GUA PARA LA MATERIA DE CONTABILIDAD

La contabilidad es el registro de todas y cada una de las transacciones (eventos) que efecta la
empresa, tanto en forma externa como interna que debern de registrarse para conocer en un
momento determinado la situacin de la empresa que permita a las personas interesadas tomar
las mejores decisiones.
Para el registro es necesario en primer lugar contar con el soporte (factura, comprobante, recibo)
que le d origen a la transaccin (eventos) y que permita conocer el concepto por el cual se afecta
la contabilidad de la empresa y que por consecuencia permitir a los interesados poder tomar las
decisiones con oportunidad.
Para el control y registro de las transacciones o eventos que la empresa realiza, se cuenta con
diferentes formas de asentarlas y que al final se pueda determinar que se cuenta con datos reales
y fidedignos. Una forma de asentar las transacciones, se conoce con el nombre de cuentas de
mayor o T de mayor, que se representa precisamente con un esquema en forma de T, que se
utiliza para el registro de todo tipo de transaccin y que contiene las siguientes partes:

En la parte superior se coloca el nombre,

El lado izquierdo recibe nicamente cargos,
El lado derecho recibe nicamente crditos (abonos),
La diferencia mayor entre un lado y otro recibe el nombre de saldo.

Una vez que se conoce el registro de la cuenta, podemos determinar que existen cuentas de
naturaleza Deudora cuando los cargos son mayores que los crditos; cuando los crditos son
mayores que los cargos las cuentas son de naturaleza Acreedora; si en un momento dado los
cargos y los crditos se igualan se dice que la cuenta est saldada.

Las cuentas de naturaleza Deudora, siempre se inician con cargos, se incrementan con cargos,
disminuyen con crditos y su saldo ser deudor.
Las cuentas de naturaleza Acreedora, siempre se inician con crditos, se incrementan con crditos,
disminuyen con cargos y su saldo ser acreedor.
Las cuentas que generalmente se utilizan en una empresa para el registro de las transacciones se
dividen en cuentas Deudoras y cuentas Acreedoras, dependiendo del evento a que se refieran y al
estado financiero al que correspondan. Para ello es importante conocer cuales cuentas integran
cada estado y su naturaleza y precisamente a continuacin se muestra una lista enunciativa ms
no limitativa de las principales cuentas.
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CUENTAS DEUDORAS
Caja: Importe que posee la empresa en efectivo, que le permite realizar erogaciones menores sin
necesidad de expedir cheque,
Bancos: Cantidad de dinero depositada en una institucin de crdito, con el objeto de evitar
riesgos al conservarlo en la empresa y al mismo tiempo para que no se conserve inactivo,
Clientes: Importe que corresponde al adeudo hacia la empresa por ventas a crdito, consideradas
a base de confianza,
Deudores Diversos: Cantidad a favor de la empresa por entregas de dinero, mercancas o bienes a
terceros por conceptos diferentes al objetivo primordial,
Inventarios: Importe que representa el valor de las materias primas, artculos, produccin en
proceso, artculos terminados, propiedad de la empresa que le permita la consecucin del
objetivo,
Documentos por cobrar: Importe que corresponde a adeudos hacia la empresa por ventas a
crdito documentadas, debido a que puede tratarse de la primera operacin con un cliente nuevo
o el monto del crdito habitual es mayor al autorizado a un cliente o por conocer tambin al
cliente se prefiere garantizar el adeudo,
I.V.A. acreditable: Impuesto que se paga al adquirir un bien, un servicio o un artculo,
Terrenos: Representa el valor de adquisicin del espacio de tierra propiedad de la empresa, en el
que generalmente se construyen las oficinas y plantas,
Edificios*: Bienes inmuebles propiedad de la empresa en los que se colocan oficinas e
instalaciones.
Mobiliario y equipo*: Bienes necesarios e indispensables para el acondicionamiento y adaptacin
para el adecuado funcionamiento de la empresa,
Equipo de transporte*: Valor de los diferentes transportes tanto internos como externos que la
empresa posee para el movimiento, acomodo y entrega de la mercanca, recuperacin de la
cartera, as como, para el traslado y transporte del personal en sus diferentes niveles.
Equipo de Cmputo*: Es el valor de los equipos de cmputo y perifricos que permitan a la
empresa la realizacin de las actividades de manera rpida y confiable.
Maquinaria y equipo*: Importe que representa el conjunto de mquinas que la empresa posee y,
que estn destinadas para la transformacin de la materia prima en producto terminado,

