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MANUAL DE FUNCIONES Y
PROCEDIMIENTOS
(DOCUMENTO DE TRABAJO)
2014
INTRODUCCIN
PARTE I. FUNCIONES
CAPITULO I. GOBIERNO ESCOLAR
De acuerdo con el artculo 142 de la Ley 115 de 1994, todo colegio debe
tener un gobierno escolar conformado por el rector, el consejo directivo
y el consejo acadmico, que garantice la participacin democrtica de
todos los estamentos de la comunidad educativa en la direccin de la
Institucin.
1.1. RECTOR
El rector es el docente directivo nombrado por la Secretara de
Educacin, representante del establecimiento ante las autoridades
educativas y ejecutor de las decisiones del gobierno escolar.
De las funciones del rector establecidas en la Ley 115 de 1994, la Ley
1620 de 2013, la Ley 715 de 2001, el Decreto 1860 de 1994, el Decreto
1850 de 2002 y el Decreto 992 de 2002, destacamos las siguientes:
1. Dirigir la preparacin y ejecucin del Proyecto Educativo Institucional
con la participacin de los distintos
actores de la comunidad
educativa.
2. Liderar la revisin y ajuste del Proyecto Educativo Institucional, el
Manual de Convivencia y el Sistema Institucional de Evaluacin
Escolar anualmente en un proceso participativo que involucre a la
comunidad educativa en general, en el marco del Plan de
Mejoramiento Institucional.
3. Presidir el Consejo Directivo, el Consejo Acadmico y el Comit de
Convivencia Escolar de la institucin y coordinar los distintos rganos
del Gobierno Escolar y aplicar sus decisiones.
4. Velar por el cumplimiento de las funciones docentes y el oportuno
aprovisionamiento de los recursos necesarios para el efecto.
5. Promover el proceso de mejoramiento de la calidad de la educacin
en el establecimiento.
6. Mantener activas las relaciones con las autoridades educativas, con
los patrocinadores o auspiciadores de la institucin y con la
comunidad local, para
el continuo progreso acadmico de la
institucin y el mejoramiento de la vida comunitaria.
7. Establecer canales de comunicacin entre los diferentes estamentos
de la comunidad educativa.
8. Orientar el proceso educativo con la asistencia del Consejo
Acadmico.
9. Ejercer las funciones disciplinarias que le atribuyan la ley , los
reglamentos y el manual de convivencia.
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Institucional
de
Presupuestos
Participativos
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En cuanto a la familia
1. Apoyar a los padres en el establecimiento de las fortalezas y
necesidades de su hijo.
2. Apoyar a los padres en el reconocimiento de sus propias fortalezas y
habilidades para la atencin y cuidado de su hijo.
3. Brindar la informacin que la familia requiera sobre la condicin de su
hijo, as como posibles estrategias para favorecer su desarrollo
integral.
4. Trabajar conjuntamente en la determinacin de logros y dificultades
en el proceso.
5. Analizar conjuntamente estrategias de solucin ante situaciones de
dificultad.
6. Orientar a la familia en momentos crticos y de toma de decisin.
7. Capacitar en temas relevantes para favorecer el desarrollo y la
participacin de sus hijos dentro del contexto escolar regular.
8. Brindar asesoris individuales a las familias cuando la situacin lo
amerite, relacionadas con el escolar con N. E. E.
9. Informar oportunamente sobre las adaptaciones curriculares o
proyectos personalizados que va a utilizar su hijo.
3.9. DOCENTE RESPONSABLE SERVICIO SOCIAL ESCOLAR
Es el (la) docente designado (a) por el rector para coordinar el servicio
social obligatorio que los estudiantes de grados 10 Y 11 deben prestar
de acuerdo con la normatividad vigente. Sus funciones son:
1. Elaborar y presentar a consideracin de la rectora el proyecto
institucional de servicio social escolar.
2. Socializar con la comunidad educativa el proyecto de servicio social
escolar aprobado por el consejo directivo.
3. Comunicar al rector, dentro del primer mes de iniciado el ao escolar,
el servicio social que cada estudiante va a realizar, para que ste lo
apruebe.
4. Velar porque todos los estudiantes presten el servicio social de
acuerdo con las normas vigentes.
5. Informar peridicamente al rector sobre el servicio social que los
estudiantes estn realizando.
6. Cumplir y hacer cumplir las fechas establecidas por el rector en
cuanto al calendario de prestacin de servicio social.
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3.
4.
5.
6.
