CAPACITACIN A USUARIO FINAL

CURSO
INTRODUCCIN A SAP

Manual Introductorio a SAP

Ttulo: Manual Introductorio a SAP

Compaa Consultora: MQA Business Consultants S.A.
Fecha: Junio de 2009
Versin 3.

1. Qu es SAP? ............................................................................................................4
2. Ingreso al Sistema R/3 ............................................................................................4
3. Qu es un mandante? ............................................................................................5
4. Cambio de contrasea..............................................................................................6
5. Modos........................................................................................................................7
6. Salir del sistema R/3 ................................................................................................8
7. Elementos de la Pantalla o ventana R/3.................................................................9
8. El men de Favoritos............................................................................................. 11
9. Seleccin de Funciones ......................................................................................... 13
10. Cmo hallar el cdigo de una transaccin? ..................................................... 13
11. Parmetros de usuario....................................................................................... 15
12. Ayudas para bsqueda....................................................................................... 16
12.1 (Search help)........................................................................................16
12.2 Ayuda F1.............................................................................................16
12.3 Datos tcnicos......................................................................................16
13. Mensajes del sistema. Informacin adicional ................................................... 17
13.1 Mensaje de error

............................................................................17

13.2 Mensaje de advertencia

..................................................................18

14. Ejecucin de programas: Reporte o listado....................................................... 18

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15. Uso del correo interno......................................................................................... 19

16. BOTONES ESTNDAR DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS ............................... 20

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Este manual busca proporcionar a los nuevos usuarios conocimientos y herramientas

que le permitan familiarizarse con el nuevo sistema, entrar en el sistema R/3, navegar
por las diferentes pantallas, definir su propio men (crear favoritos), encontrar cdigos
de transacciones, acceder a las ayudas SAP y otras funciones generales que sern de
gran ayuda en el trabajo diario.
1. Qu es SAP?
Significa Sistema, Aplicaciones y Producto para el procesamiento de datos y es el
nombre de la empresa creadora del sistema R/3.
Desde el punto de vista funcional y de arquitectura tcnica SAP R/3 puede definirse:

Sistema abierto: Compatible con mltiples sistemas operativos, de bases de datos y

protocolos de comunicacin.
Tecnologa Cliente Servidor: Tareas se ejecutan en el servidor y otras en la estacin
de trabajo. (Distribuye carga de una aplicacin en varios programas).
Paquete estndar: ms que un sistema es una solucin estratgica, basados en las
mejores prcticas de negocio.
Integracin de datos: solo se introducen los datos una vez al sistema, produce
funciones y actualiza o lanza otros datos relacionados lgicamente.
Presentacin de pantallas ms amigables (ambiente Windows).
2. Ingreso al Sistema R/3

El acceso a R/3 se realiza a travs del icono de SAPlogon PAD

o por la barra de inicio:

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Aparece una pantalla de seleccin en la que escogemos el sistema SAP al que deseamos
acceder, cada una de las opciones corresponde a un mandante.

3. Qu es un mandante?
Un mandante es una unidad independiente en el sistema R/3. Cada mandante posee su
propio entorno de datos y por lo tanto datos maestros, datos variables propios y
parmetros especficos de Customizing.
Un mandante permite a diferentes empresas independientes entre si en trminos
empresariales llevar a cabo operaciones conjuntas en el mismo sistema. Cada mandante
es independiente, en que los datos de un mandante no pueden ser modificados ni
visualizados desde otro mandante.
Damos doble clic en el mandante a acceder, y pasamos a la pantalla principal de acceso
a SAP:

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Como medida de proteccin cada usuario tiene asignado un nombre de usuario y

una contrasea, mientras escriba la clave de acceso, solo ver asteriscos.
Los sistemas SAP estn disponibles en diferentes idiomas. Tanto el mandante como
el idioma (espaol ES) se toman por defecto, as que no es necesario realizar
ninguna modificacin.
4. Cambio de contrasea

