UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

SECRETARA
DIRECCIN DE INGENIERA DE INFORMACIN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

SOLICITUD DE MATERIALES Y TILES DE OFICINA

DIRECCIN DE INGENIERA DE INFORMACIN

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DIRECCIN DE SERVICIOS
SECCIN DE ALMACN

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Fecha:
28/04/2004

Procedimiento:

Solicitud de Materiales y tiles de Oficina

OBJETIVO
Este manual tiene como finalidad establecer los pasos necesarios para la
solicitud, manejo y control de los materiales y tiles de oficina a ser despachados por
la Seccin de Almacn General a las distintas unidades de la Institucin, adems de
establecer claramente las responsabilidades de cada uno de los integrantes del
proceso y garantizar una gestin eficaz y eficiente del mismo.

UNIDADES QUE INTERVIENEN

- Direccin de Servicios. Departamento de Compras y Suministros. Seccin de
Almacn General.
-

Unidades Solicitantes (Administrativas y Acadmicas).

Direccin de Finanzas. Departamento de Contabilidad.

FORMULARIOS UTILIZADOS
- Solicitud de Materiales y tiles de Oficina (Forma 411-12).
- Nota de Devolucin de Materiales y tiles de Oficina al Almacn General
(Forma 411-13).
- Nota de Devolucin del Almacn General a las Unidades Consumidoras
(Forma 411-14).
- Nota de Entrega (Forma 411-15).

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Solicitud de Materiales y tiles de Oficina

NORMAS
1. La Seccin de Almacn es la responsable de recibir los materiales y tiles de
oficina adquiridos por el Departamento de Compras y Suministros, as como del
resguardo y la distribucin de los mismos a las distintas unidades administrativas
y acadmicas que conforman la Institucin.
2. Cualquier modificacin de documentos, de inventario, de cdigo o envo de
materiales, deber ser consultado y aprobado por el Jefe de la Seccin de
Almacn General.
3. La Seccin de Almacn General deber mantener actualizado el Catlogo de
Materiales y tiles de Oficina.
4. La Seccin de Almacn General deber enviar a la unidades solicitantes el
Catlogo de Materiales y tiles de Oficina vigente.
5. La Seccin de Almacn General mantendr un Calendario de Pedidos de
Materiales y tiles de Oficina dependiendo de los recursos presupuestarios y
financieros.
DE LA SOLICITUD
6. Toda Solicitud de Material y tiles de Oficina deber tramitarse, nicamente, con
el formulario digitalizado Forma 411-12.
7. La Seccin de Almacn no despachar materiales o artculos de oficina, si no se
ha recibido la correspondiente Solicitud de Materiales y tiles de Oficina.

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Solicitud de Materiales y tiles de Oficina

8. No se aceptarn Solicitudes de Materiales y tiles de Oficina, manuscritas o en

mquina de escribir.
9. Toda Solicitud de Materiales y tiles de Oficina deber contener:
- Nombre de la Unidad Consumidora.
- Nombre de la Unidad Solicitante.
- Cdigo de la Unidad y del material solicitado.
- Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Consumidora.
- Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Solicitante.
- Sello oficial vigente de la Unidad Consumidora y Solicitante .
- Ubicacin fsica de la Unidad Consumidora.
- Nombre de la persona que recibir el material.
10. Toda solicitud que no cumpla con los requisitos exigidos ser devuelta a la
unidad consumidora utilizando el formulario Nota de Devolucin del Almacn
General a las Unidades Consumidoras (Forma 411-14), con las observaciones
pertinentes.
11. Toda solicitud proveniente de las autoridades de la Institucin que presente
problemas para su proceso, deber ser notificada a la Direccin de Servicios.
12. Si la unidad consumidora no posee su propio cdigo asignado por la Oficina de
Presupuesto, sta deber solicitar la aprobacin de la unidad solicitante.
13. Si existe la disponibilidad presupuestaria y financiera, las unidades solicitantes
debern enviar sus solicitudes por trimestre, de acuerdo a la fecha prevista en el
calendario establecido por la Seccin de Almacn General, o la modalidad que
establezcan el Departamento de Compras y Suministros y la Direccin de
Servicios.

