MODELOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN DOCUMENTAL

M Teresa Fernndez Bajn

Departamento de Biblioteconoma y Documentacin
Universidad Complutense de Madrid
Santsima Trinidad, 37
28010 Madrid
maite@caelo.eubd.ucm.es
INTRODUCCIN
El estudio de los modelos de sistemas de informacin precisa incidir en el
trmino informacin documental como una categora especfica de informacin trmino
este ltimo que ha ido adquiriendo significaciones muy variadas dependiendo del
campo de investigacin y estudio en el que sea abordado.
Las distintas perspectivas dadas al trmino informacin vienen definidas desde
los enfoques racionalista y humano y la reflexin de estos enfoques nos lleva a concluir
que la informacin documental est justificada por la naturaleza del mensaje
informativo transmitido en el proceso informativo es decir el documento, como mensaje
informativo, transmitido por un documentalista a un usuario, y todo ello dentro del
marco cientfico de la Documentacin.
En este sentido podemos afirmar, sin duda alguna, que los sistemas de
informacin documental son un tipo de sistemas de informacin con unas caractersticas
particulares, entre las que destacan las funciones de representacin y de comparacin.
En el ao 1996 Codina reflexiona sobre la naturaleza de los sistemas de
informacin documental y llega a la conclusin de que a los sistemas de informacin
documental se les debe aplicar un esquema ms complejo segn el cual podemos
afirmar que es un sistema que se caracteriza por los siguientes parmetros:

1- Acepta como entrada documentos cognitivos y necesidades de

informacin.
2- Genera personas informadas como salida.
3- Su proceso de transformacin se identifica con un subsistema
de recuperacin de informacin capaz de representar
documentos y necesidades de informacin, comparar ambos y
generar, como resultado, documentos probabilsticamente
relevantes, de tal manera que su consulta permita la
satisfaccin de las necesidades de informacin expresada por
los usuarios del sistema.
As pues, el sistema de informacin documental es un sistema especializado en
la explotacin de informacin cognitiva y cuyo propsito es facilitar a los usuarios el
acceso al conocimiento1.
Por su parte, Blair, en la misma direccin, destaca que las caractersticas
profundas de los sistemas de informacin documental vendrn determinadas, a su vez,
por la naturaleza de las entradas que admite: documentos cognitivos y necesidades de
informacin de los usuarios del sistema. Ambos elementos determinan que estos
sistemas sean probabilsticos, en lugar de sistemas deterministas como suelen ser los
sistemas de informacin convencionales, y esta naturaleza probabilstica es, tal vez, el
rasgo mas decisivo de los sistemas de informacin documental2, que como
consideracin final, podemos definir con carcter general, como un conjunto de
personas, mquinas y procedimientos que transforman una informacin de entrada
(input) en una informacin de salida (output) preparada para que un determinado
usuario obtenga una nueva informacin y tome una eficaz decisin.

CODINA, Llus. La investigacin en sistemas de informacin. En : TRAMULLAS SAZ, Jess

(Editor). Tendencias de investigacin en Documentacin. Actas del Seminario. Zaragoza: Universidad,
1996, p. 124.
2
BLAIR, D.C. Language and representation in information retrieval. Amsterdam: Elsevier, 1990, p. 335.

BASES EPISTEMOLGICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

DOCUMENTAL
Partimos de la exposicin recogida por el profesor Lpez Yepes3: La teora
general de sistemas es, como se sabe, uno de los pilares en que se asienta la teora de los
sistemas de informacin juntamente con la teora de la organizacin. La aparente
simplicidad de la definicin que ofrece Bertalanffy de sistema como complejo de
componentes interactivos, conceptos caractersticos de unidades organizadas como
interaccin, suma, mecanizacin, centralizacin, competencia, finalidad, etc. y su
aplicacin a fenmenos concretos4 es perfectamente fecunda para la construccin de
modelos sistemticos y adems, se completa con la teora de la organizacin, elemento
ste que puede ser definido como estructura formal y explcita de funciones y
posiciones5. Por otra parte, el concepto de organizacin como componente de los
sistemas de informacin aparece en los propios orgenes

de la Ciencia de la

Informacin y Documentacin. As para Otlet, la Documentacin era ciencia, tcnica y

organizacin6.
TEORA DE LA ORGANIZACIN
A finales de la dcada de los aos 50 aparece una teora cientfica de la
organizacin creada por H. A. Simon y J. G. March, incorporando elementos de ciencias
como la Psicologa, la Sociologa y la Economa. Hay que destacar que en esta teora
tiene lugar importante los problemas de la comunicacin y la informacin7.
Posteriormente esta disciplina va alcanzando un alto grado de desarrollo, gracias a la
utilizacin de conceptos tomados de la teora de sistemas y del campo de la informtica.
Para Harvey Leibenstein, una organizacin puede definirse como grupos algo
duraderos de individuos que realizan ciertas actividades de las que, por lo menos
3

