 al 02/05/14)

56

Revisin y organizacin de documentos de los hijos de los


trabajadores de empresas contratistas.
Sptima Semana (05/05/14 al 09/05/14)
Bsqueda de carpeta de trabajadores.
Organizacin y revisin de expediente de trabajadores e hijos.
Organizacin de recibos mdicos de trabajadores por fecha, aos
2013 y 2014.
Octava semana (12/05/14 al 16/05/14)
Orden y control de expedientes de trabajadores.
Bsqueda de documento solicitado por trabajador.

EXPLICACIN DETALLADA DE CADA UNA DE LAS


ACTIVIDADES DESARROLLADA DURANTE LAS
PASANTAS

57

La base principal en las pasantas realizadas en la Empresa lo


constituyen las actividades que se realizaron dentro de ella, a continuacin
se detallan cada una de ellas.

PRIMERA SEMANA
Charla introductoria acerca de la empresa y breve induccin sobre las
normas y procedimientos en la empresa
Fue recibida una charla junto a 12 pasantes ms, donde se habl acerca
de lo que es PDVSA Refinacin Oriente, sus dimensiones. PDVSA
Refinacin Oriente que hacen y en donde. del uniforme Operacional que
utilizan los trabajadores en Refinera que son cascos, bragas, botas, lentes
de seguridad, pero cada trabajador tiene uniformes de seguridad diferentes
ya que otros trabajan con cidos etc.
Asimismo se inform acerca del Personal de PCP. Gerencia de Control y
Prdidas, que se encargan de la Seguridad y el Control. Para eso hay
cmaras de Seguridad y al entrar te encuentras con ellos. Si llevas tu carnet
en el lugar correspondiente donde sea visible, una buena imagen corporativa
entre otras cosas. Porque ellos estn para prevenir algo anormal que no se
permita en la empresa.

Igualmente se notific acerca de la Gerencia RRHH Donde tienen las


siguientes Gerencias: Superintendencia RRLL, Superintendencia Servicio

58

Organizacional, Superintendencia Planificacin y Control de Gestin.


Superintendencia Adiestramiento CEA, Servicio al Personal CAIT, CAIJ,
Archivo.
Tambin se inform que existen 2 Refineras que son PLC-Refinera
Chaure. Nos hablaron de sus Gerencias, Medular, Gerencia Apoyo, Gerencia
General.
Asignacin del Departamento y tutor industrial
Se acudi a la oficina de Captacin y empleo de Recursos Humanos
PDVSA Refinacin Oriente para la asignacin de la dependencia donde se
realizarn las actividades de pasanta.
Fue determinado el departamento de Recursos Humanos para el
desarrollo del proceso de pasanta, all fue asignada la Abogada Iraida
Gamboa como tutora industrial, quien estableci al rea de archivo para
realizar las actividades. Fueron presentados como supervisores inmediatos,
la seora Isabel Acosta y al seor Luis Lozano.
Se habl acerca de la Superintendencia del Servicio al Personal, la cual
se encarga de proporcionar a los trabajadores, jubilados y familiares un
servicio integrado que le permita satisfacer las necesidades en materia de
planes y beneficios brindados por la corporacin, mediante la evaluacin de
alianzas organizacionales, asegurando la motivacin e identificacin de los
trabajadores con la empresa. Tambin de los beneficios que tienen entre
otras cosas.
Establecimiento de normas para el pasante

59

Luego la revisin del Contrato de Asignacin Econmica del Pasante y


las normas que deben tener el pasante. Donde se realizarn las pasantas
fueron asignadas responsabilidades y nomas de comportamiento del pasante
en la empresa, como tener respeto a los supervisores, compaeros, cuidado
con los equipos a utilizar, buena presencia y cumplir el horario 7:00 a 4:30
entre otras cosas.
Se convers acerca de la funcin a cumplir en el rea de archivo, la cual
era organizar el fondo documental del trabajador, ya que debido al paro del
2002 haba expedientes por organizar.