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Solicitud de Materiales y tiles de Oficina

14. Las unidades debern realizar la Solicitud de Materiales y tiles de Oficina de

forma razonable, para evitar devoluciones al Almacn General, tiempo despus
de su recepcin.
DEL DESPACHO
15. La Seccin de Almacn General llevar el registro histrico de cada unos de los
artculos, sealando la descripcin del artculo y su cdigo respectivo
16. Todo despacho de materiales y tiles de oficina se registrar en el Libro de
Despacho.
17. El Libro de Despacho deber estar debidamente foliado y contendr:
- Nmero de la Solicitud.
- Nombre de la Unidad Consumidora.
- Fecha de despacho.
- Firma del despachador.
- Nmero de la factura
18. Todo ingreso y salida de materiales o tiles de oficina sern registrados en las
Tarjetas Kardex (nicamente en bolgrafo tinta negra)

y en el sistema de

inventario vigente.
19. Las Solicitudes de Materiales y tiles de Oficina sern despachadas en el orden
de llegada y en un lapso no mayor de tres (3) das hbiles.
20. Los materiales y tiles de oficina, slo sern autorizados y entregados por el
personal asignado para tal fin, bajo la supervisin del Jefe del Almacn General.
21. La Seccin de Almacn General deber colocar a todos los materiales o tiles de
oficina despachados la etiqueta o, en su defecto, un sello de la Universidad

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Solicitud de Materiales y tiles de Oficina

Simn Bolvar, que permita la identificacin de los mismos como materiales o

tiles de oficina de la Institucin.
22. Los materiales y tiles de oficina, slo sern despachados por el personal
asignado para tal fin (la cuadrilla de traslado adscrita al Departamento de
Servicios Generales).
DE LA DEVOLUCIN
23. La devolucin de materiales y tiles de oficina de las unidades consumidoras
deber estar respaldada por una comunicacin, donde se detallar el motivo y el
material objeto de la devolucin.
24. La Seccin de Almacn General slo aceptar devoluciones de materiales y tiles
de oficina en buen estado y de uso vigente.
25. Las devoluciones de materiales y tiles de oficina al Almacn General debern
realizarse en un tiempo no mayor a treinta y seis (36) horas desde la fecha de la
recepcin del pedido por la unidad consumidora.
26. Las devoluciones de materiales o tiles de oficina por falta de uso, debern
realizarse en un tiempo no mayor a dos (2) meses desde la fecha de la solicitud.
27. El cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en este manual
estar sujetos al Control Posterior de la Unidad de Auditora Interna y al Control
Previo por parte de las unidades involucradas.
28. Es responsabilidad de las unidades involucradas en el procedimiento, asignar a la
persona encargada de realizar el Control Previo correspondiente a su unidad.

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Solicitud de Materiales y tiles de Oficina

PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE MATERIALES Y TILES DE OFICINA

RESPONSABLE
Unidad Solicitante

ACCIN
1. Llena el formulario Solicitud de Materiales y
tiles de Oficina (Forma 411-12), en tres
originales y los enva a la Seccin de Almacn
General.

Seccin de Almacn
General
(Recepcin)

2. Recibe la forma 411-12 y verifica todos los

datos registrados en la misma. En caso de estar
incorrectos devuelve a la Unidad Solicitante con
Nota de Devolucin del Almacn General a las
Unidades Consumidoras (Forma 411-12) anexa.
3. Si est correcta la informacin, lo registra en el
Libro de Control de Solicitudes, y asigna
nmero correlativo de la solicitud de acuerdo al
orden de llegada. Entrega la forma 411-12 en
sus tres (3) originales al Operador del Sistema.

Seccin de Almacn
General
(Operador del Sistema)

4. Recibe la forma 411-12 y verifica en el sistema

la existencia de los materiales y tiles de oficina
solicitados. Marca en la forma 411-12 el o los
materiales o tiles de oficina faltantes y rebaja
del inventario los existentes (Ver paso 5). En
caso de no existir ninguno de los materiales o
tiles de oficina solicitados devuelve forma 41112 en sus tres (3) originales a la unidad con la
forma 411-14.