LPEZ YEPES, J. El desarrollo de los Sistemas de Informacin y Documentacin. En Cuadernos

E.U.B.D. Complutense, 1991, 1(2): p. 24.
4
BERTALANFFY, L. V.. Teora General de los Sistemas. Mxico: Fondo de Cultura Econmica, 1987,
p. 30.
5
MARCH, James G. y SIMON, Herbert A. Teora de la Organizacin. Barcelona: Ariel, 1987, p. 252.
6
LPEZ YEPES, Jos. Teora de la Documentacin. Pamplona: EUNSA, 1978.
7
Cfr. Prlogo de Antonio Serra Ramoneda en MARCH, James G. y SIMON, Herbert A. Teora de la
organizacin. Trad. de J. Maluquer Wahl. Barcelona: Ariel, 1987. Cit por LPEZ HERNNDEZ, Jos.

algunas de ellas, se dirigen a la consecucin de fines comunes a todos los individuos del
grupo8. Por otra parte, desde otro punto de vista, la organizacin se puede concebir
como un sistema complejo y abierto que tiene subsistemas tcnicos y sociales. adems
desde este enfoque terico sistmico, podemos obtener una consecuencia inmediata para
nuestro rea de conocimiento: los sistemas de informacin documental, en cuanto
organizaciones, no son sistemas cerrados sino que interactan con sistemas y
subsistemas dentro de su mbito de actuacin.
Otra cuestin importante apuntada por el mismo autor es la relacin que guarda
el concepto de informacin-comunicacin con el de organizacin, considerando que ese
rigor comunicativo hace de las organizaciones entidades con un alto grado de
predictibilidad que las habilita para tratar de una manera coordinada con el medio
ambiente que las rodea9.
En este sentido Lpez Hernndez aade que, desde el surgimiento de la teora de
la organizacin, el papel esencial de la informacin-comunicacin en las organizaciones
no ha hecho ms que acentuarse. Podemos afirmar que una organizacin es un sistema
compuesto por tres elementos: personas, elementos materiales e informacin, siendo
este ltimo el nervio vivificador de los dos anteriores que asegura la supervivencia de
los mismos. Esta afirmacin enlaza con las concepciones ms recientes defendidas por
la Gestin de la informacin en el sentido de que las organizaciones deben ser
consideradas fundamentalmente como sistemas de informacin10.

TEORA GENERAL DE SISTEMAS

Refirindonos a la Teora General de Sistemas, recordemos que Bertalanffy
adelanta que el tema de una disciplina llamada Teora General de Sistemas, es la

La Gestin de la informacin en las organizaciones: una disciplina emergente.Documentacin de las

Ciencias de la Informacin, XIII, p. 15.
8
Ibidem. p. 7.
9
MARCH Y SIMON, op. cit., pp. 3-4.
10
Cfr LPEZ HERNNDEZ, J. Op. cit. pp. 16-17.

formulacin y derivacin de aquellos principios que son vlidos para los sistemas en
general 11.
En realidad fue Bertalanffy quien sent las bases de lo que acabara llamndose
Teora General de Sistemas al afirmar que , puesto que el carcter fundamental de un
objeto viviente es su organizacin, el acostumbrado examen de las partes y procesos
aislados no puede darnos una explicacin completa de los fenmenos vitales12. Para
este autor, la Teora General de Sistemas es un modo de ver cosas que antes se haban
ignorado o pasado por alto. En este sentido, es una mxima metodolgica, y como toda
teora cientfica ambiciosa tiene que ver con los problemas perennes de la filosofa, a los
que trata de dar sus propias respuestas 13. Al calificarla de general quiso subrayar la
naturaleza interdisciplinar de la matriz que propona a todas las ciencias porque estas
obtendran beneficios14.
Como el propio autor puso de manifiesto, la idea central de su teora el
concepto de sistema- es algo que se encuentra en la vieja concepcin aristotlica al decir
aquello de que el todo es algo ms que la suma de las partes, por ello una de las
caractersticas de los sistemas es totalidad y no simple suma 15.
Por otra parte, admite que la moderna teora de la comunicacin est vinculada
de cerca a la teora de los Sistemas y que la nocin central en Teora de la
Comunicacin es la de Informacin, a la cual son aplicables conceptos y teoras como
entropa y retroalimentacin16.

