Procedimiento para el Control de

Documentos Internos y
Externos
1.

Cdigo: SGC-PR-01
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OBJETO
Establecer los parmetros para mantener el control sobre la elaboracin,
aprobacin, revisin, distribucin, actualizacin, identificacin de cambios y
vigencia de todos y cada uno de los documentos del Sistema Integrado de
Gestin, incluyendo la identificacin, actualizacin y evaluacin de los requisitos
legales que aplican a REDES & EDIFICACIONES S.A. y a los proyectos.

2.

ALCANCE
Este procedimiento aplica sobre todos los documentos del Sistema Integrado de
Gestin, las normas y requisitos legales que se aplican en la organizacin y en
cada uno de los proyectos, excluyendo los documentos que son registros, los
cuales tienen un tratamiento especial.

3.

DEFINICIONES

Informacin: Datos que poseen Significado.

Documento: Informacin y su medio de soporte.
Documento Externo Controlable: Documento que es de origen externo a la
organizacin, pero que es adoptado por el SIG, porque es necesario para la
prestacin del servicio y el cumplimiento de los objetivos de Gestin, tales como:
la norma NTC-ISO:9001, NTC-ISO:14001, NTC-OSHAS:18001, las normas
desarrolladas o referenciadas por el cliente, la legislacin ambiental y las leyes
de Seguridad y Salud Ocupacional.
Registro: Documentos que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencias de actividades desempeadas.
Identificacin: Accin que permite reconocer los documentos del Sistema
Integrado de Gestin (SIG) y su clasificacin.
Revisin: Accin de definir si lo que se dice en un documento es lo que
realmente se hace o se debe hacer.
Aprobacin: Accin de definir si lo que se dice en un documento realmente
contribuye a lograr los objetivos de Gestin propuestos. (El documento agrega
Valor?).
Copia Controlada: Copia de un documento que se distribuye y actualiza
obligatoriamente a su destinatario.
Copia no Controlada: Copia suministrada a un solicitante autorizado y cuya
actualizacin no es obligatoria.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactan las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Procedimiento: Es la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso.

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DESCRIPCIN

4.1 Necesidad del documento y su elaboracin:

Cualquier colaborador puede manifestar la necesidad de elaborar un documento
para asegurar la estandarizacin de una actividad. El Dueo del Proceso define
si es oportuna su elaboracin; de ser as, procede a elaborar el documento
preliminar, teniendo en cuenta lo indicado en la Gua para la Elaboracin de
Documentos y seguidamente lo somete a revisin y aprobacin.
4.2 Revisin y aprobacin de documentos:
Con base en las definiciones dadas se deben revisar y aprobar todos los
documentos antes de su emisin, de acuerdo con la siguiente tabla:
RESPONSABILIDADES PARA LA ELABORACIN, REVISIN Y APROBACIN DE
DOCUMENTOS DEL SIG.
Proceso al que pertenece el
Elabora
Revisa
Aprueba
documento
(Dueo de proceso)
Planificacin de Gestin
Codirector de
Codirector de
Integral
Planeacin
Ejecucin
Revisin por la Direccin
Ofertas
Ejecucin proyecto
Gestin Humana
Mantenimiento
Compras, Suministro y
Bodegas
Evaluacin de la Satisfaccin
Gestin Integral
Gestin Ambiental
Gestin en Seguridad
Obligatorios del SIG (ISO9001, ISO 14001 y OHSAS
18001)
Normas, leyes y decretos
ambientales y SISO

Coordinador de Ofertas
Coordinador de
Proyectos
Coordinador
Administrativo
Coordinador de
Compras

Codirector de
Ejecucin
Codirector de
Planeacin
Codirector de
Ejecucin

Comit
de
Gestin

Codirector de
Planeacin
Director HSEQ

Director HSEQ

Coordinador de
Proyectos
Codirector de
Planeacin

Revisar vigencia peridicamente. Responsabilidad del

dueo de proceso.

El Director HSEQ es responsable de asignar el cdigo a cada uno de los

documentos y mantener actualizado el Listado Maestro de Documentos SGCFO-02 como mnimo cada seis meses.
Notas:
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Es importante tener en cuenta que la revisin y aprobacin deben darse tanto para
documentos nuevos, cmo para aquellos que ya estn establecidos y por algn motivo
deban ser actualizados.
El tiempo mximo entre la necesidad de elaboracin de un documento y su aprobacin
no puede ser mayor a 30 das.

