CUENTAS RELACIONADAS CON EL

PERSONAL

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SUBGRUPO 64. GASTOS DE PERSONAL

En el subgrupo 64. Gastos de personal se debern registrar las retribuciones al personal, cualquiera que
sea la forma o el concepto por el que se satisfacen, las cuotas de la Seguridad Social a cargo de la
empresa y los dems gastos de carcter social. Vamos a recordar las cuentas que componen este
subgrupo y el contenido de cada una de ellas:
CUENTAS RELACIONADAS
(640) Sueldos y salarios: Comprende las remuneraciones, fijas y eventuales, del personal de la empresa.
Entre ellas podemos enumerar las siguientes: salario base, complementos salariales, pagas
Extraordinarias, asignaciones al personal para vestuario o herramientas de trabajo, etc.
Se cargar por el importe ntegro de las remuneraciones devengadas.
(641) Indemnizaciones: cantidades que se entregan al personal de la empresa para resarcirle de un dao
o perjuicio. A modos de ejemplo, se incluiran: Indemnizaciones por despido, Jubilaciones anticipadas,
Indemnizaciones por traslado, Indemnizaciones por lesiones, etc.
(642) Seguridad Social a cargo de la empresa: cuotas de la empresa a favor de los organismos de la
Seguridad Social por las diversas prestaciones que estos realizan.
(649) Otros gastos sociales: gastos de naturaleza social realizados en cumplimiento de una disposicin
legal o voluntaria por la empresa. A modo indicativo, enumeramos: subvenciones a economatos y
comedores; sostenimiento de escuelas e instituciones de formacin profesional; becas para estudio o
cuotas de ayuda para guardera y anlogos; primas por contratos sobre la vida, accidentes, enfermedad,
etc. excepto las cuotas de la Seguridad Social; Gastos de convenciones y celebraciones para el personal,
etc.
(755) Ingresos por servicios al personal
Ingresos por servicios varios, tales como economatos, comedores, transportes, viviendas, etc., facilitados
por la empresa a su personal. Hay que tener en cuenta que, por el principio de no compensacin, la
recuperacin de un gasto no debe contabilizarse como una minoracin del mismo, abonando en la cuenta
donde se registr el gasto, sino como un ingreso.
(460) Anticipos de Remuneraciones
Entregas a cuenta de remuneraciones al personal de la empresa. Cualesquiera otros anticipos, que tengan
la consideracin de prstamos al personal se incluirn en la cuenta 544 o en la cuenta 254, segn el plazo
de vencimiento
(465) Remuneraciones pendientes de pago:
Dbitos de la empresa al personal por los devengos que se consideran gastos de personal y que no se les
han pagado
Cuando la empresa paga las nminas a los trabajadores debe tener en cuenta la intervencin de dos
organismos pblicos: Hacienda y Seguridad Social.
HACIENDA: Del total de remuneraciones la empresa tiene que descontar de la nmina un porcentaje que debe
reflejarse en la cuenta 4751. Hacienda Pblica, acreedora por retenciones practicadas. Este importe se ingresar en
Hacienda trimestralmente.

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SEGURIDAD SOCIAL: Este organismo interviene tanto en la actividad de la empresa como en la de los trabajadores.
La empresa tiene la obligacin de contribuir al sostenimiento de este Organismo, por ello, cuando paga los nminas
tiene que soportar un gasto adicional que es la cuota patronal o empresarial a la Seguridad Social y que se recoge en
la cuenta 642. Seguridad Social a cargo de la empresa.
Los trabajadores tambin contribuyen a sufragar los gastos de la Seguridad Social, por ello, el empresario
mensualmente le retiene una cantidad de su nmina y que el mismo se encarga de ingresar en la Seguridad Social.
Este importe es la cuota obrera o retencin a los trabajadores de la Seguridad Social.
LA CUOTA OBRERA SE SUMA A LA CUOTA EMPRESARIAL y es el importe que figura en la cuenta 476.
Organismos de la Seguridad Social, acreedores. Esta deuda con la Seguridad Social, deber ser cancelada dentro
del mes siguiente al del devengo de las nminas.
Cuando un trabajador est de baja, durante unos das le paga el empresario pero este importe despus lo recupera
del Organismo de la Seguridad Social, que realmente es quien soporta este gasto. Estos son los llamados PAGOS
DELEGADOS POR CUENTA DE LA SEGURIDAD SOCIAL. No suponen un gasto para la empresa y por eso se
recoge en la cuenta 471. Organismo de la Seguridad Social, deudores. Esta cantidad se compensar en la
siguiente liquidacin a la Seguridad Social que se realice.