11

BERTALANFFY, L. V.. Teora General de los Sistemas. Mxico: Fondo de Cultura Econmica, 1987.
p. 32.
12
BERTALANFFY, Ludwig von. Historia y desarrollo de la teora general de sistemas. En
Perspectivas en la teora general de sistemas. Madrid: Alianza editorial, 2 reimpresin de la 1 edicin,
1986, pp. 137-156, versin espaola de Antonio Santisteban. El mismo trabajo con algunas diferencias de
contenido, est publicado en la obra colectiva Tendencias en la teora general de sistemas. Seleccin y
prlogo de George Klir. Madrid: Alianza Universidad, 1984, 3 edicin, pp. 29-52, versin espaola de
lvaro Delgado y Andrs Ortega.
13
BERTALANFFY, L. VON. Historia y desarrollo de la teora general de sistemas. En Perspectivas ...
op. cit. pp. 154-155.
14
BERTALANFFY, L. von. Evolucin: azar o ley. En Perspectivas..., cit. pp. 127-128. Tambin
consltese del mismo autor Historia y desarrollo de la teora general de sistemas. En Perspectivas...
pp. 145-146. Para el estudio del amplio campo de esta matriz disciplinar deben tenerse presentes otras
aplicaciones: Teora matemtica de sistemas, Tecnologa de sistemas y Filosofa de sistemas.
15
BERTALANFFY, L. von. Tendencias en la teora general de sistemas. Op. cit. p. 30.

Por lo tanto, la Teora General de Sistemas, como pone de manifiesto Codina,

juega, desde hace aos, un papel fundamental en la investigacin de la naturaleza de
los sistemas de informacin. En concreto, la teora general de sistemas ha
proporcionado el fundamento para formalizar el concepto de sistema de informacin y
su ontologa17.

LOS

MODELOS

DE

SISTEMAS

DE

INFORMACIN

DOCUMENTACIN
El profesor Lpez Yepes distingue tres modelos de sistemas de informacin
esenciales: Modelo A, Modelo B, y Modelo C.
MODELO A
Modelo A. Sistema contemplado desde una perspectiva general, individual y
con subsistemas. Su estudio sirve para el desarrollo del resto de los modelos. Debons lo
denomina sistema de informacin generalizada18. Existen diversas explicaciones de este
modelo. La explicacin ofrecida por este autor considera que el modelo A se compone
de los siguientes subsistemas: 1) Entorno, que incluye el proceso de categorizar y
clasificar los acontecimientos y la representacin lingstica de los mismos en forma de
smbolos. 2) Adquisicin de los datos, transmisin, proceso, que incluye el
almacenamiento y recuperacin de la informacin, utilizacin y transferencia, este
ltimo como sinnimo de comunicacin o diseminacin 19.

16

Idem. pp. 41-43. Citado por ROS GARCA, Juan. El reto de la moderna organizacin. En Cuadernos
E.U.B.D. Complutense, 1991, 1(2), p.36.
17
CODINA, Llus. La investigacin en sistemas de informacin. En : TRAMULLAS SAZ, Jess
(editor).Tendencias de investigacin en Documentacin. Actas del Seminario. Zaragoza: Universidad,
1996, p. 119.
18
Sobre este modelo de sistema de informacin vase DEBONS, Anthony; HORNE, Esther y
CRONENWEH, Scott: Information Science. An integrated view. Boston, G.K. Hall & co., 1988, pp.6770.
19
LPEZ YEPES, J. El desarrollo de los Sistemas de Informacin y Documentacin. En Cuadernos
E.U.B.D. Complutense, 1991, 1(2): pp. 29-31. Vide igualmente DEBONS, A., HORNE, E. y
CRONENWEIH, Scott. Information Sciene. An integrated view. Boston. G. K. Hall et Co. ,1988, pp. 186. Tambin DEBONS, A., LARSON, Arvid G.( editors) Information Science in Actino: System Desig.
Boston Martinus Nijhoff Publishers, 1983, 2 vol. y DEBONS, A., WISE, Tohn A. (editores) Information
Systems: Failure Analysis. Boston, 1986.