La primera vez que un usuario entra al sistema se solicita automticamente un

cambio de contrasea.
Por motivos de seguridad, la contrasea tiene una validez mxima de tres meses.
Cuando caduca, se solicita automticamente el cambio:
1. La longitud de las claves debe tener un mnimo de tres caracteres y un
mximo de ocho.
2. Los caracteres alfanumricos vlidos incluyen todas las letras, de la A a la Z,
todos los dgitos, del 0 al 9, e incluso algunos signos de puntuacin, siempre y
cuando la clave no comience ni por "?", ni por "!", ni por un espacio en
blanco.
3. La clave no puede pertenecer al rango restringido por sistemas (p. ej. "pass",
"henkel", "hibsa", etc.), ni puede comenzar con tres caracteres iguales. P. Ej.
la clave "KKKIWI" no es correcta.
4. Tampoco puede empezar con ninguna cadena de tres caracteres que
coincidan con la misma secuencia en cualquier parte del nombre de usuario.
P. Ej., si el nombre de usuario es "FORMA44", la clave "ARMARIO" no sera
vlida.
5. La nueva contrasea debe ser distinta a las 5 anteriores.
6. La contrasea se puede cambiar en cualquier momento pulsando el botn

Si un mismo usuario intenta entrar en el sistema dos veces o mas, aparece un mensaje
de advertencia. Este mensaje ofrece tres opciones:

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5. Modos
Modo se le denomina en SAP a un ingreso en el Sistema, inicia en la pantalla inicial
llamada SAP Easy Access.

Al acceder a R/3 se crea una sesin, o modo, para el usuario.

Mediante la creacin de modos se puede trabajar en distintas tareas a la vez, ya que
stos se comportan como ventanas independientes.
Estn permitidos hasta un mximo de seis modos. Por cuestiones de rendimiento se
recomienda no superar los dos modos. Con seis modos abiertos para modificaciones
es muy posible llegar a auto-bloquearse.

Hay tres formas para crear (abrir) un nuevo modo:

1. La creacin de modos se realiza a travs del botn

2. Desde el men estndar Sistema > Crear modo

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3. Tecleando /o y luego Crear

6. Salir del sistema R/3

Desde el men estndar de cualquier modo:
Sistema > Salir del Sistema
Aparecer una ventana de dilogo advirtiendo de que se perdern todos los datos no
grabados. Si decimos que s, se cerrarn todos los modos abiertos y saldremos del
sistema.
Saldremos del sistema cuando borremos el ltimo modo abierto. Para borrar un modo:
Sistema > Borrar modo. Sin embargo, cuando borremos un modo que no sea el
nico abierto no aparecer la ventana de dilogo.
Existe una opcin rpida para salir del sistema cerrando todos los modos, es colocando
en el campo de comandos /nex

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Si se quiere salir de un modo se marca el icono:

O tambin colocando en el campo de comandos /i

Que es igual a marcar shift + F3 y a continuacin le presentara un mensaje informando que si

sale perder los datos no grabados:

7. Elementos de la Pantalla o ventana R/3

La barra de mens: contiene las opciones de mens en cascada correspondientes a

las aplicaciones R/3 donde est trabajando. Tres de las opciones aparecen siempre en
todas las ventanas de R/3: Sistema, Ayuda y Configuracin de pantalla (icono arco iris).

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Las opciones Tratar, Pasar a, Detalle(s), Entorno y Utilidades son tambin bastante
comunes.

La barra de herramientas estndar: est presente en todas las aplicaciones.

