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FORTALEZA
2007
FORTALEZA
2007
FORTALEZA
2007
Esp.
Michelly
TERMO DE APROVAO
A INTRANET COMO VECULO DE COMUNICAO INTERNA:
ESTUDO DE CASO SOBRE A VICUNHA TXTIL
Por
MARISA PINHEIRO GOMES
BANCA EXAMINADORA:
AGRADECIMENTOS
A Deus.
Aos meus pais, Divaneide Pinheiro e Cludio Gomes, e meu irmo, Leonardo
Pinheiro, que com muito carinho no mediram esforos para que eu chegasse
at esta etapa da minha vida.
A minha orientadora, Michelly Nunes, pela pacincia na orientao e incentivo
de levar adiante minha idia, tornando possvel a concluso desta monografia.
As minhas amigas de trabalho, em especial, Taciany Ferreira e Mara Rejane,
pela compreenso e apoio constantes.
A minha Gerente, Ana Paula Priminini, por acreditar em meu projeto e dar-me
subsdios para realiz-lo.
E, principalmente, ao meu grande amigo e namorado, Luiz Felipe, que
contribuiu diretamente com a realizao deste trabalho, dando-me fora e
incentivo para transpor os obstculos e dificuldades surgidos durante a
elaborao desta monografia. Seu apoio foi decisivo.
RESUMO
interna
de
uma
empresa
utiliza
tradicionais
meios
de
na
empresa
Vicunha
Txtil
S/A,
que
ocupa
ABSTRACT
SUMRIO
1 INTRODUO....................................................................................... 10
2 COMUNICAO EMPRESARIAL ........................................................ 13
2.1 Comunicao Empresarial: Resgate histrico .................................... 13
2.2 O desenvolvimento da comunicao empresarial no Brasil................ 15
2.3 A importncia da comunicao empresarial ....................................... 18
2.4 Formas de comunicao empresarial ................................................. 20
2.5 O que comunicao interna ............................................................. 22
2.5.1 Endomarkerting como instrumento de comunicao interna ........... 24
2.6 Os canais de comunicao e sua mensagem .................................... 26
2.6.1 Os rudos de comunicao ou a rdio peo .................................. 30
2.7 O perfil dos profissionais de comunicao.......................................... 31
3 A COMUNICAO E AS NOVAS TECNOLOGIAS ............................. 33
3.1 O impacto das novas tecnologias nas estruturas sociais.................... 33
3.2 A origem da internet............................................................................ 35
3.3 O que uma intranet .......................................................................... 37
3.4 A implementao de uma intranet e seus custos................................ 39
3.5 A intranet como veculo de comunicao interna................................ 42
4 OPO METODOLGICA: ESTUDO DE CASO................................. 45
4.1 A histria da Vicunha Txtil ................................................................ 49
4.2 A histria da comunicao interna da Vicunha ................................... 51
4.3 A comunicao da Vicunha hoje......................................................... 52
4.4 A intranet na Vicunha Txtil e seu pblico .......................................... 53
5 ANLISE DA PESQUISA ..................................................................... 59
6 CONSIDERAES FINAIS .................................................................. 69
REFERNCIAS ........................................................................................ 71
APNDICE ............................................................................................... 73
ANEXOS................................................................................................... 80
10
1 INTRODUO
empresariais,
para
que
os
resultados
dos
trabalhos
11
poltica e treinamento, formulrios de requisio e materiais de comunicao
interna, publicidade e marketing, podem ser publicados em servidor Web
interno e atualizados constantemente por um custo bem inferior ao de
reimpresso.
A maioria das empresas j possui a infra-estrutura necessria para a
implementao de uma Intranet. Ainda de acordo com o estudo da Microsoft, a
intranet uma ferramenta barata, comparada ao custo de construo e
manuteno das ilhas de bancos de dados e servios proprietrios encontrados
na maioria das redes corporativas. Segundo o artigo, algumas empresas com
intranets conseguem um retorno sobre o investimento maior que 1.000% em
menos de um ano.
Este estudo de caso pretende investigar o uso da intranet da
Vicunha Txtil como veculo de comunicao interna. Para isso foi preciso
realizar uma pesquisa com os funcionrios da empresa, para ento
verificarmos se a intranet realmente um veculo de comunicao eficiente.
A presente monografia est dividida em quatro captulos. O primeiro
aborda o tema comunicao empresarial, onde relembramos o incio desta
atividade, sua importncia e o desenvolvimento no Brasil. Tambm
abordaremos a importncia da comunicao interna para o crescimento de
muitas empresas, apresentaremos suas atividades, os canais de comunicao
e o perfil de seus profissionais.
O segundo captulo apresenta as transformaes ocorridas na
sociedade e principalmente no campo das comunicaes com o impacto das
novas tecnologias.
12
questionrio foi aplicado na prpria intranet, necessitando, desta forma, de um
desenvolvimento tecnolgico mais aprofundado.
Aps a anlise da pesquisa, percebemos algumas vulnerabilidades e
potencialidades na utilizao da intranet. No entanto, ao final do trabalho
apresentaremos sugestes para possveis avanos.
13
2 COMUNICAO EMPRESARIAL
14
Mas para isso, Lee precisou convencer a imprensa que seu trabalho
era srio, honesto e profissional. Para tal, o jornalista criara uma carta de
princpios.