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Solicitud de Materiales y tiles de Oficina

PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE MATERIALES Y TILES DE OFICINA

RESPONSABLE
Seccin de Almacn
General
(Operador del Sistema)

ACCIN
5. En caso de haber existencia lo rebaja del
inventario en el sistema . Genera factura en
(tres (3) originales) y las remite con la forma
411-12 en sus tres (3) originales al Jefe del
Almacn General.

Seccin de Almacn
General
(Jefe)

6. Recibe la forma 411-12 con factura anexa y

autoriza el despacho (coloca visto bueno) y
remite la forma 411-12 y la factura en sus tres
(3) originales al almacenista.

Seccin de Almacn
General
(Almacenista)

7. Recibe y rebaja los materiales o tiles de oficina

del kardex.
8. Ubica los materiales o tiles de oficina, les
coloca la etiqueta en cada uno de los
materiales, los

embala y

los remite al

despachador con los tres (3) originales de la

forma 411-12 y tres (3) originales de la factura.
Despachador

9. Recibe y chequea el pedido embalado, firma la

forma 411-12 en todos sus originales, bajo
supervisin del Jefe del Almacn General y lo
entrega a la cuadrilla de traslado.

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Solicitud de Materiales y tiles de Oficina

PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE MATERIALES Y TILES DE OFICINA

RESPONSABLE
Unidad Solicitante

ACCIN
10. Recibe pedido, la forma 411-12 en (tres (3)
originales) y la factura (tres (3) originales).
11. Revisa los materiales y tiles de oficina, firma
y sella en seal de conformidad la forma 41-12
y la factura, archiva un (1) original de la forma
411-12 y de la factura y devuelve dos (2)
originales de la forma 411-12 y de la factura a
la Seccin de Almacn General.

Seccin de Almacn
General
(Recepcin)

12. Recibe y archiva un (1) original de la forma

411-12 y de la factura para su control y enva
un (1) original de la forma 411-12 y de la
factura al Departamento de Contabilidad, con
el visto bueno del jefe de Compras.

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Solicitud de Materiales y tiles de Oficina

PROCEDIMIENTO: DEVOLUCIN DE MATERIALES Y TILES DE

OFICINA

POR PARTE DE LA UNIDAD SOLICITANTE.

RESPONSABLE
Unidad Solicitante

ACCIN
1. Elabora Nota de Devolucin de Materiales y
tiles de Oficina al Almacn General (Forma
411-13) en tres (3) originales describiendo de
forma detallada el motivo y los materiales o
tiles de oficina objeto de la devolucin.
2. Remite forma 411-12 en sus tres (3) originales
con el o los materiales o tiles de oficina a ser
devueltos a la Seccin de Almacn General.

Seccin de Almacn
General
(Jefe de Almacn)

3. Recibe la forma 411-13 en sus tres (3)

originales y materiales o tiles de oficina a ser
devueltos.
4. Chequea el material recibido. En caso de ser
incorrecto devuelve forma 411-13 en sus tres
83) originales y materiales o tiles de oficina a
la Unidad Solicitante con Nota de Devolucin
del

Almacn

General

Consumidoras (Forma 411-14).

las

Unidades

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Solicitud de Materiales y tiles de Oficina

PROCEDIMIENTO: DEVOLUCIN DE MATERIALES Y TILES DE

OFICINA

POR PARTE DE LA UNIDAD SOLICITANTE.

RESPONSABLE
Seccin de Almacn
General
(Jefe de Almacn)

ACCIN
5. Si procede, entrega un (1) original sellado de
la forma 411-13 a la Unidad Solicitante, y
entrega dos (2) originales de la forma 411-13 al
Operador del Sistema.

Seccin de Almacn
General
(Operador del Sistema)

6. Recibe y realiza ingreso de los materiales o

tiles de oficina en el sistema de control de
existencia. Remite la forma 411-13 en sus dos
(2) originales y los soportes generados por el
sistema al Almacenista.

Seccin de Almacn
General
(Almacenista)

7. Recibe la forma 411-13 en sus dos (2)

originales y sus soportes. Realiza registro de los
materiales o tiles de oficina en el kardex bajo
supervisin del despachador.
8. Da entrada de los materiales o tiles de oficina
en el inventario fsico del Almacn General.
Entrega la forma 411-13 en sus dos (2)
originales y los soportes al Jefe del Almacn
General.