(471) ORGAN. SEGURIDAD SOCIAL, DEUDORES (Pagos delegados)

(4751) HDA. PCA. ACREEDORA POR RETENC. PRACTICADAS (Retencin IRPF a los trabajadores)
(476) ORGANISMOS SEG. SOCIAL, ACREEDORES deudas pendientes con organismos de la Seguridad
Social como consecuencia de las prestaciones que estos realizan (Cuota obrera o retencin trabajadores
Seguridad Social + importe de la cuenta 642)

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Asiento tipo:

640. SUELDOS Y SALARIOS

(Salario Base ms Complementos salariales)
642. SEGURIDAD SOCIAL A CARGO DE LA EMPRESA
(Cuota empresarial o patronal)
471. ORGAN. SEGURIDAD SOCIAL, DEUDORES
(Pagos delegados)
a.- 4751. HDA. PCA. ACREEDORA POR RETENC. PRACTICADAS
(Retencin IRPF a los trabajadores)
a.- 476. ORGANISMOS SEG. SOCIAL, ACREEDORES
(Cuota obrera o retencin trabajadores Seg.Social +importe de la cuenta 642)

a.-572. BANCOS, C/C

(Importe lquido)

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Ejemplos:
1.- Se paga salarios de un empleado
100,00 (640)SUELDOS Y SAL.
A (476)ORG.SEG.SOC.ACREED.

6,00

A (4751) H.P. AC. RET.PRACT.

10,00

A (57X) TESORERIA

84,00

2.- En el mes siguiente, habra que pagar a la seguridad Social el importe de las Cotizaciones totales, que
en total (importe que figurara en el documento resumen TC1) asciende a 40 .
Dado que al pagar la nmina del mes anterior se retuvieron a los trabajadores 6 por cotizaciones, a la
empresa le corresponde aportar 34 , por lo tanto:
34,00 (642)SEG.SOC.C/EMP.
A (476)ORG.SEG.SOC.ACREED.
Por las cotizaciones que corresponde aportar a la empresa o cuota patronal y, acto seguido:

34,00

40,00 (476)ORG.SEG.SOC.ACREED.
40,00
A (57X) TESORERIA
Por el importe de las cotizaciones totales [saldo de la cuenta (476)], que deben ingresarse en la
tesorera de la Seguridad Social.

3.- La empresa entrega 250 euros a un empleado de la empresa, como anticipo del mes:

250,00

(460)

ANTICIPOS DE
REMUNERACIONES
A

(570) CAJA EUROS

250,00

Al pagar la nmina del mes, los salarios ascienden a 1.250 , compensamos el anticipo anterior. Los
dems datos de la nmina son: Seguridad Social a cargo de la empresa 320 ; a cargo del trabajador, 60
; retencin por I.R.P.F., 180
1.250,00 (640)SUELDOS Y SAL.
320,00 (642)S.S. CARGO EMPRESA A (476)ORG.SEG.SOC.ACREED.

380,00

A (4751) H.P. AC. RET.PRACT.

180,00

(460) ANTICIPOS DE
REMUNERACIONES
A (57X) TESORERIA

250,00

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860,00

4.- La empresa tiene una escuela de formacin profesional y ha contratado los servicios de un
profesional independiente, siendo el importe ntegro de los honorarios de ste 400 euros; se le pagan en
efectivo, reteniendo el 15% en concepto de Impuesto sobre la Renta de las Personas Fsicas:

4000,00 (623)OTROS GTOS

SOCIALES.
A (4751) H.P. AC. RET.PRACT.

