Relatrio A3 e Pensamento A3

Publicado em 30/03/2013 por Cristiano Bertulucci Silveira

Sabemos que no mundo globalizado e informatizado de hoje, a quantidade de informaes

que temos a disposio cresce exponencialmente. Em contrapartida, a capacidade de
sintetizar estas informaes torna-se cada vez mais importante. O Pensamento A3 um
processo de resoluo e estruturao do problema que tem como diferencial, a forma de
como ele apresentado.
No relatrio A3, o ponto de brevidade da documentao a sntese da aprendizagem
conseguida atravs do processo de resoluo do problema. A ideia aqui apresentar e fazer
caber todo o raciocnio, o processo, o problema e as informaes relevantes em um relatrio
do tamanho de uma folha A3 (29,7 x 42 cm). Quando as informaes dos problemas so
adequadamente formatadas desta maneira, elas podem ser lidas ou apresentadas em 5
minutos e a partir delas, decises importantes podem ser facilmente tomadas. Por outro lado,
quando um documento muito grande, existe um grande risco de que as informaes no
sejam lidas ou at mesmo mal interpretadas.
O desenvolvimento do relatrio A3 requer que as pessoas envolvidas no processo renam e
relatem fatos, pesquisem e ofeream feedbacks, identifiquem os pontos importantes e quem
so os donos do processo com o objetivo de construir um caminho claro de acompanhamento
antes que qualquer ao se inicie, que se perdura durante o desenvolvimento do projeto e
aps a sua finalizao. A pensamento A3 fora o aprendizado a no se basear em estudos
abstratos, mas sim no Gemba (lugar onde as coisas acontecem).

Existem 3 tipos de relatrios A3; resolues de problemas,proposta e status. Sabendo como

funciona cada um deles, possvel determinar quais so os relatrios que mais fazem sentido
para a empresa e ento utilizar qual agrega mais valor ao negcio. Vamos analisar como
funciona cada tipo.
A3 Resoluo de problemas - O A3 para resoluo de problemas o mais utilizado de todos e
segue o processo de um PDCA. Ele obedece uma estrutura em passos de identificao de

definio,

estado

atual,

estado

desejado,

anlise,

proposta,

plano

de

ao

acompanhamento. A relao com o PDCA pode ser observada na tabela abaixo. Nem sempre a
causa raiz aparente e nem sempre possvel uma investigao completa para o problema.
Por este motivo, existem os outros tipos de relatrio A3.

Passo A3

Ciclo PDCA

Definio
Estado Atual
Planejar (Plan)
Estado desejado ou meta
Anlise
Proposta
Plano de ao
Acompanhamento(Follow up)

Agir (Do)
Checar (Check)
Atuar ou corrigir (Act)

A3 Proposta O A3 Proposta ser um estado futuro orientado, (onde voc quer estar), em
que voc est tentando melhorar a situao, sugerindo uma ideia. Esta uma ferramenta que
normalmente mais focada em uma rea ou departamento que apoia a melhoria de um
indicador ou KPI (Key Performance Indicator). Ex.: Qualidade, Segurana, custos ou
produtividade). O A3 estratgia muito semelhante, mas normalmente focado mais em
cadeias de valor e processos de nvel superiores relacionados com o plano de negcios da
empresa. No A3 Proposta, iniciamos explicar o estado atual ou fundamentado que precisa ser
melhorado. Este estado atual afeta um KPI da empresa? Assim, possvel elencar algumas
ideias e benefcios para melhorar o KPI e ento sugerir como ser implementada a ideia com
prazos e metas. Aps a implementao, necessrio avaliar a eficcia e ter um plano de
acompanhamento para garantir que o A3 Proposta seja sustentvel. Isso muitas vezes
chamado de lacuna criada. Voc est tentando potencialmente elevar a barra de medida
ou melhorar a situao ou padro.
A3 Status Este tipo de A3 geralmente um relatrio especfico que tem relao direta com
um projeto de longo prazo e que possa precisar de um relatrio de progresso com base
semanal, mensal ou trimestral. Ele pode confrontar um plano com o estado real. Este
tipo muito utilizado em uma mudana de produto ou modelos que levam a pensar a longo
prazo que exigem planejamento com o objetivo de garantir o sucesso no final dos projetos.
(Ex.: treinamento, equipamentos, peas, processos e necessidades de mo de obra).
A3 estratgia - normalmente focado no Plano de Negcios da empresa e pode abranger
desde o planejamento para 1 ano at 15 anos. Como mencionado anteriormente, o A3
Estratgia e A3 Proposta so muito semelhantes, sendo que o tipo estratgia se diferencia
pelo objetivo de levar a empresa de um estado atual para um estado futuro. Claro que o A3
estratgia normalmente se baseia no que os indicadores de negcios (KPIs) esto refletindo

para que ento o plano possa ser elaborado. O A3 estratgia utilizado por um nvel superior
na organizao e geralmente subsidia aes em cascata da alta gerncia para o operacional
(top-down) ao longo de todos os nveis da Organizao. Por exemplo, se a empresa possuir
excessivas reclamaes por produtos defeituosos, e a mesma desejar reduzir o volume de
produtos devolvidos, a diretoria estabelecer aes que iniciaro no departamento da
qualidade e refletiro nos departamentos de produo, manuteno e at no RH que poder
ter que contratar pessoas mais qualificadas.

Como criar um Relatrio A3?

preciso entender que o relatrio A3 conta uma histria e ao cri-lo preciso inserir somente
informaes relevantes. O autor do A3 deve colocar informao o suficiente para que ela seja
compreendida e reflita os pontos mais importantes. Enquanto isso pode parecer simples e
superficial para algumas pessoas, a maioria pensa que muito difcil decidir quais dados e
informaes necessrio para dar ao leitor uma compreenso completa da histria. Por esta
razo, importante seguir algumas dicas e fazer as seguintes perguntas:

Identificao o tema do relatrio: Qual o problema? qual a necessidade? O que est se

tentando fazer?

Anlise do cenrio: Qual o contexto? Porque importante? Como funciona hoje? O que
precisa melhorar? Quais as mtricas atuais? Utiliza o diagrama de pareto;

Identificao das causas razes do problema: Aplique os 5Ws e o diagrama de causa e

efeito

Cenrio Esperado: Qual a condio almejada? Qual a estratgia para alcan-la?

Plano: Quais aes sero tomadas para chegar ao cenrio adequado? Quem ser
responsvel? Qual oramento previsto?

Follow-up: Quem vai acompanhar os resultados do projeto? Qual a comparao entre o

que foi previsto e o que foi realizado.

Como podemos observar, o relatrio A3 uma representao grfica de um planejamento, e

ele contribui substancialmente para a melhor visualizao dos problemas, propostas e
solues. O pensamento A3 um exerccio de design para resolver problemas. uma
ferramenta que acima de tudo, ajuda os funcionrios a aprenderem a aprender.