Este no um servio de assessoria secreto. Todo o nosso trabalho
feito s claras. Ns pretendemos fazer a divulgao de notcias. Isto
no um gerenciamento de anncios. Se acharem que o nosso
assunto ficar melhor na seo comercial, no o use. Nosso assunto
exato. Mas detalhes sobre qualquer questo, sero dados
oportunamente e qualquer diretor de jornal ser auxiliado com o maior
prazer, na verificao direta de qualquer declarao de fato. Em
resumo, nosso plano divulgar prontamente, para o bem das
empresas e das instituies pblicas com absoluta franqueza,
assessoria e ao pblico dos Estados Unidos, informaes relativas a
assuntos de valor e interesse ao pblico (AMARAL, 1999, p.05).
15
Segundo o autor, nas dcadas seguintes (1970 e 1980), as
atividades de comunicao em mbito internacional, j assumiam uma escala
de posicionamento estratgico nas organizaes.
16
De acordo com o jornalista Wilson da Costa Bueno, em sua obra
Comunicao Empresarial, Teoria e Pesquisa, a comunicao empresarial,
enquanto conceito abrangente tem menos de 25 anos no Brasil.
O autor detalhou em cinco grandes momentos a evoluo da
comunicao empresarial brasileira, que vai da sua tmida formao
consolidao como instrumento estratgico.
O primeiro momento histrico destacado por Bueno, vem a ser o
perodo que antecede a dcada de 1970, quando as atividades de
comunicao eram realizadas de forma fragmentada. Pode-se dizer mesmo
que a comunicao era, quase sempre, uma atividade residual, exercida muitas
vezes por profissionais de outras reas. Bueno (2002, p. 5)
Tambm foi nesta poca, mais precisamente em 1967, que surgiu a
Aberje Associao Brasileira de Editores de Revistas e Jornais empresariais,
mais tarde, denominada Associao Brasileira de Comunicao Empresarial.
Neste momento, os primeiros profissionais da rea se reuniam a fim de
fortalecer e legitimar a profisso. Foi tambm neste perodo que a Aberje
realizou sua 1 Conveno, que teve como tema geral a comunicao interna.
Em 1967, era fundada em So Paulo, a ABERJE Associao
Brasileira de Editores de Revistas e Jornais de Empresa, depois
transformada em Associao de Comunicao Empresarial, graas a
um grupo de pioneiros entusiasmados com a idia de profissionalizar
a atividade do Jornalismo empresarial. (REGO, 2002 p.12).
17
Na segunda metade dos anos 80, Bueno retrata em seu livro uma
experincia que marcou a comunicao empresarial brasileira: a empresa de
medicamentos Rodhia apresentou sua Poltica de Comunicao Social. Tal
iniciativa foi pioneira no mercado brasileiro, pois at ento nenhuma empresa
havia divulgado seu projeto de comunicao.
O case da Rodhia foi amplamente festejado pela mdia e pelo
mercado, influenciou outras organizaes e, explicitamente,
posicionou a comunicao empresarial como fundamental no
processo de tomada de decises, situao que iria se consolidar na
dcada seguinte. (BUENO, 2002, p. 07).
18
19
Empresarial no pode ser considerada apenas uma definio de dicionrio, ou
seja:
... simplesmente como um conjunto de mtodos e tcnicas de
comunicao, dentro da empresa, dirigida ao pblico interno
(funcionrios) e ao pblico externo (clientes, fornecedores,
consumidores etc). At porque definies como essas precisam ser
sempre revistas em funo das mudanas na sociedade e do
ambiente empresarial. (NASSAR, 1995, p.18)
20
situao que o coloque em uma situao vulnervel; por outro lado, os
subordinados tendem a manter uma aparncia favorvel, evitando
expressar problemas, desacordos, frustraes etc.;
21
das atividades dentro da empresa, dentre outros. Para alcanar com sucesso
esses objetivos, Torquato (2002, p. 52) destaca importantes programas de
comunicao voltados s seguintes reas:
Jornalismo empresarial;
Assessoria de imprensa;
Relaes pblicas;
22
23
Mas importante lembrarmos que a comunicao interna no faz
milagres. Muitas empresas acreditam que ela capaz de resolver problemas
pertencentes prpria cultura da organizao, onde encontramos funcionrios
insatisfeitos em um ambiente de trabalho marcado por injustias, falta de
reconhecimento, motivao, dentre outros aspectos.
Algumas empresas enfrentam srios problemas de relacionamento
com seus funcionrios, problemas estes que freqentemente so confiados ao
setor de comunicao interna para serem resolvidos. No entanto, a
comunicao pode auxiliar a empresa a solucion-los, mas sero necessrias
algumas mudanas na estrutura organizacional para que problemas assim
possam ser abolidos por completo.
A autora Pl de Leon faz uma interessante comparao entre a
publicidade e a comunicao interna no que diz respeito as suas atividades:
Assim como a propaganda no pode sustentar a venda de um
produto ruim, a comunicao interna no pode fazer milagres de
conseguir adeso para uma proposta contrria ao interesse dos
empregados. Igualmente a comunicao interna no consegue - e
nem deve tentar faz-lo criar um clima de satisfao em um
ambiente marcado por injustias e contradies. (PL DE LEON,
1999, p.16)
24
Diante deste contexto a comunicao interna procura apoiar-se em
uma importante estratgia: valorizar seus colaboradores, os talentos internos,
pois chegou-se concluso que estes so eficazes para o sucesso, aumento
da produtividade e da qualidade empresarial.
25
26
27
pesquisadas consideram a intranet o principal meio de comunicao com os
funcionrios. A pesquisa fez um comparativo como ano de 2002, quando este
ndice era de 18%. (Grfico 1).