Consiste en una coleccin de botones o iconos que realizan las funciones ms
frecuentes disponibles en el sistema, aunque no siempre estarn disponibles todos
(depender de la transaccin o programa en que nos encontremos)

Situando el cursor sobre cada uno de los botones aparece una breve explicacin de su
significado, P. Ej. Intro, Guardar, Atrs, Salir, Cancelar, Imprimir, Buscar, etc.
Campo de comandos: El espacio en blanco con la cabeza de flecha en su extremo
derecho permite ir directamente a aplicaciones introduciendo el cdigo de la transaccin

Una transaccin es una secuencia de pasos u operaciones relacionadas de modo lgico

cuyo fin es permitir a un usuario realizar cambios en la base de datos. Constan por lo
general de una fase interactiva, durante la que el usuario proporciona la informacin
necesaria para preparar los registros que pueden actualizar la base de datos, y de una
fase de actualizacin, en la que se procesan los registros preparados anteriormente y se
actualiza la base de datos.
Ejemplo: La visualizacin de un material se puede realizar a travs del rbol de men o
indicando la transaccin MM03 en el campo de comandos.
Para que aparezcan los nombres tcnicos de las transacciones (P. Ej.: MM03, SE16,
CK11, etc.) en el rbol de mens:

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La barra de herramientas de aplicacin: Tambin se conoce con el nombre de

barra de pulsadores, contiene normalmente iconos o botones que son tareas u opciones
usadas con ms frecuencia en esa transaccin, y que siempre pueden seleccionarse
dentro de las opciones de los mens de esa aplicacin.
La barra de estado o status: es la lnea inferior de la pantalla, que generalmente
muestra mensajes informativos, de advertencia o de error a los usuarios, en su extremo
izquierdo. A la derecha aparecen otras informaciones como el identificador del sistema
(T01), el nmero de sesin (1), el mandante (020), etc.

8. El men de Favoritos

El men de favoritos es un men que puede crear el usuario en funcin de sus

necesidades (transacciones ms utilizadas, ficheros de ayuda, direcciones Web...).
El rbol de men est dividido en dos grupos: Men SAP y Favoritos

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El men SAP es estndar y no puede ser modificado, mientras que el de favoritos se

puede personalizar por usuario:
Puede aadir elementos a la lista de Favoritos a travs de la opcin de men favoritos
simplemente arrastrndolos y soltndolos con el ratn. La lista de favoritos se puede
organizar en carpetas y permite cambiar el nombre a las funciones.

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9. Seleccin de Funciones
Existen varias formas de seleccionar las funciones del sistema:

A travs del sistema seleccionando: opciones del men, favoritos u otras

opciones del rbol.
A travs del teclado (ALT + la letra subrayada de la opcin del men
correspondiente) Ejemplo Sistema se llama con ALT +S
Introduciendo el cdigo de la transaccin en el campo de comandos, existe un
cdigo de transaccin para cada funcin del sistema R/3 (no para cada pantalla).
Se puede acceder al cdigo de la transaccin desde cualquier pantalla de R/3.

10. Cmo hallar el cdigo de una transaccin?

Se puede hallar el cdigo de la transaccin de dos maneras:
Si esta ubicado en la funcin en la que esta trabajando Sistemas - Status

Mediante la barra de status:

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Si no esta en la transaccin mediante el rbol del men SAP:

En caso de que no muestre el cdigo de transaccin se habilita por Detalles- Opciones o

Shift+ F9

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11. Parmetros de usuario

Se utilizan para personalizar el usuario, definir formatos y direccionar impresora, si no
se tiene claro el concepto y la consecuencia no es recomendable hacer modificaciones
para evitar posibles conflictos

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Cada usuario dispone de unos campos divididos en tres reas que puede
personalizar

1. Datos personales (nombre, apellido, direccin...).

2. Valores fijos (impresora por defecto, formato de n, formato de fecha...).
3. Parmetros. Los parmetros corresponden a valores por defecto que puede adoptar
el sistema (n de material, centro, sociedad).

