DECIMA PRIMERA UNIDAD.

11) El Protocolo.
a) Antecedentes.
b) Etimologa.
c) Definicin.
d) Apertura.
e) Contenido.
f) Formalidades.
g) Cierre.
h) ndice.
i) Atestados.
j) Empastado.
k) Deposito.
l) Garanta o principios que lo fundamentan.
m) Reposicin.
n) Inspeccin y Revisin.

CAPITULO XV
EL PROTOCOLO NOTARIAL
ANTECEDENTES:
En los comienzos de la vida jurdica, los hombres estipulaban
verbalmente, realizando el lenguaje como elemento capital empleado
a modo de texto, y el rito como forma de expresin litrgica; eran las
nicas huellas que quedaban de las declaraciones de voluntad
jurdica, puramente verbales, que vinieron hacer medios de prueba
poco consistentes, pues se perdan en las sombras del olvido, Y para
revelar su existencia haba que reproducir el acto; la supervivencia de
ste no se logra as nada ms, ya que muchas veces faltaban sus
propios actores, an los testigos presenciales del acto, todo lo cual
daba una prueba a medias del mismo.
Por esta razn, la oralidad se sustituy por la prueba escrita, ms
eficaz por ofrecer menos fallas.
Pero los hombres no se conformaron con traducir y presentar en un
escrito la voluntad creadora de sus derechos, ya que el ttulo as
creado no resultaba cabalmente seguro, porque el documento poda
extraviarse, la veracidad del acto ser negada; los testigos desaparecer
o incapacitarse.
Hubo entonces necesidad de materializar la prueba, de recurrir a la
grabacin grfica sobre un elemento fsico para que hiciera visible y
perpetua su consideracin. De este modo los hombres idearon que al
emitirse la voluntad se hiciera entre solemnidades y quedara grabada

grficamente sobre un objeto material impregnado de la voluntad

creadora, guardador de una primera decisin del espritu, conservador
de una creacin del hombre; a esa primera fuente de la gnesis del
acto jurdico; llamaron PROTOCOLO.
De manera, que el protocolo ha sido una creacin derivada de la
necesidad que el hombre tuvo de llevar al papel escrito la voluntad
creadora de las relaciones jurdicas, para que de el surgiera, sin riesgo
de prdida, y en caso de duda para mejor probar, toda la intencin
contractual, materializada en forma grfica, manuscrita.
Como fenmeno derivado de la ordenacin de los instrumentos
pblicos, el protocolo penetr en el derecho positivo y fue adoptado
por la mayora de las legislaciones y superado por el proceso de
transformacin.1
Contina expresando la Licenciada Hernndez Camey, que en nuestro
medio, el protocolo es de alta conveniencia porque mediante l, se
guardan en lugar seguro los instrumentos pblicos y no sufren el
riesgo de perderse, ocasionando con ello, la prdida de sus derechos
o un perjuicio tal vez irreparable. Si los actos y contratos tuviesen una
vida fugaz podra excusarse el protocolo pero cuando se contraen
relaciones jurdicas duraderas, es conveniente que los mismos
permanezcan en forma ntegra.

1 Hernndez Camey, Emma Yolanda. El Contenido y Forma del Protocolo del

Notario, tomado de Argentino I. Neri.

En consecuencia, la existencia del protocolo, es necesaria para la

funcin notarial guatemalteca, e importante para la conservacin del
instrumento pblico. Asegurando as los derechos de los otorgantes.
Por otra parte, tiene relevancia el protocolo en nuestro medio por el
hecho que los actos y negocios jurdicos que se consignan en el
mismo, tienen, por lo general cierta durabilidad que se prolonga con el
tiempo, por lo cual, en cualquier momento constituye prueba
fehaciente sobre los derechos y relaciones jurdicas incorporadas en
tales documentos.2