SEGUNDA SEMANA
Orden y control de expedientes de trabajadores.
Fueron organizados quince (15) expedientes de trabajadores, por ao y
en orden alfabtico, los cuales se encontraban desordenados, se tom uno a
uno los expedientes y fueron organizados internamente, de esta manera:
1. Historial de la empresa:
2. Documentos personales:
3. Miscelneos:
4. Seguro social:
5. Embargos, Prestamos Fideicomisos:
6. Planes y Seguros:
7. Plan de vivienda:

60

Luego ya ordenados todos los documentos en su respectivo lugar se


colocan en el archivo fsico.
Bsqueda de trabajadores en el SAP.
Fueron solicitados al departamento, Dos (2) expedientes de trabajadores
para revisarlos y fotocopiarlos. Primeramente se realiz bsqueda a travs
del SAP (Sistema Automtico de Personal) con el numero de la cedula del
trabajador para ver si estaban en el archivo o en otro lugar. Luego fueron
buscarlos en el archivo fsico, una vez hallados los mismos fueron
entregados a quienes los solicitaron. Muy importante ningn expediente
puede salirse de la oficina sin la autorizacin del supervisor o una persona
responsable. Ya que es algo delicado.
Entrega de documento solicitado por trabajador
Se acerc un trabajador para solicitar de su expediente la partida de
nacimiento de su hijo ya que lo

necesitaba, tras la autorizacin del

supervisor se busc en el archivo interno el documento requerido por el


trabajador fue hallado y posteriormente fue entregado al solicitante una copia
del mismo.
Igualmente acudi ante el departamento otro trabajador requiriendo un
documento de su expediente, en este caso era la ficha catastral de su
vivienda. Se procedi a la misma operacin anteriormente descrita.
Un empleando del departamento hizo la solicitud de revisar el expediente
de un trabajador, del cual necesitaba llevarse una copia del documento de su

61

vivienda. Fue consultado el supervisor acerca de este requerimiento, quien


dio la autorizacin para la bsqueda y fotocopiado del documento solicitado.

TERCERA SEMANA
Recorrido en el Edificio Sede de la empresa.
Tras la solicitud del Departamento de Captacin y Empleo de Recursos
Humanos PDVSA Refinacin Oriente, fue asignada la tarea de llamar a los
12 pasantes y participarles acerca de un recorrido en la Refinera a las 7:00
am el lugar de encuentro Edificio Sede en la Sala Cultural.
Se desarroll el recorrido a Refinera donde se dio a conocer las
actividades realizadas all as como los planes que tienen a futuro entre
otras cosas muy importantes.
Orden y control de expedientes de trabajadores.
Fueron ordenaos quince (15) expedientes de trabajadores, entre fueron
restaurados tres (3) expedientes ya que necesitaban ser revisados por el
personal debido a un problema que tienen los trabajadores.
Igualmente, fue entregado un listado de expedientes para verificar que
estos se encontraban en la oficina.

CUARTA SEMANA

62

Realizacin de expediente de trabajadores.


Se abrieron nuevos expedientes a tres (3) trabajadores, para lo cual se
tomaron cada uno de los documentos y soportes, para posteriormente ser
organizados de la siguiente manera:
1. Historial de la empresa:
2. Documentos personales:
3. Miscelneos:
4. Seguro social:
5. Embargos, Prestamos Fideicomisos:
6. Planes y Seguros:
7. Plan de vivienda:
Una vez organizaos se ubican en el lugar donde estn los dems
expedientes de los trabajadores ya organizados todos por cedula.
Orden y control de expedientes de trabajadores.
Debido a que haba documentos de trabajadores sueltos, uno de los
supervisores requiri que los mismos fueran ordenados y colocados en su
respectivo expediente y orden del trabajador.

QUINTA SEMANA
Asignacin a la Superintendencia de Relaciones Laborales.

63

Fue notificado la asignacin a Superintendencia de Relaciones


Laborales, ya que en esta rea se requera apoyo debido al volumen de
trabajo.
Fue presentado el Supervisor de la Superintendencia de Relaciones
Laborales, as como el Personal de este Departamento llamado CAIC. En
este lugar se asign trabajar conjuntamente con la seora Marian Guaregua
que se encarga de los Reembolsos de los trabajadores
Organizacin de carpetas de los aos 2013

y 2014 de hijos de los

trabajadores en la Superintendencia de Relaciones Laborales.


Luego de ser explicado el trabajo a realizar, se asign ordenar las
carpetas e los aos 2013-2014. En total catorce (14) carpetas, donde cada
una pertenece a una empresa diferente, all se encuentran los documentos
de los hijos de los trabajadores.
De la empresa AISCA fueron revisados y validados treinta y nueve (39)
documentos de hijos de trabajadores.
De la empresa GRESO C.A se verificaron treinta y ocho (38) documentos
de los hijos de los trabajadores.
De la empresa TEC HOUSE se revisaron treinta y tres (33) documentos
de los hijos de los trabajadores.
Luego de la revisin de los documentos de los hijos de cada trabajador,
se tomaron dos (2) carpetas, una donde estn los documentos originales y
otra donde estn las copias de los mismos.