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Procedimiento:

Solicitud de Materiales y tiles de Oficina

PROCEDIMIENTO: DEVOLUCIN DE MATERIALES Y TILES DE

OFICINA

POR PARTE DE LA UNIDAD SOLICITANTE.

RESPONSABLE
Seccin de Almacn
General
(Jefe de Almacn)

ACCIN
9. Recibe la forma 411-13 en sus dos (2)
originales, archiva un (1) original para control, y
enva

otro

Contabilidad.

original

al

Departamento

de

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FLUJOGRAMAS

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Flujograma:

Pginas

Manual de Normas y Procedimientos

Direccin de Servicios

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Solicitud de Materiales y tiles de Oficina

UNIDAD SOLICITANTE

SECCIN DE ALMACN GENERAL (Recepcin)

SECCIN DE ALMACN (Operador del Sistema)

INICIO
Llena formulario Solicitud de
Materiales tiles de Oficina
forma 411-12 y enva a la
Seccin de Almacn
General.

Recibe y verifica la
existencia del o los
materiales o tiles de
oficina solicitado.

Recibe formulario 411-12 y

verifica la informacin
registrada en la misma

SI

NO
NO

Devuelve a la
Unidad Solicitante
con Nota de
Devolucin (forma
411-14) anexa.

Datos
correctos?

SI

Registra solicitud
en el libro de
Control de
Solicitudes.

Asigna nmero
correlativo a la
solicitud de
acuerdo al orden
de llegada.
Recibe documentos, revisa,
verifica y remite a la Seccin
de Almacn General.

Remite forma
411-12 al
Operador del
Sistema.

Material en
existencia ?

Marca en la forma
411-12 como
faltante los
materiales que no
estn en existencia.

Rebaja en el
sistema de
inventario los
materiales
existentes.

Genera factura.

Enva forma 411-12 y

factura al Jefe de
Almacn para su
autorizacin.

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Fecha

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Solicitud de Materiales y tiles de Oficina

SECCIN DE ALMACN GENERAL (JEFE)

Pginas

Manual de Normas y Procedimientos

Direccin de Servicios

Recibe forma 41112 y factura y

autoriza el
despacho al
almacenista.

SECCIN DE ALMACN (Almacenista) DESPACHADOR

Recibe forma 411-12 y

factura y realiza rebaja
del material solicitado
en el KARDEX.

Ubica material, coloca

la etiqueta, embala y lo
remite al despachador,
con la forma 411-12 y
la factura.

Chequea el pedido
embalado, firma
bajo supervisin del
Jefe del Almacn y
lo entrega a la
cuadrilla.

UNIDAD SOLICITANTE

Recibe pedido y
forma 411-12 ( 3
originales) y la factura
(3 originales).

Revisa materiales y
estampa sello y firma
en las formas 411-12
y la factura.

SECCIN DE ALMACN (RECEPCIN)

Recibe y archiva
un original de la
forma 411-12 y de
la factura y remite
otra original de la
forma 411-12 y
de la factura al
Departamento de
Contabilidad.

Fin
Devuelve (2
originales) de la
forma 411-12 y de
la factura a la
Seccin de
Almacn General.

Manual de Normas y Procedimientos

Direccin de Servicios

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Flujograma:

Pginas

15 de 26
Fecha

28/04/2004

Devolucin de Materiales y tiles de Oficina por parte de la Unidad

UNIDAD SOLICITANTE

INICIO
Elabora forma 411-13
en 3 originales
describiendo el motivo,
materiales y tiles de
oficina objeto de
devolucin.

SECCIN DE ALMACN GENERAL (Jefe de Almacn)

Recibe forma 411-13 y

material.

Chequea el material
recibido.
NO

Remite forma 411-13

con el material a ser
devuelto a la Seccin
de Almacn General.

SECCIN DE ALMACN
(Operador del Sistema)

SECCIN DE ALMACN
(Almacenista)

Recibe y realiza ingreso

del o los materiales o
tiles de oficina en el
sistema de control de
existencia.

Recibe y realiza registro

en el Kardex y da entrada
al inventario fsico del o
los materiales o tiles de
oficina.

