Mediante la opcin Combinar correspondencia Word 2013 nos permite incluir en un

documento, datos almacenados en otro sitio.

De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas
distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el texto
que se repite en todas las cartas) y Word se encargar de generar los datos variables (los que cambian
en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas cartas
distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas o recibos,
la impresin de sobres, etc.
14.1. Conceptos previos
Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el
documento principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del
origen de datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de
distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de
direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos
por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo
si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y
los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de los datos de
ese cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu sencillo resulta utilizar esta
potente utilidad de Word.
14.2. Crear el documento principal
Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el
texto fijo.
Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar combinacin de correspondencia. All
hacer clic en la opcin Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Se mostrar el panel Combinar correspondencia. Observars que se trata de un asistente porque en

la zona inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay una opcin para pasar al siguiente paso. Como la
mayora de asistentes, es muy sencillo e intuitivo.

En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de
correo electrnico, sobres, etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas. Al hacer clic en Siguiente,
aparece el segundo paso del asistente.

En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a partir
de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicacin
de la opcin seleccionada en este momento.
Dejaremos seleccionada la primera opcin y haremos clic en Siguiente para continuar con el
asistente.

En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista
existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.), podemos
utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.

- Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista existente aparece la opcin Examinar..., hacer clic en
ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
- Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar
de Examinar... aparece la opcin Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la
carpeta.
- Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la
opcin Crear...,hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.
Ahora explicaremos con ms detalle la opcin Examinar.... Al hacer clic en ella se abre el cuadro de
dilogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dnde coger los datos:

El proceso es el mismo que seguimos para abrir un archivo de Word, por ejemplo, as que no
entraremos en demasiado detalle. Como siempre, deberemos situarnos en la carpeta adecuada y
seleccionar el archivo donde se encuentran los registros con los datos que necesitamos.
Se admiten tipos de archivos muy variados, pero lo ms comn ser dejar seleccionada la
opcin Todos los orgenes de datos, que incluye todos los tipos aceptados para la combinacin.
Obviamente tambin podramos cambiarlo por cualquiera de las opciones vlidas. Puedes desplegar el
men para examinar las distintas posibilidades.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar
correspondencia, en l vemos los datos que se combinarn y podemos aadir opciones que veremos
ms adelante. Dependiendo del tipo de datos que hayamos utilizado puede variar ligeramente la
experiencia. Por ejemplo, si es una base de datos con varias tablas, deberemos seleccionar en qu
tabla basarnos; si es un libro de Excel, en qu hoja se encuentran los datos, etc.

En l podremos marcar o desmarcar los registros para seleccionar cules utilizar. Lo normal es que
estn todos seleccionados, pero si queremos descartar alguno no tenemos ms que desactivar su
casilla haciendo clic en ella. Tambin podremos utilizar las herramientas disponibles paras ordenar,
filtrar, buscar duplicados, etc. Lo veremos en detalle ms adelante. Cuando terminemos haremos clic
en Aceptar y luego pulsamos siguiente en el asistente.
En el paso 4 redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito
ya) y aadimos los campos de combinacin. Para ello debemos posicionar el cursor en la posicin
donde queremos que aparezca el campo de combinacin y a continuacin hacemos clic en el panel de
tareas sobre el elemento que queremos insertar.

Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Lnea de saludo..., Franqueo electrnico... (si
tenemos la utilidad instalada), o Ms elementos.... En la opcin Ms elementos... aparecer la lista
de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.
Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para seguir con el asistente.

En el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del origen de
datos.

Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente,
o bien Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario que estamos viendo o Editar lista
de destinatarios... para corregir algn error detectado.
Para terminar hacer clic en Siguiente.

Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la opcin Imprimir....
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en
algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas
individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un
grupo de registros. El documento creado ser un documento normal sin combinacin.
Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Combinar
correspondencia
14.3. La pestaa Correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel
de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero tambin podemos utilizar los
botones de la pestaa Correspondencia.

Aqu veremos los botones de esta pestaa, algunas opciones las ampliaremos ms adelante.

Editar lista de destinatarios.

Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de
combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes.

Bloque de direcciones. Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones tal como
vimos con el asistente.
Lnea de saludo. Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos tal como vimos con
el asistente.

Insertar campo combinado.

origen de datos.

Permite insertar en la posicin del cursor un campo del

Resaltar campos de combinacin.

Permite resaltar los campos combinados si la
opcin est activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta
forma es ms fcil localizarlos dentro del documento.
Asignar campos. Permite asignar campos, esta opcin la detallamos ms adelante.