Intangibles: Desembolsos que la empresa realiza para garantizar servicios o valores y, que le son
exigidos para llevarse a cabo; forman este rubro las siguientes cuentas:
Acciones Bonos y Valores
Depsitos en garanta
Derechos de autor
Patentes y marcas
Crdito Mercantil
Gastos de Instalacin : Erogacin a largo plazo para la adaptacin de las instalaciones tanto de
oficina como de la planta, de acuerdo a sus necesidades, considerando la presentacin y
requerimientos que demandan sus operaciones,
Gastos de Organizacin : Erogaciones que la empresa realiza generalmente al inicio de sus
operaciones, asesorada generalmente por un despacho de consultora en la elaboracin de los
manuales de organizacin, procedimientos, bienvenida y otros mtodos,
Rentas pagadas por adelantado: Importe de ms de una mensualidad entregada por adelantado al
propietario de un inmueble, con el fin de de poder disfrutar o utilizar las oficinas o locales, que
sern aplicadas al ir transcurriendo el tiempo,
Suscripciones y cuotas: Importe que la empresa eroga con el fin de disponer o recibir durante un
tiempo futuro establecido de un servicio o valor,
Seguros pagados por adelantado: Desembolso para asegurar los bienes de su propiedad por
cualquier contingencia de riesgo futuro que pueda afectar sus bienes y patrimonio o la integridad
personal de los empleados y directores y, que al recuperar el porcentaje del siniestro le permita
reiniciar su ciclo econmico,
Papelera: Importe de tiles de escritorio y materiales para la realizacin de las actividades
administrativas; cantidad suficiente para el surtimiento de los prximos meses, mediante
requisicin autorizada, contabilizndose como agotamiento,
Costo de Ventas: Erogacin que se realiza para la adquisicin de las materias primas o artculos
que servirn para lograr el objetivo de la empresa,
Gastos de Administracin: Erogaciones que permite la adquisicin de los servicios administrativos
necesarios e indispensables para alcanzar el objetivo,
Gastos de Venta: Erogaciones que permite la adquisicin de los servicios relacionados con las
ventas necesarias e indispensables para alcanzar el objetivo,

Gastos Financieros: Erogaciones referentes al uso del crdito otorgado por instituciones de
financieras,
Otros Gastos: Contemplan las erogaciones que no son relacionadas con el objetivo,
Resultado del ejercicio: Cambio que se obtiene por la diferencia o acumulacin de resultados
(prdidas) durante el perodo y que modifican la participacin de los accionistas en menos,
CUENTAS ACREEDORAS
*Depreciacin de las inversiones permanentes: Baja de valor del activo respectivo por el simple
transcurso del tiempo, la obsolescencia, la venta o la destruccin,
Amortizacin de las erogaciones realizadas por adelantado: Erogacin que se hace por
adelantado y que en un futuro se convierte en gasto
Proveedores: Importe que se adeuda a terceras personas por el suministro de materias primas,
materiales o artculos, adquiridos a crdito a base de confianza,
Acreedores Diversos: Adeudos contrados por conceptos diferentes a la adquisicin de mercancas,
Impuestos por pagar: Importe que la empresa debe enterar al fisco por concepto de impuestos
propios o por impuestos retenidos,
Documentos por pagar: Importe que la empresa adeuda mediante la aceptacin de documentos a
su cargo, por adquisicin de mercancas o por prstamo en efectivo,
I.V.A. por pagar: impuesto nos pagan al otorgar un bien, servicio o artculo,
Capital social: Se integra por las aportaciones que efectan los socios, al inicio de la vida de la
empresa, tambin por las nuevas aportaciones o por retiro del mismo,
Reserva de Capital: Cantidad que se separa cada vez que se obtiene utilidad,
Resultados: Cambio que se obtiene por la diferencia o acumulacin de resultados (utilidad)
durante el perodo y que modifican la participacin de los accionistas en ms o en menos,
Ventas: Concepto modificador del capital, por el logro del objetivo,
Productos Financieros: Entradas que la empresa obtiene por el cumplimiento del crdito o por
rendimiento de inversiones,
Otros Productos: Entradas como procedencia de operaciones no propias relacionadas con el
objetivo principal.

