SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

- SSYMA GESTIN DE REQUISITOS LEGALES Y

OTROS REQUISITOS

U.E.A. CAROLINA I
CERRO CORONA
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para un proceso sistemtico de identificacin, evaluacin continua y acceso
a los requisitos legales y otros requisitos aplicables al Sistema Integrado de Gestin SSYMA en las
actividades e instalaciones relacionadas con los procesos de Gold Fields La Cima S.A.

2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicacin a todos los Requisitos Legales y/o a aquellos requisitos suscritos
voluntariamente por Gold Fields La Cima S.A. relacionados con el Sistema Integrado de Gestin de las
actividades, servicios, procesos, instalaciones y productos de Gold Fields La Cima S.A. y/o sus
contratistas.

3.

DEFINICIONES

3.1.

Coordinador SSYMA: Es la persona responsable de la implementacin, mantenimiento y mejora

continua del SSYMA.

3.2.

Entidad Reguladora (Entidad): Es la entidad competente frente a la cual se debe acreditar el

cumplimiento de obligaciones, de ser el caso, a quien se debe entregar los informes preparados para
cumplir con los Requisitos Legales.

3.3.

Norma de cumplimiento: Es aquel dispositivo legal cuyo contenido abarca obligaciones medibles
para la organizacin.

3.4.

Norma de referencia: Es aquel dispositivo legal cuyo contenido no abarca obligaciones medibles para
la organizacin.

3.5.

Personal de Gold Fields La Cima S.A.: Son todos los trabajadores que pertenecen a la planilla de
Gold Fields La Cima S.A.

3.6.

Otros Requisitos: Son aquellas obligaciones o prohibiciones de seguridad, salud ocupacional y medio
ambiental que no se encuentran recogidas en los Requisitos Legales pero son de obligatorio
cumplimiento para Gold Fields La Cima S.A., tales como las polticas internas, compromisos asumidos
voluntariamente, entre otras.

3.7.

Representante de la Direccin: Son las personas responsables del sistema integrado de gestin, el
Coordinador del Sistema Integrado de Gestin reporta al Representante de la Direccinn.

3.8.

Requisitos Legales: Son aquellas obligaciones o prohibiciones derivadas de disposiciones legales de

seguridad, salud ocupacional y medio ambiente cuyo cumplimiento no es voluntario sino obligatorio
para Gold Fields La Cima S.A. y/o sus contratistas. El no cumplimiento de los mismos puede ocasionar
sanciones o derivar en responsabilidades civiles o penales.

3.9.

Responsable del rea: Es la persona a cargo de determinada actividad, servicio, proceso, instalacin
y/o producto.

3.10. Sistema Integrado de Gestin (SSYMA): Parte del Sistema de Gestin de una organizacin,
empleada para desarrollar e implementar su poltica integrada de gestin en los aspectos de
seguridad, salud ocupacional y medio ambiente.

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3.11. Software de Gestin Operativa Remota (GEORGE): Herramienta que provee informacin
actualizada sobre la legislacin aplicable a la actividad minera. Asimismo, permite el manejo
sistemtico de la informacin legal relativa a las obligaciones y permisos en materia ambiental, de
seguridad y salud ocupacional y minera.

