PLAN DE COMUNICACIONES

Magister en Project Management

Gestin de las Comunicaciones del Proyecto y Gestin de Skateholders

Integrantes:

Nathalia Lpez Moreno

Willyan Andrade

Jael Mejia Ruiz

Karen Juliet Ochoa Anaya

21/12/2014

Gestin de las Comunicaciones del Proyecto y Gestin de Skateholders 1

PLAN DE COMUNICACIONES
INFORMACIN DEL DOCUMENTO

PROYECTO: CANCUN RESTAURANTE

RESPONSABLE DEL PROYECTO: Jael Knight

NOMBRE DEL ARCHIVO: Plan_Comunicaciones.doc

VERSIN NMERO: 001

FECHA DE ELABORACIN:
18/12/2014
FECHA DE APROBACIN:
22/12/2014

AUTOR/ES: Grupo22
APROBADO POR: Mara Gabriela Acosta

HISTORIA DE REVISIN DEL DOCUMENTO

VERSI
FECHA
AUTOR/ES
APROBADOR
N
001

18/12/2014

Grupo22

MGA

NOTAS DE LA REVISIN
Valido para revisin /
aprobacin

Gestin de las Comunicaciones del Proyecto y Gestin de Skateholders 2

PLAN DE COMUNICACIONES
INDICE DE CONTENIDOS

CONTENIDO TEMTICO
ANTECEDENTES
OBJETIVOS
JUSTIFICACIN
MERCADO O PBLICO OBJETIVO
INTERLOCUTORES VALIDOS
SKATEHOLDERS
ALISTAMIENTO PLAN DE COMUNICACIONES
REQUERIMIENTOS MNIMOS DEL PROYECTO
REVISION PLAN DE COMUNICACIONES
ENTREGABLES PLAN DE COMUNICACIONES
CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIN
UBICACIN DE LA INFORMACIN
CONSIDERACIONES DEL PLAN

PGINA
3
3
3
4
5
5
6
10
11
13
13
13

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PLAN DE COMUNICACIONES
ANTECEDENTES
Los estudios de mercado realizados en la regin indican que la participacin de la Ciudad
de Barcelona en el mercado del turismo internacional se ha incrementado en un 10,00%
en el ltimo ao y los anlisis de tendencias indican un crecimiento del 15,00% para el
prximo ao.
Llevndose a cabo un emprendimiento gastronmico que satisfaga dicha demanda a
travs del desarrollo integral y llave en mano de un restaurante de caractersticas
mediterrneas, en marco de un concepto de restauracin que englobe esta cultura.
Construccin y desarrollo de la logstica necesaria para la puesta en condiciones de
funcionamiento y marcha de un restaurante ubicado en el ltimo piso del edificio
Pirmide, propiedad de los accionistas, en Barcelona Espaa, es el tema para el
desarrollo del presente Plan de Comunicaciones.
Cancn Restaurante, pretende convertirse en el referente gastronmico que evolucionar el
concepto de la restauracin y cultura Mediterrnea.

OBJETIVOS
El Plan de comunicaciones tiene como objetivo establecer un sistema formal en el que se
definan las necesidades de comunicacin e informacin, responsables, mtodos y modos
de comunicacin entre las partes interesadas en el proyecto.
Se crea adicionalmente un mecanismo de resolucin de conflictos definiendo roles y
responsabilidades claras, y un medio para el eficaz intercambio de informacin relevante
para el proyecto.
Se obtiene de esta forma un ambiente de sinceridad, de escucha y de circulacin de
informacin permitiendo la coordinacin entre todas las partes y el compromiso de las
mismas.
De esta forma se consigue:

Promover la comunicacin entre los miembros

Facilitar la integracin entre las partes

Reducir los focos de conflictos

Contribuir a la formacin de espacios de informacin, participacin y opinin.

JUSTIFICACIN

El presente Plan de Comunicaciones est orientado a promover una estrategia

corporativa innovadora, cuyos elementos sean partcipes del toque de modernidad
acorde a un estilo Mediterrneo de Categora 5 Tenedores.