64

SEXTA SEMANA
Organizacin y revisin de expediente de trabajadores e hijos.
Fueron revisados y organizados expedientes de

los hijos de los

trabajadores de dos (2) empresas contratistas, de acuerdo a los parmetros


establecidos para esta actividad. Para la empresa CTA C.A, fueron revisados
y organizados treinta y tres (33) expedientes, mientras que de la empresa
MERCATOR treinta y ocho (38).

Luego de la revisin de los documentos de los hijos de cada trabajador,


se tomaron dos (2) carpetas, una donde estn los documentos originales y
otra donde estn las copias de los mismos.

SPTIMA SEMANA
Bsqueda de carpeta de trabajadores.
Fue asignada la tarea de buscar dos (2) carpetas de trabajadores en el
archivo fsico del departamento, los cuales se ubicaron y entregados al
solicitante.
Organizacin de recibos mdicos de trabajadores por fecha, aos 2013
y 2014.

65

Luego se retorn al Edificio Sede al Departamento de Recursos


Humanos en la Superintendencia del Servicio al Personal, especficamente al
rea de Archivo. Estando all fueron organizados nueve (9) expedientes de
los trabajadores. Tambin se ordenaron los recibos mdicos de los
trabajadores para los aos 2013 y 2014, los cuales estn desorganizados.

OCTAVA SEMANA
Orden y control de expedientes de trabajadores.
Se organizaron nueve (9) expedientes de los trabajadores, entre los
cuales estaba la de un trabajador de mantenimiento logstico perteneciente al
Club Terminal Estas carpetas fueron ordenadas de la siguiente forma:
1. Historial de la empresa:
2. Documentos personales:
3. Miscelneos:
4. Seguro social:
5. Embargos, Prestamos Fideicomisos:
6. Planes y Seguros:
7. Plan de vivienda:
Posteriormente todos los documentos fueron colocaos en su respectivo
lugar y por fecha. Se le colocaron dos etiquetas, una con el logo de PDVSA,
y otra con el nombre del trabajador y la cedula. Ya despus de all se ubic
en su respectivo sitio donde estn los dems expedientes de los trabajadores
ya organizados todos por cedula.
Bsqueda de documento solicitado por trabajador.

66

Va telefnica la tutora solicit la verificacin de un expediente de un


trabajador, para constatar a travs de la partida de nacimiento de un nio en
Abril 2014, el cual estaba a la espera de validacin.
Se hizo entrega por parte de una trabajadora de la empresa, de un total
de trece (13) Archivo de Recursos Humanos. Debido a la ausencia de los
supervisores, quienes se encontraban realizando un curso, se le solicit a la
empleada un memo para notificarles de dicha entrega.
Luego la misma empleada requiri le fuese entregado un expediente, del
cual no pude hacerle entrega ya que los supervisores estaban presentes y se
necesita de su autorizacin para esta actividad.
Tambin se prest colaboracin para realizar una tarea en la
computadora. BASE DE DATOS
Por ltimo fue devuelto el carnet de la empresa, fue entregada la hoja de
recorrido, as como de la evaluacin de pasantes. Todos esos documentos
fueron entregados al Departamento de Captacin y Empleo de Recursos
Humanos PDVSA Refinacin Oriente.

DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS ESPECFICOS

67

INFORMAR EL PROCESO SEGUIDO PARA EL PAGO POR


CONCEPTOS DE CONTRAREMBOLSO DE LOS REPOSOS
DEL IVSS.
La tutora explic que las indemnizaciones diarias son conocidas como
reposos, y que estas consisten en prestaciones generadas por incapacidad
temporal para el trabajo, como consecuencia de: un accidente comn o
laboral, de la maternidad y de una enfermedad profesional o comn
Igualmente informaron que el Seguro Social comienza a pagarle una
indemnizacin diaria al trabajador a partir del cuarto da de haberse
incapacitado (art 9 de la Ley del IVSS).En otras palabras, la empresa paga
los primeros tres das en que falt al trabajo y el Seguro Social paga de ah
en adelante y hasta por las 52 semanas siguientes (un ao) para la misma
enfermedad o accidente.
Se verific que el Asegurado haya certificado su incapacidad, para lo
cual debi consignar y revisar en el Centro Asistencial ms cercano a su
residencia (Oficina de Prestaciones) estos requisitos:
Entregar cuenta individual, constancia del Registro del Trabajador
en el Sistema de Gestin y Autoliquidacin de empresas Tiuna o
el Registro del asegurado (F: 1402) y copia de la cdula de
identidad.
Reposo emitido en la consulta privada del paciente si fuese el
caso, el cual debe ser emitido preferiblemente por la sede
asistencial afiliada al IVSS cercana a su residencia, o acudir al
centro hospitalario que cuente con la especialidad mdica por tratar.
Si el reposo dura ms de tres das, se elabora la planilla F: 1473 en
original y dos copias, y se entrega el original y una copia al asegurado.

68

Las prestaciones en dinero generadas por indemnizaciones diarias, se


cancelan a travs de la acreditacin al patrono en la factura del Seguro
Social el monto de las indemnizaciones diarias, correspondiente a los
trabajadores(as) asegurados(as) en perodo de reposo, en este caso el
empleador previamente debi haber suscrito al sistema de pago de
prestaciones a travs de la factura.
Primeramente se verifica a travs de la pgina web del IVSS,
http://www.ivss.gov.ve, que los trabajadores aparezcan activos con PDVSA,
en caso de no ser as, se debe consignar la forma 14-03, o solicitar el retiro
por parte de la empresa a la que perteneca, si no aparece cesante no podr
ser inscrito por la empresa.
Para lo cual el empleado debe consignar los siguientes documentos:
Copia de reposo
Copia de la Cdula de Identidad
Cuenta Individual, constancia de Registro del asegurado (Forma
14-02).
El comprobante de consignacin de datos (Forma 14-52).
Luego el IVSS emite la Forma 14-73.
El empleador le paga al trabajador durante el reposo y el IVSS le acredita
al

empleador

en

la

factura

(SISTEMA TIUNA)

el

monto

de

las

indemnizaciones diarias correspondientes a los trabajadores asegurados en


perodo de reposo.

DESCRIBIR EL PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIN


DE LOS EXPEDIENTES DE LOS TRABAJADORES DE LA
EMPRESA.

69

Para la organizacin de los expedientes de los trabajadores de la


empresa se lleva a cabo tres procesos distintos, dependiendo del estatus el
trabajador, es decir si son nuevos ingresos, transferencias o reingresos.
Para el primer caso, los Nuevos Ingresos, el expediente se genera en el
rea de captacin, seleccin y empleo y deber contener los datos que
generan los procesos mencionados. Se le solicita al Supervisor de Archivo
que provea el material necesario para la elaboracin de cada expediente
segn requisicin (carpetas con divisiones, juegos de separadores de
cartulina rotulados con los ttulos de las divisiones establecidas, ganchos,
etc.). El orden de la elaboracin est establecido para los diferentes Archivos
de la Corporacin y as mantener la uniformidad en los expedientes. Para las
Transferencias, una vez hecha efectiva la transferencia del trabajador, la
Superintendencia de Planificacin, Organizacin y Gestin se le solicita a la
organizacin de origen del trabajador, el envo del expediente a la direccin
de ubicacin del Archivo, indicando el nombre del Supervisor de Archivo,
indicador de correo y extensin y copiando a ste para realizar el respectivo
seguimiento. As mismo, la Superintendencia de Planificacin, Organizacin
y Gestin debe enviar, mensualmente, la relacin de Avisos de Cambio por
Transferencias al personal del Archivo para efectuar el seguimiento o envo
a otras organizaciones, que sean pertinentes.
Por ltimo para los Reingresos, en estos casos se solicita al Archivo
Central el expediente del trabajador que debi haber sido enviado a esas
instalaciones en ocasin de su retiro y enviar correo manifestando que
el expediente permanecer en custodia del Archivo de RRHH, debido al
proceso de reingreso. Para estos tres casos deb cumplir una normativa en

70

cuanto a la organizacin y estructuracin de todos los expedientes de


acuerdo al siguiente orden y contenido:
Historial de la empresa:
1- Requisicin de Personal.

7- Carta de Renuncia.

2- Contrato de Trabajo.

8- Pagos Finales de Terminacin.

3- Estudios Salariales.

9- Entrevistas de Salidas.

4- Avisos de Cambio.

10-Avisos de Ausencia.

5- Acciones Salariales.

