MCE GRUPO

CADASTRO DE
PRODUTOS
Danilo Marconi
29/07/2009

Iniciamos em junho deste o trabalho para definirmos e criarmos um cadastro de

produtos que atendesse as empresas do grupo MCE, tornando possvel a GESTO DE
MATERIAIS atendendo as necessidades dos departamentos de Almoxarifado,
Suprimentos, Fiscal, Contbil e Patrimonial.

I.
II.

Retrato do existente
Anlise das oportunidades de melhorias

III.

Envolvimento dos responsveis

IV.

Consultoria

V.
VI.
VII.
VIII.

Proposta de melhoria
Plano de implantao, responsveis, custo e tempo.
Transio
Anexos

Retrato do existente
Identificamos alguns retrabalhos no almoxarifado, suprimentos, fiscal e contbil, pois existem
dvidas entre os produtos solicitados, comprados/locados e entregue devido as descries dos
produtos.
Ao receber uma solicitao de materiais o almoxarife imprime a SM, vai ou designa algum para que
verifique a existncias dos produtos solicitados e respectivas quantidades disponveis. Depois de
verificado emite a TB e encaminha a pendncia da SM para compras.
No h como o sistema da Microsiga informar a quantidade disponvel em estoque, pois existe mais
de um cdigo para o mesmo produto, por exemplo:

Descrio produto existente: Disco Desbaste AI 7"

Existe cadastrado pelo menos trs itens que descrevem ou podem descrever o mesmo produto Disco
de Desbaste AI 7, sendo:
1. Disco Desbaste AI 7
2. Disco Desbaste AI 7 Pferd
3. Disco Desbaste (Especificar)

Para que os produtos possam ser mensurados e controlados indispensvel um cadastro nico e
detalhado para cada produto, exemplo:

Disco Desbaste AI 7" x 1/4 x 7/8"

A Marca e modelo devem ser descritos em campos separados da descrio e, caso necessitem que
seja da marca especfica, esta informao dever constar na descrio complementar do produto.

Anlise das oportunidades de melhorias

No departamento de compras as pessoas envolvidas no processo declaram receber mais de 52% das
solicitaes com descries incompletas e/ou incorretas, obrigando-os entrar em contato com o
solicitante para esclarecer as dvidas existentes muitas vezes simples, porm determinantes.

Para o departamento fiscal que hoje recebe aproximadamente mil notas fiscais por ms, 10% chegam
com problemas na descrio dos produtos e em desacordo entre pedidos e notas fiscais.
Constatamos que em alguns casos a informao disponibilizada para o solicitante est induzindo ao
erro, pois a descrio do produto no est coerente com sua aplicao ou finalidade. Por exemplo:
existem pelo menos sete produtos contendo veculos, sendo que o diferencial entre eles so as
aplicaes, as forma de contratao ou servios a serem executados.

Envolvimento dos responsveis

Visando a melhoria dos processos no almoxarifado, suprimentos, contbil e fiscal envolvemos as
pessoas abaixo para pudssemos identificar as dificuldades e construir uma estrutura de codificao
que melhor atenda a todos os envolvidos.

Ana Paula
Danilo
Dino
Elisabeth - MKS
Gleyson
Gustavo
Jess
Manuel Maria
Mauro - MKS
Nailton
Raimundo
Rosilaine

Consultoria
Utilizamos a consultoria da Totvs, com o profissional Anilson, que durante quatro dias acompanhou
os processos e as necessidades de cada departamento fomentando assim o projeto sugerindo a
utilizao e implantao da estrutura de cdigos inteligentes do Microsiga.

Proposta de melhoria
Alm da proposta de utilizao do cdigo inteligente do Microsiga segue outras sugestes para
melhoria:
1. Utilizao de uma descrio completa e detalhada para identificao do produto.
2. Banco de dados nico para os produtos da MCE Grupo.
3. Incluso da sugesto de Contas Contbeis e TES atravs de informaes herdadas das OSs,
atravs de customizao a ser feita pela equipe da Totvs no Microsiga.
4. Alterao no formulrio eletrnico da SM incluindo o prazo, em dias, que o solicitante
necessitar da ferramenta / equipamento para que tenhamos dados e decidir entre a compra e
locao.