4.3 Distribucin de documentos:

Una vez aprobada la emisin de un documento nuevo o actualizado, se debe
hacer la distribucin pertinente as: original a los archivos del SIG a donde
fcilmente tengan acceso los colaboradores interesados y copias controladas de
los documentos aplicables a cada uno de los proyectos y/o a quienes el dueo
del proceso solicite distribuir; dicha distribucin queda registrada en el Listado de
Distribucin de Documentos (SGC-FO-03) y es responsabilidad del Director
HSEQ.
1.

Nota:
Las copias controladas deben estar identificadas en el espacio Distribucin de la portada de
los documentos antes de su distribucin.

Una vez distribuidos los documentos, los Dueos de Proceso y/o Directores de
Obra tienen 15 das para efectuar el respetivo despliegue a sus colaboradores de
lo cual queda un registro. Las dudas que se presenten respecto al contenido del
documento se remiten al Dueo de Proceso y al Director HSEQ para ser
aclaradas.
Cuando un documento(s) ha sido distribuido a un colaborador de la empresa
como copia controlada y este se retira de sus labores, dicho(s) documento(s)
debe(n) ser devuelto(s) al Director HSEQ.
Por ningn motivo se podrn sacar copias de los documentos controlados y/o sin
controlar, las solicitudes de documentos debe realizarse al Director HSEQ,
cualquier copia sin control no tiene validez en el Sistema Integrado de Gestin.
4.4 Actualizacin y control de cambios en los documentos:

Los documentos son actualizados para que siempre propendan por el

cumplimiento de los objetivos de Gestin (atendiendo lo indicado en 4.2 y 4.3).
Los cambios en los documentos se pueden dar cuando:
Surgen cambios en los procesos con los que se relaciona el
documento.
Lo decide el Comit de Gestin (Modificacin de directrices y polticas).
Cambia la tecnologa.
Lo exige las acciones correctivas y/o preventivas.
Lo sugiere cualquier colaborador.

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La actualizacin es solicitada por escrito, explicando los motivos de las

actualizaciones y los cambios, dicha solicitud es entregada al Director HSEQ,
para su trmite.
La ltima versin del documento debe identificarse mediante el consecutivo del
campo Actualizacin en el pie de pgina cargado a la margen derecha del
documento y los cambios realizados deben relacionarse en el campo
Descripcin de la cartula del documento.
4.5 Vigencia, Disponibilidad y Legibilidad de los documentos:
Los dueos de proceso deben asegurarse que los documentos distribuidos y los
que estn en poder de las diferentes unidades operativas: corresponden a la
ltima versin actualizada, se encuentran en el sitio indicado de archivo y, estn
en condiciones aceptables de legibilidad y consulta, lo cual se verifica en las
auditorias internas de calidad tomando las acciones correctivas del caso.
4.6 Control de versiones obsoletas:
Con base en 4.5 el original de la versin inmediatamente anterior a la ltima
versin actualizada puede ser almacenada (hasta cuando se emita una nueva
versin) en un sitio exclusivo identificado como documentos obsoletos, por
solicitud del dueo del proceso o definicin del Comit de Gestin, las copias
controladas y dems versiones anteriores deben ser recogidas de todos los sitios
disponibles y desechadas.
Se pueden conservar documentos obsoletos de otras versiones por instrucciones
dadas por la Direccin con el fin de preservar informacin por trazabilidad o
cumplimientos legales.
4.7 Identificacin y control de documentos de origen externo:
Los documentos de origen externo se identifican mediante su nombre y se
relacionan en el Listado Maestro de Documentos en la matriz de requisitos
legales si es un documento legal, teniendo en cuenta su vigencia, disponibilidad,
legibilidad. Esta actualizacin la debe hacer el Director HSEQ peridicamente
con los proveedores de documentos de origen externo para evaluar su vigencia,
a travs de las pginas web de los ministerios o por publicaciones en peridicos
o comunicaciones con las entidades.
Como documentos externos se identifica los requisitos legales relacionados con
los procesos, las normas desarrolladas o referenciadas por el cliente, la
legislacin ambiental y las leyes de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional. Se
divulgar la existencia de estos documentos legales aplicables a los dueos de
proceso y a los Directores de Obra a travs de comunicacin verbal.