En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento con botones para avanzar y retroceder por
los diferentes destinatarios. Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error por tu parte en
la creacin de la carta.
14.4. Insertar campos de combinacin

Para incluir un campo de combinacin, hacer clic en el icono

de la pestaa Correspondenci
abrir el cuadro Insertar campo de combinacin con la lista de todos los campos del origen de datos,
seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botn Insertar. Podemos insertar as todos los cam
queramos. El campo aparecer en el documento principal entre << y >> esto nos indica que ah va un camp
ser sustituido por un valor cuando se ejecute la accin de combinar.
Aqu tienes un ejemplo de un documento con campos de combinacin.

14.5. Ver datos combinados

Si queremos ver el aspecto que tendr el documento combinado, hacer clic en el botn
permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos.

. Este bo

La imagen muestra el documento combinado con los datos del primer registro del origen de datos.
Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar los campos d

origen de datos. Una forma fcil de solucionar este problema es hacer clic sobre el icono
, lo
del origen de datos aparecern resaltados.
14.6. Desplazarse por los registros
El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios). Al combinar, se generarn tan
documentos como registros tenga el origen. Los siguientes botones permiten desplazarse por las filas del
origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los esperados.

Primer registro del origen.

Registro anterior.

Este cuadro permite saber qu registro se est visualizando, y tambin permite ir directamente a u
registrodeterminado escribiendo el nmero de registro. Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer regist
sustituimos ese 1 por un 4, se visualizar el documento con los datos del cuarto cliente.
Registro siguiente.

ltimo registro.
14.7. Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registro concreto pas
un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se utiliza el botn
ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en qu campo lo tiene que buscar.

Al hacer clic en el botn

aparece el cuadro de dilogo Buscar entrada que vemos en

imagen.
En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.
En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor.
Hacer clic en el botn Buscar siguiente. Si no encuentra ningn registro de las caractersticas buscadas, no
indica mediante un mensaje.
La bsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momento, si ese registro n
primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el registro buscado, nos devuelve
mensaje por si queremos que siga buscando desde el principio del origen.
Si encuentra un registro de las caractersticas buscadas, se posiciona en l y aparece un cuadro de dilogo d
podemos seguir buscando otro registro con las mismas caractersticas.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Opciones de la cinta Corresp

14.8. Destinatarios de combinar correspondencia

Aunque tengamos los datos en un archivo externo Word es capaz de enlazar con ellos, no slo
para mostrarlos en el documento, sino tambin para manipularlos. Haciendo clic en el

icono
se abre el cuadro de dilogoDestinatarios de combinar
correspondencia donde encontraremos opciones interesantes, como ordenar o filtrar los datos
que se van a utilizar.

En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios que se combinarn con el
documento principal. Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generar
un documento (carta, mensaje de correo electrnico, etiqueta, etc.)
La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificacin sirve para indicar
qu destinatarios queremos utilizar, normalmente estarn todas las casillas marcadas, si queremos
que un destinatario no aparezca en el documento combinado slo tenemos que desmarcar la
casilla haciendo clic sobre ella. La casilla de la zona de encabezados marca o desmarca todos los
registros a la vez.
Si queremos modificar el valor de algn dato almacenado hacemos clic sobre el origen de
datos en la parte inferior y pulsamos Edicin.
Se abrir este cuadro de dilogo:

Desde aqu podremos cambiar los datos del destinatario o incluso aadir nuevos. Tambin
podremos posicionarnos en un valor en concreto utilizando el botn Buscando.
Si queremos introducir una condicin de filtro para filtrar del origen de datos los destinatarios
que nos interesan, hacemos clic en una de las flechas del encabezado, aparecer el cuadro de
dilogo que te explicamos en el siguiente apartado.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Editar
destinatarios

14.9. Filtrar destinatarios

Podemos filtrar los destinatarios para que slo se utilicen los registros que tengan un determinado valor en
de combinacin. Por ejemplo podramos decidir utilizar nicamente los clientes de Alicante.

En la pestaa Correspondencia hacemos clic en

. En el cuadro de dilogo Destinatarios de c
correspondencia pulsamos en el encabezado del campo correspondiente, en este caso Poblacin, y se des
una lista con varias opciones:

(Todos) se seleccionan todos los valores de poblacin.