Fonte: ABERJE
Grfico 1
28
3. Matrias de orientao profissional: segurana, higiene, sade,
conselhos teis, programas de treinamento.
4. Matrias educativas: histria, geografia, conhecimentos gerais.
5. Matrias associativas: esportes, festas, concursos, bailes,
casamentos, nascimentos, falecimentos.
6. Interesse feminino: culinria, conselhos de beleza, moda.
7. Entretenimento: cruzadas, quadrinhos, curiosidades, adivinhaes,
testes.
8. Matrias operacionais: processos de fabricao, inovaes tcnicas.
9. Famlia do empregado: alm das matrias de interesse feminino,
concursos infantis etc.
importante para a empresa manter seu quadro de funcionrios
sempre muito bem informado, realizando uma publicao interna diversificada
e destinada a todos os fluxos. No esquecendo que o funcionrio (pblico
interno) est mais prximo empresa, e as notcias que ele recebe iro
influenciar no bom andamento de suas atividades, melhorando o clima
organizacional e o ambiente de trabalho.
A comunicao interna, para ser bem-sucedida, segundo Pl de
Leon (1992, p. 24) deve alicerar-se em quatro pilares bsicos. O primeiro
com quem se comunicar, o segundo o que dizer, o terceiro ponto bsico
como transmitir a mensagem, e o ltimo pilar certificar-se que conseguiu
atingir o alvo pretendido.
Portanto, para obter eficcia na comunicao realizada em uma
empresa ser necessrio verificar o que ela pretende informar aos seus
funcionrios, como atingi-los, e qual ser a maneira mais adequada de
transmitir as informaes, alm de procurar conhecer as necessidades e
interesses do pblico-alvo.
Segundo a autora (1992, p. 24), uma publicao interna que
pretenda ser eficiente com seu pblico, dever expor informaes de interesse
dos leitores e, na medida do possvel, procurar atend-los em suas
necessidades de comunicao. Em sua obra, a autora demonstra de maneira
clara quais os assuntos do jornalismo empresarial. (Figura 1).
29
1
Interesse do
funcionrio
3
Interesse da
empresa
Figura 1
30
31
caso isto acontea, o ideal agir de maneira que garanta ao funcionrio que
este est recebendo informaes suficientes e claras.
Cludio
Amaral,
as
atividades
de
comunicao
32
chama ateno. Sua participao caiu de 32% em 2002 para 15,4% em 2005,
mais que a metade. (Grfico 2).
Fonte: ABERJE
Grfico 2
33
34
Segundo McLuhan (1962, p. 67) a nova interdependncia eletrnica recria o
mundo imagem da aldeia global.
No
segredo
que
impacto
responsvel
por
intensas
Quanto
maior
for
acesso a
Internet,
maior
ser
desenvolvimento
de
instrumentos
de
mediao
dos
processos
35
por
bombardeios,
que,
alm
disso,
interligasse
pontos
Arpa,
Agncia
de
Projetos
de
Pesquisa
Avanada
do
36
somente Internet, que continuava sendo custeada pelo Departamento de
Defesa e operada pela Fundao Nacional da Cincia.
Nos primeiros anos, segundo Laquey e Ryer, o acesso Arpanet se
limitava a empresas ligadas defesa militar e a universidades que faziam
pesquisas militares.
Segundo o jornalista Leonardo Moura (p. 13), a Internet s comeou
a ter seu potencial devidamente explorado em meados da dcada de 1980, nos
campi universitrios dos Estados Unidos. A partir da, no teve outro jeito: a
Internet cresceu, fugiu do controle de seus criadores e pioneiros para, hoje, ter
um nmero de usurios que s aumenta.
No entanto, a Internet ainda no funcionava como hoje. Somente em
1991 surgiu a grande novidade da Internet, ou seja, a inveno da Word Wide
Web, que facilitou a navegao pela rede, pois permitiu a transmisso e a
visualizao de informaes multimdia, com imagens, vdeos e udios.
Segundo Pinho (2003), a Web provavelmente a parte mais importante da
Internet, e para muitas pessoas, a nica parte que elas realmente utilizam.
J o Brasil s conheceu a Internet comercial em 1995, quando a
Rede Nacional de Pesquisa (RNP) iniciou a montagem da Fase I, conhecida
como espinha dorsal (backbone). Segundo Pinho (2003) em 31 de maio de
1995 o Ministrio das Comunicaes e o Ministrio da Cincia e Tecnologia
permitiram a explorao comercial da internet para a populao brasileira.
Com a popularizao da internet, principalmente da www (Word
Wide Web) surgiram tambm as primeiras redes locais (Local rea Network) e
as redes de longo alcance (Wide rea Network), mas de acordo com Pinho
(2003) um grande nmero dessas redes adotou o protocolo TCP/IP e outras
inovaes, surgindo assim, as redes intranets, objeto de estudo deste trabalho,
e as redes extranets, ambas baseadas nos padres e nas tecnologias da
internet.
37
38
muitos, bidirecional, interativo, como por exemplo, um "Chat" ou lista de
discusso.