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REVISOR FISCAL
CAPITULO V. PERSONAL DE APOYO
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1. MATRICULAS
Estudiantes antiguos
Estudiantes nuevos
Estudiantes con NEE
2. ACCIDENTE DE UN ESTUDIANTE
3. RETARDO DE ESTUDIANTE
4. AUSENTISMO DE ESTUDIANTE
5. RETIRO DE ESTUDIANTE
6. CAMBIO DE JORNADA O SEDE (Isolucin)
7. CEREMONIA ENTREGA DE BANDERAS
8. DESPEDIDA DE ONCE
9. GRADOS DE PREESCOLAR
10. GRADOS DE ONCE
11. CLAUSURA
12. EXCURSION GRADO ONCE
13. USO DE MATERIAL DE BIBLIOTECA (Isolucin)
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Constancia de matrcula
Fotocopia de la EPS
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4. AUSENTISMO DE ESTUDIANTES
1. El monitor de asistencia (Servicio social) hace el reporte diario de
ausencias a coordinacin acadmica
2. Los docentes directores de grupo hace el reporte semanal de
ausencias a coordinacin acadmica
3. Si las ausencias superan tres la coordinacin acadmica se
comunica con los acudientes
4. Se firma compromiso con el estudiante y con los acudientes.
5. En caso de incumplimiento se remite el caso a consejo directivo
inmediatamente.
5. RETIRO DE UN ESTUDIANTE
Para retirar a un estudiante el procedimiento es el siguiente.
1. Debe diligenciarse una carta del acudiente a rectora exponiendo los
motivos que justifican dicho retiro
2. Entregarse a secretaria acadmica
3. La secretaria tendr tres das hbiles para dar solicitud a esa
respuesta
4. El cupo en otra institucin puede ser tramitado desde el colegio si as
es solicitado por el acudiente y acordado con la rectora en la carta
tramitada
5. Se entregan los documentos correspondientes si hay paz y salvo con
la institucin.
6. CAMBIO DE JORNADA O SEDE DE UN ESTUDIANTE:
1. El padre de familia, alumno y/o cualquier funcionario del colegio
identifican la necesidad de realizar cambio de jornada o de sede.
El oficio de solicitud debe contener como mnimo la siguiente
informacin:
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3. Los directores de estos cursos organizarn todo lo relacionado con
9. GRADOS DE PREESCOLAR
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GRADOS DE ONCE
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CLAUSURA
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1.
Se levanta un acta donde se describa el accidente, firmada por el
accidentado (si puede) y dos testigos.
2.
Llamar a la EPS a la que est afiliado (lo puede hacer el
accidentado u otra persona)
3.
Seguir las indicaciones de la EPS
4.
Dentro de las 48 horas siguientes al accidente, debe legalizarlo en
la EPS y luego en la SED.
5.
Dejar una copia de la legalizacin del accidente en el colegio para
guardarla en la hoja de vida.
15. ELABORACION Y EJECUCION DEL PLAN DE MANTENIMIENTO
ESCOLAR (PME) Isolucin
1. CONSULTA BD DE LAS PLANTAS FISICAS DE COLEGIOS PARA
IDENTIFICAR
INFORMACION
El profesional DCC (Nivel Central) consulta la base de datos del
inventario de plantas fsicas para incluir la localizacin del colegio
en la ficha M-100 y consigna la informacin requerida de acuerdo a
lo descrito en el Manual de Uso, Conservacin y Mantenimiento de
los Colegios de la Secretara de Educacin del Distrito. Se debe
incluir la informacin sobre los elementos determinantes para la
implementacin del PME, acerca de las reas, capacidad,
antigedad, jornadas, etc. La ficha M -100 ser firmada por el
Gestor Territorial, el Rector del Colegio y el Director Local de
Educacin, como responsables de la informacin consignada.
2. GENERA INFORME SOBRE PLANTAS FISICAS DE COLEGIOS Y ENVIA
A
PRESUPUESTO
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El profesional del DCC elabora informe sobre las plantas fsicas del
colegio detallando los tipos de mantenimiento requeridos y el
diagnstico de necesidades, el cual ser el soporte de la ejecucin
de las labores de mantenimiento, registrando los resultados en la
ficha
M-200
y
M-300.
Dicha actividad consiste en efectuar un barrido de todas las
actividades de obra posibles, que se presenten en todos los
bloques o edificios del colegio, asignar calificacin en porcentajes
de acuerdo a criterios previamente establecidos en el Manual de
Uso, Conservacin y Mantenimiento de los Colegios de la Secretara
de Educacin del Distrito con el fin de que el informe sea ajustada
estrictamente
a
la
realidad.
De igual forma analiza la situacin del colegio en relacin con el
mantenimiento global de sus bloques registrando los resultados en
la ficha M-400. EL profesional del DCC con base en la informacin
de las fichas anteriores realiza el plan de mantenimiento escolar
con la priorizacin de las actividades de mantenimiento a realizar a
lo largo del ao, iniciando por la de mayor prioridad y teniendo en
cuenta la disponibilidad de los giros de fondos docentes. El
profesional DCC elabora un cuadro gua de actividades a
desarrollar, su alcance, cantidades aproximadas y valor estimado,
esta informacin la puede consultar el Rector(a) como gua de
precios ms utilizados en lo referente al mantenimiento en pgina
Web.