Una vez que sabemos y conocemos cmo se manejan las cuentas y se determinan si son
deudoras o acreedoras, y las principales cuentas que se utilizan en las empresas, estamos en la
posibilidad de iniciar un sistema de informacin contable para la captura de datos, mediante la
unidad monetaria de cuo corriente que en Mxico es el peso; una vez registradas y asentadas
las transacciones que la empresa realiz durante un perodo determinado, se est en posibilidades
de elaborar los estados principales en primer lugar el Estado de Resultados y mediante el
resultado obtenido en este se elaborar el Estado de Situacin Financiara conocido vulgarmente
como Balance General.

Principios Fundamentales de la Contabilidad.

Los principios facilitan que el registro y los informes sean preparados siguiendo los mismos
estndares para contar con informacin confiable y eficiente. Han sido aceptados por la profesin
como principios fundamentales los siguientes:
Unidad monetaria: todas las transacciones debern de registrarse en la moneda
de uso corriente para que puedan ser medidas,
Entidad econmica: La contabilidad y registros son exclusivamente del ente
econmico creado con ese fin y no para los socios u entes diferentes,
Negocio en marcha: Las empresas son creadas con el fin de que trasciendan en el
tiempo para cubrir eventos indefinidos y no para cubrir eventos definidos,
Partida doble: A toda causa corresponde un efecto, a todo cargo corresponde un
crdito (abono),
Perodo contable: La informacin contable debe contemplar la elaboracin de
estados financieros en forma peridica para apoyar la toma de decisiones por
parte de la organizacin,
Conservador: Este principio muestra que los ingresos se registran cuando se
realizan y los egresos cuando se conocen,
Utilidad: Es el resultado de obtener mayor ingresos que egresos, cuidado de
confundir con entrada como ingreso y salida como egreso,
Costo: Toda adquisicin de activo de inversiones permanentes (activo fijo) deber
de registrarse al valor factura,
Importancia relativa: Este principio nos da la alternativa de considerar la
adquisicin de un activo de inversiones permanentes como tal y aplicarle la
depreciacin o como gasto del perodo en que se adquiri.
La contabilidad tiene como propsito principal el registro ordenado y sistemtico de las
operaciones cronolgicas en forma ordenada y comprensible de modo que permita recolectar,
reconocer y analizar datos contables para su registro y clasificacin.

Proceso Contable.
Se inicia considerando que todo ente cuanta con bienes, obligaciones y patrimonio; conocidos
comnmente como activo, pasivo y capital, las transacciones que las empresas efectan
diariamente, debern ser procesadas para que sirvan de informacin adecuada y oportuna para
todos aquellos interesados en la entidad econmica y, para que se puedan tomar las decisiones
correctas que se plasman en los estados financieros de acuerdo al siguiente cuadro:
Estado de Resultados

Ingresos, Costos, Gastos, Productos.

Estado de Situacin Financiera

ACTIVO Circulante, Inversiones Permanentes, Diferido,

PASIVO A corto Plazo, A largo Plazo, Diferido
CAPITAL CONTABLE Capital Social, Reserva de Capital,
Resultados

Ejemplo:
1) La empresa denominada La Eficiente, Eficaz y Efectiva, S.A. de C.V., inicia sus actividades con
200,000.00 aportados en efectivo. El registro afecta una cuenta deudora del activo circulante con
un cargo denominada CAJA y un crdito o abono a una cuenta acreedora llamada CAPITAL
SOCIAL.
CAJA

CAPITAL SOCIAL

1)200,000.00

200,000.00 (1

2) Se vende mercanca al cliente Espergencio Prez por 75,000.00 que nos pagan, 28,000 en
efectivo, 32,000 con cheque y el resto a crdito. El registro de esta operacin afectar a tres
cuentas del activo circulante: CAJA, BANCOS y CLIENTES y un abono a una cuenta acreedora del
Estado de Resultados, VENTAS.