ETlMOLOGIA:
Oscar Salas, citando a varios autores, entre ellos Escriche, Fernndez
Casado, Otero y Valentn, y R. Barcia, expone: Existen varias
acepciones de la palabra protocolo. Su etimologa poco ayuda para
esclarecer cul es su sentido propio, pues hay diversidad de opiniones
acerca de su origen. Evidentemente es palabra compuesta del prefijo
proto, procedente de la voz griega protos, y del sufijo colo o colon,
sobre cuya significacin no se han puesto de acuerdo los autores.
Segn Escriche proviene de la voz latina collium o collatio, que
significa comparacin o cotejo; segn otros, mencionados por
Fernndez Casado, se deriva del griego kollon, que quiere decir
pegar, debido quizs a que en la Roma de Justiniano se fijaba a toda
copia en limpio una etiqueta o sello, aunque segn dicho autor se
deriva del snscrito kul que significa reunir y lo reunido, es decir,
2 Ibidem. Pg. 4.

depsito. Para Roque Barcia, en fin, proviene del griego kolla,

equivalente de cola o engrudo porque as se pegaban las hojas de los
libros.
Su origen se remonta; segn algunos, a la prctica de los tabelliones
romanos de conservar copia de los documentos que redactaban, y
segn otros, de la costumbre de los argentarios griegos que
desempeaban funciones de procuracin y gestin de negocios de sus
clientes y notariales, redactando contratos que escriban en libros que
guardaban en su poder.3
Enuncia el autor aludido, que el Fuero Real de Espaa, dispuso que
los escribanos tuvieren notas primeras o resmenes, llamadas
tambin imbreviaturas, hasta que se lleg a conservar en poder del
Notario el texto ntegro del documento y la cartae fue la reproduccin
fiel, (lo que nosotros conocemos como testimonio). Esto fue
consagrado legalmente en la Pragmtica de Alcal en 1503.
DEFINICION:
Carlos Emrito Gonzlez, se refiere al Registro de escrituras pblicas,
precepta: El vocablo registro tiene distintas acepciones. Podemos
decir que es el libro en que cada notario extiende las escrituras,
pblicas que se otorgan ante l. En ese sentido puede emplearse
como sinnimo de protocolo. Larraud expresa que el volumen, o serie

3 Salas, Oscar. Ob. Cit. Pg 411 y 412.

de ellos, - en que el escribano colecciona ordenadamente y conforme

a la ley los documentos matrices de oficio, sometidos a su custodia. 4
Para Gimnez-Arnau,

la palabra Protocolo es expresin de

acepciones mltiples. En su sentido ms vulgar, quiere decir coleccin

de hojas, folios o documentos, adheridos unos a otros que, en su
conjunto forman un volumen o libro.
Con mayor valor tcnico, Gonzlo de las Casas. le atribua los
siguientes significados:
El instrumento pblico notarial.
El libro anual formado con los instrumentos pblicos autorizados
por un Notario.
El formulario que contiene las reglas de etiqueta y diplomacia,
con que se tratan. recprocamente los Gobiernos;
El. registro donde se inscriben las deliberaciones y acuerdos de
los Congresos y negocios diplomticos.5
Como pudimos darnos cuenta, son muchas las acepciones que se le
dan a la palabra protocolo, por lo que es ms adecuado hablar del
protocolo del notario o protocolo notarial;
En Guatemala, se conoce como protocolo, al tomo empastado de los
instrumentos autorizados durante un perodo de tiempo (un ao
natural, segn la ley); tambin al papel sellado especial que se vende
exclusivamente a los Notarios para faccionar escrituras; y al conjunto
4 Gonzlez, Carlos Emrito. Ob. Cit. Pg. 173.
5 Gimnez-Arnau, Enrique. Ob. Cit. Pg. 843.

de escrituras que se llevan faccionadas en el ao que transcurre. Y al

estudiar nuestra legislacin, nos encontramos que tambin hace
referencia al conjunto de tomos de protocolos de varios aos.
DEFINICION LEGAL:
El Protocolo es la coleccin ordenada de las escrituras matrices, de
las actas de protocolacin, razones de legalizacin de firmas y
documentos que el notario registra de conformidad con esta ley. (Arto.
8 Cdigo de Notariado).
APERTURA:
El protocolo se abre cada ao, con la primera escritura que se
facciona, la cual llevar siempre el nmero uno, la que principiar en la
primera lnea del folio inicial. (Arto. 12).
No es necesaria ninguna razn de apertura, solo es obligatorio el pago
de dos quetzales, en la Tesorera del Organismo Judicial, por derecho
de apertura. Los fondos se destinan para la encuadernacin y
conservacin de los protocolos depositados en el Archivo General de
Protocolos. (Arto. 11).
CONTENIDO:
El protocolo del notario contendr: Las escrituras pblicas o matrices,
las actas de protocolizacin, las razones de legalizacin, la razn de
cierre, el ndice y los atestados.
FORMALIDADES:
En el protocolo se deben llenar las formalidades siguientes:

1. Los instrumentos deben redactarse en espaol, escribirse a

mquina o a mano de manera legible y sin abreviaturas.
2. Los

instrumentos

deben

llevar

numeracin

cardinal,

escribindose uno-a continuacin de otro, en orden riguroso de

fechas, y entre cada instrumento solo debe quedar espacio para
las firmas.
3. El protocolo debe llevar foliacin cardinal, escrita en cifras.
4. En el cuerpo del instrumento, las fechas, nmeros o cantidades,
se expresan con letras. En caso de discrepancia entre lo escrito
en letras y cifras, prevalece lo escrito en letras.
5. Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes
que se transcriban, se copian de manera textual.
6. La numeracin fiscal del papel sellado no podr interrumpirse,
salvo los casos de protocolaciones, o que se hubiera terminado
la serie y se inicie una nueva.
7. Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarn
con una lnea antes de que sea firmado el instrumento. (Arto.
13).
Tambin debe tomarse en cuenta que son nulas las adiciones,
entrerrenglonaduras y testados, si no se salvan al final, antes que el
documento sea firmado. Las enmendaduras son prohibidas. (Arto. 14).
CIERRE:

El protocolo debe cerrarse cada ao, el ltimo da del ao natural, pero

tambin puede cerrarse en cualquier momento que el Notario dejare
de cartular.
El cierre es mediante una razn notarial, la cual debe contener:
La fecha, el nmero total de instrumentos autorizados, indicando
cuantos de ellos son escrituras pblicas, el nmero de actas de
protocolizacin, de razones de legalizacin, el nmero de escrituras
canceladas, si lo hubieran; as como el total de folios utilizados;
observaciones si fueran necesarias y la firma del Notario.
INDICE:
Posteriormente a la razn de cierre, debe redactarse el ndice, segn
la ley guatemalteca, ste debe hacerse necesariamente en papel
sellado del mismo valor del papel de protocolo, y contendr en
columnas separadas:
1. El nmero de orden del instrumento. (Escritura, acta de
protocolacin, o razn de legalizacin).
2. El lugar y facha de su otorgamiento.
3. Los nombres de los otorgantes, si fuere el notario, debe anotar
su nombre.
4. El objeto del instrumento.
5. El folio en el que se inicia.

En el ndice es permitido utilizar cifras y abreviaturas, al final la fecha y

firma del Notario, antes de suscribirlo podr hacer las observaciones si
las hubiera. (Artos. 15 y 16).
ATESTADOS:
Los atestados son los documentos que el Notario agrega al final de su
protocolo y tienen relacin con los instrumentos autorizados y debe
constar principalmente el recibo del pago de apertura, comprobantes
de entrega de testimonios especiales, copias de avisos, recibos,
solvencias, etc. (Arto. 17).
EMPASTADO:
Dentro de los treinta das posteriores al cierre del protocolo el Notario
debe mandar a empastar su protocolo. (Arto. 18).
El empastado puede hacerse en uno o ms tomos, dependiendo de su
volumen, usualmente es en un slo tomo. No es permitido empastar
en un solo tomo, dos o ms aos.
DEPOSITO:
Principiaremos diciendo que el Notario no es propietario del o los
protocolos, ya que nicamente es depositario del mismo y responsable
de su conservacin. El hecho que sea l quien adquiera o compre el
papel, no lo hace propietario del mismo.
La ley guatemalteca menciona los casos de depsito del protocolo,
algunos en forma temporal y otros en forma definitiva, siendo los
siguientes:

1) Por ausencia del pas por tiempo menor de un ao.