Gestin de las Comunicaciones del Proyecto y Gestin de Skateholders 4

PLAN DE COMUNICACIONES
La empresa ha diseado su plan estratgico, en cuyas metas consta una notoriedad de la
misma en un ochenta por ciento en el mercado objetivo previo a encuestas en la regin.
Esto exige el asumir una estrategia de comunicacin integral que permita organizar su
imagen de acuerdo con su filosofa.
Frente al uso de los medios de comunicacin masiva e identificacin de skateholders es
necesario diversificar la actividad de la empresa, actividad que no debe hacerse de
manera emprica sino debidamente planificada a travs de un Plan de Comunicacin
Integral, que permita alcanzar los objetivos de comunicacin organizacional y la
optimizacin de los recursos destinados a este fin.
Cancn Restaurante, se trata de un restaurante para 100 cubiertos, con una carta de no
ms de 10 platos mediterrneos.
El establecimiento an no est habilitado para este tipo de actividad, por lo tanto se
debern realizar las gestiones pertinentes ante los organismos que correspondan para
que pueda ser abierto al pblico.
El concepto de llave en mano implica todas las adaptaciones edilicias necesarias,
adquisiciones; seleccin y reclutamiento del personal acorde al nivel de la prestacin;
logstica de abastecimiento, carta de platos y bebidas; y la definicin de un manual de
procedimientos para el funcionamiento del restaurante.
El presupuesto aprobado por los accionistas es de 1.000.000 UM y se prev una fiesta
de lanzamiento con la asistencia de las principales figuras del mbito empresarial, social
y diplomtico de la ciudad.
La duracin del proyecto se estimar en 6 meses calendario.
MERCADO O PBLICO OBJETIVO
El mercado objetivo que se tiene previsto acudan a este establecimiento lo definiremos
en dos grupos.
El primero son empresas pblicas y privadas que organicen eventos asociados como
convenciones, capacitaciones, as como tambin empresas prestadoras de servicios que
realicen eventos y que son prescriptores de esta cultura. Clientes corporativos.
El segundo pblico objetivo son los consumidores finales. Entre ellos se encuentran todos
los habitantes de la ciudad de Barcelona, personas de clase media y clase media alta
que degustan de las delicias de los platos tpicos internacionales en especial la
mediterrnea. Adems, las amas de casa que generalmente son las que deciden el lugar
donde la familia concurrir para acceder a este tipo de servicios. Los hijos de la familia,
nios, jvenes y adolescentes que son los usuarios directos de los servicios de restaurante.
Tanto los clientes individuales como los corporativos necesitarn conocer acerca de los
beneficios de los nuevos servicios en Cancn Restaurante y para ellos se debern orientar
un sin nmero de actividades comunicativas cuyo propsito es incentivar la demanda de
dichos servicios. Los clientes corporativos entendern y receptarn los beneficios
econmicos, mientras que los usuarios conocern los beneficios de cada atributo en la
experiencia misma con el servicio.

Gestin de las Comunicaciones del Proyecto y Gestin de Skateholders 5

PLAN DE COMUNICACIONES
INTERLOCUTORES VALIDOS
ID

ACTOR

ROL

INTERLOCUCIN

Project Manager

2,3,4,5

Equipo del proyecto

1,3

Parcial

Clientes/Comunidad

1,2

Total

Infraestructura

Si

Recursos Humanos

1,2,3

Total

Finanzas

1,2,3

No

Gobierno

1,2, 3, 4, 5, 6

Parcial

Legal

Jefe del proyecto

Equipo
multidisciplinario
Usuarios afectados
por el proyecto
Responsable de la
contratacin de
profesionales, mano
de obra, insumos
Responsable de
entregar la nmina
del personal
Responsable de
entregar detalle de
facturacin
proveedores
Apoya
polticamente al
proyecto
Valida la
certificacin y
documentacin
contractual.
Legalidad del
predio, licencias,
contratacin.