Los valores que aparecen sin parntesis son los distintos valores que aparecen en el campo, en este caso las
poblaciones Valencia y Alicante. Si seleccionamos uno de estos valores, seleccionar del origen de datos l
destinatarios que tengan ese valor en la poblacin y los dems no se combinarn.
(Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen poblacin.
(Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo poblacin.
(Avanzado...) abre el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Este cuadro tambin se puede abrir haciendo cl

en Filtrar... en la ventana de destinatarios que se inicia al pulsar

en la siguiente imagen:

. La ventana es como la que se

En la pestaa Filtrar registros vamos poniendo la condicin que debern cumplir los registros del origen d
que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condicin o varias. Cada lnea es una condicin
Lo nico que debemos hacer es seleccionar un campo de la lista, el tipo de comparacin a realizar de entr
disponibles e introducir manualmente el valor a comparar (Comparar con).
En algunos casos no ser necesario especificar un valor en el campo Comparar con: cuando se compruebe
valor est o no vaco. Por ejemplo si no queremos combinar los clientes sin direccin,
seleccionaremos Campo: direccin yComparacin: No est vaco. Veremos que Comparado con: sale
deshabilitado y por tanto no podemos escribir nada. Por supuesto, no tendra sentido hacerlo, porque no va
compararlo con nada.
Por ejemplo, la condicin formada en el cuadro anterior se leera: poblacin es igual a Valencia, de esta fo
apareceran combinados los clientes de Valencia.

Podemos utilizar varias condiciones unindolas por el operador Y u O para formar condiciones compuestas
por ejemplo: nombre igual a Juan Y direccin No vaco, sacara los clientes de nombre Juan que tuviesen
el campo direccin.
Para quitar las condiciones hacemos clic en el botn Borrar todo.
Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.
Cuando utilizamos un campo para filtrar los registros a combinar, la flecha de su encabezado ya no se mue
negra, sino azulada.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Filtrar destinatarios
14.10. Ordenar destinatarios
Si queremos ordenar los destinatarios por algn campo, por ejemplo nos interesa que las cartas salgan or
por apellidos para que luego sea ms fcil entregarlas a los empleados, hacemos clic en el nombre de la co
queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarn por ese campo. Si volvemos a hacer clic so
nombre de la columna los destinatarios pasarn a ordenarse en orden inverso.
Tambin podemos ordenar por varios campos. Por ejemplo queremos ordenar las cartas por provincia y
la misma provincia por poblacin y dentro de la misma poblacin por apellidos. En este caso tenemos que
la fichaOrdenar registros del cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Recuerda que accedemos a ella hacien
en el botn Editar lista de destinatarios y desde ah ya podemos seleccionar Ordenar....

Slo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual queremos ordenar los registros, y si qu
ordenacin ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor).
Para ordenar por ms campos rellenar Luego por.
En el ejemplo de la imagen saldran las cartas ordenadas por poblacin y dentro de una
misma poblacin por cdigo postal.
Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.
14.11. Asignar campos
Ya hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de direcciones, una lnea de saludo, etc
poder hacerlo Word tiene definido unos campos estndares para referirse al nombre del destinatario, su dire
poblacin, etc. Estos nombres no tienen por qu coincidir con los nombres que tiene nuestro origen de dato
esto no es problema ya que tenemos la utilidad de Asignar campos. Esta utilidad me permite decirle a Wo
se llama el campo estndar en nuestro origen de datos para que Word pueda luego realizar la asociacin ne
El icono
abre el cuadro de dilogo Asignar campos donde definimos estas asociaciones.
cuadro de dilogo tambin se puede abrir siempre que veamos en pantalla un botn Asignar campos....

En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estndares que utilizar Word en combi
correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos con el que se corresp
Cuando en el origen de datos existe un campo con el mismo nombre que un campo estndar, Word hace
automticamente la asociacin. Para el resto de los campos estndares tendramos que desplegar la lista y e
campo a asociar.
Estas asociaciones no siempre son necesarias, por ejemplo si no vamos a utilizar la opcin Bloque de dire
ni la lnea de Saludos, no hace falta realizar las asociaciones, y cuando Word necesite una asociacin no de
nos lo preguntar o veremos que falta algo.
14.12. Combinar al imprimir
La opcin Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la combinacin.

Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo siguiente.

Podemos imprimir Todos los registros combinados (todos los destinatarios despus de aplicar los filtros),
el Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros (Desde: ... Hast
En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde e
En Hasta: ponemos el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta el
Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: en blanco);
primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).
Al pulsar Aceptar se abrir el cuadro de dilogo Imprimir que ya conoces.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Combinar al imprimir
14.13. Combinar en correo electrnico
Dentro de Imprimir documentos, la opcin Enviar mensajes de correo electrnico permite enviar cada
delresultado de la combinacin en un correo electrnico. Con la creciente utilizacin del correo electrni

evidente que esta utilidad nos va a ahorrar mucho trabajo.