12. Ayudas para bsqueda

12.1 (Search help)
En aquellos casos en que sea necesario informar un campo y no sepamos qu valor dar,
SAP facilita una herramienta para poder seleccionarlo de entre una serie de propuestas.
Para que aparezcan los posibles valores, basta con situarse sobre el campo y pulsar la
tecla F1 o el botn
12.2 Ayuda F1
Tambin es posible obtener una explicacin de lo que significa un campo determinado
pulsando la tecla F1 (el signo ? indica que es obligatorio darle valor al campo)

12.3 Datos tcnicos

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Adems, si pulsamos
en la pantalla de ayuda, o pulsamos el botn aparecer la
siguiente ventana de informacin, de la que podremos obtener el Parmetro ID para
aadirlo a los valores prefijados del usuario.

13. Mensajes del sistema. Informacin adicional

En la barra de estado (estatus) aparecen mensajes informativos, de advertencia o de
error. Para obtener informacin adicional basta con pulsar sobre el mensaje.
13.1 Mensaje de error
Este tipo de mensaje impide realizar la operacin que se desea ejecutar en la
transaccin, para poder continuar se debe leer el mensaje y corregir el error

Al hacer doble clic, se amplia la explicacin del error

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13.2 Mensaje de advertencia

Este tipo de mensaje INFORMA acerca de algn evento de la operacin, el sistema
generalmente realiza la correspondiente correccin y permite continuar

14. Ejecucin de programas: Reporte o listado

Dentro del men de SAP existen sistemas de informacin con reportes estndar y con
su respectiva transaccin:

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Con los datos anteriores se pasa a la transaccin SE11 y se da el nombre de la tabla

anteriormente encontrada y la opcin Visualizar
15. Uso del correo interno
En el men principal seleccionar el icono
Aparece el men del Business Workplace,

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En la bandeja de Entrada se ubicaran los mensajes recibidos de usuarios SAP, en la de salida los
mensajes que se han enviado a los distintos usuarios

16. BOTONES ESTNDAR DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS

Los botones de SAP que aparecen en la barra de herramientas, dan un rpido acceso a las funciones que
ms comnmente se utilizan en SAP, en la pantalla actual y tarea del sistema. Si la barra de herramientas
es gris, no est disponible para usarla en esa pantalla.

Acceso teclado: en lugar de un botn de SAP, usted puede usar los accesos de teclado. Estos accesos
son el uso de una tecla o combinacin de teclas para realizar la misma funcin de un botn. El nombre
del botn y su acceso de teclado aparecen cuando se pone el cursor sobre el botn.
Botn

Enter

Accesos de
teclado
Tecla Intro

Guardar

Ctrl S

Atrs

F3

Nombre

Descripcin
Haga clic en el botn Enter cuando quiera que el
sistema valide sus campos de entrada y se mueva a
la siguiente funcin o pantalla, en una tarea del
sistema. Note que al hacer clic sobre el botn Enter
no est salvando la informacin que digit (ver
botn Guardar).
Haga clic en el botn Guardar cuando quiera salvar
informacin o salvar cambios a la informacin. En
una tarea del sistema.
Haga clic en el botn Atrs cuando quiera volver a
la anterior pantalla o anterior nivel del men.

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Salir

Accesos de
teclado
Shift F3

Cancelar

F12

Imprimir

Ctrl P

Buscar

Ctrl F

Continuar
bsqueda

Ctrl G

Paginar: Primera
pgina
Paginar:
Una pgina hacia
arriba
Paginar:
Una pgina hacia
abajo
Paginar: Ultima
pgina
Ayuda

