UNIVERSIDAD TCNICA ESTATAL DE QUEVEDO

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

CARRERA DE GESTIN EMPRESARIAL

PROYECTO INTEGRADOR MDULO 7

TEMA:
GESTIN ADMINISTRATIVA Y PLAN DE NEGOCIOS DE EMPRESA
ORGANIZADORA DE EVENTOS CORPORATIVOS Y SOCIALES EN LA
CIUDAD DE QUEVEDO, PROYECTADA PARA EL AO 2015.

ELABORADO POR:
LIZBETH HORTENCIA BERMELLO CHICAIZA
JONATHAN FRANCISCO CAMPUZANO SALTOS
EDWIN JAVIER ESMERALDA CEGIDO
WELLINGTON JOEL GONZALES ACOSTA

COORDINADOR:
Psi. PABLO PARRA SILVA, Mg. Sc.

QUEVEDO ECUADOR
2014 2015

NDICE

1. TEMA.............................................................................................................5
2. RESUMEN EJECUTIVO................................................................................6
3. INTRODUCCIN...........................................................................................7
4. PROBLEMATIZACIN...................................................................................9
Diagnstico........................................................................................................9
Sistematizacin................................................................................................11
Formulacin de Problema...............................................................................12
5. JUSTIFICACIN..........................................................................................13
6. OBJETIVOS.................................................................................................14
Objetivo General..............................................................................................14
Objetivo Especfico..........................................................................................14
7. HIPTESIS..................................................................................................15
Hiptesis General............................................................................................15
Hiptesis Especfica........................................................................................15
8. MARCO TERICO......................................................................................16
8.1.

Gestin Administrativa...........................................................................16

8.1.1.

8.1.1.1.

Planeacin: qu voy a hacer?...............................................17

8.1.1.2.

Organizacin: cmo se va hacer?.........................................17

8.1.1.3.

Integracin/Ejecucin: con quin? y con qu?....................17

8.1.1.4.

Direccin: vigilar que se haga..................................................18

8.1.1.5.

Control: evaluacin y verificacin............................................18

8.1.2.
8.2.

Funciones administrativas..............................................................16

Buena administracin.....................................................................19

Plan de negocios...................................................................................19

8.2.1.

Todos los negocios necesitan un plan?.......................................19

2

8.2.2.

Diez secciones de un plan de negocios.........................................20

8.2.3.

Qu es un plan de negocios?.......................................................22

8.2.4.

Metas + Investigacin + Estrategia = Plan de negocios................22

8.2.5.

Impresione a sus banqueros e inversionistas................................23

8.2.6.

Anlisis Organizacional..................................................................24

8.2.6.1.

Misin.......................................................................................24

8.2.6.2.

Visin........................................................................................24

8.2.6.3.

Constitucin de la empresa.....................................................24

8.2.6.3.1. Nmero de Socios................................................................25

8.2.6.3.2. Nombre de la empresa.........................................................25
8.2.6.3.3. Razn social.........................................................................25
8.2.6.4.

Organigrama............................................................................26

8.2.6.5.

Remuneraciones......................................................................26

8.2.6.6.

Localizacin de la empresa.....................................................27

8.2.6.7.

Responsabilidad social de la empresa....................................27

8.2.7.

Anlisis del Mercado.......................................................................28

8.2.7.1.

Metodologa.............................................................................28

8.2.7.2.

Anlisis de la demanda............................................................29

8.2.7.3.

Clasificacin.............................................................................30

8.2.7.4.

Factores que afectan a la demanda........................................31

8.2.7.5.

Estimacin de la demanda.......................................................32

8.2.8.

Marketing........................................................................................33

8.2.8.1.

Producto...................................................................................33

8.2.8.2.

Identificacin del producto o servicio.......................................34

8.2.8.3.

Servicios que se ofrecer........................................................34

8.2.8.4.

Caractersticas del producto o servicio....................................38

8.2.8.5.

Eventos Sociales......................................................................39
3

8.2.8.6.

Lanzamientos de productos.....................................................40

8.2.8.7.

Precio.......................................................................................40

8.2.8.8.

Plaza........................................................................................41

8.2.8.9.

Promocin................................................................................41

8.2.9.

Estudio Financiero..........................................................................42

8.2.9.1.

Plan de financiamiento.............................................................42

8.2.9.2.

Poltica de financiamiento........................................................42

8.2.9.3.

Inversin Requerida.................................................................43

8.2.9.4.

Proyeccin de Ingresos...........................................................44

8.2.9.5.

Proyeccin de Egresos............................................................44

9. METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN..................................................47
10.

RESULTADOS..........................................................................................50

11.

CONCLUSIONES.....................................................................................61

12.

RECOMENDACIONES.............................................................................62

13.

BIBLIOGRAFA/ LINKOGRAFA..............................................................63

14.

ANEXOS...................................................................................................64

1. TEMA

GESTIN ADMINISTRATIVA Y PLAN DE NEGOCIOS DE EMPRESA

ORGANIZADORA DE EVENTOS CORPORATIVOS Y SOCIALES EN LA
CIUDAD DE QUEVEDO, PROYECTADA PARA EL AO 2015.

2. RESUMEN EJECUTIVO

Este proyecto surge como una solucin a empresas y personas insatisfechas

con la calidad de sus eventos y tambin a personas y empresas que no han
realizado eventos pero si es importante para estas. Es un mercado nuevo en
Ecuador que esta creciendo a un ritmo rpido, el proyecto en si pretende crear
una compaa referente de la calidad, variedad, innovacin y creatividad en
cuanto a disear y organizar eventos se refiera y brindar solucin a clientes al
momento de disear y organizar eventos sociales y corporativos, lanzamientos
de productos y capacitaciones. Este proyecto presenta un plan de negocios
para poner en marcha una empresa Organizadora de Eventos, quien se
encargara de todos los detalles en el diseo, coordinacin y control de un
evento.

El proyecto est dirigido a empresas que no cuentan con un departamento

especfico para realizar eventos en su compaa y personas que no cuentan
con tiempo suficiente para organizar un evento. La funcin principal de este
proyecto es crear una empresa que a travs del diseo convierta el evento
anhelado para sus clientes en una realidad y as lograr que su evento sea el
mejor de todos. De esta manera podemos ahorrar el tiempo de los clientes y
ampliar las oportunidades de negocios de los proveedores.

3. INTRODUCCIN

En la actualidad, las empresas que ven en su personal el pilar fundamental

para el crecimiento y competitividad de esta, siente la necesidad de
reconocerlos, premiarlos y honrarlos en ciertos actos de conocimiento pblico
como el da del padre, de la madre, Navidad u otros eventos por iniciativa del
empleador como la celebracin de aniversario de creacin de la empresa.

Por otra parte, otro aspecto que llama la atencin son los gustos y preferencias
que buscan las empresas y familias, con respecto a la organizacin de los
diferentes eventos sociales que realizan cada ao: las nuevas tendencias en
alimentacin, decoracin y diseo en los eventos sociales.

El fin es proyectar una gran imagen como empresa y hacer sentir bien a sus
empleados, atendindolos de la mejor manera posible, buena comodidad,
buena msica, un lugar que se adapte a la actividad que se est realizando,
etc. Pero al momento de hacer los preparativos para desarrollar el evento de
manera exitosa, surge el gran problema para la empresa y las familias, tiempo,
informacin, falta de creatividad. Normalmente las diferentes compaas no
cuentan con un departamento que se dedique exclusivamente a la organizacin
de dichos eventos corporativos, algunos porque consideran que es un gasto
innecesario.

El mercado actual no satisface de manera amplia y profesional la demanda de

servicios que se originan en la organizacin completa de un evento, donde el
cliente desea recibir toda la asesora, servicios y productos que necesite para
realizar la actividad deseada de acuerdo a sus necesidades, gustos

preferencias.

En este proyecto se trataran temas relacionados a la buena gestin

administrativa y sus aspectos al momento de emprender una empresa o
negocio y como incide esto en todo tipo de emprendimiento. Tambin se
realizar un breve plan de negocios en donde se observar los beneficios y
aspectos relevantes para llevar a cabo la creacin de una empresa
organizadora de eventos la cual seria factible segn la investigacin realizada
hacerlo realidad en la ciudad de Quevedo para el ao 2015. Luego definiremos
resultados en relacin al plan de negocios los cuales nos permitirn emitir
conclusiones y recomendacin en relacin al tema.

4. PROBLEMATIZACIN

La ciudad de Quevedo se ha caracterizado por su constante desarrollo e

incremento poblacional, lo que genera que existan muchos eventos y
celebraciones de carcter social, corporativo, culturales, entre otros. Pero
muchas veces no se llenan las expectativas de los clientes, con los eventos
organizados por determinados promotores.