MODELO B
Dentro de este modelo, el mismo autor, distingue entre el MIS y el IMS
basndose en lo siguiente:
Modelo B. Como subsistema dentro de las organizaciones. De entre ellos
podemos destacar dos: el Management Information System (MIS) y el Information
Management System (IMS). Hay numerosas versiones del primero pero, en esencia, se
trata de ayuda a las decisiones de la direccin mediante modelos informticos que
facilitan datos 20.
La nocin de sistema de informacin para la direccin (MIS) es la que primero
se generaliz para abordar la problemtica derivada de la aplicacin de las tecnologas
de la informacin en la organizacin21. Los MIS dan solucin a problemas
estructurados, designando procesos informativos repetitivos. Su propia complejidad y el
abuso del trmino ha creado una cierta confusin respecto al contenido de un sistema de
informacin para la direccin (MIS). En este sentido, Emery considera que se puede
encontrar consenso respecto a estos tres puntos de vista:
1- El MIS trata solamente de aquellas partes de un sistema de
informacin orientada a la direccin o a la toma de decisiones.
2- El MIS comprende solamente la parte de tratamiento de transacciones
del sistema.
3- El MIS combina ambos componentes de toma de decisiones y de
tratamiento de transacciones22.

20

Op. cit., p. 30.

RAMOS SIMN, F. La plataforma tecnolgica en las organizaciones: Impacto sobre las unidades
informativas Revista general de Informacin y Documentacin. Vol. 8, n 1, 1998. pp. 39-62.
22
EMERY, J.C.: Sistemas de informacin para la direccin. Madrid: Ed. Diaz de Santos, 1990, p. 17. Cit
por RAMOS SIMN, F. Op. cit. p 44. Tambin vase MONFORTE, M. : Sistemas de informacin para
la direccin. Madrid Pirmide, 1995.
21

Por el contrario prosigue Lpez Yepes- los IMS facilitan las bases tericas y
tcnicas para la gestin de la informacin en las organizaciones. Constituyen el objeto
de una disciplina muy extendida en Gran Bretaa, Information Management, que trata
de identificarse plenamente con Information Sciencie y que parte de consideraciones
como que la informacin es un bien econmico, la informacin es el nervio de la
organizacin y la organizacin es en s misma un sistema de informacin 23. Supone un
cambio estructural porque lo que implica este cambio es la reestructuracin de todo el
sistema nervioso (informativo) de la empresa para percibir mejor las variaciones del
medio y darse as las respuestas ms adecuadas en cada momento24.
Por lo tanto el concepto de Information Management, o Gestin de la
informacin y Documentacin en las organizaciones, se desarrolla esencialmente a
partir de la dcada de los aos ochenta en Inglaterra, con los trabajos de Blaise Cronin,
y en los Estados Unidos, basndose en las siguientes consideraciones, que resume el
profesor Lpez Yepes:
1. La informacin y, en concreto la informacin documental, es un recurso
econmico en las organizaciones, un bien econmico, un factor de
produccin, una forma de capital.

[...] En consecuencia, se observa que

la actividad de las organizaciones y empresas viene cada vez ms

impregnadas del fenmeno informativo.
2. Las organizaciones no slo necesitan de los sistemas de informacin
organizacionales sino que ellas mismas se estn revelando en su
estructura ms ptima como autnticos sistemas de informacin. En
consecuencia, el papel de la informacin en las organizaciones se ha
incrementado, pasando de figurar tan slo en la administracin a
convertirse en el recurso principal y en la savia de toda la organizacin,
prestando su apoyo a todos y cada uno de los elementos de la misma25.
MODELO C
23

Op. cit. p. 29-30.