4. RESPONSABILIDADES
4.1. Jefe Legal y/o Abogado responsable
Identificar los requisitos legales y comunicar a los Responsables de rea sobre su aplicacin
Actualizar la Lista Maestra de documentos externos (SSYMA-P03.08-F-03) con los requisitos legales.
Asesorar a los responsables de rea en la interpretacin de los requisitos legales.
Verificar el seguimiento y evaluar el cumplimiento de los Requisitos Legales.
4.2. Supervisor de Medio Ambiente
Informarse sobre los otros requisitos ambientales que la organizacin suscriba.
Comunicar y asesorar a los Responsables de rea sobre su aplicacin
Verificar el seguimiento y evaluacin del cumplimiento de los otros requisitos ambientales que la
organizacin suscriba.
4.3. Coordinador SSYMA
Generar una Solicitud de Accin Correctiva/Preventiva segn sea necesario.
Actualizar la Lista Maestra de documentos externos (SSYMA-P03.08-F-03) con los otros requisitos.
4.4. Gerente de Seguridad y Salud Ocupacional
Coordinar con el Jefe Legal la identificacin y evaluacin de los requisitos legales y otros requisitos de
seguridad y salud ocupacional que sean aplicables.
Comunicar los otros requisitos aplicables a las reas de Gold Fields La Cima S.A. y partes interesadas
relevantes.
Verificar el cumplimiento de los otros requisitos aplicables por parte de las reas de Gold Fields La Cima
S.A.
4.5. Responsable de rea
Informar al rea de Seguridad y Salud Ocupacional, rea de Medio Ambiente y al Jefe Legal los
requisitos o compromisos suscritos, relacionados con Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
Informar en caso se vaya a iniciar una nueva actividad, servicio (que requiera permisos o licencias),
proceso y/o instalacin con la debida anticipacin al Jefe Legal y/o al Abogado Responsable cuando sea
necesario segn lo determinado por el Coordinador SSYMA.
Cumplir con los Requisitos Legales y otros requisitos que la organizacin suscriba.
Cumplir con las recomendaciones realizadas por el Jefe Legal y/o al Abogado Responsable.
4.6. Auditor de Cumplimiento Social/Relacionista Comunitario
Informar sobre los otros requisitos de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente que la
organizacin suscriba con la comunidad.
Verificar el seguimiento y evaluar el cumplimiento de los otros requisitos suscritos con la comunidad.

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5. ESTANDARES
ACTIVIDAD

Identificacin de
los Requisitos
Legales y otros
requisitos

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

Jefe Legal y/o

Abogado
responsable

5.1. Asegurar que el estudio legal y/o

tercero contratado, revise diariamente la
legislacin y reglamentacin de seguridad,
salud ocupacional y ambiental aplicable a
Gold Fields La Cima S.A. a nivel local,
regional y nacional (incluyendo los
requisitos derivados de compromisos
adquiridos mediante polticas corporativas,
convenios,
acuerdos
y
programas
relacionados al SSYMA) con la lectura
diaria del Diario Oficial El Peruano, del
GEORGE, del reporte diario de la Sociedad
Nacional de Minera Petrleo y Energa
(SNMPE) y de los estudios de abogados,
del Sistema Peruano de Informacin
Jurdica (SPIJ), Panorama Cajamarquino
y/o de cualquier otro medio que contenga la
informacin de los requisitos legales.

Auditor de
Cumplimiento
Social/ Relacionista
Comunitario

5.2. Identificar los otros requisitos de

seguridad, salud ocupacional y medio
ambiente que la organizacin suscriba con
la comunidad.

Gerente de
Seguridad y Salud
Ocupacional

5.3. Identificar los otros requisitos de

seguridad y salud ocupacional que la
organizacin suscriba.

REGISTRO

-------

5.4. Identificar requisitos legales con la

lectura del reporte diario de la Sociedad
Nacional de Minera Petrleo y Energa
(SNMPE) e informa al rea legal para su
control.

Comunicacin
de los nuevos
Requisitos
Legales
aplicables y
otros requisitos

Supervisor de
Medio Ambiente

5.5. Identificar los otros requisitos de medio

ambiente que la organizacin suscriba.

Jefe Legal y/o

Abogado
responsable

5.6. Coordinar con el estudio legal y/o

tercero contratado la comunicacin a
travs del correo electrnico a los
Responsables de rea sobre la publicacin
de nuevos Requisitos Legales y sus
alcances en un plazo no mayor de cinco
das hbiles desde la publicacin de la
norma. Dependiendo de la complejidad de
los requisitos legales emite un informe de
sus alcances en un plazo no mayor de
quince das hbiles de publicada la norma.