El profesional del DCC contacta al(a) Rector(a), le ensea la ficha
M-400 y explica el estado general del colegio, la priorizacin de los
trabajos a realizar y le solicita la firma en el documento. El Rector
entrega las fichas y el perfil grfico al Director Local de Educacin,
para su visto bueno. Definido lo anterior el profesional del DCC
enva con un oficio al colegio, el Plan de Mantenimiento Escolar con
copia
a
la
DDC
del
archivo
digital
actualizado.
De acuerdo a los anteriores anlisis y diagnsticos en donde se
representa el perfil de mantenimiento de cada colegio y el cual
servir para tener un presupuesto en los trabajos del colegio se
enva
a
la
Oficina
de
Presupuesto.
3. CLCULO Y ASIGNACIN DE LOS FONDOS DE REPOSICION OPPPD
014
Procedimiento predeterminado de la Oficina de Presupuesto, en el
que se detallan las actividades para realizar el clculo y asignacin
de los Fondos de Reposicin a las Instituciones Educativas
Distritales.
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la
en
de
no
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EVALUATIVO
ANUAL
PARA
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16.
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PARA
LA
REALIZACION
DE
JORNADAS
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los
Adems, los docentes del (o las) rea (s) debern organizar una agenda
en la que se tenga en cuenta, entre otras cosas, lo siguiente:
1.
Formacin de los estudiantes: all se les explicar el sentido,
objetivo, contenidos, desarrollo, etc. de la jornada.
2.
Distribucin de espacios, tiempos y responsables para la
exposicin.
3.
Prever actividades recreativas y/o culturales adicionales.
4.
Adems, deben tener en cuenta todo lo relacionado con la
responsabilidad de la actividad.
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4.
5.
6.
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20.
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8.
Cualquier observacin escrita que se quiera dejar en las hojas de
asistencia es pertinente que sea dialogada entre el docente y la
coordinacin de convivencia.
9.
Diariamente la coordinacin de convivencia guardar en la carpeta
de control de asistencia las hojas firmadas por los docentes.
Semanalmente las entregar a rectora para que el rector tenga los
soportes correspondientes al cumplir con su obligacin de reportar
quincenalmente al DILE el ausentismo injustificado.
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25.
REPORTE DE DAOS
1.
El coordinador del comit de mantenimiento escolar del cuidado
de lo que es de todos es el responsable de avisar de cualquier dao que
ocurra dentro del aula. Si no se encuentra, el reporte lo debe hacer
cualquier otro miembro del comit.
2.
Si se encuentra algo daado al iniciar la jornada, el coordinador del
comit de mantenimiento escolar del cuidado debe reportar el dao al
director de curso mximo 15 minutos despus de iniciada la respectiva
jornada; si el dao se hace durante la jornada, debe reportarse al
director de curso inmediatamente suceda el hecho. En caso de que el
director de curso no se encuentre en la institucin, debe informarse del
dao a la coordinacin.
3.
Una vez enterado, el docente director de curso deber diligenciar
el formato para reportes de daos al inmobiliario del aula (ver anexo), el
cual deber entregarlo a la coordinacin a ms tardar al finalizar la
respectiva jornada.
4.
La coordinacin registrar el dao reportado en la base de datos y
se lo comunicar al almacenista para que ste se lo comunique a la
persona encargada de mantenimiento de la institucin para cotizar el
valor del arreglo o reparacin del dao causado.
5.
El almacenista informar al coordinador el valor estipulado del
arreglo o reparacin del dao causado.
6.
El coordinador y el director de curso citarn al (los) acudiente (s)
para enterarlo (s) de la situacin y acordar el respectivo pago.
7.
El docente que sea testigo de algn dao dentro o fuera del saln
deber hacer el reporte correspondiente a la coordinacin para que
realice los procedimientos pertinentes.
Nota: El almacenista de la institucin tiene como una de sus funciones
revisar diariamente toda la planta fsica del colegio y reportar a la
coordinacin cualquier dao que observe para que el (la) coordinador
haga las averiguaciones del caso y se tomen las medidas
correspondientes.
Responsabilidades en los daos:
1.
Si se conoce el o los responsables del dao, asumen l o ellos. Si
no aparecen responsables asume todo el curso.
2.
Si el dao ocurri en la jornada contraria y el coordinador del
comit lo report dentro de los 15 minutos despus de iniciada la
respectiva jornada, asume el curso de la jornada contraria.
3.
Si el dao no lo reporta ninguna jornada en los tiempos
establecidos, ambos cursos asumen la responsabilidad.
4.
Los estudiantes que reciben por inventario su pupitre, son los
responsables de reportar cualquier dao al mismo al docente director de
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curso, quien le reportar al coordinador del comit del cuidado para que
ste lo reporte inmediatamente a coordinacin.
Nota: Quince das antes de cada entrega de boletines se har una
direccin de curso para revisar los inventarios y los compromisos
adquiridos por quienes causaron daos. A quienes tengan deudas
pendientes la coordinacin les retendr el respectivo informe acadmico
por no estar a paz y salvo y citar a los acudientes para resolver la
situacin.
26.
PRESTAMO DE AUDIOVISUALES
SERVICIO DE FOTOCOPIADO
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