En ocasiones, los costos que deben pagar los usuarios o pblico en general,
son elevados en relacin al beneficio recreativo o social que se vislumbra.
Los organizadores invierten relativamente poco, sin crear condiciones de
beneficios al usuario, como tampoco seguridades y garantas propias que
deben tener los eventos de concurrencia masiva. Igualmente, al momento del
emprendimiento de una iniciativa de espectculos sociales, las dificultades de
financiamiento, impiden la realizacin de mejores propuestas de distraccin.

Diagnstico

El proyecto es una propuesta de emprendimiento de una empresa particular,

dedicada a la gestin administrativa y al desarrollo de un plan de negocios,
dedicada a la organizacin de eventos corporativos y sociales, radicados en la
ciudad de Quevedo y proyectados para el ao 2015. La Carrera de Gestin
Empresarial, marca la trascendencia que la globalizacin del mundo exige a los
individuos y a las instituciones: hacer de la economa social basada en el ser
humano, una verdadera alternativa de desarrollo econmico para los pueblos
de Amrica Latina.

Es indispensable construir sostenibilidad social a travs de fuerzas asociativas,

de organizaciones solidarias, de acciones comunitarias, de logros cooperativos,
en donde prime la fuerza de la unin entre las personas, de tal manera que se
alcance las metas a travs del esfuerzo colectivo.

El emprendimiento solidario asociativo que parte de las universidades, debe

adquirir gran sentido en varias dimensiones: emprendimiento no solo en lo
social, sino tambin en lo econmico, cultural, poltico, ecolgico y tecnolgico.
Emprendimiento social que sea capaz de generar la estructura organizacional,
inspirada en la fortaleza de la ayuda mutua y la actitud cooperativa entre las
personas, que se unen para progresar conjuntamente y mejorar su calidad de
vida. Este es el emprendimiento del futuro, el que preserva la identidad del ser
humano, en pertinencia con su bienestar social, equitativo e incluyente.

El profesional de la Carrera est en condiciones de desplegar dichas

actividades, en los diferentes frentes sociales, pblicos o privados, a los que
someta a concurso sus conocimientos y competencias.

Establecer buenas relaciones en la empresa, conlleva a mantener ptimas

relaciones de trabajo, saber negociar cuando existan problemas y conseguir
cooperacin.

En un marco de sensibilidad humana y axiolgica, que se

traduzca al equilibrio permanente entre el trabajo y la vida personal.

Se podra definir que la Carrera de Gestin Empresarial es una iniciativa para

desarrollar proyectos de negocios o ideas particulares que generen ingresos.
Significa tomar acciones humanas, creativas, para construir algo de valor, a
partir de prcticamente nada. Es la perspectiva del emprendimiento. Se trata
de una bsqueda insistente de oportunidades, independientemente de los
recursos disponibles o de la carencia de stos.

10

La Carrera de Gestin Empresarial requiere, a ms de una visin, de una

pasin y un compromiso para guiar a otros, en la persecucin de dichas metas.
Tambin requiere de la disposicin de tomar riesgos calculados. El
emprendimiento empresarial, es una gran alternativa para la libertad financiera,
para obtener ganancias lcitas, para elevar la autoestima de los pueblos, para
crecer constantemente, para expandir la creatividad haciendo algo que nos
gusta.1

Sistematizacin

Habiendo procedido con una metodologa de trabajo en equipo y una

visualizacin de un rbol de problemas, se lleg a la construccin emprica, de
un banco de preguntas, que luego de un minucioso anlisis, ha permitido el
planteamiento de tres preguntas problematizadoras, que delimitan el radio de
accin del proyecto.

PP1.
De qu manera se pueden promover, la gestin administrativa y el plan de
negocios, para empresas organizadoras de eventos corporativos y sociales?

PP2.
Cun importante resulta la aplicacin de una adecuada gestin administrativa
y eficiente plan de negocios, para el desarrollo de una empresa organizadora
de eventos corporativos y sociales en la ciudad de Quevedo?

Programa de la Carrera de Gestin Empresarial. (2010) Facultad de Ciencias Empresariales. Universidad Tcnica
Estatal de Quevedo.

11

PP3.
Cmo establecer la factibilidad de la gestin administrativa y el plan de
negocios, para una empresa organizadora de eventos corporativos y sociales,
en la ciudad de Quevedo, a partir del ao 2015?

Formulacin de Problema

En qu consiste la factibilidad de la gestin administrativa y el plan de

negocios, de una empresa organizadora de eventos corporativos y sociales, en
la ciudad de Quevedo, a partir del ao 2015?

12

5. JUSTIFICACIN
El Proyecto Integrador a nivel de la experiencia acadmica del sptimo mdulo
de la Carrera de Gestin Empresarial, impulsa hacia la elaboracin de un plan
de negocio para el emprendimiento de una empresa.

En tal sentido, es

necesario conocer y realizar una profunda investigacin, que ayude a

determinar si el proyecto de un plan de negocio para el emprendimiento de una
empresa organizadora de eventos corporativos y sociales, ser factible dentro
del mercado o si podr satisfacer las necesidades de las personas, para que
as se pueda evitar posibles riesgos o problemas a futuro e iniciar un negocio
con bases certeras y con el posicionamiento esperado.

Es necesario establecer la importancia de la aplicacin de una adecuada

gestin administrativa, porque hacia ese propsito se dirigen todas aquellas
acciones que hagan que un negocio sea eficiente.

Para que con estos

propsitos cumplidos se logre el desarrollo de una empresa organizadora de

eventos corporativos y sociales, que tenga perdurabilidad y proporcione un
atractivo servicio en la ciudad de Quevedo.

Porque es necesario establecer la factibilidad de la gestin administrativa y el

adecuado plan de negocios, para que se logre posicionar a una empresa
organizadora de eventos corporativos y sociales, en la ciudad de Quevedo, a
partir del ao 2015. El propsito es generar un negocio que sea rentable para
los inversionistas y que beneficie a la comunidad, ofreciendo eventos de alto
nivel y de condiciones que garanticen los espectculos pblicos pagados.

13

6. OBJETIVOS
Objetivo General

Aplicar la factibilidad de la gestin administrativa y el plan de negocios, de una

empresa organizadora de eventos corporativos y sociales, en la ciudad de
Quevedo, a partir del ao 2015.

Objetivo Especfico

Promover la gestin administrativa y el plan de negocios, para empresas

organizadoras de eventos corporativos y sociales.

Establecer la importancia de

la aplicacin de una adecuada gestin

administrativa y eficiente plan de negocios, para el desarrollo de una empresa

organizadora de eventos corporativos y sociales en la ciudad de Quevedo.

Analizar la factibilidad de la gestin administrativa y el plan de negocios, para

una empresa organizadora de eventos corporativos y sociales, en la ciudad de
Quevedo, a partir del ao 2015.

7. HIPTESIS

14

Hiptesis General

Un adecuado diseo de factibilidad permitir exitosa gestin administrativa y

del plan de negocios, de una empresa organizadora de eventos corporativos y
sociales, en la ciudad de Quevedo, a partir del ao 2015.

Hiptesis Especfica

Existen escasas propuestas de negocios, dirigidos a la organizacin de eventos

corporativos y sociales, con criterios tcnicos sobre gestin administrativa y
planes de negocios.

Es de singular importancia la ejecucin de adecuadas gestiones administrativas

y de eficientes planes de negocios, en el desarrollo de empresas organizadoras
de eventos corporativos y sociales.

Es factible la realizacin de una gestin administrativa y de un plan de

negocios, para genera una empresa organizadora de eventos corporativos y
sociales, en la ciudad de Quevedo, a partir del ao 2015.

8. MARCO TERICO

15

8.1. Gestin Administrativa

Es el conjunto de acciones y medios que se emplean para conseguir alguna

cosa o resolver algn asunto accin y efecto de administrar o dirigir algn
asunto; resultados positivos en cuanto a su funcionamiento y rentabilidad.
Tambin se conoce como el conjunto de acciones mediante las cuales el
directivo desarrolla sus actividades a travs del cumplimiento de las fases del
proceso administrativo: Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.2

Entonces se entiende a la Gestin Administrativa como los pasos, procesos o

funciones como planificar, organizar, dirigir y controlar con la finalidad de
alcanzar las metas y objetivos propuestos dentro de la empresa u organizacin
aplicando cada uno de estas funciones de forma constante permitindonos
identificar posibles errores y de esta manera poderlos resolver oportunamente.

8.1.1. Funciones administrativas

Las funciones o reas de actividad de la empresa cumplen el papel de indicar

dnde se aplican los esfuerzos, en qu campos trabajar, adems resuelve el
problema de cmo hacer las cosas o las tareas en cada una de estas reas
para lograr los objetivos predeterminados. Eso se realiza a travs de las
funciones de la administracin o procesos administrativos, como lo son:

8.1.1.1. Planeacin: qu voy a hacer?

2 http://es.slideshare.net/wilmer293112/g-estinadministrati-va2-14828644
16

Constituye la primera funcin de la administracin y consiste en determinar las

metas u objetivos a cumplir. Los objetivos son de enorme importancia, pues le
dan un sentido, una direccin una orientacin a los esfuerzos aplicados, esta
planeacin eficaz se basa en hechos, datos e informaciones reales y
estimados. Es la etapa bsica de la administracin y es esencial para cumplir
las dems etapas del proceso administrativo.