2) Por ausencia del pas por ms de un ao.
3) Por inhabilitacin.
4) Por entrega voluntaria.
5) Por fallecimiento.
En el primer caso, el Notario debe dejar depositado su protocolo en
otro Notario hbil, dando un aviso firmado y sellado por ambos
Notarios al Archivo General de Protocolos. (Arto. 27). En estos casos
el Notario al cual le queda en depsito el protocolo, puede extender las
copias o testimonios que fueran necesarias, ya que tiene facultad para
ello, ningn otro Notario podra hacerlo, pero desde luego no podr
autorizar escrituras en ese protocolo que le ha sido depositado.
Mientras dure la ausencia del notario depositante, el depositario es
responsable de la guarda y custodia de ambos protocolos, ya que la
ley exige que sea tambin un Notario hbil.
En el segundo caso, si la ausencia es por ms de un ao, el protocolo
debe depositarse en el Archivo General de Protocolos, directamente si
es en la capital, o por medio del Juez de Primera Instancia en los
departamentos, quien lo debe remitir al Archivo. (Arto. 27). En estos
casos, es el Director del Archivo General de Protocolos, el nico
facultado para extender copias y testimonios.

En los casos de que el Notario quedare inhabilitado por cualquier

causa, debe entregar sus protocolos al Archivo General de Protocolos
en la capital, y al Juez de Primera Instancia en los departamentos,
para que stos los remitan al Archivo (Arto. 26), siendo el Director del
Archivo General de Protocolos, el que tendr las facultades de
extender las copias y testimonios que le sean requeridas.
En el cuarto caso, si un Notario voluntariamente decide dejar de
cartular, tambin puede hacer la entrega de los protocolos al Archivo
(Arto. 26), podra darse el caso que por su edad, alguna enfermedad,
o porque simplemente no desee seguir ejerciendo tome tal decisin.
Desde luego en los casos anteriores los protocolos sern devueltos
por requerimiento personal del Notario depositante al quedar sin efecto
Ia causa que motiv el depsito. (Arto. 28).
En el ltimo cas, del fallecimiento del Notario, los albaceas,
herederos, parientes, o cualquier persona que tuviera en su poder
protocolos de un Notario fallecido, deben depositarlos dentro de los
treinta das siguientes al fallecimiento al Archivo General de
Protocolos, si fuere en la capital; al Juez de Primera Instancia, si
estuviera en una cabecera departamental; o al Alcalde, si estuviese en
un municipio; en esos casos, estos funcionarios deben remitirlo dentro
de los ocho das siguientes del depsito al Archivo General de
Protocolos. (Arto. 23).
GARANTIAS O PRINCIPIOS QUE LO FUNDAMENTAN:

Se ha dicho que las garantas o principios que fundamentan el

protocolo, son las de durabilidad y seguridad.
Al respecto del fundamento Oscar Salas, afirma: Dado que nuestro
sistema notarial se concentra en el principio de que los originales o
matrices deben quedar en poder del notario, es necesario rodear y
dotar, a tales documentos de una serie numerosa de seguridades. Ello
permite o facilita la expedicin de copias (testimonios), lo mismo que la
comprobacin de la autenticidad de las mismas, en todos aquellos
casos en que los documentos notariales sean redargidos de
falsedad. Se ha dicho, no obstante, que el protocolo es un
complemento de la funcin notarial, pero no es de absoluta necesidad
(Sanahuja, J. M.), porque bien podra suceder, tal como ocurre en los
pases que siguen el sistema sajn (Inglaterra, Estados Unidos, etc.),
que la autenticacin de las actas y negocios jurdicos se realice sobre
la base de que los documentos originales en que aquellas constasen,
sean conservados por los mismos interesados. En todo caso, se
considera que en el sistema notarial latino, la existencia y
fundamentacin del protocolo radica en los siguientes aspectos a
examinar:
a. Permanencia documental en las relaciones jurdicas
El protocolo notarial constituye una garanta que presta el Estado para
la efectiva perdurabilidad de los actos jurdicos que requieren de la
intervencin notarial, para su completa validez y eficacia legal. Ello,
porque los protocolos evitan que se pierdan instrumentos pblicos, los
cuales en manos de las partes, estn sujetos al enorme riesgo de que