Correo

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ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

Auditor de
Cumplimiento
Social/Relacionista
Comunitario

5.7. Comunicar a los responsables de rea,

sobre los otros requisitos que la
organizacin suscriba con la comunidad y
sus alcances en un plazo no mayor de cinco
das hbiles desde su celebracin.
5.8. Informar a travs del correo electrnico
a los Responsables de rea sobre la
aplicacin de otros requisitos ambientales
que la organizacin ha suscrito y sus
alcances en un plazo no mayor de quince
das calendario de adquirido el compromiso

REGISTRO
electrnico

Supervisor de
Medio Ambiente

Actualizacin de
los Requisitos
Legales
aplicables y
otros requisitos

Comunicacin al
Jefe Legal y/o al
Abogado
Responsable

Gerente de
Seguridad y Salud
Ocupacional

5.9. Informar a travs del correo electrnico

a los responsables de rea sobre la
aplicacin de otros requisitos de seguridad y
salud ocupacional que la organizacin ha
suscrito y sus alcances en un plazo no
mayor de quince das hbiles.

Jefe Legal y/o

Abogado
responsable

5.10. Asegurar que el estudio legal y/o

tercero contratado mantenga actualizada
la Lista maestra de documentos externos
(SSYMA-P03.08-F-03)
donde
estn
registrados todos los Requisitos Legales en
un plazo no mayor de 20 das tiles desde
la publicacin o conocimiento de la nueva
norma.

Coordinador
SSYMA

Responsable de
rea

5.11. Actualizar la Lista maestra de

documentos externos (SSYMA-P03.08-F03) en donde estn registrados todos los
otros requisitos que la organizacin ha
suscrito en un plazo no mayor de 20 das
tiles desde que se formaliza el nuevo
requisito.
5.12. Cualquier rea de Gold Fields La
Cima S.A. que tenga previsto el inicio o
trmino de alguna actividad, servicio (que
ameriten licencias o permisos) y/o proceso,
as como la incorporacin o baja de
instalaciones, deber comunicarlo al Jefe
Legal y/o al Abogado Responsable, cuando
sea necesario, segn lo determinado por
Coordinador SSYMA.

Correo
electrnico

Lista Maestra de
Documentos
Externos
(SSYMA-P03.08F-03)

Correo
electrnico

5.13. Esta
obligacin
incluye
la
comunicacin
oportuna
sobre
la
incorporacin de personal nuevo a sus
reas, o su salida, de ser el caso, a efectos
de gestionar el alta o la baja de las licencias
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ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
individuales
corresponda.

Responsable de
rea

Implementar los
alcances de
Requisitos
Legales y otros
requisitos

Jefe Legal y/o

Abogado
responsable
Gerente de
Seguridad y Salud
Ocupacional/Super
visor de Medio
Ambiente
Auditor de
Cumplimiento
Social/Relacionista
Comunitario
Responsable de
rea

Jefe Legal y/o

Abogado
responsable y/o
tercero autorizado
por el Jefe Legal

Cumplimiento
de los
Requisitos
Legales
aplicables y
otros requisitos

respectivas,

REGISTRO

segn

5.14. Implementar los alcances de los

Requisitos Legales y otros relacionados a
las
actividades,
servicios,
procesos,
instalaciones y productos de Gold Fields La
Cima S.A. y/o sus contratistas.
5.15. Asistir de ser el caso, a los
Responsables de rea para establecer los
alcances de los Requisitos Legales.
----5.16. Asistir a los Responsables de rea
en los alcances de los otros requisitos que
la organizacin suscriba.

5.17. Asistir a los Responsables de rea

en los alcances de los otros requisitos que
la organizacin suscriba con la comunidad.
5.18. Cumplir con los Requerimientos
Legales y otros requerimientos que le sean
aplicables a su rea.
5.19. Presentar
ante
la
autoridad
competente, cuando corresponda, los
documentos, escritos e informes preparados
y enviados por el Responsable de rea.

Cargo de
documento
presentado

5.20. Mantener permanente contacto con

las autoridades competentes para la
solicitud o renovacin de los permisos de
seguridad, salud ocupacional y ambiental.
5.21. Verificar junto con los Responsables
de las reas correspondientes, la vigencia
de las licencias y permisos de Gold Fields
La Cima S.A. y actualiza la informacin en
el registro Cuadro de Control de Licencias y
Permisos (SSYMA-P02.05-F-02).