Ctrl Page Up

F1

Nueva Sesin
Ejecutar

None
F8

Overview

F5

Borrar

Shift F2

Actualizar

None

Refrescar, sin necesidad de salir de la transaccin

Get variant

Shift F5

Traer Variante de visualizacin para reportes

ejecutados

Seleccin ayuda
pantalla
Ir a la izquierda

Shift F6
F8

Desplazarse en reportes

Mover favoritos
hacia arriba
Esquema anterior

Ctrl Shift F1

Desplazarse en reportes

Ctrl F7

Men del usuario

Ctrl F10

Mostrar periodo
pantalla

F6

Botn

Nombre

Page Up

Descripcin
Haga clic en el botn Salir cuando quiera salir del
nivel actual del men o tarea del sistema sin salvar
la informacin.
Haga clic en el botn Cancelar cuando quiera
cancelar la informacin que entr en la tarea actual
del sistema.
Haga clic en el botn Imprimir para imprimir el
documento SAP que aparezca en la pantalla.
Haga clic en el botn Buscar cuando quiera que el
sistema busque por palabras y combinaciones
alfanumricas en el documento abierto o pantalla
mostrada.
Use el botn Continuar Bsqueda (los binoculares
con el signo +) para continuar buscando un tem
seleccionado previamente.
Para ir a la primera pgina, haga clic en el botn
que tiene dos flechas hacia arriba.
Para mover hacia arriba una pgina, haga clic en el
botn que tiene una flecha hacia arriba.

Page Down

Para mover hacia abajo una pgina, haga clic en el

botn que tiene una flecha hacia abajo.

Ctrl Page Down

Para ir a la ltima pgina, haga clic en el botn que

tiene dos flechas hacia abajo.
Este botn muestra la ayuda genrica en lnea de
SAP. Seleccione un campo o mensaje, haga clic en
el botn Ayuda y una definicin del campo o
mensaje ser mostrado.
Crea una nueva sesin en SAP.

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Botn

Nombre
Ir a la derecha
Siguiente tem
Mover favoritos
hacia abajo
Siguiente esquema

Accesos de
teclado
Shift F1
Shift F7
Ctrl Shift F2

Descripcin
Desplazarse en reportes
Desplazarse en reportes

Ctrl F8

Men de SAP

Ctrl F11

Seleccionar todos
los tems de la
pantalla.
Empezar/fin del
bloque.
Mostrar todos los
valores posibles.
Organizar en orden
ascendente.
Organizar en orden
descendente.
F5

Ctrl F1

Activa todos los Flag de una vista

Ctrl F3

Seleccionar el primer tem; hacer clic en el botn.

Seleccionar el ltimo tem; hacer clic en el botn.
Despliega los renglones que hacen parte de una
suma o un conjunto de datos
Cambia el orden a ascendente

None
Ctrl F2
Ctrl F6
F8
Shift F4
Shift F5

F7
Ctrl Shift F5
Seleccionar
opciones.
Mostrar cambio.

Cambia el orden a descendente.

Seleccin
mltiple.
Des-seleccionar
todos los tems
de la pantalla.
Mostrar
resultados.
Contraer los
niveles.
Selecciones
dinmicas.
Filter

Incluir o excluir valores individuales o rangos de

valores.

Mostrar detalles de
encabezado

F6

Mostrar
informacin
adicional para lnea
PO tem
Estadsticas
generales.
Mostrar direccin
de despacho.
Mostrar la direccin
del proveedor para
un PO
Mostrar detalles de
lnea de tem.

F2

Shift F5
Ctrl F12
Ctrl F11

Seleccionar campos adicionales para criterios de

bsqueda.
Restringir valores a buscar en la lista Matchcode.
Datos Maestros de la creacin del documento, como
usuario, fecha, hora de contabilizacin y de entrada
etc.

Funcin de Grficos
Transporte de ordenes de parametrizacin

F7
F2

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Botn

Nombre
Servicios por
objeto.
Mostrar horario de
despacho para una
lnea PO de tem
Mostrar condiciones
para lnea PO de
tem.
Borrar lnea
seleccionada.
Cortar texto.

Accesos de
teclado
None

Descripcin

Shift F5
Shift F6
Shift F2
Ctrl Shift F1

Pegar el texto en
un campo despus
de copiarlo o
cortarlo.
Seleccionar.

F9

Posicione el cursor y haga clic en el botn.

F9

Haga clic en la lnea del tem, luego en el botn.

Copiar texto.

Ctrl Shift F2

Texto de tem
Texto detallado
Crear texto.

Ctrl F10
Shift F6
F6

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