8.1.1.2. Organizacin: cmo se va hacer?

Una vez definido el qu hacer, se plantea el problema de cmo hacer, qu

elementos y condiciones son necesarias y cmo se deben combinar entre s
estos elementos para conseguir dichos resultados de modo eficiente. Esto
depende de los objetivos que se desee alcanzar en el tiempo as, es preciso
introducir cambios en la organizacin para adaptarla permanentemente a las
metas.

La organizacin, se encarga de que su estructura se adecue hacia sus

objetivos, recursos, procesos y medio ambiente.

8.1.1.3. Integracin/Ejecucin: con quin? y con qu?

Consiste en obtener y articular los elementos materiales y humanos que la

organizacin y la planeacin sealan para el adecuado funcionamiento de un
organismo social.

8.1.1.4. Direccin: vigilar que se haga

17

Una vez definido el qu hacer y el cmo hacerlo y la funcin de administrar que

se preocupa del hacer la llamamos direccin. Es la etapa de la administracin
destinada a procurar una ejecucin eficiente de los planes de la empresa,
mediante una cooperacin entre subordinados y jefes. La direccin comprende
las relaciones de trabajo en todos los niveles de la organizacin; esto es, a un
mismo nivel, de niveles superiores a inferiores de la empresa, como de las
relaciones de trabajo de las personas fuera de ella. La direccin se preocupa
de armonizar las disfuncionalidades y por eso es importante la motivacin.

Es el elemento de la administracin en el que se logra la realizacin efectiva de

todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador y su capacidad
para tomar de decisiones.

8.1.1.5. Control: evaluacin y verificacin

Es la etapa del proceso administrativo destinada a comprobar el cumplimiento

de los planes y corregir las posibles desviaciones de ellos. Se fundamenta en la
existencia de la planificacin, si no hay plan, no hay nada que controlar. El
control es una verificacin de lo realizado y esta verificacin adquiere sentido
cuando hay algo con qu controlarla o compartirla: ese algo es el plan, por
tanto el control adecuado favorece las buenas relaciones humanas. Es
asegurarse que los objetivos se alcancen de acuerdo al plan establecido, con la
posibilidad de ajustar esas normas y objetivos; en pocas palabras, medir y
evaluar.3

3
http://www.institutoblestgana.cl/virtuales/com_organiz/Unidad1/contenido4.
htm
18

Al momento de emprender cualquier tipo de negocio es necesario tomar en

cuenta a la Gestin Administrativa y a cada una de sus funciones ya que de su
correcto uso y aplicacin depender el futuro de la empresa o negocio ya sea
en lo que se refiere al cumplimiento de objetivos y metas u otros aspectos
como el posicionamiento, aceptacin del mercado o la factibilidad o rentabilidad
de la misma. Al momento de poner en prctica las funciones administrativas se
evitaran un sin nmeros de problemas y se notar la eficacia en la gestin
dentro de la empresa.

8.1.2. Buena administracin

El rol de un administrador es proporcionar liderazgo, mantener la organizacin

enfocada en los objetivos centrales y evitar que las distracciones diluyan la
fortaleza de la empresa o reduzcan el impulso. La planeacin le permite pensar
acerca de los detalles de su operacin y cmo todos necesitan trabajar juntos
para formar una entidad viable, en marcha y sana.

8.2. Plan de negocios

8.2.1.Todos los negocios necesitan un plan?

Absolutamente. Cada negocio necesita un plan. Elaborar un plan de negocios

detallado le proporcionar una oportunidad para moldear una poderosa
estrategia de desarrollo de negocios, ya sea que su meta incluya:

19

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Obtener financiamiento para empezar un negocio.

Obtener financiamiento para ampliar su negocio.
Ser ms organizado y aumentar sus probabilidades de xito.
Identificar el valor de su negocio y preparar un plan para vender su negocio.
Elaborar un plan para comprar un negocio.
Crear un plan de sucesin administrativa para facilitar su retiro.
Revitalizar su negocio e identificar nuevos mercados y oportunidades de

negocio.
8. Reorganizar para permitirse ms tiempo lejos del negocio.
9. Elaborar un plan financiero para mejorar la rentabilidad.
10. Reducir su margen de error y aumentar la rentabilidad a travs de la rigurosa
administracin del personal y de los recursos, as como apalancar las
condiciones del mercado.
11. Clarificar metas, objetivos y estrategias de una sociedad o corporacin con
mltiples directores.
12. Mejorar la eficacia y la administracin de las operaciones. 4

8.2.2.Diez secciones de un plan de negocios

1. Anlisis de la industria: describe las tendencias, perspectivas de demanda,

barreras al acceso y crecimiento, efecto de la innovacin y de la tecnologa,
efecto de la economa, papel del gobierno y salud financiera de la industria.

2. Anlisis del mercado: identifica las tendencias que prevalecen en el

mercado, tamao de ste, anlisis de la competencia, participacin de mercado
proyectada y cmo tomar las decisiones respecto de los productos y servicios
que ofrecer.
3. Productos y servicios: define los insumos, mezcla de ventas, costos y
ganancias, ampliacin de servicios, posicionamiento de producto y ciclo de vida
del producto/ servicio.
4 Como Prepara un plan de negocios exitoso. Greg Balanko-Dickson.
DERECHOS RESERVADOS 2008, respecto a la primera edicin en espaol
por McGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V. Biblioteca
U.T.E.Q.
20

4. Descripcin de negocios: describe la empresa, lo cual incluye su marca,

identidad, visin, misin, tica, metas y estructura legal.

5. Estrategia de marketing: explica cmo utilizar la ubicacin, canales de

distribucin, ventas, fijacin de precios y posicionamiento en el mercado. Esta
seccin tambin incluye una muestra o descripcin de las herramientas de
ventas y marketing (sitio en la red, telemarketing, folletos, sistemas de ventas,
etc.) que usted utilizar para lograr participacin de mercado.

6. Operaciones y administracin: proporciona detalles sobre cmo planea

administrar

el

negocio,

lo

cual

incluye

la

estructura

organizacional,

responsabilidades y servicios profesionales.

7. Plan financiero: incluye copias de estados financieros anteriores (si los

hubiera) y proyecciones financieras proforma, lo que incluye costos de
arranque, balance general, estado de resultados, flujo de caja y anlisis de
sensibilidad.

8. Plan de implementacin: aqu es donde usted explica cmo utilizar el

personal, sistemas, comunicacin, contabilidad, equipo, software, oficina,
mobiliario, accesorios, terreno y edificios, as como investigacin y desarrollo.
9.

Plan de contingencia: identifica todos los riesgos potenciales (pasivo,

terminacin de contrato, etc.) y su plan para reducir o eliminar los riesgos o las
amenazas identificadas; por ejemplo, cmo manejar las emergencias,
accidentes graves o desastres.

21

10. Resumen ejecutivo: el resumen ejecutivo siempre se escribe al final pero

aparece como la primera pgina del plan.5

8.2.3. Qu es un plan de negocios?

Un plan de negocios es un instrumento que se utiliza para documentar el

propsito y los proyectos del propietario respecto a cada aspecto del negocio.
El documento puede ser utilizado para comunicar los planes, estrategias y
tcticas a sus administradores, socios e inversionistas. Tambin se emplea
cuando se solicitan crditos empresariales. El plan de negocios contiene tanto
objetivos estratgicos como tcticos, y puede ser informal o formal. Asimismo,
puede estar en una servilleta o en su cabeza, o puede simplemente ser una
lista de tareas pendientes. Si se les pregunta a los propietarios de negocios o
empresarios promedio si tienen un plan, todos diran por supuesto. Pdales
que se lo expliquen y usted acabar muy probablemente con una perspectiva
general de sus metas principales.

8.2.4.Metas + Investigacin + Estrategia = Plan de negocios

Una lista de metas podra ser un plan de lo que se tiene que lograr, pero eso no
la hace un plan de negocios. Una meta slo revela su propsito o el lugar en el
cual usted espera acabar. Un plan de negocios formal detalla la frmula exacta
que usted necesita desarrollar para conseguir sus metas fundamentales. Mi
definicin de un plan de negocios es que esta herramienta es un documento
formal elaborado para capturar y comunicar la direccin planeada y las
5 Como Prepara un plan de negocios exitoso. Greg Balanko-Dickson.
DERECHOS RESERVADOS 2008, respecto a la primera edicin en espaol
por McGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V. Biblioteca
U.T.E.Q.
22

maniobras que se requieren para que el negocio alcance su meta ms

importante: rentabilidad.