Al hacer clic en ella aparece el cuadro de dilogo de la derecha, en este, adems de indicar qu grupo de re
queremos enviar (como con la opcin Combinar al imprimir) debemos completar los parmetros del men
enviar.
En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la direccin de e-mail del destinatari
En Asunto: escribimos el texto que figurar en el asunto del mensaje.
En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de formato del mensaje, puede ser Tex
formato,HTML o Datos adjuntos.
Para poder disfrutar de esta utilidad deberemos tener instalado un programa de correo electrnico compatib
MAPI como por ejemplo, Microsoft Outlook 2013, ya que se iniciar para poder realizar el envo de corre
14.14. Sobres y etiquetas
A lo largo del tema hemos visto cmo utilizar el asistente de combinacin de correspondencia para enlazar
datos ya existentes con Word y enviar cartas personalizadas. Pero sta no es la nica opcin. Frecuentemen
especialmente en el mundo comercial, necesitaremos tambin imprimir datos en sobres o en etiquetas qu
pegadas a los sobres o paquetes. En este apartado nos centraremos especialmente en la creacin masiva.
Tenemos dos opciones:

Utilizar la opcin de combinar correspondencia que permite enlazar con una base de datos o crear u
conjunto de registros de forma manual, etc. tal y como hemos ido viendo anteriormente con el ejem
cartas.
O bien crearlos a partir de la agenda de contactos de Outlook, el gestor de correo electrnico de Mi
Office.

La primera opcin sigue un proceso parecido a lo que ya hemos visto. Empezaremos por seleccionar In
combinacin de correspondencia en la pestaa Correspondencia. Es ah donde seleccionaremos si desea
crearSobres o Etiquetas. Tambin podramos seleccionar el asistente y luego el tipo de material a generar
panel lateral.

En cada caso se abrir un pequeo cuadro de dilogo que permite su configuracin.

Los sobres disponen de opciones para modificar el tamao del sobre, la fuente y la posicin del tex
pestaaOpciones de sobre. Es interesante observar el dibujo que muestra la vista previa del resulta
Adems, podremos indicar la orientacin del sobre en la bandeja de entrada, desde la pestaa Opci
impresin.

En el caso de las etiquetas lo principal es indicar qu tipo de etiquetas vamos a imprimir. En el des
de Marcasdeberemos elegir la marca del papel de etiqueta que tengamos y luego, en el cuadro infe
seleccionar de qu tipo en concreto se trata. El listado es bastante completo, de modo que si elegim

cualquiera de ellas, Word ya sabr sus proporciones y ser capaz de imprimir el texto perfectamente
a ellas. Si nuestras etiquetas no aparecen en el listado deberemos crear una Nueva etiqueta con el b
establecer sus propiedades.

Al aceptar veremos que la hoja del documento ahora contiene una tabla que dibuja los lmites de la
etiquetas. Es posible que no se aprecie a simple vista, pero est ah, por eso aparecen las pestaas
de Herramientas de tabla. En cualquier momento podemos cambiar los bordes de la tabla para
distinguirlos, aunque es conveniente dejarlo sin borde antes de realizar la impresin.
Tanto en el caso de los sobres como en el de las etiquetas, lo nico que restara hacer es Seleccionar destin
como ya hemos visto a lo largo del tema, personalizar el formato si se desea, por ejemplo incluyendo el log
imprimir.

Para crear un nico sobre o etiqueta, o bien para crearlos de forma masiva utilizando la lista de contacto
Outlook, lo ms sencillo es situarnos en la pestaa Correspondencia > grupo Crear y

seleccionar Sobres o Etiquetas.

En realidad ambas opciones abren el mismo cuadro de dilogo, la diferencia es que nos sitan en distintas
de l.
Como puedes observar en la imagen, disponemos de un pequeo botn en forma de agenda que permite im
contactos de Outlook. Adems, vemos informacin como la orientacin del papel en la bandeja de la impre

una vista previa del resultado. Siempre podremos modificar estas opciones de impresin desde el botn Op
Cuando est todo listo, lo nico que deberemos hacer es pulsar Imprimir.
Una opcin interesante puede ser la de Agregar franqueo electrnico. Para poder utilizarla es necesario d
un programa de franqueo electrnico, aunque slo est disponible en determinados pases. Infrmate en tu
correos ms cercana de si es posible realizar tal operacin.