Ainda de acordo com Sabbatini, a intranet baseada em quatro
conceitos:
Conectividade: a base de conexo dos computadores ligados atravs
de uma rede, e que podem transferir qualquer tipo de informao digital
entre si;
Heterogeneidade: diferentes tipos de computadores e sistemas
operacionais podem ser conectados de forma transparente;
Navegao: possvel passar de um documento a outro atravs de
referencias ou vnculos de hipertexto, que facilitam o acesso no linear
aos documentos;
Execuo distribuda: determinadas tarefas de acesso ou manipulao
na intranet s podem ocorrer graas execuo de programas
aplicativos, que podem estar no servidor, ou nos microcomputadores
que acessam a rede (tambm chamados de clientes, da surgiu a
expresso que caracteriza a arquitetura da intranet: cliente-servidor). A
vantagem da intranet que esses programas so ativados atravs da
WWW, permitindo grande flexibilidade. Determinadas linguagens, como
Java, assumiram grande importncia no desenvolvimento de softwares
aplicativos que obedeam os trs conceitos anteriores.
Demonstrando tantas facilidades e benefcios, a intranet tem
interessado um nmero cada vez maior de empresas e organizaes em geral.
Atualmente, devido rpida evoluo das tecnologias da informao, est
surgindo um novo conceito de intranet, os chamados Enterprise Information
Portals (EIPs), ou seja, os Portais Corporativos.
De acordo com Pinho (2003), os portais corporativos no Brasil ainda
so pouco disseminados, no entanto, as solues de portais j existentes ou
em desenvolvimento nas grandes organizaes agregam desde os recursos
mais comuns de correio eletrnico, at mensagens eletrnicas instantneas,
chats em tempo real, canal de videoconferncia e educao distncia.
39
Ainda segundo o autor os portais corporativos so utilizados como
poderosas ferramentas de gesto e depsito inteligente de todo o
conhecimento de uma empresa, e prometem revolucionar as relaes de
trabalho pela capacidade de tornar os processos mais rpidos, alm de
aprimorar a comunicao interna e disseminar o conhecimento, o que
conseqentemente ir aumentar a produtividade e cortar custos.
Figura 2
40
De acordo o guia de solues da Microsoft para a implantao de
uma intranet, ela considerada simples, rpida e relativamente barata. Embora
sejam sempre focalizados os benefcios, como a montagem barata, para se
obter um custo exato de uma intranet tem que se avaliar diversos fatores.
As estimativas sobre quanto custa a montagem de uma Intranet
podem ser bastante contestadas, pois no existem solues nicas para um
ambiente desse tipo. A melhor soluo aquela que integra diversos
elementos de diversas marcas. A aplicao sempre o foco das decises do
projeto e sempre o item mais difcil de quantificar.
Os
projetos
de
Intranet
envolvem
infra-estrutura
gerncia
da
base
desenvolvimento de aplicaes.
de
dados,
alm
de
ferramentas
de
41
A lista apresentada abaixo fornece uma noo inicial dos custos de
uma intranet.
CONFIGURAO DO CLIENTE
Atualizao de Plataforma
Ferramentas de Autoria
Ferramentas de Desenvolvimento
CUSTOS DE PESSOAL
Treinamento
Manuteno do Contedo
Gerenciamento e Suporte
Grfico 3
42
O custo operacional de uma intranet depende da sua capacidade de
informao e contedo que oferece. Informaes e contedos estticos
geralmente tm um custo operacional baixo e os recursos profissionais so
internos, em muitos casos.
No caso do grfico acima, o contedo de uma intranet demonstra ser
o fator que demanda um maior custo. Isto se deve ao fato de muitas vezes o
contedo exibido em uma intranet depender de um desenvolvimento externo,
visto que algumas intranets no oferecem uma tecnologia adequada para a
exibio e modificao de contedos mais complexos.
43
Maior largura de banda. As intranets permitem a transmisso da
informao sem a conhecida lentido da internet. At mesmo vdeos de
treinamento podem ser disponibilizados ao funcionrio pela intranet, sem
que ele saia de sua mesa de trabalho.
Melhoria nas comunicaes internas.
interna
se
beneficia
sobremaneira
da
informao
44
divulgado pela Microsof, o grupo Abril, uma das maiores empresas de
comunicao do pas, com 10 mil funcionrios e faturamento anual em torno de
US$ 1,5 bilho, tinha como grande desafio melhorar a sua Comunicao
Interna. Para isso, a implantao de uma intranet foi a soluo encontrada pela
empresa para disponibilizar o maior nmero de informaes, alm de integrar
as 25 unidades da companhia.
O grupo preocupou-se em criar uma intranet de visual agradvel e
eficiente, no esquecendo da divulgao e disponibilizao de informaes
atualizadas, possibilitando a integrao de toda a comunicao interna.
Exemplos como esse so cada vez mais constantes no mundo
empresarial e comprovam que se a intranet for bem estruturada e voltada para
os negcios da organizao, esse novo veculo pode tornar-se um eficiente
canal de comunicao com os funcionrios.
A Comunicao Interna vem ganhando mais fora nas empresas por
meio da intranet. Se for bem estruturada, voltada para os negcios da
organizao torna-se um eficiente canal de comunicao com os funcionrios.
Alm do Grupo Abril, o Banco Bradesco tambm resolveu implantar
uma intranet que resultou na modernizao de sua estrutura de comunicao
interna para fazer frente ao ambiente competitivo do setor financeiro. De
acordo com a Microsoft, a intranet corporativa do Bradesco agilizou a
comunicao entre os vrios departamentos da empresa, integrando quase
2000 agncias espalhadas pelo Brasil.