COMUNICACIN
EXTERNA
Total

1,3,7

Anual

STAKEHOLDERS
STAKEHOLDER

TIPO DE COMUNICACIN

PERIODICIDAD

Gobierno de la Ciudad de
Barcelona

Status Report

Mensual

Catastro de la Ciudad de
Barcelona
Comunidad en general y
vecinos en particular
Ente regulador
Autnomo/Curaduras

Reporte de inicio, avance y

finalizacin y mantenimiento
de la obra
Status Report Resumido.
Cartelera con detalle de
etapas
realizadas/pendientes en
cada lateral del edificio
Reporte de inicio, avance y
finalizacin y mantenimiento

Mensual

Quincenal

Mensual

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PLAN DE COMUNICACIONES

Equipo del proyecto

Organizaciones
Ambientalistas

de la obra. Fiscalizacin del

proyecto
Minutas de Reuniones de
Seguimiento
Reporte de inicio, avance y
finalizacin y mantenimiento
de la obra. Fiscalizacin del
proyecto

Semanal
Mensual

ALISTAMIENTO PLAN DE COMUNICACIONES REQUERIMIENTOS MNIMOS DEL PROYECTO

CONTRATISTA

FINANZAS

RECURSOS
HUMANOS
PROJECT MANAGER

LEGAL

INFRAESTRUCTURA

CONTRATISTA

Los objetivos del Plan de Comunicacin hacen referencia a tres aspectos importantes. El
primero a las actividades preliminares contractuales de la organizacin tendiente a organizar
la identidad corporativa de la organizacin. Proceso licitatorio. El segundo hace referencia
al alistamiento previa adjudicacin del contrato en paralelo a la estrategia de comunicacin
enfocada a los clientes para el restaurante. El tercero se refiere la vigencia de la ejecucin
de las actividades de obra contractuales enmarcadas bajo la cultura mediterrnea y
escogencia del personal tanto operativo como mnimo. Usuarios finales del servicio.

DA
0
0
5
10
13
33
35
36

CONTRATO
OBJETO
FECHA ADJUDICACIN
INICIO ACTIVIDADES
AMOUNT APPROVED
ACTIVIDAD

Reunin Aclaratoria
Visita al rea de trabajo
Fecha lmite aclaraciones
Envo de Propuestas Licitatorias
Cierre de la Licitacin
Adjudicacin del contrato
Induccin
Induccin
Revisin del Personal Mnimo Obra:
Residente de Obra y QAQC
37 -Hoja de Vida con soportes:
competencias segn requerimientos
tcnicos.
Revisin y validacin
39
documentacin contractual.

Gestin de las Comunicaciones del Proyecto y Gestin de Skateholders 7

PLAN DE COMUNICACIONES

39

40
41
42
42
43
44

48

Revisin del Personal Mnimo Obra:

-Hoja de vida con soportes: Datos
bsicos, referencias laborales
segn experiencia y certificados
de estudio.
-Contrato laboral: Tarifas
salariales, cumplimiento de la
legislacin laboral, etc.
-Afiliaciones seguridad social y
parafiscales
-Acta de entrega de dotacin y
EPPs
-Autorizacin de consignacin a
cuenta de nombre propio o cuenta
de nmina
-Copia del acta de entrega a los
trabajadores del contrato laboral
y afiliaciones
-Certificado de Aptitud Laboral
Kick Off Meeting
Revisin del PDC
Elaboracin de la Orden de
Trabajo
Solicitud de socializacin del
Contrato
Aprobacin de la Orden de
Trabajo
Socializacin del Contrato
Revisin de documentos tcnicos:
-Plan de Calidad
-Procedimientos tcnicos
Revisin de documentos seguridad
industrial:
-Matriz de aspectos e impactos,
peligros y riesgos
-Anlisis de riesgos de las
actividades a realizar

