CONSCIENTIZAO DO PAPEL DO ARQUIVO DA UNIRIO

NO CENRIO UNIVERSITRIO
COSTA, Sonia;
CARVALHO, Priscila Freitas de;
FRANA, Patrcia Machado Goulart;
MOREIRA, Luciane Alves;
NOGUEIRA, Rafael de Castro;
PATUELI, Fabiana da Costa Ferraz;
SOUSA, Alice Veridiana de;
VELOSO, Jaqueline Wenderroscky Jos
Lopes;
VIEIRA, Paulina Aparecida Marques.
A Resoluo n. 815, de 20 de dezembro de 1990, que dispe sobre a
criao e implantao do Arquivo Central - AC, da Universidade Federal do
Estado do Rio de Janeiro - UNIRIO, veio contemplar um antigo anseio da
comunidade arquivstica, j que o primeiro Curso de Arquivologia realizado pelo
Arquivo Nacional foi transferido e incorporado em 1977, atravs do Decreto n.
79.732, de 24 de maio de 1977, Federao das Escolas Federais Isoladas
do Estado da Guanabara - FEFIEG, que passou a ser, posteriormente, a
Federao das Escolas Federais Isoladas do Estado do Rio de Janeiro FEFIERJ. Em 1979, finalmente, atravs da Lei n. 6.655, de 05 de junho de
1979, foi criada a Universidade do Rio de Janeiro - UNIRIO, que permaneceu
com essa denominao at o ano de 2001, quando sofreu nova modificao
estatutria, passando a denominar-se Universidade Federal do Estado do Rio
de Janeiro - UNIRIO.
Desde o momento da incorporao do Curso de Arquivologia do Arquivo
Nacional s modificaes estruturais tanto administrativas quanto acadmicas
realizadas no decorrer da histria da UNIRIO, no se pensava em um Arquivo
como integrante da estrutura universitria, prova disso que sequer foi
mencionado, no primeiro Estatuto da Universidade, de 07 de dezembro de
1981, e tambm no Regimento Geral de 1982, que estabeleceu como rgos
suplementares, vinculados Reitoria, somente a Biblioteca Central e o Hospital
Universitrio Gaffre e Guinle. O estatuto definia que os rgos suplementares

eram criados a servio dos Centros Universitrios e demais rgos para efeito
de ensino, pesquisa e extenso. A organizao, a competncia e o
funcionamento dos rgos suplementares seriam definidos no regimento da
reitoria.
Anos mais tarde, em 1990, por iniciativa de alguns professores do
Centro de Cincias Humanas e Sociais, formou-se um grupo de trabalho,
reunido atravs da Portaria n. 438, de 21 de julho de 1990, com a finalidade
de criar o Arquivo Central da UNIRIO, concebido como um sistema de
arquivos capaz de orientar a Gesto de Documentos na UNIRIO, e assessorar
aes acadmicas e administrativas, promovendo a recuperao dos
documentos e a disseminao da informao, conforme o artigo 5. Passados
alguns anos daquela iniciativa, percebemos que o Regimento do Arquivo
Central, apesar de obviamente defasado, merece alguns destaques pelo seu
pioneirismo conceitual.
O primeiro aspecto a destacar o fato do Arquivo Central j ter sido
pensado e criado regimentalmente como um rgo suplementar vinculado
Reitoria. Isto significa dizer que o Arquivo Central foi concebido para ser o
responsvel

pela

poltica

arquivstica

na

Universidade,

atendendo

administrao e, previu em seu Artigo 5, nas alneas c proporcionar estgio

supervisionado e aula prtica e d promover a integrao entre as vrias
disciplinas do currculo, bem como

proporcionar parmetros para a

reestruturao do currculo do curso de Arquivologia, atendendo tambm s

aes acadmicas. bom lembrar que naquele momento ainda no tnhamos
uma legislao federal em vigor que amparasse a Gesto de Documentos,
embora na Constituio da Repblica Federativa do Brasil, de 05 de outubro de
1988, a Gesto de Documentos tenha sido mencionada no Artigo 216,
transcrito na ntegra:
Art. 216. Constituem patrimnio cultural brasileiro os
bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente
ou em conjunto, portadores de referncia identidade, ao,
memria dos diferentes grupos formadores da sociedade
brasileira, nos quais se incluem:
I - as formas de expresso;
II - os modos de criar, fazer e viver;
III - as criaes cientficas, artsticas e tecnolgicas;
IV - as obras, objetos, documentos, edificaes e
demais espaos destinados s manifestaes artsticoculturais;