11- Cartas de Reconocimientos.

6- Hoja de Vacaciones.

12-Sustituciones.

Documentos personales:
1- Solicitud de Empleo.

5- Cedula de Identidad.

2- Curriculum Vitae.

6- Cartas de Reconocimientos de

3- Documentos
(Cartas

de
de

Soporte
trabajo,

Empleos Anteriores.
7- Declaracin

Constancias, Cursos,).
4- Ttulos.

Jurada

Patrimonio.
8- Servicios

Previos

Petrolera u otros.
Miscelneos:
1- Sindicatos.
2- Pagos Normativos y Contractuales.
3- Otros.

Seguro social:
1- Informe y Examen Mdico de Pre- Empleo.
2- Reposo del Asegurado.

de

(Industria

71

Embargos, Prestamos Fideicomisos:


1- Prestamos en General (Microcomputadoras, Nuevos Empleos, Etc.
2- Medidas de Embargo.
3- Demandas Legales.
4- Prestamos De Fideicomisos.
Planes y Seguros:
1- Constancia de Inscripcin.

3- Plan de Fondo de Ahorro.

2- Recibos por Reintegros de

4- Subsidio

Seguros.
Plan de vivienda:

de

Alquiler

de

Vivienda.

Normalmente los soportes que genera un prstamo para adquirir vivienda o


una ayuda para remodelacin, Fue asignado a Embargos, Prestamos y
Fideicomisos, pero genera mucho soportes para el prstamo. Por lo tanto se
le asign la ltima parte de la carpeta para ms comodidad a la hora del
manejo del expediente.
Luego ya ordenados todos los documentos en su respectivo lugar y por
fecha, se le colocaron dos etiquetas, una con el logo de PDVSA, y otra con el
nombre del trabajador y la cedula. Ya despus de all se ubic en su
respectivo sitio donde estn los dems expedientes de los trabajadores ya
organizados todos por cedula.

EXPONER LAS ACTIVIDADES QUE INTERVIENEN EN EL


PROCESO DE CONTROL DE EXPEDIENTES EN EL REA DE
GESTIN DOCUMENTAL
En la Superentenda de Servicios al Personal para el control de los
expedientes se encuentran establecidas ciertas normativas que el empleado

72

de Gestin Documental debe cumplir a cabalidad para la ejecucin de sus


actividades. Dentro de estos parmetros estn los objetivos generales, tanto
del propio reglamento como del archivo de expediente, del personal, entre
otros, los cuales permiten la confiabilidad y discrecionalidad de la informacin
de los trabajadores de la empresa.
Objetivos generales
Del Reglamento
1. Establecer

normas

procedimientos

para

la

organizacin,

administracin y manejo de los expedientes de los trabajadores de


Refinacin Oriente para apoyar la gestin del negocio.
2. Establecer las disposiciones que regulan la prestacin de los servicios
que ofrece el Archivo de Expedientes de los trabajadores de
Refinacin Oriente
3. Explicar los pasos a seguir en el tratamiento de los expedientes.
4. Servir de gua y referencia a todo el personal de la empresa
Del Archivo de Expedientes
1. Asegurar el resguardo y conservacin de
suministrar la

los expedientes para

informacin requerida por el personal, para apoyar la

toma de decisiones, evaluacin y control.


2. Asegurar una infraestructura que permita ofrecer asesora y
orientacin a sus clientes, en la localizacin, recuperacin y consulta
de informacin de los expedientes.
Disposiciones generales
El Archivo es una unidad de informacin responsable de centralizar,
procesar y almacenar los expedientes resguardados/conservados por la
Gerencia de RRHH. El Archivo de Expedientes de los trabajadores de
Refinacin Oriente es el nico ente responsable por la recepcin, registro,

73

procesamiento, distribucin y archivo electrnico/fsico de los expedientes de


los trabajadores, generados/recibidos por las organizaciones de la empresa
sealadas en estas disposiciones.
El manejo y custodia del archivo, estar a cargo del supervisor del
Archivo de Expedientes de la Gerencia de Recursos Humanos
Del personal
El Archivo es un rea restringida, el acceso slo ser permitido a los
empleados que all laboran.
El acceso al Archivo de Expedientes de los trabajadores de Refinacin
Oriente solo ser permitido durante las horas de labores normales, a las
personas debidamente autorizadas.
El personal del Archivo deber conocer los procedimientos de
clasificacin, traslados y archivo de los expedientes.
En caso de comprobarse la alteracin de algn documento por parte de
algn miembro del personal, se remitir el caso a las lneas pertinentes a fin
de que se apliquen las medidas disciplinarias correspondientes.
De acuerdo a las NORMAS PAI, se consideran infracciones:
El acceso no autorizado o indebido a la informacin, la destruccin,
manipulacin y divulgacin de la informacin en forma intencional o no, sin la
autorizacin escrita del Gerente

de Recursos Humanos, as como la

apropiacin indebida de dicha informacin.