resulten extraviados. La prdida de dichos documentos, como es obvio

acarrea automticamente la prdida de la prueba del derecho
consignada en los mismos, con lo cual se les podra, ocasionar
mltiples daos irreparables a algunos de los otorgantes del negocio
jurdico.
b. Garanta de ejecutoriedad de los derechos
Su existencia se justifica adems por el hecho de que los actos y
negocios jurdicos que se consignan ante los notarios tienen, por lo
general, una cierta durabilidad que se prolonga en el tiempo, para lo
cual es conveniente que los interesados puedan tener a su
disposicin, en cualquier momento una prueba fehaciente sobre los
derechos y relaciones jurdicas incorporados en todos aquellos casos
en que la posesin de un ttulo es requisito esencial para ejercitar o
ejecutar un derecho, de tal forma que dicho derecho se halla
incorporado en cierta manera al documento.
Con acierto ha dicho Sanahuja: Si existe el protocolo, demostrada la
prdida de la copia ejecutiva que el acreedor tena en su poder se
facilita de una manera expedita la obtencin de un nuevo ejemplar que
supla la primera copia, Es, pues, tambin el protocolo una garanta de
ejecutoriedad.
c. Autenticidad de los derechos
El protocolo desempea, por otra parte, una funcin autenticadora en
el sentido de que las reglas legislativas atinentes a la formacin y

conservacin del mismo dificultan enormemente la posible y eventual

suplantacin de documentos autorizados, lo mismo que la interrelacin
de otros entre los que ya constan debidamente ordenados y fechados.

d. Publicidad de los derechos

Por ltimo, los protocolos cumplen una labor de publicidad, porque los
actos o negocios jurdicos que autoriza un notario suelen afectar
intereses de terceras personas que no han intervenido en su
otorgamiento. Constituye, en consecuencia, el protocolo el mejor
procedimiento para que un documento est al alcance de quien tenga
inters en examinarlo y hasta sacar copia del mismo, lo cual sucede
frecuentemente en materia de derechos reales.
Las legislaciones centroamericanas establecen, concordantemente
con la doctrina, la publicidad del protocolo notarial. Slo los
interesados podrn verlo y saber de su contenido en presencia del
notario autorizante o del oficial que lo custodia, salvo aquellos casos
de otorgamiento de testamento o donaciones por causa de muerte,...
casos en los que mientras viva el otorgante, slo a ste podr ser
enseado.6

REPOSICION:

6 Salas, Oscar. Ob. Cit. Pg. 412, 413 y 414.

No obstante el cuidado y responsabilidad que debe tener un Notario

con sus protocolos, estos pueden perderse, destruirse o deteriorarse,
y sera necesario reponerlo.
Para estos casos la ley guatemalteca tiene regulado que el Notario al
enterarse de esta circunstancia, debe dar aviso al Juez de Primera
Instancia de su domicilio.
Cualquier persona que segn el Cdigo Procesal Penal, pueda
denunciar un delito pblico, tambin tienen el derecho de poner en
conocimiento del Juez, el hecho que haga necesaria la reposicin del
protocolo.
El Juez debe instruir la averiguacin y terminada la misma resolver
declarando procedente la reposicin; en caso de delito, mandar que
se abra procedimiento penal contra los presuntos responsables, en
nuestra opinin podra ser contra el mismo Notario.
Al declarar procedente la reposicin, el juez pedir a la Corte Suprema
de Justicia, copias de los testimonios especiales enviados por el
Notario al Archivo General de Protocolos.
En caso que dichos testimonios no existieren en el Archivo de
Protocolos, se pedirn las copias o duplicados que pudieran haber en
los registros y se citar a los otorgantes y a los interesados,
previnindoles la presentacin de los testimonios o copias que tengan
en su poder.

La citacin se har por avisos que se publicarn tres veces durante un

mes en el Diario Oficial y en otro de los de mayor circulacin en la
localidad.
Si existiere el testimonio especial del ndice del protocolo, los avisos
contendrn la nmina de los otorgantes.
El caso del testimonio especial del ndice, ha dado motivo de
contradiccin, ya que el artculo 37 del Cdigo de Notariado, que se
refiere a los testimonios especiales, no hace referencia a esta
obligacin, sin embargo considero que si debemos enviar testimonio
especial tanto del ndice como de la razn de cierre; cuando la ley
hace referencia, a que si existiera testimonio del ndice se refiere a
los casos de prdida, destruccin o deterioro del protocolo del ao en
que se est cartulando, el cual no est cerrado ni elaborado el ndice.
Ahora para los casos de aos anteriores, s debe existir.
Si no fuere posible reponer todas las escrituras, el Juez tendr que
citar de nuevo a los interesados, para consignar, en acta los puntos
que tajes escrituras contenan y en caso de desacuerdo o no
comparecieren, los interesados tendrn que recurrir a un juicio en la
va ordinaria. (Artos. 90 al 94).

