Descripcin de Ecount ERP

Esta plataforma digital es una muy completa solucin a los problemas de

automatizacin e integracin de departamentos afines dentro de una empresa,
siendo casi comparable con un paquete de software de Bussines Intelligence 1, ya
que cuenta con funcionalidades compartidas, toma de decisiones online,
compatibilidad con dispositivos mviles y una enorme capacidad de adaptacin a
todos y cada uno de los aspectos relevantes a la organizacin. Sus mdulos
principales estn divididos por grupos homogneos, pero estn intilmente
divididos en subgrupos (inventario 1, inventario 2), por otra parte existe un muy
sencilla y amigable con el usuario, adems de contar con una gua FAQ y
tutoriales en video que facilitan su uso para novatos y principiantes, a continuacin
se describen sus componentes principales:
1. Inventario: Mdulo principal y encargado de la gestin del inventario, y
actividades afines; este mdulo dentro del software posee una gran
variedad de opciones para administrar, permite inclusive determinar un
flujograma de la mercanca, y de esta manera maximizar tiempos y pedidos,
para entender este mdulo de mejor manera es ms til analizar cada submdulo que posee:
a. Ventas: Sistema que gestiona la cantidad, tiempo y frecuencia de
pedidos de mercadera, adems nos perite crear nuestra propia base
de datos compartida de clientes con datos fijos y aadibles a la
plantilla, esta base de datos es compartida con el resto de mdulos
principales, adems permite crear cotizaciones, rdenes de venta
(emitido para los almacenes y bodegas, para que preparen
mercadera a ser entregada), Ventas (orden de salida, facturacin y
documentos afines), orden de envo (esta parte del mdulo se
encarga del contacto con los transportistas designados dentro del
programa y designio de rutas de entrega), facturacin y reporte de
ventas los mismos que pueden ser visualizados en tiempo real y
compartidos con otros usuarios.
b. Compras: sus principales funciones son las de solicitud de compra
(ingreso de cotizacin), plan de compra (niveles de compra
establecidos al mediano y largo plazo), orden de compra
(referenciado con la gua de remisin), facturacin en compras (que
permite el ingreso de la factura de compra y documentos afines
como comprobantes de retencin) y reportes de compras que
pueden ser visualizados en tiempo real.
1 http://www.sinnexus.com/business_intelligence/

c. Produccin: Encargado de manejar los inventarios de materiales

para la produccin y los movimientos y avances en la produccin as
como monitorear ordenes de produccin y uso de equipos.
d. Movimiento de inventarios: Soporte principal del mdulo el cual se
encarga de brindar anlisis y datos en tiempo real de los inventarios
y su fluctuacin, adems de permitirnos agregar alertas de cantidad
de inventario usado y planificacin de inventarios (pedidos y
demanda) nos ofrece la capacidad de determinar estadsticos que
nos faciliten la gestin del inventario, tales como estacionalidad,
medias y probabilidades de desabastecimiento. Claro que los datos
arrojados por el software son fros nmero que necesitan el
correspondiente anlisis por parte del encargado para determinar su
beneficio o perjuicio para el inventario y empresa. Este software
cuenta con un valor aadido por parte de la empresa programadora,
ya que ofrece cursos online para entender y manejar de mejor
manera el software y de esta manera optimizar la toma de decisiones
por parte de los usuarios del mismo al poder analizar los valores
arrojados por el programa.
e. Reportes: Sub-proceso encargado de manejar los documentos
electrnicos de resumen de actividades en lo relacionado con el
manejo de inventarios, a diferencia del tipo de reportes que se
obtienen en el resto de sub-mdulos los que este ofrece son ms
detallados y especficos, es decir ofrecen la informacin ms
relevante con la solicitud que se ingresa, por ejemplo, en la parte de
ventas el reporte que ofrece el mdulo detalla cada una de las
ventas realizadas y totales, mientras que en el mdulo reportes se
ofrece informacin de las ventas tales como pedidos por cliente,
anlisis estadsticos predefinidos e informacin ms compacta y
analizable.
f. Servicio (Post-venta): Este sub-mdulo es innovador por parte de
este software, ya que permite que los encargados de inventarios y
servicio al cliente manejen informacin relevante a satisfaccin de
clientes en cuanto a la venta realizada previamente, permite ingresar
informacin relevante en cuanto a calidad percibida y satisfaccin en
cuanto a gestin del servicio, adems de crear una lista de clientes
faltantes, es decir, clientes que realizaron un nmero limitado de
compras y no volvieron a adquirir los productos.
g. Nmero de serie: Esta caracterstica fue incluida a inicios de dcada
por parte de la empresa, es un componente importante dentro del
software, este permite el uso y manejo de sistemas de identificacin
de productos tales como cdigos de barras y etiquetas inteligentes,

