EXAMEN: Administracin de Materiales

1. Explicar qu se entiende por administracin de materiales

y que actividades fundamentales cubre.
En la actualidad, debido a la creciente competitividad en los mercados, cada
vez se hace ms necesario para las empresas el contar con un sistema
adecuado de control de inventarios, ya que de no hacerlo pueden enfrentarse a
problemas como retraso de la produccin, prdida de la imagen de la
compaa, costos excesivos de almacenamiento, etc. Por otro lado, una
correcta planeacin de los inventarios permite a las organizaciones el
responder ante cambios inesperados en la demanda de sus productos o en los
precios de sus insumos, etc.
El sistema de materiales es un concepto de organizacin que relaciona todas
las funciones involucradas con materiales: compras, inventarios y manejo. El
sistema de compras recibe como insumo los servicios proporcionados por los
proveedores, controlando las rdenes de compra en lo que respecta a precios,
servicios y calidad. El sistema de inventarios recibe como insumos
los materiales o materias primas que se almacenan para su disponibilidad
controlando, al mismo tiempo, las entradas y salidas, tanto de las materias
primas como del producto terminado En el sistema de manejo y embarque, las
entradas y salidas son los elementos esenciales para el manejo y transporte de
los materiales, y toma en cuenta los espacios para almacenamiento, los puntos
de recepcin, las reas de embarque y los sitios de trabajo

2. Definir en forma breve y sencilla cada uno de los principios

de la administracin de materiales.
CONTROL: Es sumamente importante porque nos ayudara a reducir el
intervalo entre la recepcin de la materia prima y la obtencin del producto o
servicio final. El movimiento en lnea recta de los materiales a lo largo de todo
el proceso, la simplificacin y la coordinacin de operaciones y medidas
similares, son importantes factores que contribuyen a ello.
CENTRALIZACION: Qu grado de centralizacin debe existir en una
operacin? Si la empresa est formada por una sola planta, lo ms apropiado
debe ser contar con un departamento centralizado de administracin de
materiales o al menos una persona encargada. Si se tiene ms de una planta,
ah si se requiere un estudio ms profundo de diversos factores que influyen
para determinar si es necesario un departamento centralizado como por
ejemplo: localizacin geogrfica de la planta, homogeneidad de los productos a
utilizar, tipo de materiales que se necesitan mayormente, localizacin de
abastecedores.
La funcin de la administracin de materiales deber estar a cargo de una sola

direccin cuando se pueda centralizar y esto trae ventajas sustanciales como

por ejemplo: mantenimiento de una poltica consistente de abasto y el mayor
poder adquisitivo posible. Al tener centralizados los materiales, todas las
actividades de almacenaje se encuentran bajo una sola direccin y en un solo
lugar.
SIMPLIFICACION: La centralizacin nos permite minimizar los gastos y reducir
los inventarios y as la reduccin de la inversin total en existencias disponibles
en espera de uso.
Si el jefe de compras no es muy cuidadoso, pronto vera a su organizacin
inmersa en una masa de formularios, registros, informes y otro tipo de papeleo
causando disipacin del ahorro potencial. Cada uno de estos documentos en
forma individual demanda un costo inicial irrisorio pero este no es el ltimo, se
propaga a toda la empresa en forma de horas de trabajo as como el aumento
del costo de recopilacin de datos en un informe consolidado.
UNIFORMIDAD: Para asegurar la mxima eficiencia posible se debe
implementar un programa de estandarizacin o uniformidad de materiales lo
que incluye reduccin de tipos, tamaos y variedades de los artculos usados, a
un nmero mnimo sin perjudicar una operacin eficiente.
PLANIFICACION: Con una buena planificacin, las rdenes se cumplen ms
rpidamente y se simplifican las operaciones sin serios peligros de escasez de
cualquier material y sin necesidad de tener inventarios excesivamente
elevados. La condicin ideal es mantener la mayor parte de los materiales en
proceso y muy pocos en almacn; en otras palabras, recibir los materiales hoy
para ponerlos a trabajar maana. Esta condicin prev la existencia de
reservas en material suficiente para hacer frente a situaciones de emergencia,
tales como huelgas en las plantas abastecedoras, guerras o dilaciones en el
transporte y entrega de mercanca.
ECONOMA: A veces la administracin de materiales ahorrara dinero
adquiriendo ciertos productos a precios elevados. Las economas reales
provienen del mejor y ms largo servicio de dichos productos. Hay ciertos
artculos en que los precios ms altos son, a la larga, los ms baratos.
ESPECIALIZACION: El personal tcnico para la administracin de materiales
debe elegirse a base de adiestramiento y experiencia y no favoritismo o
filiacin poltica. Aquellas administraciones que no tienen un servicio civil o de
carrera para la eleccin y retencin de empleados, debieran contar, sin
embargo, con un sistema de mritos en el aspecto de materiales. Es comn,
que en cualquier organizacin los puestos ms altos que tienen a su cargo la
determinacin de la poltica a seguir, se llenen con personas de la confianza de
los ejecutivos; sin embrago, el personal de cualquier organismo central de
materiales que deba su puesto a la poltica, difcilmente podr operar sobre
una base apoltica, y difcilmente tambin podr sustraerse a favorecer a sus
padrinos polticos.

REGISTRO: Todo sistema de administracin de materiales debiera estar

adaptado a las necesidades de las empresas, en particular, y los formularios
que se diseen y usen debern ser satisfactorios, en la medida que den los
datos requeridos y conserven los registros necesarios de una manera simple,
concisa, fcil de manejar, siempre listos para usarse, efectivos y a bajo costo.
INFORMACION: El concepto moderno de administracin de materiales
demanda la existencia de medios para medir la eficiencia a satisfaccin de la
gerencia de la empresa. Un plan para medir esta eficiencia, sirve a un doble
propsito:
Permite a la gerencia examinar la forma en que el departamento de
materiales est llevando a cabo su trabajo.
Permite al jefe de dicho departamento analizar y medir su propia tarea y su
desarrollo, lo cual redunda siempre en una oportunidad de mejoramiento.