CAJA
2) 28,000.00

BANCOS
2) 32,000.00

CLIENTES

VENTAS

2) 15,000.00

75,000.00 (2

3) Se adquiere mercanca a La Universal por un importe de 47,600.00 a crdito. Se afecta con un

cargo a la cuenta del activo circulante ALMACN y se abona a PROVEEDORES cuenta del pasivo a
corto plazo.
ALMACN

PROVEEDORES

3)47,600.00

47,600.00 (2

4) La mercanca que se vendi en el punto 2, tiene un costo de 28,700.00. Se carga a una cuenta
deudora del estado de resultados llamada COSTO DE VENTAS, se abona a una cuenta deudora del
activo circulante llamada ALMACN.
COSTO DE VENTAS

ALMACN

4)28,700.00

28,700.00 (4

Tambin estas transacciones debern de registrarse en un sistema llamado Diario, tomando el

mismo ejemplo tenemos:

1
CAJA

200,000.00

CAPITAL SOCIAL

200,000.00

Aportacin inicial.

2
CAJA

28,000.00

BANCOS

32,000.00

CLIENTES

15,000.00

VENTAS

75,000.00

Por venta de mercanca.

3
ALMACN

47,600.00

PROVEEDORES

47,600.00

Por adquisicin de mercanca para su venta.

4
COSTO DE VENTAS

28,700.00

ALMACN

28,700.00

Por el costo de la mercanca vendida.

Estados Financieros.
Los principales estados financieros son el Estado de Resultados y el Estado de Situacin Financiera,
el primero se denomina dinmico porque comprende un perodo generalmente un ao, ejemplo:
primero de enero al treinta y uno de diciembre; el segundo es esttico ya que la informacin
que presenta es a una fecha determinada, ejemplo: al 30 de junio.
Las cuentas que forman el Estado de Resultados y que determinan el resultado ya sea positivo
(UTILIDAD) o resultado negativo (PRDIDA) son las siguientes:
Ventas
Menos

Costo de Ventas

Igual

Resultado Bruto

Menos

Gastos de Operacin (gastos de administracin, ms gastos de venta, ms gastos

financieros, menos productos financieros)

Igual

Resultado de Operacin

Menos

Otros gastos, ms otros productos

Igual

Resultado Neto.

Las cuentas que integran el Estado de Situacin Financiera, son las siguientes:

ACTIVO
Circulante

PASIVO
A Corto Plazo

Caja

Proveedores

Bancos

Acreedores Diversos

Clientes

Impuestos por pagar

Inventarios

Documentos por pagar

Deudores diversos

Salarios por pagar

Documentos por pagar

Inversiones permanentes
Terrenos

A Largo Plazo
Acreedor hipotecario

Edificios*
Mobiliario y Equipo de oficina*

CAPITAL CONTABLE

Equipo de transporte*

Capital Social

Equipo de cmputo*

Reserva de Capital

Maquinaria y equipo*
Menos depreciacin

Resultados

Diferido
Gastos de Instalacin
Gastos de Organizacin
Menos amortizacin
Erogaciones pagadas por adelantado
(primas de seguros, rentas, cuotas, suscripciones)

Papelera

Todo estado financiero, reporte e informe cuenta con tres elementos principales:
Cabeza,
Cuerpo y
Pie.

En la cabeza se escribe en primer lugar y primer rengln el nombre de la empresa; segundo

rengln el nombre del estado correspondiente; tercer rengln el perodo o la fecha a que se
refiere el estado.
En el cuerpo se anotan los diferentes conceptos que resultaron afectados en razn de las
transacciones efectuadas.
El pie de pgina adems de incluir notas aclaratorias que en su caso resulten, aparecen las firmas
de las personas responsables, que realizaron, verificaron y autorizaron dichos estados.

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