Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
Mdulo de Patrimonio
Sistema Integrado de Gestin Administrativa SIGA
Dirigido a: Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local
INDICE
I.
INTRODUCCIN ................................................................................................... 6
II.
OBJETIVO............................................................................................................. 6
4.2.
Tablas ............................................................................................................11
Patrimonio .................................................................................................... 11
5.1.1.
5.1.1.1.
Parmetros Ejecutora............................................................................ 12
5.1.1.2.
5.1.1.3.
tems .......................................................................................................... 19
5.1.1.4.
5.1.1.5.
Tipos de Patrimonio............................................................................... 26
Generales...................................................................................................... 28
5.1.2.
5.1.2.1.
Sedes ......................................................................................................... 28
5.1.2.2.
Almacenes ................................................................................................ 29
5.1.2.3.
5.1.2.4.
Personal .................................................................................................... 32
5.1.3.
5.1.4.
5.1.5.
5.2.
Mantenimiento .............................................................................................36
5.2.1.
5.2.1.1.
5.2.1.2.
5.2.1.3.
Actualizacin ........................................................................................... 58
-2-
5.2.2.
5.2.2.1.
Registro..................................................................................................... 61
5.2.2.2.
Sobrantes ................................................................................................. 67
5.2.2.3.
Faltantes ................................................................................................... 71
Movimiento................................................................................................... 74
5.2.3.
5.2.3.1.
5.2.3.4.
5.2.3.5.
5.2.3.6.
5.3.
5.3.1.
5.3.2.
5.3.3.
5.4.1.
5.4.2.
-3-
5.4.4.
5.4.7.
5.4.8.
5.5.
Procesos..................................................................................................... 239
5.5.1.
5.5.2.
5.5.3.
5.6.
5.6.1.
5.6.2.
5.6.3.
5.6.4.
5.6.5.
5.6.6.
5.7.
5.7.1.
5.7.2.
-5-
INTRODUCCIN
II.
OBJETIVO
El presente Manual, tiene como objetivo guiar a los usuarios responsables del registro,
administracin, control, cautela y supervisin de los Bienes Patrimoniales de las
Unidades Ejecutoras, en el uso y operatividad del SIGA - Mdulo Patrimonio (MP),
logrando que la Administracin de los Bienes Patrimoniales sea eficaz, eficiente y
transparente, en cada una de las etapas del proceso.
-6-
Nota:
acceso a los Mdulos del SIGA a los que tenga acceso el Usuario, asimismo el icono
Salir
Para acceder al Mdulo de Patrimonio, dar doble clic al cono Mdulo Patrimonio
-7-
Al ingresar, se mostrar la ventana principal del Mdulo de Patrimonio, con los Sub
Mdulos Tablas, Mantenimiento, Seguimiento y Control, Consultas/Reportes, Procesos,
Utilitarios e Inmuebles, de acuerdo al permiso y acceso que cuente el Usuario, los
mismos que se detallan a continuacin
-8-
Nombre
Descripcin
Tablas
Mantenimiento
Seguimiento y
Control
Consultas y
Reportes
Procesos
Utilitario
Inmuebles
-9-
Barra de Herramientas
-10-
5.1.
Tablas
El Sub Mdulo Tablas contiene informacin relacionada a los tems, Ubicaciones Fsicas,
consulta sobre Causales de Baja, Colores, e informacin en modo consulta de las Tablas
de las Sedes, Centros de Costo, Almacenes y Personal con el que cuenta la Unidad
Ejecutora. As mismo, incluye la opcin de Configuracin de Parmetros para la
operatividad de las funciones del Sistema y los procesos que realiza.
5.1.1. Patrimonio
Esta opcin permite realizar el registro y consulta de las tablas que el Modulo Patrimonio
necesita para operar el Sistema.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas Patrimonio. Al
ingresar a esta opcin, el sistema muestra las sub opciones siguientes: Parmetros
Ejecutora, Familia segn SBN, tems, Causales de Baja y Tipos de Patrimonio.
-11-
Parmetros Ejecutora
Esta opcin permite realizar la configuracin de los Parmetros del Mdulo Patrimonio,
como el inicio del Periodo Contable y el Periodo del Inventario Inicial.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas Patrimonio Parmetros Ejecutora, como se muestra a continuacin:
Para seleccionar y/o actualizar el nombre del Responsable, dar clic en el botn ,
abrindose la ventana Bsqueda de Datos, donde el usuario debe buscar y
seleccionar el nombre del Responsable.
Datos SBN:
-13-
Impresin de Etiquetas:
5.1.1.2.
-14-
, como se muestra en la
-15-
-16-
Cdigo: Nmero compuesto por ocho dgitos que corresponde a la Familia del
Bien.
Tipo Activo Fijo: Muestra el Tipo del Activo Fijo: Activo Fijo Depreciable, Activo
Fijo No Depreciable, Bienes Culturales o Inversiones Intangibles (Licencias).
-17-
REPORTE
Para visualizar el Reporte de las Familias de Bienes Patrimoniales, dar clic en el botn
Imprimir
Familias.
Seleccionar el grupo y clase de las familias que se desea visualizar o marcar con check
para seleccionar Todos; seguidamente dar clic en el botn Imprimir
muestra el Reporte Familia de Bienes.
. El Sistema
-18-
5.1.1.3.
tems
-19-
-20-
Para consultar todos los tems patrimoniales del Catlogo, marcar con un check
campo Todo.
Para consultar el detalle del tem, ingresar a la carpeta amarilla
visualizndose la ventana Mantenimiento Catlogo de tems.
en el
-21-
-22-
Nota: La lista de componentes de los bienes muebles es definida por el Ente Rector por lo
que no puede ser editada por el Usuario.
REPORTE
Para visualizar el Reporte de los tems patrimoniales del Catlogo Institucional, dar clic
en el cono Imprimir
ubicado en la barra de herramientas, mostrndose la ventana
Reporte de tems, conteniendo los siguientes filtros y opciones:
Seleccionar el Grupo, Clase y Familia de los Bienes Patrimoniales que desea mostrar o
marcar el check para mostrar todos.
-23-
5.1.1.4.
Esta opcin permite consultar la relacin de Causales de Baja establecidas por la SBN.
-24-
REPORTE
Para visualizar el Reporte de las Causales de Baja, presionar el icono Imprimir
ubicado en la barra de herramientas. Este Reporte contiene la siguiente informacin:
Cdigo de Tipo, Cdigo de Clase y Descripcin de las Causales de Baja.
-25-
5.1.1.5.
Tipos de Patrimonio
Esta opcin permite consultar los Tipos de Patrimonio. El ingreso a la opcin es siguiendo
la siguiente ruta: Tablas Patrimonio - Tipos de Patrimonio, como se muestra a
continuacin:
-26-
REPORTE
Para visualizar el Reporte Tipo de Patrimonio, el Usuario debe dar clic en el icono
Imprimir
ubicado en la barra de herramientas. Este Reporte contiene la siguiente
informacin: Cdigo de Tipo, Cdigo de Clase, Descripcin del Tipo de Patrimonio, Tasa
de Depreciacin, Cuenta Contable de Depreciacin y Estado.
-27-
5.1.2.1. Sedes
Esta opcin permite consultar las Sedes de la Unidad Ejecutora registradas en el Mdulo
de Logstica.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas Generales -Sedes,
como se muestra en la siguiente ventana.
-28-
5.1.2.2. Almacenes
Esta opcin permite consultar los distintos Almacenes registrados en el Mdulo de
Logstica.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas Generales Almacenes, como se muestra a continuacin:
-29-
REPORTE
Para visualizar el Reporte Almacenes, el Usuario debe dar clic en el cono Imprimir
ubicado en la barra de herramientas. Este Reporte contiene la siguiente informacin:
Cdigo, Secuencia, Descripcin, Direccin, Sede, Departamento, Provincia, Distrito y
Responsable por Almacn.
-30-
En la parte Superior se puede filtrar los datos por: Ao, Sede, Estado (Activo, Inactivo) y
por Centro de Costo.
Para visualizar los datos generales del Centro de Costo, ingresar a la carpeta amarilla
, mostrando la siguiente ventana.
-31-
El Usuario puede visualizar los datos del personal, ingresando a la carpeta amarilla
El Sistema muestra la siguiente ventana:
-32-
. Para
Todos.
Tipos de Reporte:
-
-33-
-34-
-35-
5.2.
Mantenimiento
El Sub Mdulo Mantenimiento est conformado por las opciones que permiten el registro
inicial de los Bienes Muebles por Sede y Centros de Costo, que sern asignados a los
Usuarios de la Unidad Ejecutora para su uso. As mismo, el Registro del Inventario Fsico
-36-
Al ingresar a esta opcin, el Sistema muestra las opciones siguientes: Inventario Inicial,
Inventario Fsico y Movimiento.
Nota: Para aquellas Unidades Ejecutoras que ya cuentan con Inventario Inicial en el
Mdulo Patrimonio del SIGA, solamente se procede con la Copia del Inventario para el ao
siguiente.
-37-
Nota: Las Unidades Ejecutoras que cuentan con informacin de Inventario Inicial
anteriores, visualizarn automticamente los Centros de Costo asignados, caso contrario
debern registrarlos manualmente.