3. Por qu es importante la funcin de compra?

La importancia de la funcin de compras estriba en lo siguiente:
Es una funcin primordial. No puede llevarse a cabo operaciones eficientes a
menos que los materiales que se utilicen para llevarlas a cabo, sean
comprados a un costo mnimo conmensurable con los niveles generales de
precios.
Las operaciones eficientes de cualquier empresa dependen de una
recuperacin apropiada de la inversin. El departamento de compras debe
hacer sus compras de tal forma, que asegure el abasto de los materiales
apropiados cuando se necesiten, en suficientes cantidades para mantener el
ritmo de trabajo y el cumplimiento de las obligaciones a tiempo, sin
incrementar la inversin ms all de lo que requieren las necesidades
corrientes y el mantenimiento de un factor razonable de seguridad.

4. Qu es necesario para obtener la calidad apropiada de un

artculo?
Para obtener la calidad apropiada de un artculo, es necesario:
1. Disponer de una especificacin adecuada que sirva de gua.
2. Hacer los pedidos a vendedores de confianza.
3. Confrontar el material comprado con las especificaciones. Una descripcin
bien definida reduce los costos.

5. Sealar los aspectos fundamentales de la cotizacin de

precios.
Para solicitar cotizaciones de artculos que se compran con frecuencia, el
departamento de compras debe contar siempre con una lista de postores. Esta
lista debe incluir a los fabricantes, distribuidores o vendedores que han
solicitado que sus nombres sean incluidos en la misma.

La lista de postores debe limitarse en lo posible a licitadores responsables. El

departamento de compras debe estar autorizado para exigir prueba de
responsabilidad a cualquier posible postor que no ofrezca garantas. Tal prueba
debe abarcar informes sobre sus recursos financieros, instalaciones de
manufactura o distribucin, tcnica o experiencia en el surtido de artculos en
que se desea hacer una propuesta, y sus antecedentes en cuanto a
cumplimiento de contratos con otros clientes oficiales y particulares. Siempre
que sea posible, debe precisarse su responsabilidad por tales medios antes de
aadir su nombre en la lista, para evitar el retraso en la adjudicacin de un
contrato o pedido, si tal comprobacin tiene que hacerse despus de recibirse
su postura. El departamento de compras debe estar tambin provisto de
autoridad para suprimir de la lista de postores y para privar del derecho a
hacer propuestas durante un periodo razonable de tiempo, a cualquier postor
que no haya cumplido un contrato o haya intentado voluntariamente defraudar
con entregas incompletas o defectuosas, o mediante otras prcticas ilegales o
dudosas.

6. Qu cubre la funcin de almacenamiento?

La funcin de almacenamiento cubre, entre otras, las actividades de recepcin,
para su salvaguarda y proteccin de todos los materiales, accesorios, materia
semielaborada y equipo, y su distribucin a todos los departamentos;
mantenimiento de los registros necesarios de almacn y de control de los
materiales que sern utilizados en las distintas dependencias; retener en
cantidades importantes aquellos materiales comprados a precios favorables
para consumo futuro; hacerse cargo de materia prima en proceso que se
almacena con el propsito de envejecimiento o maduracin y conservar el
almacn ordenado y limpio, teniendo un lugar para cada cosa y cada cosa en
su lugar.

7. Cmo se efecta el planeamiento en un almacn?

La planificacin de un almacn no tiene formula especifica. Deben considerarse
cuidadosamente los requisitos de operacin, contabilidad, etc. y combinarlos
para hallar la solucin ms satisfactoria a toda la empresa. Para lograr esto, es
necesario primero examinar todos los factores que pueden influir en el plan
general; luego, considerar cada requerimiento y sus limitaciones y, por ltimo,
determinar la combinacin que provea el mximo servicio con el mnimo de
gasto.
La informacin que deber compilarse y estudiarse antes de hacer un plan
definitivo de almacn, cubre los siguientes tpicos:
Datos completos de los artculos que sern almacenados
Espacio requerido
Facilidades de transporte dentro de la empresa

 Procedimiento de almacenamiento que habr de seguirse con referencia

particular al aspecto de control y al nmero mximo de unidades que sern
almacenadas a la vez
Cantidades mnimas que sern almacenadas
Equipo de almacenamiento
Espacio y cuidado especial requerido en el manejo o transporte
Requerimientos especiales de luz, calor, temperatura, humedad, ventilacin,
proteccin, etc.

8. Determinar los deberes de un departamento de manejo de

materiales o abastecimiento.
Pocas empresas se han preocupado por estudiar la importancia de la cantidad
de materiales que se manejan diariamente para lograr que se lleven a cabo las
operaciones. Los artculos deben ser transportados de y hacia cada planta y
cada operacin, o de departamento a departamento durante el curso de las
operaciones.
En la organizacin de un departamento de manejo de materiales es difcil
establecer reglas que puedan cubrir las necesidades de todas las empresas y
en muchos casos dichos departamento ni siquiera han sido definitivamente
integrados.
Los deberes de un departamento de manejo de materiales debiera ser:
Estudiar las caractersticas de la materia prima y los productos que han de
ser manejados.
Clasificarlos dentro de grupos anlogos con conocimiento de la cantidad que
ha de manejarse.
Saber que materiales o grupos de materiales se van a mover y de qu punto
a cual otro.
Establecer la ruta ms efectiva y el despacho ms apropiado.
Si el producto es uniforme y el proceso es continuo, no es difcil obtener la
informacin necesaria.