MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE BARRANQUITA

PROVINCIA DE LAMAS REGION SAN MARTIN

Directiva N 001-2013-A/MDB

Aprobado con DA N 0000000-A/MDB

Norma para la Administracin del Fondo Fijo Renovable

I. Objetivo
Establecer los procedimientos que permitan optimizar el uso del dinero en
efectivo en aplicacin de medidas de racionalidad del gasto llevado a cabo una
administracin eficaz y eficiente de los recursos a travs de un adecuado control
de la ejecucin al Fondo Fijo de Caja Chica.
II. Finalidad
La presente Directiva tiene por finalidad normar el procedimiento y control del
Fondo Fijo para Caja Chica, correspondiente al Ejercicio Fiscal del ao 2013, el
cual est constituido por el monto de los recursos asignados para atender gastos
urgentes y menudos y que por su espontaneidad temporal y necesaria no puede
ser debidamente programado.
III. Base Legal
a) Ley N 28112-Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector
Pblico.
b) Ley N 28411- Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
c) Ley N 29951- Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el ao Fiscal
2013
d) Ley N 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorera y su
Aprobacin del Texto nico Ordenado (TUA) Decreto Supremo N 0352012-EF publicado el 29/02/2012
e) Directiva de Tesorera aprobado mediante Resolucin Directoral N 0012007-EF/77.15.
f) Resolucin Directoral N 001-2011-EF/77.15, que aprueba disposiciones
complementarias a la Directiva de Tesorera N001-2007-EF/77.15
g) Resolucin de Superintendencia N 007-99/SUNAT. Modificado y
actualizado el 19/05/2010 en base a la Resolucin de Superintendencia
N 141-2010/SUNAT.
h) Resolucin de Controlara N 0320-2006-CG, que aprueba las Normas
Tcnicas de control Interno para el Sector Pblico.
i)
Resolucin Controlara N 171-2006-CG, Disposiciones para la
elaboracin y Remisin de los Informes de evaluacin de cumplimiento
de las Medidas de Austeridad y Racionalidad.
j) Ordenanza Municipal, que aprueba el Reglamento de Organizacin y
Funciones de la Municipalidad Distrital de Barranquita.
IV. Alcance

Lo contenido en la presente Directiva es de ampliacin para todas las Unidades

Orgnicas de la Municipalidad que tienen aperturado Fondo Fijo Renovable
aprobado.
V.

Vigencia
La presente Directiva entra en vigencia desde el da siguiente de su aprobacin
Mediante Decreto de Alcalda.

VI.

Normas Generales
a) El Fondo Fijo de Caja Chica es aquel constituido con carcter nico por
dinero en efectivo con recursos propios de la Municipalidad de importe
permanente renovable, utilizado para efectuar gastos urgentes y de menor
cuanta, que demanden su cancelacin inmediata.
b) El Fondo Fijo para Caja de la Municipalidad Distrital de Barranquita es
nico, su monto ser establecido y/o modificado por Resolucin de
Alcalda teniendo en cuenta el flujo operacional de los gastos de menor
cuanta y posibles contingencias.

VII.

Especificas del Gasto

a)
Los gastos efectuados con cargo al Fondo Fijo de la Caja Chica,
podrn efectuarse hasta por el monto mximo de S/. 200.00 (Doscientos y
00/100 nuevos soles).
b) Los gastos efectuados con cargo al Fondo Fijo de Caja Chica deben
efectuarse nicamente a los siguientes Especificas del Clasificador de
Gastos Pblicos:
2.3.1.
2.3.1.1.1.1
2.3.1.3.1.1
2.3.1.3.1.3
2.3.1.5.3.1
2.3.1.6.199
2.3.2.
2.3.2.1.2.99
2.3.2.2.3.1
2.3.2.4.1.4

Compra de Bienes
Alimentos y Bebidas para Consumo Humano
Combustibles y Carburantes
Lubricantes Grasas y Afines
Aseo, Limpieza y Tocador
Otros Accesorios y repuestos
Contratacin de servicios
Viajes Domsticos - Otros Gastos
Correos y Servicios de Mensajera
Servicio
de
Mantenimiento,
Acondicionamiento
reparaciones de Mobiliarios y similares
2.3.2.7.11.99 Otros Servicios -Servicios Diversos

2.3.1.1.1.1
Alimentos y Bebidas para Consumo Humano
Se considera en esta Especifica, los gastos de alimentacin que se otorga al
personal cuando por necesidad de servicio deban prolongar su permanencia
en el puesto de trabajo excepcionalmente de lunes a viernes, fuera del
horario habitual del trabajo, hasta por un monto mximo de S/. 8.00 (Ocho
00/100 Nuevos Soles) por cada trabajador. Se debe consignar al reverso del
comprobante de pago, el nombre del trabajador as como la labor realizada,
con la autorizacin del funcionario responsable.