Las ganancias no son accidentales. Por ello, si usted elabora y aplica un plan
de negocios, incrementa las probabilidades de lograr la rentabilidad deseada.
Un plan de negocios incorpora los mismos mtodos que los buenos
administradores utilizan para garantizar la viabilidad del curso del negocio. Es
mucho ms que notas en una servilleta o una lista de tareas pendientes: es un
mapa para guiar al negocio, a su propietario(s) y a sus empleados en su viaje
al xito.6

8.2.5.Impresione a sus banqueros e inversionistas

Un plan de negocios es especialmente crucial para los empresarios que tratan

de lograr financiamiento porque un plan que est bien preparado es un reflejo
de la capacidad de un empresario para administrar el negocio. Los banqueros,
inversionistas y financieros pueden parecer cnicos, pero recuerde que es su
trabajo separar a los negocios viables de aquellos que puedan cerrar y no
pagarles los prstamos que les concedieron.

Los financieros quieren verificar que usted tiene conocimientos bsicos de las
actividades ms importantes del negocio, incluyendo marketing, finanzas,
ventas, recursos humanos y produccin. Ellos esperan ver una pintura fi el de
la posicin financiera del negocio o de las necesidades financieras esperadas
de una nueva empresa.
6 Como Prepara un plan de negocios exitoso. Greg Balanko-Dickson.
DERECHOS RESERVADOS 2008, respecto a la primera edicin en espaol
por McGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V. Biblioteca
U.T.E.Q.
23

8.2.6. Anlisis Organizacional

8.2.6.1. Misin

Crear una Organizadora de eventos corporativos y sociales la cual ofrezca un

servicio de calidad, con atencin, rpida, eficiente y cordial, encaminando las
actividades de organizacin, planeacin y diseo a la obtencin de la total
satisfaccin de los consumidores.

8.2.6.2. Visin

Posicionar a la Organizadora de eventos como una empresa lder y smbolo de

confianza, diseo y confort.

8.2.6.3. Constitucin de la empresa

Segn el Art. 94, de la Ley de Compaas La Compaa de responsabilidad

limitada es la que se solamente responden por las obligaciones sociales hasta
el monto de sus aportaciones individuales y hacen el comercio bajo una razn
social o denominacin objetiva, 7. Teniendo en cuenta este concepto una de las
decisiones ms importantes para la creacin de una empresa est la
determinacin de una compaa que est registrada. MEGAEVENTOS Ca.
Ltda. ser constituida como una empresa de responsabilidad limitada.

7 Ley de Compaas, Codificacin No 000. RO/312 de 5 de Noviembre 2009.

24

8.2.6.3.1.

Nmero de Socios

La compaa de responsabilidad limitada es siempre mercantil. El mnimo de

socios es tres y el mximo quince8, basndonos en este concepto concluimos
que para iniciar las actividades de la empresa MEGAEVENTOS Ca. Ltda. se
recurrir al pedido de aporte de cuatro socios.

8.2.6.3.2.

Nombre de la empresa

El nombre de la empresa ser MEGAEVENTOS Ca. Ltda. y esta se regir por

los principios de propiedad y de inconfundibilidad o peculiaridad, segn lo dicta
el Art. 16 de la Ley de Compaas.

8.2.6.3.3.

Razn social

La razn social de la empresa es brindar el servicio de Organizacin de

eventos Corporativos y sociales; acogindose a lo expedido en el Art. 94 de la
Ley de Compaas que dice que toda empresa de responsabilidad limitada
podr tener como finalidad las realizaciones de toda clase de actos civiles o de
comercio.

8 Superintendencia de Compaas del Ecuador, www.supercias.gov.ec.

25

8.2.6.4. Organigrama

El proyecto busca crear una empresa y conformarla por un equipo

multidisciplinario de profesionales que velarn por el cumplimiento de los
compromisos adquiridos tanto internos como externos en una organizacin
funcional. Al ser una empresa pequea, debe de ser de responsabilidad
limitada.

GERENTE
GENERAL
DIRECTOR
COMERCIA
L
Asesor
ventasdiseo

Asistente
compras

Coordinado
r de
eventos
Personal
de apoyo

8.2.6.5. Remuneraciones

El sueldo mnimo en la empresa ser de $150 para el personal de apoyo y el

mximo sueldo ser el del Gerente General $800. A los asesores de ventasdiseo y al director comercial se les reconocer una comisin del 0,10% por
cada evento realizado.

26

Tabla 1. Descripcin de Cargos y Remuneraciones.

PUESTO
Gerente general
Director comercial
Asesor ventas-diseo
Asistente compras
Coordinador de eventos
Personal de apoyo

SUELDO
$ 800,00 1
$ 500,00 1
$ 400,00 2
$ 300,001
$ 200,00 2
$ 150,00 6

8.2.6.6. Localizacin de la empresa

La oficina de atencin a clientes potenciales de MEGAEVENTOS Cia. Ltda. Se
encuentra ubicada en el centro de la cuidad de Quevedo; es un sector
estratgico donde los consumidores tendrn fcil acceso.

8.2.6.7. Responsabilidad social de la empresa

Al ser una empresa de servicios y no llevar a cabo ninguna actividad

productiva, la empresa carece de responsabilidad social referida al medio
ambiente. Aunque en los eventos que se lleven a cabo se implementar la
diferenciacin de desechos en peligrosos, reciclables y no reciclables, para as
contribuir a la reduccin de contaminacin del entorno.

8.2.7.Anlisis del Mercado

27

8.2.7.1. Metodologa

Para el estudio de mercado de MEGAEVENTOS Cia. Ltda. En la ciudad de

Quevedo, el diseo de la investigacin de mercado que vamos a utilizar es
descriptivo. Se realiza una prueba piloto para estimar la probabilidad de
aceptacin y rechazo. Con los datos obtenidos de la prueba piloto, destacamos
el porcentaje de aceptacin y de rechazo de para hallar el tamao de la
muestra, que se la obtendr mediante la siguiente frmula matemtica:
Donde:
n=

N c 2Np(1p)
e 2 N + Zc 2 p(1p)

N= Es la poblacin Objetivo = 800

n= el tamao de la muestra. Una vez aplicada la formula se obtuvo que el
tamao de la muestra es de 33
o= Desviacin estndar de la poblacin que, generalmente cuando no se tiene
su valor, suele utilizarse un valor constante de 0,5.
Z= Valor obtenido mediante niveles de confianza. Es un valor constante que, si
no se tiene su valor, se lo toma en relacin al 95% de confianza equivale a 1,96
(como ms usual) o en relacin al 90% de confianza, valor que queda a criterio
del investigador.
e= Lmite aceptable de error muestral que, generalmente cuando no se tiene su
valor, suele utilizarse un valor que vara entre el 1% (0,01) y 9% (0,09), valor
que queda a criterio del encuestador9 y se considera un 0,05%.

9 http://www.monografias.com/trabajos87/calculo-del-tamano-muestra/calculo-del-tamano-muestra.shtml#ixzz3ATzkT8tf
28

Esto significa que de toda la poblacin (800 personas), se debe realizar 33

encuestas que permitir conocer las necesidades de las empresas y personas,
en lo referente a organizacin de eventos corporativos y sociales.

Para la recoleccin de datos se utilizan encuestas a travs de un cuestionario,

con preguntas claras y concisas se las efectuar a las empresas y personas
que se encuentren ubicadas en la ciudad de Quevedo.

8.2.7.2. Anlisis de la demanda

La demanda se define como la respuesta al conjunto de mercancas o

servicios, ofrecidos a un cierto precio en una plaza determinada y que los
consumidores estn dispuestos a adquirir, en esas circunstancias.

En este punto interviene la variacin que se da por efecto de los volmenes

consumidos. A mayor volumen de compra se debe obtener un menor precio. Es
bajo estas circunstancias como se satisfacen las necesidades de los
consumidores frente a la oferta de los vendedores. 10

El anlisis de la demanda pretende cuantificar el volumen de bienes o

servicios que el consumidor podra adquirir de la produccin del proyecto. 11

8.2.7.3. Clasificacin

10 http://www.lafacu.com/apuntes/marketing/demanda/default.htm
11 MENESES, Edilberto. Preparacin y Evaluacin de Proyectos.
29

El anlisis de la demanda pretende determinar los factores que influyen en el

comportamiento del mercado, as como tambin determinar si el proyecto en
estudio tiene posibilidades de participar efectivamente en el mercado.

De acuerdo a su probabilidad: Se tiene una demanda potencial, ya que en

las empresas por tratarse de manejar recursos humanos, existe el
departamento de bienestar social que es el encargado de velar por el buen vivir
del personal, para ello aprovecha las fechas festivas y organizan diferentes
actividades sociales para integrar a todo el personal.