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l.

adems permite un control de mercadera ms detallado permitiendo

bsqueda por tem y la evaluacin individual de costos y saldos en
cada uno de los artculos disponibles y terminados. Este sistema es
perfectamente compatible con cualquier tipo de hardware de lectura
de etiquetas.
Control de calidad: Es una parte del software que permite el ingreso
de datos correspondientes al control de calidad de productos,
permite registrar estndares establecidos, errores en productos con
sus respectivas identificaciones y todas las actividades afines,
emitiendo un comprobante al final de cada revisin realizada.
Plan de ventas: Esta en una parte vital dentro del proceso de uso del
software ya que permite el ingreso de datos relacionados a metas y
objetivos planteados a largo plazo y que luego servirn para la
comparacin con la evolucin diaria, semanal y mensual de la
actividad de ventas, permite monitorear que el proceso diario se
enfoque correctamente a las metas planteadas a mediano y largo
plazo. Incluye la capacidad nombrada como Ventas vs. Plan de
ventas
Costos: Es un sub-mdulo que permite el anlisis detallado del
desarrollo diario y mensual de las ganancias sobre costos, su funcin
principal es el control econmico de actividades de inventario,
muestra que tanto se ha obtenido con los costos relevantes al
almacenamiento con relacin a las ventas realizadas. Permite
adems la diferenciacin de costos, es decir, los costos creados
pueden ser o no asignado a actividades relacionadas con el
inventario.
Gestin de orden: Esta parte del software se encarga principalmente
de la localizacin de artculos dentro de un alcancen y/o bodega,
adems de permitir planificar cambios en el orden del almacn, a
pesar de su utilidad dentro de las empresas que o usan, su alcance
es limitado, es uno de los puntos menos explotados en el software,
ya que la localizacin y referenciacin es muy pobre brindando una
ubicacin en relacin al almacn en 2D y sin tomar en cuenta alturas
y ubicaciones elevadas.
Exportacin: Es una opcin existente dentro del software que est
diseada para usuarios/empresas con ventas al exterior, permite
gestionar rpida y fcilmente las actividades y ventas realizadas al
exterior, es un valor aadido que diferencia a los clientes locales de
los extranjeros y permite un anlisis ms detallado de los ltimos.

2. Contabilidad: Es uno de los mdulos ms grandes del software y est

relacionado directamente con todas las actividades econmicas que la
empresa realiza y como su nombre lo dice permite el control contable de la
empresa, cuenta con un sinfn de opciones a realizar, es un mdulo muy
poderoso y no tiene nada que envidiarle a paquetes contables
especializados y teniendo la ventaja de la vinculacin con otros mdulos y
departamento de la organizacin lo cual significa una tremenda ventaja
sobre los paquetes mencionados, y es por ello que existe la comparacin
de este software con uno de Bussines inteligence. El anlisis de sus
componentes ser mucho menos detallado ya que no es el tema principal
del caso de estudio, sus partes ms representativas son:
a. Registro Directo: que permite el ingreso de transacciones contables
al libro diario, su uso es sumamente sencillo, pero previamente es
necesario configurar el plan de cuentas, ya que el paquete cuenta
con un plan de cuenta genrico que puede o no ser til, pero es
mucho ms recomendable el ingresar uno ms ajustado a la realidad
de la compaa. Desde aqu se puede analizar cuenta por cuenta los
movimientos y desgloses por actividades.
b. Factura: Es un sub-mdulo que est directamente relacionado con el
inventario, ya que al emitir una orden de venta o registrarse una
venta en el mdulo inventarios, una notificacin aparece en este
componente que emite directamente una factura estndar que puede
ser modificada por parte del usuario segn las necesidades del
mismo y medios de pago y/o caractersticas de la venta.
c. Efectivo: Aqu permite el manejo de los valores econmicos que
ingresan y egresan de la empresa.
d. Documentos: Permite la emisin de documentos relacionados con
las actividades registradas e informes contables como estados de
situacin.
e. Presupuesto: maneja a detalle la informacin de planificacin del
presupuesto y lo compara con los movimientos actuales.
f. Importacin: Al igual que el mdulo exportaciones en Inventarios este
permite diferenciar las compras que se realizan al exterior y brida
informacin detallada sobre los mismos

3. Administrar: Es un mdulo de soporte con el que cuenta el software y sus

funciones principales son las de controlar los siguientes aspectos: Nmina,
Administrar tiempo, Compartir, Aprobacin online, CRM, Proyectos. Adems
permite personalizar la plataforma y compartir informes y su relacin es
ms directa con las tareas de planificacin.