-38-
-39-
-40-
, se
Registrado los datos generales del Inventario Inicial para el Centro de Costo, dar clic en
el icono Grabar
Seguidamente, proceder a registrar los bienes patrimoniales del Inventario Inicial para el
Centro de Costo.
-41-
Se mostrar la ventana Datos del Activo Fijo, donde se deber registrar los siguientes
campos obligatorios: tem, Marges, Ubicacin Fsica, Empleado Responsable de
administrar el bien, Usuario final que usa el bien, Nmero y Fecha de la OC/NEA; Tipo,
Nmero y Fecha del documento de Alta; Almacn, Cuenta Contable; asimismo
opcionalmente se pueden registrar los siguientes campos: Pas, Nro. de serie, Marca,
Estado de Conservacin, Estado Uso, Modelo, Medidas, Caractersticas, Observaciones,
Flag si es un activo depreciable, Flag si cuenta con verificacin fsica, Flag si est
etiquetado, Proveedor, Valor Compra, Flag si cuenta con garanta, Fecha de la garanta y
Nmero del Contrato.
-42-
Ingresando al botn
, se mostrar la ventana del mismo nombre,
donde el Usuario podr registrar otras especificaciones tcnicas del activo,
ingresando al botn
ubicado a la derecha, el cual despliega la relacin de colores
registradas en las Tablas de Patrimonio.
que
Ingresando al botn
, se muestra la ventana del mismo nombre,
donde el Usuario debe registrar en el campo
el Valor y la
Depreciacin Acumulada del activo, de acuerdo con los montos reflejados en los
Estados Financieros del Cierre del Ejercicio Anterior.
El Sistema muestra
automticamente el dato del campo Valor Neto.
-43-
Ingresar al botn
, dar clic con el botn derecho del mouse y seleccionar
, se muestran los archivos (con extensin DOC, XLS, PDF y/o JPG) de
todas las unidades existentes (como la unidad del disco duro C:\ y/o las unidades
conectadas a red). Seleccionar el archivo y Aceptar.
-44-
Para Eliminar un bien patrimonial del registro del inventario, dar clic con el botn derecho
del mouse sobre el registro del bien patrimonial y seleccionar la opcin ELIMINAR
INVENTARIO INICIAL.
-45-
-46-
El Sistema solicitar se ingrese la clave de acceso para proceder con el Cierre del
Inventario Inicial. Ingresada la clave, dar clic en el icono
-47-
de la barra de
Se muestra la ventana Reportes, con dos opciones de Tipo de Reporte: Inventario Inicial
General por Centro de Costo e Inventario Inicial por Centro de Costo pendientes de
valores contables.
- Inventario Inicial General por Centro de Costo.- Muestra la relacin de los Bienes
patrimoniales registrados en el Inventario Inicial del Centro de Costo seleccionado.
, ubicado en la barra
Luego de grabar el archivo exportado, el Usuario podr visualizar al final del mismo, las
columnas Caractersticas y Observaciones.
-48-
, ubicado en la barra
Luego de grabar el archivo exportado, el Usuario podr visualizar al final del mismo, las
columnas Caractersticas y Observaciones.
-49-
-50-
el tipo de registro de
los bienes patrimoniales (Si los bienes fueron cedidos en Uso o son bienes cedidos
en comodato).
Pblica.
Entidad: En este campo se presentan dos casos:
Caso 1: Marcar con un check en el campo
pertenece el bien patrimonial es Pblica.
si la Entidad a la que
-51-
selecciona. Se podr realizar la bsqueda por cdigo, descipcin, estado y sede del
Centro de Costo.
Solo se listarn los Centros de Costo asignados al Usuario en el Mdulo
Administrador - ADMIN.
Responsable: Seleccionar el responsable del Alta No Institucional en la ventana
Bsqueda de Datos que se mostrar al ingresar al botn
. Se podr realizar la
-52-
ubicado en la barra de
Seguidamente, se deber realizar el registro de los bienes patrimoniales dando clic con el
botn derecho del mouse en el campo Detalle de Activos y seleccionando la opcin
INSERTAR DETALLE DE ACTIVOS.
El Sistema mostrar la ventana Datos del Activo Fijo, donde el Usuario deber
ingresar los siguientes datos del bien patrimonial:
tem ( ): Seleccionar el bien patrimonial ingresando al botn
Cdigo de Barras (*): Ingresar el cdigo de barras del bien patrimonial. Por ser
bienes que no pertenecen a la Entidad no cuentan con cdigo Marges, por lo que se
deber registrar su cdigo de barras.
Descripcin (*): Se mostrar automticamente la descripcin del bien patrimonial
seleccionado en el campo tem, segn catalogo SIGA.
Sede (*): Se mostrar automticamente la Sede registrada en los datos generales
del registro del Inventario.
Centro de Costo (*): Se mostrar automticamente el Centro de Costo registrado en
los datos generales del registro del Inventario.
Ubicacin Fsica (*): Seleccionar la Ubicacin Fsica donde se encuentra asignado
el bien patrimonial ingresando al botn
Datos obligatorios
-53-
Usuario Final (*): Ingresar el Usuario final que tiene asignado el bien patrimonial,
ingresando al botn
Ingresado los datos del bien patrimonial, dar clic en el cono Grabar
Al grabar los datos del bien patrimonial, se activar el botn
registro de las especificaciones tcnicas del bien patrimonial.
de la ventana.
, para el
-54-
-55-
del filtro VB y
de la barra de
-56-
Dar clic en el botn S, para confirmar la eliminacin del registro y su detalle asociado.
Nota: No se podr eliminar un registro del Inventario Inicial No Institucional cuando ste se
encuentre en estado Aprobado.
REPORTE (Ajuste)
Este Reporte muestra la relacin de los Bienes Patrimoniales No Institucionales
registrados en el Inventario Inicial No Institucional.
Para visualizar el Reporte, seleccionar el Inventario en la seccin Lista de Movimiento
ubicado al lado izquierdo de la ventana y presionar el icono Imprimir
herramientas.
de la barra de
, ubicado en la barra
-57-
Luego de grabar el archivo exportado, el Usuario podr visualizar al final del mismo, las
columnas Caractersticas y Observaciones.
5.2.1.3. Actualizacin
Esta opcin permitir al Usuario realizar las actualizaciones de los bienes patrimoniales
que fueron registrados en el Inventario Inicial Institucional y No Institucional.
Solo se mostrarn los registros del Inventario Inicial de los Centros de Costo asignados al
Usuario en el Mdulo Administrador - ADMIN.
-58-
Ao: Permite filtrar los bienes patrimoniales por ao. Por defecto muestra el ao del
Sistema, para seleccionar otro ao activar la barra de despliegue
Tipo de Registro: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Tipo de Registro
(Institucional, No Institucional Bienes cedidos en Uso, No Institucional Bienes en
Comodato). Seleccionar el tipo de registro en la barra de despliegue
. Por defecto
Familia: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Familia. Seleccionar la familia
en la ventana Filtro para Bsqueda de Datos que se mostrar al ingresar al
botn
check
. Para filtrar los bienes patrimoniales por todas las familias marcar con un
.
-59-
-60-
Nota:
- Si los datos Garanta, Fecha y Contrato provienen del Mdulo de Logstica no pueden
ser modificados en la actualizacin.
- Para realizar estas actualizaciones, el Inventario Inicial debe estar Abierto.
. El Sistema
5.2.2.1. Registro
En esta opcin el Usuario puede realizar el registro de la verificacin fsica de los Bienes
Muebles de la Unidad Ejecutora.
-61-
Ingresando a esta opcin el Sistema muestra la ventana Listado del Inventario Fsico,
indicando el Ao del Sistema y el Tipo de Registro: Institucional.
, por defecto
, en la
-62-
ejemplo de la siguiente imagen. Para ejecutar la bsqueda se debe dar clic en el botn
Aceptar o presionar la tecla Enter.
2. Ingresar al botn
5. Al finalizar de marcar todos los activos verificados fsicamente, dar clic en el cono
Grabar
-63-
7. Dar clic en el botn SI, se muestra la ventana Genera Inventario Fsico para
registrar los datos del Inventario; Fecha: muestra la fecha del da en que se realiza el
registro, la cual puede editarse. En el campo Nombre se debe registrar la
denominacin del Inventario.
Para visualizar los datos del Activo Fijo ingresar a la carpeta amarilla
Al ingresar a la carpeta amarilla, se muestra la ventana Datos del Activo Fijo, con
los datos del activo fijo seleccionado, permitiendo actualizar algunos de sus datos,
tales como: Cdigo de barras, Estado de verificacin fsica, Estado de etiquetado,
Nro. De serie, Estado de conservacin, Marca, Estado Uso, Modelo, Medidas,
-64-
2.
.
-65-
4.
REPORTE
Este Reporte muestra la relacin de Bienes Muebles registrados en el Inventario Fsico.