De acuerdo con los consumidores o usuarios inmediatos: se tiene una

demanda derivada, ya que los clientes seran empresas y familiares, que al
contratar el servicio de organizar los eventos, esta actividad genera que se
subcontrate otros servicios, como transporte, animacin, msica, etc.

De acuerdo a su oportunidad: la demanda es de tipo satisfecha no saturada,

ya que mediante publicidad u otros instrumentos de marketing, puede crecer la
necesidad de organizar eventos.

De acuerdo a su necesidad: la empresa de organizacin de eventos esta

dentro de la demanda de bienes no necesarios. En este caso la adquisicin del
servicio ser la de satisfacer un gusto y no una necesidad.
De acuerdo con su temporalidad: es una demanda cclica o estacional, ya
que no es permanente, como los aniversarios, los cumpleaos, los
matrimonios, etc.

8.2.7.4. Factores que afectan a la demanda

30

El objetivo principal de la demanda es determinar los factores que afectan el

comportamiento del mercado y las posibilidades reales de que el producto y/o
servicio resultante del proyecto pueda participar efectivamente en ese
mercado.

Los factores ms importantes son: el precio de los servicios y/o productos

relacionados, los cambios en los gustos y preferencias y el tamao de la
poblacin.

El Precio: La demanda de un bien y/o servicio se encuentra condicionada por

el precio de los bienes y/o servicios relativos. Esto se debe a que servicios
similares de organizar eventos ofrecen alternativas para los consumidores, que
al aumentar el precio de los primeros har que aumente la demanda del
servicio, por lo que su curva de demanda se desplazar hacia la derecha; esto
tambin depende de los bienes o servicios sustitutos, porque a travs de estos
los consumidores tienden a buscar alternativas que cumplan con sus
necesidades, lo cual se produce un movimiento de la curva.

Tamao de la Poblacin: La demanda de un bien y/o servicio tambin se

encuentra dada por el tamao de la poblacin; esto se debe a que la situacin
econmica de las personas, por ende a aumentado la demanda de eventos
sociales tanto a nivel de instituciones como de familiares de.
Gustos y Preferencias: Otro aspecto que cambia la curva de la demanda son
los gustos y preferencias que buscan las empresas y familias, con respecto a la
organizacin de los diferentes eventos sociales que realizan cada ao: las
nuevas tendencias en alimentacin, decoracin y diseo en los eventos
sociales.

8.2.7.5.Estimacin de la demanda
31

Con el anlisis de las encuestas realizadas obtuvimos que del 60% de los
encuestados que si realizan eventos corporativos y sociales el 71% de ellos
estn dispuestos a contratar nuestros servicios, es decir que el 42.59% del total
de los encuestados es nuestro primer objetivo para calcular la demanda, sin
hallar la demanda no satisfecha, es decir que se realiza un contraste entre las
empresas que si tienen una organizadora de eventos y los consumidores no
satisfechos de la industria, esta proporcin es del 8.71%.

El segundo segmento est basado en el 40% de total de los encuestados que

no realizan eventos corporativos del cual el 78% le da importancia a este tipo
de eventos, sin embargo solo el 81% del subtotal anterior desea contratar
nuestros servicios.

Si realizamos un contraste entre las tres variables anteriores su resultado sera

que el 27%de este segundo segmento es nuestro mercado objetivo

8.2.8.Marketing

8.2.8.1. Producto

32

La empresa tiene como fin la prestacin de un servicio completo y de calidad a

cada uno de sus clientes, mediante el cual se busca satisfacer las necesidades
de stos.

Este servicio se disear de acuerdo a las especificaciones del cliente y de lo

que espera de su evento, la empresa se encarga de todos los detalles y de
confeccionar un servicio personalizado, en el tiempo y la forma que fue
estipulado por el cliente.

Se ofrece en tres paquetes diferentes el servicio, evento tipo A, B y C. El tipo A

ser de carcter exclusivo puesto que incluir todos los servicios que el cliente
necesite y solicite; el tipo B se caracteriza por ser de media exclusividad puesto
que se restringe al presupuesto del cliente, el tipo C no es exclusivo ni
medianamente exclusivo pero la premisa indicada anteriormente tampoco
pretende inducir hacia baja calidad sino mas bien a un ajuste de los
requerimientos que el cliente pueda tener.

Todos los requerimientos del evento sern subcontratados por la empresa,

contando con proveedores especializados en los diferentes productos y
servicios necesarios para llevar a cabo eventos corporativos y sociales, dando
un servicio completo y con altos estndares de calidad. Por lo cual se manejara
una base de datos de aquellos proveedores que se necesiten para la
organizacin del evento.

8.2.8.2. Identificacin del producto o servicio

El concepto de servicio consiste en ofrecer a los clientes soluciones eficientes
para organizar eventos especiales de calidad, distinguindonos de la

33

competencia al garantizar una sana diversin y entretenimiento durante el

desarrollo de los eventos.

8.2.8.3. Servicios que se ofrecer

Logstica en general, antes, durante y despus del evento, que es un aspecto
diferenciador con otros servicios similares.
Decoracin y arreglos florales.

Decoracin de mesas de dulces.

Cristalera y cubertera fina.

34

 Sillas Tiffany y plsticas.

Mantelera exclusiva y selecta

Toldos (Carpas).

35

 Licores a consignacin.

Msica.

Iluminacin.

36

 Filmacin.

Asesoramiento para la organizacin de eventos sociales.

Seleccin de las mejores opciones para cada tipo de evento.
Provisin de personal especializado como maestros de ceremonia y
coordinadores de protocolo.
Elaboracin y envo de invitaciones.

Contratacin y supervisin de servicio de catering para el buffet.

37

 Contratacin de artistas y grupos.

Otros similares.

8.2.8.4. Caractersticas del producto o servicio

Posicionamiento: La empresa estar enfocada en prestar un servicio de
calidad a aquellas empresas y familias que lo requieran; para posicionar y dar
a conocer la empresa en la vida cotidiana de las personas, logrando un
reconocimiento instantneo, en el momento de ver el logo, escuchar el nombre
e imaginar que cualquier evento es organizado por la empresa.
Intangibilidad: Por la intangibilidad del servicio, este se prestara de manera
rpida y eficaz, el lugar donde se prestar el servicio mostrara pulcritud,

38

elegancia y confort; el personal se vestir apropiadamente (dependiendo el

evento); con un equipo moderno, con excelentes canales de comunicacin.

Caractersticas Apropiadas: Tener las caractersticas apropiadas para el

desarrollo de los diferentes eventos para as prestar el mejor servicio, segn las
particularidades del evento en s, ya que segn el contratista, el evento tiene
unas especificaciones especiales.

Diversidad: ste est determinado segn los requerimientos de los

contratistas, ya que segn el evento, el programa de servicios cambia en forma
regular el proceso de los eventos ya que el servicio que ofrece la empresa es
personalizado.

Estacionalidad: El carcter perecedero de la empresa es segn temporadas

ya que en algunas pocas del ao se realizan ms eventos que en otras, por lo
cual en poca de pocos eventos los precios son preferenciales, mientras que
en poca alta los precios son mayores.

8.2.8.5. Eventos Sociales

En estos eventos sociales incluyen eventos de integracin, aniversarios de

empresa, reconocimientos, cumpleaos, bodas, etc. Se pone a su disposicin
todo tipo de artistas y espectculos para la animacin de sus eventos, con
ideas innovadoras, nicas y acordes a las necesidades de los clientes.

8.2.8.6. Lanzamientos de productos

39

Los lanzamientos de nuevos productos, nuevas lneas, nuevas marcas,

fusiones o inauguraciones generalmente estn acompaados de agencias
publicitarias sin embargo la empresa no solo disea y produce eventos sino
que tambin se adapta a proyectos ya diseados. La combinacin de personal,
espectculos e infraestructura permite ofrecer ideas originales para cualquier
presentacin de producto, creando as espectculos a su medida.

8.2.8.7. Precio

La Demanda es inelstica con respecto al precio: segn informacin de las

encuestas, los clientes aceptaban precios altos, siempre y cuando exista
variedad y calidad en el servicio. MEGAEVENTOS Cia. Ltda. cobrar un precio
segn el evento, si el evento es menor (TIPO C) se cobrara un valor entre
$1.000 y $2.000, si el evento es mediano (TIPO B) el valor estar entre $2.000
y $4.000, para eventos de mayor exigencia (TIPO A) los precios sern de
$4.000 en adelante.

Los precios son variables. Variarn segn el tipo de servicio demandado por
cada cliente.

Los precios estarn definidos por las variables descritas a continuacin, las
cuales afectan el precio de manera directa (costoso econmico):

Nmero de personas que asisten al evento.

Saln donde se realizar el evento.
Men del evento.
Costos logsticos.
Costos de publicidad y promocin.