V - os conjuntos urbanos e stios de valor histrico,

paisagstico, artstico, arqueolgico, paleontolgico, ecolgico
e cientfico.
1 - O Poder Pblico, com a colaborao da
comunidade, promover e proteger o patrimnio cultural
brasileiro, por meio de inventrios, registros, vigilncia,
tombamento e desapropriao, e de outras formas de
acautelamento e preservao.
2 - Cabem administrao pblica, na forma da lei,
a gesto da documentao governamental e as providncias
para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.
3 - A lei estabelecer incentivos para a produo e o
conhecimento de bens e valores culturais.

Dessa forma, a UNIRIO, em 1990, antecipando-se legislao

arquivstica que viria a ser aprovada um ms depois, mais precisamente a Lei
n. 8.159, de 08 de janeiro de 1991, iniciou o processo de implantao do seu
Arquivo Central concebendo regimentalmente um sistema de arquivos com
capacidade de gerar e implementar a poltica arquivstica que estava para ser
nacionalmente aprovada. E assim, na Ata da 221. Sesso do Conselho
Universitrio da UNIRIO, realizada no dia 04 de dezembro de 1990, foram
aprovados a criao do Arquivo Central e o seu Regimento.
Cabe aqui uma oportuna reviso sobre a proposta de uma das
conselheiras representantes do Centro de Cincias Humanas e Sociais, na
221. Sesso daquele Conselho que sugeriu alterar o texto do artigo quarto do
Regimento do Arquivo Central: [...] no artigo quarto a palavra 'pblico' seja
modificada para 'privada', porque seno a caracterizao do acervo ficaria
exatamente igual ao das Bibliotecas. Vejamos o artigo quarto na ntegra: O
acervo geral dos arquivos da UNIRIO constituir-se- de toda a informao
produzida e adquirida pela Universidade cujo carter seja privado, de memria
cultural e de disseminao tcnica, cientfica e artstica. Diante do exposto,
observamos ter havido um equvoco quanto ao emprego da palavra privado
no regimento do Arquivo, que elucidamos a seguir: a UNIRIO foi instituda pelo
Poder Pblico, logo produz e acumula documentos pblicos. Ademais,
podemos conceber que o carter dos documentos de um arquivo, mesmo os
de arquivos universitrios, pode ser pblico e/ou privado, e no somente
privado como se pensou na poca.
A explicao se consolidaria com a Lei n. 8.159 de 1991, que
esclareceu a questo e conceituou:

Art. 7. Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos

produzidos e recebidos no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de
mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de
suas funes administrativas, legislativas e judicirias.
Da mesma forma, no Artigo 11, tem a definio de arquivos privados
conforme se verifica:
Artigo 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas em decorrncia de
suas atividades.
E complementando, citamos o Artigo 12, in verbis:
Artigo 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder
Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados
como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento
cientfico nacional.
Este o caso dos arquivos universitrios federais que consideramos
acervos de interesse pblico e social, j que renem a produo tcnicoartstica e cientfica produzida no mbito da graduao, extenso e psgraduao, por aqueles que tiveram uma profcua produo intelectual.
Assim, o Arquivo Central da UNIRIO tem recebido solicitaes para
incorporar a seu acervo doaes de arquivos privados, dentre os quais um
avaliado por comisso de professores como de relevante importncia para a
UNIRIO, bem como para a histria do teatro brasileiro.
O segundo aspecto que importante a analisar sobre a concepo do
arquivo da UNIRIO ter sido moldada como um sistema, buscando junto aos
rgos geradores e acumuladores de documentos a corresponsabilidade pela
gesto, o que justificou a criao dos arquivos setoriais como rgos
deliberativos e de assessoramento ao sistema, funcionando como arquivos
intermedirios. No entanto, o regimento deixou a desejar quando no atendeu
as trs fases da gesto, ou seja, produo, utilizao e destinao de
documentos, especialmente a fase da utilizao, que se refere s atividades de
protocolo.
Muito embora o Arquivo Central tenha sido aprovado para funcionar
como um sistema, no teve incorporado sua estrutura o Servio de
Comunicao e Protocolo - SCP da UNIRIO, que deveria fazer parte integrante
4

de qualquer sistema de Gesto de Documentos. Provavelmente, isto aconteceu

por falta de apoio da comunidade que no tinha, at aquele momento, o
entendimento necessrio, permanecendo o SCP vinculado Pr-Reitoria de
Administrao at os dias de hoje. Claro est que no podamos obter pleno
xito na administrao do Arquivo Central e gesto do acervo, uma vez que a
fase inicial do processo de Gesto de Documentos ficou de fora do sistema.
Da mesma forma, naquela poca, ainda no tnhamos um Plano e um
Cdigo de Classificao para as atividades meio e fim que nos permitissem
avaliar e classificar os documentos de forma padronizada.