INSPECCION y REVISION:

La inspeccin y revisin del protocolo tiene por objeto comprobar si en

el mismo se han llenado los requisitos formales establecidos en la ley.
La revisin puede ser de tres clases:
a)

Ordinaria

b)

Extraordinaria y

c)

Especial
La inspeccin y revisin ordinaria se debe hacer cada ao, para el
efecto, el Notario est obligado a presentar el protocolo y sus
comprobantes, debindose practicar la inspeccin y revisin en su
presencia.
En la capital, es el Director del Archivo General de Protocolos el
facultado y en los departamentos los Jueces de Primera Instancia.
Tambin el Presidente del Organismo Judicial puede nombrar a
Notarios colegiados activos para que practiquen la inspeccin y
revisin de protocolos, tanto en el departamento de Guatemala, como
en los otros departamentos.
La inspeccin y revisin extraordinaria podr hacerse en cualquier
tiempo, cuando lo ordene la Corte Suprema de Justicia.
Es importante mencionar, que en casos de averiguacin sumaria por
delito, tambin se puede hacer la revisin de un protocolo notarial,
este es el caso especial.

EL PROTOCOLO EN EL DERECHO COMPARADO:

Segn Oscar Salas, en Costa Rica, El Salvador y Nicaragua se usan
para formar el protocolo, a opcin del Notario, libros encuadernados o
bien hojas sueltas, pero que en la prctica predomina el uso de hojas
o folios sueltos, para encuadernarlos al final del ao natural. Sistema
que se utiliza en Guatemala, Honduras y Panam.
Al respecto, el Licenciado Julio Csar Monterroso Paz, al referirse al
tema, expresa: Existen tres clases de folios del protocolo: el folio
suelto, que es el que consta en una sola hoja o foja; el folio doble,
consistente en dos hojas o fojas unidas entre s; y el folio contenido
dentro de un libro empastado, el que consiste en folios formando un
libro empastado, sean stos fijos o movibles.
El estatuto del Notariado de Colombia, contenido en Decreto 960 del
ao 1970, en su artculo 18 y 20, aunque no lo expresa taxativamente,
se deduce que se usa folio suelto.
La Ley Notarial de Ecuador, en su Arto. 23, parcialmente dice:
Los protocolos se formarn anualmente y se dividirn en libros o
tomos mensuales o de 500 fojas cada uno... se establece igualmente
que usan el folio suelto, aunque ordena dividirlos en libros o tomos, ya
sean stos correspondientes a un mes de escrituracin o de
quinientas fojas.
En Guatemala se utiliza actualmente el folio suelto, aunque
anteriormente era folio doble (pliego), y las escrituras matrices, actas

de protocolacin, razones de legalizacin de firmas y documentos se

registran conforme la ley.
Para integrar el protocolo, se hace en uno o varios tomos empastados,
del tamao que sea cmoda y prctica su consulta, en forma anual.
La ley de Costa Rica, establece en el Arto. 29 que: Los protocolos
sern libros encuadernados de cien folios, con hojas de papel sellado
de cincuenta cntimos cada una. La administracin de Rentas
Nacionales suministrar tales libros a los Notarios previo el pago
correspondiente; se establece claramente que el protocolo est
contenido en libro empastado.
El Proyecto de Cdigo Notarial de Costa Rica, norma en su Arto. 46
las clases de tomos en que se formar el protocolo, que introduce la
novedad alternativa del tomo encuadernado y del tomo con hojas
movibles, lo que advierte un avance prctico, como seguro y en
concordancia con la integracin al Registro Notarial, dependiente a su
vez del Registro Nacional.7
Concluye el Licenciado Monterroso Paz, expresando que las hojas
movibles o folios sueltos para formar protocolos, facilitan entre otros
aspectos, la protocolizacin de documentos.

7 Monterroso Paz, Julio Csar. El Proyecto de Cdigo, de Notariado Costarricense.

Publicacin 22 del Instituto Guatemalteco de Derecho Notarial. Pg. 38 y 39.