A intranet do Bradesco, hoje j em plena atividade, destinava-se em
um primeiro momento apenas a servios de comunicao interna. Eram
transmitidos
documentos,
normas,
comunicados,
procedimentos
45
ativamente da disseminao da rede, alm de produzir um caderno de
informtica, parte integrante do jornal da empresa e que divulgado na mdia.
O artigo publicado no site UOL, em novembro de 2005, diz que a
intranet pode ser rica em contedos, advindos de diversos setores da empresa,
como: Tecnologia da Informao, Administrativo e Financeiro, Recursos
Humanos, Marketing, Engenharia, Planejamento e Controle de Produo etc.
Entretanto, o desenvolvimento de contedo deve ser coordenado
pela equipe de comunicao interna, responsvel por ensinar a forma mais
vivel de apresentar uma notcia ao pblico. Essa equipe ajuda a potencializar
o uso da intranet, de forma a no transform-la numa confuso de informaes
e linguagens.(Uol Webinsider).
46
deste mtodo reside em sua capacidade de lidar com uma ampla variedade de
evidncias documentos, artefatos, entrevistas e observaes.
Com isso, Nisbet e Watt (1978) descrevem trs etapas para o
desenvolvimento de um estudo de caso. A primeira consiste em especificar as
questes ou pontos crticos, estabelecer os contatos iniciais para iniciar o
trabalho de campo, localizar informantes e as fontes de dados para o estudo; a
segunda etapa diz respeito coleta sistemtica de dados, com base nas
caractersticas prprias do objeto estudado; j a terceira etapa refere-se
anlise e interpretao sistemtica dos dados e a elaborao do relatrio.
Segundo Duarte (2006) o estudo de caso utiliza para a coleta de
evidncias, principalmente, seis fontes distintas de dados:
Documentao. uma importante fonte de dados que pode assumir vrias
formas, como cartas, memorandos, agendas, atas de reunio, relatrios de
eventos, documentos administrativos, estudos formais, recortes de jornais,
artigos publicados na mdia. Os documentos devem ser objetos de planos
explcitos de coleta de dados, utilizados com cautela, e no se deve considerlos um registro literal de eventos que ocorrem ou uma descoberta definitiva,
porque podem ser resultados de falsas indicaes.
Registro em arquivo. Em geral, so encontrados como registros de servios
(prestados a um cliente), organizacionais (tabelas e oramentos da instituio),
mapas e tabelas, listas de nomes, e outros itens relevantes, levantamentos
(censo demogrfico etc.), registros pessoais (dirios, agendas, telefones e
anotaes). O uso dessa modalidade pode variar de um estudo para outro. Sua
importncia pode ser fundamental para uns, e apenas superficial para outros.
Entrevistas. considerada uma das mais importantes fontes de informaes
para um estudo de caso.
Observao direta. feita quando em visita ao local do estudo de caso e
serve para fornecer dados adicionais sobre o tema em anlise.
47
Observao participante. uma modalidade de observao onde o
observador deixa de ser passivo e assume uma srie de funes, podendo,
inclusive participar de eventos que esto sendo analisados.
Artefatos fsicos. Fsicos ou culturais, os artefatos so fontes de evidncias
que podem ser coletadas ou observadas como parte dos estudos de caso.
Exemplos: aparelhos tecnolgicos, uma ferramenta ou instrumento, obras de
arte.
De acordo com a autora, cada uma destas fontes requer habilidades
e procedimentos metodolgicos diferenciados.
Desta forma, para iniciarmos este trabalho foi necessrio traarmos
alguns passos importantes. Em princpio, buscamos informaes em livros,
revistas e trabalhos acadmicos que tratem de Comunicao Empresarial e
novas tecnologias, alm de ampliarmos a quantidade de informaes atravs
de pesquisas na Internet.
Para a coleta de evidncias, utilizamos como suporte a modalidade
de
observao
participante,
procuramos
entender
as
atitudes
48
divulgao de notcias internas e demais atividades por intermdio da intranet
da Vicunha Txtil.
Ainda dentro do estudo de caso, aplicamos uma pesquisa atravs de
um questionrio disponibilizado na prpria intranet do grupo. Os funcionrios
das 11 unidades operacionais do Grupo Vicunha tiveram acesso a pesquisa de
opinio entre os dias 21 e 25 de maio, totalizando cinco dias. O questionrio
contou com 10 perguntas, divididas em duas partes: a primeira, sobre a rea e
as atividades da Comunicao Interna da empresa e a segunda parte, sobre a
intranet. O mesmo foi estruturado predominantemente com perguntas
fechadas, sendo que os funcionrios tiveram a possibilidade de opinar de
maneira aberta sobre duas perguntas. (Apndice 1).
A pesquisa foi realizada com todos os colaboradores que possuem
microcomputadores, e envolveu funcionrios de todos os turnos (diurno e
noturno) e de todos os nveis (estagirios, analistas, gerentes, diretores etc.).
Porm, o pblico-alvo da pesquisa foi a rea administrativa, pois os
funcionrios
chamados
de
cho-de-fbrica
no
possuem
acesso
computadores.
A enquete estava localizada em um local estratgico e de boa
visibilidade. Com o objetivo de difundir a pesquisa para que o maior nmero de
funcionrios respondesse, foi disponibilizado um lembrete, em formato de pop
up que surgia no momento em que o colaborador ligasse o seu computador.