LPEZ HERNNDEZ, Jos. Gestin de la informacin en las organizaciones: Una disciplina
emergente. Documentacin de las Ciencias de la Informacin, 13, 1990, pp.18-19.
25
LPEZ YEPES, J. La Documentacin como disciplina. Teora e historia. 2 ed. actualizada y
ampliada. Pamplona: EUNSA, 12995, pp. 191-195.
24

Es el resultado de la conjuncin de redes y centros de informacin, enmarcado

en las polticas nacionales y territoriales de informacin. En este sentido escribe el
citado Lpez Yepes, el sistema acta bajo el principio de centralizacin, y la red bajo el
principio de coordinacin de centros en que, por delegacin, se invisten de determinada
responsabilidad en la recoleccin y difusin de fuentes. Desde el sistema, concebido
desde lo alto de la pirmide, la especializacin se va haciendo mayor y todo ello bajo las
directrices de las llamadas polticas de informacin26.
POLTICAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN
Poltica o polticas, directrices, estrategias, plan de accin, etc., constituyen un
entramado que tienen que ver con el mundo de las decisiones, bien sean privadas o
pblicas que pueden venir encaminadas a obtener la mayor eficacia en la direccin,
gestin y gobierno de las unidades de informacin y documentacin en sentido amplio
o, antes bien, pueden referirse a los entramados representados por los llamados sistemas
internacionales, nacionales, regionales, locales, etc., de informacin y documentacin.
La decisin poltica, debe apoyarse, claro est, en la base doctrinal de nuestra disciplina,
esto es, cmo concebimos los principios cientficos y tcnicos de la Documentacin,
pero, a su vez, de la configuracin de las polticas van a formar parte otras como, por
ejemplo, la poltica de formacin de profesionales de Informacin y Documentacin27.
Por tanto las polticas de informacin y documentacin se basan en el estudio de
las decisiones polticas en nuestro campo del saber, de sus motivaciones y de sus
consecuencias, analizan las medidas polticas desplegadas por los poderes pblicos en
sus diferentes niveles internacional, nacional, autonmico y local- en materia de
documentacin tanto para el buen funcionamiento de la propia Administracin como en
beneficio directo de la sociedad espaola siempre en cumplimiento de las necesidades
informativas del ciudadano. Con ello satisfacen un derecho constitucional del ciudadano
y permiten la conformacin de unidades, redes y sistemas de informacin y
documentacin.

26

LPEZ YEPES, J. Op. cit. p. 31.

ROS GARCA, Juan ; LPEZ YEPES, Jos. Polticas de Informacin y Documentacin. Madrid:
Sntesis, 1994, p. 13.
27

MODELO D: LA GESTIN DEL CONOCIMIENTO

El modelo D responde al estudio del nuevo concepto de gestin del
conocimiento o Knowledge Management.
La capacidad para obtener informacin, organizarla, almacenarla, y compartirla
entre todos los miembros de la organizacin se convierte en una virtud de extraordinaria
importancia para aquellas organizaciones que la posean. Conscientes de ello, numerosas
organizaciones han comenzado a aplicar polticas basadas en gestin del conocimiento
(Knowledge Management). La gestin del conocimiento se puede definir como un
proceso sistemtico de bsqueda, seleccin, organizacin, difusin de informacin cuyo
objetivo es aportar a los profesionales de la organizacin los conocimientos necesarios
para desarrollar eficazmente su labor. Permite a la organizacin obtener informacin y
comprensin sobre sus propias experiencias para, posteriormente, aplicarlo a la
planificacin de estrategias, toma de decisiones, y soluciones de problemas. Se trata, en
definitiva, de transformar la experiencia en conocimiento, y el conocimiento en
experiencia.
Las organizaciones que llevan a cabo en sus procesos Knowledge Management
persiguen, fundamentalmente, cuatro objetivos:
1- Desarrollar profesional y personalmente a los trabajadores de
la organizacin.
2- Aplicar el mximo potencial de los profesionales a su tarea
diaria.
3- Mejorar productos y servicios.
4- Obtener una ventaja competitiva.
Para otros autores la gestin del conocimiento es bsica para alcanzar y
mantener una ventaja competitiva, para una mejor calidad de servicio y para conseguir
un menor tiempo en el desarrollo de productos. La ventaja competitiva aparece por la
capacidad de saber utilizar los activos ms que por poseerlos [...] La conclusin es que
10

la principal fuente de ventaja competitiva de una empresa es el stock de conocimiento