8.2.8.8. Plaza
40

Las actividades que realiza la empresa para hacer accesible el servicio al

mercado meta se basa en una poltica de distribucin directa como plaza para
el proyecto, con una oficina central en la ciudad de Quevedo destinada a la
atencin de clientes: y un canal directo mediante contacto presencial o
telefnico con el cliente, por parte del rea de Ventas-Diseo.

8.2.8.9. Promocin

Unos de los principales objetivos es que nuestro cliente sea fiel a la compaa
por lo cual se le aplicarn descuentos a clientes habituales. Y un 2% de
descuento a todos los cliente por pronto pago. Tambin se van a realizar
descuentos que depender del monto y la cantidad de eventos por un mismo
cliente.

Una manera de posicionarnos en el mercado es teniendo un atributo especial

como la implantacin de beneficios nicos de la marca y de la diferenciacin
respecto de la competencia que son la cualidades que poseemos en el diseo
de sus eventos.

La estrategia de posicionamiento de nuestra empresa ser, para los clientes

que desean realizar un evento exclusivo e inolvidable, MEGAEVENTOS Cia.
Ltda. lo hace realidad.

Tabla2. Descuentos en la organizacin de eventos

Monto
< $1000

Numero de Eventos
2
3
0%
0.5%

4
1%

>4
1.5%
41

$1000-$2000
$2000-$3000
$3000-$4000
$4000-$5000
$5000-$6000
> $6000

0.5%
1%
1.25%
1.5%
1.75%
2.%

1%
1.25%
1.5%
1.75%
2%
2.5%

1.5%
1.75%
1.8%
2%
2.25%
2.75%

2%
2%
2%
2.25%
2.5%
3%

8.2.9.Estudio Financiero

8.2.9.1. Plan de financiamiento

La empresa considera dos puntos importantes en cuanto a la forma de

financiamiento propio y externo y en el uso de la inversin inicial.

8.2.9.2. Poltica de financiamiento

Se financiara el proyecto va prstamo a la Corporacin Financiera Nacional ya

que esta ofrece una tasa mnima bancaria y cmodos pagos mensuales.
Adems del prstamo a la CFN, contaremos con una aportacin de los socios
de MEGAEVENTOS CIA. LTDA. Con

lo cual se obtendr la suma total

requerida para empezar el proyecto.

8.2.9.3. Inversin Requerida

La inversin requerida antes de la puesta en marcha debe tomarse en cuenta

valores requeridos para poder invertir, desde el punto de vista de lo tangible o
42

intangible de estos valores. Estas cifras pueden agruparse en la siguiente

clasificacin: capital de trabajo, activos fijos y costos. El Capital de trabajo es el
dinero que se necesita para producir, bsicamente se trata del monto necesario
en caja para solventar los requerimientos de circulante mientras se realizan los
cobros de recuperacin. La inversin en capital de trabajo es una inversin en
activos corrientes: efectivo inicial, inventario, cuentas por cobrar e inventario,
que permita operar durante un ciclo productivo, dicha inversin debe garantizar
la disponibilidad de recursos para la compra de materia prima y para cubrir
costos de operacin durante el tiempo requerido para la recuperacin del
efectivo.

Otro elemento clave en el anlisis de inversin en capital de trabajo, es el

monto de materiales, suministros (el objetivo del proyecto es contar con las
unidades de negocio, disponer de todos los mecanismos y accesorios
adecuados para el montaje y organizacin de eventos, as como tambin poner
a disposicin el equipo requerido).
Tabla3. Inversin Inicial
Inversiones fijas
Vehculos
Equipos de oficina
Muebles de oficina
Instalaciones
Total de inversiones fijas
Capital de trabajo
Gastos de constitucin
Total

Monto
$ 24.000,00
$ 7.500,00
$ 4.600,00
$ 500,00
$ 36.600,00
$ 6.500,00
$ 800,00
$ 43.900,00

Luego, determinamos la inversin en activos fijos, es decir las compras

estipuladas en el plan operativo. El activo fijo de mayor inversin es el vehculo,
por un monto de $24.000, seguido por los equipos de oficina con $7.500, Por
ltimo, tenemos la inversin en activos diferidos, que se dan de los gastos
operativos determinado en funcin del tiempo requerido para empezar el
proyecto, gastos de constitucin.

43

MEGAEVENTOS Ca. Ltda. Tendr una inversin inicial de $43.900 dlares, la

cual cubre con todos los requerimientos necesarios para empezar el proyecto,
incluso esta cifra respalda hechos o problemas imprevistos, que puedan
suscitarse en el transcurso del negocio.

8.2.9.4. Proyeccin de Ingresos

Hemos decidido proyectar los ingresos a 5 aos, para poder determinar el

margen de ganancias que recibiremos por los eventos a realizar anualmente.
Tabla4. Ingresos Anuales
Periodo
Ao1
Ao2
Ao3
Ao4
Ao5

Ingresos
$ 110.000,00
$ 118.500,00
$ 125.600,00
$ 134.350,00
$ 143.850,00

8.2.9.5. Proyeccin de Egresos

Para estimar los egresos nos hemos valido de los gastos en los que se
recurrir en el transcurso de la puesta en marcha del servicio, teniendo al
primero la compra y el alquiler de material para cada tipo de evento. Adems
de ello, en muchos de los casos, dependiendo del evento que el cliente
contrate, como parte del servicio se incluir Servicio de Catering este servicio
tiene un aditamento especial, ya que para su determinacin hemos analizado
proyectarlo por nmero de invitados (100, 200, 300, etc.). Luego de este
anlisis, se debe tener los costos resultantes del consumo de servicios bsicos
como Internet, llamadas telefnicas, en el rea Administrativa (oficina)
proyectados en el ao, entre ellos estn luz, agua, etc. Tambin se toma en
44

cuenta los Gastos de Arrendamiento, necesarios para almacenar los equipos,

un rea de ciento cincuenta metros cuadrados para que el personal pueda
realizar sus funciones diarias y cuente con sus respectivos departamentos.

Se alquilara una oficina, en el centro de la ciudad, un sector estratgico, debido

a que se encuentra cerca a empresas grandes, una oficina acondicionada y
equipada para recibir todo tipos de trabajados y eventos por partes de su
clientes.

Otro gasto de significativa importancia son los sueldos y salarios a cancelar al

equipo de trabajo teniendo como el mnimo $150 y el mximo $800, se
considera un presupuesto de $3700 para pagos mensuales y $44.400
anualmente, los salarios forman parte de la distribucin que se destinara para
el total de gastos.

Adems se ha estimado la cantidad ptima y eficiente de nmero de

trabajadores que maximizan la utilidad de la empresa concluyendo que se
destinara un total de trece elementos (recordando que la empresa contar con
seis departamentos).

El ltimo de los egresos de los que tambin entra en este anlisis es el de

gastos operativos, administrativos y ventas, Entre los valores de mayor
importancia est la creacin de una pgina Web y la publicidad en revistas.

45

9. METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN.

Investigacin Descriptiva

Se efecta cuando se desea describir, en todos sus componentes principales,

una realidad.12 Tambin conocida como la investigacin estadstica, describen
los datos y este debe tener un impacto en las vidas de la gente que le rodea.

12 http://www.monografias.com/trabajos58/principales-tiposinvestigacion/principales-tipos-investigacion.shtml
46

El objetivo de la investigacin descriptiva consiste en llegar a conocer las

situaciones, costumbres y actitudes predominantes a travs de la descripcin
exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. 13

Investigacin cuantitativa

Es aquella que utiliza predominantemente informacin de tipo cuantitativo

directo. Dentro de la investigacin cuantitativa se pueden observar:

Los diseos experimentales.

La encuesta Social: es la investigacin cuantitativa de mayor uso en el mbito

de las ciencias sociales y consiste en aplicar una serie de tcnicas especficas
con el objeto de recoger, procesar y analizar caractersticas que se dan en
personas de un grupo determinado.

Estudios cuantitativos con datos secundarios: Los cuales, a diferencia de

los dos anteriores, abordan anlisis con utilizacin de datos ya existentes. 14

Investigacin de Campo

13 http://es.wikipedia.org/wiki/Investigaci%C3%B3n_descriptiva
14 http://www.monografias.com/trabajos58/principales-tiposinvestigacion/principales-tipos-investigacion.shtml#ixzz3AxVblCuY
47

Se define como el proceso que, utilizando el mtodo cientfico, permite obtener

nuevos conocimientos en el campo de la realidad social. (Investigacin pura), o
bien estudiar una situacin para diagnosticar necesidades y problemas a
efectos de aplicar los conocimientos con fines prcticos (investigacin
aplicada).

Este tipo de investigacin es tambin conocida como investigacin in situ ya

que se realiza en el propio sitio donde se encuentra el objeto de estudio. Ello
permite el conocimiento ms a fondo del investigador, puede manejar los datos
con ms seguridad y podr soportarse en diseos exploratorios, descriptivos y
experimentales, creando una situacin de control en la cual manipula sobre una
o ms variables dependientes (efectos). Por tanto, es una situacin provocada
por el investigador para introducir determinadas variables de estudio
manipuladas por el, para controlar el aumento o disminucin de esas variables
y sus efectos en las conductas observadas.15

Adicionalmente se recopilar la informacin en base a encuestas.

