CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES TERCEROS

I.

MARCO CONCEPTUAL
I.1. DEFINICIN
Las cuentas por cobrar comerciales representan los activos adquiridos por la
empresa a travs de letras, pagars u otros documentos por cobrar proveniente de
las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios.
De acuerdo al Plan Contable Generalmente Aceptado (PCGA), grupa las subcuentas
que representan los derechos de cobro a terceros que se derivan de las ventas de
bienes y/o servicios que realiza la empresa en razn de su objeto de negocio.
I.2. NOMENCLATURA
La nomenclatura de la cuenta 12 Cuentas por Cobrar Comerciales Terceros
comprende las siguientes subcuentas:

121 Facturas, boletas y otros comprobantes por cobrar

122 Anticipos recibidos de clientes
123 Letras por cobrar

121 Facturas, boletas y otros comprobantes por cobrar: Crditos otorgados a

clientes por venta de bienes o prestacin de servicios. En caso no se haya emitido el
documento pero s devengado el ingreso y la cuenta por cobrar correspondiente, se
debe registrar el derecho exigible en esta subcuenta.
122 Anticipos de clientes: Montos anticipados por clientes a cuenta de ventas
posteriores. Es de naturaleza acreedora.
123 Letras por cobrar: Crditos que se formalizan con letras aceptadas en canje de
facturas, boletas u otros comprobantes por cobrar.
I.3. CRITERIOS PARA UTILIZAR ESTA CUENTA
Utilizacin de las divisionarias
Deber tenerse especial cuidado para seleccionar las divisionarias de esta
cuenta, puesto que el PCGE no ha definido lo que debe incluirse en ellas. Aun
as, creemos que las divisionarias de la subcuenta 121 Facturas, boletas y otros
comprobantes por cobrar se utilizarn en los siguientes casos:

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II.

BASE

NORMATIVA

Para realizar un control interno de las cuentas por cobrar comerciales de una empresa
privada o gubernamental se debe tomar en cuenta lo siguiente:

III.

Normas Internacionales de Auditoria (NIA)

Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGA)
Normas de Control Interno de acuerdo a la R.C. N 320-2006-CG
Aplicacin de los principios bsicos del control interno: el autocontrol,
autorregulacin y la autogestin.
Plan Contable Generalmente Aceptado

CASO PRACTICO
La empresa Distribuidora Santa Mara S.R.L. dedicada a la venta de materiales de
oficina y papelera al por mayor y menor, cuyo Gerente General no cuenta con
informacin oportuna y fidedigna de las cuentas por cobrar comerciales de la empresa
requiere se implemente un sistema control interno de las Cuentas por Cobrar que tiene
la empresa.

SOLUCION:
Haciendo uso de la base normativa del control interno se debe tomar en cuenta las
siguientes medidas:
Comprobar si las cuentas por cobrar son autnticas y si tienen origen en
operaciones de ventas.
Comprobar si los valores registrados son realizables o cobrables en forma
efectiva.
Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen
devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse.
Comprobar si hay una valuacin permanente respecto de intereses y reajustesdel monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance.
Verificar la existencia de deudores incobrables y su mtodo de clculo contable.

Control Interno
De acuerdo a lo principios bsicos de control interno:
1. Se debe implementar una adecuada segregacin de funciones, con personas
independientes que supervisen cada una de las reas en los que intervienen:

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Cuentas a cobrar y su contabilizacin,

Devoluciones y descuentos,
Realizacin de pedidos y crditos,
Facturacin y control de tesorera.

2. Manejar un listado de clientes con el lmite de crdito.

3. Realizar conciliaciones peridicas entre las cuentas a cobrar y el libro mayor al
final de mes.
4. Enviar peridicamente las conciliaciones a los clientes, para su confirmacin.
5. Control sobre las mercaderas facturadas. Debe existir una numeracin correlativa
en los comprobantes (facturas, boletas de venta, guas de remisin, etc.)
6. Comprobacin peridica de las facturas pendientes de cobro.
Forma de llevar un control interno de las cuentas por cobrar
Verificar la existencia y aplicacin de una poltica para el manejo de las cuentas por cobrar.
Determinar la eficiencia de la poltica para el manejo de las cuentas por cobrar.
Verificar que las cuentas por cobrar se encuentren en orden y con documentos
sustentatorios.
Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente.
Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por cobrar, actualizado y
adecuado a las condiciones de la empresa.
Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean correctamente
autorizadas por quien corresponda.
Comprobar que las cuentas por cobrar ests vigentes
Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de las
cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de ste por parte de los
clientes y deudores.
Controlar el efectivo recibido de proveedores.
Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar.
Controlar Notas de dbito y de crdito
Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de nuevo.
Procedimientos:
Verificar fsicamente junto con la persona responsable de las cuentas por cobrar los
documentos que respalden los documentos por cobrar.
Comprobar fsicamente la existencia de ttulos, cheques, letras y documentos por cobrar e
investigar cualquier irregularidad.
Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, RUC, direccin, etc.
Por lo anterior, se necesita manejar estas relaciones entre los clientes de la mejor manera para
evitar cualquier sntoma de irritacin y tendiendo a construir una relacin positiva con ellos.
Ejemplos de estos contactos pueden ser la aplicacin de las lneas de crdito, claridad en las

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facturaciones, procesamiento de acreditamiento de ajustes, y los diversos aspectos de cobranza.
Una eficiencia interna y la cortesa y razonable cooperacin hacia el cliente.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CUENTAS POR COBRAR

Los objetivos del cuestionario al presente rubro son los siguientes:
1. Determinacin de la autenticidad de los derechos adquiridos que se presentan en el estado
de situacin financiera.
2. Determinacin de la propiedad de su presentacin en dicho estado, de acuerdo con su
grado de realizacin y naturaleza.
3. Determinacin de su correcta valuacin y de la probabilidad de cobro de los derechos
presentados.
4. Verificacin de las cuentas por cobrar como parte integrante del rgimen de propiedad del
negocio, incluyendo la verificacin de su libre disposicin.

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