que posee28.
En el entorno empresarial puede decirse que la globalizacin de los mercados, el
desarrollo tecnolgico y la rapidez en el intercambio de informacin son algunos de los
principales rasgos del nuevo entorno en el que se mueven nuestras organizaciones.
En primer lugar la globalizacin abre a las empresas enormes posibilidades de
crecimiento. Bajo esta perspectiva, uno de los principales factores de xito es la
capacidad de las organizaciones para aprovechar las nuevas oportunidades de negocio.
Las redes globales requieren mayor capacidad de innovacin y adaptacin, un cmulo
de intangibles que radica en el talento de las personas. Intangibles como la cultura, el
prestigio de la marca, la imagen, el clima organizativo o la capacidad de aprender y
asimilar conocimientos se convierten en factores determinantes para calcular el valor de
la empresa.
En segundo lugar, si las telecomunicaciones permiten disponer de informacin
en tiempo real, la revolucin tecnolgica tiene adems otra caracterstica esencial: su
desarrollo exponencial. La rentabilidad de estas tecnologas deben ir acompaadas de la
capacidad de convertirse en talento. Puede decirse que el desarrollo tecnolgico, si se
aplica adecuadamente, ms que destruir empleo lo que hace es empujar hacia la
empleabilidad, es decir pone en forma la organizacin.
En tercer lugar, vemos constantemente cmo se incrementa la rapidez en el
intercambio de informacin. Esta rapidez ha cambiado el contexto de lo que llamamos
mercado. En s misma considerada, la informacin no slo se acumula
exponencialmente, sino que adems lo hace generando un conjunto de nuevas
interrelaciones. En estos casos la informacin se hace ms valiosa que el propio dinero.
El uso de la informacin que ha hecho posible la tecnologa informtica no slo
constituye una nueva dimensin en cuanto la rapidez; adems, introduce la novedad de
que los procesos resulten ms transparentes.

28

MUOZ-SECA, B, y RIVEROLA, J. Gestin del conocimiento. Barcelona: Folio. Biblioteca IESE de

Gestin de Empresas, 1987, p. 16.

11

La informacin debe ser gestionada de un modo diferente a como gestionamos

los bienes fsicos. Los conocimientos individuales y colectivos requieren desarrollar
nuevas habilidades de aprendizaje. De lo que se trata, pues, es de introducir un nuevo
management que sea a la vez, innovador. El xito del management innovador reside en
la gestin del talento. Por eso el reto de las organizaciones ser atraer, desarrollar,
retener y aprovechar al mximo el talento de las personas que las componen.
En este sentido, gestin del conocimiento, es el conjunto de procesos y
actividades, encaminadas a buscar, crear, diseminar y proteger la utilizacin del
Conocimiento o Capital Intelectual de las personas de la organizacin para mejorar
globalmente aadiendo inteligencia, valor y flexibilidad. Por lo tanto el valor de la
organizacin estar en funcin directa a su capacidad de aprovechar el conocimiento de
todos sus componentes. El mayor activo empresarial ser intangible y se llamar Capital
Intelectual y para gestionarlo ser necesario integrar o generar conocimiento aplicable.
En suma, gestin del conocimiento es el aumento y explotacin del conocimiento de la
organizacin para la mejora simultnea de la productividad y de la competitividad de la
misma.
En esta misma lnea, Beatriz Muoz-Seca y Joseph Riverola entienden que no
basta con una consideracin esttica de los recursos de conocimiento, es necesaria una
comprensin profunda, y una gestin adecuada de la forma en que los conocimientos se
desarrollan en la empresa29.
Por tanto el xito de las empresas depende en gran medida de cmo sepan
gestionar el cmulo de informaciones que manejan o pueden llegar a manejar. Y las
informaciones slo pueden ser gestionadas cuando se convierten en conocimientos,
cuando las personas que componen una organizacin las han asimilado. Es decir que el
ncleo de la gestin empresarial, en la era de la innovacin y de la informacin, se
centra en la interrelacin de conocimientos. Lo ms valioso que una compaa posee es,
por tanto su capacidad de aprovechar e integrar las ideas valiosas que son capaces de
aportar sus integrantes.