Encuesta: es un documento con una serie de preguntas cuidadosamente

elaboradas con la finalidad u objetivo de obtener informacin y reunir datos de
una parte de la poblacin o muestra determinada, la encuesta esta conformada
por once preguntas de seleccin mltiple, y clasificadas de acuerdo al tema de
inters cmo: descripcin del servicio, gustos y preferencias, distribucin del
servicio, precio y finalmente intencin de compra.

Definicin de las variables de la encuesta

15 (2010, 10). La investigacion de campo. BuenasTareas.com. Recuperado

10, 2010, de http://www.buenastareas.com/ensayos/La-Investigacion-DeCampo/923298.html
48

Oferta: permite saber cul es la competencia.

Demanda: determinar si existe o no una demanda insatisfecha que justifique la

creacin del proyecto.

Precios: sondear cunto estn dispuestos a pagar por el servicio de organizar

un evento social.
Gustos y preferencias: determinar gustos y preferencias de nuestros posibles

clientes, con el fin de satisfacer sus necesidades.

Estacionalidad de eventos: conocer la frecuencia con la que realizan los
eventos sociales y sus temticas.

10.

RESULTADOS
NIVEL DE ACEPTACIN

1. Para organizar sus eventos sociales y corporativos usted contratara a

una empresa especializada, que le garantice el xito de su reunin?

VARIABLES
SI
NO

NUM. DE
ENCUESTADOS
26
7

% DE ENCUESTADOS
80%
20%

49

ANALISIS: En donde los resultados obtenidos por dichas encuestas fueron las
siguientes:
Aceptacin = 80.0%
No aceptacin = 20.0%
Estas cantidades son muy alentadoras por lo que se puede decir que el
proyecto tiene grandes posibilidades de acogida, xito y posicionamiento en el
mercado.
DESCRIPCIN DEL SERVICIO
2. En una escala del 1 al 6, donde 6 es "muy interesante" y 1 es "nada
interesante", Que tan interesante le parece la creacin de un servicio de
organizacin de eventos sociales y corporativos?

NUM. DE

VARIABLES

% DE ENCUESTADOS

ENCUESTADOS
1
1
2
5
4
20

1
2
3
4
5
6

1,5%
2,2%
3,7%
16%
14,6%
62%

RESULTADOS
20
18
16
14
RESULTADOS

12
10
8
6
4
2
0

50

ANLISIS: Se puede observar que las personas encuestadas estn 92,6%

muy interesadas en la creacin de un servicio de organizacin de eventos
sociales y corporativos, ya que corresponde al analizar los niveles 6, 5, 4 de
aceptacin, esto significa que existe una necesidad en cuanto al servicio que
se est ofreciendo.
3. Cul o cules de los siguientes aspectos le atraen del servicio?

NUM. DE

VARIABLES

ENCUESTADOS

Que es nuevo
Que es necesario
Que est de moda
Ninguno de los anteriores
Otro

% DE ENCUESTADOS

7
18
5
2
1

21%
55%
15%
6%
3%

RESULTADOS
Otros; 3%
Ninguno de los anteriores; 6%Que es nuevo; 21%
Que est de moda; 15%

Que es necesario; 55%

ANLISIS: Podemos observar el servicio es aceptable en el 91% de los

encuestados, que el aspecto que ms atrae del servicio es la necesidad, con
un 55% de aceptacin, pero tambin se puede considerar que es un servicio
nuevo y que est de moda, lo cul permite desarrollar con mucha iniciativa este
proyecto, ya que se est satisfaciendo un gusto y preferencia en los clientes.

51

4. Cuando tiene que organizar un evento, usted prefiere:

VARIABLES

Organizarlo usted
mismo
Contratar una
empresa de eventos

NUM. DE
ENCUESTADOS

% DE ENCUESTADOS

22

67%

11

33%

RESULTADOS
25
20
15
10
5
0
RESULTADOS

ANLISIS: Entre las preferencias podemos notar que la mayora de las

personas organizan ellos mismo sus eventos sociales y corporativos, con
67,15% de resultado, esto quiere decir que tenemos buenas expectativas de
mercado para nuestro servicio, ya que la gente no est identificada con una
empresa de la competencia, y que realizando una buena introduccin de
mercado de nuestro servicio se dar a conocer los beneficios de contratar a
una empresa especializada en eventos sociales y corporativos.

5. Que tipo de eventos le gustara celebrar?

52

NUM. DE

VARIABLES

% DE ENCUESTADOS

ENCUESTADOS

Cumpleaos
Aniversarios
Matrimonios
Baby shower
Conferencias
Otros

10
4
9
1
5
4

31%
12%
27%
3%
15%
12%

RESULTADOS
Cumpleaos

Aniversarios

Matrimonios

Baby shower

Conferencias

Otros

12%
30%

15%
3%

12%
27%

ANLISIS: Como se puede observar en el grfico, las personas encuestadas

realizan algunas celebraciones durante el ao, pero la que ms sobresale son
los cumpleaos con 31%; por otro lado, tambin se ve un evento social
importante como son los matrimonios, con 27,%, ya que al tratarse de un
cumpleaos o matrimonio la gran parte de las personas piensan que estos son
eventos que solo pasan pocas veces en la vida.

GUSTOS Y PREFERENCIAS
6. Cuando contrata un servicio de organizacin de eventos, le interesa:
53

NUM. DE

VARIABLES

ENCUESTADOS

Decoracin del saln

Servicio de Buffet
Alquiler de vajilla y
sillas
Animacin
Otro

% DE ENCUESTADOS

8
9

25%
27%

12

36%

2
2

7%
5%

RESULTADOS
12
10
8
6
4
2
0

RESULTADOS

ANLISIS: Anteriormente, era comn alquilar nicamente vajilla y sillas para

los eventos sociales, parece que en las empresas y familias se mantienen con
esa costumbre, por la cantidad de invitados que tienen, es por eso que
tenemos un 36% en esta categora, pero se puede observar que tambin les
preocupa un buen servicio de buffet, as como un adecuado arreglo del saln.

7. Cundo organiza un evento social, usted prefiere:

VARIABLES

Decoracin temtica (un

motivo especfico)
Decoracin
tradicional
(con flores y manteles)

NUM. DE
ENCUESTADOS

% DE ENCUESTADOS

22

68%

11

32%

54

RESULTADOS
Decoracin temtica (un motivo especfico)
Decoracin tradicional (con flores y manteles)

33%

67%

ANLISIS: En el resultado de esta encuesta se tiene que, debido a la falta de

presupuesto en las empresas y familias prefieren una decoracin tradicional
con el 32%, aunque se puede notar que el 68% prefieren una decoracin
temtica, pero esto depende del tipo de evento social a celebrase, ya que le
ven un servicio especial para tener un buen recuerdo del compromiso.

DISTRIBUCIN DEL SERVICIO

8. Qu medios le gustara utilizar para contratar el servicio?

VARIABLES

Internet
Televisin/radio
Revistas de inters
Recomendaciones
Otro

NUM. DE
ENCUESTADOS

7
5
5
13
3

% DE ENCUESTADOS

20%
15%
16%
38%
11%

55

RESULTADOS
14
12
10
8
6
4
2
0

RESULTADOS

ANLISIS: El xito de una reunin se ve reflejado en la satisfaccin de los

invitados, de ah deriva las felicitaciones y recomendaciones para organizar un
evento, es por eso que en la encuesta tiene un porcentaje del 38% de
preferencia para difundir un servicio de estos, aunque en el mundo globalizado
de hoy, donde la comunicacin est muy desarrollada, tambin se tiene el
servicio de Internet.

PRECIO
9. Cmo le gustara contratar el servicio?:

VARIABLES

Paquete por persona

(todo incluido)
Paquete por servicio
(solo el servicio que
necesita)

NUM. DE
ENCUESTADOS

% DE ENCUESTADOS

24

73%

27%

56

RESULTADOS

Paquete por persona

(todo incluido)

27%

73%

Paquete por servicio

(solo el servicio que
necesita)

ANLISIS: Actualmente, la tendencia en la organizacin de eventos sociales y

corporativos se realiza en paquetes por persona, es por eso que vemos una
aceptacin del 73% el cual incluye comida, bocados, cubiertos, cristalera y se
hace un valor distribuido del costo de la mantelera y decoracin para el
nmero de invitados. Pero el paquete por servicio, tambin tiene mucha
acogida en los eventos sociales en los que interesa nicamente el alquiler de
vajilla y cristalera o puede ser nicamente la decoracin y as los diferentes
servicios que se ofrece a los clientes.