Para visualizar e imprimir el Reporte Inventario Fsico de Activos Fijos, dar clic en el
cono Imprimir
Seleccionar el Nro. De Inventario y los filtros de seleccin: Ao, Nro. Inventario, Marges,
Sede, Centros de Costo, Responsable, Usuario; o visualizar Todos marcando los checos
.; dar clic en el icono Imprimir
-66-
5.2.2.2. Sobrantes
Los activos fijos sobrantes son aquellos bienes omitidos o no incluidos en el Registro
Patrimonial ni en el Registro Contable de la Unidad Ejecutora, los mismos que se
determinan como resultado de la verificacin fsica.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Mantenimiento - Inventario
Fsico-Sobrantes, como se muestra a continuacin:
-67-
, por defecto
Nro. Inventario: Permite seleccionar el Inventario Fsico al que pertenecen los bienes
sobrantes.
Tipo de Registro: Muestra el Tipo de Registro del Inventario seleccionado.
Fecha: Muestra la fecha del Inventario seleccionado.
Bsqueda: Permite realizar una bsqueda de activos fijos segn el Tipo de Bsqueda
seleccionado en la barra de despliegue
ejemplo de la siguiente imagen. Para ejecutar la bsqueda se debe dar clic en el botn
Aceptar o presionar la tecla Enter.
2. El Sistema muestra la ventana Datos del Activo Fijo, debiendo registrar los datos
correspondientes.
-68-
REPORTE
Este Reporte muestra la relacin de los activos fijos Sobrantes de la Unidad Ejecutora,
para su evaluacin por parte de la Comisin de Inventarios y posterior Informe al Comit
de Altas y Bajas de la Unidad Ejecutora, para su correspondiente emisin de la
Resolucin que permita incorporarlos al Inventario Patrimonial y a los Estados
Financieros de la Entidad.
-69-
Reporte de Bienes Sobrantes por Usuario Final.- Esta opcin muestra la relacin
de los Bienes sobrantes por Usuario Final, contiene la siguiente informacin: Cdigo
de Barra, Descripcin, Fecha de Asignacin, Marca, Modelo, Nmero de Serie y
Medidas.
-70-
5.2.2.3. Faltantes
Esta opcin permite llevar el control de los activos fijos que no fueron ubicados
fsicamente en el inventario fsico.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Mantenimiento - Inventario
Fsico - Faltantes, como se muestra a continuacin:
-71-
, por defecto
Institucional.
ejemplo de la siguiente imagen. Para ejecutar la bsqueda se debe dar clic en el botn
Aceptar o presionar la tecla Enter.
, en la
-72-
2. En la columna Ubicado, por defecto todos los tems estn pre marcados con check
, Desmarcar aquellos activos que NO fueron ubicados.
Tambin se puede consultar o modificar los datos de un tem, ingresando a la
carpeta amarilla
del tem.
3. Terminado el registro de los Bienes Faltantes, dar clic en el cono Grabar
Sistema muestra la siguiente ventana de confirmacin:
, el
4. Dar clic en el botn SI, estos activos se actualizan simultneamente en las ventanas
Listado del Inventario Fsico y Registro del Inventario Fsico de la opcin
Inventario Fsico/Registro.
REPORTE
Este Reporte muestra la relacin de Todos los Bienes Muebles faltantes, para ello dar clic
en el cono Imprimir
de la barra de herramientas.
-73-
Seleccionar el Inventario Fsico, el Tipo de Registro y los filtros que considere necesarios
y presionar el icono Imprimir
El Reporte muestra el listado de los Bienes Muebles faltantes con su cdigo Marges,
Cdigo de Barra, Descripcin, Marca, Modelo, Nmero de Serie, Centro de Costo que
tena a cargo el bien patrimonial , la Ubicacin Fsica donde se encontraba, el empleado
Responsable, el Usuario final, Estado de Conservacin del Bien y el indicador de
Ubicado.
5.2.3. Movimiento
En este Sub Mdulo, el Usuario puede Registrar las Altas y Bajas de Bienes
Institucionales y No Institucionales, Bienes en Custodia y Mejoras de los Bienes.
-74-
Alta Manual
Alta Automtica
-75-
ALTA MANUAL
Filtros:
Ao: Permite seleccionar el ao del Alta activando la barra de despliegue
defecto muestra el ao del Sistema.
. Por
. Para
-76-
Los Tipos de Movimiento son los siguientes: Ingreso por Compra, NEA - Ingreso
Produccin, NEA Donacin, NEA Transferencia Externa, NEA- Devolucin
Almacn, NEA- Diferencia de Inventario, NEA- Otros.
-77-
de la barra de herramientas.
El Sistema mostrar la ventana Datos del Activo Fijo, donde registrar los siguientes
datos:
-78-
Datos obligatorios
-79-
Usuario Final (*): Ingresar el Usuario final que tiene asignado el bien patrimonial,
ingresando al botn
-80-
si el bien patrimonial
o
o
Alta: Ingresar los datos del documento que gener el Alta del bien:
o
-81-
Nota: Si el Usuario no completa manualmente los ltimos cuatro dgitos del Marges, al
grabar, el Sistema autocompletar el cdigo marges, tomando como referencia el mximo
marges anterior del tipo del bien patrimonial.
Especificaciones Tcnicas
Al ingresar al botn
, se mostrar la ventana del mismo nombre, donde el
Usuario registrar las especificaciones tcnicas del activo, as como el Color ingresando
al icono
ubicado a la derecha del campo del mismo nombre.
-82-
que permite
Valores Contables
Ingresando al botn
, se mostrar la ventana del mismo nombre, donde el
Usuario registrar en el campo
el Valor Inicial del activo y la
Depreciacin Acumulada, de acuerdo con los montos reflejados en los Estados
Financieros del Cierre del Ejercicio Anterior.
Componentes:
o
-83-
El Usuario registrar el Valor inicial y la Vida til de cada componente. De ser el caso,
tambin registrar la Depreciacin Acumulada. Automticamente, estos valores se irn
mostrando en los campos de Valores Inciales de Perodo correspondientes.
El campo Valores Contables, muestra el Ao y Mes del Proceso Contable, as como los
siguientes datos para la Unidad de Activo y el Componente: Valor Inicial, Depreciacin
Inicial, Depreciacin del Perodo, Depreciacin del Ejercicio, Depreciacin Acumulada y
Valor Neto.
Nota: Todos los componentes tendrn la misma Fecha de Alta y Cuenta Contable del bien
mueble (Unidad de Activo).
El Sistema validar que la suma de los valores inciales de los componentes sea igual al
valor inicial del bien mueble (Unidad de Activo), mostrando para el presente caso, el
siguiente mensaje:
-84-
Los datos del Activo, se mostrarn en el campo Detalle de Activos, mostrando los
siguientes datos: Nmero, Secuencia, Marges, Cdigo de Barra, Descripcin, Sede,
Centro de Costo y Responsable. Para visualizar todos los datos del Activo Fijo, el
Usuario deber ingresar a la carpeta amarilla .
del filtro
Para ELIMINAR un movimiento de Alta, dar clic con el botn derecho del mouse y
seleccionar la opcin Eliminar.
-85-
-86-
de la barra de herramientas.
El Sistema mostrar la ventana Datos del Activo Fijo, donde registrar los datos del
activo fijo.
del filtro
-87-
-88-
, se
de la barra de herramientas.
El Sistema mostrar la ventana Datos del Activo Fijo, donde registrar los datos del
activo fijo.
-89-
Para Ingresar los datos de tasacin del Activo, el Usuario seleccionar el registro del
activo y seguidamente ingresar al botn
Se mostrar ventana Datos de Tasacin, donde registrar los siguientes datos: Perito o
Tasador, N de Colegiatura, Valor Tasado, Fecha de Tasacin, N CTTP, N CONATA y
Observaciones.
-90-
del filtro
-91-
, se
de la barra de herramientas.
-92-
Para Ingresar los datos de tasacin del activo, el Usuario seleccionar el registro del
activo y seguidamente ingresar al botn
del filtro
-93-
de la barra de herramientas.
-94-
del filtro
-95-
, se
-96-
Del Al: Permite buscar los bienes por el rango de nmero correlativo (N). Para
ello ingresar el nmero correlativo inicial en el campo Del y el nmero correlativo
final en el campo Al y seguidamente marcar con un check
para procesar la
bsqueda. Se realizar sobre los bienes visualizados en pantalla, el Sistema
mostrar los registros resaltados en color azul, aquellos que coinciden con la
bsqueda.
-97-
En la ventana se mostrar los bienes en funcin a los filtros seleccionados, con los
siguientes datos: N (Nmero correlativo del bien), Sec (Secuencia), Cdigo de Barras,
Descripcin, Marca, Modelo, Nro. Serie, Sede y Centro de Costo.
. El bien(es) se
-98-
Para eliminar el bien, seleccionar el Activo de la parte inferior de la ventana y dar clic en
el icono Quitar
Luego de seleccionar los bienes sobrantes a dar de Alta, dar clic en el icono Grabar
. El
-99-
de la ventana.
para el registro
del filtro
-100-
de la barra de herramientas.
-101-
El Sistema mostrar la ventana Datos del Activo Fijo, donde registrar los datos del
activo fijo.
del filtro
-102-
ALTA AUTOMTICA
, para el
-103-
-104-
de la barra de herramientas.
, ubicado en la barra
-105-
, ubicado en la barra
-106-
Nota: La informacin se muestra agrupada por la Sede a la que pertenecen los Centros
de Costo que tienen asignados los bienes patrimoniales. La agrupacin por Sede se
visualizar por cada quiebre de pgina.