12

FASES EN LA CREACIN DE UNA ORGANIZACIN ORIENTADA A LA

GESTIN DEL CONOCIMIENTO.
Para la construccin de una estructura de gestin del conocimiento se pueden
identificar seis fases diferentes. Cada una de estas fases debe realizarse en un momento
del tiempo y con unos participantes diferentes.
Fase I: Inspiracin: Esta primera fase se basa en la concienciacin, dentro de la
organizacin, de la necesidad de implantar un sistema de gestin del conocimiento. La
clave para el xito es que est liderado por los directivos de ms alto nivel.
Como resultado de esta fase tendramos:
-

Que la cpula directiva empiece a asumir los conceptos de gestin del

conocimiento y de organizacin orientada al aprendizaje.

Una catalizacin en el cambio de la cultura organizativa, que es el

paso previo para lograr el xito en el camino hacia una organizacin
basada en el conocimiento.

Nombramiento de un responsable de la gestin del conocimiento, el

denominado DGC (Director de Gestin del Conocimiento).

Fase II: Planificacin y estrategia: En esta fase se empieza a analizar la

viabilidad de su implantacin. Los objetivos sern:
-

Identificar las reas/procesos en que es ms importante un mayor

esfuerzo en la gestin del conocimiento.

Definir en base al punto anterior, posibles proyectos pilotos.

Analizar y evaluar el nivel de preparacin de la organizacin para el

cambio de cultura organizativa.

29

Definir metodologas de actuacin.

Difundir los objetivos al resto de la organizacin.

Op. cit., p. 48.

13

Fase III: Anlisis tcnico: Durante esta fase se debe hacer una revisin
tecnolgica, en la que intervendra el departamento de Tecnologas de la informacin
con los siguientes objetivos:
-

Anlisis de las tecnologas disponibles.

Integracin con los sistemas de informacin ya existentes.

Asegurar la proteccin de las inversiones realizadas.

Seleccin del soporte tecnolgico.

Definicin inicial de bases de datos de conocimiento.

Fase IV: Prototipo: En esta fase se

realiza un prototipo para uno de los

proyectos piloto identificados en la fase II y se plantean los siguientes objetivos:

-

Evaluar el rendimiento de la infraestructura.

Medir los resultados obtenidos en trminos de negocio.

Revisar las metodologas utilizadas.

Valorar los niveles de participacin de los usuarios del piloto.

Obtener conclusiones para su posterior extensin.

Fase V: Implantacin: Una vez establecidos y desarrollados los prototipos, la

siguiente fase es la implantacin global en la organizacin, teniendo en cuenta las
reas/procesos identificados en la fase II.
En este momento debera crearse un rea especfica de gestin del conocimiento,
Departamento de gestin del conocimiento (DGC). Los objetivos a conseguir son:
-

Institucionalizar los sistemas de informacin en el nuevo sistema.

Iniciar el proceso de integracin de los diferentes prototipos.

Implantar los adecuados mecanismos de incentivacin, para lo que se

necesitara el apoyo del departamento de Relaciones Humanos.

Continuar con la extensin e informacin de la nueva cultura

organizativa.

14

Fase VI: Institucionalizacin y mejora continua: Una vez que la organizacin

est orientada a la difusin y utilizacin del conocimiento, los pasos a seguir son:
-

Monitorizar los sistemas implantados.

Mejorar las infraestructuras segn sea necesario y evaluar la

utilizacin de nuevas tecnologas segn van apareciendo.

Identificar nuevas reas/procesos en los que implantarlo.

Una primera conclusin nos lleva a deducir que se est abriendo una nueva era
empresarial en donde el conocimiento producir modificaciones muy profundas dentro
de la organizacin de la empresa.
Los cambios que se han de producir estarn en la valoracin individual que los
empleados han de hacer de su propio conocimiento y la toma de conciencia sobre las
responsabilidades compartidas con el fin empresarial. La sabidura empieza a aflorar
como el activo principal de las empresas complementando y, en algunos casos,
sustituyendo el valor estratgico del capital econmico.
Como consecuencia de este nuevo modelo de gestin va a ocurrir una
transformacin absoluta en la estructura empresarial. Las empresas van a estar mucho
menos jerarquizadas, su organizacin ser neuronal en lugar de piramidal con un
nmero menor de niveles de direccin. El poder de delegacin se situar donde est el
conocimiento. Hay que tener presente que el conocimiento es el objetivo estratgico.

15