2.3.1.3.1.1 Combustibles y Carburantes

Para los gastos operativos de vehculos de baja polica entre otros, gastos
menores. De necesitar una compra mayor se deber coordinar con la
Subgerencia de Logstica y Almacenes.
2.3.1.3.1.3 Lubricantes Grasas y Afines
Para los gastos operativos de vehculos de baja polica entre otros, gastos
menores.
2.3.1.5.3.1 Aseo Limpieza y Tocador
Gastos menores por la compra de desinfectantes, detergentes y desodorantes;
implementos y medios para aseo; material, repuestos y accesorios para
tocador.
2.3.1.6.1.99 Otros Accesorios y Repuestos
Gastos en las compras menores de accesorios y repuestos de los vehculos de
baja polica entre otros.
2.3.2.1.2.99 Viajes Domsticos Otros Gastos
Gastos de movilidad local segn sea el caso cuando el funcionario o servidor
se desplaza fuera de la localidad o de su centro de trabajo, por comisin de
servicio con el carcter de eventual o transitorio.
2.3.2.2.3.1 Correos y Servicios de Mensajeras
Gastos por servicios de correo, mensajera que la entidad requiere para su
operatividad.
2.3.2.4.1.4

Servicio de Mantenimiento, Acondicionamiento y

reparaciones de Mobiliarios y similares
Gastos menores por los servicios de mantenimiento reparacin y
acondicionamiento de mobiliario y afines.
2.3.2.7.11.99 Otros Servicios Servicios Diversos
Gastos por otros servicios prestados por personas naturales y jurdicas no
contempladas en las partidas anteriores.
El motivo del gasto de los bienes y servicios antes sealados deber indicarse
al reverso de los Comprobantes de Pago (Facturas y/o Boletas de venta),
debiendo ser firmadas en seal de conformidad, por el Gerente o Jefe de la
Unidad Orgnica solicitante..
VIII. Procedimientos
8.1 Constitucin del Fondo
El Fondo Fijo para caja Chica, ser establecido o modificado de ser el caso,
mediante Resolucin de Alcalda a requerimiento de las dependencias que lo
necesitan y teniendo en cuenta la disponibilidad presupuestal.
La Resolucin de apertura o modificacin deber contener:

a)
b)
c)
d)
e)
f)

Nombre del responsable del Fondo Fijo, quien deber ser servidor
nombrado o de carrera, o contratado permanente.
El monto de cada fondo fijo ser segn el requerimiento y las necesidades de
cada dependencia municipal.
Tipo de gastos a efectuar son los que tengan carcter de urgente y que
por su naturaleza requieren de una agilidad y eficiencia en la operacin y su
costo no amerita la remisin de un cheque especifico.
El gasto a efectuar a travs del fondo deber ser autorizado y supervisado
por el Jefe responsable o quien haga sus veces de la ejecucin del gasto.
El responsable o Jefe del Fondo Fijo deber identificar la meta y la cadena
del gasto, y deber estar, debidamente presupuestado.
Todo cambio que afecte la Administracin del Fondo Fijo para caja Chica
deber ser comunicado por escrito a Alcalda para modificar la resolucin de
Alcalda.