60,00

Teniendo en cuenta que todos los gastos de la escuela profesional se consideran gastos sociales, al
hacer la imputacin a stos, contabilizaremos:

4000,00 (649)SERV. DE
PROFESIONALES
INDEP.
A

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(755) INGRESOS POR SERV

AL PERSONAL

4000,00

LOS PAGOS DELEGADOS POR CUENTA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

Cuando un trabajador est de baja por enfermedad o accidente y, consecuentemente, no puede
trabajar, esta contingencia es una de las que cubre la Seguridad Social. La cobertura de dicha prestacin,
que es el subsidio por Incapacidad Temporal, tanto en su cuanta como en cuanto a quin corresponde
pagarla, vara segn se trate de una enfermedad o accidente comunes o profesionales.
Si se trata de enfermedad o accidente comn, las condiciones son:

Desde el primer da de baja al tercero, el trabajador no cobra salario (salvo que as se estipule
en convenio colectivo, en cuyo caso corresponde al empresario).
Desde el cuarto al decimoquinto da el trabajador cobra el 60% de la base reguladora de
contingencias comunes, cuyo pago corresponde al empresario (por convenio colectivo la
empresa puede mejorar la prestacin, siempre a cargo del empresario).
A partir del decimosexto da de baja en adelante el pago ya corresponde a la Seguridad Social,
si bien desde el 16 al 20 sigue siendo el 60% de la base reguladora de contingencias
comunes y a partir del 21 pasa a ser el 75% (por convenio colectivo se puede mejorar la
prestacin, siempre a cargo del empresario).

Si se trata de enfermedad o accidente profesional las condiciones son:

Desde el da siguiente al de baja, el trabajador cobra el 75% de la base reguladora de

Accidentes de Trabajo y Enfermedad Profesional, cuyo pago corresponde a la Seguridad
Social (por convenio colectivo se puede mejorar la prestacin, siempre a cargo del empresario).

Los subsidios cuyo pago corresponda al empresario, y las mejoras acordadas por convenio
colectivo sobre dichos subsidios, los pague quien los pague, son gasto salarial y se cargarn a la cuenta
correspondiente (640 Sueldos y Salarios).
En cambio, los subsidios cuyo pago corresponda a la Seguridad Social los paga tambin el
empresario al trabajador, si bien en este caso los paga por delegacin de la Seguridad Social. Por lo tanto,
cuando al mes siguiente se liquiden las cotizaciones a ingresar a la Seguridad Social, del importe que
corresponda pagar en el TC1, se descontarn los subsidios pagados por delegacin. Esto supone que los
subsidios pagados por delegacin de la Seguridad Social no sern gasto de la empresa, y deben cargarse
a la cuenta (471) Organismos de la Seguridad Social Deudores en el momento de pagarlos al trabajador.
Posteriormente, el saldo de dicha cuenta se compensar (se saldar) al liquidar los seguros sociales
correspondientes a dicho mes.

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DETERMINACION DEL COSTE POR COTIZACIONES EMPRESARIALES A LA SEGURIDAD

SOCIAL

En la prctica, muchas PYMES externalizan la gestin de nminas y liquidacin de seguros

sociales en asesoras laborales. En estos casos, el importe a contabilizar como gasto por la empresa en
concepto de cotizaciones a la Seguridad Social (cuenta 642), debe deducirse del correspondiente detalle
que viene reflejado en el documento de liquidacin TC1 y las correspondientes retenciones por
aportaciones a la seguridad social deducidas a los trabajadores al abonarles previamente la nmina [y ya
contabilizadas en la cuenta (476)]. En dicho documento TC1 se detallan separadamente:

Las cotizaciones totales, sin separar las que corresponden a la empresa de las que ha aportado
el trabajador al percibir la nmina de salarios. Adems, en el documento van separadas en tres
apartados (Contingencias Comunes, Accidentes de Trabajo y E.P. y Otras Cotizaciones
Las compensaciones (y otras deducciones) que corresponda considerar por pagos delegados,
tambin separadas en cada uno de los tres apartados anteriores.
Finalmente, el importe lquido a ingresar en la Tesorera General de la Seguridad Social que
ser la diferencia de los dos conceptos anteriores (siempre que no haya recargos por mora).

Por lo tanto, el importe correspondiente al gasto por cotizaciones de la empresa a la Seguridad

Social, que deba figurar en la cuenta (642) ser el importe de las cotizaciones totales (o lo que es lo
mismo, el lquido a ingresar ms las compensaciones), menos las retenciones a los trabajadores
contabilizadas en la cuenta (476) al abonarles la nmina en el mes anterior.
Veamos esto con un ejemplo: En el mes de junio, se paga una nmina de salarios cuyo detalle
global es el siguiente:

Sueldos y salarios
Pagos delegados por IT
Retenciones Seguridad Social
Retenciones IRPF
Salarios netos

8.600,00
700,00
560,00
840,00
7.900,00

El reflejo contable del pago de la nmina ser:

8.600,00 (640)SUELDOS Y SAL.
700,00 (471)ORG.SEG.SOC.DEUD.
A (476)ORG.SEG.SOC.ACREED.

