RESUMEN 3

CARACTERIZACIN DE PROCESOS
CICLO PHVA
El ciclo PHVA es un ciclo dinmico que puede ser empleado
dentro de los procesos de la Institucin. Es una herramienta de
simple aplicacin y cuando se utiliza adecuadamente, puede ayudar
mucho en la realizacin de las actividades de una manera ms
organizada y eficaz. Por tanto, adoptar la filosofa del ciclo PHVA
proporciona una gua bsica para la gestin de las actividades y
los procesos, la estructura bsica de un sistema y es aplicable a
cualquier organizacin.
PLANIFICAR: son todas las actividades que se realizan antes de
iniciar el desarrollo del producto o prestar el servicio,
son actividades previas a la ejecucin.
Ejemplos:
Establecer el perfil para los diferentes cargos de la compaa.
Planear curso de capacitacin para el personal.
Establecer los horarios de trabajo y rotaciones para los empleados.
Definir el plan de compras.
Definir los criterios para la seleccin y evaluacin de los proveedores.
Establecer el cronograma de actividades del proceso.
Establecer el plan de mantenimiento preventivo y correctivo.
Establecer el plan de auditoras internas.
Establecer Planes de rea.
Definir criterios y requisitos para las matrculas.
Definir los criterios de evaluacin de los estudiantes.
HACER: implementar los procesos, con estas actividades se realiza
el producto o se presta el servicio.
Ejemplos:
Desarrollar los planes de rea.
Realizar las actividades de seguimiento y evaluacin de los estudiantes.
Realizar convocatorias y seleccin del personal solicitado.
Evaluar el desempeo del personal.
Implementar los cursos de capacitacin de acuerdo a las necesidades.
Gestionar las facturas de los productos y servicios comprados.
Realizar las compras de acuerdo a las solicitudes realizadas.
Ejecutar las actividades de aseo, limpieza y desinfeccin de acuerdo al plan
de mantenimiento.
Ejecutar las auditoras internas de calidad.
VERIFICAR: realizar el seguimiento y la medicin de los procesos y
los productos, estas actividades permiten evidenciar
que se realiza lo planeado y que todo lo que se hace
fue planeado previamente.
Ejemplos:
Verificar que los docentes estn evaluando a los estudiantes de acuerdo a los
criterios establecidos por la Institucin.
Verificar que las clases se estn desarrollando de acuerdo al plan de rea.
Verificar el cumplimiento de los requisitos definidos para las compras.
Verificar la gestin de los procesos a travs de los indicadores de gestin.
Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos para
ACTUAR:

tomar acciones para mejorar

desempeo de los procesos.

continuamente

el

Ejemplos:
Disear e implementar acciones correctivas y preventivas.
Disear e implementar planes de mejoramiento para el proceso

CLIENTES/ENTRADAS

CLIENTES: Documentos de los padres de familia y estudiantes

para la matrcula.
ENTES GUBERNAMENTALES: Leyes, decretos, resoluciones.
RECURSO HUMANO: Personal competente.
COMPRAS: Insumos y suministros.
MANTENIMEINTO: Adecuacin y aseo de infraestructura.
DIRECCIN: Cronograma operativo mensual, polticas
administrativas, Autorizaciones de traslados.
CLIENTE: Solicitudes de reparacin de equipos.

GESTIN DE LA CALIDAD: Plan de auditoras.

Servicio educativo: ESTUDIANTES.

Boletines, certificados, constancias: PADRES DE FAMILIA Y ESTUDIANTES.
Solicitudes de personal: RECURSO HUMANO.
Solicitudes de insumos y suministros: COMPRAS.
Constancias y certificados: CLIENTES EXTERNOS.
Solicitudes de mantenimiento y Aseo: SERVICIOS GENERALES.
Informe mensual de actividades: DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO.
Productos* terminados: CLIENTE.
Informe de indicadores de gestin: CONTROL DE LA CALIDAD.

SALIDAS/PROVEEDORES

REQUISITOS CLIO
1.

Del Cliente: (ejemplos).

Educacin Cristiana en valores.
Formacin Lasallista.
Entrega de productos de forma oportuna.
Servicio amable y oportuno.
Personal bien presentado y amable.
Vehculos para el transporte escolar con una antigedad no mayor a 5
aos.
Instalaciones en buenas condiciones de aseo y mantenimiento.
2. De Ley: En este punto es importante averiguar cules leyes,
decretos, resoluciones se establecen para cada proceso, vara
de acuerdo a la misin de la organizacin.
3. De la norma ISO 9001. (CAPTULOS 4 AL 8)
4. De la Organizacin:
Compromiso de los Padres de familia con la educacin de sus hijos.
Formacin peridica del personal.
Proveedores certificados con la norma ISO 9001.
Clientes no afiliados a otra entidad que preste el mimo servicio.
Ventas nicamente de contado.

ACTIVIDAD 2:
1. De acuerdo a SU CARGO, escriba 2 actividades para cada una de
las etapas del ciclo PHVA.

P
H
V
A
2. De acuerdo a SU CARGO, escriba 2 requisitos para cada uno de
los CLIO.

C
L
I
O
3. De acuerdo a SU CARGO, escriba 2 ENTRADAS y 2 SALIDAS, con
los respectivos PROVEEDORES o CLIENTES.
PROVEEDORES
ENTRADAS
1.
2.

CLIENTES

SALIDAS

1.

Elaborado por: Wilman O. Seplveda S. / SECRETARA DE EDUCACIN DEL DISTRITO LASALLISTA DE BOGOT

RESUMEN 3

CARACTERIZACIN DE PROCESOS
2.

Elaborado por: Wilman O. Seplveda S. / SECRETARA DE EDUCACIN DEL DISTRITO LASALLISTA DE BOGOT