Gestin de las Comunicaciones del Proyecto y Gestin de Skateholders 8

PLAN DE COMUNICACIONES

49

49

49

49

Revisin de documentos seguridad

industrial:
Nota: Adems de los documentos
revisados por el Supervisor de
Infraestructura, se debern revisar
los siguientes documentos:
-Listado de equipos y herramientas
-Lista de chequeo preoperacional
de los equipos
-Programa de mantenimiento
preventivo
-Listado de productos qumicos y
sus MSDs
-Matriz de identificacin de
necesidades de EPPs
-Manejo mecnico de cargas,
equipos, cetificaciones de persona,
equipos y aparejos.
Aprobacin de subcontratistas de
requerirse
Revisin del Personal Operativo:
-Hoja de Vida con soportes: segn
competencias acordes al perfil.
-Certificado de Aptitud Laboral
-Carn de vacunacin
Revisin del Personal Staff (Chef,
cocineros, meseros, administrativos):
-Hoja de vida con soportes: Datos
bsicos, referencias laborales
segn experiencia y certificaciones
de estudio, si se requiere.
-Contrato laboral: Tarifas
salariales, cumplimiento de la
legislacin laboral, etc.
-Afiliaciones seguridad social y
parafiscales
-Acta de entrega de dotacin y
EPPs
-Certificado cumplimiento del
proceso de orientacin laboral
-Autorizacin de consignacin a
cuenta de nombre propio o cuenta
de nmina
-Copia del acta de entrega a los
trabajadores del contrato laboral
y afiliaciones
-Certificado de Aptitud Laboral
Nota: Adems deben ir adjuntos
los documentos previamente

Gestin de las Comunicaciones del Proyecto y Gestin de Skateholders 9

PLAN DE COMUNICACIONES
aprobados por Sup. HES
Interventora.

50
50
155
156
159

161
163
164

166

168
170

Vo.Bo. Final Lista de Chequeo

Alistamiento
Elaboracin y firma del Acta de
Inicio de Obras Civiles
Vigencia Actividades Civiles de
Obra
Elaboracin del Briefing
Realizacin del Pre Test de
Material de Comunicacin
Integral. Focus group con la
finalidad de analizar el contenido
de los elementos promocionales.
Publicidad exterior. Diseo de
materiales publicitarios.
Instalacin de la publicidad
exterior
Plan de Medios para la
Comunicacin. Cotizar los servicios
de diferentes medios.
Plan de Medios para la
Comunicacin. Seleccionar los
medios ms convenientes. Preforma
del Plan de Medios.
Plan de Medios para la
Comunicacin. Elaborar el
cronograma de comunicacin.
Plan de Medios para la
Comunicacin. Contratar los
diferentes medios.

Gestin de las Comunicaciones del Proyecto y Gestin de Skateholders 10

PLAN DE COMUNICACIONES

TOTAL DAS

Promocin servicio a mercado

174 objetivo corporativo. Realizar el
lanzamiento del nuevo servicio.
Promocin servicio a consumidores
176 finales. Realizar el lanzamiento del
nuevo servicio.
Publicidad en radio, prensa e
176
internet.
Promocin de descuentos para
176
clientes corporativos.
Marketing directo dirigido a
176
usuarios finales.
Marketing directo dirigido a
176
clientes corporativos.
176 Promocin compras por internet.
Promocin de descuentos por
176
compras corporativas.
176 Incentivar fidelidad clientes finales.
Patrocinar grupos musicales para
176 promover y difundir material de
patrocinio.
180 Vigencia Actividades
181 Inauguracin.
180
REVISION PLAN DE COMUNICACIONES

1. Identificacin de audiencias de las comunicaciones

del proyecto
2. Planificacin de las reuniones de Gestin de las
Comunicaciones
3. Relevamiento de las necesidades y requisitos de
comunicacin del proyecto
4. Definicin del grado de confidencialidad de la
informacin
5. Elaboracin de la versin preliminar del Plan de
Comunicaciones
6. Anlisis y sugerencias al Plan de Comunicaciones