Hoje, podemos

contar com ferramentas eficazes, tais como a Tabela de Temporalidade e

Destinao de Documentos - TTDD da atividade-meio e de Cdigo de
Classificao de Assuntos aprovados e publicados para serem utilizados nos
rgos pblicos nas esferas municipal, estadual e federal em todo territrio
nacional. A partir de 2006, o Arquivo Nacional buscou desenvolver junto s
Instituies Federais de Ensino Superior - IFES, inclusive com participao da
UNIRIO, o Cdigo de Classificao de Documentos e a Tabela de
Temporalidade e Destinao de Documentos da atividade-fim, que encontramse em consulta pblica para posterior aprovao.
Concebido e aprovado, o Arquivo Central no avanou devido a estas
falhas estruturais e a inmeras dificuldades tais como pessoal especializado,
recursos financeiros e espao fsico adequado. No entanto, o AC manteve-se
representado na estrutura informal e participando das reunies do Conselho
Universitrio, mas sem direito a voto. Com a aprovao do novo Estatuto da
Universidade, em 05 de outubro de 2001, pela Portaria n. 2166, o Arquivo
Central foi finalmente contemplado na estrutura formal como rgo
Suplementar e seu diretor como membro nato do Conselho Universitrio, isto
quer dizer, com direito a voto.
Impulsionada pela nova proposio estatutria, que objetiva alteraes
estruturais, a comunidade arquivstica sentiu a necessidade de remodelar o
Regimento do Arquivo Central e, atravs de um Grupo de Trabalho institudo
pela Portaria n. 137, de 08 de abril de 2002, buscou aprimorar as
competncias e a estrutura do Sistema de Arquivos. Todavia, esse regimento
nem chegou a ser levado ao Conselho Universitrio para aprovao, tendo em

vista que o Regimento Geral1 da Universidade estava desatualizado e havia

sido convocada uma estatuinte para elaborar um novo Regimento Geral.
Aguardando que o novo Regimento Geral da UNIRIO fosse aprovado no
foram realizadas mudanas necessrias quanto estrutura do Arquivo Central
para o controle da documentao na sua fase corrente, isto , a transio do
Servio de Comunicao e Protocolo para o Arquivo Central. Essa alterao
vem de encontro com a Poltica Nacional de Arquivos estabelecida pelo
Arquivo Nacional, se considerarmos que todos os documentos da instituio
devem receber o tratamento arquivstico. As atividades de Protocolo, por sua
vez, so constitudas das seguintes rotinas: recebimento, registro, autuao,
classificao, expedio/distribuio e controle/movimento. Dessa forma,
entendemos que so rotinas indissociveis do ciclo documental que se inicia na
fase corrente.
O Estatuto de 2001 est sendo alterado por comisso nomeada pela
Reitora e ser submetido aos Conselhos Superiores para aprovao. A partir
dessa mudana estatutria, o Arquivo Central ir propor as modificaes que
julga necessrias e inadiveis em seu prprio Regimento. A primeira e mais
importante mudana sugerida, e que permitir a implantao do processo de
Gesto de Documentos na ntegra, por tantos anos prejudicada, a
incorporao do Servio de Comunicao e Protocolo da Universidade
estrutura do Arquivo Central.
A equipe do AC composta hoje por oito arquivistas, sendo seis deles
efetivados nos ltimos dois anos, e finalmente apresentar aos Conselhos
Superiores uma nova proposta de regimento que incluir em sua estrutura o
Servio de Comunicao e Protocolo da Universidade.