SI
Remite dos originales
de la forma 411-13 y
soportes al Almacenista.

Conforme ?

Devuelve a la
Unidad
Solicitante
con la forma
411-14.

Entrega un original
de la forma 411-13
sellada a la
Unidad Solicitante.

Recibe material y
forma 411-14 y toma
acciones correctivas.

Entrega dos
originales de la
forma 411-13 al
Operador del
Sistema.

Recibe y archiva original de la

forma 411-13 y soportes. Enva
otro original al Departamento de
Contabilidad.

Fin

Entrega forma 411-13 y

soportes al Jefe del
Almacn General.

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Procedimiento:

Solicitud de Materiales y tiles de Oficina

FORMULARIOS

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16 de 26
Fecha:
28/04/2004

1. No. DE SOLICITUD

2.

SOLICITUD DE MATERIALES Y TILES DE OFICINA

PAG. No.
5. UNIDAD CONSUMIDORA:

4. UNIDAD
SOLICITANTE:
UNIVERSIDAD
SIMN BOLVAR
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIN DE SERVICIOS

6. UBICACIN
Y EXTENSIONES
DE LA UNIDAD CONSUMIDORA:
Departamento
de Compras y Suministros

DE

3. CDIGO DE LA UNIDAD

7. NOMBRES Y APELLIDOS LEGIBLES DEL RESPONSABLE DE RECIBIR EL PEDIDO:

Seccin de Almacn General

8.

9.

TEM

11.

CDIGO

13. TOTAL
TEMS

10.
A R T C U L O

14. NOMBRES Y APELLIDOS LEGIBLES DEL RESPONSABLE

12.

CANTIDAD

UNIDAD
MEDIDA

15. FIRMA

16.

FECHA

PEDIDA

ENTREGADA

17. OBSERVACIONES

DEL DESPACHO:

18. FIRMA RESPONSABLE UNIDAD SOLICITANTE

FECHA
FORMULARIO 411-12

DII 01/99

/
/
19. FIRMA RESPONSABLE UNIDAD CONSUMIDORA 20. V B JEFE DE ALMACEN
FECHA

FECHA

21. RECIBIDO CONFORME

/

Original: Dpto. de Contabilidad / Duplicado: Almacn General / Triplicado: Unidad Solicitante

FECHA

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Fecha:
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Procedimiento:

Solicitud de Materiales y tiles de Oficina

Formulario: SOLICITUD DE MATERIALES Y TILES DE OFICINA

CDIGO: 411-12
USO: Tramitar pedidos de materiales y/o tiles de oficina al Almacn General
ELABORACIN: En computadora.
CAMPOS:
Nombre

Contenido

Nro. Solicitud

Uso de la Seccin de Almacn General.

Pag. n. de

Nmeros

Nmero

correspondientes

la

pgina

cantidad de las mismas.

3

Cdigo de la unidad

Nmero de la solicitud, conformado por: cdigo

de la unidad, n correlativo y el ao.

Unidad solicitante

Nombre de la unidad que emite la solicitud.

Unidad consumidora

Nombre de la unidad que usa los materiales y/o

tiles de oficina.

6
7

Ubicacin de la unidad

Lugar

donde

est

consumidora

consumidora y extensin.

ubicada

la

unidad

Responsable de recibir el Nombres y apellidos de la persona encargada de

pedido

recibir el pedido.

tem

Nmero consecutivo que identifica el rengln.

Cdigo

Nmero que corresponde al cdigo asignado a

cada artculo en el catlogo de materiales.

10

Artculo

Nombre que describe el material o tiles de

oficina que se solicite.

11

Unidad de medida

Nombre que especfica la unidad de medida del

artculo, ejemplo: caja, block, rollo, etc.

12

Cantidad

Nmeros correspondientes a la cantidad de

pedida y entregada.

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Fecha:
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Procedimiento:

Solicitud de Materiales y tiles de Oficina

13

Total tem

Nmero que especfica la cantidad total de

tems.

14

15

Responsable del

Nombres

despacho

responsable del despacho.

Firma

Firma

apellidos

correspondiente

correspondientes
al

responsable

al
del

despacho.