74

Cualquier incumplimiento de disposiciones y responsabilidades definidas


en dichas normas.
Cualquier trabajador de la empresa en sus diferentes niveles de
autoridad, que por razones del manejo y uso de un expediente, tenga
conocimiento o sospeche su prdida, dao, divulgacin y manipulacin sin
la debida autorizacin, est obligado a notificarlo inmediatamente al nivel
supervisaro correspondiente.
El personal que maneja y utiliza expedientes, debe tomar las previsiones
para evitar su flujo haca personas u organizaciones a quienes la referida
informacin no les concierne ni la necesitan, asegurando la confidencialidad
de la misma.
Por razones de seguridad, se prohbe fumar/ o ingerir alimentos en el
Archivo de Expedientes de Recursos Humanos Refinacin Oriente.
No debe ser permitido el manejo y acceso a los expedientes clasificados
a: personal contratado, aprendices,

tesistas, pasantes y empresas

contratistas.
Servicio de consulta, solicitud y prstamo de expedientes/carpetas
1. Ninguna persona podr hacer uso del Archivo de Expedientes de
Recursos Humanos, por sus propios medios, sino a travs de las
personas autorizadas para ello. La consulta de los documentos
est permitida slo a los empleados autorizados a tal efecto, con
la autorizacin de su superior inmediato.
2. Toda solicitud de expedientes/carpetas, deber efectuarse mediante el
formato "Solicitud de Expedientes. La solicitud de documentos ser

75

individual y se efectuar a travs del formulario establecido para tal fin.


Esta solicitud puede ser consignada por correo electrnico

personalmente con 48 horas de anticipacin ya que el expediente


puede El plazo del prstamo ser de hasta cinco (5) das hbiles. Si
transcurrido este lapso, el usuario no ha devuelto el expediente o
solicitado una prrroga, desde el Archivo se emitir el reclamo
respectivo.
3. El prstamo de expedientes slo puede hacerse a las personas
autorizadas para ello, en ejercicio de sus funciones. (No en condicin
de vacaciones, permisos, becados u otra condicin).
4. Dicho formato debe contener datos completos del solicitante como del
expediente.
5. Los usuarios no estn autorizados para extraer o incorporar
documento alguno en el expediente.
6. Los expedientes en prstamo son intransferibles. El usuario que retire
en calidad de prstamo un expediente es el nico responsable por el
deterioro o prdida del mismo.
7. El usuario/solicitante debe retirar y devolver los expedientes
personalmente ante el Archivo.
8. El trabajador que necesite copia de los documentos existentes en su
expediente deber hacer su solicitud al personal del CAIT con 24
horas de anticipacin y slo sern entregadas copias de documentos
que no estn clasificados como confidenciales.
9. Durante la consulta el usuario no debe hacer anotaciones, dibujos o
rayas en la documentacin contenida en el expediente prestado.
10. El horario que regir el prstamo de documentos, ser el
comprendido entre las 8 a.m. a 11 a.m. y la 1 p.m. a 4 p.m.
Del manejo y custodia de los documentos en el rea de gestin
documental de expedientes de recursos humanos refinacin oriente

76

Para garantizar el resguardo y conservacin de la documentacin en el


Archivo de Expedientes de los trabajadores de Refinacin Oriente, se
revisar peridicamente el fondo documental a fin de seleccionar los
originales que por su contenido deben ser resguardados/conservados.
Del procesamiento de documentos
Todo documento recibido en el Archivo de Expedientes de los
trabajadores de Refinacin Oriente, debe ser abierto para su registro,
indizacin y archivo.
Para el anlisis y/o indizacin de los documentos, el personal de archivo
debe leer cada uno detenidamente, a fin de ubicarlo en el rea del
expediente que luego permita su correspondiente actualizacin.