OBRA

EN LA
DISCIPLINA
FISCAL DE

ADMINISTRAD
OR DE
PROYECTO
ESPECIALISTA

RESPONSABLE
DEL PROYECTO

ACTIVIDADES

SPONSOR

PARTICIPANTES

7. Consolidacin de las sugerencias y ajustes al Plan de

Comunicaciones

OBRA

EN LA
DISCIPLINA
FISCAL DE

ACTIVIDADES

ADMINISTRAD
OR DE
PROYECTO
ESPECIALISTA

SPONSOR

PARTICIPANTES

RESPONSABLE
DEL PROYECTO

Gestin de las Comunicaciones del Proyecto y Gestin de Skateholders 11

PLAN DE COMUNICACIONES

8. Reunin de Validacin del Plan de Comunicaciones

9. Aprobacin del Plan de Comunicaciones

10. Publicacin del Plan de Comunicaciones

11. Revisin peridica del Plan de Comunicaciones

C - COMUNICADO

P PARTICIPANTE

R RESPONSABLE

ENTREGABLES PLAN DE COMUNICACIONES

PROCESO

ENTRADAS

Acta de
constitucin
del proyecto
(Project
Charter)
Documentos
Identificacin de compras
de los
Interesados Factores
ambientales
de la
empresa
Activos de los
procesos de
la Org
Registro de
Interesados
(Stakeholders
)
Planificacin
Estrategia de
de las
manejo de
Comunicacione
los
s
Interesados
Activos de los
procesos de
la Org

HERRAMIENTA
S Y TCNICAS

SALIDAS

FASE

Anlisis de los Registro de los

Interesados
Interesados

Juicio de
expertos

Estrategia de
manejo de los
interesados

Anlisis de
requisitos de
las
comunicaciones
Herramientas
de distribucin
de informacin

Plan de
Gestin de las
Comunicaciones

Modelos de
comunicacin

Actualizacin
de documentos
del proyecto

INICIO

PLANIFICACION

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PLAN DE COMUNICACIONES
Factores
ambientales
de la
empresa
Plan de
Gestin del
Proyecto
(PGP)
Reportes de
Distribucin de
rendimiento
la informacin

Mtodos de
comunicacin
Mtodos de
comunicacin

Sistemas de
recopilacin y
recuperacin
de la
informacin

Activos de los
procesos de
la Org
Registro de Mtodos de
Interesados comunicacin
(Stakeholders
)
Estrategia de
manejo de
los
Interesados
Manejo de las Plan de
expectativas Gestin del
Proyecto
de los
Interesados (PGP)
Registro de
polmicas

Reportes de
Rendimiento

Registro de
cambios
Activos de los
procesos de
la Org
Plan de
Gestin del
Proyecto
(PGP)
Mediciones
del
rendimiento
Informes de
desempeo

Activos de los
procesos de la
Org
(actualizacione
s)
EJECUCION

Activos de los
procesos de la
Org
(actualizacione
s)
Cambios
solicitados

Habilidades
de gestin
interpersonale
s
Habilidades
Plan de
de
Gestin del
Management Proyecto (PGP)
(actualizacione
s)
Actualizacin
de documentos
del proyecto

Anlisis de
variaciones

Reportes de
rendimiento

Mtodos de
Proyeccin

Cambios
solicitados

Mtodos de
comunicacin

Activos de los
procesos de la

EJECUCION

MONITOREO Y
CONTROL

Gestin de las Comunicaciones del Proyecto y Gestin de Skateholders 13

PLAN DE COMUNICACIONES
Org
(actualizacione
s)
Presupuestos Sistemas de
proyectados informes
Activos de los
procesos de
la Org
CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIN
INFORMACIN/DOCUMEN
TO

SECRETO

CONFIDENCIAL

Kick Off Meeting

Plan de Ejecucin del
Proyecto
Lecciones aprendidas
Informes de seguimiento
Entregables

RESERVA
DO

CORPORATI
VO

PUBLICO

X
X

X
X

X
X
X

X
X
X

X
X

UBICACIN DE LA INFORMACIN
INFORMACIN/DOCUMENTO/ENTREGABLE

ELECTRNICA

FSICA

Kick Off Meeting

Lecciones aprendidas
Informes de seguimiento
Entregables

KickOff_Meeting000.doc
Lecciones_Aprendidas.doc
Informes_Seguimiento000.xls
Entregables_FASE000.xls

SI
SI
SI
SI

CONSIDERACIONES DEL PLAN

Para la implementacin del presente plan, se tomarn en cuenta las siguientes
consideraciones:

Se utilizarn los medios ms adecuados en funcin de las necesidades de comunicacin

y de los tiempos afectados a la misma.
Los medios de comunicacin podrn ser documentos, presentaciones, mails, telfono,
videoconferencias, etc.
La distribucin de informacin sobre el rendimiento del proyecto tendr como nica
fuente vlida al Project Manager.