16

Fecha

Da, mes y ao en el que se hizo el despacho.

17

Observaciones

Informacin adicional que se crea necesaria.

18

Firma responsable,
unidad solicitante y fecha

19

Firma responsable unidad

consumidora

20

Vb Jefe del almacn

Firma del jefe de la unidad solicitante con

registro de da, mes y ao en que es emitida la
solicitud.
Firma del jefe de la unidad consumidora con
registro de da, mes y ao en que es emitida la
solicitud.
Media firma en seal de visto bueno del jefe de
almacn general. Registra da, mes y ao en
que se da el visto bueno.

21

Recibido conforme

Firma del jefe o personal autorizado de la unidad

(Unidad Consumidora)

consumidora,

en

seal

de

haber

recibido

conforme los materiales. Registra da, mes y ao

en que es recibido el pedido.

DISTRIBUCIN:
Original: Departamento de Contabilidad
Duplicado: Seccin de Almacn General
Triplicado: Unidad Solicitante

1. No.

NOTA DE DEVOLUCIN
DE MATERIALES Y TILES DE
OFICINA AL ALMACN GENERAL

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIN DE SERVICIOS

Departamento de Compras y Suministros

2. FECHA:
/

Seccin de Almacn General

3. DE:
4. PARA:

SECCIN DE ALMACN GENERAL

5.ASUNTO:

ANEXO LE ESTAMOS DEVOLVIENDO MATERIALES Y TILES DE OFICINA

7. CDIGO

8. ARTCULO

12.

FORMULARIO 411-13

ELABORADO POR:

DII 02/2004

CANTIDAD

13.

11.

10. UNIDAD

9.
6. TEM

MEDIDA

MOTIVO

MATERIAL NO

MATERIAL

SOLICITADO

DAADO

FIRMA JEFE DE LA UNIDAD Y SELLO

Original: Dpto. Contabilidad / Duplicado: Seccin de Almacn General / Triplicado: Unidad Solicitante

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Fecha:
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Procedimiento:

Solicitud de Materiales y tiles de Oficina

Formulario: NOTA DE DEVOLUCIN DE MATERIALES Y TILES DE OFICINA
AL ALMACN GENERAL
CDIGO: 411-13
USO: Tramitar la devolucin de materiales y/o tiles de oficina al Almacn General
ELABORACIN: En computadora.
CAMPOS:
Nombre

Contenido

Nro.

Nmero de la nota.

Fecha

Da, mes y ao de elaboracin de la solicitud.

De

Nombre de la unidad que realiza la devolucin.

Para

Se identifica por si sola.

Asunto

Se encuentra identificado.

tem

Nmero consecutivo que identifica el rengln.

Cdigo

Nmero que corresponde al cdigo asignado a

Nmero

cada artculo en el catlogo de materiales.

8

Artculo

Nombre que describe el material o tiles de

oficina que se solicite.

Unidad de medida

Nombre que especfica la unida de medida del

artculo, ejemplo: caja, block, rollo, etc.

10

Motivo

Marcar con una equis (x) el motivo de la

devolucin.

11

Elaborado por

Nombre de la persona que elabora la solicitud.

12

Firma Jefe de la Unidad

Firma del responsable de la unidad y sello.

DISTRIBUCIN:
Original: Departamento de Contabilidad
Duplicado: Seccin de Almacn General
Triplicado: Unidad Solicitante

1. No.

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIN DE SERVICIOS

Departamento de Compras y Suministros

Seccin de Almacn General

NOTA DE DEVOLUCIN
DEL ALMACN GENERAL A LAS
UNIDADES CONSUMIDORAS

2. FECHA:
/

3. UNIDAD CONSUMIDORA

4. N Y FECHA DE LA SOLICITUD DE MATERIALES Y TILES DE OFICINA

5. MOTIVO DE LA DEVOLUCIN
PRESENTA TACHADURAS

DEFECTO DE FIRMA

DATOS INCOMPLETOS

CDIGO DE LA UNIDAD INCORRECTO

FALTA SELLO DE LA UNIDAD

INEXISTENCIA DEL MATERIAL

OTRO________________________________________________________

6. ELABORADO POR:

FORMULARIO 411-14

DII 02 /2004

CDIGODEL ARTCULO INCORRECTO

7. FIRMA JEFE DE LA SECCIN Y SELLO

Original: Dpto. Contabilidad / Duplicado: Seccin de Almacn General / Triplicado: Unidad Solicitante