-107-
-108-
Institucional.
si la Entidad a la que
-109-
. Se podr realizar la
Terminado de registrar los datos generales del Alta no Institucional, se deber guardar los
datos dando clic en el cono Grabar
Seguidamente, en el campo Detalle de Activos registrar los tems que se van a dar de
Alta, activando el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y
seleccionar la opcin INSERTAR DETALLE DE ACTIVOS.
El Sistema mostrar la ventana Datos del Activo Fijo, donde se deber registrar los
datos correspondientes del bien patrimonial:
-110-
de la barra de herramientas.
-111-
Dar clic en el botn S, para confirmar la eliminacin del registro y su detalle asociado.
-112-
, ubicado en la barra
Luego de grabar el archivo exportado, el Usuario podr visualizar al final del mismo, las
columnas Caractersticas y Observaciones.
-113-
, ubicado en la barra
Luego de grabar el archivo exportado, el Usuario podr visualizar al final del mismo, las
columnas Caractersticas y Observaciones.
-114-
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Mantenimiento Movimiento Bajas, como se muestra a continuacin:
-115-
Al lado derecho de la ventana se mostrarn los siguientes campos para su registro por el
Usuario:
N Movimiento: Es el nmero correlativo del registro de la baja. El nmero ser
autogenerado por el Sistema cuando se grabe los datos de la baja.
Fecha Movimiento: Ingresar la fecha de la baja, por defecto mostrar la fecha
actual, pudiendo ser modificada por el Usuario.
Resolucin o Acuerdo:
o
Causal de Baja:
o
-116-
, ubicado en la
Para visualizar los bienes patrimoniales, en la parte superior de la ventana seleccionar los
siguientes filtros de seleccin:
-117-
Seleccionado los filtros, en la ventana se listarn los bienes patrimoniales que coinciden
con el filtro seleccionado.
-118-
Solo se listarn los bienes patrimoniales de los Centros de Costo que tiene asignados el
Usuario en el Mdulo Administrador ADMIN. Asimismo, se ha incorporado las
columnas Sede y Centro de Costo.
. El Sistema
-119-
Para guardar el nmero de expediente para los bienes, dar clic en el icono Grabar
la ventana.
de
REPORTE
Para obtener los reportes del listado de los bienes patrimoniales dados de baja, dar clic
en el icono Imprimir
Listado de los Bienes.- Este reporte mostrar el listado de los bienes dados de baja
segn los filtros seleccionados, para ello dar clic en el icono Imprimir
ventana.
de la
-120-
. Para
Solo se listarn las Sedes de los Centros de Costo que tenga asignado el
Usuario en el Mdulo Administrador - ADMIN.
Centro de Costo: Seleccionar el Centro de Costo ingresando al botn
listarn los Centros de Costos en funcin a la Sede selecciona.
. Se
-121-
, ubicado en la barra
Luego de grabar el archivo exportado, el Usuario podr visualizar al final del mismo, las
columnas Caractersticas y Observaciones.
Listado Detallado de los Bienes.- Este Reporte muestra el listado de los Bienes
dados de Baja con informacin ms detallada que el reporte anterior para el ao y
mes seleccionado, mostrando Marges, Cdigo de Barras, Cdigo del tem, Nro. de
Resolucin, Causal de Baja, Sede, Responsable, Cuenta Contable, Forma de
Adquisicin, Marca, Medidas, Fecha de Resolucin, Centro de Costo, Usuario Final,
Valor Neto, Nmero de Documento, Modelo, Observaciones, Estado de
conservacin, Fecha de Adquisicin, Nro. De Serie y Caractersticas del bien. Al
-122-
, ubicado en la barra
Luego de grabar el archivo exportado, el Usuario podr visualizar al final del mismo, las
columnas Caractersticas y Observaciones.
Listado de Bienes por Resolucin.- Este Reporte muestra el listado de los Bienes
dados de Baja agrupndolos por Nmero de Resolucin. Al seleccionar esta opcin
el Sistema muestra la ventana Reporte, donde el Usuario debe seleccionar los filtros
de visualizacin del Reporte.
-123-
, ubicado en la barra
Luego de grabar el archivo exportado, el Usuario podr visualizar al final del mismo, las
columnas Caractersticas y Observaciones.
-124-
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Mantenimiento Movimiento Bienes en Custodia, como se muestra a continuacin:
-125-
Nota: Slo se mostrarn los bienes muebles patrimoniales provenientes de bajas con
estado Aprobado.
Solo se mostrarn los bienes patrimoniales dados de baja de los Centros de Costo que
tiene asignado el Usuario en el Mdulo Administrador - ADMIN.
Para visualizar el detalle de los bienes patrimoniales ingresar a la carpeta amarilla
REPORTES
Se puede imprimir el Reporte del listado de todos los Bienes Patrimoniales dados de Baja
con estado Aprobado, que han salido de la Unidad Ejecutoria y los que an faltan por
Salir.
Para visualizar los Reportes, dar clic en el cono Imprimir
ubicado en la barra de
herramientas, mostrndose la ventana Reporte de Bienes en Custodia:
-126-
- Que han salido de la Institucin.- Este Reporte muestra los Bienes Patrimoniales
que han sido dados de Baja y que ya fueron retirados de la Unidad Ejecutora por una
Transferencia, Subasta Pblica, Incineracin y/o Destruccin o por Donacin.
- Todos.- Este reporte muestra la relacin de todos los Bienes Patrimoniales de los
puntos anteriores.
Estos tres reportes se podrn exportar a Excel, dando clic en el icono Exportar
ubicado en la barra de herramientas del reporte.
-127-
En la parte superior de la ventana se tiene los siguientes filtros de seleccin: Ao, Tipo de
Registro y el campo Bsqueda de Datos.
Ao: Permitir filtrar los registros de las mejoras de bienes patrimoniales por ao.
Para filtrar por otro ao, seleccionarlo en la barra de despliegue .
-128-
-129-
El Sistema mostrar la ventana Datos de la Mejora con los valores contables actuales
del bien patrimonial. Para ingresar el detalle de la mejora dar clic con el botn derecho
del mouse en el campo Detalle de la Mejora y seleccionar la opcin INSERTAR.
-130-
El mes de la mejora, deber ser un mes siguiente al mes del periodo actual contable, de
lo contrario el Sistema mostrar el siguiente mensaje:
-131-
Para Revertir el proceso de los clculos con la mejora, dar clic en el icono
REPORTE
Este reporte permite obtener la relacin de los Activos Fijos sobre los cuales se realizado
una Mejora. Para visualizar el reporte presionar el icono Imprimir
barra de herramientas.
, ubicado en la
-132-
, ubicado en la barra
Luego de grabar el archivo exportado, el Usuario podr visualizar al final del mismo, las
columnas Caractersticas y Observaciones.
5.2.3.6. Concesiones
Se ha incorporado esta opcin en el Mdulo de Patrimonio con el fin de permitir el
Registro y Seguimiento de las Concesiones de los Bienes Muebles e Inmuebles del
Estado otorgados por la Unidad Ejecutora a travs a una determinada Empresa
generalmente Privada para la ejecucin y explotacin de los Bienes, por un periodo
-133-
-134-
3. Terminado de registrar los campos, dar clic en el icono Grabar ubicado en la parte
inferior derecha de la ventana Concesin, el Sistema muestra el siguiente mensaje de
confirmacin.
-135-
Si el Usuario trata de registrar una Concesin con ao menor que el Sistema sin reiniciar
los valores contables y retornar al mes INICIAL, el Sistema muestra el siguiente mensaje
restrictivo.
-136-
-137-
5. Para visualizar los Bienes se debe seleccionar el Tipo de Bien: Mueble, Inmueble o
Todos los Tipos.
Tambin se puede realizar una Bsqueda de tems segn el texto ingresado en el
campo Bsqueda:
-138-
..
Para consultar los Datos de los activos registrados se debe ingresar a la carpeta
amarilla del tem
-139-
-140-
INVENTARIO INICIAL
-
PROCESO SBN
-141-
REPORTE
Para visualizar el listado de los Bienes Muebles e Inmuebles Concesionados, se debe dar
clic en el icono Imprimir
5.3.
Seguimiento y Control
El Sub Mdulo Seguimiento y Control, permite llevar el control de los activos asignados a
los trabajadores de la Unidad Ejecutora para su uso, as como realizar la actualizacin de
datos, producidos por cambios de Ubicacin fsica, Personal responsable o Usuario final.
-142-
A continuacin se muestran las opciones que estn contenidas en este Sub Mdulo:
Solo se mostrarn los activos fijos de los Centros de Costo asignados al Usuario en el
Mdulo Administrador - ADMIN.
En la parte superior de la ventana se tiene los siguientes filtros de seleccin: Periodo,
Tipo Movimiento, Tipo Registro; as como el campo de Bsqueda de activos fijos y los
-143-
Tipo de Registro: Permite filtrar los activos fijos por tipo de registro. Por defecto se
tiene seleccionado el tipo de registro Institucional para mostrar los activos fijos de
la Unidad Ejecutora. Para seleccionar otro tipo de registro, seleccionarlo en la barra
de despliegue .