560,00

A (4751) H.P. AC. RET.PRACT.

840,00

A (57X) TESORERIA

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7.900,00

A finales de julio, recibimos de la asesora laboral el documento de liquidacin TC1 cuyo resumen es el
siguiente:

Cotizaciones totales
Compensaciones por IT
Lquido a ingresar

3.720,00
700,00
3.020,00

Por tanto, el gasto por cotizaciones a cargo de la empresa que debe registrarse contablemente
ser: Cotizaciones totales retenciones en nmina por seguros sociales (3.720 560 = 3.160)

3.160,00 (642)SEG.SOC.C/EMP.
A (476)ORG.SEG.SOC.ACREED.

3.160,00

Y, al ingresar el pago en la Tesorera de la Seguridad Social, se produce la compensacin de la

cuenta (471) Org.Seg.Soc.Deudores.

3.720,00 (476)ORG.SEG.SOC.ACREED.
A (471)ORG.SEG.SOC.DEUD.
A (57X) TESORERIA

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700,00
3.020,00

COTIZACIONES
TOTALES

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LIQUIDO A
INGRESAR

COMPENSACIONES

Ejemplo:
Los gastos de personal del mes de septiembre de la empresa JJP.SA se pagan en efectivo y presentan los
siguientes detalles

NOMINA DE LA EMPRESA JJP.SA

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TC1 DE LA EMPRESA JJP SA

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1.200,00

(640)SUELDOS Y SAL.

432,60 (471)ORG.SEG.SOC.DEUD.

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A (476)ORG.SEG.SOC.ACREED.

521,50

A (4751) H.P. AC. RET.PRACT.

120,00

A (57X) TESORERIA

991,00

PRSTAMOS A LOS TRABAJORES

Son cantidades de dinero entregadas al personal de la empresa en concepto de prstamos. Estos
prstamos concedidos al personal, dependiendo del plazo de vencimiento:

254. CRDITOS A LARGO PLAZO AL PERSONAL

Esta cuenta refleja los crditos concedidos al personal de la empresa con vencimiento superior al ao.
La parte del prstamo cuyo vencimiento sea igual o inferior al ao se reclasificar en cuentas de corto
plazo (grupo 5).
A medida que se acerca el vencimiento de los crditos debern reclasificarse las cuentas, de forma que
cuando quede 12 meses para dicho vencimiento debern traspasarse desde cuentas de largo plazo a
cuentas de corto plazo

544. CRDITOS A CORTO PLAZO AL PERSONAL

Crditos concedidos al personal de la empresa cuyo vencimiento no sea superior a un ao.
Los intereses devengados por los crditos concedidos se registrarn en las cuentas de ingresos
financieros correspondientes:
(762) Ingresos de crditos
(7620) Ingresos de crditos a largo plazo
(7621) Ingresos de crditos a corto plazo
Ejemplo:
1. Se concede un prstamo a un trabajador por un importe de 500 , para ello le entregamos cheque de la
cuenta bancaria. El plazo de amortizacin del prstamo es de 6 meses.

500,00 (544) Crditos a corto plazo al personal

a.- (572) Bancos, c/c 500,00
2. Se paga en efectivo la nmina del empleado anterior, siendo el importe bruto 720 , de las que se deduce un 5 % por
Seguridad Social, un 8 % de I.R.P.F. La cuota empresarial a la Seguridad Social asciende a 132 . Cobramos 100 del
crdito concedido al trabajador del asiento anterior. El resto lo pagamos a travs de la cuenta bancaria.

720,00 (640) Sueldos y salarios

132,00 (642) Seg. Social a cargo de la empresa
a.- (476) Org. Segur. Social, acreed.168,00
5 % sobre 720) + 132
a.- (4751) H.P., acreedora ret. Pract 57,60
(8 % sobre 720)
a.- (544) Crditos a c/p al personal 100,00
(a.- 572) Bancos, c/c
526,4

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