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

SECRETARA
DIRECCIN DE INGENIERA DE INFORMACIN

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DIRECCIN DE SERVICIOS
SECCIN DE ALMACN

Fecha:
28/04/2004

Procedimiento:

Solicitud de Materiales y tiles de Oficina

Formulario: NOTA DE DEVOLUCIN DEL ALMACN GENERAL

LAS

UNIDADES COSUMIDORAS.
CDIGO: 411-14.0
USO: Tramitar la devolucin de las solicitudes de materiales y/o tiles de oficina a
las unidades consumidoras.
ELABORACIN: En computadora.
CAMPOS:
Nmero

Nombre

Contenido

Nro.

Nmero correlativo de la nota de entrega.

Fecha

Da, mes y ao de elaboracin de la nota de

entrega.

Unidad Consumidora

Nombre de la unidad consumidora a devolver la

forma 411-12.

N y fecha de la solicitud

N de la Solicitud de Materiales y tiles de

de materiales y tiles de

Oficina a devolver.

oficina
5

Motivo de la devolucin

Marque con una equis (x) el motivo de la

devolucin.

Elaborado por

Nombre de la persona que elabora la solicitud.

Firma Jefe de la Seccin

Firma del responsable de la unidad y sello.

y sello

DISTRIBUCIN:
Original: Departamento de Contabilidad
Duplicado: Seccin de Almacn General
Triplicado: Unidad Solicitante

1. No.

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO

NOTA DE ENTREGA

DIRECCIN DE SERVICIOS

2. FECHA:

Departamento de Compras y Suministros

/

Seccin de Almacn General

3. DE:

SECCIN DE ALMACN GENERAL

4. PARA:
5. ADSCRITO:
6. ASUNTO:

7. TEM

ANEXO LE ESTAMOS ENTREGANDO MATERIAL QUE SE DETALLA

8. CDIGO

13. FIRMA

9. ARTCULO

Y SELLO DE LA SECCIN DE ALMACN

FORMULARIO 411-15

DII 02/2004

Original: Seccin de Almacn / Duplicado: Unidad Solicitante

10. CANTIDAD

14. RECIB

11. UNIDAD DE MEDIDA

CONFORME

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DIRECCIN DE SERVICIOS
SECCIN DE ALMACN

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Fecha:
28/04/2004

Procedimiento:

Solicitud de Materiales y tiles de Oficina

Formulario: NOTA DE ENTREGA
CDIGO: 411-15
USO: Tramitar la entrega de materiales y/o tiles de oficina a las unidades
consumidoras, el cual fueron reportadas como faltantes.
ELABORACIN: En computadora.
CAMPOS:
Nombre

Contenido

Nro.

Nmero correlativo de la nota.

Fecha

Da, mes y ao de elaboracin de la nota.

De: Seccin de Almacn

Se explica por si sola.

Para:

Apellido y Nombre de la persona a recibir.

Adscrito:

Denominacin de la unidad la cual va a recibir el

Nmero

material y/o tiles de oficina.

6

Asunto:

Se explica por si sola.

tems

Nmero consecutivo que identifica el rengln.

Cdigo

Nmero que corresponde al cdigo asignado a

cada artculo en el catlogo de materiales.

Artculo

Nombre que describe el material o tiles de

oficina que se solicite.

10

Cantidad

Nmeros correspondiente a la cantidad de

pedida y entregada.

11

Unidad de Medida

Nombre que especfica la unidad de medida del

artculo, ejemplo: caja, block, rollo, etc.

12
13

Firma y sello de la

Firma del responsable de la unidad y sello de la

Seccin de Almacn

misma.

Recib conforme

Apellido y nombre de la persona que recibe,

fecha y sello de la unidad.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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Procedimiento:

Solicitud de Materiales y tiles de Oficina

DISTRIBUCIN:
Original: Seccin de Almacn General
Duplicado: Unidad Solicitante

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28/04/2004