-144-
Para visualizar el detalle de las asignaciones de los activos fijos, ingresar a la carpeta
amarilla
del registro de la asignacin. Se mostrar la ventana Histrico de la
Asignacin de los Activos Fijos.
Para visualizar el Reporte Asignacin Histrica, dar clic en el cono Imprimir . Este
reporte contiene la siguiente informacin: Nmero de Asignacin, Centro de Costo,
Responsable, Usuario, Autorizado Por, Fecha de Asignacin, Documento de Referencia y
Estado.
-145-
Nota: El botn Asignar Ubicacin Fsica se activar solo para aquellos activos fijos
pendientes de ubicacin fsica.
-146-
-147-
Nota: Solo se podr hacer la actualizacin de los activos fijos que cuentan con PECOSA
Asignada.
en el campo
. El Sistema mostrar
-148-
Para Imprimir los datos histricos por cambio de ubicacin y/o encargado, dar clic en el
icono Imprimir
de la ventana.
Se mostrar el reporte Activos fijos por cambio de ubicacin y/o encargados, con
los cambios realizados del activo por Sede, Centro de Costo, Fecha de asignacin,
Ubicacin fsica, Responsable y el empleado que autoriz el cambio.
-149-
.
si el activo fijo es un bien compartido
As mismo, se podr realizar la bsqueda de activos fijos por Marges, Cdigo de Barras,
Descripcin y Estado del activo. Ingresar el dato segn el tipo de bsqueda seleccionado
y presionar la tecla Enter para ejecutar la bsqueda.
En la parte inferior de la ventana se listan los activos fijos que tiene asignado el Centro de
Costo seleccionado, el Usuario deber marcar con un check aquellos activos fijos que
se van a desplazar. Para seleccionar todos los activos fijos listados marcar con un check
en el campo Todos.
-151-
-152-
Reportes
Para Imprimir el formato de la Orden de desplazamiento interno y/o el formato del Cargo
personal por asignacin del bien, dar clic en el icono imprimir
principal.
de la ventana
Adicionalmente, se podr filtrar los activos fijos por rango de fechas, ingresando las
fechas en el campo Desde y Hasta.
Asimismo, se podr listar la informacin por Usuario o por Responsable, seleccionando la
opcin correspondiente
-153-
en el formato que
se requiere imprimir
/
,
seguidamente seleccionar el registro del desplazamiento y dar clic en el icono
Imprimir
de la ventana:
-154-
ASIGNAR PECOSA
Para realizar la asignacin de la PECOSA para los activos fijos, dar clic en el botn
.
-155-
-156-
de la ventana:
Por Familia: Permite obtener el reporte de las asignaciones de los activos fijos por
Familia. Seleccionar la familia ingresando al botn en la ventana Bsqueda de
Datos.
El reporte mostrar la relacin de los activos fijos con la informacin del tipo de
registro, nmero de asignacin, fecha de asignacin, sede, Centro de Costo,
ubicacin fsica, responsable, estado del bien, cdigo y descripcin de la familia,
marca y modelo.
-157-
Por Periodo: Permite obtener el reporte de las asignaciones de los activos fijos por
un rango de periodo determinado. Ingresar las fechas en los campos Desde y Hasta.
Por Usuario Final: Permite obtener el reporte de las asignaciones de los activos fijos
por Usuario Final. Seleccionar el usuario final ingresando al botn en la ventana
Bsqueda de Datos.
El reporte mostrar la relacin de los activos fijos asignados por usuario final, con el
nombre del responsable, Usuario final, autorizado por, sede, centro de costo, tipo de
registro, nmero de asignacin, marges, cdigo y descripcin de los activos fijos,
cdigo de barras, ubicacin fsica, marca, modelo, nmero de serie, fecha de
asignacin y estado del bien; as como al final de reporte se mostrar el total de
registros.
-158-
en el campo
El reporte mostrar la relacin de todos los activos fijos asignados con la informacin
de la sede, tipo de registro, nmero de asignacin, marges, cdigo y descripcin del
activo fijo, cdigo de barra, marca, modelo, nmero de serie, centro de costo,
ubicacin fsica, usuario final, fecha de asignacin y estado del bien; as como al final
de reporte se mostrar el total de registros.
Para visualizar el reporte de los activos fijos pendientes de Ubicacin Fsica, marcar
el check
en el campo
-159-
, ubicado en la barra
Luego de grabar el archivo exportado, el Usuario podr visualizar al final del mismo, la
columna Situacin_Bien, mostrando los valores Activo o Baja.
Por Sede y Centro de Costo: Permite obtener el reporte de las asignaciones de los
activos fijos por Sede y Centro de Costo.
Solo se listarn las Sedes de aquellos Centros de Costo que tenga asignado el
Usuario en el Mdulo Administrador - ADMIN.
-160-
Solo se listarn los Centros de Costo que tenga asignado el Usuario en el Mdulo
Administrador - ADMIN.
Seguidamente seleccionar en la barra de despliegue
la opcin de la informacin
que se quiere visualizar (Con asignacin de personal o Sin asignacin de personal).
Sin Asignacin de Personal: El reporte mostrar la relacin de los activos fijos sin
asignacin de personal para la Sede y Centro de Costo seleccionado, con el nmero
de asignacin, marges, cdigo y descripcin del activo fijo, cdigo de barra, marca,
modelo, nmero de serie, ubicacin fsica, usuario final, fecha de asignacin y estado
del bien; as como al final de reporte se mostrar el total de registros.
-161-
-162-
el tipo de
la modalidad de
-163-
Parcial de los Bienes, cuando se trata de la salida de una parte del activo.
Ingresado los datos generales del mantenimiento del activo fijo, dar clic en el cono
Grabar , ubicado en la barra de herramientas. En el campo Lista de Mantenimientos
se mostrar el registro del movimiento registrado con el nmero de movimiento, el tipo de
mantenimiento, nmero de la orden, proveedor y la fecha del movimiento.
-164-
Seleccionado los filtros, en la ventana se listarn los activos fijos que coinciden con el
filtro seleccionado.
-165-
Solo se visualizarn los datos de los activos fijos de los Centros de Costo que tiene
asignado el Usuario en el Mdulo Administrador ADMIN. As mismo se ha incorporado
la columna Centro de Costo y Sede.
En la mitad superior de la ventana seleccionar los activos fijos que se les va a dar
mantenimiento y trasladarlos a la parte inferior de la ventana dando clic en el cono
, para trasladarlos
Seleccionado los activos fijos dar clic en el cono Grabar de la ventana. El Sistema
mostrar un mensaje confirmando el xito de la grabacin de los datos:
-166-
Para visualizar los datos del activo fijo ingresar a la carpeta amarilla
activo.
5.3.3. Salidas
Esta opcin permite registrar la salida de los bienes patrimoniales para Baja,
Mantenimiento u otros motivos, as como el retorno de los mismos, pudiendo obtener
informacin precisa de la ubicacin de los activos que se encuentren fuera de la Entidad.
El Ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Seguimiento y Control Salidas, como se muestra a continuacin:
-167-
5.3.3.1.
En el campo rdenes de Salida activar el men contextual dando clic con el botn
derecho del mouse y seleccionar la opcin insertar Salida x Bajas.
-168-
-169-
-170-
En la ventana se listarn los activos de Baja del Centro de Costo solicitante registrado en
la ventana principal Salida de Activos.
-171-
-172-
5.3.3.2.
de la barra de herramientas.
-173-
-174-
-175-
Al ingresar al botn
. Se mostrar la ventana Salida de Activos, la misma
que inicialmente se mostrar sin datos.
Para visualizar los activos seleccionar la familia ingresando al botn
en la ventana
Bsqueda de Datos o para visualizar los bienes por todas las familias marcar con un
check .
Asimismo, se tiene el campo Bsqueda que permitir realizar la bsqueda de bienes
patrimoniales por Secuencia, Marges, Cdigo de Barras, Descripcin, Marca, Modelo,
Nmero de Serie, Sede y Centro de Costo.
-176-
-177-
el campo
Ingresando al botn
, el Sistema mostrar la ventana Lista
de Partes/Componentes. Activar el men contextual dando clic al botn derecho
del mouse y seleccionar la opcin Insertar Partes/Componente. Seguidamente,
registrar los siguientes datos: Descripcin, Marca, Nro. De Serie, Modelo y Estado de
conservacin.
-178-
5.3.3.3.
de la barra de herramientas.
Nota: Al retorno de los activos se registrar el estado y fecha en que retorna el activo
o sus componentes. Esta fecha puede ser registrada independientemente del mes de
proceso contable.
Salida Diversa
Esta opcin se usar para registrar las salidas de bienes patrimoniales que salieron por
otros motivos diferentes a mantenimiento o baja, como es el caso de Salidas por
prstamo, cedidos en uso a terceros, mudanza u otros motivos; para ello se debe
seguir el siguiente procedimiento:
-179-
V.B.: Por defecto muestra el estado Pendiente. Cuando se concluya con todo
el registro de la Orden de Salida, se debe pasar a estado Pendiente.
-180-
Seleccionado los filtros, en la ventana se listarn los bienes patrimoniales y que coinciden
con el filtro seleccionado.