Tambm importante ressaltarmos que apesar de todos os
funcionrios da rea administrativa possurem computadores e acesso a
intranet, no foram todos os que puderam responder a pesquisa. Isto porque
somente aqueles que possuem um usurio na intranet, ou seja, aqueles
funcionrios de participao ativa, com acesso livre para usufruir e comandar
programas tiveram a oportunidade de responder a enquete. No entanto, se o
funcionrio sem usurio tivesse interesse em responder a pesquisa poderia
solicitar permisso junto ao departamento de T. I.
Atualmente o nmero de funcionrios com acesso a intranet na
Vicunha Txtil de 3.423. Com usurio ativo, este nmero cai para 1.200.
Devido a restries de tempo e de acesso de muitos colaboradores,
contabilizamos um nmero de 137 funcionrios que responderam a pesquisa,
divididos por todas as unidades do grupo e departamentos administrativos.
49
50
No cenrio internacional, a Vicunha est presente em diversos
mercados como: Europeu, Amrica Central, Amrica Latina, Oriente Mdio,
entre outros. Nos ltimos 20 anos a empresa j exportou seus produtos para
mais de 80 pases.
Atualmente, a empresa caminha para a internacionalizao, com a
compra da La Internacional, uma das mais antigas indstrias txteis do
Equador.
Estado
do
Cear
empresa
possui
quatro
unidades
51
52
Aps essa reestruturao do setor, a rea de comunicao interna
iniciou um projeto para a implantao de uma intranet que servisse como
veculo de comunicao.
Com o objetivo de integrar os colaboradores e torn-los mais
participativos, foi implantado neste mesmo perodo, o time de comunicao,
que auxilia a equipe com criticas e sugestes, alm de prestar apio a todas as
atividades desenvolvidas pela rea de comunicao interna.
53
Veculo
abordagem
Utilizados para divulgar informaes relevantes de interesse
Comunicados de todas as unidades ou mais de uma unidade. Recebe
Corporativos numerao seqencial.
Comunicados Utilizados para divulgar informaes relevantes de interesse
internos
de uma nica unidade. Tambm recebe numerao
seqencial.
Comunicados Utilizados para divulgar importantes acontecimentos do
do Presidente Grupo Vicunha. Este comunicado sempre assinado pelo
Presidente da empresa.
Informativos
Boletins
Intranet
2
Script - So mini programas, baseados numa determinada linguagem (como Java), que
executam determinadas operaes
54
Progress3 e Asp4, com o desenvolvimento interno e recursos prprios. Com o
passar do tempo cresceu aceleradamente, atingindo todas as reas da
empresa.
O principal motivo para esse crescimento to rpido foi a fuso entre
as vrias empresas que formaram o Grupo Vicunha. Nesse perodo foi
necessrio integrar todas as intranets que em um primeiro momento era
apenas regional.
Para isso, foi preciso buscar recursos externos em uma empresa
especialista em tecnologia para a internet e intranet para criar uma rede interna
mais estruturada, com novos recursos e que pudessem atender todas as
necessidades do Grupo. Desde ento, a Intranet sofreu quatro grandes
alteraes em seu visual e contedo.
O Grupo Vicunha hoje possui uma estrutura slida de Intranet que
se integra diretamente com os seus bancos de dados e permite a extrao online de dados, como faturamento, estoque, contas a receber, busca de ramais,
listas de aniversrio, alm de aplicaes especficas desenvolvidas para a
solicitaes de vales combustveis, despesas de viagens, prestao de contas
e oramento.
Inicialmente, as aplicaes previstas para desenvolvimento da
Intranet na Vicunha Txtil abrangiam os seguintes programas: (tabelas 2 e 4)
o Solicitao de Materiais do almoxarifado via Intranet;
o Alterao dos Programas de Oramento em virtude da Mudana;
do Plano de Contas
o Abono de Faltas e Atrasos;
o Consulta para Representantes via Intranet;
o Prottipo de e-comerce para Fios e Linhas;
o Prottipo de Digital Dashboard, (aplicao desenvolvida dentro do
Microsoft Outlook) de Business Inteligence.
55
A intranet hoje abrange toda a estrutura do grupo e possui
informaes especficas de cada unidade, sua infra-estrutura teve um avano
considervel em tecnologia, contedo e disponibilidade passando a ser uma
ferramenta importante na estrutura administrativa de pessoas e negcios do
grupo. (tabelas 3 e 5)
Situao inicial
Quais
reas
possuem
pelo Todas
Sim
Correio
Sim
Servidor de Correio
Servidores
Dedicados
Intranet
Linguagem
de
para Scripts
Servidor http
Nmero
de
Windows NT e Linux
Acessos
Ms 80.000 acessos/ms
(Pgina Principal)
Nmero de Usurios
900
56
Situaco atual
Pginas Dinmicas
Sim
Correio
Sim
Servidor de Correio
Exchange
Server
2003
(Microsoft)
Servidores Dedicados para Intranet 3 Windows 2003 Server e 7
Linux)
Linguagem de Programao para ASP, Progress e Delphi (Activex)
Scripts
Servidor http
Rede WAN
3500
Tabela 4
57
Layout do modelo atual 2007
Tabela 5
Com
acesso
restrito
ao
pblico
interno,
principalmente
os
58
que podem ser acessadas pelos funcionrios, mas a mesma deixa a desejar
quando o acesso no chega a todos. Isso acontece na Vicunha, que possui um
veculo de comunicao eficiente, porm, muitos de seus colaboradores no
tm acesso. O seu diferencial encontra-se na rapidez da mudana de
informaes e em suas atualizaes dirias, o que torna ainda mais
interessante a sua utilizao., afirma.