5. Incluir na SM a informao do local onde o produto ser utilizado, como material aplicado na
obra, aplicado no canteiro ou consumo... (Ex. Cabo eltrico pode ser utilizado para aplicao
na obra, para mobilizao de canteiro ou fabricao de extenso para esmerilhadeiras).
Para as opes de mobilizao de canteiro e extenso o cabo dever retornar para o
almoxarifado, se aplicado no retornar. Atravs desta informao poderemos gerir esta
situao.
6. Criao do campo, no Microsiga, de propriedade do equipamento / ferramenta. Assim
poderemos saber qual a empresa (CNPJ) proprietria do equipamento e onde est alocado.
7. Elaborar todos TBs pelo Microsiga, com recebido eletrnico evitando retrabalho, gerando
integridade no documento e datas de devolues corretas.
8. Criao do pedido de locao ou contrato de locao para os itens que forem locados. Hoje
feito um pedido de compra com descrio de locao causando conflitos no entendimento
entre suprimentos, fornecedor e fiscal.
Modelo Pedido para Locao Atual

Modelo Boletim de Locao do Fornecedor

Modelo Planilha Controle de Locados

Visando minimizar o impacto da mudana junto ao Microsiga utilizamos os cdigos dos grupos j
existentes e utilizados hoje para categorizar as famlias dos produtos. Assim os relatrios que hoje
so gerados a partir dos grupos no sero alterados.
Aps a anlise dos departamentos fiscal e contbil constatamos a necessidade de alterarmos alguns e
criarmos novos grupos. Abaixo segue alguns exemplos de famlias de materiais e os respectivos
grupos.
Exemplo das Famlias dos Produtos baseados nos grupos existentes e respectivas contas contbeis

Cdigo
Descrio
101 Locao Guindaste / Mquina de Carga
102 Locao Veculo / Automvel
103 Locao Caminho / Carreta / Caamba

Conta Contbil
311050002
311050002
311050002

Grupo
101
102
103

201
202
203

Servio Transporte Pessoas

Servio Andaime
Servio Assistncia Mdica

311030001
311080001
311030005

201
202
203

301
302
303

Alimentos e Bebidas
Material Higiene e Limpeza
Calados

311030002
311040003
311070003

301
302
303

401
402
403

Chapas
Tubos Ao
Conexes Ao

311060005
311060004
311060004

401
402
403

501
502
503

Guindaste / Maquina de Carga

Veculos
Caminho / Carreta / Caamba

132010005
132010006
132010007

501
502
503

601
602
603

Venda Servio Retubagem

Venda Servio Jato e Pintura
Venda Servio Torqueamento

411010003
411010003
411010003

601
602
603

701
702
703

Fabricao Estrutura Metlica

Fabricao Suporte
Fabricao Equipamento

411010002
411010002
411010002

701
702
703

801
802
803

Locao Saca Feixe

Locao Torquimetro
Locao Guindaste

411010001
411010001
411010001

801
802
803

901
902

Montagem Estrutura
Montagem Equipamento

411010001
411010001

901
902

Com esta arquitetura o solicitante no ter acesso, via SM eletrnica ao grupo 100 Locao, ou
determinados grupos pr-determinados.
Sendo assim aparecer para o solicitante apenas a opo Veculo que est contido no grupo 502.
Quem define se compra ou aluga o responsvel pela triagem.
Caso seja para locao o responsvel pela triagem mudar o produto do grupo 502 Veculos para o
produto do grupo 102 - Locao Veculo / Automvel. Toda as etapas e mudanas sero gravadas em
log para posteriores consultas.

Plano de implantao
Prazo estimado para implantao da estrutura de cdigos inteligentes do Microsiga pela Totvs de
45 a 60 dias, sendo necessrio 112 hs de consultoria conforme proposta entregue.

Transio
Sugerido por Anilson da Totvs, a transio das bases poder ser feita de duas formas aps a validao
da base teste.
1. Aps validao bloqueia os itens antigos numa determinada data e trata as NFs e demais
documentos relacionados caso a caso manualmente, ou;
2. Vincular os itens e grupos novos com os antigos de => para.

Anexos
Anexo 1 Proposta Consultoria Totvs para realiza implantao Cdigo Inteligente
Anexo 2 - Apresentao Totvs de Codigo Inteligente
Anexo 3 Relao das Famlias e Grupo de Materiais.