Cuadro de
Control de
Licencias y
Permisos
(SSYMA-P02.05F-02)

5.22. Elaborar conjuntamente con los

Responsables de rea el formato Monitoreo
del Cumplimiento de Requisitos Legales
(SSYMA-P02.05-F-01), cuyo cumplimiento
debe ser supervisado semestralmente por el
Jefe Legal y/o el Abogado responsable

Monitoreo del
Cumplimiento de
Requisitos
Legales (SSYMAP02.05-F-01)

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ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

REGISTRO

5.23. La metodologa a utilizar en el

mapeo y monitoreo de los requisitos
contenidos en las normas identificadas, se
debe tomar en cuenta nicamente aquellos
requisitos que generan o establecen una
obligacin de carcter material para la
empresa (Norma de Cumplimiento), no
considerar
las
estipulaciones
que
establezcan definiciones, requisitos de
forma y/o procedimientos (Norma de
Referencia).
5.24. Calificar
el
grado
de
cumplimiento en funcin a los siguientes
criterios:
20% - Se planifica la implementacin del
requisito.
40% - El rea a cargo toma competencia
a fin de ejecutar las acciones de lo
planificado.
60% - Se ejecutan las acciones del plan
de implementacin.
80% - El plan de implementacin est por
concluir.
100% - El plan de implementacin est
concluido.
5.25. Actualizar el estado y cumplimiento
del avance de la implementacin del
Requisito Legal aplicable en el formato
Monitoreo del Cumplimiento de Requisitos
Legales (SSYMA-P02.05-F-01).
Supervisor de
Medio Ambiente

5.26. Actualizar el estado y cumplimiento

del avance de la implementacin de los
otros requisitos ambientales que la
organizacin suscribe semestralmente en el
formato Cuadro de Cumplimiento de
Compromisos Ambientales asumidos en el
EIA (SSYMA-P02.05-F-03), y cuando sea
necesario en el formato Monitoreo del
Cumplimiento de Otros Requisitos (SSYMAP02.05-F-04).

Cuadro de
cumplimiento de
compromisos
ambientales
asumidos en el
EIA (SSYMAP02.05-F-03)

Gerente de
Seguridad y Salud
Ocupacional

5.27. Actualizar
el
estado
de
cumplimiento
del
avance
de
la
implementacin de los otros requisitos de
seguridad y salud ocupacional que la
organizacin suscriba semestralmente en el
formato Monitoreo del Cumplimiento de
Otros Requisitos (SSYMA-P02.05-F-04).

Monitoreo del
Cumplimiento de
Otros Requisitos
(SSYMA-P02.05F-04)

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ACTIVIDAD

Evaluacin del
cumplimiento de
los Requisitos
Legales
aplicables y
otros

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

REGISTRO

Auditor de
Cumplimiento
Social/Relacionista
Comunitario

5.28. Actualizar semestralmente el estado

y cumplimiento del avance de la
implementacin de los otros requisitos
ambientales y de seguridad y salud
ocupacional que la organizacin suscribe
con la comunidad en el formato Monitoreo
del Cumplimiento de Otros Requisitos
(SSYMA-P02.05-F-04).

Jefe Legal y/o

Abogado
responsable

5.29. Comunicar todas las obligaciones

y/o
recomendaciones
contenidas
en
documentos tales como licencias, permisos,
fiscalizaciones, entre otros, al Gerente y/o
Responsable de rea correspondiente,
quien(es) deber(n) ejecutar y realizar el
seguimiento al cumplimiento de las mismas,
segn corresponda.

Jefe Legal y/o

Abogado
responsable

5.30. Evaluar anualmente el cumplimento

de los Requisitos Legales establecidos para
las distintas reas de Gold Fields La Cima
S.A., a travs de una auditoria legal
externa.