Hoje, a intranet da Vicunha Txtil transformou-se em uma espcie
de boletim on-line, onde a notcia divulgada de maneira instantnea,
chegando a todas as 11 unidades do grupo simultaneamente.
Alm das notcias internas (Anexo F), so disponibilizados na
intranet o jornal-mural (Anexo B), comunicados corporativos (Anexo C), boletins
(Anexos D e J), clippings de matrias divulgadas na mdia sobre a empresa
(Anexo G), campanhas educativas (Anexo E), galerias de fotos (Anexo H), ou
seja, todo o trabalho realizado pela equipe da rea de comunicao interna da
empresa.
Com isso, ela oferece praticidade e comodidade ao colaborador, que
no precisa mais se deslocar de sua sala para ficar a par das informaes da
empresa, ele agora faz isso do seu prprio micro.
Acho que a intranet da empresa um veculo de fcil acesso, alm
de ser muito mais cmodo, afinal, algumas notcias podem ser lidas enquanto
se aguarda a abertura de um programa ou coisa do gnero, avalia a
colaboradora Paula da Costa dos Santos, da rea de servio social.
Com a intranet, a comunicao no precisa limitar-se ao jornal
mural, ou impressos, alm de evitar gastos com papel. O colaborador ainda
participa ativamente das aes do setor de comunicao, atravs de pesquisas
de satisfao sobre as atividades do setor de comunicao interna, que de
forma interativa estimula uma maior participao do funcionrio.
59
5 ANLISE DA PESQUISA
do
grupo
Vicunha
refere-se
predominantemente
aos
No informado
60
colaboradores escolherem este item, tivemos um nmero significativo na
escolha da opo pouco informado (38% escolheram este item). Apenas 1%
acredita que no informado.
2. Quanto aos veculos de comunicao
Com relao segunda pergunta que trata da quantidade de
veculos de comunicao oferecidos pela empresa, os funcionrios tambm
tiveram a possibilidade de escolha em trs itens. Segue abaixo o percentual
das respostas.
Grfico 2
36%
So suficientes
51%
So Insuficientes
Poderiam aumentar
13%
61
3. A freqncia de leitura dos veculos de comunicao
Em resposta a terceira pergunta, quando questionados sobre a
freqncia de leitura dos veculos de comunicao da empresa, os
colaboradores tiveram a possibilidade de escolher entre quatro itens. Seguem
os itens e o percentual atingido em cada resposta.
Grfico 3
4%
24%
0%
L todos os dias
L 1 vez por semana
L 1 vez por ms
72%
No l
62
4. Visual da intranet
Em resposta a quarta pergunta, os colaboradores manifestaram-se
sobre o visual da intranet da Vicunha, e puderam escolher entre dois itens.
Veja na tabela.
Grfico 4
12%
Aprova
Desaprova
88%
63
5. Freqncia de acesso na intranet
A quinta questo buscou obter uma amostra sobre qual a freqncia
que os usurios acessam a intranet.
Grfico 5
1%
5%
Diariamente
4%
Semanalmente
Mensalmente
90%
64
6. Benefcios da intranet
Em resposta a sexta questo foram analisados os benefcios que
intranet pode oferecer. Tendo trs itens para anlise.
Grfico 6
2%
39%
Maior comodidade
Maior agilidade
59%
No encontra benefcios
65
7. A escolha do veculo
Na stima questo os entrevistados tiveram duas alternativas para
responder a pergunta: Voc costuma se informar atravs da intranet ou quadro
de aviso?
Grfico 7
12%
Atravs da Intranet
Atravs dos quadros de
aviso
88%
66
8. Veculos de informao
A questo a seguir busca fazer um comparativo da intranet com
outros veculos de comunicao que a empresa dispe, como por exemplo, os
quadros de aviso. Os colaboradores tiveram a possibilidade de escolha entre
dois itens.
Grfico 8
46%
Mais lida
54%
Menos lida
67
9. A Intranet como ferramenta de trabalho
A ltima questo de mltipla escolha buscou obter a opinio dos
colaboradores referente s facilidades que a intranet pode oferecer para a
equipe de comunicao. Foram utilizados dois itens para essa questo: Sim ou
No.
Grfico 9
1%
Sim
No
99%
68
Resultado Final por Unidade
O resultado final da pesquisa obteve um total de 137 respondentes,
com a participao de todas as unidades do grupo. Observou-se ainda, que em
algumas unidades o volume de participao na pesquisa foi intenso, j em
outras houve uma pequena participao. Este fato deve-se tambm a variao
de quantidade de funcionrios de uma unidade para outra.
Grfico 10
Total de votos por Unidade
35%
Unidade I
Unidade II
Unidade III
Unidade IV
Unidade V
19%
Unidade VI
Unidade VIII
Unidade IX
8%
9%
9%
Unidade XI
8%
5%
1%
1
Unidade I: Marcana/CE
Unidade V: Maracana/CE
Unidade XII
4%
Unidade XIII
1%
1%
69
6 CONSIDERACES FINAIS
70
Seu visual tambm agrada a maioria dos colaboradores, 88% dos
respondentes apreciam sua aparncia. No entanto, a Gerente de Recursos
Humanos da Vicunha Txtil, Ana Paula Priminini, afirmou que existe a
possibilidade do visual da intranet passar por mais uma modificao, que tem
como objetivo criar pginas individuais de cada departamento da empresa,
alm de tornar sua navegao mais simples e agradvel.