10. Contratara el servicio de paquete por persona a un precio:

VARIABLES
$5 a $15
$16 a $25
$26 a $35
$36 a $45
Otro valor

NUM. DE
ENCUESTADOS
8
15
6
4
0

% DE ENCUESTADOS
23%
45%
17%
15%
0%

57

RESULTADOS
16
14
12
10

RESULTADOS

8
6
4
2
0
$5 a $15

$16 a $25 $26 a $35 $36 a $45 Otro valor

ANLISIS: Las personas encuestadas estn dispuestas a pagar desde $16 a

$25 de paquete por persona, como primera opcin, esto se debe a que los
precios estn muy relacionados con el presupuesto que tienen estimado para
las reuniones sociales. Pero podemos observar que como segunda opcin est
el paquete de $5 a $15 por persona, de preferencia para los civiles, quienes
mostraron su inters por considerar que son valores accesibles.

INTENCION DE COMPRA
11. Partiendo de la base que el precio de este servicio le pareciera
aceptable... qu probabilidad hay de que lo utilizase?

VARIABLES

Lo utilizara en cuanto
estuviese en el mercado
Lo utilizara cada que
tenga un evento social

NUM. DE
ENCUESTADOS

% DE ENCUESTADOS

15%

20

61%
58

Lo utilizara de vez en
cuando

24%

RESULTADOS
Lo utilizara en cuanto estuviese en el mercado
Lo utilizara cada que tenga un evento social
Lo utilizara de vez en cuando

24%

15%

61%

ANLISIS: El inters demostrado en las diferentes personas encuestadas en la

ciudad de Quevedo fue un xito, por lo que podemos analizar en este cuadro
de resultados el 61% optaron por utilizar el servicio cuando tengan un evento
social, es decir tienen un actitud abierta a contratar este tipo de servicio, pues
la cultura social de la gente est cambiando o modernizndose y la mayora
desean realizar reuniones inolvidables, donde que grabado el buen gusto y los
momentos inolvidables de una reunin.

11.

CONCLUSIONES

Resulta de gran trascendencia analizar y promover la gestin administrativa en

las empresas, la gestin administrativa es uno de los temas ms importantes a
la hora de tener un negocio ya que de ella va depender el xito o fracaso de la
empresa. En los aos hay mucha competencia por lo tanto hay que
retroalimentarse en cuanto al tema. Y en lo que se refiere al plan de negocios,
59

este da una base real sobre sobre la cual trabajar puesto que es una de las
tareas ms difciles de abordar, ya que se trata de convertir en nmeros y letras
la idea de negocio que tiene en su mente el emprendedor.

La aplicacin de una adecuada gestin administrativa y la eficiente elaboracin

del plan de negocios, permitir que la empresa organizadora de eventos
sociales y corporativos en la ciudad de Quevedo posea una herramienta de
gran utilidad para el propio equipo de promotores ya que permite detectar
errores y planificar adecuadamente la puesta en marcha del negocio con
anterioridad al comienzo de la inversin, adems de facilitar la obtencin de la
financiacin bancaria, ya que contiene la previsin de estados econmicos y
financieros del negocio e informa adecuadamente sobre su viabilidad y
solvencia.

El estudio de mercado realizado identifica que existe una gran demanda

insatisfecha del servicio, por lo que el proyecto de este tipo tendra muy buena
acogida y seria factible al momento de su puesta en marcha. El estudio tcnico
demuestra la posibilidad del servicio en cuanto al tamao y la localizacin
ptima, y se dispone de los equipos y la organizacin requeridos para la
realizacin del proyecto de una empresa organizadora de eventos corporativos
y sociales, en la ciudad de Quevedo, a partir del ao 2015.

12.

RECOMENDACIONES

En base a la investigacin realizada la gestin administrativa y el plan de

negocios son parte fundamental en el desarrollo de cualquier tipo de empresa
por lo que es recomendable promover este tipo de opciones para las empresas
organizadoras de eventos ya que de esto depender el xito o fracaso al
momento de realizar o emprender cualquier tipo de proyecto.
60

Una vez concluida la importancia de la gestin administrativa y el plan de

negocios se sugiere emplearlo para el desarrollo de las empresa organizadora
de eventos corporativos y sociales en la ciudad de Quevedo ya que estas
proporcionan un sin numero de ventajas y beneficios que ayudaran a mantener
un control de calidad permanente en todo momento de la vida til de la
empresa, de tal manera que el xito

del

negocio se fundamente

primordialmente en la calidad del servicio.

En base al anlisis y estudio del plan de negocios realizado da a conocer que

la empresa puede obtener buenos resultados ya que se obtuvo ndices
favorables,

por lo tanto es viable y factible la implementacin o

emprendimiento de una empresa organizadora de eventos corporativos y

sociales, en la ciudad de Quevedo, a partir del ao 2015.

13.

BIBLIOGRAFA/ LINKOGRAFA

Como Prepara un plan de negocios exitoso. Greg Balanko-Dickson.

DERECHOS RESERVADOS 2008, respecto a la primera edicin en espaol
por McGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V. Biblioteca
U.T.E.Q.
Programa de la Carrera de Gestin Empresarial. (2010) Facultad de Ciencias
Empresariales. Universidad Tcnica Estatal de Quevedo.
61

http://es.slideshare.net/wilmer293112/g-estinadministrati-va2-14828644
http://www.institutoblestgana.cl/virtuales/com_organiz/Unidad1/contenido4.htm
Ley de Compaas, Codificacin No 000. RO/312 de 5 de Noviembre 2009.
Superintendencia de Compaas del Ecuador, www.supercias.gov.ec.
http://www.monografias.com/trabajos87/calculo-del-tamano-muestra/calculodel-tamano-muestra.shtml#ixzz3ATzkT8tf
http://www.lafacu.com/apuntes/marketing/demanda/default.htm
MENESES, Edilberto. Preparacin y Evaluacin de Proyectos.
http://www.monografias.com/trabajos58/principales-tiposinvestigacion/principales-tipos-investigacion.shtml
http://es.wikipedia.org/wiki/Investigaci%C3%B3n_descriptiva
http://www.monografias.com/trabajos58/principales-tiposinvestigacion/principales-tipos-investigacion.shtml#ixzz3AxVblCuY
(2010, 10). La investigacion de campo. BuenasTareas.com. Recuperado 10,
2010,

de

http://www.buenastareas.com/ensayos/La-Investigacion-De-

Campo/923298.html

14.

ANEXOS

1. Para organizar sus eventos sociales usted contratara a una empresa

especializada, que le garantice el xito de su reunin?
SI . NO

62

2. En una escala del 1 al 6, donde 6 es "muy interesante" y 1 es "nada

interesante", Que tan interesante le parece la creacin de un servicio de
organizacin de eventos sociales?
1--------- 2-------- 3-------- 4-------- 5-------- 6--------3. Cul o cules de los siguientes aspectos le atraen del servicio?
Que es nuevo ----------------------------------------------------------- Que es necesario ----------------------------------------------------------- Que est de moda ----------------------------------------------------------- Ninguno de los anteriores -------------------------------------------------- Otro ------------------------------------------------------------------------------4. Cuando tiene que organizar un evento, usted prefiere:
Organizarlo usted mismo ------------------------------- Contratar una empresa de eventos -------------------------------5. Que tipo de eventos le gustara celebrar?
Ascensos y/o condecoraciones ------------------------------- Pases de unidades -------------------------------- Aniversarios y/o cumpleaos -------------------------------- Matrimonios -------------------------------- Baby shower -------------------------------- Otros --------------------------------6. Cuando contrata un servicio de organizacin de eventos, le interesa:
Decoracin del saln -------------------------------- Servicio de Buffet -------------------------------- Alquiler de vajilla y sillas -------------------------------- Animacin -------------------------------- Otro --------------------------------7. Cundo organiza un evento social, usted prefiere:
Decoracin temtica (un motivo especfico) ----------------------- Decoracin tradicional (con flores y manteles) -----------------------8. Qu medios le gustara utilizar para contratar el servicio?
Internet ------------------------------------------------------------------- Televisin/radio ---------------------------------------------------------- Revistas de inters ---------------------------------------------------------- Recomendaciones ---------------------------------------------------------- Otro--------------------------------------------------------------------------

63

9. Cmo le gustara contratar el servicio?:

Paquete por persona (todo incluido) --------------- Paquete por servicio (solo el servicio que necesita) ----------------10. Contratara el servicio de paquete por persona a un precio:
$5 a $15 --------------- $16 a $25 --------------- $26 a $35 --------------- $36 a $45 --------------- Otro valor ---------------11. Partiendo de la base que el precio de este servicio le pareciera aceptable...
qu probabilidad hay de que lo utilizase?
Lo utilizara en cuanto estuviese en el mercado -------------- Lo utilizara cada que tenga un evento social -------------- Lo utilizara de vez en cuando ---------------

64