-181-
Solo se mostrarn los bienes patrimoniales de los Centros de Costo que tiene asignado el
Usuario en el Mdulo Administrador ADMIN. Asimismo en la ventana Salida de
Activos se ha incorporado la columna Sede y Centro de Costo.
Seleccionar los bienes patrimoniales y dar clic en el icono Enviar
para pasarlos a la
parte inferior de la ventana. Asimismo, para retornar los bienes patrimoniales a la parte
superior de la ventana, dar clic en el botn Borrar
Dar clic en el botn S, para guardar los datos. El Sistema mostrar un mensaje
confirmado el xito de la grabacin de los datos:
-182-
de la barra de herramientas.
REPORTES
Para imprimir la Orden de Salida, Orden de Reingreso, la relacin de los Bienes sin
retorno y la relacin de los Bienes con salida, se debe seleccionar el movimiento que se
desea imprimir y luego dar clic en el cono Imprimir
ubicado en la barra de
herramientas. Para visualizar los Reportes el movimiento de Salida debe estar en estado
Aprobado. El sistema muestra la ventana Reportes, conteniendo las siguientes opciones:
Orden de Salida: Con esta opcin se puede imprimir la Orden de Salida de los
Bienes Patrimoniales, para que sea firmado por el solicitante de la Salida,
Responsable del traslado, Responsable de Control Patrimonial, Director de
Abastecimiento y para el control de Portera.
-183-
Orden de Reingreso: Con esta opcin se puede imprimir la Orden de Salida y/o
Reingreso de los Bienes Patrimoniales que salieron por Mantenimiento o Salidas
diversas, indicando la fecha de retorno y los rubros para que sea firmado por el
Proveedor dando la conformidad de la entrega, Responsable del Control Patrimonial
y la Conformidad del Usuario Final (el que solicit la salida) y el Control de Portera.
-184-
Bienes Sin Retorno: Con esta opcin se puede imprimir la relacin de Bienes
Patrimoniales del mes seleccionado o de todo el ao que han salido de la Entidad y
que estn pendientes de retorno, mostrando el Marges, Descripcin, Marca, Modelo,
N de Serie, N de Salida, Fecha de Salida, Tipo de Salida, Motivo y Destino.
Bienes Con Salida.- Este Reporte es similar al anterior. Muestra los Bienes
Patrimoniales que han salido de la Entidad con retorno o sin retorno, indicando la
fecha en el caso que hayan retornado.
5.4.
Consultas/Reportes
-185-
-186-
Nota: Los registros de color rojo, indican que la orden de Compra est anulada.
REPORTE
Para visualizar el Reporte Listado de rdenes de Compra, el Usuario debe dar clic en
el icono Imprimir
de la barra de herramientas. Este Reporte contiene la siguiente
informacin: N Orden, Fecha, Proveedor, Moneda y Valor,
-187-
-188-
REPORTES
Para visualizar los Reportes, dar clic en el cono Imprimir
de la barra de
herramientas, mostrndose la ventana Reportes, conteniendo las siguientes opciones:
-189-
Activos Fijos con PECOSAS pendientes.- Este reporte muestra la relacin de los
bienes patrimoniales pendientes de generar PECOSA; contiene la siguiente
informacin: Tipo de Ingreso, Descripcin, Almacn, Usuario, Nota de Entrada,
Fecha de Ingreso, Estado de Kardex.
-190-
-191-
-192-
-193-
Sedes: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Sede. Seleccionar la Sede, en
la barra de despliegue . Para seleccionar todas las Sedes marcar con un check
.
Solo se listarn las Sedes de aquellos Centros de Costo que tenga asignado el
Usuario en el Mdulo Administrador - ADMIN.
Centros de Costo: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Centro de Costo,
en la barra de despliegue . Para filtrar por todas los Centros de Costo marcar
con un check .
Solo se listarn los Centros de Costo que tenga asignado el Usuario en el Mdulo
Administrador ADMIN.
Seleccionado los filtros se mostrar la informacin en la matriz de la ventana:
-194-
Sedes: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Sede. Seleccionar la Sede, en
la barra de despliegue . Para seleccionar todas las Sedes marcar con un check
.
Solo se listarn las Sedes de aquellos Centros de Costo que tenga asignado el
Usuario en el Mdulo Administrador ADMIN.
Centros de Costo: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Centro de Costo,
en la barra de despliegue
. Para filtrar por todos los Centros de Costo marcar
con un check .
Solo se listarn los Centros de Costo que tenga asignado el Usuario en el Mdulo
Administrador- ADMIN.
Empleado Responsable: Permite filtrar los bienes patrimoniales por empleado
responsable de los bienes patrimoniales ingresando al botn .Marcar con un
check para seleccionar todos los empleados responsables.
-195-
Seleccionado los filtros se mostrar los activos fijos en funcin a los filtros seleccionados:
REPORTES
Para visualizar los reportes, dar clic en el cono Imprimir de la barra de herramientas.
Se mostrar la ventana Reporte Patrimonio, con las siguientes opciones:
-196-
Sedes: Permite filtrar la informacin del reporte por Sede. Seleccionar la Sede, en la
barra de despliegue
.
Solo se listarn las Sedes de aquellos Centros de Costo que tenga asignado el
Usuario en el Mdulo Administrador - ADMIN.
Centros de Costo: Permite filtrar la informacin del reporte por Centro de Costo, en la
barra de despliegue
. Para filtrar por todas los Centros de Costo marcar con un
check .
Solo se listarn los Centros de Costo que tenga asignado el Usuario en el Mdulo
Administrador - ADMIN.
Usuario Final: Permite filtrar la informacin del reporte por Usuario Final. Marcar con
un check para mostrar la informacin por todos los Usuarios
El filtro Usuario Final, solo se activar cuando se seleccione los tipos de reporte:
Resumen de Activos fijos por Centros de Costo y Personal; y Detalle de Activos fijos
por Centros de Costo y Personal.
Para seleccionar un usuario especfico, ingresar al botn
, el Sistema mostrar la
-197-
Reporte Resumen de Activos Fijos por Centros de Costo.- Este reporte muestra
la cantidad total de activos por Centro de Costo, as como el total de activos con
personal asignado y sin personal asignado.
Asimismo, muestra la cantidad de Personas por Centro de Costo provenientes de
tres fuentes del SIGA:
o
o
o
Reporte Detalle de Activos Fijos por Centros de Costo y Personal.- Este reporte
muestra el detalle de los activos por tem y Marges asignados a cada empleado por
Centro de Costo, as como los activos que no tienen personal asignado.
-198-
-199-
Sub Cta: Permite seleccionar la Sub Cuenta Contable a la que pertenecen los
activos a consultar, esto se realiza seleccionando la barra de despliegue ; marcar
con un check para seleccionar todas las Sub cuentas.
-200-
REPORTES
El Sistema permite obtener los reportes contables para su presentacin al rea de
Contabilidad y posterior conciliacin con los datos registrados en los Estados Financieros.
-201-
5.4.4.1.
de la ventana.
Este reporte permite obtener la informacin de los bienes patrimoniales con su precio y
valor inicial. Muestra el detalle de los Bienes Muebles No Depreciables.
-202-
Este reporte muestra el detalle de las Maquinarias y Equipos adquiridos por la Unidad
Ejecutora, segn Plan Contable.
, ubicado en la barra
Luego de grabar el archivo exportado, el Usuario podr visualizar al final del mismo, la
columna Valor_Neto, que se muestra en el reporte.
-203-
5.4.4.4.
Muestra informacin consolidada mensual del Valor de los activos fijos de la Unidad
Ejecutora y su Depreciacin por Cuenta Contable.
5.4.4.5.
-204-
5.4.4.6.
-205-
-206-
5.4.4.8.
Muestra informacin por Cuenta Contable, de los Saldos al ltimo da del ao anterior, los
movimientos de Adquisiciones y Bajas del ao vigente y los Saldos en Libros al mes
seleccionado.
-207-
Muestra informacin por Cuenta Contable, de los Valores Patrimoniales al primer da del
mes seleccionado, los Movimientos del Mes seleccionado y los Saldos al ltimo da de
este mismo mes.
5.4.4.10.
-208-
-209-
Ingresar al botn
, para abrir la ventana Filtro para Bsqueda de Datos, el
Usuario debe seleccionar la familia correspondiente, y dar clic en el botn
o
marcar con un check para seleccionar todas las Familias.
-210-
Tipo Registro: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Tipo de Registro, activar la
barra de despliegue y seleccionar el Tipo de Registro correspondiente.
Tipo de Transaccin: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Tipo de Transaccin,
activar la barra de despliegue y seleccionar el Tipo de Transaccin correspondiente
o marcar con check , para seleccionar todos.
Sede: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Sede. Seleccionar la Sede en la
barra de despliegue o marcar con check para seleccionar todas las Sedes.
Solo se listarn las Sedes de aquellos Centros de Costo que tenga asignado el
Usuario en el Mdulo Administrador - ADMIN.
Centro de Costo: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Centro de Costo.
Seleccionar el Centro de Costo ingresando al botn
en la ventana Bsqueda de
Datos, o marcar con check para seleccionar todos los Centros de Costo.
-211-
o marcar con
-212-
: Marcar con check , si se quiere filtrar los bienes patrimoniales que tienen
Cdigo de Barra: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Cdigo de Barra.