Esta modificao tambm se deve ao fato do processo de
internacionalizao da Vicunha Txtil, no qual a intranet ter um importante
papel na difuso de notcias, e padronizao das atividades da comunicao
interna da empresa.
Uma das coisas que percebemos com esse estudo foi que a
insero das novas tecnologias transformou o ambiente de trabalho nas
empresas. Os funcionrios buscam rapidez e facilidades nos processos, e o
departamento de comunicao interna da Vicunha Txtil percebeu que uma
intranet organizada e voltada para os negcios da companhia pode ser um
excelente canal de comunicao com os funcionrios, oferecendo a eles uma
fonte de informaes instantneas, que podem ajud-los em sua rotina.
Percebemos tambm que os quadros de aviso perderam fora e
espao entre os colaboradores das reas administrativas, que deixaram claro
sua preferncia pela intranet, instrumento que veio para poupar o tempo dos
funcionrios, e facilitar seu trabalho. Os colaboradores podem encontrar em
suas pginas tudo o que necessitam para a realizao de seu trabalho dirio.
Por ser precisa, rpida e fcil de se manusear, a intranet da Vicunha alcanou
um grande sucesso entre os colaboradores das reas administrativas.
Por tudo que foi apresentado nesse trabalho, notrio que a
comunicao interna ganhou mais fora na Vicunha Txtil por meio da intranet.
Agora, preciso que a empresa continue o caminho da evoluo,
estabelecendo novas estratgias para o desenvolvimento da intranet como
veculo de comunicao interna.
71
REFERNCIAS
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Brasiliense.
72
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Acesso em: 16 maio 2007.
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em: http://www.comtexto.com.br. Acesso em: 09 abr 2007.
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sobre
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Interna.
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REGO, F.G.T.do. Jornalismo Empresarial. So Paulo: Summus, 1987.
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conceitos, estratgia, sistemas, estrutura, planejamento e tcnicas. So Paulo:
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REGO, F.G.T.do. Tratado de Comunicao Organizacional e Poltica. So
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Disponvel
em
http://www2.uol.com.br/aprendiz/guiadeempregos/nova/noticias/ge290905.htm#
1. Acesso em: 22 maro 2007.
73
APNDICE
74
75
4. Voc costuma se informar atravs:
(
(
) da intranet
) ou quadros de aviso?
) mais lida
) menos lida
) sim
) no
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
7. Na sua opinio, a intranet facilita o trabalho da equipe de comunicao?
(
(
) sim
) no
76
77
2 Resposta
Uma ferramenta de extrema importncia que, diferentemente dos demais
veculos
um
aspecto participativo. Os
Apesar de j
78
3 Resposta:
Acredito que a intranet uma ferramenta estratgica que ultrapassa o conceito
de fronteiras territoriais, sendo responsvel por importantes transformaes no
relacionamento entre as organizaes e seus empregados, visto que o mundo
globalizado exige das empresas uma maior rapidez e qualidade no repasse de
informaes. Desta forma, a intranet veio para agilizar o processo de
comunicao dentro da Vicunha Txtil, pois interliga todas as unidades do
Grupo, possibilitando uma comunicao mais eficaz, j que todos os
funcionrios da rea administrativa tm acesso instantneo a diversas
informaes.
Martiniano Dias
Diretor de Operaes
4 Resposta:
Vejo que a Intranet da Vicunha ainda pouco explorada, mas tem sido cada
vez mais estimulada pela equipe de Comunicao Interna. um veculo de
Comunicao fundamental que poderia conter ainda mais informaes sobre a
empresa, mercado, faturamento, concorrentes, etc. Acredito que o visual dela
no muito atrativo, porm sabemos dos recursos que temos e procuramos
otimiz-los da melhor forma. Uma primeira ao que, em minha opinio, seria
de grande valia, a criao de um Portal de RH, onde teramos todos os
procedimentos de RH, bem como o Cdigo de tica, valores, organograma da
empresa, etc. Tambm a considero um pouco poluda e ela no autoexplicativa, um pouco confusa.
De qualquer forma, temos um plano de reestruturao da Intranet, que dever
iniciar ainda este ano e que precisar de algum recurso, porm nos trar
grandes benefcios e agilidade nas informaes.
Ana Paula Priminini
Gerente de Desenvolvimento de RH
79
80
ANEXOS
81
82
83
84
ANEXO D BOLETINS
85
86
87
88
89
90
ANEXO J BOLETIM DOS ESTAGIRIOS
91
92
consolidando-as
adequando-as
novas
caractersticas
operacionais da Sociedade.
2002 - Recebe o prmio "Responsabilidade Social Abitfashion 2002". O projeto
"Vicunha Educao" tambm mereceu o reconhecimento do Instituto Brasileiro
de Desenvolvimento da Cidadania e da Cmara Brasileira de Comrcio rabeBrasileira, que premiaram a Vicunha Txtil com o ttulo "Cidadania Brasil de
Exportao".
2003 - O ano de 2003 foi importante para a concretizao e ampliao de
programas sociais de destaque. A conscincia e o compromisso sociais e
ambientais so atestados com a meno honrosa recebida pela Vicunha no
Prmio Cidadania Brasil Exportao 2003 e ampliao do certificado OEKOTEX, Selo Verde Europeu, das linhas de tecidos de ndigo para as linhas de
produtos de brim.
2004 - A Vicunha realiza a parceria com a Fundao Projeto Pescar e inaugura
quatro unidades do projeto nos Estados do Cear, Rio Grande do Norte e So
93