8.2 Administracin
a) El manejo del Fondo Fijo es de responsabilidad del servidor designado para ello
mediante Resolucin, quien es el responsable de la custodia del fondo, de la
documentacin sustentatoria del gasto y de los reportes de rendicin de cuenta
respectiva.
b) El Fondo Fijo para Caja Chica, se destinara exclusivamente para gastos menudos
urgentes, descritos anteriormente, considerando el monto mximo sealados en el
literal siguiente.
c) El monto mximo a cancelar a travs del Fondo Fijo para caja Chica ser de
acuerdo al siguiente detalle:
- Si el monto total del Fondo Fijo para Caja Chica es igual o mayor al importe de
la UIT vigente se podr cancelar como mximo hasta el 10% de la UIT, no
aceptndose fraccionamiento de los gastos.
- Si el monto total del Fondo Fijo para Caja Chica es menor a una UIT vigente el
monto mximo por cada gasto ser hasta 200.00 nuevos soles.
d) Cuando se requiera un anticipo del Fondo solicitante llevara el Recibo
Provisional (Anexo N 01), el mismo que es autorizado por su Jefe inmediato y por
el Jefe de la dependencia administrativa a la que pertenece. Este recibo ser rendido
o sustentado en el plazo mximo de 48 horas. En caso de incumplimiento se
efectuara el descuento por planilla, previo informe de Subgerencia de Tesorera.
e) El gasto ser sustentado con la documentacin segn lo establecido en el
Reglamento de Comprobante de Pago aprobada por SUNAT, tales como: Facturas,
Boletas de Venta, Ticket y otros considerados como comprobantes de pago. En caso
no poder demostrar el gasto con la documentacin antes sealada, como es gasto
por movilidad se presentara una Declaracin jurada de Gastos (Anexo N 02), la
misma que es autorizada por el Jefe inmediato y Jefe de la dependencia
administrativa a la que pertenece.
f) Queda prohibido efectuar gastos a travs del Fondo Fijo para Caja Chica, por
conceptos y acciones no contenidas en la presente Directiva, de incurrir en ello los
responsables del manejo del Fondo estn obligados a reembolsar el monto por
dichos gastos.

g) la ejecucin de gastos a travs del Fondo Fijo se sujeta a los principios de

racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria. Asimismo la afectacin del
gasto tendr en cuenta la existencia del marco y disponibilidad presupuestal.
h) Esta prohibido efectuar gastos con cargo al Fondo Fijo lo siguiente:
- Recibo de Honorarios por cualquier servicio que superen el monto establecido,
Viaticos, muebles de oficina, publicaciones, materiales de procesamiento
automtico de datos, ya que estos bienes y servicios por su naturaleza son
programables para efecto de pago mediante cheque.
- Los tiles de escritorio, encuadernaciones y fotocopiado, se atendern con
autorizacin del Alcalde.
j) No es valido el fraccionamiento para pagar varias veces el monto mximo
establecido en el tem c).
8.3 Rendicin y Reposicin del Fondo Fijo
a)

Para poder solicitar la reposicin o reembolso del Fondo Fijo para Caja
Chica, el solicitante rendir cuenta del gasto documentado de la ltima recepcin
del Fondo Fijo, en forma ordenada cronolgicamente y debidamente foliada, esta
rendicin denominada Rendicin del Fondo Fijo para caja Chica (Anexo N
03), la misma llevara la autorizacin del Jefe inmediato y del Jefe de la
dependencia administrativa a la que pertenece.
b)
Los documentos sustenta torios del gasto (comprobantes de pago), deben
registrar la firma del trabajador que ejecuto el gasto y la visacion del jefe
inmediato y del jefe de la dependencia administrativa a la que pertenece, Oficina
de Abastecimientos (para rebaja del cuadro de necesidades del Plan Anual de
Adquisiciones: el clasificador de gasto, Rubro de gasto, dependencia, cadena
funcional) y el Alcalde.
c)
Para la Renovacin del Fondo Fijo para Caja Chica, se requiere que el
responsable del mismo efecte la rendicin de Cuenta sealada en el literal a)
hasta por un monto mnimo equivalente al 50% del importe total autorizado.
Asimismo, la Renovacin del Fondo no debe ser mayor a tres (03) veces en un
mismo mes.
d) La documentacin sustentatoria del gasto y/o comprobantes de pago
correspondientes deben cumplir los requisitos siguientes:
- Razn Social: Municipalidad Distrital de Barranquita RUC:
- Documentacin original y copia a excepcin de la boleta de venta
- Legibles, sin enmendaduras, ni borrones, ni uso de corrector.
- Detalle claro del gasto incurrido.
- El Plazo mximo de antigedad de los comprobantes de pago que sustentan el
gasto no superar los Diez (10) das calendarios siguientes a su fecha de expedicin.
- En el reverso de los comprobantes de pago deben justificar la razn o motivo del
gusto. Asimismo los comprobantes de pago debern contar con el sello de
PAGADO y estos deben estar debidamente enumerados, de acuerdo a la
numeracin indicada en la correspondiente rendicin del Fondo Fijo para Caja
Chica.
e) La Oficina de Contabilidad se encarga de revisar y fiscalizar la documentacin
asegurndose que los gastos efectuados hayan realizado dentro de los niveles
autorizados de gastos, as como las partidas asignadas a cada Jefatura. Los
documentos presentados de gastos que no estn debidamente sustentados o
comprendidos en la presente directiva, sern devueltos para la absolucin de las