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El responsable de revisar los documentos de origen externo en los proyectos es

el Director de Obra Ingeniero Residente.
En el Anexo 7 Matriz de requisitos legales y de otra ndole del Manual de
Gestin Integral, se puede consultar las normas legales vigentes en Salud
Ocupacional y en Ambiental. En proyectos de Interventoras, aplicarn las del
cliente y o reglamentarias de Ley.
1.8 Proteccin de los documentos
Para la proteccin de la documentacin impresa del Sistema Integrado de
Gestin, se destina un lugar de archivo, para que el acceso sea controlado.
4.9 Evaluacin del cumplimiento de los documentos legales
Se realizarn capacitaciones peridicas en las que se evaluar el uso adecuado
de los elementos de proteccin personal y del cumplimiento de las licencias
ambientales.
4.10 Disposicin Final de los Documentos
Los responsables de cada uno de los documentos deben identificarlos,
protegerlos y almacenarlos adecuadamente para recuperarlos fcilmente y evitar
su deterioro. Estos registros pueden ser: Correspondencia enviada.
correspondencia recibida, contrato, otros si, actas de inicio, actas parciales, actas
finales y de liquidacin, Plan del Proyecto, registros de control, registro
Fotogrfico, planos, especificaciones Tcnicas, cronograma, programacin de
compras, ordenes de trabajo, legalizacin contrato, plizas de seguros, oferta,
entre otros
Todos los documentos de la organizacin tendrn el mismo tratamiento en su
disposicin final, teniendo en cuenta las polticas de retencin definidas por la
empresa.
TABLA 1. POLITICAS DE RETENCION DE DOCUMENTOS

DOCUMENTOS

TIEMPO DE
RETENCION
ARCHIVO ACTIVO

DISPOSICION FINAL
ARCHIVO INACTIVO

EJECUCION PROYECTO

5 Aos

5 Aos

OFERTAS NO ADJUDICADAS
GESTION HUMANA
MANTENIMIENTO

3 Aos
5 Aos
Durante el ciclo de
vida del equipo o hasta

3 Aos
5 Aos
5 Aos

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que se de baja
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTION
CONTABLES
(segn ley)

4 Aos

4 Aos

5 Aos

15 Aos

El Director de Obra Ingeniero Residente debe recopilar toda la informacin

fsica generada durante el proyecto, almacenarla debidamente archivndolas en
carpetas (A-Z) identificadas con el nombre del proyecto, teniendo en cuenta la
gua Para el Control de la Informacin y base de datos. Esta informacin debe
ser de fcil recuperacin y debe mantenerse en condiciones que aseguren su
preservacin.
Despus de identificar toda la informacin final resultante de los proyectos, el
Director de Obra Ingeniero Residente deber enviar toda la informacin a la
oficina principal debidamente identificada y almacenada en cajas de cartn en
que se pueda evidenciar el nmero de proyecto. En estas cajas solo se
guardarn las carpetas con informacin; por ningn motivo se debe revolver con
otro tipo de elementos (ni mquinas, ni botas, ni herramientas,)
4.11

Copias de Seguridad

Este proceso consiste en mantener copia de seguridad al da de toda la

informacin de la empresa y de sus proyectos. Lo que se hace para cumplir
dicho proceso es crear un archivo de extensin bkp (back up), mediante el
programa back up utility, este programa es propio de todas las versiones del
sistema operativo Windows, en dicho archivo se guarda toda la informacin
contenida en las carpetas denominadas RYELTDA y UNO, este archivo el cual se
nombra Backup RyE SA (entre parntesis la fecha en que se hace la copia de
seguridad), se ubica en un disco duro extrable USB con capacidad de 250 GB.
Este procedimiento se realiza todos los das al finalizar el horario laboral, con el
fin de dejar almacenados todos los cambios realizados durante el da, y as, en
caso de falla del servidor toda la informacin queda segura.
Como respaldo a la copia almacenada en el disco extrable USB, cada mes,
adems del procedimiento ya mencionado, el archivo de Backup se comprime y
se almacena en disco DVD, los cuales son igualmente etiquetados y
almacenados en lugar seguro.
5.

DOCUMENTOS RELACIONADOS

Listado Maestro de Documentos SGC-FO-02

Listado de Distribucin de Documentos SGC-FO-03
Instruccin para la Elaboracin de Documentos SGC-IN-01
Instruccin para el Control de la Informacin y Base de Datos SGC-IN-08
Act. 07