De la desincorporacin/destruccin de documentos
El fondo documental del Archivo de Expedientes de los trabajadores de
Refinacin Oriente, podr ser conservado mediante el uso de discos
compactos

en

cuyo

caso,

se

podr

proceder

la

desincorporacin/eliminacin de la documentacin que de acuerdo a la


legislacin venezolana y las NORMAS PAI haya cumplido con su perodo de
retencin haya perdido su valor. En algunos casos, su importancia ser
determinada por su contenido y por la fecha.
Se debe realizar revisiones peridicas del fondo documental, con el
propsito de desincorporar/eliminar, aquellos documentos que no tengan
vigencia, bien sea, cambiando su clasificacin o procediendo a su
desincorporacin/eliminacin.

77

La eliminacin/destruccin de la documentacin clasificada, podr ser


realizada por el personal que labora en el Archivo de Expedientes de los
trabajadores de Refinacin Oriente con la aprobacin del Supervisor.
Toda correspondencia que haya sido archivada electrnicamente, podr
ser conservada fsicamente, solo cuando por su contenido se considere debe
ser resguardada y conservada por el tiempo de retencin establecido en la
legislacin venezolana y las polticas de la empresa. Cumplido su perodo de
retencin, podr ser destruida y eliminada.
Para saber cules documentos sern resguardados y cules pueden ser
eliminados/destruidos, se hace indispensable conocer:
a) La documentacin
b) La legislacin venezolana.
c) Normas PAI
En el proceso deben participar:
a) El Supervisor encargado del Archivo de Expedientes de los
trabajadores de Refinacin Oriente como ente responsable por el
resguardo/conservacin de la documentacin.
b) Organizaciones responsables de la documentacin. (Suptcias. de
Servicios Organizacionales, Servicios al Personal, Planificacin,
Organizacin y Gestin, etc.)
De la transferencia documental
1) Se realizar los primeros tres meses de cada ao
2) El archivo de oficina debe contar con la asesora del Archivo Central
3) El perodo de retencin ser fijado por el Archivo Central

78

4) Anualmente

se

revisarn

Desincorporados, a objeto

los

Inventarios

de

Documentos

de eliminar la documentacin que ya

est vencida.
5) La documentacin se remite al Archivo Central en cajas de archivo
diseadas para tal fin.
6) Cada caja de archivo debe contar con su respectivo Inventario de
Documentos
7) Slo se transfiere lo que tenga ms de dos aos (02) en el Archivo de
Gestin.

EXPLICAR EL PROCESO PARA EL OTORGAMIENTO DE


BENEFICIOS A LOS HIJOS DE TRABAJADORES.

La Superentenda de Servicios al Personal es el ente encargado de


gestionar los distintos beneficios que otorga la empresa a los trabajadores y
sus familiares. Para que el hijo de un trabajador pueda comenzar a gozar de
alguno de los beneficios, el empleado debe consignar ante el departamento
los recaudos exigidos. Entre los beneficios que ofrece la empresa para los
hijos e hijas de sus trabajadores se encuentran los aportes para su
educacin, becas, ayudas econmicas, adquisicin e uniformes, ayuda para
tesis de grado, gastos de graduacin, guardera, adquisicin de textos y

79

tiles escolares, as como para cubrir gastos de actividades curriculares de


los mismos.
En el caso de las contribuciones para adquisicin de textos y tiles
escolares para el hijo o hija del trabajador deben ser aportados los siguientes
requisitos;

Planilla de solicitud de contribucin para adquisicin de textos y tiles

escolares.
Constancia de estudio original sellada y firmada por la respectiva

institucin educativa.
Constancia de notas original (boletn record de notas).

Una vez consignados los recaudos en la Superentenda de Servicios al


Personal, los mismos deben ser verificados. Para la revisin de estos
documentos se toman en cuenta los siguientes datos:
El reporte de empleo: Hijos declarados, lo que estn reconociendo
deben estar en ese reporte.
Recibo de pago: (Original y copia). Debe ser hasta el 13 de diciembre

2013.
Constancia de estudio: (Original y copia).
Boleta de promocin o constancia de notas (Original y copia).
Partida de nacimiento de los hijos (Original y copia).
Chequear boleta de promocin y calificaciones. Ao 2013-2014 es

vlido.
Debe ver una secuencia el anterior y el de ahora.
Chequear en todos los documentos del trabajador los documentos
originales y copia.
En la revisin del Reporte de Empleo se deba remarcar en la copia el
nombre del trabajador y cedula, los hijos declarados, los que estn
reconociendo en el reporte.