A proposta desse

regimento trar a idia de descentralizar, no sistema de arquivos, os servios

de protocolo, beneficiando as unidades que ainda no tm acesso direto ao
protocolo, o que propiciar agilidade na tramitao dos documentos e, em
conseqncia, tornar mais gil a gesto em todas as unidades acadmicas e
administrativas da Universidade.
Sendo assim, as unidades de Arquivo e Protocolo foram pensadas para
serem implantadas em reas geogrficas de acordo com a localizao dos
1 O Regimento Geral da UNIRIO que se encontra em vigor, at o presente momento, foi publicado em
Dirio Oficial da Unio em 1982.

diversos espaos universitrios e desenvolver atividades junto aos arquivos

intermedirios, mantendo assim, o modelo sistmico proposto. O desafio
enorme, uma vez que precisamos pensar tambm na massa documental
acumulada, inclusive documentos arquivsticos digitais, ao mesmo tempo em
que iremos desenvolver aes prprias de arquivos correntes.
Dessa forma, como parte integrante de sua poltica, e passados quase
20 anos, o Arquivo Central em seu prximo regimento, finalmente completa a
sua estrutura incorporando o Servio de Comunicao e Protocolo que ir
permitir o desenvolvimento das fases da Gesto de Documentos de forma
plena, legal e tecnicamente concebida.
Para a consecuo do trabalho de Gesto de Documentos o primeiro
passo da equipe foi elaborar o diagnstico da situao dos acervos nas
unidades acadmicas e administrativas. Os diagnsticos realizados apontaram
como resultado a ausncia de uma poltica de administrao das atividades de
gesto e, consequentemente de preservao da memria institucional. Foram
verificados ainda o descumprimento de qualquer fluxo de documentos,
ausncia de normativas, tais como regulamentos ou regimentos prprios das
unidades acadmicas e administrativas, que trouxeram como conseqncia o
entendimento de que as atividades so desenvolvidas atravs da prxis
adquirida com o passar do tempo. Tambm no h procedimento apropriado
para o arquivamento nem o controle da documentao expedida e/ou recebida,
alm da falta de espaos fsicos adequados. Parte do acervo encontrado nas
unidades est acondicionado em caixas ou sacos de lixo, sem identificao,
abandonado, apresentando infestao de microorganismos, insetos, roedores,
ao do tempo etc., tornando-se praticamente impossvel a sua recuperao.
No de estranhar essa situao em que se encontram os arquivos da
UNIRIO, se associarmos ao fato de que desde o Imprio, quando foi criado o
Arquivo Pblico, em 1838, encontramos relatrios de seus diretores que
apresentavam dificuldades semelhantes na manuteno do acervo documental.
Jos Honrio Rodrigues, historiador do Instituto Histrico e Geogrfico
Brasileiro - IHGB, ao assumir a direo do Arquivo Nacional, em 1958, aps um
ano de gesto, apresentou trabalho expondo a situao. Baseou-se na leitura
de todos os relatrios desde 1844, procurando solues para os problemas de
organizao do Arquivo. Este trabalho foi publicado em 1959, pelo Ministrio da
7

Justia e Negcios Interiores, e em suas concluses, Rodrigues (1959, p. 65)

admite que s uma lei do Congresso Nacional poder determinar a
obrigatoriedade do recolhimento, e, consequentemente, preservao, seleo e
eliminao da documentao dos rgos integrantes dos poderes da Unio.
Em resumo: o relatrio destacou problemas importantes que j naquele
momento apontavam para o colapso e a destruio sistemtica dos
documentos, alm da falta de pessoal, de edificao apropriada e,
principalmente, a falta de conscientizao sobre a preservao do patrimnio
documental da nao (RODRIGUES,1959).
O que nos ocorre para tentar explicar o caos que ainda persiste, mesmo
no mbito das universidades, que somente em 1991 a Lei de Arquivos n
8159 vem formalizar a poltica nacional de arquivos a que se referia Jos
Honrio Rodrigues, fazendo incluir a Gesto de Documentos pblicos e
privados como um ato legal. A partir da vo sendo editadas resolues do
Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ2 estabelecendo normas referentes
temporalidade, classificao, recolhimento, eliminao, destinao e
preservao de acervos arquivsticos. Entretanto, da mesma forma como se
deu no Arquivo Nacional, encontramos as mesmas dificuldades e, apesar da
aprovao da to desejada Lei Federal, o Arquivo Central da UNIRIO tambm
no teve o desenvolvimento esperado.
Face ao exposto, uma das atitudes da equipe foi a de conscientizar a
comunidade para a necessidade de participar do processo de gesto, j que
so os legtimos produtores dos documentos. O que se quer enfatizar que o
Arquivo Central ainda no visto como uma unidade estratgica para a
instituio, conforme assinala Santos (2003, p. 40):
os problemas de Arquivos se repetem historicamente e o
arquivo ainda no visto, em geral, como uma unidade
estratgica da instituio. Sua posio hierrquica no
organograma das instituies, subordinada aos setores
responsveis pelos servios gerais, ainda comum e
ilustra esta afirmao.