observaciones planteadas, debiendo el responsable emitir un informe a fin de

levantar la observacin, en un plazo no mayor de 24 horas. De no ser reconocido el
gasto se solicitara la devolucin del dinero. En caso el responsable no efectuara la
devolucin, se proceder el descuento en la planilla.
Efectuada la revisin de la documentacin que sustenta el gasto, verificando si es
conforme a ley como una accin de control, codificando el clasificador del gasto y
elaborando el respectivo compromiso presupuestal
8.4. Control del Fondo
a) La Oficina de Tesorera, dispondr a su personal la realizacin peridica de los
arqueos, a fin de comprobar el correcto uso del Fondo Fijo Renovable de las
dependencias que cuentan con ello, levantando el Acta de Arqueo de Fondo Fijo
Renovable (Anexo N 04), la misma que deber ser firmada por el responsable del
manejo del fondo fijo y los responsables del arqueo, informando de los resultados
al Alcalde.
b) El servidor municipal responsable de los arqueos ser designado mediante
Resolucin de Alcalda.
c) La Oficina de Contabilidad (la Oficina de Control Institucional cuando se
contrate), efectuaran arqueos sorpresivos como parte de su funcin cuando lo
estime conveniente.
d) Los responsables de los fondos fijos de caja Chica, sern servidores nombrados o
de carrera, o contratados permanentes que no ejerzan funciones de cajero, que no
realicen funciones contables, que no ejecuten funciones de control institucional
y/o que no manejen dinero como atribucin.
9. Disposiciones Complementarias
9.1.

El monto de fondo fijo para caja chica est destinado para atender gastos
urgentes y menudos que por su naturaleza no requieran el giro del cheque
especfico. La utilizacin de este fondo se debe slo a razones de agilidad y costo
y tiene el carcter de un fondo permanente y renovable. Asimismo est destinado
para atender gastos de funcionamiento y de inversin (Obras, Proyectos).

9.2.

Los responsables del manejo del fondo fijo renovable al 31

de Diciembre 2013, debern rendir y devolver en la Caja de Tesorera Municipal
los fondos no utilizados para efectos de liquidacin contable del Fondo Fijo.
Codificando la asignacin del gasto y elaborando la respectiva liquidacin final
del fondo.

9.3. Las rendiciones del Fondo Fijo Renovable de Funcionamiento e Inversin, deben
usar el Anexo 03.
9.4. Las entregas directas del fondo otorgadas de acuerdo a Ley, deben rendirse
usando el Anexo 03.
10.

Sanciones

El incumplimiento a lo estipulado en la presente Directiva, ser sancionado

administrativamente previo Proceso Administrativo y de ser el caso denunciado Civil o
Penalmente.
11. Anexos
- Anexo 01: Recibo Provincial de Caja.
- Anexo 02: Declaracin Jurada de Gastos.
- Anexo 03: Rendicin del fondo fijo para Caja Chica.
Movimiento del Fondo.
- Acta de Arqueo del Fondo Fijo Caja Chica.
12. Responsabilidad
Elabora

V B

Aprueba

Oficina de Oficina
de Alcalda
Contabilidad Infraestructura
Oficina
de
Presupuesto
Oficina
de
Contabilidad
Oficina
Tesorera

de

Aplica

Verifica
Distribuye
Cumplimie
nto
Oficina de Oficina de Secretaria
Contabilidad Control
General
Oficina de Institucional
Tesorera