80

En la revisin del Recibo de Pago fue remarcado en la copia el nombre


del trabajador, cedula, fecha del recibo de pago, el monto de pago y su firma.
En la revisin de la Constancia de Estudio se remarca el nombre del hijo
del trabajador chequeando si es el mismo que est en el reporte de empleo,
el grado, ao, carrera, y el grado, ao, semestre al cual pas, el ao escolar
si es 2013-2014. Revisar en la original el sello, firma del director. Verificando
que no haya anormalidades en estos, si hubiere algn detalle no se valida y
no procede.
En la verificacin de la boleta de promocin se subraya el nombres del
hijo o hija, el grado o ao que estaba el cual pas. Se chequean en los
documentos originales el sello y la firma del director.
En la revisin de las constancias de notas se recalca el nombre del hijo
o hija, el ao, la carrera las notas y las materias las cuales paso. Muy
importante al quedarle 2 materias no se puede validar, es decir no procede.
En la revisin de la partida de nacimiento el ao donde fue registrado el
hijo o hija. El nombre del nio o nia, el mes y ao donde naci, el nombre
del trabajador trabajadora con su cedula, para verificar si es hijo del
trabajador. Chequear los documentos originales y verificar el sello y firma.
Porque si es escaneado no se valida, es decir no procede.
Al terminar se verifican todos los documentos y si todo est bien con su
sello y firma, se validan con un sello todos los documentos y se elabora un
memo como soporte de dicha actividad, en l mismo tambin es recogida la

81

informacin acerca documentos que tengas problemas, pero sin proceder al


pago de stos ltimos.
Como resultado del proceso de chequeo de recaudos se obtuvo que las
empresas que necesitaban la revisin son:
AISCA
GRESO. C.A
CIPRIANI
VINCLER, C.A
YRCA
CTA, C.A
TECHOUSE C.A
ISIVEN C.A
CBI VENEZOLANA, S.A
EMPRESA Y&V
MERCOR
HAFRAN. C.A
FORMICONI

82

CONCLUSIONES

La ejecucin de las actividades que se realizaron durante el periodo de


pasantas ocupacionales constituyeron una gran experiencia, este proceso
determina el nivel de conocimiento que fueron adquiros en el Instituto
Universitario de Tecnologa Industrial Rodolfo Loero Arismendi IUTIRLA
Todas las actividades anteriormente expuestas se han cumplido
satisfactoriamente, por ello se puede enfatizar que el proceso de pasantas
ha sido provechoso al mximo para todos los involucrados, como por
ejemplo la institucin cuya visin se ha cumplido una vez ms, el alumno que
ahora pasa a ser mano de obra capacitada y de calidad, y la organizacin
por haber obtenido los servicios y aportes del pasante.

83

Todo lo antes expuesto sumado a la culminacin de la relacin laboral


con la organizacin y la prxima conclusin del vnculo acadmico tiende a
considerar como hecho factible la posibilidad de una prxima interaccin del
pasante y algunos de los entes (institucin u organizacin), todo esto
representado por un vnculo laboral con alguno de los mismos.

RECOMENDACIONES

A la institucin
Esforzarse cada da ms por ofrecer una educacin de mayor calidad
para el estudiantado.

Ofrecer perspectivas ms amplias a los estudiantes acerca del campo


laboral para que posean una base cada vez ms firme y de esta manera
puedan adaptarse rpidamente al mbito de trabajo.

A la organizacin

84

Seguir ofreciendo oportunidades de capacitacin de mano de obra a los


alumnos de las instituciones del pas, por medio del proceso de pasantas.

Capacitar constantemente al personal de acuerdo a los cambios o


innovaciones presentes en el mercado y en la tecnologa.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

Arias, F. (2006). El Proyecto de Investigacin 5 Edicin. Editorial Epsteme.


Caracas: Venezuela

Castro (2011). Descripcin de las Actividades realizadas en la Unidad de


Nmina el Banco e Guayana, C.A. para el Perodo Mayo 2011 Septiembre
2011. Universidad Nacional Experimental de Guayana.

85

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial N


36.860 del 30 de Diciembre de 1999
Hurtado (2002). El Proyecto de Investigacin. Una comprensin Holstica.
(3era. Ed.) Bogot: Cooperativa Editorial Magisterio.
Ley Orgnica del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras. (Gaceta
Oficial N 6.076 Extraordinario del 7 de mayo de 2012)