Outro autor que abordou o tema, e vale a pena ressaltar, foi Paes (1996,
p. 57):
2 As Resolues do CONARQ que nos referimos so: Resoluo CONARQ N 05, de 30 de setembro
de 1996; Resoluo CONARQ N 07, de 20 de maio de 1997; e a Resoluo CONARQ N 14, de 24
de outubro 2004.

No tenho receio de afirmar que a maioria das empresas

e instituies governamentais convivem com este
problema. Seus arquivos, muitas vezes meros depsitos
de papis, esto abarrotados de documentos sem
qualquer tratamento tcnico, ocupando reas valorizadas
ou inadequadas para armazenagem e, o que pior, sem
qualquer possibilidade de acesso.

A soluo para esse caos documental quase sempre adiada, no s

por falta de sensibilidade dos dirigentes e administradores para compreender
que o arquivo de sua instituio poderia representar uma fonte valiosa de
experincias e de informaes, como por falta de recursos financeiros,
materiais e, sobretudo, de recursos humanos especializados em Arquivologia.
Em consonncia com estas idias Souza (2007, p. 01) explica:
O senso comum transformou os arquivos em colees de
papis velhos arquivo morto e os relegou ao subsolo,
garagens e banheiros desativados. Documentos que
garantem direitos e deveres dos funcionrios e das
organizaes que registram a memria institucional e que
poderiam tornar as decises mais seguras so misturados
aos que no possuem valor que justifique a sua guarda.

No caso da UNIRIO, o Arquivo Central se inseriu e se projetou como

rgo suplementar por meio de iniciativas da comunidade arquivstica cujos
passos alinhavamos neste trabalho, mas seu desempenho ficou a desejar por
conta de uma estrutura que no atendeu as condies bsicas necessrias
para o seu desenvolvimento, e tambm porque sua comunidade ainda no se
conscientizou de sua importncia estratgica.

Referncias
BOLETIM n. 03 UNIRIO. Ordem de servio GR n. 002. Dispe sobre medidas
para padronizao dos documentos de comunicao interna e externa da
UNIRIO. Rio de Janeiro: UNIRIO, 15 de fevereiro de 2002.
BOLETIM UNIRIO. Ordem de servio GR n. 001. Dispe sobre os
procedimentos a serem observados no recolhimento de documentos para o
Arquivo Central. Rio de Janeiro: UNIRIO, 24 de janeiro de 2006.
BOLETIM UNIRIO. Ordem de servio PROGRAD n. 001. Dispe sobre
procedimentos a serem adotados quanto destinao de provas dos
estudantes dos Cursos de Graduao. Rio de Janeiro: UNIRIO, 11 de fevereiro
de 2009.
BRASIL. Congresso Nacional. Lei n. 8.159, de 8.1.1991, dispe sobre a
poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.
Dirio Oficial, Braslia, 9.1.1991, seo I, p. 455.
BRASIL. Portaria Normativa n. 05. Dispe sobre os procedimentos gerais para
a utilizao dos servios de protocolo, no mbito da Administrao Pblica
Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais
- SISG. Dirio Oficial da Unio, 19 de dezembro de 2002.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivo; relativos s atividades-meio da administrao pblica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Modelo de requisitos para sistemas
informatizados de gesto arquivstica e documentos: e-ARQ Brasil. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2006. (Verso 1).
MENDES, Gilmar Ferreira; FORSTER JNIOR, Nestor Jos. Manual de redao da Presidncia da Repblica. 2 ed. rev. e atual. Braslia: Presidncia da
Repblica, 2002.
PAES, Marilena Leite. Terceirizao nos arquivos? Revista Arquivo Histrico,
Rio de Janeiro, n2 1996, p. 57-62.
RODRIGUES, Jos Honrio. A situao do Arquivo Nacional. So Paulo:
Companhia Editora Nacional, 1959.
SANTOS, Vanderley Batista dos. Arquivos Institucionais como unidade de
informao: uma questo de marketing? Cenrio Arquivstico - Braslia, v. 2, n.
2 pg., 33-47 jul/dez 2003.

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SOUZA, Renato Tarciso Barbosa de. O arquivo e a gesto da informao. CID

UNB, 2007. disponvel em: < http://www.cid.unb.br/publico/setores/000/84/materiais >.
acessado em 07/07/2010.

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