Dar clic en el botn , para abrir la ventana Filtro para Bsqueda de Datos.
Seleccionar el cdigo de barras correspondiente y presionar
o marcar con
check para seleccionar todos.
-213-
Ingresar al botn
correspondiente y presionar
las marcas.
Ingresar al botn
correspondiente y presionar
modelos.
o marcar check
Cuenta Contable: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Cuenta Contable.
Ingresar al botn
para
-214-
Estado del Bien: Permite filtrar los bienes patrimoniales por estado, seleccionar el
estado activando la barra de despliegue , o marcar con check , para seleccionar
todos.
Almacn: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Almacn, seleccionar el almacn
activando la barra de despliegue , o marcar con check , para seleccionar todos.
para
-215-
Fecha de PECOSA: Permite filtrar los bienes patrimoniales segn por rango de fecha
de emisin de PECOSAS. Desmarcar el check , para registrar las fechas.
Tipo de Bien: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Tipo de Bien(Activos
Depreciables y no Depreciables), activando la barra de despliegue o marcar con check
, para seleccionar ambos.
Tipo de Patrimonio: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Tipo de patrimonio,
activando la barra de despliegue o marcar con check para seleccionar todos.
-216-
Cdigo de Barra
Ubicacin Fsica.
N de Serie.
Estado de Conservacin.
Estado de Uso.
Marca.
Modelo.
Caractersticas.
Observaciones.
Especificaciones Tcnicas.
Pas de Procedencia.
REPORTES
Para visualizar los reportes, dar clic en el cono Imprimir
de la barra de herramientas.
-217-
5.4.5.1.
-218-
5.4.5.3.
Listado de Bienes Patrimoniales por Cuenta Contable
5.4.5.3. informacin detallada de los Bienes Patrimoniales por Cuenta Contable. Se
Muestra
puede
5.4.5.3.seleccionar si el reporte se quiere valorizado o no valorizado, marcando con check
5.4.5.3.
el campo
.
o Listado de Bienes Patrimoniales por Cuenta Contable - No Valorizado: Para ello
el campo Valorizado debe estar sin check.
-219-
5.4.5.4.
-220-
, ubicado en la barra
Luego de grabar el archivo exportado, el Usuario podr visualizar al final del mismo, las
columnas Valor Neto, Medidas y Estado Conservacin.
-221-
Muestra informacin detallada de los Bienes Patrimoniales que deben ser informados a
la SBN Para ello marcar con un check
la opcin Slo Bienes Considerados por la
SBN.
, ubicado en la barra
Luego de grabar el archivo exportado, el Usuario podr visualizar al final del mismo, la
columna Valor_Neto.
-222-
5.4.5.8.
-223-
Muestra informacin detallada de los Bienes Patrimoniales que no tienen asignada una
Cuenta Contable, Fecha de Alta, Fecha de Adquisicin o Valor Inicial Contable, para su
regularizacin.
5.4.5.10.
-224-
5.4.5.11.
-225-
Muestra informacin detallada de los Bienes Patrimoniales que no tienen asignada una
Ubicacin Fsica.
5.4.5.13.
5.4.5.14.
Mostrar el listado de las unidades de activo y sus componentes, indicando los siguientes
datos: Cdigo Marges, Fecha de Alta, Nmero de Serie, Marca, Modelo, Vida til y Valor
-226-
-227-
Para visualizar la lista de los Centros de Costo seleccionar los siguientes filtros de
seleccin en la parte superior de la ventana: Ao, Tipo de Registro, Sede y Centro de
Costo.
Ao: Seleccionar el ao en la barra de despliegue
visualizar los bienes patrimoniales.
-228-
Solo se listarn las Sedes de aquellos Centros de Costo que tenga asignado el
Usuario en el Mdulo Administrador - ADMIN.
Centros de Costo: Seleccionar el Centro de Costo en la barra de despliegue
sobre el cual se desea visualizar los bienes patrimoniales.
Solo se listarn los Centros de Costo que tenga asignado el Usuario en el Mdulo
Administrador - ADMIN.
Seleccionado los filtros, se mostrar en la ventana los registros de los Centros de Costos
en funcin a los filtros seleccionados.
-229-
REPORTES
Para visualizar los reportes, dar clic en el cono Imprimir
de la barra de herramientas.
El Sistema mostrar la ventana Reporte Patrimonio por Sede/Centro de Costo, con
las opciones de reporte y las opciones de inventariado:
Las opciones
y
solo se habilitarn cuando el Usuario
tenga asignado todos los Centros de Costo en el Mdulo Administrador - ADMIN.
Opciones de Inventariado:
-230-
Actual Sede.- Mostrar el reporte de los bienes patrimoniales agrupados por la Sede y
Centro de Costo seleccionados en el filtro.
Todas las Sedes.- Muestra informacin de los Bienes Patrimoniales agrupados por
Centro de Costo, de todas las Sedes de la Unidad Ejecutora.
-231-
-232-
Para listar los bienes patrimoniales seleccionar los siguientes filtros de seleccin: Ao,
Tipo de Registro, Sede, Centro de Costo y Usuario Final.
-233-
Solo se listarn las Sedes de aquellos Centros de Costo que tenga asignado el
Usuario en el Mdulo Administrador - ADMIN.
Solo se listarn los Centros de Costo que tenga asignado el Usuario en el Mdulo
Administrador - ADMIN.
Usuario Final: Permite filtrar la informacin por el Usuario final seleccionado
ingresando al botn . Marcar con un check
para seleccionar todos Usuarios
finales.
En la ventana Bsqueda de Datos solo se listarn los empleados de los Centros de
Costo que tenga asignado el Usuario en el Mdulo Administrador - ADMIN.
Al seleccionar los filtros, se muestra la relacin de los empleados que tienen bienes
patrimoniales asignados, segn los filtros seleccionados:
-234-
REPORTE
Para visualizar el Reporte Asignacin de Bienes Patrimoniales por Persona, se debe
seleccionar en la ventana principal el Usuario a imprimir su reporte, y luego dar clic en el
cono Imprimir
de la barra de herramientas, mostrndose la ventana Reporte,
conteniendo las siguientes opciones:
-235-
-236-
Seleccionar los siguientes filtros se seleccin: Ao, Tipo de Registro, Centro de Costo,
Tipo de tem y Tipo de Reporte.
Solo se listarn los Centros de Costo que tenga asignado el Usuario en el Mdulo
Administrador - ADMIN.
Tipo tem: Seleccionar el tipo de tem en la barra de despliegue
-237-
REPORTES
-
Relacin de Activos - Detalle por Marges.- Seleccionar los filtros y dar clic en el
botn
de la ventana.
de la ventana.
-238-
5.5.
Procesos
El Sub Mdulo Procesos, permite realizar el proceso contable mediante el cual se calcula
la depreciacin mensual de los Activos Fijos, el proceso de migracin de la informacin
patrimonial del Mdulo Patrimonio al SIMI, as como el proceso de carga del Inventario
Inicial con los Bienes y Valores al 31 de diciembre del ao anterior.
A continuacin se muestran las opciones que estn contenidas en este Sub Mdulo:
-239-
Para los bienes muebles que cuentan con componentes, el clculo de la depreciacin se
realizar a nivel de unidad de activo y componentes.
-240-
-241-
Si existieran activos fijos sin Ubicacin Fsica, antes de realizar el proceso contable, el
Sistema muestra el siguiente mensaje:
-242-
El Sistema mostrar un mensaje solicitando la confirmacin del extorno del mes contable:
Dar clic en el botn S. El Sistema mostrar la ventana Proceso Protegido por Clave.
Ingresar la clave correspondiente para continuar con el proceso de extorno y luego dar
clic en el icono
-243-
-244-
-245-
3. Dar clic en el botn S, para que el Sistema asigne el cdigo OTROS en Parmetros
Ejecutora y se pueda ejecutar el proceso. El Sistema muestra el siguiente mensaje:
-246-
-247-
-248-
Antes de iniciar el proceso de carga, el proceso contable debe haberse realizado hasta el
perodo diciembre - cierre, caso contrario el Sistema muestra el siguiente mensaje:
Al ingresar, se muestra la ventana Procedo de Carga del Inventario Inicial por Ao, el
Sistema muestra por defecto, el Ao de Origen y el Ao Destino.
Antes de realizar el proceso de Carga del Inventario Inicial, el Usuario debe realizar la
Equivalencias de los Centros de Costo, ingresando al botn
,
al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Equivalencia de Centros de
Costo, sin datos.
-249-
, el Sistema
-250-
REPORTE
Para visualizar el Reporte con el Listado de Equivalencias de Centro de Costo, dar clic
en el cono Imprimir
. Este Reporte contiene la siguiente informacin: Cdigo y
Descripcin del Centro de Costo Antiguo, Cdigo y Descripcin del Centro de Costo
Vigente y Fecha.
-251-
5.6.
Utilitario
El Sub Mdulo Utilitario contiene las opciones para realizar procesos de exportacin e
importacin de informacin, Impresin de Etiquetas y registro de Auditoria sobre la
operatividad del Sistema.
