Diciembre 04 de 2007

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO LOGISTICO Y CONTABLE DE ENTRADAS Y SALIDAS DE

BIENES (REPUESTOS) CUANDO SU VALOR SUPERA EL TAMAO DEL CAMPO LOGISTICO.

Considerando que el tamao de los campos logsticos es de 13 dgitos incluyendo los

centavos y que el MDN maneja bienes que por unidad superan este tamao, es necesario
cargarlos de manera financiera en la cuenta correspondiente pero terminada en 1 ya que las
cuentas terminadas en cero son para el manejo logstico. Por lo anterior se establece el
siguiente procedimiento para su manejo y control mas aun cundo se trate de movimientos
que hacen referencia a una orden de mantenimiento.
Responsable:

Mdulo Financiero

Aprueba:
Gerencia General
SILOG - CNMC MDN

Estandarizacin

En el boletn nmero 7 se
establecieron los procedimientos necesarios para
generar los informes de
movimientos de almacenes para cada una de las
cuentas contables con el
fin de comparar y obtener
el reporte final de
propiedad planta y
equipo.
En el boletn numero 8 se
establece el procedimiento para el manejo y
control de los movimientos con referencia a
ordenes de mantenimiento cuando el valor supera
el tamao del campo logstico (13 dgitos).

Entrada de materiales logsticamente

Para efectuar el registro logstico de un material cuyo valor unitario supera los
$999.999.999,99, el almacenista debe ingresar a la transaccin MIGO
seleccionando la clase de movimiento segn corresponda. En los detalles de
posicin, en la vista de cantidad, NO se coloca ningn valor, de tal forma que
cuando se haga la contabilizacin de la entrada, el material ingresar a inventario
con valor cero. Es importante aclarar, que si existe previamente inventario del
mismo material en el almacn se promediar con el valor cero que ingresa.

Registro de operaciones cuyas cuantas superan el tope de dgitos admitidos por el sistema
Para el registro de operaciones cuyas cuantas superan el tope mximo de dgitos
admitidos por el sistema, el usuario debe efectuar los registros en forma manual
utilizando la transaccin F-02 Contabilizacin General y teniendo en cuenta las
siguientes especificaciones en los campos que contiene dicha transaccin segn
las pantallas siguientes.
La utilizacin de la transaccin F-02 con clase de documento WI se utiliza con el
fin de tener control financiero de los movimientos logsticos. SOLAMENTE
UTILICE LA CLASE DE MOVIMIENTO WI.

Imagen 1

Bogot, Base Area CATAM - Telfono 425 50 50

Pgina 2

La segunda pantalla que el sistema muestra donde se digitan los datos de la primera posicin del
documento debe contener los siguientes datos bsicos:

Imagen 2
En el campo de material se debe hacer referencia al nmero de Material correspondiente al
elemento.
En el campo documento de compras se debe hacer referencia al pedido en donde s esta adquiriendo o al de traslado segn sea el caso.
Asignacin con el fin de tener un reporte de los bienes desde la integracin de logstica con
financiera se debe diligenciar el ALMACEN.
En el campo de centro al que corresponda segn la sociedad.
En el campo cantidad se debe diligenciar la cantidad de elementos en nmero, al digitar los
datos de la transaccin el sistema muestra la siguiente pantalla:
En dicha pantalla debe diligenciar los datos de importe, divisin, condiciones de pago, asignacin y
texto as:

Imagen 3
Nmero 8 , Diciembre 04 de 2007

Pgina 3

Una vez verificados estos datos, se simula la transaccin oprimiendo el men:

Imagen 4
El sistema muestra la siguiente pantalla:

Imagen 5

Para analizar el documento utilice la transaccin FB03 y realice la verificacin del mismo.

Imagen 6

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Pgina 4

Si la entrada es de un contrato y es suscrito por la misma unidad las contabilizaciones se

deben realizar con cargo a la cuenta por pagar indicando los impuestos requeridos
Esta entrada financiera debe ser controlada ya que desde el modulo de mantenimiento se realizan los
requerimientos de material segn la ORDEN RESPECTIVA a manera de ejemplo este repuesto es
requerido en la orden No 20001701.
Para la salida del material utilizamos la F-02 con la misma clase de documento WI con el fin de tener
el control detallado de los bienes que se incorporan financieramente por limitacin del campo logstico.
EL registro de la salida se realiza por la transaccin F-02 con clase de movimiento WI un crdito clave de contabilizacin 50 a la cuenta de INVENTARIO esta es la terminada en 1; es la que se
puede afectar financieramente.

Imagen 7

Imagen 8

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Pgina 5

Con un debito clave contabilizacin 40 a la cuenta de gasto respectiva

Imagen 9
La salida del material se efecta contra la orden, en este caso a la orden 20001701 identificando el
material y el almacn F005.
Al simular el documento muestra:

Imagen 10

Al verificar el documento muestra:

Imagen 11

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Pgina 6

Y el documento de costos:

Imagen 12

Donde se observa que el centro de costos de la aeronave se afecta con la salida contra la orden de
mantenimiento una vez esta sea liquidada.

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