Informe de la
evaluacin del
cumplimiento de
los requisitos
legales

Gerente de
Seguridad y Salud
Ocupacional/
Auditor de
Cumplimiento
Social/Relacionista
Comunitario
Supervisor de
Medio Ambiente

5.31. Evaluar anualmente el cumplimiento

de los otros requisitos asumidos por Gold
Fields La Cima S.A. y registrar en el formato
Monitoreo del Cumplimiento de Otros
Requisitos (SSYMA-P02.05-F-04)

Monitoreo del
Cumplimiento de
Otros Requisitos
(SSYMA-P02.05F-04)

5.32. Evaluar anualmente el cumplimiento

de los otros requisitos asumidos por Gold
Fields La Cima S.A. y registrar en el formato
Cuadro de cumplimiento de compromisos
ambientales asumidos en el EIA (SSYMAP02.05-F-03) segn corresponda.

Cuadro de
cumplimiento de
compromisos
ambientales
asumidos en el
EIA (SSYMAP02.05-F-03)

Jefe Legal y/o

Abogado
responsable/
Gerente de
Seguridad y Salud
Ocupacional/el
Supervisor de
Medio Ambiente/
Auditor de
Cumplimiento
Social/Relacionista
Comunitario/

5.33. En
caso
de
verificar
el
incumplimiento de alguna obligacin y/o
requisito legal u otros, segn sea el caso,
otorgan al Responsable de rea un plazo
para
el
cumplimiento
de
las
recomendaciones realizadas durante el
seguimiento al cumplimiento de las mismas.
5.34. Enviar va correo electrnico un
informe
indicando
los
avances
al
Coordinador
SSYMA
con copia al
Representante de la Direccin, para que
segn los resultados del informe pueda

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ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Coordinador
SSYMA

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

REGISTRO

decidir si genera una Solicitud de Accin

Correctiva/Preventiva segn lo indicado en
el procedimiento de Gestin de No
Conformidades, Acciones Preventivas y
Correctivas (SSYMA-P04.06)
5.35. Generar una Solicitud de Accin
Correctiva/Preventiva segn lo indicado en
el procedimiento de Gestin de No
Conformidades, Acciones Preventivas y
Correctivas (SSYMA-P04.06)

Solicitud de
Accin
Correctiva/Preven
tiva (SSYMAP04.06-F-01)

6. ANEXOS
N.A

7. FORMATOS.
7.1 Monitoreo del Cumplimiento de Requisitos Legales y Otros Requisitos (SSYMA-P02.05-F-01)
7.2 Cuadro de Control de Licencias y Permisos (SSYMA-P02.05-F-02)
7.3 Cuadro de cumplimiento de compromisos ambientales asumidos en el EIA (SSYMA-P02.05-F-03)
7.4 Monitoreo del Cumplimiento de Otros Requisitos (SSYMA-P02.05-F-04)
7.5 Lista Maestra de Documentos Externos (SSYMA-P03.08-F-03)

8. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS

8.1 Ley N 29783 Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, Art. 23 y 68.
8.2 D.S. 005-2012-TR Reglamento de la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo; Art. 77 (a) y 79.
8.3 Normas ISO 14001, OHSAS 18001, Requisito 4.3.2, 4.5.2

9. VERIFICACIN (INSPECCIN/AUDITORIA)
9.1 Dos veces al ao en procesos de auditorias internas y externas del sistema integrado de gestin.

10. EQUIPO DE TRABAJO

10.1 Ines Nuovero
10.2 Manuel A. Escudero
10.3 Maria Gallesi
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11. REVISIN Y MEJORAMIENTO CONTINUO

11.1 Este procedimiento ser revisado como mnimo anualmente y mejorado continuamente.

ELABORADO POR

REVISADO POR

REVISADO POR

APROBADO POR

Manuel Escudero

Juan Jos Granda

Tomas Chaparro

Manuel Diaz

Gerente de SSO

Gerente
General/Gerente de
Operaciones

Abogado Responsable
Fecha: 01/08/2013

Gerente Legal

Fecha: 06/08/2013

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