A continuacin se muestran las opciones que estn contenidas en este Sub Mdulo:
-252-
Dar clic en el botn Aceptar para proceder con la exportacin; terminado el proceso, el
Sistema muestra el siguiente mensaje:
-253-
-254-
-255-
3. Si el archivo TXT, cumple con los requisitos requeridos, el Sistema valida los casos
de error, los que se muestran activos, segn se muestra en la siguiente ventana:
-256-
4. Luego de Aceptar presionar los errores activados y dar clic en el cono Imprimir
para visualizar los reportes respectivos. En ellos se muestra la relacin de activos
que contienen datos errados.
5. Despus de realizar las correcciones respectivas, ejecutar nuevamente el proceso de
importacin. Si el archivo TXT ya no muestra errores, el Sistema muestra el siguiente
mensaje:
-257-
Como ejemplo,
-258-
5. ERROR EN LAS FECHAS DE O/C o NEA: Este reporte muestra los activos con
documentos de adquisicin que muestran error en el registro de las fechas.
-259-
Para exportar los datos del inventario Inicial Institucional a un archivo Excel, se debe
seguir el siguiente procedimiento:
1. El Usuario debe dar clic en el botn
-260-
4. Dar clic en el botn SI, el Sistema mostrar un mensaje indicando la ruta donde fue
almacenado el archivo.
-261-
. Para
-262-
Rango de Impresin: Permite filtrar los bienes muebles por cdigo Marges o por
Secuencia:
Asimismo, contiene los campos Desde y Hasta, en los cuales se registrar el rango
de los activos seleccionados para la impresin de las etiquetas.
-263-
IMPRESIN DE ETIQUETAS
Luego de definir el rango de impresin, dar clic en el icono Imprimir de la ventana. El
Sistema presentar la ventana Reporte mostrando la relacin de etiquetas con los
siguientes datos: Nombre de la Entidad, cdigo Marges, Descripcin del activo y el ao
actual.
Seguidamente, dar clic en el icono Imprimir de esta ventana para visualizar la ventana
Opciones de Impresin del Windows.
-264-
Esta opcin permite a la Unidad Ejecutora importar los datos correspondientes del
Inventario Fsico Institucional y No Institucional en el ao que corresponda, a travs de un
archivo TXT, con una estructura definida para dar inicio con sus operaciones en el
Mdulo de Patrimonio del SIGA. Con esta opcin se evita el Registro manual del
Inventario Fsico Institucional y No Institucional en la opcin Mantenimiento
Inventario Fsico. Asimismo le permite exportar el Inventario Fsico Inicial cargado y/o
actualizado.
-265-
-266-
4. Dar clic en el botn SI, el Sistema muestra un mensaje de que el archivo fue
generado en la ruta seleccionada.
-267-
-268-
Se tiene en la parte superior de la ventana los filtros: Ao, Mes, Tipo de Presupuesto,
Tipo Proceso, Centro de Costo, Usuario y el campo Nmero de Documento.
-269-
Mes: Permite mostrar las transacciones realizadas del mes seleccionado activando la
barra de despliegue
.Asimismo, al marcar con un check se puede visualizar
informacin de todos los meses.
Tipo de Proceso: Permite mostrar las transacciones realizadas del tipo de proceso
seleccionado activando la barra de despliegue . Asimismo, al marcar con un check
se puede visualizar las transacciones realizadas de todos los Tipos de Proceso.
-270-
TRANSACCIONES REALIZADAS:
1. Para las transacciones registradas del Alta Institucional , el Sistema hace distincin
del Tipo de Documento el que puede corresponder a un Ingreso mediante Orden de
Compra o NEA (Ingreso-Produccin, NEA-Donacin, NEA - Transferencia Externa,
NEA-Devolucin de Almacn, NEA-Diferencia Inventario).
-271-
-272-
REPORTE
El Reporte Listado de Auditoria de Transacciones SIGA, muestra las transacciones de
los movimientos patrimoniales de acuerdo a los filtros seleccionados. Para visualizar el
Reporte el Usuario debe dar clic en el cono Imprimir
ubicado en la barra de
herramientas. Este Reporte contiene la siguiente informacin: Tipo de Proceso, Nmero
de Movimiento, Tipo y Nmero de Documento, Fecha, as como los datos de Fecha,
Hora, Usuario y Equipo en que se realiz el proceso.
-273-
En la parte superior de la ventana se tiene los siguientes filtros de seleccin: Ao, Mes,
Tipo de Proceso, Usuario y el campo Nmero de Documento.
-274-
Seleccionado los filtros, en la matriz de la ventana se tienen las columnas: Tipo Proceso,
Nro. Movimiento, Tipo Doc. , Nro. Documento, Fecha, Fecha Hora del proceso, Usuario
y Equipo quien realizo el proceso.
-275-
-277-
5.7.
Inmuebles
El Sub Mdulo Inmuebles permitir a la Unidad Ejecutora llevar el registro y control de los
Bienes Inmuebles Estatales a nivel de Unidad de Activo y Componente.
Al ingresar a este Sub Mdulo, el sistema mostrar las siguientes opciones: Registro de
Inmuebles e Inventario Fsico.
-278-
En la parte superior de la ventana se tiene el filtro Estado, que permitir mostrar los
bienes inmuebles registrados con estado Activo o Baja. Seleccionar el Estado en la barra
de despliegue
-279-
Datos de Ingreso:
o
el tipo de Ingreso
-280-
-281-
Donacin:
Si el tipo de alta es Donacin, el Sistema mostrar los siguientes campos:
o
, si la persona
-282-
Afectacin en Uso:
Si el tipo de alta es Afectacin en uso, el Sistema mostrar los siguientes campos:
o
Al grabar los datos, se activarn las pestaas: Unidad de Activo, Datos Generales,
Datos Registrales y Documentos.
Unidad de Activo: Describe una unidad mnima indivisible que forma parte del
Inmueble.
-284-
-285-
Al ingresar al botn
, se podr registrar las especificaciones tcnicas
de la unidad de activo, activando el men contextual dando clic con el botn derecho del
mouse y seleccionar la opcin INSERTAR ESPECIFICACIN:
Registrar Componentes
Al grabar la Unidad de Activo, automticamente se insertar el componente en base a la
informacin registrada en la Unidad de Activo.
Terreno:
Para el caso del componente Terreno, Ingresar a la carpeta amarilla
y en la ventana
Detalle del Componente ingresar el valor inicial y fecha de alta del terreno.
-286-
Nota: La fecha de alta del componente heredar la misma fecha de alta del inmueble.
Edificios:
Para el caso de edificios, al ingresar a la carpeta amarilla
y en la ventana Detalle del
Componente ingresar el valor inicial, vida til y depreciacin acumulada y fecha de alta
del edificio.
-287-
Ingresando al botn
, se podr insertar los datos de la inspeccin del
componente activando el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y
seleccionando la opcin
:
Ingresando al botn
componente.
-288-
de la ventana.
-289-
, de la ventana.
5. Adjuntar Documentos
En la pestaa Documentos el Usuario podr adjuntar archivos de documentacin
legal y tcnica del Inmueble:
Para insertar archivos, se deber tener configurado en el conex_siga.ini la ruta
donde se va a almacenar los archivos de patrimonio.
De no tener configurada la ruta, el Sistema mostrar el siguiente mensaje.
-290-
Partida Registral
Plano Perimtrico
Plano de Ubicacin
Memoria Descriptiva
Fotografas
Documentos de Alta (Resolucin de Transferencia, Resolucin de Donacin, Acta
de Recepcin - Entrada, etc.)
-291-
-292-
REPORTES
El Sistema permitir obtener cinco reportes, para ello dar clic en el botn Imprimir
la barra de herramientas. El Sistema mostrar la ventana Seleccin de Reporte:
de
El Usuario tiene cinco tipos de reporte a imprimir, seleccionar una opcin y presionar el
icono Imprimir
de la ventana. A continuacin se va a describir la informacin
obtenida en cada uno de ellos:
Ficha de Inmueble: Este Reporte permite obtener la Ficha de Inmueble con los
datos del Inmueble, Datos Generales y sus Datos Registrales.
-293-
Ficha con Unidad de Activo y Componente: Este Reporte permite obtener la Ficha
con los Datos del Inmueble, su Unidades de Activo y sus Componentes.
-294-
-295-
-296-
, se puede seleccionar
ubicada al lado
Se insertar una fila, donde el Usuario deber registrar los siguientes datos:
Nro.: Es el nmero correlativo del inventario fsico autogenerado por el Sistema.
-297-
Dar clic en el botn S, para confirmar la carga de los bienes inmuebles. El Sistema
mostrar un mensaje confirmando el xito de la carga:
Registrado el Inventario Fsico y cargado los bienes inmuebles, dar clic en el icono Salir
para salir de la ventana y regresar a la ventana principal Inventario Fsico.
-298-
-299-
, dar clic
-300-
, no es editable.
-301-
-302-
-303-
-304-
de la Unidad de
-305-
de la
-306-
-307-
Sobrantes del inventario Fsico: Este Tipo de Reporte muestra la relacin de los
Bienes Inmuebles sobrantes encontrados en la toma de Inventario Fsico. Si el
Usuario marca el check
Observaciones
observaciones registradas por el Usuario.
-308-
-309-